Cinco passos para livrar a sua empresa do estresse da folha de pagamento

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Introdução

Subtítulo

Recursos humanos são cruciais para o sucesso de qualquer negócio. Como proprietário de uma empresa você sabe, mais do que qualquer um, que as pessoas são o seu ativo mais importante. No entanto, hoje em dia, nem todos podem contar com um departamento de RH para lidar com tudo isso. De acordo com a Small Business and Human Resources Outlook Survey, 79% das pequenas e médias empresas contrataram novos funcionários no último ano (um aumento de 17% comparado ao ano anterior), 65% planejam aumentar o salário com base em mérito no próximo ano e 63% planejam implementar programas de pagamento de incentivo ou bônus. As demandas de folha de pagamento só estão piorando devido aos crescentes custos e riscos. Então aqui vai um tutorial passo a passo para ajudar a aliviar a pressão relativa à folha de pagamento:

Como: Aumentar os lucros

Como: Reduzir riscos

Como: Impulsionar o crescimento

Como: Apoiar seu pessoal

Como: Tornar-se mais competitivo

1. Small Business and Human Resources Outlook Survey (2015), Insight Performance

Empresa de pequena porte

contrataram novas pessoas

79%

% das pequenas e médias empresas que contrataram novos funcionários no ano passado1

planejam aumentos

com base em mérito

65%

% das pequenas e médias empresas que planejam aumentar os salários com base em mérito no próximo ano1

estão implementando um programa de pagamento de

incentivo ou bônus

63%

% das pequenas e médias empresas que planejam implementar um programa de pagamento de incentivo ou bônus1

As demandas da folha de pagamento só estão piorando devido aos crescentes custos e riscos

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Como empresário, todos os dias você pensa: como ganhar mais dinheiro e maximizar o meu investimento atual?

As pequenas e médias empresas enfrentam custos de RH quase que diariamente, incluindo despesas com pessoal e administração. Ocasionalmente, também podem enfrentar problemas maiores: nos EUA, por exemplo, os casos de demissão sem justa causa podem gerar pagamentos de meio milhão de dólares.2

Outros custos de execução de sistemas de RH e folha de pagamento internos incluem:

Como: Aumentar os lucros

2. Top 5 HR Compliance Concerns for Small Business (2015), TriNet3. DOU – Diário Oficial da União, 2015

Manter o controle de funcionários em movimento ou remotos

Taxas contínuas de manutenção com TI

Custos empregatícios da mão de obra para manter os sistemas de folha de pagamento em dia

Negociações online internacionais, acarretando impostos internacionais e cumprimento da legislação trabalhista em vigor

De acordo com a pesquisa da ADP, as empresas que processam suas folhas de pagamento em sistemas internos acreditam que o custo por holerite seja de cerca de €17 ao mês, enquanto que os custos reais estão próximos de €37 por holerite ao mês. Ou seja, €240 de custos inesperados ao ano, por funcionário É uma grande dor de cabeça, da qual você pode ser poupado. Cada vez mais, pequenas e médias empresas estão descobrindo que passar a responsabilidade para terceiros especializados é mais barato, mais eficiente e muito mais confiável. Executado por peritos, para você, a um preço transparente.

COMO:AUMENTAR OS LUCROS

custos inesperados por funcionário ao ano

Custo mensal por holerite

€17

€37

O que as empresas

acreditam que seja o custo

O custo real

240 €

Garantir o cumprimento da legislação brasileira, na qual há cerca de 900 atualizações tributárias e trabalhistas anualmente (3 por dia) e 60% representam um impacto direto na folha de pagamento3

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4. ADP Global HCM Study, January 2014

Sua reputação é a sua força vital. Você precisa proteger a sua marca e empresa para ficar o mais seguro possível quando possíveis erros ocorrerem ou pessoas partirem.

Mas as pressões e a realidade da administração de pequenas e médias empresa às vezes indicam que as melhores intenções nem sempre são fáceis de seguir. De acordo com a pesquisa da ADP, 37% dos dados das empresas são mantidos no Excel ou em tipos de bancos de dados similares.4 Isso significa brincar com fogo. Você está apenas a um contratempo de software de distância de seu pessoal não ser pago de maneira precisa ou pontual. Ou ainda, se alguém adoecer e ninguém mais conseguir desempenhar o seu trabalho no sistema de planilha original, novamente você terá um grande pesadelo em suas mãos envolvendo a folha de pagamento.

