certificação em grupo: um guia prático -...

1

Certificação em Grupo: Um Guia Prático

3


Esta publicação é resultado de um projeto de

pesquisa financiado pelo Departamento do

Reino Unido para o Desenvolvimento

Internacional [United Kingdom Department for

International Development (DFID)] para

benefício dos países em desenvolvimento. As

opiniões expressas neste documento não são

necessariamente as do DFID - Programa de

Pesquisa Florestal R7589.

CERTIFICAÇÃO FLORESTAL EM GRUPO:UM GUIA PRÁTICOPor Ruth Nussbaum, com contribuições de:

• Programa Woodmark da Associação de Solos (SoilAssociation Woodmark Programme ) • Rede SmartWoodda Aliança para Florestas Úmidas (The Rainforest AllianceSmartWood Network), e • SGS Qualifor.

JUNHO - 2003

4


Como usar este guia 4

1.Introdução à certificação em grupo 71.1 O que é certificação e por que é necessária? 7

1.1.1 Padrões 7

1.1.2 Certificação 8

1.2 Por que certificação em grupo? 8

1.3 Como funciona a certificação em grupo? 8

1.4 Certificação do administrador dos recursos naturais 9

1.5 Relacionamento do administrador do grupo com a organização certificadora 9

2. Montando um esquema de grupo 102.1 A entidade legal 11

2.2 A estrutura de administração do grupo 11

2.3 Para qual tipo de afiliação está voltado o grupo? 11

2.4 Interpretando os requisitos dos padrões de certificação 13

2.4.1 Como funcionam os padrões do FSC 13

2.4.2 Desenvolvendo uma interpretação dos padrões 13

2.5 Requisitos para afiliação 16

2.5.1 Adesão ao grupo 16

2.5.2 Deixando o grupo 21

2.5.3 Expulsão do grupo 22

2.6 Consultas 24

2.6.1 Consultas como parte do manejo 24

2.6.2 Consultas exigidas para a certificação 27

2.7 Reclamações 27

2.8 Monitorando os membros do grupo 28

2.8.1 Desenvolvendo um programa de monitoramento 28

2.8.2 A listagem do monitoramento 29

2.8.3 Processo de Solicitação de Ação Corretiva (CAR) 29

2.8.4 Amostragem 32

2.9 Registros e documentos do sistema de grupo 32

2.9.1 Documentos do sistema de grupo 32

2.9.2 Registros 35

2.9.3 Monitoramento de planos e registros 37

2.9.4 Documentando as CARs 37

2.10 Treinamento e Informação 37

2.10.1 Treinamento dos membros da equipe de administração 37

2.10.2 Disponibilizando informações aos membros do grupo 38

2.10.3 Treinamento e assistência aos membros do grupo 39

2.11 Controlando as declarações 41

5


3. Apoiando e envolvendo os membros do grupo 413.1 Produzindo um manual para os membros 41

3.2 Representação dos membros: comissão ou conselho 42

3.2.1 Funções da comissão representante dos membros 42

3.2.2 Estrutura da comissão de membros 42

4. Cadeia de custódia 444.1 O que é uma cadeia de custódia 44

4.2 Controles internos da cadeia de custódia 44

4.2.1 Identificação 44

4.2.2 Segregação 44

4.2.3 Documentação 44

5. Obtendo a certificação para o seu grupo 475.1 O processo de certificação 47

5.1.1 Escolhendo o seu certificador 47

5.1.2 Visita de pré-avaliação ou de definição de escopo 48

5.1.3 Eliminando as falhas e decisão de prosseguir 48

5.1.4 Consultas com os grupos de interesse 48

5.1.5 Avaliação principal 50

5.1.6 Elaboração do relatório e revisão por consultores independentes 51

5.1.7 Decisão de certificação e visitas anuais de controle 51

5.2 Alguns pontos específicos 51

5.2.1 Número mínimo de membros antes de se buscar a certificação 51

5.2.2 Visitas de controle antecipadas devido à rápida expansão do grupo 52

5.2.3 Expansão do quadro de associados para incluir tipos diferentes de florestas 52

Apêndice 1Modelos de documentos 52

Apêndice 2Princípios e Critérios do FSC 53

Apêndice 3Siglas mais comuns 58

6


COMO USAR ESTE GUIA

O objetivo deste guia é oferecer informações práticasaos interessados em estabelecer um esquema decertificação em grupo. Apresenta os requisitosespecíficos necessários à certificação pelos padrõesFSC, mas pode também ser útil aos que pretendemcriar certificação em grupo segundo outros padrões.Este guia está dividido em cinco seções:

• Introdução à certificação em grupo (Seção 1)Descreve a certificação em geral e a certificaçãoem grupo em particular. É útil para os que dese-jam obter informações básicas, mas se V. já estáfamiliarizado com as questões relacionadas com otema da certificação, não necessita se alongar muitonesta seção.

• Montando um esquema de grupo (Seção 2)Fornece um guia passo-a-passo sobre o que vocêprecisa para montar seu próprio esquema decertificação em grupo.

• Apoiando e motivando os membros (Seção 3)Focaliza o que os membros terão que fazer e ajudaV. a ter certeza que eles estarão bem preparados.

• Cadeia de custódia (Seção 4)Discute a necessidade de se garantir o rastreamentoda madeira produzida pelos membros do grupo, oque é um requisito essencial para que a madeirapossa ser vendida como ‘certificada’.

• Obtendo certificação para seu grupo (seção 5)Explica como o processo da certificação funcionae como o administrador do grupo deve procederpara obter a certificação do grupo.

Conforme listados no Apêndice 1, são apresentadosformulários padrão (gabaritos) e modelos dedocumentos sempre que exigidos pelo processo dedocumentação. Esses documentos podem ser obtidosna íntegra na publicação complementar a esta, detítulo Group Certification for Forests: ModelDocuments (Certificação Florestal em Grupo: Modelosde Documentos) disponível na página webwww.proforest.net (acesse “Publications”).

Alguns desses documentos estão prontos para seremutilizados, enquanto outros necessitam de algumtrabalho adicional para adaptá-los à situaçãoparticular de cada caso. Contudo, mesmo osdocumentos prontos para uso podem sercomplementados para se adequar a circunstânciasespecíficas de cada caso. Por outro lado, V. pode sedecidir por desenvolver seu próprio sistema e nãoutilizar os gabaritos aqui apresentados.

O Apêndice 2 apresenta os Princípios e Critérios doFSC, juntamente com a referência da respectivapágina da Web, para que os usuários possam verificarse o texto está atualizado.

O Apêndice 3 traz uma lista das siglas de uso maisfreqüente em temas relacionados com a certificaçãode florestas.

Exemplos de estudos de caso

Com o objetivo de explicar os vários tipos deabordagem que podem ser utilizados na certificaçãode grupos de diferentes tamanhos, graus decomplexidade e tipos de seus membros, sãoapresentados estudos de caso de três “grupos modelo”diferentes.

Esses grupos modelo estão descritos na caixa de textoEstudo de Caso 2.1; exemplos de como cada um delespode atender os vários requisitos para certificação sãofornecidos ao longo deste guia em outras caixas detexto de estudos de caso.

Depende de você como utilizar este guia. Contudo, seo conceito de certificação e o de esquemas decertificação em grupo não forem de seu conhecimento,talvez seja melhor V. começar por uma leitura geralde todo o guia de forma a adquirir uma visão geral doque vai ser necessário.

Depois dessa leitura, as várias seções poderão seranalisadas com mais detalhe uma de cada vez. Aquelesque desejarem entrar diretamente no tema relativoao desenvolvimento de certificação em grupo podemcomeçar pela Seção 2.

7


1 UMA INTRODUÇÃO ÀCERTIFICAÇÃO EM GRUPO

1.1 O que é certificação e por queé necessária?

É o processo de se verificar, de forma independente econfiável, que uma floresta é manejada de acordo compadrões adequados disponíveis publicamente. Existemvárias razões porque a certificação florestal tem setornado um componente importante do manejoflorestal na última década, com benefício potencialpara vários participantes do processo de exploração ecomércio de produtos da floresta:

• Proprietários de florestas e responsáveis pelo seumanejo - Os responsáveis pelo manejo das florestaspodem se beneficiar da certificação de várias maneiras.Para alguns, a certificação propicia acesso aos merca-dos, ou mesmo um melhor preço para seus produtos.Para outros, atende aos requisitos estabelecidos por in-vestidores, agências de seguro ou financiadores de ope-rações florestais. Para outros ainda, a certificação desuas florestas é uma ferramenta para provar aos seusvários grupos de interesse - empregados, acionistas, co-munidades locais, ONGs etc. - o que eles próprios jásabem: que suas florestas são muito bem manejadas.

• Indústrias de beneficiamento e varejistas - Para mui-tas das pessoas envolvidas com o comércio de produtosflorestais, particularmente aquelas na ponta da cadeiade comercialização, a publicidade negativa relacionadacom o manejo inadequado das florestas, e as conseqüen-tes campanhas e boicotes, estavam se tornando um sé-rio risco para a imagem de suas organizações.

A certificação fornece um mecanismo eficiente aos va-rejistas e outros ligados à comercialização para que elespossam provar que seus produtos florestais, sobretudomadeira e papel, provêm de florestas bem manejadas.

• Campanhas de grupos de ambientalistas - Duranteas décadas de 80 e 90 havia muitas campanhas or-ganizadas por ONGs sociais e ambientais contra omanejo inadequado das florestas e contra os produ-tos delas assim obtidos.

Como resultado dessas campanhas, muitas pesso-as deixaram de comprar certos tipos de madeira,como por exemplo a de espécies tropicais, ou mes-mo deixaram totalmente de comprar madeira. Mui-tos grupos chegaram à conclusão de que essas ‘cam-panhas e boicotes, não eram a forma mais construtivade proteger as florestas passando a buscar novos meiosde se envolver com o setor de produtos florestais.

A certificação de florestas bem manejadas se constituinum mecanismo adequado para alcançar esse objetivo.

• Investidores - Muitos bancos e companhias de inves-timento estão atualmente desenvolvendo políticas‘verdes’ ou ‘éticas’ e gradualmente acabando cominvestimentos prejudiciais do ponto de vista socialou ambiental.

A certificação fornece um mecanismo para garantiraos investidores que o dinheiro deles está sendo apli-cado em florestas que satisfazem elevados padrõessociais e ambientais.

• Companhias de seguro - Na medida em que mais emais casos históricos de encaminhamento inadequa-do de questões sociais e ambientais se tornam deconhecimento público, as companhias de seguro es-tão se tornando cada vez mais cuidadosas em dimi-nuir seus riscos, razão pela qual passaram a exigirum bom manejo social e ambiental das companhiasde que fazem seguro.

• Doadores e organizações de assistência inter-nacional - A certificação é um mecanismo inde-pendente para se verificar se os recursos de doado-res ou agências de desenvolvimento destinados apromover manejo florestal sustentável estão atin-gindo o objetivo desejado.

Isso é muito útil para muitos doadores, pois estão sob pressãocrescente para provar o sucesso de suas iniciativas. Qualquerque seja a razão para a certificação, existem sempre duascoisas imprescindíveis:

a) Um conjunto de padrões de ampla aceitação econhecimento que defina o que é um ‘bom manejoflorestal’, e

b) Um mecanismo que permita a certificaçãoindependente, de terceira parte, para verificar se ospadrões estão sendo atingidos.

1.1.1 Padrões

Vários processos têm sido levados a efeito ao redor domundo que resultaram no desenvolvimento de padrõesinternacionais, nacionais ou regionais.

Um conjunto de padrões que tem sido mais amplamenteusado no setor de madeira e papel é o do ForestStewardship Council - FSC, e seus respectivos Princípiose Critérios (P&C).

Esses princípios e critérios contêm os requisitos técnicos,econômicos, ambientais e sociais para o bom manejoflorestal, fornecendo um padrão a ser atingido pelosresponsáveis pelo manejo florestal.

8


1.1.2 Certificação

A certificação com credibilidade, por terceira parte, requerdois tipos diferentes de organização:

• Organização certificadora (ou certificador) - Estadeve ser uma organização independente, dotada de sis-temas, pessoal e capacitação para avaliar se o manejode uma determinada floresta atende ou não os requisi-tos estabelecidos pelos padrões. A organizaçãocertificadora é quem realiza na prática todo o trabalhode avaliação.

• Órgão credenciador - Para garantir que a organi-zação certificadora executa seu trabalho de formacorreta há necessidade de uma outra organizaçãoque ‘certifique o certificador’. Esse processo é co-nhecido como credenciamento e, no caso do FSC, érealizado pelos seus funcionários do setor decredenciamento. Na página da Web do FSC(www.fscoax.org) existe uma lista de certificadorespor ele credenciados. Para mais detalhes do proces-so de certificação, queira se referir à Seção 5.1.

1.2 Por que certificação em grupo?

Na medida em que a certificação foi ganhando força comoum meio de se verificar que a origem da madeira e dosprodutos florestais era aceitável, a demanda de produtoscertificados começou a crescer, particularmente na Europae na América do Norte.

Contudo, rapidamente se notou que a certificação criavaalguns problemas para pequenos proprietários florestaise para os responsáveis pelo manejo de florestas empequena escala. Os Responsáveis pelo Manejo dePequenas Empresas Florestais (PEF’s), muitas vezeslocalizadas em áreas remotas, não tinham um acessofácil à informação sobre certificação e era difícil paraeles entenderem do que se tratava, quais mudanças nomanejo seriam necessárias, ou como identificar econtratar um certificador.

Para eles também o custo da certificação era muito maiorem comparação com organizações de maior porte, seja porha ou m3 de madeira produzida. Aquelas organizaçõespodem se beneficiar de economias de escala significativas,tanto na implementação das medidas exigidas pelos padrõesde manejo sustentável como no processo de certificação.

1.3 Como funciona a certificação em grupo

A certificação em grupo tem por objetivo superar essesproblemas, reunindo um determinado número depequenas áreas florestais sob o comando de um único‘administrador do grupo’ que funciona como fonte deinformação e também é capaz de organizar o processo

de certificação que permite a cada membro individualdo grupo, na medida em que é parte de um grupo maior,se beneficiar das economias de escala.

A idéia básica por trás de um esquema de certificaçãoem grupo é que, reunindo um grande número de pequenasáreas num mesmo grupo, cada membro pode sebeneficiar das economias de escala mas sem perder ocontrole de sua própria floresta e do respectivo manejo.

Um esquema de certificação em grupo consiste de um‘administrador do grupo’ (que pode ser uma pessoa, umaorganização, uma empresa, associação ou qualquer outrapessoa jurídica) que desenvolve o ‘esquema de grupo.

Uma vez formatado o grupo, o proprietário individualde uma determinada floresta ou o responsável pelo seumanejo adere ao processo e sua floresta é certificadacomo parte do grupo maior. Esse processo é mostradode forma esquemática na Figura 1.

A maioria dos esquemas de certificação em grupopermitem alguma variação na abordagem do manejoflorestal entre cada um de seus membros, desde quecumpram com todas as exigências do esquema.

Um esquema de certificação em grupo tem duasgrandes vantagens:

• Custo da certificação para cada um dos membros émuito mais baixo, colocando-a ao alcance da maiorparte dos proprietários florestais e encarregados domanejo florestal. Esta redução de custos é devida adois fatores principais:

- O administrador do grupo é responsável pelomonitoramento dos membros. O certificador, por suavez, faz uma auditoria apenas do administrador dogrupo e de uma amostra dos membros mas não pre-cisa visitar cada um deles como seria necessário nocaso de certificação individual.

- O processo de certificação é muito exigente e implicaum número de requisitos, como por exemplo consultaspúblicas, preparação de relatórios e revisão por especi-alistas independentes (V. mais detalhes na Seção 5).

No caso de certificação em grupo, esses passos sãofeitos uma só vez, de forma que seus custos são com-partilhados por todos os membros do grupo em vezde serem cobertos integralmente por cada um delescomo seria na hipótese de certificação individual.

• O administrador do grupo é capaz de fornecer infor-mação, treinamento e assistência técnica aos mem-bros do grupo que, por sua vez, também comparti-lham suas experiências a respeito dos custos das mu-danças requeridas para aprimorar o manejo.

9


Esse aspecto é importante, pois os resultados preli-minares têm mostrado que as maiores barreiras aobom manejo florestal e à certificação não são os cus-tos diretos envolvidos mas:

- Os custos e as dificuldades de se entender os pa-drões (e algumas vezes a própria legislação);

- A falta de conhecimento de como atender as exi-gências contidas nos padrões;

- A falta de acesso à consultoria especializada ou à in-formação em áreas como proteção do solo e da água,biodiversidade e realização de consultas públicas;

- Falta de informação a respeito do que é certificaçãoe como proceder para obtê-la.

1.4 Certificação do administrador dosrecursos naturais

Uma variante da certificação em grupo é a ̀ certificaçãodo administrador dos recursos naturais’.

Um administrador de recursos naturais é um engenheiroflorestal, empresa de manejo florestal ou outraorganização diretamente responsável pelo manejo deum número de florestas em nome dos proprietários.

Dessa forma, a principal diferença entre os requisitosde uma certificação em grupo convencional e a de umacertificação de um administrador de recursos naturaisé que, em vez de verificar se os membros estão manejan-

do suas florestas de acordo com as regras estabelecidaspara o grupo, o próprio administrador de recursosnaturais tem que desenvolver e implementar práticasapropriadas de manejo por si mesmo.

Quando utilizar este guia, qualquer pessoa que pretendaadotar um esquema de administrador de recursosnaturais tem que garantir que está plenamentecapacitada a cumprir ela própria com as exigências domanejo em grupo.

1.5 Relacionamento do administrador dogrupo com a organização certificadora

Além de criar e administrar o grupo, o administradordo grupo é o contato principal entre o grupo e ocertificador. É o administrador do grupo quem vai sercertificado e manter o certificado em nome do grupo.

Usualmente, é o administrador do grupo que faz os contatose seleciona o certificador, programa as visitas de avaliaçãoe acompanha os auditores durante as visitas de campo.

Também é responsabilidade do administrador do gruporelatar aos membros todas as conclusões dos auditores eassegurar que os problemas por eles identificados sejamadequadamente resolvidos.

Maiores detalhes quanto ao processo de certificação noque se refere tanto aos administradores de grupo, comoaos membros do grupo, podem ser vistos na Seção 5.

Figura 1. Uma representação simplificada de um sistema de certificação em grupo

Administrador do grupo

• Define os requisitos do manejo;• Dá apoio e controla o quadro de associados;• Monitora o desempenho dos membros.

Membros

• Aderem formalmente ao grupo;• Aceitam atingir níveis exigidos para o manejo;• Implementam os requisitos dos padrões em suas florestas;• Apoiam na implementação.

Auditor

• Realiza auditoria do administrador do grupo;• Realiza auditoria da amostra colhida ao acaso;• Monitoramento do cumprimento dos padrões.

10


Grupo 1Uma ONG comunitária que emprega um técni-co florestal durante três dias da semana e umadministrador em tempo parcial. O quadroassociativo está planejado para abrigar até 100pequenos fazendeiros florestais da comunidade,cada um deles possuindo até 25 hectares de flo-restas nativas secundárias exploradas ocasional-mente.

Grupo 2Uma empresa que emprega três engenheiros flores-tais e um administrador em tempo completo. O qua-dro associativo está planejado para abrigar até 250pequenos e médios proprietários florestais, cada umdeles possuindo de 25 a 1.000 hectares de refloresta-mento.

Grupo 3Uma associação de proprietários florestais que emseu escritório central dispõe de dois engenheiros flo-restais e um administrador, este a tempo completo,mais outro engenheiro florestal e alguns funcionáriosadministrativos em cada um dos seus três escritóriosregionais. O quadro associativo está planejado para abri-gar um número ilimitado de pequenos e médios proprie-tários florestais (tanto pessoas físicas como empresas) quetêm a seu cargo o manejo de florestas nativas e planta-ções com 100 a 5.000 hectares de extensão.

2. MONTANDO UM ESQUEMADE GRUPO

Existem requisitos que todos os esquemas de certificaçãoem grupo têm que cumprir. A Seção 2 apresenta quais sãoeles e analisa como cada um pode ser cumprido.

• Uma entidade legal (Seção 2.1) O grupo, ou aorganização encarregada da administração, temque existir de forma legalmente estabelecida, parafirmar acordos com os membros e contrato com ocertificador em nome de seu quadro de associados.

• Estrutura da administração e responsabilida-des sobre o trabalho (Seção 2.2) Para garantirboa comunicação com os membros e o certificadoré importante a estrutura de administração do gru-po ser definida de maneira clara, bem como as res-ponsabilidades de cada participante da equipe.

• Decisão sobre o tipo de afiliação (Seção 2.3) Embo-ra alguns grupos aceitem como seus membros qualquertipo ou tamanho de floresta, a maioria deles está volta-da para um tipo específico de afiliados.

• Interpretação dos requisitos dos padrões decertificação para os membros do grupo (Seção 2.4)Uma tarefa importante do trabalho do administradordo grupo é a de interpretar os padrões do FSC na formaem que se aplicam às circunstâncias particulares dosafiliados ao grupo.

• Requisitos para afiliação (Seção 2.5) Cada adminis-trador do grupo precisa definir:

- Requisitos para admissão ao grupo;

- Regras para deixar o grupo;

- Regras para expulsão do grupo.

• Consultas (Seção 2.6) A implementação dos padrõese o processo de certificação requerem consultas.

• Reclamações (Seção 2.7) É necessário estabelecerprocedimentos para tratar de reclamações, tanto inter-nas, encaminhadas pelos membros, como externas apre-sentadas por terceiros.

• Monitoramento (Seção 2.8) Para que o grupo sejamantido em boas condições de funcionamento, o admi-nistrador deve colocar em prática um programa paramonitorar regularmente os membros e garantir a obedi-ência dos padrões e do próprio grupo.

• Manutenção de registros (Seção 2.9) O admi-nistrador do grupo é responsável pela manutençãodos registros de cada membro.

• Treinamento e informação (Seção 2.10) Defi-nir requisitos mínimos de treinamento para o ad-ministrador do grupo e quaisquer funcionários ousubcontratados encarregados de executar os diver-sos tipos de tarefas (como por exemplo, monito-ramento dos membros). Pode também ser útil de-senvolver programas de treinamento ou conside-rar a possibilidade de como fornecer informaçãoadequada aos membros atuais e potenciais.

• Controlando as declarações (Seção 2.11) Osmembros devem entender e obedecer às diretrizesdo FSC a respeito dos tipos de declarações quepodem ser feitas pelas organizações certificadas.

Com o objetivo de fornecer exemplos de como algunsrequisitos podem ser colocados em prática, trêsmodelos de esquemas de certificação em grupo sãoapresentados como ilustração. Detalhes de cadamodelo são fornecidos na caixa de texto 2.1 dos estudosde caso.