A American Payroll Association estima que os enganos causados pelo uso de métodos manuais custam às empresas de 1 a 8% do total da folha de pagamento. Trata-se de uma grande soma de dinheiro. Por falar em riscos, a maior alteração na lei trabalhista brasileira ocorrida em décadas é o eSocial. Este é um projeto federal que unifica a transferência de dados de funcionários e pagamentos – incluindo informações de salários e benefícios, seguro social, informações tributárias e impostos – pelo empregador às autoridades governamentais competentes através de um portal online, diariamente, com os recibos e protocolos enviados de volta ao empregador para armazenamento e validação, criando uma enorme carga para os sistemas de RH e TI. Para mitigar potenciais riscos , busque a ajuda de especialistas. Através do outsourcing da tecnologia de recursos humanos e folha de pagamento, você reduz o risco por ter:

Uma equipe de especialistas locais e globais, apoiando constantemente sua empresa

Adequação instantânea aos novos regulamentos relativos à folha de pagamento

O que há de mais inovador em segurança cibernética

Atualizações de software instantâneas

COMO:REDUZIR RISCOS

Tecnologia padronizada que continuaria a funcionar mesmo se toda sua equipe adoecesse!

37% dos dados das empresas mantidos no Excel4

Os enganos nos métodos manuais custam às empresas de

1% a 8% do total da folha de pagamento

37%

1–8%

Como: Reduzir riscos

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88% dos usuários da nuvem experimentaram uma redução dos custos5

88%

Você está trabalhando em um ambiente altamente competitivo, sempre tentando angariar novos clientes e faturamento para sua expansão. Através de uma parceria com um fornecedor global estabelecido e da posse de um sistema consolidado de folha de pagamento, é possível ganhar tempo para se concentrar no que realmente é importante.

A complexidade da gestão da folha de pagamento em diferentes países não é apenas um problema para as multinacionais, mas também para um grande número de pequenas e médias empresas que cada vez mais operam em mercados internacionais.

O outsourcing da folha de pagamento proporciona o crescimento das empresas de todas as dimensões ao oferecer:

Folha de pagamento e RH na nuvem, acessível a qualquer hora, em qualquer lugar – seja na estrada ou até mesmo ao abrir um novo escritório

Conhecimento sobre a folha de pagamento local – você não precisa conhecer a folha de pagamento local ao buscar novos mercados e territórios, há toda uma equipe de apoio capaz de fazer isso para você

Uma linha clara de visão entre os investimentos digitais e seus objetivos de negócios

As últimas inovações em software, aprimorando a experiência de usuário dos funcionários e gestores, que têm influência na satisfação do cliente

Uma pesquisa de pequenas e médias empresas conduzida pela Manchester Business School concluiu que 88% dos usuários da nuvem experimentaram reduções de custos e que 56% acreditam que os serviços em nuvem os ajudaram a aumentar os lucros.5 Esta é receita para o crescimento.

5. Rackspace Survey em conjunto com a Manchester Business School e a Vanson Bourne (2013)

COMO:IMPULSIONAR O CRESCIMENTO 56% acreditam

que os serviços em nuvem os ajudaram a aumentar os lucros5

56%

Como: Impulsionar o crescimento

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tributária ou salarial entre em vigor).

Remova a folha de pagamento do rol de responsabilidade dos seus funcionários, e beneficie a sua empresa com:

Maior tempo para o pessoal desempenhar funções fundamentais

Melhoria no desempenho e satisfação no trabalho

Confiança de que a folha de pagamento sempre se manterá atualizada

Serviços de especialistas disponíveis para responder a quaisquer perguntas sobre pagamentos e impostos

Diretores de RH podem maximizar a eficiência e o envolvimento no departamento, com foco na produtividade dos funcionários, em vez de em questões de conformidade.

Funcionários qualificados são essenciais para o sucesso do seu negócio, e você precisa atrair, reter e cultivar as pessoas certas. Os custos empregatícios diretos envolvidos na execução interna da folha de pagamento são elevados, pois esta é apenas uma pequena parte do trabalho que você e sua equipe financeira precisam desempenhar.