Estudo de caso caixa de texto 2.1Três exemplos de esquemas de certificação em grupo

11


2.1 A entidade legal

Na certificação em grupo, o contrato é firmado entreo certificador e o administrador do grupo e o certifi-cado é mantido poe este em nome do grupo. Por essarazão, é necessário que o adminis-trador exista comouma entidade legal, pessoa jurídica; esse é um requisitoda certificação credenciada pelo FSC.

Existe uma ampla gama de entidades legais que podemser usadas,dentre as quais podem ser citadas:

• Uma empresa, inclusive uma empresa de proprie-dade e administrada por uma pessoa;

• Uma associação de caráter privado ou de empre-sas industriais;

• Uma organização não governamental (ONG);

• Uma organização governamental;

• Uma organização comunitária.

Esta variedade dos tipos de organização que podematuar como ‘administrador do grupo’ pode serobservada nos três modelos de esquemas decertificação em grupo, que vão desde um particularaté uma empresa de grande porte. Caso V. tenhadúvidas a respeito de que tipo de entidade legalpretende usar para administrar seu esquema decertificação em grupo, aqui estão algumas perguntascujas respostas podem ajudá-lo a se decidir:

• Está legalmente registrada como uma empresaou outro tipo de organização?

• Possui um endereço oficial?

• Paga impostos?

Caso as respostas às perguntas acima forem ‘não’, ou‘não sei’, então você deveria consultar um certificadorou um advogado local para saber se essa organizaçãoé uma entidade legal. Se você não dispões de umaentidade legal, então precisa montar uma.

O tipo mais apropriado de organização ou empresavai depender tanto do país em que você trabalha oudas circunstâncias particulares do seu caso, porémisso não é necessariamente complicado. Pode buscaraconselhamento com um advogado, consultorfinanceiro ou com um certificador. Vale a penalembrar (e explicar a quem vai lhe orientar nesteassunto) que, como administrador do grupo, você vaimanter um certificado em nome de todos seus membrose que, se algo acontecer que leve à cassação docertificado, você pode ser responsabilizado legalmente.

2.2 A estrutura de administração dogrupo

A administração do grupo pode estar a cargo de umapessoa, uma empresa ou uma organização. Um pessoaespecífica tem que ser designada como o ‘administra-dor do grupo’ e terá a responsabilidade final degarantir o bom funcionamento dele. Na realidade, oadministrador do grupo pode desempenhar muitas outodas as tarefas exigidas pelo esquema de certificaçãoem grupo, ou pode delegar a maioria delas a outraspessoas da organização ou a consultores externos.

Qualquer que seja a estrutura, é quase sempre útilque, nas fases iniciais da formação do grupo, se prepa-re um organograma e se designe responsabilidades acada uma das posições do organograma. Uma outraalternativa seria a elaboração de uma lista deresponsabilidades e então indicar as pessoas queseriam encarregadas de cada uma delas.

A maioria dos certificadores provavelmente vão quererter a sua disposição algo nesse estilo; por outro lado,os administradores de grupo freqüentemente achamtambém útil fornecer esse tipo de documento aosmembros do grupo.

O organograma pode conter poucas ou muitas pessoas,mas deve sempre incluir qualquer um que sejaresponsável por uma parte das atividades deadministração do grupo, inclusive consultores ou ospróprios membros do grupo quando for o caso.

Você pode achar útil começar desde já a rascunhar umorganograma ou diagrama de responsabilidades eacrescentar informação n medida em que desenvolvemais completamente seu esquema. Um exemplo dediagrama de responsabilidades (GS 014) é fornecidona publicação complementar a esta, de título GroupCertification for Forests: Model Documents (CertificaçãoFlorestal em Grupo: Modelos de Documentos) disponívelna página web www.proforest.net.

2.3 Para qual tipo de afiliação estávoltado o grupo?

O próximo passo na formação de um grupo é decidirque tipo de membro terá direito de aderir aele. Esseponto é importante, pois muitos dos requisitosdiscutidos a seguir vão variar de acordo com o tipo demembro - quanto maior e mais complexo o quadro deassociados, mais complexo terá que ser o sistema dogrupo e seus requisitos. Alguns grupos são criadospara atender um tipo muito específico de associados,como por exemplo pequenas propriedades privadascom menos de 50 hectares de extensão, membros dacomunidade local, ou membros da associação que

12


administra o grupo. Outros são criados para permitiruma gama mais ampla e diversificada de associados.Procure definir o tipo de membro para o qual o seugrupo está voltado, não apenas para sua própriaorientação, mas também para informar aos membrospotenciais porque eles podem, ou não, aderir ao grupo.

Essa definição pode ser flexível e, caso não funcione,pode ser modificada. De qualquer forma, é muito útilse ter um marco de referência.

Alguns pontos importantes a considerar são os seguintes:

• Tamanho - Você vai escolher um limite mínimo oumáximo de participantes do grupo?Estudo de caso caixa de texto 2.2 Tipo de quadrode associados para cada Grupo Modelo

• Tamanho mínimo - Alguns grupos são criados paratratar apenas de florestas que sejam suficientementegrandes para manter uma produção regular ou su-portar um nível específico de estrutura adminis-trativa. Nesses casos pode ser especificado um ta-manho mínimo para o grupo.

• Tamanho máximo - Na medida em que as florestasse tornam maiores, mais numerosos são os proble-mas enfrentados pelos administradores. Como amaior parte dos esquemas de certificação em gru-po tomam por base um certo número de hipótesesa respeito das questões que seus membros vão ter

que resolver, é comum se fixar um tamanho máxi-mo. Além disso, Você também deve verificar seseu certificador especifica um tamanho máximo.

• Tipo - O tipo de floresta é um fator importante nomanejo. Florestas nativas e plantações florestaisimpõem desafios de manejo distintos e podem nãocaber adequadamente no mesmo grupo. Além dis-so, alguns grupos estão fortemente ligados àcomercialização, e, por essa razão, aceitam a par-ticipação apenas de florestas que fornecem produ-tos florestais bem específicos.

• Manejo - Tipos distintos de florestas têm encarre-gados de manejo distintos. Alguns grupos apenasincluem florestas manejadas por engenheiros flo-restais, enquanto outros são formados apenas porflorestas manejadas por seus próprios donos, ouainda, outros não especificam quem são os respon-sáveis pelo manejo. Os grupos a cargo de adminis-tradores de recursos naturais são específicos paraflorestas cujos donos entregam toda a responsabi-lidade do manejo ao administrador do grupo.

• Localização - Alguns grupos são muito específi-cos de uma determinada localização. Outros acei-tam membros de uma região inteira ou mesmo dopaís inteiro. Normalmente não seria possível seter um grupo cobrindo vários países, pois as exi-gências legais variam de um país para outro. Con-tudo, não existe nehuma razão que impeça um ad-

Estudo de caso caixa de texto 2.2Tipo de quadro de associados para cada grupo modelo

Grupo Modelo 1 Grupo Modelo 2 Grupo Modelo 3

Tamanho 25 ha max 25-1.000 ha 100-5.000 ha

Tipo Floresta nativa Plantação Qualquer

Propriedade Pequenos fazendeiros Proprietários Privados Qualquer

Manejo Proprietário Proprietário ou professional Qualquer

Localização

Número máximode membros - 100 250 Ilimitado

Custo Grátis - receita disponível US$100/ano US$200-US$2.000/ano

Num ráio de100 km do grupo

Em qualquer lugar doestado

Escritório de administraçãonacional

organização centradependendo do tamanho.

13


ministrador de se encarregar de dois grupos simi-lares, um em cada país distinto - isso apenas iráexigir dois certificados distintos.

• Número de membros - Quanto maior for o núme-ro de membros, mais organização e mais infra-es-trutura vão ser necessárias ao grupo.

• Custo de adesão - A administração do grupo podeser custeada por uma organização externa. Con-tudo, se tiver que ser auto-sustentada financeira-mente, deverá cobrar uma taxa de manutenção dosmembros e, possivelmente, uma taxa anual paracustear o monitoramento.

Essas taxas devem ser programadas com antece-dência, de forma a garantir uma renda suficientepara o bom funcionamento do grupo. Deverão sersuficientes para cobrir tanto os custos de adminis-tração do grupo como os custos da certificação.

Um dos requisitos da certificação em grupo é queos membros devem ser previamente informadossobre os custos aproximados de adesão e de suamanutenção como associados.

O estudo de caso apresentado na caixa de texto 2.2traz os detalhes a respeito de como os três modelos degrupo definiram o tipo de membros a ser aceito emcada um deles.

2.4 Interpretando os requisitos dospadrões de certificação

Uma das tarefas mais importantes e difíceis a serenfrentada pelo administrador do grupo por ocasiãoda montagem do esquema de certificação em grupo éentender os requisitos dos padrões do FSC e interpretá-los de forma que se tornem aplicáveis para os membrosdo grupo. A forma como isso pode ser feito dependede duas coisas:

• Tipo de associados para os quais o grupo é montado, eestágio de desenvolvimento dos padrões FSC nacionais.

• Vamos iniciar pela discussão a respeito de como os pa-drões FSC nacionais são desenvolvidos, e depois abor-daremos o desenvolvimento dos requisitos do grupo.

2.4.1 Como funcionam os padrões FSC

Os padrões globais do FSC consistem de um conjuntogenérico de Princípios e Critérios (os P&C do FSC),cuja cópia pode ser encontrada no Apêndice 2.

Este Princípios e Critérios têm necessariamente queser bem gerais de forma a possibilitar sua aplicação aflorestas de qualquer tamanho, tipo e localização em

todo o mundo. Por essa razão, não são elaboradostendo em vista sua aplicação direta no manejo florestalem nível da Unidade de Manejo Florestal (UMF).

Os P&C do FSC têm por objetivo formar uma basepara o desenvolvimento de padrões florestais nacionaisou regionais a ser levado a cabo por grupos de trabalholocais nas várias partes do mundo.

Uma vez concluídos, os padrões nacionais têm queser submetidos à aprovação do FSC para se verificarse estão consistentes com os P&C internacionais doFSC para então serem aceitos. A partir do momentoem que os padrões FSC nacionais estejam aprovadose disponíveis num determinado país, passam a ser abase para todas as certificações nesse país.

Contudo, caso não existam padrões nacionaisreferendados pelo FSC, a certificação tem que sebasear numa interpretação temporária dos P&C doFSC a cargo do certificador.

O administrador do grupo também terá que procederdessa forma para decidir quais devem ser os requisitosdo grupo. Caso o desenvolvimento dos padrõesnacionais do FSC já tenham se iniciado, isso podeajudar bastante.

Do contrário, a tarefa de se interpretar os padrõesgenéricos do FSC com vistas à sua aplicação nacertificação em grupo poder ser bastante difícil.

Em resumo, existem três situações possíveis para umadministrador do grupo com relação aos padrões FSC:

• Existem padrões nacionais referendados pelo FSC;

• Existe uma minuta dos padrões nacionais, porémainda não finalizados ou referendados pelo FSC, e

• Não existe nenhum tipo de padrões, nem mesmo naforma de minuta.

2.4.2 Desenvolvendo uma interpretação dos padrões

Como você pode verificar ao ler os P&C do FSC, ou mesmoos padrões FSC nacionais, os requisitos são bastante longose complexos. Normalmente, de início não fica muito claroaos responsáveis pelo manejo o que realmente eles têm quefazer para colocá-los em prática.

Dessa forma, muitos administradores de grupo incluem umainterpretação dos padrões como parte integral dos requisitosdo grupo para seus respectivos grupos. O grau de necessidadede você proceder dessa forma com seu grupo depende deduas coisas:

• Em primeiro lugar, se existem ou não padrões nacio-nais referendados pelo FSC, pois isso determinará comqual documento V. deve começar;

14


• Em segundo lugar, o tipo de associados que você temno seu grupo, pois isso afetará até que ponto você vai terque interpretar os padrões para torná-los apropriadospara serem usados pelos membros do grupo.

2.4.2.1 Uso de padrões nacionais referendadospelo FSC

Se existirem padrões nacionais referendados pelo FSC,então esses serão os padrões que todos os membros deseu grupo vão ter que seguir. Portanto, esses padrõestêm que ser a base de seu trabalho de interpretá-lospara seu grupo.

Se o quadro de seus associados consistir principalmentede florestas de tamanho médio ou grande, manejadaspor profissionais florestais, e se já existir em seu paíspadrões nacionais referendados pelo FSC, então vocêpode decidir que não é necessário que o administradordo grupo faça uma interpretação dos padrões. Bastaapenas entregar uma cópia dos padrões nacionaisreferendados pelo FSC a cada um de seus membros.Contudo, é sempre útil discutir com os membros atuaise potenciais como os padrões deveriam ser colocadosem prática.

Caso seu quadro de associados seja formado depequenos proprietários ou pessoas sem formaçãoprofissional encarregadas do manejo, você achar quenão é apropriado simplesmente lhes entregar umacópia dos padrões nacionais referendados pelo FSC epedir que eles os implementem. Nesse caso, você podeoptar por fornecer alguma interpretação e orientaçãopara os membros de seu grupo, conforme é discutidonos próximos parágrafos.

2.4.2.2 Uso dos padrões FSC nacionaisprovisórios

Quando ainda não existirem padrões nacionaisreferendados pelo FSC, mas um grupo de trabalho jádesenvolveu uma versão preliminar desse padrões, quetem que ser finalizada, provavelmente esse é o melhorponto para se começar.

Você terá que deixar bem claro a todos os membrosde seu grupo, que uma vez que os padrões tenhamsido referendados, terão 12 meses para garantir quetodos os membros do grupo cumprirão com osrequisitos contidos na versão referendada dos padrões.

Portanto, se V. decidir por basear os requisitos do seugrupo numa versão mais antiga dos padrões, terá queter certeza que vai analisar cada nova versão paraverificar se o seu grupo ainda está cumprindo com osrequisitos atualizados. Contudo, normalmente nãoocorrem muitas mudanças nos casos em que a minutados padrões nacionais já atingiu um estágio avançadode desenvolvimento, ou já tenha sido submetida aoFSC para ser referendada.

Nesse caso, você pode proceder de maneira análoga àdescrita para padrões referendados (V. 2.4.2.1 acima).Se os padrões nacionais ainda estiverem numa faseinicial de desenvolvimento e o respectivo documentopreliminar ainda vai sofrer mudanças significativas,então o melhor é você tratá-los como faria com os P&Cdo FSC (V. 2.4.2.3 abaixo). Pode ser útil discutir comos integrantes do grupo de trabalho nacional como elespretendem interpretar e usar os padrões provisórios, i.e., que ainda estão na forma de minuta. Isso contribuirápara garantir que a interpretação dada por V. a essespadrões seja consistente com o desenvolvimento dospadrões provisórios.

2.4.2.3 Uso dos Princípios e Critérios do FSC(P&C)

Se não existirem padrões nacionais disponíveis, nemmesmo na forma de minuta, então você terá que usaros P&C internacionais do FSC e fazer sua própriainterpretação para seu grupo. Esse procedimento éusualmente mais difícil e trabalhoso do que usarpadrões já existentes. Portanto, é uma boa idéia buscartodo e qualquer tipo de ajuda. Por exemplo:

• Existem outros países com tipos de floresta e con-dições sócio-econômicas semelhantes, e que já te-nham padrões FSC que poderiam ser usados comoguia? Se esse for o caso, consiga uma cópia dessespadrões do FSC e use-os como base para estabele-cer os requisitos do seu grupo.

• Existem em seu país outras empresas ou gruposque estejam desenvolvendo esquemas semelhantes,ou que já tenham sido certificados? Em caso afir-mativo, solicite uma cópia da interpretação queeles usaram.

• Se houver operações florestais certificadas em seupaís, então o certificador já teve que desenvolver‘’padrões provisórios’ nos quais se baseou para re-alizar as avaliações. Procure saber a respeito, con-sultando a página Web do FSC ou entrando emcontato com a Secretaria do FSC, para verificarquais foram esses certificadores. Consulte a pági-na Web deles e peça uma cópia dos padrões provi-sórios que utilizaram.

• Se ainda não houve nenhuma certificação em seupaís, procure saber se alguma floresta semelhanteem países vizinhos foi certificada e busque infor-mações sobre essas florestas.

• Existem padrões de certificação que não sejam os doFSC? Se existirem, também podem servir de orienta-ção. Particularmente, se esses padrões tiverem sido de-senvolvidos por, e com o apoio de, um amplo grupo depessoas envolvendo organizações ambientalistas, repre-sentantes da comunidade, de grupos indígenas e dos sin-

15


dicatos, e também do governo e das indústrias, possivel-mente os requisitos desses padrões não FSC poderão serum guia razoável para a interpretação dos P&C do FSCem seu país.

2.4.2.4 Adaptação da interpretação dos padrõespara os membros do grupo

Embora todos os membros do grupo, independente dotipo ou tamanho das florestas que manejam, devemcumprir com os padrões. Entretanto, o FSC deixabem claro que a forma como esses padrões sãocumpridos devem ser apropriados ao tamanho, tipo ecomplexidade da floresta em questão.

Por essa razão, para atender a alguns requisitos dospadrões FSC, uma floresta de grande extensão,manejada de forma intensiva, poderá necessitar deum sistema bem mais sofisticado do que uma florestamuito pequena.

Esse é possivelmente o caso dos requisitos dedocumentação – tanto os documentos de planejamentodo manejo e dos sistemas internos de controle, comoos procedimentos e instruções de trabalho. Em muitoscasos isso também se aplica aos requisitos comoconservação, consultas e monitoramento.

Além de considerar o tipo de floresta de seu grupo, V.tem que levar em conta o tipo de pessoa que estaráencarregada do manejo.

Profissionais ou semi-profissionais que tenhamrecebido treinamento básico em questões florestaisestariam mais capacitados a interpretar a linguagemtécnica característica dos padrões.

Proprietários ou encarregados do manejo que nãotiveram esse tipo de treinamento podem terdificuldades em entender muitos dos requisito.

Dessa forma, você precisa decidir até que nível dedetalhe irá levar a interpretação dos padrões para osmembros de seu grupo, levando em consideração nãosó o tipo e o tamanho da floresta, mas também o tipode pessoa que terá o manejo a seu cargo.

De uma forma geral, existem três coisas que umadministrador do grupo pode fazer para auxiliar osmembros a entenderem e implementarem os padrões:

• Torne-os mais específicos – os padrões, mesmoaqueles nacionais referendados pelo FSC, sãofreqüentemente muito gerais em seus requisitos.

O significado desses requisitos pode ficar muito maisclaro para os membros do grupo se forem especifi-cados com mais detalhe.

Por exemplo, os padrões nacionais podem incluirum requisito para proteger todas as espécies rarasdo país.

Contudo, você sabe que na área em que seu grupoopera existem apenas duas espécies raras. Nessecaso, você pode desenvolver requisitos específicos,não apenas determinando a proteção dessas duasespécies mas também especificando como isso de-veria ser alcançado.

Os padrões também contêm um requisito visando odesenvolvimento e a implementação de diretrizesescritas para as operações florestais.

Esse requisito poderia ser substituído por uma lis-ta de todas as operações para as quais as diretrizesescritas são necessárias, ou ainda por um conjuntode diretrizes escritas preparado pelo administra-dor do grupo para ser usado por todos os membros.

• Simplifique – Se o seu quadro de associados temáreas florestais de pequena extensão e pouco com-plexas, possivelmente alguns dos requisitos dos pa-drões não sejam apropriados. Se puderem ser re-movidos, os padrões parecerão muito menos ame-açadores.

Alguns exemplos de requisitos que podem se reve-lar pouco apropriados são:

- Critério 6.4 - Este requisito se refere às áreasque devem permanecer intocadas como amostrasdos ecossistemas existentes.

Mas isso não é possível, por exemplo, num bosquede 5 hectares recentemente plantado em área depastagem degradada. Poderia ser substituído comvantagem por um requisito mais específico paraproteger zonas ribeirinhas ou deixar intactas pe-quenas áreas com vegetação nativa.

- Critério 5.4 - O objetivo deste requisito é pro-mover a diversificação e o fortalecimento da eco-nomia local, o que é uma meta razoável para umorganização de grande porte, mas é inadequadapara uma operação de escala muito pequena .

- Critério 6.5 - Este critério exige que suas diretri-zes sejam registradas por escrito e implementadaspara todas as operações florestais.

Embora isso seja muito importante em muitas situa-ções, nem sempre é apropriado. Nos casos em queos operadores e pessoas responsáveis pelo manejosão analfabetas, outras alternativas devem ser bus-cadas.

16


- Critério 6.6 - Este critério se refere ao uso deprodutos químicos. Se os membros do grupo nuncausam produtos químicos, isso pode ser substituídopor uma simples proibição do uso desses produtos.

- Princípio 3 Refere-se aos direitos das populaçõesindígenas. Se nas áreas envolvidas não existirempopulações indígenas, ou nenhuma disputa por partedelas, esse princípio não se aplica. Analisando cui-dadosamente os padrões é possível simplificá-los con-sideravelmente sem reduzir os requisitos globais deseu cumprimento.

• Reorganize - Alguns administradores de grupo eencarregados de manejo acham que a ordem dos critériosnos padrões do FSC não é fácil de ser seguida. Achamque é mais fácil re-arranjar os requisitos num formatomais familiar aos encarregados do manejo como ‘colheitaflorestal’, ‘silvicultura’, ‘conservação’ etc.

Outros acham mais conveniente começar com todos osrequisito legais e depois ter uma segunda seção quefornece um resumo de todos os outros requisitos dospadrões.

Qualquer ordem pode ser usada, desde que todos osrequisitos dos padrões sejam cobertos. Se você decidirque é melhor para seu grupo ter uma interpretação numaordem diferente daquela dos padrões originais, serámuito importante ter à mão um documento que forneçareferência cruzada de cada requisito dos padrões comos que aparecem na interpretação do grupo (ou queapresente um resumo justificando porque os itensausentes foram excluídos).

De uma maneira global, quando você prepara umainterpretação dos padrões para seu grupo, é uma ótimaidéia ter sempre às mãos uma cópia desses padrões paraV. ir fazendo anotações, na medida em que progride nodocumento, a respeito de como e onde você abordoucada requisito.

Quando houver discrepância entre a interpretação parao grupo e os P&C do FSC, ou do padrões FSC nacionais,quanto à diagramação, conteúdo ou detalhe, uma dasprimeiras coisas que o certificador terá que fazer édecidir se a implementação da interpretação do grupoé suficiente para garantir que os padrões do FSC sejamcumpridos corretamente.

Este deveria ser um componente importante da visitade pre-avaliação/definição de escopo, de maneira que:

• Assegure-se de que a interpretação dos padrões para

o grupo esteja disponível antes da realização da

pré-avaliação;

• Assegure-se de que o certificador a verifique com

cuidado.

2.5 Requisitos para afiliação

O papel central dos administradores do grupo é definiros requisitos de afiliação ao grupo e administrar oquadro de associados do grupo. Portanto, uma parteimportante do desenvolvimento de um esquema decertificação em grupo é elaborar os requisitos parasua afiliação.

Existe uma série de requisitos específicos para oquadro de associados que tem que ser cumpridos, tantopara garantir seu bom funcionamento como paraassegurar que as exigências dos padrões sãoobedecidas. Particularmente, você tem que desenvol-ver os seguintes pontos:

• Requisitos e procedimentos para adesão ao grupo

(Seção 2.5.1);

• Condições para desligamento do grupo;

• Procedimento para a expulsão do grupo

(Seção 2.5.3).

2.5.1 Adesão ao grupo

Os esquemas de certificação em grupo são usualmentemontados para ajudar os proprietários de florestas aencontrar um meio simples e barato de ter acesso àcertificação.

Por essa razão, é muito importante que o processo deadmissão ao grupo seja claro e direto.

Também é importante lembrar que um ponto chavedo esquema de certificação em grupo é que, nomomento em que um novo membro venha a seradmitido no esquema, as florestas que ele maneja serãoconsideradas como certificadas.

Portanto, o administrador do grupo é o responsávelpor garantir que apenas aquelas empresas cujo manejojá está cumprindo com os requisitos dos padrões decertificação sejam permitidas a entrar no esquema decertificação em grupo. A maneira mais comum de seatingir esse objetivo duplo é por meio do desenvolvi-mento e aplicação de um processo que consiste detrês etapas:

a) Fornecimento de informações;

b) Pedido formal de adesão ao grupo, e

c) inspeção prévia antes da aceitação do novo membro.Cada uma dessas etapas é descritas nos póximosparágrafos.

17


2.5.1.1 Fornecimento de informações

Quando alguém está interessado em fazer parte dogrupo, a primeira coisa que necessita é obterinformações sobre o grupo e o que significa fazer partedele.

Há diversas maneiras de se tornar disponíveis asinformações sobre o grupo, por exemplo, através deum ‘pacote de informações para novos membros’,seminários ou reuniões de esclarecimento, ou umavisita ao candidato por parte de um dos membros daequipe de administração do grupo.

Durante uma dessas abordagens, ou combinação delas,os aspectos importantes da condição de participantedo esquema de certificação em grupo são apresentadosao interessado.

De uma maneira geral, um conjunto básico dedocumentos contendo informações relevantes é muitoimportante e deveria ser parte integrante de todos osesquema de certificação em grupo, a menos que osseus associados sejam incapazes de absorver ainformação escrita.

Nesse caso, deve ser buscada uma forma alternativa depassar essas informações importantes aos associados dogrupo (V. estudo de caso, caixa de texto 2.3).

Toda a informação fornecida deveria incluir, numaforma acessível aos membros do grupo, os seguintespontos:

• Informações gerais sobre o esquema de grupo,indicando quem é o responsável por seu funciona-mento, as características do quadro de associadose, caso seja adequado, quaisquer ligações ouafiliações que o grupo possa ter (por exemplo, foifundado por uma determinada empresa ou organi-zação não governamental, é administrado por umaassociação etc.)

• As obrigações dos membros, inclusive como sedá a adesão ao grupo, o desligamento, expulsão emonitoramento, conforme discutido nesta seção ena Seção 2.8. Nessas obrigações deve ficar bemclaro o requisito de uma visita inicial e de visitasanuais de monitoramento.

• Os padrões FSC (ou sua interpretação para o gru-po) com os quais o candidato vai ter que cumprir(V. Seção 2.4).

• Processo de certificação descrevendo as ativida-des do certificador (V. Seção 5)

Grupo modelo 1Embora a maioria dos que aderem ao grupo sejamcapazes de ler, pode haver dificuldade, por se tratar detextos formais. Dessa forma, o administrador do grupodeve se comunicar sobre tudo verbalmente. Esse tipo decomunicação começa com uma reunião pública, realizadaaproximadamente a cada quatro meses, onde os membrosinteressados da comunidade podem obter informaçõesbásicas sobre o grupo e seus requisitos. As reuniões sãodivulgadas por cartazes, posters e verbalmente.

Se alguém decidir ir adiante com um pedido de admissãoao grupo, o administrador o visita e discute passo a passocada um dos requisitos do grupo. Para garantir quenada seja esquecido, ele prepara com antecedência umasérie de anotações e uma folha resumo onde marca cadaassunto a ser discutido.

O futuro membro também assinala cada assunto discutidocom o administrador do grupo para confirmar que entendeuo que lhe foi explicado. Finalmente, o interessado recebeum resumo dos requisitos mais importantes. Todos osmembros têm acesso ao escritório do grupo para examinara documentação completa se assim o desejarem.

Grupo modelo 2O administrador do grupo preparou um resumo de quatropáginas sobre o grupo e seus requisitos para enviar atodos interessados.Depois de ler esse resumo, se alguémdecidir ir adiante com o processo de admissão, éconvidado a visitar o escritório da empresa onde um dosengenheiros florestais explicará os requisitos do grupo,colecionados num documento chamado ‘manual dosmembros do grupo’ (V. Seção 3.1).

O candidato interessado é então convidado a preenchero formulário de adesão e recebe uma cópia do ‘manualdos membros do grupo’ para levar para casa. Uma taxaini-cial de US$30 é cobrada dos candidatos para arealização dessa reunião.

Grupo modelo 3Qualquer pessoa interessada em aderir ao grupo recebeum folheto explicativo contendo uma descriçãoresumida do grupo e de seus requisitos. Se continuarinteressado, vai receber um conjunto de documentoscom informações sobre todos os requisitos do grupo eum formulário de adesão ao grupo.

Esse formulário, que deve ser preenchido pelointeressado, contem uma declaração informando que ocandidato leu e entendeu todos os requisitos do grupoincluídos no pacote de informações sobre sua adesãoao grupo. Caso o pedido de adesão seja aprovado,grande parte das informações do pacote de adesão éposteriormente transferida para o arquivo que é usadocomo o ‘manual dos membros do grupo’.

Estudo de caso caixa de texto 2.3Tipo de informação fornecida aos candidatos

18


• Direito do certificador e do FSC de ter acesso àsoperações dos membros do esquema de certificaçãoem visitas programadas ou não-programadas du-rante todo o período em que o certificado estiverem vigor (V. Seção 5.1). o requisito para tornarpúblicas as informações sobre a floresta do mem-bro do grupo, quer como parte dos requisitos dospadrões ou como parte do processo de certificação(V. Seções 2.6 e 5.1).

• Procedimentos para resolver reclamações, in-cluindo a solução de reclamações de terceiros paracom o grupo e as dos próprios membros do gruposobre a sua administração (V. Seção 2.7).

• Custos de participação no grupo, que devem in-cluir as taxas iniciais, as taxas anuais e outros cus-tos associados com a identificação de problemas.

Tomadas em sua totalidade, os detalhes sobre os tópicosmencionados acima formam uma massa enorme deinformação. Por essa razão, alguns administradores degrupo preferem preparar um resumo dessas informaçõespara que os interessados possam examiná-las ecompreendê-las mais facilmente, para tomar a decisãose realmente desejam aderir ao grupo.

Se você está montando um grupo cujos membros não podemler, ou encontram dificuldade em absorver informações quesão fornecidas por escrito, deverá buscar outras alternativaspara passar a eles essas informações iniciais, como porexemplo uma reunião pública.

2.5.1.2 Solicitação de afiliação

Para fazer parte do grupo, duas coisas são necessárias:

• O interessado deve receber um conjunto completo deinformações sobre as exigências relacionadas comsua adesão ao grupo, por escrito ou verbalmente.

Se este for o caso, você tem que se assegurar que essacomunicação verbal será feita formalmente, que incluiuma lista de todos os assuntos a serem apresentados ealguns meios (como por ex., pequenos quadrados ondeo interessado coloca uma marca ou suas iniciais) dese confirmar que cada uma das questões indicadas foiabordada adequadamente.

A abordagem escolhida por cada um dos grupos modeloé apresentada na caixa de texto de estudo de caso 2.3.

• Deve haver um documento formal de adesão ao gru-po, assinado pelo interessado, declarando que:

- O interessado entende perfeitamente todos os requisitos relacionados com sua adesão ao grupo;

- Você pode decidir pela inclusão de um resumoque sirva de lembrete dos requisitos chave;

- O interessado se tornar membro do grupo;

- O interessado pretende permanecer no grupo por um longo período de tempo e manejar sua flores ta de acordo com os requisitos do grupo.

Esta é uma exigência para todos os grupos que queremobter a certificação do FSC. Se por alguma razão V.achar que isso vai ser um problema para seus membrosfirmarem compromisso de adesão ao grupo, V. deverálevar essa questão ao conhecimento do FSC ou de seucertificador o mais breve possível.

Um exemplo do documento de adesão (GS 004) éapresentado na publicação complementar a esta, detítulo Group Certification for Forests: ModelDocuments (Certificação Florestal em Grupo: Modelosde Documentos) disponível na página de internetwww.proforest.net ( acesse “Publications”).

Nesta fase do processo de admissão de novos membros,alguns administradores de grupo também pedem aosinteressados que lhe forneçam mais informações geraissobre suas operações.

Por isso é útil se desenvolver um formulário pararegistrar informações básicas, como o nome e ascoordenadas para contato do proprietário ouresponsável pelo manejo,nome da floresta e os detalhesde sua localização, tamanho, espécies e tipos deproduto.

Você pode também pedir aos interessados que incluamum resumo das questões relevantes abordadas nospadrões, como por exemplo informações sobre espéciesraras, conservação, uso da floresta pelas comunidadeslocais ou qualquer outro assunto consideradoimportante.

Lembre-se que, se eles realmente forem admitidoscomo membros do grupo, receberão uma cópia doplano de manejo. Por isso, não leve essa questão aponto de causar repetição excessiva.

Um exemplo deste tipo de formulário de pedido deadesão (GS 002) é apresentado na publicaçãocomplementar a esta, de título Group Certificationfor Forests: Model Documents (Certificação Florestalem Grupo: Modelos de Documentos) disponível napágina web www.proforest.net (acesse “Publications”).

2.5.1.3 Inspeção prévia à admissão ao grupo(avaliação inicial)

A inspeção prévia à admissão ao grupo é uma das tarefasmais importantes do administrador do grupo pois, nomomento em que um novo membro venha a ser admitidoao grupo, as florestas que ele maneja serão consideradasautomaticamente como certificadas. Portanto, é

19


essencial que o administrador do grupo tenha absolutacerteza de que o candidato cumpre com todos osrequisitos da certificação antes dele ser aceito comoum novo membro do grupo.

Se novos membros que não podem cumprir osrequisitos dos padrões de certificação forem admitidos,então o certificado poderá ser cancelado e todos osdemais membros vão perder a condição de produtorescertificados. Por essa razão, a execução cuidadosade todos os passos para a admissão de um novo membroé absolutamente essencial para preservar a integridadedo grupo.

A inspeção prévia se inicia quando todos os documentosde adesão são preenchidos corretamente e devolvidosao administrador do grupo. Usualmente começa coma verificação se a floresta atende aos requisitos básicosdo grupo. Caso existam regras quanto ao tamanhomínimo ou máximo, tipo de floresta, localização oupropriedade, então todas essas regras têm que serobedecidas.

Nesta fase algumas vezes pode também ser apropriadoconfirmar se o candidato é o proprietário legal ou oresponsável legal pelo manejo da área florestal. Casonão existam problemas, o processo pode entãoprosseguir para a próxima fase, que é verificar se oatual sistema de manejo da floresta do candidatopreenche todos os requisitos do grupo (e portanto, dospadrões por ele adotados).

Deveria haver uma pessoa, ou pessoas, especificamenteencarregadas de realizar as inspeções prévias. Algunsexemplos do tipo de pessoa com quem você poderiacontar para desempenhar esta tarefa são mostrados nacaixa de texto 2.4.

De qualquer forma, oferecer algum tipo de treinamentoaos inspetores é uma ótima idéia. O treinamento deinspetores é discutido com maiores detalhes na Seção2.10.12. A inspeção prévia deve ser planejada deforma a verificar se a floresta do candidato a ingressarno grupo está cumprindo com cada um dos requisitosdos padrões (V. Seção 2.4 para mais detalhes nainterpretação dos padrões).

Também é muito importante que este processo sejaadequadamente documentado, de maneira que sejafácil de se provar que o novo membro foi auditado ede se observar as questões que por ventura tenhamsido identificadas na ocasião dessa auditoria.

Há diversas maneiras de se realizar e se documentaruma inspeção prévia mas, com algumas exceções, amaneira mais fácil é por meio do preenchimento deuma listagem (checklist), feito em uma visita aocandidato pela pessoa designada pelo administradordo grupo.

Os encarregados da inspeção prévia e monitoramentepoderiam ser:

• O administrador do grupo - A inspeção préviae de monitoramento é importante para a integri-dade do grupo, alguns administradores prefe-rem eles mesmos se encarregar delas. Isso tam-bém garante que eles terão um bom conhecimentodos membros do grupo e de suas florestas. Po-rém o administrador do grupo nem sempre é apessoa mais adequada para essas tarefas, poisele pode não dispor de tempo suficiente, ou nãoter o conhecimento técnico para realizar essasinspeções, ou não estar sediado próximo à flo-resta do candidato.

• Membros da equipe de adm. do grupo - Nosgrupos maiores, particularmente aqueles que fun-cionam de maneira descentralizada com base emvários escritórios, é comum observar que as ins-peções prévias e de monitoramento são realiza-das pelos membros da equipe do escritório local.

• Um consultor externo - Como em alguns gru-pos existe falta de conhecimento ou de tempopara que os prórpios membros da equipe de ad-ministração do grupo possam realizar as inspe-ções, também é comum a contratação de um con-sultor ou especialista para executar essa tarefa.Pode ser um consultor florestal, um professor oupesquisador, ou mesmo um membro da equipede uma empresa de grande porte cedido paraprestar assistência a um grupo comunitário me-nor.

• Membros do próprio grupo - Finalmente, al-guns grupos são de opinião que a melhor manei-ra de se diminuir custos é ter os próprios mem-bros do grupo executando as inspeções prévias eas de monitoramento. Essa abordagem apre-senta algumas vantagens: é barata, os membrostêm um forte interesse em verificar que a quali-dade de seus pares se mantém, pois o certificadoque está em jogo é válido para todos eles, e ga-rante que os membros se sintam envolvidos demaneira ativa no seu próprio grupo. Entretan-to, caso você se decida por esta abordagem, éessencial que se garanta que os problemas se-jam informados corretamente e que não venha aexistir o risco de que os membros encarregadosdas inspeções sejam pressionados para ‘não ano-tar os problemas de colegas ou de vizinhos’.

Para garantir que isso não ocorra, treinamentoe monitoramento de desempenho, pelo menos den-tro de limites razoáveis, é essencial. Pode tam-bém ser uma boa idéia fazer com que os mem-bros trabalhem em pares de forma que um dêapoio ao outro.

Caixa de texto 2.4Possíveis inspetores para a inspeção prévia emonitoramento

20


A vantagem de se usar esse tipo de listagem é que elase constitui num meio prático e seguro de garantirque cada um dos requisitos dos padrões foidevidamente verificado, anotando-se o respectivoregistro por escrito, e também de eventuais problemasencontrados.

É possível se realizar a visita sem essa listagem, sendocomum ouvir de algumas pessoas que sabem de cortodos os requisitos dos padrões e, por essa razão, nãonecessitam de listagens ou lembretes. Contudo, aexperiência tem mostrado que mesmo os auditoresmais capacitados quase sempre acabam se esquecendode verificar alguns pontos, a menos que disponham deuma listagem que os ajude a se lembrar daquilo queainda não fizeram.

A caixa de texto 2.5 fornece alguma orientação sobrea preparação de listagens a serem usadas em inspeçõesprévias. Se uma inspeção prévia mostra que existemáreas onde a floresta não cumpre com os requisitos dogrupo ou dos padrões, então o candidato tem que serinformado quais são essas ‘não-conformidades’ e comoelas têm que ser superadas antes de ser aprovado opedido de adesão. Isso pode ser conseguido por meiodo sistema de Solicitação de Ação Corretiva(Corrective Action Request - CAR) descrito na Seção2.8.3.

Contudo, nesta fase freqüentemente os administradoresde grupo preferem não complicar as coisas esimplesmente informam, verbalmente ou por carta, o

candidato a respeito dessas questões. O candidatotem que abordar todas as questões levantadas paraque seu manejo florestal cumpra integralmente comtodos os requisitos do grupo e dos padrões. Isso feito,o administrador do grupo ou a pessoa encarregada dainspeção prévia deve verificar se as ações tomadasforam suficientes.

Se as questões forem relativamente de pequenaimportância, ou relacionadas com a documentação,poderão ser resolvidas a partir do escritório do grupo.Caso sejam de maior relevância, ou relacionadas como manejo na floresta, então possivelmente seránecessária um segunda visita ao campo. É importantedeixar bem claro no pacote de informações fornecidoao candidato que isso pode ser necessário.

Quando todas as questões relevantes tiverem sidoverificadas para se confirmar que foramsatisfatoriamente resolvidas, esse resultado tem queser documentado. Isso pode ser feito nas listagens dainspeção prévia, por meio de um processo CAR (V.Seção 2.8) ou por meio de algum outro sistema. Todaesta informação deve ser guardada para serposteriormente arquivada nas pastas do quadro deassociados.

Uma vez que todo o processo de inspeções préviastenha terminado, inclusive com a solução dosproblemas encontrados e o administrador do grupoestá satisfeito que o candidato cumpre com todos osrequisitos, então o novo membro pode ser finalmente

A listagem pode ser organizada em qualquer ordem queseja adequada ao grupo. Algumas seguem a ordem dosP&C do FSC, enquanto outras seguem a ordem usadapelo grupo na interpretação dos padrões. Algumas sãoorganizadas de forma a abordar primeiramente adocumentação e depois a coleta de informações sobre afloresta. Outras ainda são organizadas em torno de comoo manejo florestal é executado – planejamento,silvicultura, exploração florestal etc. Não existe umaforma certa ou errada – é sempre melhor adotar umaabordagem que melhor se adapte ao seu trabalho e aosinteresses do grupo. O ponto essencial é garantir quenada seja esquecido.

Analogamente, existem várias maneiras de se formataressa listagem. O formato de sua escolha vai dependerparcialmente de quanta informação você pretende coletar.

• Apenas caixinhas para serem preenchidas - Algumaslistagens consistem apenas da enumeração dos requi-sitos tendo ao lado pequenos quadrados para serempreenchidos com um ‘V’ se o requisito estiver adequa-damente atentido ou com um ‘X’ em caso de ‘não-conformidade’. Essas listagens têm a vantagem deserem extremamente simples e fáceis de preencher,mas não fornecem informação sobre porque se verifi-ca a conformidade (ou a inconformidade).

• Caixinhas para serem preenchidas também com co-mentários - Algumas listagens combinam os peque-nos quadrados a serem preenchidos com ‘V’ ou com‘X’ com um espaço para comentários que podem seracrescentados, por exemplo, sempre que um proble-ma for identificado.

• Comentários apenas Também é possível se ter listagensonde sempre deve haver um comentário para cadarequisito. Esse tipo de listagem toma muito maistempo para ser preenchida, mas oferece bem maisinformações tanto no curto prazo, para o administra-dor do grupo, e como registro histórico no longo pra-zo. Você terá que decidir qual é o sistema mais apro-priado para seu grupo porém, como regra geral, os‘quadradinhos com espaço para comentários’ é pro-vavelmente o melhor compromisso.

Permite um preenchimento rápido quando existeconformidade normal, mas incorpora informaçõesadicioanais na forma de comentários sempre que isso forútil. Um esquema de listagem para inspeção prévia (GS008) é apresentado na publicação complementar a esta,de título Group Certification for Forests: ModelDocuments (Certificação Florestal em Grupo: Modelosde Documentos) disponível na página webwww.proforest.net (acesse “Publications”).

Caixa de texto 2.5 A listagem da inspeção prévia

21


aceito no grupo. É importante que esta decisão sejadocumentada formalmente, comunicada ao candidatoe registrada nos arquivos do quadro de associados.Existem várias maneiras de se fazer isso, por exemplo:

• Administrador do grupo assina e data a listagemda inspeção prévia para confirmar que o novo mem-bro foi aceito. Essa listagem é colocada no arqui-vo do quadro de associados e uma carta é enviadaao novo membro.

• Se o candidato já tiver assinado o formulário deadesão, esse documento é então endossado e data-do pelo administrador do grupo para confirmar queo candidato foi aceito. Uma cópia é colocada noarquivo do quadro de associados e outra enviadaao novo membro.

• Uma carta, assinada pelo administrador do grupo,é enviada ao candidato confirmando sua aceitaçãocomo membro do grupo e uma cópia colocada noarquivo do quadro de associados.

Se até este ponto nenhum documento solicitandoadesão tiver sido assinado (V. Seção 2.5.1.2), então ocandidato agora tem que assiná-lo antes de serformalmente admitido como membro do grupo.

2.5.1.4 Suporte administrativo aos novos membros

Finalmente, o administrador do grupo precisa garantirque todos os detalhes administrativos do processo deaceitação do novo membro sejam cumpridosadequadamente. Isso deveria incluir:

• Abertura de uma pasta no quadro de associados, ondedevem ser arquivados todos os documentos do novomembro tais como: formulário de adesão, listagensda inspeção prévia, confirmação de aceitação e qual-quer outra correspondência considerada relevante (V.Seção 2.9.2.1).

• Inclusão do novo membro na lista de membros, quedeve ser enviada periodicamente ao certificador (V.Seção 2.9.2.2).

• Inclusão do novo membro no plano de monitoramento,para garantir que seu nome vai constar das visitasregulares de monitoramento (V. Seção 2.8.1.2).

• Inclusão do novo membro em todas as malas diretase listas contendo informações sobre o grupo (V. Se-ção 2.10.2).

• Se for o caso, emitir uma fatura em nome do novomembro para cobrança das taxas de adesão ouquaisquer outras taxas cobradas pelo grupo;

• Se for 0 caso, informar aos demais membros dogrupo sobre a chegada do novo membro ao quadrode associados (V. Seção 2.10.2).

2.5.2 Deixando o grupo

Uma das principais características do manejo florestalé que essa é uma atividade de longo prazo. Acertificação exige que o manejo florestal cumpra comtodos os padrões durante todo o ciclo produtivo, desdeo cultivo inicial até a exploração final. Por essa razão,as organizações certificadoras esperam que osmembros de um esquema de certificação em grupo seintegrem a ele com objetivos de longo prazo, e nãoapenas durante um período curto de tempo.