Grandes organizações podem manter seus custos com mão de obra direta relativamente baixos ao fazer com que funcionários iniciantes lidem com tarefas administrativas e invistam em automação de processos.

As pequenas e médias empresas geralmente usam menos processos automatizados e empregam funcionários mais experientes para desempenhar as funções administrativas. Não apenas suas habilidades e tempo poderiam ser melhor aproveitados em outras tarefas, como eles também poderiam utilizar apenas parte de sua atenção nas atividades relacionadas a RH e folha de pagamento. Isto significa que você não está utilizando o talento em sua empresa da melhor forma possível, além de expô-la aos riscos de erro humano na folha de pagamento (ou pela simples falta de conhecimento caso uma nova legislação

COMO:APOIAR SEU PESSOAL

Grandes organizações podem manter seus custos com mão de obra direta relativamente baixos ao fazer com que funcionários iniciantes lidem com tarefas administrativas e invistam em automação de processos.

Como: Apoiar seu pessoal

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Pequenas e médias empresas que terceirizam a folha de pagamento com um parceiro confiável especialista frequentemente descobrem que os benefícios vão muito além dos custos. As organizações que terceirizam a folha de pagamento gastam em média 30% menos,6 mas ter um parceiro que também pode fornecer experiência e tecnologia e que compreende a sua empresa pode ajudá-lo a se tornar mais competitivo devido à flexibilidade proporcionada por ele.

Uma mudança pode ser suficientemente difícil mesmo sem os processos e sistemas internos inflexíveis e obsoletos que atrasam e limitam sua competitividade. As equipes internas acham que muito do tempo e dos recursos ficam amarrados em torno das remunerações mensais (ou semanais) em vez de apoiar a empresa.

A centralização é a chave. Uma rede de especialistas em folha de pagamento no país, com profundo conhecimento sobre os detalhes de RH e legislação local, pode aliviar a carga de qualquer empresa, seja pequena ou grande.

A folha de pagamento terceirizada pode proporcionar valor estratégico para a sua empresa e torná-la mais competitiva através de:

Taxas previsíveis e expansíveis, com um esquema de fixação de preços e uma única fatura

Ausência de custos de manutenção e infraestrutura

Conhecimento atualizado sobre conformidade

Custos gerais de folha de pagamento transparentes

Uma plataforma baseada em nuvem exclusiva e fácil de usar

6. PwC (2013), "How much is your organization really spending on Payroll and HR Administration?"7. 2012 SmartCompliance

COMO:TORNAR-SE MAIS COMPETITIVO

Um parceiro terceirizado também ajuda a proteger a sua empresa contra erros decorrentes da falta de conhecimento, especialmente ao considerar todos os novos processos introduzidos pelo eSocial, ou a aumentar a visibilidade enquanto impulsiona o crescimento organizacional e a expansão internacional.

A pesquisa 2012 SmartCompliance constatou que 65% dos CFOs acreditam que a redução no número de pontos de contato nos processos de conformidade podem aumentar a eficiência e a produtividade. Mais de 75% dos CFOs não tinham acesso em tempo real aos dados de conformidade consolidados. Isso acarreta baixa eficiência e alto risco por ignorar erros decorrentes das alterações frequentes na legislação e da alta complexidade de tipos diferentes de trabalho que precisam ser considerados.

Em última análise, tudo se resume a isto: concentre-se naquilo que faz melhor e terceirize aquilo que não faz parte do seu conjunto de habilidades.

Como: Tornar-se mais competitivo

65% dos CFOs acreditam que a redução do número de pontos de contato em processos de conformidade aumenta a eficiência e a produtividade7

65%

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A folha de pagamento torna-se um ativo de negócios Outsourcing significa que você pode ver todo o seu pessoal, investimentos digitais e objetivos de negócios em uma imagem clara e instantânea.