Qualquer esquema de certificação em grupo, onde osmembros regularmente o deixam tão logo consigamvender seus produtos, corre um grande risco de perderseu certificado. Portanto, os administradores de grupotêm que ter certeza que seus membros estão plena-mente comprometidos em permanecer no grupo emanejar suas florestas no longo prazo de acordo como estabelecido nos padrões.

Contudo, sempre vão existir situações em que umdeterminado membro precisa deixar o grupo poralguma razão particular. Por exemplo, uma área defloresta pode ser vendida ou sujeita a um processo dedesapropriação para dar lugar a obras de infra-estrutura, como por exemplo estradas, aeroportos etc.Prevendo esses casos, é importante se dispor de umconjunto de regras especificando quando e como osmembros podem sair do esquema de certificação emgrupo. Tais regras têm que ser claramente explicitadasnos documentos entregues ao candidato junto com oformulário solicitando adesão ao grupo.

Exemplos desses casos incluem:

• Venda da floresta - Quando alguém é forçado avender sua floresta, particularmente um pequenoproprietário, pode ser impossível garantir a conti-nuidade de sua permanência no grupo. Contudo,os administradores envolvidos na montagem deesquemas voltados ao manejo de florestas comer-ciais poderiam considerar a inclusão de um requi-sito que torna a continuidade da ligação com o es-quema de certificação em grupo uma exigênciacontratual, no caso da floresta ser vendida a ter-ceiros.

• Desapropriação da área florestal - Ocasional-mente os proprietários florestais são obrigados ase desfazer de uma área, normalmente paraentregá-la ao poder público para fins de constru-ção de obras de infra-estrutura, como uma novaestrada. Nestes casos, a permanência da florestacomo parte do esquema de certificação em grupo éobviamente inexeqüível.

22


• Falta de venda do produto certificado - Algumasvezes as expectativas de mercado para produtos cer-tificados não se concretizam na prática. Portanto,depois de alguns anos em que o produto certificadonão teve saída, o responsável pelo manejo florestalpode continuar comprometido com o bom manejo,mas não tem como justificar as despesas relaciona-das com sua afiliação ao grupo.

• Fogo, furacões e outros desastres naturais - Áreas deflorestas estão sujeitas ocasionalmente à destruiçãopor eventos como fogo, tempestades, inundações outerremotos. Para pequenos proprietários florestais,as conseqüências desses eventos podem ser devasta-doras, podendo impedir a continuidade do manejo.

Por outro lado, analogamente ao mencionado no casode venda da floresta, é de se esperar que os adminis-tradores de florestas comerciais de grande porte con-tem com planos de contingência para enfrentar estetipo de situação e continuar fazendo parte do esque-ma de certificação em grupo.

• Outras situações - Podem existir outras situaçõesparticularmente relevantes ao seu grupo e que de-veriam ser aqui incluídas. É importante definirclaramente quais são as razões que justificam essainclusão para que a organização certificadora pos-sa avaliar se são ou não adequadas.

Provavelmente é uma boa idéia começar mostrando queos membros somente deveriam aderir ao grupo setiverem certeza de que não sairão dele de formainesperada salvo em condições muito específicas. Depoisdisso, faça um resumo das condições sob as quais a saídado grupo é aceitável, e com as quais o candidatoconcorda no momento em que adere ao grupo.

Finalmente, explicite claramente os procedimentos queos membros têm que obedecer se quiserem deixar ogrupo.

• Notificação formal - O membro tem que informaro administrador do grupo por escrito que ele estádeixando o grupo e porque essa decisão se tornounecessária. Essa comunicação é importante paragarantir que o administrador do grupo mantenharegistros adequados de cada caso.

• Monitoramento contínuo - Tem que haver um com-promisso por parte dos membros do grupo garantin-do que, mesmo após deixarem o esquema decertificação em grupo, vão permitir por um prazo deaté cinco anos que a organização certificadora ou oFSC tenham acesso à floresta sempre que possível.

As regras para um membro deixar o grupo tem queser claramente explicitadas ou referenciadas no termo

de adesão. Também é útil se ter um procedimentopara descrever em detalhe o processo a ser seguidoobrigatoriamente.

2.5.3 Expulsão do grupo

Como já foi mencionado, a continuidade da certificaçãode um esquema de grupo depende do atendimento dosrequisitos do grupo por todos os seus membros. Se umdos membro não cumprir com esses requisitos e nãoestiver preparado para tomar as medidas necessáriaspara fazê-lo, então o certificado do grupo fica ameaçadoe esse membro tem que ser expulso.

Como essa decisão pode ter sérias conseqüências legaise financeiras, é importante se desenvolver comantecedência um sistema pelo qual os candidatos possamser devidamente informados das circunstâncias quejustificam um processo de expulsão e aceitá-las comoparte integrante das condições de sua adesão ao grupo(V. Seção 2.5.1.2)

Também é útil se dispor de um procedimento formalque descreva o processo a ser seguido na hipótese de sernecessário expulsar um membro. A existência de umprocedimento formal por escrito tem duas finalidades:

• Pode ser entregue aos membros para assegurarque não vai haver discordância quando o proces-so for adotado, e

• Ajuda lembrar e confirmar ao administrador dogrupo de como o processo de expulsão deve serlevado a cabo, pois normalmente esse evento éextremamente raro.

O processo de expulsão tem que incluir:

• Detalhes sobre as circunstâncias sob as quais ummembro pode ser expulso;

• A forma segundo a qual o membro vai ser informa-do de seus problemas antes da expulsão;

• Tempo no qual o membro pode apelar contra a de-cisão de expulsão e a maneira como as apelaçõesserão encaminhadas.

2.5.3.1 Circunstâncias para a expulsão

Existem várias razões que podem justificar a expulsãode um membro do grupo:

• Um membro foi informado que, de acordo com asinformações colhidas na visita de monitoramento,não estava cumprindo com os requisitos do grupo(Vide Seção 2.8) e não tomou as medidas correti-vas necessárias no prazo estipulado.

23


• Chegou-se à conclusão de que um membro está emclara violação das regras do grupo (por exemplo,executou o corte raso em toda sua floresta);

• Um membro tem deixado de pagar as taxas do gru-po, mesmo depois de repetidas cobranças.

Você vai precisar decidir quais são as circunstânciasapropriadas para seu esquema de certificação emgrupo, mas todos os esquemas tem que incluir provisõespara expulsão quando seus membros não tomarem asdevidas ações para cumprir com os padrões.

2.5.3.2 Informando aos membro de seusproblemas antes da expulsão

É muito importante se dispor de um sistema formalpara comunicar aos membros que existem problemas,para que tenham oportunidade de tentar superá-losantes que se levante a possibilidade de expulsão.

A maneira mais comum de se fazer isso é por meio decomunicação escrita ou advertências oficiais. Estasdevem especificar claramente qual é o problema e queprazo está sendo concedido ao membro para superá-lo.

Outra vez, o procedimento exato vai depender de suascircunstâncias, mas em geral um procedimento razoávelé primeiramente enviar uma carta ao membroinformando-o do problema imediatamente após suaidentificação.

Se o problema persistir, seguirá uma segunda cartachamando a atenção do membro sobre a urgência desuas providências e avisando-o da possibilidade deexpulsão.

Todas as cartas deste tipo deveriam:

• Explicar claramente qual é o problema;

• Fornecer o prazo no qual o problema tem que sersuperado;

• Explicar como o administrador do grupo vai veri-ficar se o problema foi resolvido;

• Sugerir que o membro entre em contato com o ad-ministrador do grupo (ou outra pessoa) para discu-tir o problema caso achem isso necessário;

• Ser claramente datadas e assinadas;

• Ter uma cópia arquivada na pasta do quadro deassociados.

Se a comunicação por escrito com os membros nãofor apropriada ao seu grupo, haverá necessidade de

alguém visitar o membro em vias de expulsão eexplicar a ele o que está acontecendo.

Novamente, deve haver um resumo do que foi discutidoe documentação comprovando que a visita foi feita,ambos a serem arquivados na pasta do membro.

2.5.3.3 Informando ao grupo da expulsão

Se as questões levantadas permanecerem sem solução,ou se o membro infringiu as regras do grupo de maneirairreversível, então o processo completo de expulsãotem que ser iniciado.

Toda a comunicação sobre a expulsão deveria ser bemformal. Se você pode se comunicar por escrito comos membros de seu grupo, deverá enviar-lhes uma cartainformando que o processo de expulsão teve início.

Essa carta deveria ser acompanhada de uma cópia doprocedimento de expulsão ou, caso os membros játenham uma cópia, de uma nota lembrando que esseprocedimento existe e está em vigor. A carta deveriatambém chamar a atenção do membro para osseguintes pontos:

• Ele já não pode declarar que sua floresta está certi-ficada ou vender seus produtos como certificados;

• Ele tem o direito de apelar dessa decisão e para issodispõe de um prazo determinado (V. Seção 2.5.3.4).

Uma cópia dessa carta tem que ser guardada na pastado membro. Se for caso, outros membros do grupodeveriam ser informados da expulsão. Quando acomunicação no grupo for verbal, a expulsão deve serrealizada por meio de uma visita ao membro.

Pode ser uma boa idéia levar duas pessoas nessa visita,de forma que uma dá apoio à outra pois essa pode seruma tarefa difícil.

Outra vez, se for usada comunicação verbal, é ainda muitoimportante que seja feito um relatório por escrito da visita,a ser arquivado na pasta do membro, resumindo o que foidiscutido. Se um pedido de apelação não for recebido noprazo estipulado, uma carta deverá ser enviada ao membroconfirmando sua expulsão.

2.5.3.4 Apelando contra a expulsão

Deve haver um processo disponível para permitir aosmembros apelar contra uma decisão de expulsá-los.Nesta questão existem dois aspectos importantes:prazo e processo.É importante que sejam colocadosprazos em todos os estágios do processo de apelação,de forma que fique claro, tanto para o membro comopara o administrador do grupo, o que vai acontecer equando. Todos esses prazos tem que estar claramentedescritos no procedimento de expulsão.

24


Os prazos chave são:

• Um prazo definido dentro do qual a intençãode apelar tem que ser manifestada - Usualmen-te esse prazo é de no mínimo uma semana, poden-do chegar até um mês.

• Um prazo definido dentro do qual o processode apelação é colocado em andamento - Esteprazo vai depender de quem trata das apelações noseu esquema. Contudo, quanto mais rápido me-lhor, pois possivelmente vai ser um período de cons-trangimento para todos os envolvidos.

• Um prazo máximo entre o início do processode apelação e a decisão final - Outra vez, esseprazo vai depender da organização que trata dasapelações, mas deveria ser o mais curto possível.

O processo para o encaminhamento das apelaçõesdever ser claro, justo e o mais transparente possível.Uma das formas mais comuns e eficazes de se lidarcom apelações é através de uma comissão ou painelde apelações.

As pessoas que integram a comissão de apelaçõespodem variar conforme o tipo de organização queadministra o grupo e a abordagem escolhida pelo grupopara tratar o assunto.

Contudo, para garantir imparcialidade, a comissãode apelações deve ser formada por pessoas que nãoestão envolvidas no dia-a-dia da administração dogrupo, e que não estão de nenhuma forma envolvidascom a decisão de expulsar o membro.

2.5.3.5 Exemplos de pessoas que podem serselecionadas para integrar a comissão de apelações

• Quando o administrador do grupo é parte de umaorganização maior, por exemplo uma empresa degrande porte, uma grande associação, um grupocomunitário ou uma ONG, pode ser possível esco-lher pessoas da própria organização, que não este-jam diretamente envolvidas com o esquema do gru-po, para formar a comissão de apelações.

• A comissão de apelações pode ser formada por ou-tros membros do grupo, escolhidas ao acaso ou (maiscomumente) eleita pelo quadro de associados.

• Alguns grupos têm comissão de apelações forma-da por pessoas de fora, especialmente convidadaspara essa finalidade. Essas pessoas podem incluirlíderes das comunidades locais, o padre ou o pro-fessor do lugar, representantes da universidade, umadvogado ou qualquer outra pessoa adequada.

Em alguns casos pode ser conveniente se ter umacomposição mista – por exemplo, uma comissão comum representante da empresa que administra o grupo,um advogado e mais dois membros eleitos dentre osassociados do esquema de grupo. Além de incluir umespecialista, isso garante que todas as partesinteressadas estão representadas.

Além de decidir quem deve ser representado, você teráque decidir quantas pessoas deveriam estar nacomissão. Usualmente deveria haver pelo menos trêspara garantir que duas pessoas têm que estar de acordoantes de se chegar a qualquer decisão.

Também é comum não se ter muito mais que cincopessoas, pois a melhoria eventual do desempenho dacomissão não justificaria os custos adicionais e a buro-cracia associados com um número maior de pessoas.

Você vai ter que achar a alternativa mais apropriadapara seu grupo e assegurar que tudo fique claramentedescrito na documentação a ser entregue aos futurosmembros do grupo. Dessa forma, os candidatossaberão desde o começo qual vai ser o procedimento econcordarão em seguí-lo como parte de suas obrigaçõescomo participantes do grupo.

A composição da comissão de apelações de cada umdos três modelos de grupo é apresentada no estudo decaso da caixa de texto 2.6.

Um exemplo de procedimento para expulsão de ummembro de um grupo (P-004) é apresentado napublicação complementar a esta, de título: GroupCertification for Forests: Model Documents(Certificação Florestal em Grupo: Modelos deDocumentos) disponível na página webwww.proforest.net (acesse “Publications”)

2.6 Consultas

Um das exigências do FSC é que as organizaçõescertificadas devem manter consultas com ascomunidades locais e com outras partes interessadas(‘stakeholders’) como parte tanto do seu sistema demanejo como do processo de certificação.

2.6.1 Consultas como parte do manejo

A idéia de que as consultas são uma parte importantedo bom manejo florestal é relativamente nova e algunsresponsáveis pelo manejo têm dificuldade em aceitá-la. Contudo, a experiência tem mostrado que quasesempre trazem resultados positivos, como melhoresrelações com os vizinhos e as comunidades locais.

Existem diversas maneiras de como se realizar asconsultas. Num extremo da escala podemos imaginarum processo muito formal, com muitas reuniões,

25


comissões assessoras e respectivas atas, e no outro,estaria uma simples conversa entre o responsável pelomanejo florestal e um vizinho, separados por uma cercaou num bar local.

O nível adequado das consultas para sua reunião erespectivos membros vai depender do tamanho do grupo,tamanho e importância das suas florestas e o contextosócio-econômico no qual seu grupo está trabalhando.Os padrões do FSC incluem alguns requisitos específicoscom relação a consultas e divulgação de informação aopúblico.

Dentre outros, merecem destaque os seguintes:

• Consultas permanentes e interação contínua com as di-versas partes interessadas (V. caixa de texto 2.7);

• Divulgação pública do resumo do plano de manejo;

• Divulgação pública do resumo dos dados demonitoramento.

Por outro lado, existem dois níveis de consultas a seremconsiderados:

• Consultas a cargo do administrador do grupo;

• Consultas a cargo dos membros.

De uma forma geral, o administrador do grupo deveriaestar envolvido nas consultas de nível mais alto comrepresentantes das partes interessadas em nível local,regional ou mesmo nacional, enquanto que as consultascom os vizinhos mais próximos ficariam a cargo decada um dos membros do grupo.

O administrador do grupo possivelmente vai se envolverna discussão de políticas e princípios gerais, enquantoque cada membro estaria mais adequadamente voltadopara questões específicas do manejo de sua própriafloresta.

Existe uma gama de níveis de consulta

• Consulta com os vizinhos mais próximos - Emquase todas as situações, é importante para os pro-prietários florestais e responsáveis pelo manejo man-ter um diálogo com os vizinhos mais próximos, emparticular com aqueles que podem diretamente serafetados pelas operações florestais, ou por que vi-vem nas redondezas ou porque são proprietários dasflorestas adjacentes.

Este tipo de consulta pode ser informal se continuarfuncionando bem.

Mas se não estiver funcionando, será necessárioformalizá-la, como por exemplo introduzindo comorequisito do grupo a necessidade do administradordo grupo de:

- Identificar e listar ou mapear os vizinhos maispróximos, assim considerados aqueles que vivemou têm florestas nas terras adjacente às florestasmanejadas pelo grupo;

- Informar com antecedência esses vizinhos a res-peito de qualquer operação importante, seja pormeio de uma visita, carta ou qualquer outra formaconveniente (por exemplo, se a floresta estiver lo-calizada ao lado de uma comunidade maior e for

Estudo de caso caixa de texto 2.6Comissão de Apelações para os três Grupos Modelo

Grupo modelo 1A comissão de apelações é constituída de três pessoas:

• O chefe da ONG que está financiando o esque-ma de grupo;

• O padre local;

• Um engenheiro florestal senior de uma em-presa florestal local de grande porte para darapoio técnico.

Grupo modelo 2O grupo decidiu usar os serviços da AssociaçãoNacional de Engenheiros Florestais (ANEF) efirmou um acordo com essa organização, cujacópia é fornecida a cada membro do grupo.

A comissão da ANEF é formada por dois membrosda associação mais o atual presidente.

Grupo modelo 3A comissão de apelações é formada de cincopessoas:

• Dois funcionários senior da associação que ad-ministra o grupo; e

• Três outros participantes eleitos dentro os mem-bros do esquema de grupo.

Líderes das comunidades locais, o padre ou professordo lugar, representantes da universidade, um advogadoou qualquer outra pessoa adequada.

• Algumas vezes as associações de engenheirosflorestais colocam este tipo de comissão à dis-posição de seus associados.

26


usada com freqüência por seus moradores, um avisona entrada da floresta poder ser mais adequado).

- Responder de maneira construtiva às questões le-vantadas pelos vizinhos.

• Consultas com representantes das comunida-des locais e de partes interessadas Para flores-tas de tamanho médio e grande, ou para os admi-nistradores de grupo, muitas vezes é conveniente arealização de consultas com uma série de pessoasou grupos, tanto em nível local como regional ounacional.

Para garantir que isso aconteça, é útil:

- Desenvolver e manter uma lista de pessoas eorganizações que são as principais partes interes-sadas e os respectivos endereços de contato – é alista de contato;

- Desenvolver uma maneira de manter comunica-ções periódicas com esses grupos. Isso pode in-cluir um boletim anual, informativos de atualiza-ção ou reuniões regulares.

É uma boa idéia discutir com as partes interessa-das qual o método de comunicação que acham maisconveniente;

- Desenvolver e implementar um procedimento paragarantir que todas as questões levantadas pelas par-tes interessadas sejam tratadas de uma forma cons-trutiva e que todos os problemas sejam resolvidos.

Os registros de tais consultas, na forma de atas ecorrespondências, devem ser devidamente mantidosnos arquivos do grupo.

Quando são levantadas questões pelas partesinteressadas como resultado das consultas, é muitoimportante que o responsável pelo manejo ou o

Existem várias palavras diferentes para designar aspessoas e organizações com as quais as organizaçõescertificadoras e os responsáveis pelo manejo tem quemanter consultas, as mais comuns sendo ‘stakeholders’ou partes interessadas.

Embora algumas pessoas atribuam sinificadosligeiramente diferentes a uma e outra palavra, naprática existe tanta variação na maneira como sãousadas que para todos os efeitos podem serconsideradas como sinônimas. A dificuldade está emse decidir quem são eles., quem são os ‘stakeholders’e as partes interessadas. Essa dificuldade se deve àinterpretação dada pela definição mais comum paraesses dois termos que é a seguinte: ‘pessoas que sãoafetadas ou que têm interesse no manejo florestal’.

A primeira parte da definição é relativamente simplese direta. Qualquer pessoa afetada pelo manejo florestalé um ‘stakeholder’ ou uma parte interessada. Issoinclui os proprietários, os empregados, as pessoas quevivem no entorno da floresta, e assim por diante.

Contudo, a definição continua para incluir todosaqueles que têm algum interesse no manejo da floresta.A maior parte das divergências quanto à interpretaçãodesses termos se origina da tentativa de se definirquem ‘tem um interesse.’ A maneira mais fácil de sefazer isso é deixar que essas pessoas ou grupos dêema sua própria definição. Nesse caso, qualquer um queexpressar um interesse no manejo florestal passa aser um ‘stakeholder’ ou uma parte interessada.

Caixa de texto 2.7 Partes interessadas e ‘stakeholders’

Mas isso não é prático por duas razões: a) pode setornar muito caro tentar entrar em contato com todosque possam imaginar ‘ter um interesse’ no manejoflorestal. Para superar esse impasse, tente ser realistaem considerar quem realmente são as partes interessa-das chave e entre em contato com eles, mas se mantenhaaberto aos demais caso que venham lhe procurar.

Muitas vezes é difícil conciliar as divergênciasapresentadas pelas diferentes partes interessadas.Existe uma literatura abundante a respetio de comotratar esta situação – se isso lhe acontecer, comunique-se com o FSC ou com seu certificador sobre o que fazer.

Finalmente, ao considerar quem são as partesinteressadas relevantes para voce e os membros do seugrupo, você deveria considerar a inclusão de:

• Qualquer pessoa vivendo na floresta;• Qualquer pessoa trabalhando na floresta;• Qualquer pessoa que use a floresta ( ex. caça,

pesca, coleta de lenha e alimentos, recreação);• Vizinhos;• Governo;• Comunidades locais e grupos comunitários;• ONGs de caráter social e ambiental;• Professores e pesquisadores;• Outros proprietários florestais;• A indústria local de produtos florestais qual-

quer outra pessoa afetada pelo manejo flores-tal ou que tenha interesse nele.

27


administrador do grupo tente resolvê-las e que umregistro das providências tomadas seja mantido emarquivo. Os padrões do FSC são muito claros quantoà necessidade dos responsáveis pelo manejo emresponder construtivamente às partes interessadas.

Se o seu grupo ou qualquer membro do grupo enfrentaproblemas graves com as partes interessadas externas,então você pode ter que investir tempo e energiaconsideráveis na solução desses problemas. Issonormalmente terá que ser feito antes da certificação(ou antes da admissão ao grupo certificado), pois aexistência de pendências significativas pode prejudicara concessão do certificado.***

2.6.2 Consultas exigidas para a certificação

O principal requisito para a própria certificação é queo grupo torne pública sua intenção de buscarcertificação. Isso também vai ser feito pelaorganização certificadora que vai realizar seu próprioprocesso de consultas (V. Seção 5.1.4), embora asconsultas feitas pelo certificador não sejam umsubstituto para as consultas a cargo da administraçãodo grupo e de seus membros.

A maneira que você vai escolher para notificar aspartes interessadas de sua intenção de buscarcertificação vai depender tanto do tipo de grupo sobsua administração como do nível de interação que vocêjá mantém com elas. Algumas maneiras para osadministradores de grupo tornarem pública suaintenção de buscar a certificação incluem:

• Envio de cartas a todos os grupos com os quais mantêmcontato (ou seja, todos de sua lista de contato);

• Colocação de anúncio em um ou mais jornais lo-cais ou outros meios de comunicação;

• Colocação de uma nota informativa no quadro deavisos da comunidade local;

• Fazer uma declaração numa reunião pública.

Além de encontrar um meio para anunciar seu planode buscar certificação, os administradores de grupoprecisam também achar uma maneira de suprir aspartes interessadas com informações atualizadas sobreo quadro de associados do grupo. Isso pode ser feitopor meio de uma página Web atualizadaperiodicamente, ou de uma lista impressa também comatualizações periódicas.

Os membros do grupo deveriam informar seus vizinhosou comunidades locais sobre os planos paracertificação ou, se estão aderindo a um grupo que jáse acha certificado, seus planos de aderir a esse grupo.Eles têm que proceder dessa forma, a menos que as

consultas a cargo da administração do grupo incluamo fornecimento de informação nesse nível local. Esteé, muitas vezes, o caso dos esquemas de certificaçãoem grupo organizados pelas comunidades locais.

2.7 Reclamações

Os padrões exigem um ‘mecanismo apropriado’ pararesolver reclamações e queixas. Dessa forma, todosos esquemas de certificação em grupo têm que ter umsistema para tratar as reclamações de uma maneiraeficiente e construtiva.

As reclamações podem ser de dois tipos:

• As provenientes das partes interessadas, cujo obje-to são os membros do grupo ou a forma como sãomanejadas suas florestas;

• As provenientes dos membros do grupo ou das par-tes interessadas, cujo objeto é administração dogrupo ou como o grupo é administrado.

Qualquer que seja o tipo de reclamação, assim que forrecebida tem que ser registrada e encaminhada àpessoa responsável por garantir que todas reclamaçõessejam analisadas.

É uma boa idéia se ter uma carta padrão que resumao procedimento sobre reclamações para ser enviada aqualquer pessoa que deseje fazer uma reclamação.Essa carta deve explicar em detalhe os seguintespontos:

• Como a reclamação vai ser analisada;

• Quem é o responsável por essa análise;

• Qual o prazo esperado para se obter uma resposta;

• Quais ações subsequentes podem ser tomadas emcaso da resposta não ser satisfatória;

• A pessoa ou pessoas mais adequadas para tratardas reclamações vai depender se a reclamação éfeita contra a administração do grupo ou contraum membro do grupo.

• Reclamações contra um membro do grupo - Umareclamação deste tipo deveria ser inicialmente tra-tada pela administração do grupo. A reclamaçãotem que ser investigada e, se for caso, providênci-as tomadas para sanar o problema. O resultado dainvestigação pode ser levado ao conhecimento doreclamante. Se o reclamante ou o membro do gru-po em questão não se sentirem satisfeitos com oresultado, deveria ser possível o encaminhamentode um pedido de apelação. Para isso é necessário

28


se dispor de uma comissão de apelações, o que podeser facilmente conseguido usando os mesmos proce-dimentos indicados no caso das apelações referentesà expulsão de membros do grupo (V. Seção 2.5.3.4).

• Reclamações contra administração do grupoNormalmente, seria inadequado para a administra-ção do grupo investigar uma reclamação contra elaprópria. Em vez disso, a reclamação deve ser trata-da pela comissão de apelações como já discutido aci-ma. Uma exceção a essa regra pode se dar no casoem que a estrutura da administração do grupo é bas-tante grande e a reclamação é contra uma pessoa oudepartamento específico, de forma que a investiga-ção poderia ficar a cargo de um administrador maissênior. Neste caso, deveria ser possível ao recla-mante submeter um pedido de revisão à comissão deapelações se não ficar satisfeito com o resultado.

Qualquer que seja o tipo de reclamação recebida, émuito importante garantir que o processo de seuencaminhamento e análise esteja bem documentado eos respectivos documentos de fácil acesso. Deveriaexistir um registro central para todas as reclamaçõesque mostre claramente que elas foram recebidas, quemse encarregou delas, quando foram resolvidas e ondea informação completa sobre cada uma delas podeser encontrada.

Alguns administradores de grupo preferem mantertodos os documentos relativos a uma determinadareclamação num arquivo central de reclamações.Outros optam por arquivar as reclamações relativas acada membro na respectiva pasta do arquivo do quadrode associados.

Um exemplo de um registro de reclamações (GS 013)é apresentado na publicação complementar a esta, detítulo Group Certification for Forests: ModelDocuments (Certificação Florestal em Grupo : Modelosde Documen-tos) disponível na página webwww.proforest.net (acesse “Publications”).

2.8. Monitorando os membros do grupo

Uma das tarefas permanentes do administrador dogrupo é garantir que o manejo florestal de todos osmembro do grupo é monitorado periodicamente paraverificar se continua a cumprir com os requisitos dogrupo e dos padrões.

Portanto, a montagem e a condução de um programade monitoramento vai ser uma das principais tarefasda administração do grupo.

Isso inclui:

• Desenvolvimento de programa de monitoramento;

• Desenvolvimento de listagem de monitoramento;

• Montagem de um mecanismo de preparação de rela-tórios de campo e respectiva retroalimentação(feedback) usando a figura de Requisições de AçãoCorretiva (Corrective Actions Requests - CAR) ououtra equivalente;

• Desenvolvimento de uma estratégia de amostragem,quando necessário; e

• Garantia de práticas de manutenção de registros.

2.8.1 Desenvolvimento de um programa demonitoramento

Montando o programa de monitoramento, as duasprimeiras perguntas a serem feitas são:

a) Quem vai realizar o monitoramento?, e

b) Quando vai ser feito?

2.8.1.1 A equipe de monitoramento

O monitoramento pode ser realizado por várias pessoasde diferentes tipos. será adequado que a mesma pessoa,ou pessoas, que fizeram a inspeção prévia à admissãodo membro ao grupo se encarreguem do monitoramento.Algumas opções são apresentadas na caixa de texto 2.1,mas você pode decidir usar alguém diferente.

Qualquer que seja as pessoas que você escolher, é muitoimportante que sejam o mais independente possíveldo membro que vão monitorar, de forma a se garantiruma opinião objetiva e imparcial.

Também é muito importante que elas recebam treina-mento sobre como o monitoramento exigido pelospadrões do grupo e da organização certificadora. Esseassunto é discutido com mais detalhe na Seção 2.10.

2.8.1.2 Cronograma do monitoramento

Após a equipe de monitoramento ter sido identificada, éimportante preparar um cronograma do monitoramento.Esse cronograma deve ser baseado na lista maisatualizada de membros, e os novos membros devem serincluídos nesse cronograma assim que sua admissão foraprovada. Para a maior parte dos grupos, o objetivo domonitoramento deveria ser assegurar que cada membroseja visitado pelo menos uma vez por ano.

Pode haver algumas exceções a essa regra (por exemplo,grupos com um número muito grande de pequenosproprietários, ou grupos com muitos membros em cujasflorestas nada é feito durante anos seguidos) e, nesse caso,pode-se usar a técnica de amostragem. Amostragem édiscutida na Seção 2.8.4.

29


É importante que se designe uma determinada pessoadentro da administração do grupo como a responsávelpelo planejamento do cronograma do monitoramentoe pelo seu fiel cumprimento.

É uma boa idéia planejar antecipadamente quandocada visita vai ser feita. Normalmente isso é feitoinicialmente com a previsão de quais membros vãoser visitados em cada mês ou cada trimestre. Issodará uma idéia do número aproximado de dias queserão necessários para realizar o monitoramento emcada período. Esta informação deveria ser discutidacom as equipes encarregadas do monitoramento parase garantir que elas dispõem de recursos adequadospara executar o monitoramento como planejado. Sea produção das florestas manejadas por seus membrosvaria ao longo do ano, então é importante variar aépoca do ano em que são realizadas as visitas, paraassegurar que toda a gama de operações florestaisseja devidamente verificada.

Se as florestas do seu grupo estiverem distribuídasnuma área muito extensa, é uma boa idéia planejar omonitoramento de forma que, sempre que possível,todos os membros a serem visitados numa determinadaregião sejam visitados na mesma época, de forma areduzir o tempo de deslocamento e tornar o processode monitoramento mais eficiente.

A programação pode ser preparada com mais detalhesquando se aproximar o tempo dessas visitas,informando-se os membros das datas exatas em queserão visitados. Isso não deve ser feito com muitaantecedência – o normal é avisá-los não mais do queduas ou três semanas antes para que não tenham umtempo muito longo para se preparar para a visita.

2.8.2 A listagem do monitoramento

A finalidade da visita de monitoramento é confirmarque o membro visitado continua cumprindo com todosos requisitos do grupo.

Para que esse objetivo seja alcançado, é necessárioexaminar questões específicas, como aspectoslevantados nas visitas anteriores, interação com partesinteressadas ou com outros membros, e tambémaquelas relacionadas com os requisitos do grupo deforma geral para garantir que estão sendo devidamentecumpridos. Há várias maneiras de se documentar aimplementação e os resultados de uma visita demonitoramento, mas como no caso das inspeçõesprévias, o método mais eficaz é usualmente baseadono uso de uma listagem (checklist).

Essa listagem deve incluir todos os aspectos do manejodo membro do grupo visitado que têm que serverificados durante a visita. Deve também proverespaço suficiente para registrar os comentários e

conclusões da pessoa que está conduzindo omonitoramento. Dessa forma, serve ao mesmo tempocomo uma ferramenta de planejamento, uma aidememoire durante a visita e um registro provando que avisita foi realizada.

O conteúdo exato da listagem de monitoramento vaidepender da maneira como o administrador do grupointerpretou os padrões para transformá-los nosrequisitos do grupo (V. Seção 2.4 acima). Contudo,provavelmente será muito parecido com as listagensda inspeção prévia (V. Seção 2.5.1.3) e deve incluirbasicamente o seguinte:

• Informações administrativas - Tais como o nome domembro e o nome/localização da floresta, a pessoaque realiza a visita de monitoramento e a data dessavisita.

• Informações específicas da visita anterior que ne-cessitam de acompanhamento - Se qualquer pro-blema foi detectado nas visitas anteriores (V. Se-ção 2.8.3 abaixo) e foram tomadas medidas paracorrigi-lo, é preciso verificar se foi resolvido ounão. Deve haver uma nota chamando a atenção dapessoa encarregada da visita sobre isso.

• Qualquer mudança informada pelo membro e quenecessita ser verificada - Por ex.: as operações exe-cutadas, novos plantios, corte de madeira etc.

• Requisitos do grupo - Finalmente, a listagem deveincluir os requisitos do grupo, de maneira que apessoa encarregada do monitoramento possa veri-ficar se continuam sendo cumpridos.

2.8.3 Processo da Solicitação de Ação Corretiva

Se durante a visita de monitoramento for verificadoque o membro objeto da inspeção não está cumprindoos requisitos do grupo, deve-se dispor de um sistemapara informá-lo da inconformidade, exigir que sejamtomadas ações adequadas e garantir a solução doproblema. A maneira mais comum de se fazer isso éatravés do processo de Requisição de Ação Corretiva(CAR). Outros nomes também são usados, mas usual-mente o sistema contém os mesmos elementos básicos:

• Um processo formal para registrar e comunicarque um problema foi identificado e tem que serresolvido. Isso é feito por meio do formulário CAR;

• Um sistema dentro da estrutura de administraçãodo grupo para registrar todas as CARs levantadase acompanhar seu andamento de forma a garantirque são resolvidas dentro do prazo estabelecido;

• Um processo para confirmar que o problema foiresolvido – ‘fechamento da CAR’.

30


2.8.3.1 Levantando uma CAR

Sempre que um problema for identificado durante umavisita de monitoramento onde um membro não cumpreos requisitos do esquema de certificação em grupo,portanto, não cumpre os padrões, uma CAR deve serlevantada. Como seu próprio nome indica, uma CARé uma requisição formal a um membro para que tomeações para resolver um problema identificado noâmbito de suas atividades como produtor florestalcertificado. Isso é usualmente feito pela utilizaçãode um documento padrão chamado ‘formulário deRequisição de Ação Corretiva’.

As seções normalmente incluídas num formulário CARestão apresentadas na caixa de texto 2.8. Um exemplode formulário CAR é apresentado na publicaçãocomplementar a esta, de título Group Certificationfor Forests: Model Documents (Certificação Florestalem Grupo: Modelos de Documentos) disponível napágina web www.proforest.net (acesse “Publications”).

Cada problema deve ser registrado em um formulárioCAR separado. Ao final da visita de monitoramento,todas as CARs levantadas devem ser discutidas com omembro do grupo para assegurar que ele entendeexatamente qual é o problema e, se possível, já irpensando como vai resolvê-lo. Alguns formuláriosCAR têm espaço para o membro colocar sua assinaturapara confirmar que entenderam a questão levantada.

É também muito importante se acordar quanto aoprazo em que o problema identificado na CAR vai serresolvido. Esse prazo pode variar mas uma regra geralé que, quanto mais grave o problema, menor é o prazoconcedido.

Portanto, se existe uma clara inconformidade emrelação aos padrões, normalmente o prazo é pequeno,como de quatro a seis semanas para se tomar as açõescorretivas. Se o problema não é tão sério, o prazopode ser maior. Em alguns casos pode ser adequadose dar seis meses ou um ano, particularmente se aatividade florestal for cíclica e nenhuma ação podeser tomada até o próximo ciclo.

Quando você está decidindo sobre os prazos defechamento das CAR’s, é uma boa idéia levar em contao sistema CAR que o certificador vai usar. Isso édescrito na Seção 5.1.5. Em particular qualquerproblema apresentado por um membro de seu grupo,que possa resultar numa CAR importante por partede seu certificador, deve ser atendido o mais rápidopossível.

Se for possível deixar uma cópia da CAR enquanto napresença do membro do grupo objeto da visita demonitoramento, deixe uma cópia com ele. Casocontrário, mande-lhe uma cópia assim que possívelapós retornar ao escritório.

É bastante comum solicitar aos membros que semanifestem a respeito das CARs dentro de um prazodefinido (normalmente uma ou duas semanas), comdetalhes sobre como pretendem resolver o problema.Isso serve para dois objetivos:

• Em primeiro lugar, garante que o membro tem quepensar no problema e o que vai fazer para buscaruma solução;

• Em segundo lugar, permite ao administrador dogrupo verificar se a ação proposta parece ser ade-quada para encaminhar a solução do problema iden-tificado. Se não for adequada, o membro poderáser informado para evitar que venha investir tem-po e energia desnecessariamente.

Se os membros do grupo não souberem ler nemescrever, será necessário adaptar este processo parapermitir a comunicação verbal das CAR’s e dos planospara encaminhar as respectivas soluções. Contudo,cópias escritas devem ser ainda usadas pelo adminis-trador do grupo.

Caixa de texto 2.8Informação a ser incluída no formulário daRequisição de Ação Corretiva (CAR)

Seção 1Identificação do problema

• Nome do membro do grupo;

• Data;

• Número da CAR;

• Pessoa que identificou o problema;

• Detalhes sobre o problema;

• Data limite para solução;

• Também pode ser útil anotar que a ação deveser tomada para o fechamento da CAR se isso

foi acordado durante a visita de monitoramento;

• Pode também ser útil à pessoa executa o monito-ramento e para o membro do grupo monitoradoassinarem o formulário.

Seção 2Verificação que o problema foi resolvido

• Detalhes da ação tomada para a solução do pro-

blema;

• Nome da pessoa que verificou a ação de fechamen-

to da CAR;

• Data em que isso foi verificado.

31


2.8.3.2 Registro central das CAR’s em andamento

Uma vez que uma CAR tenha sido levantada, é importanteque o administrador do grupo garanta que será devidamenteacompanhada, que a ações serão tomadas para resolver oproblema e que essas ações sejam confirmadas. A melhormaneira de garantir o acompanhamento das CARs é manterum registro central delas.

Esse registro contem detalhes básicos (nome do membrodo grupo, número da CAR, data em que foi levantada,data prevista para seu fechamento), e tem que serrevisado e atualizado periodicamente para garantir quetodas as CARs estão sendo concluídas dentro do prazo.

Esse registro pode ser feito da forma mais conveniente parao seu grupo. Por exemplo, poderia ser:

• Um livro onde todas as novas CAR’s são anotadas,juntamente com as ações tomadas para resolver oproblema, ou

• Uma tabela ou planilha de computador que pode sermanipulada e analisada, ou

• Um arquivo onde é guardada uma cópia de cadaCAR pendente, organizadas na ordem cronológicadas suas respectivas datas esperadas de fechamen-to (uma cópia da CAR seria também mantida napasta do membro como referência). Dessa forma,V. pode verificar periodicamente esse registro deCAR’s para ver quais devem ter acompanhamento.

Um exemplo de um registro de CAR (GS 12) é apresentadona publicação complementar a esta, de título GroupCertification for Forests: Model Documents (CertificaçãoFlorestal em Grupo: Modelos de Documentos) disponívelna página web www.proforest.net (acesse “Publications”).

É importante se designar uma pessoa que fique com aresponsabilidade de verificar periodicamente o registro dasCARs para ver se algumas delas tem que acompanhadasmais de perto e também os respectivos detalhes defechamento.

2.8.3.3 Fechamento das CARs

Quando o membro informa o administrador do grupo queas ações corretivas impostas foram devidamente executadas,ou quando expira o prazo limite da CAR, alguém tem queverificar se o problema foi resolvido adequadamente.Normalmente essa pessoa é a mesma que executou a visitade monitoramento que deu lugar à CAR.

Algumas vezes, quando o problema é relacionado comdocumentação, é possível revisar a ação para solucionaruma CAR no escritório do administrador do grupo. Porexemplo, se a CAR foi levantada porque o membro não

tinha completado um plano de conservação, então umacópia final desse plano poderia ser enviada aoadministrador do grupo ou à pessoa responsável pelomonitoramento.

Outras CARs necessitam uma visita ao campo paraconfirmar que as providências necessárias foramrealmente tomadas.

Por exemplo, se uma CAR foi levantada porque omembro do grupo havia deixado que espécies florestaisexóticas invadissem a área de proteção às margens deum rio, a visita se torna necessária para confirmar suaremoção.

A necessidade de visitas de acompanhamento pode trazerdificuldades para grupos cujos membros estejam situadosem áreas remotas ou disponham de recursos muitolimitados, pois os custos de uma visita adicional podemse tornar um problema.

Nesses casos, não é aceitável simplesmente não se fazernada, mas é possível achar alternativas para substituira visita que não pode ser feita por provas indiretas.

Por exemplo, um administrador do grupo poderia pediraos membros vizinhos àquele que deveria ser visitadoque façam a visita e tirem fotos, ou cópias dos contratosou pagamentos realizados com relação ao trabalhoexigido. Com base nessas provas, desde que sejamrazoáveis, a CAR pode ser fechada mas com umaanotação para que seja verificada novamente durantea próxima visita anual de monitoramento.

Essa abordagem será aceitável em muitos casos, porémhaverá exceções em casos muito graves como corte ilegalde madeira, problemas sérios de contaminação ambientalou de segurança em que a pessoa responsável pelomonitoramento se sinta no dever de realizar a visita, sejaqual for seu custo ou grau de dificuldade.

2.8.3.4 Incapacidade de fechar uma CAR

O fato de um membro do grupo não conseguir fecharuma CAR dentro do prazo pré-estabelecido é umproblema sério, pois acarreta o risco do grupo deixarde cumprir com os requisitos dos padrões de certificação.Por isso, tem que haver um procedimento formal paratratar desta situação.

Em geral esse processo começa com uma carta doadministrador do grupo informando o membro emquestão que, a menos que tenha tomado as ações exigidasdentro do prazo fixado (por ex. duas semanas) seráiniciado o processo de sua expulsão.

Se o membro interessado não toma nenhuma providênciaquanto ao encaminhamento de solução da CAR, e nãofornece explicação sobre o assunto, então o processo deexpulsão (V. Seção 2.5.3) tem que ser iniciado.

32


Se o membro interessado responde com uma explicaçãoporque o problema ainda não foi resolvido, o administradordo grupo terá que decidir se a explicação:

• É suficientemente razoável para justificar a exten-são do prazo concedido (lembre-se que o certificadorvai examinar cuidadosamente essa decisão);

• Não é suficiente para justificar estender o prazoconcedido. Nesta hipótese, o procedimento de ex-pulsão deve ser instalado imediatamente.

2.8.4 Amostragem

Geralmente, a maioria dos certificadores encorajamos administradores de grupo a monitorar cada membrodo grupo pelo menos uma vez por ano. Contudo, emalguns grupos isso pode não ser necessário ou factível,como por exemplo:

• Grupos com um grande número de áreas florestaismuito pequenas onde a maioria delas não é subme-tida a nenhuma operação florestal num determi-nado ano, fazendo com que uma visita de monito-ramento a cada ano seja um tanto quanto inócua

• Grupos onde uma única organização executa todasas operações para vários membros, fazendo comque seja possível avaliar adequadamente o traba-lho realizado sem visitar cada um dos membros.

Nestes casos, pode ser usada uma amostragem paraselecionar uma determinada proporção dos membrosque deverá receber a visita de monitoramento.

Amostragem é o processo de selecionar um subconjuntode membros que será visitado num determinado ano,de maneira que exista uma boa probabilidade emtermos estatísticos de que quaisquer problemas queexistirem no grupo como um todo serão identificados(v. caixa de texto 2.9 para mais detalhes).

Contudo, se você decidir utilizar amostragem nasvisitas anuais de monitoramento dos membro de seugrupo, terá que se lembrar que essa técnica estábaseada na hipótese de que qualquer problemaidentificado num membro que faz parte daamostragem.Também existe nos membros nãoincluídos na amostra.

Por essa razão, é muito importante que o sistemaque for usado garanta que:

• Qqualquer CAR levantada é comunicada a todosos membros do grupo;

• Todos os membros do grupo têm que verificar seapresentam o mesmo problema;

• Qualquer membro do grupo com o mesmo proble-ma tome as medida corretivas adequadas.

• Essa abordagem é muito diferente daquela de umgrupo em que todos os membro são visitados e ondeas CAR’s levantadas dizem respeito a um membroespecífico.

Se você usa amostragem, então todas as CARs devemser comunicadas a todos os membros do grupo e todosos membros têm que verificar se enfrentam o mesmoproblema.

Se você está planejando usar amostragem no programade monitoramento para seu grupo, provavelmente sejauma boa idéia conversar assim que possível com seucertificador para verificar se aquilo que tem em menteé adequado. ***

2.9 Registros e documentos do sistemade grupo

Um tarefa importante do administrador do grupo,embora nem sempre a mais agradável, é administraros documentos internos do esquema de certificaçãoem grupo e manter registros adequados de todos osmembros.