A especialista em pequenas e médias empresas e integrante da lista de best-sellers do New York Times, Susan Wilson Solovic, acredita que 2016 é o ano para grandes mudanças na maneira como as pequenas empresas usam a tecnologia para buscar maiores lucros e sucesso contínuo: "O legado dos prestadores de serviços de pequenas e médias empresas será substituído por serviços baseados em nuvem. O consultor local ou o contador interno – ou o antigo serviço de folha de pagamento tradicional, por exemplo – será substituído por um software como um serviço (SaaS) disponibilizado na nuvem...[E] o armazenamento de dados e TI mudarão para a nuvem. Pequenas e médias empresas poderão reduzir custos gerais com hardware e TI, através da contratação de serviços terceirizados de armazenamento/backup de dados e mão de obra. Elas terão um sistema de rede de qualidade, que poderá ser expandido de acordo com o tamanho da sua demanda atual."8

A que se deve essa mudança repentina? Sim, a tecnologia é algo incrível e melhora a cada ano. Em última análise,você paga um parceiro terceirizado por sua experiência e expertise. Eles oferecem uma visão genuína de toda a sua operação, das suas necessidades relativas a funcionários, do seu setor, das exigências legislativas nacionais e internacionais e de todos os seus sistemas de software. Estas não são questões que podem ser deixadas para amadores. A conformidade não é opcional, o que significa que controlar e melhorar a eficiência de sua gestão não é apenas fundamental, mas uma obrigação da empresa.

Se um fornecedor oferecer apenas a folha de pagamento, ele não estará oferecendo um serviço realmente completo que ajudará a sua empresa. As melhores parcerias se transformam em relacionamentos confiáveis e compreensivos e se tornam cada vez mais fortes com o passar do tempo. Os clientes da ADP acreditam que cinco anos após a substituição dos sistemas internos, a redução nos custos pode chegar a até 62%.9 Os melhores fornecedores conhecem sua empresa a fundo e possuem as soluções de tecnologia e conhecimento especializado para ajudá-lo.

Estudo de caso

Conclusão

Quando a Raw Talent Academy, uma empresa de recrutamento de vendas do Reino Unido com cerca de 30 funcionários, fundada pelo vencedor do programa O Aprendiz, Lee McQueen, se expandiu rapidamente, viu na ADP o melhor parceiro para agilizar os processos de RH, folhas de pagamento e gestão de talentos. "Quando começamos a crescer significativamente, percebemos que precisávamos mudar", disse McQueen. "Ainda usávamos papel e planilhas. Isso era terrível."

Eles optaram por um prestador de serviços de RH terceirizado confiável e global, pois "chegamos a um ponto onde estávamos empregando muito tempo e esforço [nisto], de maneira que precisávamos de algo que fosse capaz de reunir todas essas informações. Francamente, não tínhamos essa experiência internamente... Precisávamos de algo que fosse expansível e sustentável, e decidimos que queríamos prosseguir com uma empresa que fosse confiável. Uma a cada seis pessoas nos EUA é paga [por essefornecedor] – trata-se de uma organização enorme, mas ao mesmo tempo você acha que está lidando com um parceiro local. Lidamos com uma equipe especializada em pequenas empresas. Eu realmente fiquei bastante surpreso em ver como as soluções são acessíveis, e acredito que elas podem nos ajudar a gerenciar nossa equipe, não

apenas do ponto de vista administrativo da função de RH e do pagamento do pessoal, mas também sob o aspecto do desenvolvimento pessoal da nossa equipe. Se nós podemos tornar nossa empresa mais eficiente, então isso nos fará crescer ainda mais."

"A parte mais difícil para mim no RH e na folha de pagamento é quando a empresa cresce", declara a gerente financeira da Raw Talent Academy, Heather Saunders. "Tentar manter o controle de tudo." O parceiro do serviço terceirizado "aliviará a pressão sobre mim", ela diz. "Quando a diferença salarial de alguém é bastante significativa, a ADP indica isso para mim antecipadamente , dessa forma eu não preciso sentar e analisar os números. Isso vai pôr um fim em toda aquela papelada interminável, bem como no recebimento de um email atrás do outro com perguntas. A ADP faz com que eu me sinta segura por saber que eles irão me ajudar muito. Todo mundo com quem eu tenho lidado e trabalhado até agora desenvolveu essa confiança."

8. Solovic, S (2016), Top 10 Trends for Small Businesses in 2016, The Huffington Post, 04 January9. Sourcing Analysis (2012)

Raw Talent Academy "aliviando a pressão relativa ao RH e folha de pagamento"

62% de redução de custos cinco anos após a substituição dos sistemas internos9

62%

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