A responsabilidade para essa tarefa deveria serestabelecida de maneira muito clara no âmbito daestrutura de administração do grupo.

Algumas vezes é atribuída a funcionários administra-tivos, enquanto em outros grupos está afeita ao pessoaltécnico. Nos grupos com organização administrativade maior porte, a responsabilidade pelos diferentesaspectos do controle dos documentos e registrospossivelmente fique com pessoas distintas. 2.91.

2.9.1 Documentos do sistema de grupo

Na medida em que Você desenvolver seu esquema decertificação em grupo irá provavelmente constatar quetem que lidar com diferentes tipos de documentos como:

• Formulário de adesão ao grupo;

• Informações sobre o esquema do grupo;

• Requisitos do quadro de associados;

• Regras para admissão, saída e expulsão do grupo;

• Listagens para de inspeção para avaliação préviae monitoramento;

• Formulários CAR e um registro central de CARs

33


A teoria de amostragem se baseia no fato de que, se V.toma uma amostra ao acaso dos membros de seu grupo,as informações colhidas na visita que fizer a eles tambémsão válidas para os demais membros. A precisão dessasinformações, e em particular se os problemas existentesvão ser identificados, vai depender de:

• O tamanho da amostra - Quanto maior o númerode membros incluídos na amostra, maior a probabi-lidade da amostra conter membros com problemas.

• Homogeneidade/heterogeneidade do grupo - Seos membros forem todos muito semelhantes e, por-tanto, com grande probabilidade de apresentar pro-blemas semelhantes, então será necessário um nú-mero menor de visitas para detectá-los. Isso por-que muitos membros vão apresentar o mesmo pro-blema e basta uma visita a um deles para que esseproblema seja identificado. Em contraste, se o qua-dro de membros associados for muito heterogêneo,membros diferentes vão estar sujeitos a problemasdiferentes. Dessa forma, serão necessárias mais vi-sitas para garantir que todos os problemas sejamidentificados.

Se você decidir usar amostragem, terá que consideraro tamanho que a amostra deverá ter em função davariação que existe entre os membros do grupo.

Também é muito importante considerar como serãoselecionados os membros a ser visitados. Tanto quantopossível, essa seleção deve ser feita ao acaso pois issofornece uma boa base estatística para o monitoramento.

Amostras ao acaso

A maneira mais fácil de se obter uma amostra ao acaso dosmembros do grupo é a descrita a seguir. Escreva o nome decada membro numa folha de papel, dobre cada folha ao meio,ponha todas os papéis numa caixa. Peça a alguém pararetirar um de cada vez, sem olhar, até se atingir o númerodesejado de membros a ser visitados. Este método, emboramuito simples, é ainda freqüentemente usado por auditores,sendo perfeitamente aceitável.

Uma maneira ligeiramente mais sofisticada de se atingiro mesmo resultado, particularmente para grupo grandes,é atribuir um número a cada membro e então:

• Escrever os números em folhas de papel e colocá-las numa caixa, fazendo a seleção como já explica-do acima, ou

• Usar um gerador de números ao acaso (disponívelna maioria das calculadoras de bolso e computado-res) para se obter uma lista de números ao acaso eselecionar os números correspondentes.

Amostragem ao acaso estratificada

Este processo é usado quando uma amostra retiradacompletamente ao acaso seria inadequada e quandoalgumas decisões têm qaue ser tomadas com antecedênciaem relação aos membro a ser visitados.

Por exemplo, se o administrador do grupo tem 30membros e pretende visitar dez deles, pode decidir quenão mais que dois que foram visitados no ano passadodeveriam ser visitados novamente. Neste caso, o mesmométodo de seleção ao acaso descrito acima poderia serusado e os primeiros dois membros selecionados, e queforam visitados no ano passado, são incluídos na amostra.

Contudo, se mais membros visitados no ano passado foremselecionados, esses terão que ser rejeitados e o processodeve continuar até que oito membros que não foramvisitados no ano passado sejam escolhidos. Essaabordagem pode também ser usada para garantir umadeterminada gama de tamanhos das florestas a servisitadas, ou de sua localização.

Amostragem não ao acaso

Existem certas circunstâncias em que algumas escolhasdeveriam ser feitas de outra forma que não ao acaso.Possivelmente ocorrerão ocasiões em que o administradorvai incluir automaticamente um determinado membro dogrupo no plano de monitoramento anual.

Isso pode variar de um esquema para outro, mas algunsexemplos são aqui apresentados:

• Quando o administrador do grupo recebeu uma recla-mação de uma parte interessada a respeito de umdeterminado membro;

• Quando o membro tem CARs cujo prazo expirou ouestá para expirar;

• Quando o membro executou determinadas operaçõesdurante o último ano (por exemplo, novo plano demanejo, colheita, construção de estradas etc.);

• Quando se trata de um membro recém admitido;

• Quando o membro não tem sido visitado;

Alguns métodos de amostragem não ao acaso sãoperfeitamente aceitáveis, mas é importante recordarque esses métodos não fornecem a base estatísticanecessária para se obter uma visão geral precisa detodos os membros do grupo.

Caixa de texto 2.9 Selecionando uma amostra ao acaso

34


Além dos documentos, pode haver procedimentos porescrito de outras coisas que estão a seu cargo como:

• Monitoramento;

• Expulsão de um membro do grupo;

• Encaminhamento das CARs.

O conjunto desses documentos compõe a documentaçãodo sistema de grupo e é muito importante que elessejam bem administrados. Esse objetivo pode seralcançado com sucesso se você seguir algumas regrassimples de administração de documentos que sãoapresentadas nos parágrafos seguintes.

2.9.1.1 Use somente documentos atualizados

Documentos são raramente imutáveis e a maioria delessão revisados e aperfeiçoados periodicamente,particularmente no começo de um esquema decertificação em grupo, quando se observa uma acentuadacurva de aprendizado.

Por essa razão, é muito importante se dispor de umsistema que garanta que você saiba qual é a versão maisrecente do documento e que somente essa versãoatualizada seja usada.

• Cada documento deve ser datado e receber um nú-mero de referência e um número de sua versão.Toda vez que o documento for atualizado, o núme-ro da versão deve ser corrigido e a data alterada.

• Deve-se manter um lista centralizada de todos osdocumentos, com os exemplares da versão mais atu-alizada e sua respectiva data. Essa lista deve con-ter um anexo indicando todas as pessoas que seutilizam desses documentos (lista de destinatári-os) e que têm que ser informadas quando são feitasalterações. Quando os documentos são arquivadoseletronicamente num computador, essa lista pode-ria ser uma lista de circulação de e-mails.

• Quando um documento é atualizado, a versão an-terior deveria ser transferida para um arquivo morto(seja em papel ou na forma eletrônica) e a novaversão enviada a todos integrantes da lista de des-tinatários de forma que apenas a versão atualiza-da fique disponível para uso.

Procedendo dessa forma será fácil verificar que apenasas versões atualizadas do documento são usadas.

2.9.1.2 Certifique-se de que os documento sãoúteis

Os dois maiores erros com a documentação do sistemaé ter documentação demais ou de menos. Essas duas

situações causam problemas e, portanto, é precisoinvestir algum tempo na avaliação e seleção dosdocumentos realmente necessários ao funcionamentodo seu esquema de certificação em grupo. Cadadocumento precisa ter a sua utilidade. Os erros maiscomuns são:

• Colocar os procedimentos por escrito numa lingua-gem muito formal e complicada pela qual as pes-soas imaginam dar esses procedimentos um cará-ter mais oficial,apenas os tornam ameaçadores econfusos para quem os utiliza. Ver caixa de texto2.6 para mais informações sobre como escrever pro-cedimentos úteis.

• Produzir documentação sem discussão suficientecom as pessoas que vão usar os documentos. Essesdevem ser úteis,adequados, e devem levar em con-ta o que se passa na realidade.

• Deixar de atualizar os documentos de forma a refletir asnovas necessidades ou práticas no âmbito do grupo.Modifique os documentos para que eles possamcorresponder ao que acontece na prática, sempre emconsonância com os requisitos do grupo. Não force aspessoas a mudar o que estão acostumados a fazer so-mente para cumprir o que diz o documento.

2.9.1.3 Defina quem pode alterar os documentos

Nas organizações maiores, algumas vezes ocorremproblemas porque algumas pessoas decidem modificardocumentos do sistema que usam. Como essas modifi-cações não são de caráter geral, passam a existir váriasversões do mesmo documento.

É importante estimular a sugestão de mudanças emelhorias nos documentos, mas esse processo precisaser administrado.

• Determine que uma só pessoa fique com a responsabili-dade de emitir novas versões de um documento;

• Certifique-se de que todos os funcionários enten-dam que devem continuar usando a versão oficialatual até que a nova versão seja emitida;

• Estabelecer procedimentos claros, seguidos por to-dos os que desejarem introduzir alterações;

• Tente garantir que todas as revisões importantessejam feitas de maneira eficiente, a tempo e a hora,de forma a reduzir a tentação das pessoas fazeremas suas próprias alterações ou deixarem de usar odocumento na sua versão oficial;

• Quando existirem duas ou mais maneiras igualmen-te eficazes de se fazer a mesma coisa, os documen-tos devem permitir uma escolha.

35


2.9.2 Registros

São todas as informações coletadas num esquema decertificação em grupo, como por exemplo:

• Listagens de inspeção prévia e monitoramento;

• Listas do quadro de associados;

• Formulários CAR e o registro central das CARs;

• Correspondência importante.

Para que não haja acúmulo desnecessário de papéis,decida por quanto tempo guardará cada tipo deregistro. Como o prazo de validade do certificado éde cinco anos, a maioria deles deveria ser guardadodurante esse prazo. Algumas organizações optam porguardar os registros por sete ou dez anos.

Outras mantêm os registros relacionados com ummembro arquivados pelo prazo em que a pessoa fizerparte do grupo e, depois que deixam o grupo, por umdeterminado prazo (dois ou três anos). Para decidir otempo que os registros devem ser mantidos arquivadosconsiderar os aspectos:

• Por quanto tempo mais os registros antigos continu-arão sendo potencialmente úteis ou importantes?;

• De quanto espaço você dispõe para armazenar ade-quadamente os registros?;

• Existem exigências legais em seu país para man-ter os registros arquivados?.

A maneira de organizar e armazenar os registros deum esquema de certificação em grupo fica a cargo doadministrador, que pode optar por várias alternativas.

Contudo, a maioria dos administradores de grupotendem a manter uma pasta para cada membro ondetodos os documentos relacionados com aquele membroespecífico são guardados (como por exemplo, osregistros de sua afiliação, de monitoramento, CARs ).

Além dos registros individuais dos membros, devehaver também um sistema para administrar osdocumentos registros relevantes ao esquema decertificação em grupo. Incluem documentos como alista geral dos mem bros, o registro das CARs, e qual-quer comunicação com o certificador ou com o FSC.

Alguns dos registros mais importantes e algumasconsiderações sobre a sua administração são discutidosnos próximos parágrafos.

2.9.2.1 Registros do quadro de associados

Os registros referentes a cada membro do grupodeveriam incluir toda a documentação associada comseu pedido inicial de adesão ao grupo, a inspeção

Caixa de texto 2.9Procedimentos

Procedimentos são documentos que descrevem comouma tarefa específica deve ser executada.

Existem muitas tarefas e eventos em um esquemade certificação em grupo onde um procedimentopode ser útil na definição do que tem que ser feito.Em particular:

• Aderindo ao grupo;• Deixando o grupo ou sendo expulso;• Realizando uma inspeção prévia;• Realizando o monitoramento;• Requisições de Ação Corretiva;• Reclamações;• Apelações;• Controle e administração de documentos.

Esses procedimentos podem servir a dois propósitos:

Primeiramente, funionam como um lembrete aosmembros da equipe encarregada da administraçãodo grupo do eles têm que fazer, dando consistência euniformidade às mesmas tarefas quando executadaspor pessoas dife-rentes. Em segundo lugar é umamaneira de informar os membros de como as coisassão feitas e, no caso de procedimentos como reclama-ções e apelações, dão orientação sobre como osmembros devem agir.

Ao escrever um procedimento é necessário ter emmente que esse documento deve ser preciso edelhado para fornecer ao usuário uma orientaçãodireta e segura. Isso não significa que tem que serbasado numa linguagem formal ou complicada.

A finalidade do procedimento é documentar demaneira clara e precisa o processo a ser seguido,incluindo detalhes sobre o que tem que ser feito emqualquer circunstância particular.

• Use uma linguagem clara e simples;

• Certifique-se de que o procedimento traduz exa-tamente o você pretende fazer ou está já fazen-do na prática. Nunca continue a fazer algo quenão seja útil simplesmente porque ‘está no pro-cedimento’ – mude o procedimento;

• Dê sempre um título, número de versão, data daversão e, se for o caso, o nome da pessoa queautorizou a versão atual;

• Certifique-se que todos aqueles que possivelmen-te possam necessitar dele tenham acesso à ver-são atualizada do procedimento, seja na formaimpressa, eletrônica ou combinação de ambas;

• Certifique-se que todos os envolvidos sãotreinados no uso do procedimento e devida-mente informados das alterações quandoocorrerem.***

36


prévia, monitoramento, eventuais CARs levantadas eos itens de correspondência considerados relevantes.

Os arquivos dos membros também podem incluir cópiasdo plano de manejo, mapas ou outra documentaçãoassociada com o manejo da floresta.

Um exemplo dos itens que devem constar da lista dedocumentos do quadro de associados é fornecida na caixade texto 2.10.

2.9.2.2 Lista de membros e rotatividade

Um resumo de informações sobre os membro do grupodeve ser mantido de forma atualizada, onde devemconstar as seguintes informações: nome do membro;nome, tipo e local da floresta e sua extensão (depreferência em hectares), incluindo também:

• Os membros atuais e a data de sua admissão;

• Membros que se desligaram ou foram expulsos e adata dos respectivos eventos;

• Candidatos a admissão ao grupo.

Na realidade, muitos administradores de grupo preferemter três listas, uma para cada uma das categorias acima.

A organização certificadora vai exigir que essas listassejam atualizadas periodicamente, pois vai se utilizardas informações nelas contidas para várias finalidades:

• No planejamento das suas visitas de monitoramentodas áreas certificadas;

• Para informar o FSC a respeito da área coberta pelocertificado;

• Para verificar periodicamente quantos membros es-tão se desligando ou sendo expulsos, e se esse núme-ro é indicativo de problemas. Se esse número mos-trar crescimento significativo, pode ser um sinal deque a administração do grupo está enfrentando pro-blemas e que a vigência do certificado está ameaçada.

Um exemplo deste tipo de documento resumo, preparadona forma de tabela (GS003), é apresentado na publi-cação complementar a esta, de título Group Certificationfor Forests: Model Documents (Certificação Florestalem Grupo: Modelos de Documentos) disponível na páginaweb www.proforest.net (acesse “Publications”).

Muitos administradores de grupo, principalmenteaqueles trabalhando com grandes grupos, preferem usaruma planilha ou banco de dados onde uma ampla gamade informações pode ser armazenada e facilmenteacessada.

Caixa de texto 2.10Exemplos dos itens a serem incluídos noarquivo do quadro de associados

Há várias maneiras de organizar os arquivos doquadro de associados. A mais simples é colocartodos os documentos no mesmo arquivo em ordemcronológica. Contudo, essa forma pode se revelarcomplicada quando se quer achar rapidamente umdocumento importante. Portanto, muitos adminis-tradores de grupo preferem um sistema que incluidois ou mais sub-arquivos para cada membro.Abaixo são apresentadas de forma resumida asalternativas dos grupos modelo 1 e 3.

Grupo Modelo 1A quantidade de documentação associada a cadamembro é provavelmente muito limitada, poisgrande parte das comunicações serão feitasverbalmente. Além disso, o espaço disponível paraarmazenamento de registros e o dinheiro paracomprar arquivos são limitados. Contudo, oadministrador do grupo ainda queria ter certeza deque a documentação do grupo fosse mantidaseparada da documentação da administraçãorelativa a cada membro. Por essa razão,desenvolveu um sistema usando dois sub-arquivos:

• Arquivo 1 – Pedidos de admissão, inspeções pré-vias, monitoramento, CARs, documentação devendas e correspondência geral;

• Arquivo 2 – Documentação da administração re-ferente à floresta.

Grupo Modelo 3Como o número de membros e suas respectivas áreasflorestais podem ser muito grandes, o que acarretaum volume significativo de documentação, oadministrador do grupo decidu estabelecer cincosub-arquivos diferentes para cada membro, comcores distintas para evitar confusão.

• Arquivo 1 (verde) - Documentos de admissão;

Listagem da inspeção prévia e correspondência afim

Detalhes de desligamento ou expulsão, se for caso.

• Arquivo 2 (azul) - Listagens de monitoramento;

CARs levantadas e detalhes de seu fechamento.

• Arquivo 3 (vermelho) - cópia do plano de

Manejo;Mapas das áreas florestais; Outros do-

cumentos relacionados ao manejo.

• Arquivo 4 (amarelo) - Correspondência

Geral.

• Arquivo 5 - Registros financeiros.

37


2.9.3 Monitoramento de planos e registros

É muito importante que todos os registros de planejamentoe implementação das visitas de monitoramento sejamguardadas. Os cronogramas anuais devem tambémser mantidos em arquivo e, se for o caso, levados emconsideração por ocasião do planejamento das visitasdo próximo ano. Isso é particularmente importantese V. usa o sistema de amostragem, pois vai ter que secertificar que um número suficiente de membros sãovisitados num determinado período de tempo.

Os registros das próprias visitas também são muitoimportantes, pois fornecem um histórico dodesempenho do membro do grupo ao longo do tempo,além de comprovar ao certificador que o monito-ramento das florestas está sendo feito adequadamente.

Quando as visitas de monitoramento são executadaspor subcontratação com terceiros, ou por outrosmembros, é essencial garantir que todo o material erelatórios gerados na visita sejam devidamenteencaminhados ao escritório central de administraçãodo grupo para serem incluídos na pasta do quadro deassociados.

2.9.4 Documentando as CARs

As Requisições de Ação Corretiva (CARs) são aprincipal ferramenta com a qual você conta paraassegurar que todos os membros do grupo cumpramcom os requisitos do grupo. Por essa razão, é muitoimportante que V. disponha de um sistema claro eeficaz para registrá-las e armazená-las.

Em geral, uma cópia da CAR deveria ser guardadana pasta do membro, junto com todas as informaçõesrelativas ao seu fechamento. A exceção a esta regrase dá quando se usa o sistema de amostragem, ondequalquer CAR que seja levantada, deve ser entendidacomo aplicável a todo o quadro de associados. Nestecaso, um registro central das CARs pode ser preferível.

Além do próprio formulário de CAR, deve tambémhaver um registro central onde as informações sobreas CARs sendo levantadas e em fase de fechamentosejam arquivadas. Alguns administradores de grupopreferem manter uma cópia de cada CAR no registrocentral. Outros preferem consultar a cópia arquivadana pasta do quadro de associados, já que vai sempreestar disponível nas respectivas pastas dos membros.

2.10 Treinamento e informação

O treinamento e a disponibilização de informação é umaparte muito importante da administração de um esquemade certificação em grupo – aí incluído o treinamentotanto dos membros da equipe de administração como ospróprios membros do grupo. Vamos começar poranalisar o treinamento dos membros da equipe de

administração ((V. Seção 2.10.1) e depois avançar paraa disponibilização de informação e treinamento dosmembros do grupo (V. Seção 2.10.1).

2.10.1 Treinamento dos membros da equipe deadministração

O que chamamos de ‘administrador do grupo’ podevariar desde uma única pessoa, no caso de um grupopequeno, até uma organização de porte com muitosfuncionários.

Qualquer que seja o tipo da estrutura administrativa,há sempre uma série de habilidades e conhecimentosque a administração do grupo deve ter para asseguraro seu bom funcionamento.

Primeiramente, a administração do grupo vai ter quese munir de conhecimento técnico em várias áreas.Esse aspecto é muito importante quando da montagemdo grupo, particularmente depois do desenvolvimentodos seus requisitos.

Isso vai exigir a contribuição de pessoas com um bomentendimento de manejo florestal e de questões sociaise ambientais para que os requisitos dos padrões sejamadequadamente interpretados nos requisitos dos gruposEssa contribuição também é decisiva para a formaçãode uma equipe administrativa eficiente desde o início.

Geralmente, a maneira mais eficiente de se obter essetipo de conhecimento é contratar pessoas comcapacitação adequada, sejam como empregados oucomo consultores de curto prazo. Contudo, algunsgrupos também oferecem treinamento, por exemploatravés de cursos regulares que conferem diplomas.

2.10.1.1 Desenvolvendo um esquema decertificação em grupo

Embora o objetivo deste guia seja fornecer parte dotreinamento exigido para se desenvolver um esquemade certificação em grupo, treinamento adicional decaráter mais prático pode também ser útil.

Uma possibilidade é a utilização de cursos externosonde existem - o que não é o caso da maioria dassituações - ou organizar uma visita a um grupo que jáesteja funcionando e absorver a experiência do pessoalencarregado de sua administração. Esse tipo detreinamento prático é muito útil e normalmente muitoeficaz.

Se você gostaria de participar de uma visita dessa detreinamento mas não tem conhecimento de outrosgrupos em operação, entre em contato com seucertificador, se já dispuser de um, ou com a iniciativanacional do FSC ou mesmo com a Secretaria do FSC.Eles podem lhe fornecer os detalhes para você entrarem contato com outros grupos de sua região.

38


2.10.1.2 Avaliação inicial e monitoramento

Duas das principais tarefas que você tem comoadministrador do grupo são as de proceder a avaliaçãoinicial dos candidatos que desejam fazer parte dogrupo, e o monitoramento dos membros. Para ambastarefas experiência e os conhecimentos em auditoriasão extremamente importantes.

A maioria das pessoas pode aprender a executaratividades de auditoria com sucesso, mas poucas jánascem bons auditores, de maneira que o treinamentonesta área é muito útil.

Se V. está à frente de um grupo grande ou de tamanhomédio, definitivamente deveria considerar aparticipação de um ou mais membros de sua equipenum curso profissional de auditoria. você pode escolherdentre uma variedade deles:

• Cursos para auditores do FSC - Em alguns luga-res podem existir cursos desenhados especifica-mente para a formação de auditores internos depadrões FSC.

Atualmente o FSC não tem ainda um processode referendar oficialmente esses cursos, mas sevocê entrar em contato com a Secretaria do FSC,possivelmente poderão informá-lo onde este trei-namento está disponível.

• Cursos para auditor líder de normas ISO 9000 eISO 14001 - No caso de não haver cursos especí-ficos para os padrões FSC, uma alternativa ébuscar os cursos de auditor líder para as normasISO 9000 ou ISO 14000. Trata-se de duas nor-mas de ‘sistema de manejo’ e, apesar de parte docurso ser gasto com requisitos específicos dessasnormas, há também um enfoque detalhado nastécnicas e práticas de auditoria, que é o que re-almente importa.

A ISO 14001 é uma norma de sistema de mane-jo ambiental, de forma que nesse curso você vaitambém tomar conhecimento da questão de leisambientais além de aprender aspectos específi-cos da norma e de como proceder sua auditoria.

A norma ISO 9000 é uma norma de sistema demanejo de qualidade e, como não se abordamaspectos legais, sobra mais tempo para tratar detécnicas de auditoria.

Se o seu esquema de certificação em grupo é pequenoou pobre demais para se justificar a participaçãoem cursos de treinamento formais, peça ao seucertificador se ele pode lhe fornecer orientação sobretreinamento interno.

Outras possibilidades são:

• Entrar em contato com outros grupos e verificar sealguém do seu grupo poderia obter treinamento comos funcionários deles;

• Entrar em contato com uma empresa florestal degrande porte para ver se ela tem treinamento in-terno e estaria em condições de lhe ajudar;

• Desenvolva seu próprio curso de treinamento.

2.10.2 Disponibilizando informação aos membrosdo grupo

Muitos administradores de grupo consideram que adisponibilização de informação é uma das partes maisimportante do serviço que prestam aos membros dogrupo.

Essa atividade é particularmente importante em áreasonde os proprietários e os responsáveis pelo manejode pequenas áreas florestais que compõem o gruponão têm acesso fácil à informação. Existem dois tiposde informação que podem ser disponibilizados:

Informações gerais sobre florestas e questões afins,como mudanças na legislação, conferências e resumosde projetos de pesquisa, e em particular, quaisquermudanças de interesse dos membros do grupo.

Informações sobre o próprio grupo, incluindo asalterações nos requisitos, quadro de associados, statusda certificação e assim por diante.

2.10.2.1 Informações gerais

A decisão de oferecer ou não informações de caráter geralaos membros vai depender de um número de fatores:

Os membros recebem informações de outras fontes,como uma associação ou agência governamental?Se esse for o caso, não há necessidade de duplicação.

Os membros estão interessados em obter maisinformações do que recebem atualmente?É sempre uma boa idéia verificar se as pessoas queremmais informação antes de oferecê-la.

Você tem os recursos para fornecer as informaçõesnum formato útil?É importante não assumir compromissos que V. não vaipoder cumprir. Portanto, certifique-se que terá o tempoe o dinheiro necessários antes de se comprometer emfazê-lo.

2.10.2.2 Informações sobre o grupo

Enquanto que a decisão em fornecer informações de

39


caráter geral pode variar de um grupo para outro,todos os administradores de grupo deveriam suprirseus membros com algum nível de informação sobre opróprio grupo. Informações que poderiam ser passadasao grupo poderiam incluir:

Atualizações na lista de membros para garantir quetodos os membros em gozo de seus direitos sejaminformados sobre os membros recém admitidos, bemcomo sobre quaisquer expulsões

• Mudanças nos padrões FSC ou nos requisitos togrupo, juntamente com detalhes sobre como osmembros devem responder a essas mudanças;

• Programação de monitoramento para o correnteano e os detalhes das visitas a serem realizadas;

• Informações sobre os resultados, do monitoramentointerno e das visitas de monitoramento realizadaspela organização certificadora, incluindo informa-ções sobre as CARs levantadas;

• Detalhes sobre quaisquer alterações na equipe deadministração do grupo;

• Informações sobre reclamações recebidas e o re-sultado das respectivas investigações;

• Informações sobre as consultas com as partes inte-ressadas, particularmente sobre as questões levan-tadas por elas e como foram resolvidas;

• Uma das maneiras mais básicas de manter os mem-bros devidamente informados é por meio de um‘manual do membro’, um documento contendo umavariedade de informações sobre o grupo, seus re-quisitos e como tudo funciona. Este assunto é dis-cutido com mais detalhes na Seção 3.1.

É bom verificar se as informações que os membrosestão recebendo são claras, adequadas e úteis. Pode-se incluir esta questão na listagem de monitora-mento,de forma a obter este tipo de informação durante arealização da visita de monitoramento.

2.10.3 Treinamento e assistência aos membrosdo grupo

A quantidade de treinamento e assistência que oadministrador do grupo presta aos seus membros variaenormemente.

Alguns administradores de grupo não oferecemnenhuma forma de treinamento ou assistência, apenastocam administrativamente um grupo ao qual osresponsáveis pelo manejo podem aderir se quiseremfazê-lo, desde que cumpram com os requisitos dogrupo.

Outros administradores de grupo, além de administraro esquema de certificação, oferecem todo o tipo deassistência aos seus membros, auxiliando-os com astarefas de fazer inventários, planejamento do manejo,consultas, operações florestais e comercialização.

Muitos grupos ficam numa posição intermediária entreesses dois extremos.

Alguns dos tipos de treinamento mais comumenteoferecidos são resumidos abaixo:

2.10.3.1 Requisitos do esquema de certificaçãoem grupo

Um programa de treinamento sobre os requisitos doesquema de certificação em grupo é muito útil. Podeser feito individualmente, onde um funcionário daequipe de administração do grupo treina cadacandidato, ou como um programa para várias pessoas.Pode durar uma hora, meio período, um dia inteiro oumais, dependendo do caso.

É uma boa idéia se preparar algum tipo de materialde treinamento. Pode ser um conjunto de anotaçõespara o instrutor, um conjunto de anotações para aspessoas sendo treinadas, um conjunto detransparências a ser usado nas apresentações, ouqualquer outro material considerado apropriado.

É também uma boa idéia se fazer ao menos um ensaioprévio com os próprios colegas, ou mesmo só com oinstrutor, antes de se oferecer o treinamento ‘právaler’. Provavelmente, uma das melhores opções éensaiar o treinamento perante colegas pois, dessaforma, podem opinar se a informação está clara e fazsentido, e se todos os tópicos importantes foramcobertos e se está tudo em ordem.

2.10.3.2 Cumprimento da legislação

O cumprimento da legislação é um requisito básicopara a certificação. Em muitos países, o cumprimentointegral de todas as leis florestais, ambientais e sociaisvai resultar no atendimento de grande proporção dosrequisito dos padrões de certificação.

Contudo, a experiência com esquemas de certificaçãoem grupo têm mostrado até agora que muitos dospequenos proprietários florestais não têmconhecimento de todos os requisitos legais e, portanto,não os respeitam.

Por essa razão, pode ser muito útil se elaborar umprograma de treinamento sobre requisitos legais parao manejo florestal. Esse treinamento poderia serampliado para incluir atualizações para os membrosdo grupo sobre alterações da legislação e como essasalterações afetam o manejo.

40


Existem várias maneiras de como você pode oferecereste tipo de treinamento:

• Contrate um especialista para organizar e con-duzir o treinamento - Em muitos países existemadvogados ou consultores florestais que se espe-cializam neste trabalho. A vantagem desta abor-dagem é que os especialistas têm acesso a todainformação relevante sobre a matéria, o que vairepresentar uma grande economia de tempo eenergia para o administrador do grupo.

Além disso, geralmente o especialista tambémtem experiência em treinamento e pode desem-penhar essa tarefa com muita eficácia. Contu-do, possivelmente essa opção pode sair relativa-mente cara. Também é importante assegurar quea informação vai ser apresentada de uma formaapropriada ao tamanho e tipo do quadro de asso-ciados.

Para identificar instrutores capacitados a ofere-cer o treinamento que você tem em mente, pro-cure nas páginas das publicações florestais ouentre em contato com o departamento florestalou associação de engenheiros florestais.

• Contrate um especialista para organizar o mate-rial de apoio mas conduza o treinamento inter-namente - Esta pode ser uma opção mais baratano caso de repetir treinamentos muitas vezes aosdiferentes membros ou aos membros recém ad-mitidos ao grupo. Vai representar mais trabalhopara você, mas em compensação, permite maiorflexibilidade pois você pode combinar o treina-mento sobre requisitos legais com outros aspec-tos, ou com visitas aos membros do grupo.

• Organize e conduza o treinamento internamente - Estatalvez seja a opção preferida pelos administradoresde grupos maiores que podem dispor dos meios neces-sários para pesquisar, preparar e conduzir treinamen-tos a respeito de requisitos legais. Alguns grupos pe-quenos podem escolher esta alternativa, caso achemos custos das opções anteriores é muito alto. Por ou-tro lado, pode ser a melhor abordagem caso você acheque as informações vão ter que ser interpretadas paraque possam ser absorvidas adequadamente pelos mem-bros do grupo. Caso você decida pela opção de ‘faça-você mesmo”, terá que buscar fontes de informação.

Em alguns lugares certas organizações oferecemcursos nos quais um dos funcionários da adminis-tração do grupo poderia se inscrever. As associa-ções e departamentos florestais ou outras organi-zações profissionais freqüentemente fornecem in-formações e resumos de requisitos legais que po-dem ser muito úteis. Uma opção adicional seriaentrar em contato com uma empresa florestal de

grande porte e pedir ajuda.

2.10.3.3 Treinamento em assuntos técnicos

Muitos administradores de grupo oferecem um apoioimportante aos seus membros na implementação deboas práticas de manejo florestal. Em particular, essetipo de apoio é fornecido na forma de assistência napreparação dos planos de manejo, execução doinventário, planejamento de operações, programa demonitoramento, planos de conservação e também nasquestões de saúde e segurança do trabalho.

É importante lembrar que o treinamento técnico podeser necessário não apenas para os membros do grupo,mas também para as empresas terceirizadas que lhesprestam serviços, pois os subcontratados quetrabalham em florestas certificadas também têm quecumprir com os requisitos dos padrões de certificação.O não cumprimento desse padrões por parte deprestadores de serviço é um dos problemas maiscomuns enfrentados pelas organizações certificadoras.

Em alguns casos o administrador do grupo executa a maiorparte deste tipo de trabalho para os membros de seu grupo,como parte do apoio prestado pela administração ou comoconsultor pago. No caso em que a certificação diz respeitoao administrador de recursos naturais, ele é totalmenteresponsável pelo manejo. Contudo, quanto mais cadamembro do grupo compreende os requisitos técnicos dospadrões e como devem ser implementados, maior é aprobabilidade deles se manterem em dia com o cumprimentodesses requisitos.

2.10.3.4 Conservação

Freqüentemente, uma das parte mais difíceis dos padrõespara muitos responsáveis pelo manejo, particularmenteaqueles de pequenas florestas, é o requisito de planejar eimplementar estratégias de conservação. O treinamentonessa área vai ajudar os membros do grupo a entenderporque isso é importante e como fazê-lo; portanto, vai ajudá-los a melhor cumprir com esse requisito.

Analogamente ao caso da legislação, você terá quedecidir se vai conduzir o treinamento internamente ouse vai trazer um especialista de fora. Isso vai dependerde vários fatores, inclusive com quanta capacitaçãointerna V. conta na equipe administrativa do grupo,facilidade de encontrar consultores e quanto vão custar.

Se sua equipe tiver pouca experiência em ecologia florestal,manejo de vida silvestre ou conservação, provavelmentevai valer a pena contratar um especialista. Se você já nãotiver alguns contatos com organizações conservacionistase pesquisadores ou professores, procure entrar em contatocom o departamento de biologia da universidade de suacidade (ou departamento de zoologia, botânica ou ecologia,se existirem).Poderia também procurar as organizações conserva-

41


cionistas de seu país, como o escritório nacional da WWF(Fundo Mundial para a Natureza), ou a sociedadeprotetora dos pássaros ou qualquer outra organizaçãoconservacionista. Muito provavelmente uma ou maisdestas organizações serão capazes de lhe ajudar.

Ficarão felizes em recebê-lo como associado, fornecendo-lhe a capacitação de que necessita em troca da oportunidadede poderem se envolver no desenvolvimento das estratégiasde conservação dos membros de seu grupo.

Se por acaso você encontrar alguém de uma dasorganizações mencionadas acima para lhe ajudar,lembre-se de que essa pessoa pode não entender muitode certificação. Se isso for verdade, é importante quelhe explique o que é certificação, como funciona e, omais importante, que o objetivo do treinamento éassegurar que os membros do grupo cumpram com osrequisitos dos padrões do FSC.

Do contrário, o especialista pode acabar falandoapenas sobre os assuntos do interesse dele em vez deabordar especificamente o tipo de manejo exigido pelospadrões (V. Seção 2.4.2.4).

2.10.3.5 Consultas e interação com a comunidade

Dos requisitos dos padrões do FSC, o que se refere ànecessidade de interação com as comunidades locais ecom outras partes interessadas é um dos mais difíceisde interpretar e implementar por parte dos responsáveispelo manejo.

Treinamento nessa área, apresentando as maneiras decomo interagir com as populações locais e conseguirseu envolvimento, pode ser muito útil.

Em particular, provavelmente pode ser útil um treinamentoem áreas como: organizar e conduzir consultas, solucionarpendências e dar o encaminhamento adequado àsreclamações, porém no mínimo é essencial que todos osmembros do grupo entendam os requisitos e saibam comoimplementá-los.

Se dentre os membros da equipe de administração do grupohouver alguém com capacitação nessa área, o treinamentopode ser organizado e conduzido internamente.

Do contrário, há vários locais onde se poderia buscarajuda. Se houver projetos da comunidade local,possivelmente eles disponham de gente capacitada emformação e treinamento nesta área. Algumasuniversidades também se especializam em treinarpessoas na em consultas e resolução de conflitos.

Outra vez, certifique-se de que quem for escolhido paradar este treinamento receba antes uma boa explicaçãosobre os requisitos dos padrões do FSC, para que ainformação que transmitirem seja adequada e precisa.

2.11 Controlando declarações

O FSC possue diretrizes específicas sobre que tipo dedeclarações as organizações certificadas podem fazere incluem, particularmente, regras estritas sobre ouso do logotipo do FSC.

È muito importante entender bem o que isso significa:

• Para a equipe de administração do grupo, quanto àsinformações e publicidade que você produz;

• Para os membros do grupo, quaisquer documentos,afirmações e publicidade que vierem a fazer.

Como as regras mudam de tempos em tempos, a melhormaneira de tratar deste assunto é, provavelmente, é discuti-lo com a sua organização certificadora durante a fase depré-avaliação (V. Seção 5.1.2).

3. APOIANDO E ENVOLVENDOOS MEMBROS DO GRUPO

3.1 Produzindo um manual para osmembros do grupo

Muitos administradores de grupo acham que é muitoútil se ter um único documento ou arquivo contendotodas as informações que um membro do grupo precisater. Este documento é freqüentemente chamado de‘manual dos membros do grupo’.

A principal finalidade do manual dos membros dogrupo é reunir num só lugar informações como asregras do quadro de associados, os requisitos eprocedimentos do grupo. O único caso em que omanual dos membros do grupo pode não ser usado équando as pessoas não sabem ler.

Alguns grupos preferem mandar imprimir um manualdos seus membros, mas a maioria acha melhor prepa-rar uma pasta onde vários documentos distintos poderser guardados. Esta alternativa tem duas vantagens:

• Primeiramente, apresenta a possibilidade de quenovos documentos podem ser incluídos sempre quefor necessário. Muitos grupos preferem começarcom relativamente poucos documentos no manuale ir acrescentando novos ao longo do tempo;

• Em segundo lugar, apresenta ainda a possibilidadedo manual ser atualizado periodicamente. Quan-do se tem exemplares impressos, existe sempre re-sistência em proceder sua atualização devido aos

42


custos envolvidos.Quando se usa uma pasta, os documentos podem serincluídos ou removidos na medida da necessidade.Contudo, neste caso é essencial que todos os documentosrecebam o número correto de cada versão e asrespectivas datas, para deixar sempre claro qual é aversão atualizada (V. Seção 2.9).

O conteúdo exato do manual dos membros do grupovai variar de um grupo para outro, mas sofre sempreuma evolução na medida em que, ao longo do tempo,novos documentos são acrescentados e outrosremovidos.

A caixa de texto 3.1 é apresentada com o objetivo dese dar uma idéia de como poderia ser esse conteúdo.

3.2 Representação dos membros:o conselho ou comissão dos membros

Muitos grupos têm chegado à conclusão que é muitoútil se dispor de algum tipo de conselho ou comissãode membros. A estrutura e as funções dessa comissãopodem variar, mas algumas idéias básicas sãodiscutidas a seguir.

A principal função da comissão é assegurar uma boacomunicação entre a administração do grupo e seusmembro, dando-lhes representatividade.

Isso é particularmente importante em grupos grandes,sobretudo os que cobrem regiões ou áreas extensasonde o membro do grupo pode estar separado do seuadministrador por várias camadas de funcionários daestrutura administrativa do grupo.

3.2.1 Funções da comissão de membros

A definição das funções da comissão de membros deveser feita inicialmente pelo administrador do grupo,como parte do esquema de certificação em grupo.Contudo, na medida em que a comissão passa a existire desenvolver seus trabalhos, pode ser uma boa idéiadeixar que ela redefina suas próprias funções de formaa melhor atender as necessidades do quadro deassociados.

O tipo de funções que a comissão poderá ter inicialmentesão as seguintes:

• Levantar e trazer para discussão questões e preo-cupações específicas dos membros do grupo;

• Discutir com o administração do grupo as necessi-dades e requisitos dos membros;

• Revisar as atividades administrativas do grupo, in-clusive o programa de monitoramento, as auditori-

as de certificação e de controle do certificador;• Revisar as modificações nos requisitos do FSC e

decidir como o grupo deve implementá-las;

• Levar de volta aos membros as informações da ad-ministração do grupo;

• Planejamento dos programas de treinamento e co-operação na sua execução.

A comissão pode, ou não, estar envolvida com aspectosadministrativos do grupo, como as candidaturas àadesão e veto à entrada de novos membros, expulsões,revisão das CARs, encaminhamento de reclamações ejulgamento de apelações.

3.2.2 Estrutura da comissão de membros

Em geral a comissão deveria incluir:

• Representantes do quadro de associados, usualmen-te escolhidos em eleição, mas outras formas po-dem ser mais adequadas;

• Representantes da equipe de administração, nor-malmente com perfil ou funções específicos;

• Administrador do grupo.

A comissão vai provavelmente necessitar de umpresidente para conduzir as reuniões e garantir queas decisões sejam levadas adiante.

Usualmente é melhor que um membro, em vez doadministrador do grupo, exerça essa função pois issofará com que os membros do grupo não acabemachando que a comissão é apenas mais uma ferramentado administrador.

O presidente pode ser indicado pela comissão ou poderser eleito pelo quadro de associados, dependendo doque for mais adequado. Contudo, é importantegarantir que a pessoa escolhida seja competente nacondução de reuniões.

A comissão vai provavelmente necessitar de algumsuporte administrativo para desempenhar a contentosuas tarefas como organizar as reuniões, convocar osmembros e preparar as atas. Pode ser adequado queo administrador do grupo forneça esse suporte.

43


Os itens sugeridos abaixo tem caráter orientativo – cadaadministrador do grupo decidirá qual informação é maisadequada a seu grupo.

Porém, é um dos requisitos da certificação que osmembros recebam informações a sobre o esquema decertificação em grupo, seu funcionamento, e o processode certificação e seus requisitos, esse manual deveriaconter como conteúdo mínimo as informações listadasnos itens 1 e 2 abaixo.

1. O manual é um instrumento útil para reunir infor-mações sobre o grupo e seus requisitos, incluindo:

• Regra de adesão,desligamento e expulsão do grupo;

• Requisitos do grupo, políticas e requisitos do mane-jo florestal (interpretação dos padrões para o gru-po, ou os próprios padrões, o mais adequado);

• Detalhes do programa de monitoramento do grupo,inclusive CARs e como proceder com respeito a elasrequisitos para consultas;

• Procedimentos para encaminhar reclamações, nocaso do membro do grupo ter algum problema como administrador do grupo, e detalhes sobre o quevai acontecer quando um membro tem uma recla-mação contra outro detalhes de como entrar em con-tato com o administrador do grupo e com outrasorganizações de interesse tais como agências dogoverno;

• ONGs ou universidades locais;

• Custos de adesão e permanência no grupo e taxasde serviços prestados pelo administrador, regras paradeclarações para status de produtor certificado.

2. Deve incluir informações sobre o processo dosrequisitos para a certificação, particularmente sobre:

• O processo de certificação, emprego de amostragens,para aos membros do grupo porque somente algunsdeles são visitados pelo certificador. É também útilexplicar quais são as conseqüências para todos osmembros se uma incoformidade for encontrada du-rante a visita a uma floresta de um membro.

• O requisito para permitir o certificador ou represen-tante do FSC ter acesso à floresta a qualquer tempo.

3. Pode também incluir orientações mais práticassobre o cumprimento dos requisitos do grupo para omanejo florestal. Há muitas áreas do manejo ondepode ser prestada assistência, como por exemplo:

• Preparação e manutenção dos plano de manejo;

• Desenvolvimento e implementação de uma estraté-

gia de conservação, por exemplo uma lista de espé-cies raras e diretrizes sobre seu manejo;

• Informação sobre manter consultas com as partesinteressadas e tratar de suas reclamações;

• Inventário florestal, incrementos e rendimentos;

• Contratos modelo a serem usados na subcontrataçãode serviços pelos membros do grupo;

• Procedimentos de planejamento operacional;

• Listagens de avaliação de risco nas operações flo-restais;

• Listagens de avaliação ambiental nas operações flo-restais.

4. O manual pode resumir ou listar leis, códigos de práticae diretrizes que o membro do grupo tem que cumprir,inclusive:

• Legislação florestal (lista das leis ou um pequenoresumo sobre os principais requisitos de cada lei);

• Diretrizes e códigos importantes e como obtê-los;

• Quaisquer outros padrões e normas relevantes, in-clusive os padrões nacionais referendados pelo FSC.

5. Explicações sobre cadeia de custódia e sobre ouso do nome e do logotipo do FSC, inclusive:

• Resumo de regras de cadeia de custódia internas;

• Orientação clara das regras do grupo aos membrosque vendem sua madeira como certificada;

• Regras sobre o uso do nome do FSC e declararaçõesenvolvendo seu nome;

• Regras sobre o uso do logotipo do FSC, caso os mem-bros tenham direito a usá-lo.

6. Alguns administradores de grupo têm preferidoterceirizar a execução de operações florestais. Asempresas subcontratadas normalmente são treinadase avaliadas para assegurar que seu trabalho cumprecom os requisitos do grupo.

O manual pode listar:

• Detalhes a respeito das melhores empresas prestadoras,inclusive nomes, endereço e telefone para contato, tipode operações que executam e respectivos preços;

• Detalhes sobre qualquer tipo de desconto concedidoaos membros do grupo.

Caixa de texto 3.1 Possível conteúdo de um manual dos membros do grupo

44


4. CADEIA DE CUSTÓDIA

4.1 O que é cadeia de custódia?

Se o seu grupo tem planos de vender qualquer tipo deproduto da floresta, seja madeira ou produtos nãomadeireiros, como certificado, além do certificado demanejo florestal você vai necessitar de um certificadode cadeia de custódia.

A cadeia de custódia é o processo de rastrear a madeiracertificada desde sua origem na floresta até o produtofinal. Quando uma árvore é cortada numa florestacertificada é vendida e pode passar por vários processosde industrialização antes de se tornar um produto finalpronto para venda.

Em cada fase do processo é importante se verificarque toda a madeira sendo classificada como‘certificada’ realmente se originou numa florestacertificada de acordo com os padrões do FSC.

Esse processo começa no momento em que a árvore écortada, de forma que a partir daí o grupo éresponsável por garantir adequadamente a cadeia decustódia até o ponto em que a árvore (ou as toras)seja transferida para um novo dono (por exemplo, umaserraria, uma fábrica de celulose, um produtor decarvão, um fabricante local de mourões).Existem maisinformações sobre cadeia de custódia na publicação Cadeiade Custódia para Produtos Florestais: Um Guia Prático(Chain of Custody for Forest Products: A Practical Guide)disponível do site www.proforest.net..

4.2. Controles internos da cadeia decustódia

Sua cadeia de custódia interna precisa garantir que,quando as toras (ou outros produtos certificados) sãovendidos como certificados porque são produzidospelas florestas dos membros de seu grupo, elasrealmente se originam dessas florestas.

Essa garantia é obtida pela combinação de três ele-mentos: documentação, identificação e segregação.Cada um desses elementos é descrito nos parágrafossubseqüentes e, como você vai perceber, nenhum delespode garantir separadamente o processo. Por essarazão, você vai ter que usar uma combinação de doisou três dos métodos descritos.

4.2.1 Identificação

A maneira mais fácil de se identificar uma tora ouum carregamento de madeira saindo de umadeterminada floresta é usar algum tipo de marcação

física, como por exemplo:

• Carimbos em baixo relevo obtidos por marcaçãoindividual de cada tora por martelos marcadores;

• Etiqueta afixada à tora ou carregamento.

Se essas soluções não se mostrarem adequadas, outrasmais sofisticadas, como por exemplo código de barraspodem ser usadas, pois estão se tornando cada vezmais disponíveis e baratas e podem oferecer maisproteção contra fraudes.

4.2.2 Segregação

Uma segunda maneira de garantir que as toras deuma floresta certificada não se misturem com outrasde florestas não certificadas é mantê-las devidamenteisoladas até o ponto de venda. Contudo, se V. vaiestar envolvido com qualquer tipo de movimentaçãode toras ou outros produtos, será bom ter à suadisposição um método que garanta a segregação.

Por exemplo, você poderia manter um acordo com aempresa de transporte especificando que se elatransportar toras produzidas pelos membros do grupo,não poderá transportar ao mesmo tempo toras de nãomembros.

Isso fica mais fácil se a empresa transportarexclusivamente toras dos produtores associados aogrupo, o que diminuiria muito o risco de ocorrermistura com toras não certificadas.

Mesmo com o sistema de marcação e de etiquetaspode haver a possibilidade de alguém tentar introduzirde má fé toras não certificadas no sistema para vendê-las como certificadas, no caso deste ser o único métodode controle.

4.2.3 Documentação

A maneira final de se garantir uma cadeia de custódiaconfiável é por meio de documentação. Os tipos maisimportante de documentos são:

• Registros dos volumes estimados das árvores empé que vão ser cortadas e detalhes dos volumesvendidos como madeira certificada são muito im-portantes para a verificação da cadeia de custó-dia. Os administradores de grupo tem que se asse-gurar que esse tipo de informação é sempre coleta-do, verificado e armazenado.

Quando existirem diferenças, em especial se o vo-lume de madeira vendido for bem maior que o esti-mado antes do corte, deve haver uma verificaçãoimediata para garantir que isso não é devido à in-

45


trodução de toras não certificadas.Grupo Modelo 1

Os membros do Grupo modelo 1 produzem toras defolhosas, de tempos em tempos, de suas pequenas áreasflorestais. Como a maioria deles têm dificuldades emenfrentar a burocracia inerente à venda de toras, oadministrador do grupo resolveu incluir este serviço naassistência que já presta aos membros do grupo e delese utiliza para controlar a cadeia de custódia.

• Os membros que desejarem vender algumas toras têmque informar o administrador do grupo sobre a quan-tidade e a espécie vendida e o nome do comprador;

• A partir desta informação, o administrador do grupoprepara a documentação exigida, inclusive uma fatu-ra em nome do membro do grupo com o número docertificado de cadeia de custódia do mesmo, a quanti-dade e espécies das toras a ser vendidas e seu preço;

• Quando tudo está acertado, o membro corta as árvo-res e cada tora é marcada usando um gabarito espe-cial com o logotipo do grupo. O gabarito e a tintausada para marcar as toras são emprestadas pelo ad-ministrador do grupo e devolvidas depois de usadas;

• O comprador pode então buscar as toras, verifican-do que o número e a espécie que lhe foi fornecidasão as mesmas constantes da fatura (que ele já pa-gou). A marcação com o gabarito é particularmen-te importante pois muitos compradores retirammadeira de vários lugares simultaneamente, o quepode resultar em toras certificadas e não-certifica-das sejam transportadas no mesmo caminhão.

A marca é usada para separar as toras quando che-gam ao pátio da serraria (os riscos de ocorrer tro-cas no pátio da serraria não é problema do adminis-trador do grupo, pois ele apenas garante a cadeia decustódia até o ponto de venda onde as toras são reti-radas. Essa questão vai ser tratada como parte daavaliação da cadeia de custódia do comprador);

• A equipe de monitoramento é informada da vendaefetuada e durante a próxima visita de controle iráverificar se o número de toras e as espécies envolvi-das nessa venda correspondem aos tocos deixadosna floresta do membro que vendeu as toras.

Grupo Modelo 2

Este grupo vende, em nome deles, todas as toras produzidaspelos seus membros. Portanto, o grupo pode controlar acadeia de custódia de maneira relativamente fácil de umaforma muito semelhante à usada por muitas empresas.

• Para efetivamente ajudar na comercialização da ma-deira, as plantações de cada membro são avaliadase a data de corte e os volumes aproximados sãoregistrados uma vez por ano antes da colheita final;

• Quando o comprador é identificado, o pedido de com-pra é mandado ao administrador do grupo. A co-lheita e o transporte são então programados, pois ogrupo prefere vender a madeira entregue no localdo comprador para receber melhor preço;

• Para lidar com questões de transporte o grupo de-senvolveu uma relação de longo prazo com duas em-presas de frete rodoviáro;

• Nenhuma dessas empresas trabalha exclusivamentepara o grupo, de maneira que ambas também trans-portam madeira não-certificada. Contudo, concor-daram em nunca misturar as cargas de florestas di-ferentes, nem mesmo se forem certificadas. Issosignifica que ocasionalmente podem transportar ape-nas meia carga, mas garante que as toras certifica-das permanecem separadas das não-certificadas.Cada motorista está treinado para entender bemcomo isso é importante, e o grupo assumiu o com-promisso de sempre pagar pela carga completa;

• O grupo também desenvolveu um formulário especi-al em quatro vias para ser preenchido no local docorte da madeira, dando detalhes da floresta, data,volume aproximado das toras transportadas e o nomedo motorista. Uma via fica no local do corte. Asoutras três seguem com o motorista até o cliente;

• Quando a carga chega ao cliente, as três formas sãopor ele assinadas para confirmar a entrega e se eledispuser de uma balança, pesa a carga e preenche orespectivo espaço. Uma das vias fica com o clientee as outras duas com o motorista. A transportadoraarquiva uma delas e devolve a outra para o adminis-trador do grupo. O formulário traz a declaraçãoque a madeira é certificada e também o número docertificado da cadeia de custódia, de maneira queos clientes podem usá-lo como parte de seus própri-os sistemas de cadeia de custódia;

• O administrador do grupo então usa a via que lhe foidevolvida para gerar uma fatura que contem o nú-mero do certificado da cadeia de custódia e o volu-me de madeira entregue. Além disso, o mesmo for-mulário é usado para verificar qual o volume demadeira é retirado de cada membro e compará-locom o volume previsto.

Caixa de texto de estudo de caso 4 – Esquemas de cadeia de custódia para três Grupos Modelo

46


Grupo Modelo 3

Devido à diversidade de seu quadro de associados, oGrupo Modelo 3 acabou optando por quatro opções decadeia de custódia.

• Em primeiro lugar, alguns membros de grande porte de-cidiram que, embora satisfeitos em poder certificar suasflorestas dentro de um esquema de certificação em gru-po, queriam comercializar sua madeira usando o próprioesquema de cadeia de custódia. Esses membros desen-volveram um esquema e contrataram certificadores in-dependentemente do administrador;

• Em segundo lugar, vários membros com áreas grandesgostariam de desenvolver seus próprios sistemas de ca-deia de custódia, mas para incluí-los na cadeia de custó-dia do grupo. Para permitir isso, a questão da cadeia decustódia foi incluída como uma seção na listagem usadana inspeção prévia e do monitoramento desses membros.O sistema interno foi verificado tanto antes da adesãocomo novamente por ocasião das visitas anuais de con-trole. Isso foi então certificado como uma cadeia decustódia do grupo;

• Em terceiro lugar, o grupo estava bastante envolvidocom a comercialização dos produtos de muitos mem-bros e, por essa razão, instalaram um sistema muitoparecido com o do Grupo Modelo 2;

• Finalmente, houve necessidade de uma quarta categoria.Um número substancial dos membros do grupo eramresponsáveis pelo manejo de áreas pequenas e médias deflorestas nativas que produziam toras de folhosas de altaqualidade.

Esse membros eram muito independentes e insistiramna idéia de vender eles próprios suas toras sem interfe-rência do administrador do grupo, mas cobertos pelo cer-tificado do grupo;

O administrador do grupo rapidamente entendeu que osistema de cadeia de custódia para esses membros teriaque ser muito estrito, pois as toras certificadas alcan-çavam preços 25% superiores que os das não certificadas,o que representava um incentivo à fraude. Para pioraras coisas, a maior parte das florestas deste membrosestavam próximas de florestas não certificadas produzindoo mesmo tipo de toras.

Portanto, a oportunidade de se obter toras não certificadasera um fato concreto. Com base em todos esses fatos oadministrador do grupo desenvolveu um sistema que tinhatrês objetivos:

• Permitir aos membros vender sua própria madeirasob o certificado de cadeia de custódia do grupo;

• Garantir que membros entendam bem a necessidadee a importancia de manter a cadeia de custódia;

• Garantir que seria quase impossível para os membrosfraudar o sistema, mesmo que quisessem

O esquema funcionou da seguinte forma:

• Antes de aderir ao esquema, cada novo membro erainformado da importância da cadeia de custódia.Dois pontos foram realçados:

- Em primeiro lugar, que todo o grupo perderia credi-bilidade - e até o certificado – caso fosse provadoque toras não certificadas de outras florestas fos-sem vendidas como certificadas;

- Em segundo lugar, que qualquer membro que fosseapanhado nessa situação seria imediatamente ex-pulso e ainda estaria sujeito a sanções penais.

• Quando um membro decide cortar algumas árvores,primeiro têm que selecioná-las como descrito no seuplano de manejo e registrar os detalhes da espécie,DAP e o comprimento aproximado de cada tora aser obtida de cada árvore cortada. Essa informa-ção é registrada num formulário fornecido pelo ad-ministrador do grupo.

• A informação é passada ao administrador do grupoque então entrega ao membro um documento de ven-da e uma etiqueta especial de duas partes comuns eum número único para cada árvore a ser cortada .As etiquetas são em duas partes porque uma é fixa-da na tora e a outra fica no toco da árvore. – Odocumento de venda serve a dois propósitos.

Registrar toras a serem vendidas, com a informa-ção da espécie, tamanho e números de etiqueta con-firmando que somente aquelas toras com os núme-ros de etiqueta mencionados podem ser considera-das certificadas.

Também inclui o número do certificado, espaço parao membro e o comprador preencher com o preço devenda combinado e quaisquer outras condições docontrato, e espaço para cada um deles assinar. Des-sa forma, é praticamente um contrato entre as duaspartes;

• Uma cópia do documento de venda preenchido é de-volvida ao administrador do grupo para ser arqui-vada;

• Após a operação de colheita, durante a visita roti-neira de monitoramento, o engenheiro florestal fa-zendo as respectivas verificações examina cada tocode árvore e registra o número da etiqueta que nelafoi colocada para garantir que cada etiqueta foi usadaem toras originadas da floresta certificada.

Este sistema dá aos membros do grupo uma grandeflexibilidade ao mesmo tempo que garante umacadeia de custódia confiável.

Caixa de texto de estudo de caso 4 – Esquemas de cadeia de custódia para três Grupos Modelo

47


Documentos de transporte fornecidos no local onde amadeira está sendo cortada, mostrando a origem, aespécie, os volumes e outros dados relevantes queconfirmem que as toras são provenientes de umafloresta certificada são muito importantes para fazera conexão entre as florestas dos membros do grupo eo próximo ponto da cadeia.

Pode ser útil ter à disposição um formulário desenvolvidoespecificamente para o seu grupo. Pode ser impresso ecopiado para ser distribuído a todos os que participamdo processo. Por exemplo, uma cópia para a empresasubcontratada para fazer a colheita, outra para omotorista do caminhão, uma para o cliente e uma últimadevolvida ao administrador do grupo para serdevidamente arquivada.

Nenhum dos três métodos acima descritos –identificação, segregação ou documentação – écompletamente seguro por si mesmo. Contudo, quandoos três são usados de forma combinada seria possívelmontar um sistema que vai garantir que, quando umdos membros do seu grupo vende toras ‘certificadas’(ou qualquer outro produto), elas serão genuinamenteoriundas de uma floresta certificada.

É muito importante que:

• Sistema desenvolvido para cada grupo é tãoconfiável quanto possível;

• Cada membro entenda perfeitamente a importân-cia de se manter uma cadeia de custódia confiável.

A venda consciente e deliberada de produtos não -certificados como certificados não só resulta na perdado certificado do grupo como também é ilegal. Essaquestão tem que ficar bem clara para cada um dosmembros do grupo. Você precisa decidir qual dosmétodos vai usar. Essa escolha depende, até certoponto, do produto que está sendo vendido.

Por exemplo, se os membros do seu grupo estãoproduzindo madeira de desbaste para celulose, amarcação individual de cada peça pode não ser viável;nesse caso você poderia optar por uma combinaçãode segregação e documentação.

Por outro lado, se seus associados estão produzindotoras de folhosas de alta qualidade, poderá se decidirpelo uso de etiquetas ou outro tipo de marcação bemcomo de documentação.

A organização certificadora provavelmente vai estarparticularmente atenta à qualidade e confiabilidade doseu sistema de cadeia de custódia. O estudo de casomostrado na caixa de texto 4.1 detalha como os trêstipos de grupos modelo atenderam suas necessidadesrelativas à cadeia de custódia.

5 OBTENDO A CERTIFICAÇÃOPARA O SEU GRUPO

5.1 O processo de certificação

Apesar de que as organizações certificadoras podemter procedimentos e terminologia ligeiramentediferentes umas das outras, o processo de certificaçãoserá basicamente o mesmo. Esse processo é descritoresumidamente na caixa de texto 5.1 e cada fase édiscutida com maior detalhe nos parágrafos seguintes.

5.1.1 Escolhendo o seu certificador

Assim que tomar a decisão de certificar seu grupo,você vai ter que entrar em contato com um certificador.Provavelmente vão lhe mandar uma série deinformações e um formulário para preencher. Combase na informação que você lhes fornecer, vão lheenviar uma proposta apresentando detalhes tanto doprocesso de certificação como de custos.

Se algumas organizações certificadoras já estiverematuando em seu país ou região, é bom obter propostasde várias delas de maneira que você possa analisarqual delas lhe oferece as melhores condições. Osaspectos chave a serem considerados na escolha docertificador com quem você vai trabalhar são:

• Custos - Quanto vão lhe cobrar? Você tem que exa-minar bem todos os componentes do orçamento quelhe apresentarem. A maioria dos certificadores co-bram pelo tempo de seus funcionários e também oreembolso de todas as despesas de deslocamento,porex. transporte aéreo, hotéis, refeições e outras.

Você deve verificar quais serão essas despesas, seviagens internacionais estarão incluídas, se os audi-tores ficarão hospedados nos hotéis locais mais mo-destos ou nos mais sofisticados, e assim por diante.

• Eficiência - Qual o prazo mais curto para iniciar e darandamento aos trabalhos? A certificação é um proces-so bastante demorado, mas quando os certificadores es-tão muito ocupados, os prazos podem ser ainda maio-res. Verifique os seguintes pontos:

- Quando podem iniciar a pré-avaliação/escopo?

- Quanto tempo após a visita receberá o relatório?

- Quanto tempo após a decisão de levar adiante a avaliação principal serão capazes de iniciar os trabalhos?

48


- Quanto tempo depois da conclusão da avaliaçãoprincipal será preparado o relatório preliminar equando ele será enviado para a revisão dos especi-alistas externos?

- Quanto tempo vai levar para que tomem a deci-são de certificação depois do envio do relatório paraa revisão dos especialistas externos?

Você deveria ter em mente que, se o certificador sedeparar com inconformidades e tiver que levantarRequisições de Ação Corretiva durante a avaliaçãoprincipal, os prazos que obtiver como resposta nasperguntas acima serão mais prolongados e dependerãoda agilidade de suas respostas na solução dos proble-mas apontados.

Deixe bem claro ao certificador que você entende essasquestões mas que gostaria de saber que compromissosde prazo poderia assumir na hipótese de não haveráproblemas do seu lado.

• Serviço local ou do Exterior - Verifique onde oseu contato principal vai ser, se no próprio país ouno Exterior, e que idioma vai ser usado.

• Referências - Pode valer a pena entrar em conta-to com outras organizações certificadoras paraobter informações a respeito de um determinadocertificador.

5.1.2 Visita de pré-avaliação ou de definição deescopo

Após selecionar seu certificador e firmado um contratocom ele, o próximo passo é executar a visita de pré-avaliação ou de definição de escopo. Esta é uma visitacurta, feita por uma ou duas pessoas da organizaçãocertificadora e tem três objetivos principais.

• Dá uma oportunidade ao certificador de conhecero esquema de seu grupo e de planejar para a avali-ação principal.

• Dá uma oportunidade a você de conhecer seucertificador e perguntar a ele a respeito de qualquerquestão que tenha sobre como o processo de certifi-cação vai se desenrolar.

• Permite ao certificador examinar em conjunto comVocê os requisitos dos padrões e verificar se existemáreas onde você não os está cumprindo. Essa análi-se conjunta é muitas vezes chamada de ‘identifican-do falhas’.

Dos três objetivos acima, o terceiro é o mais importantee é onde você vai gastar a maior parte do seu tempocom os representantes do certificador. Provavelmenteessas pessoas vão querer passar algum tempo no escri-

tório, discutindo seu sistema de certificação em grupo,analisando documentos e registros, mas vão tambémquerer visitar alguns membros do grupo para conversarcom eles e observar suas florestas.

Contudo, não estarão auditando você Vão fazer muitase muitas perguntas sobre as coisas que você faz masnão vão verificar se suas respostas são exatas. Sefalar que alguma coisa está sendo feita, vão aceitarcomo verdade e considerar que não existe falha noassunto abordado. Por essa razão, é muito importanteque você seja o mais aberto e honesto possível paraque todas as falhas sejam identificadas. Dessa forma,você vai saber o que deve ser feito antes da avaliaçãoprincipal.

Logo após a visita de pré-avaliação será enviado umrelatório resumindo os resultados e indicando as falhasque tem que ser corrigidas antes da avaliação principal.

5.1.3 Eliminando as falhas e decisão de prosseguir

Caso tenham sido identificadas falhas no seu esquemade certificação em grupo, o próximo passo é resolvê-las. Não existe um prazo determinado para essa fase.Para alguns grupos é questão de dias ou de poucassemanas; para outros, pode levar meses. Esse prazodepende de quais questões devem ser resolvidas equantos recursos você tem para fazer isso.

Contudo, quando julgar que resolveu todos os proble-mas identificados na visita de pré-avaliação, e qual-quer outra pendência que possa ter aparecido posterior-mente, você estará em condições de entrar em contatocom seu certificador novamente para informá-lo deque quer prosseguir com a avaliação principal.

5.1.4 Consulta com os grupod de interesse

Até este ponto, o fato de você estar buscando acertificação teria sido mantido em segredo pelo seucertificador (a menos que, por alguma razão, vocêquisesse torná-lo público). Mas, a partir do momentoem que se decide prosseguir com a avaliação principal,esta se torna pública e seu certificador iniciará umprocesso de consultas com as partes interessadas.

A finalidade das consultas com as partes interessadasé permitir que qualquer pessoa que tenha alguminteresse no manejo das florestas dos membros do seugrupo possam passar ao certificador informações queconsiderem relevantes para o processo de certificação.

Como já foi mencionado, as partes interessadasincluem grupos como as comunidades locais, asagências florestais, o poder público local, organizaçõessociais e ambientais, trabalhadores e empregados equem mais se sentir afetado pelo seu manejo (V. caixade texto 2.3).

49


Seu certificador pode entrar em contato com eles porcarta, telefone, reuniões públicas, anúncios no jornallocal e qualquer outro meio que julgar apropriado. Onúmero de partes interessadas envolvidas e o método deentrar em contato com elas vai depender do tamanho elocalização de seu grupo e do tipo de partes interes-sadas a ser contatadas.

Muitos administradores de grupo acham a idéia deconsultas com partes interessadas bastante ameaçadora.Em particular, sempre vai existir a preocupação de quealgumas pessoas que por qualquer razão tenham algocontra o grupo vão dizer coisas denegrindo a imagemdo administrador do grupo e de seus membros.

Felizmente, os certificadores têm uma forma muitosistemática de tratar os comentários das partes interessa-das para garantir que somente as informações verdadei-ras sejam levadas em conta e as acusações falsas descar-tadas. Quando um certificador recebe informações daparte interessada, deve analisar cada questão e decidir,caso a caso, o que fazer. Existem três possibilidades:

• A questão levantada não é algo coberto pelos pa-drões ou, se for coberto, não é responsabilidade dogrupo. Exemplo: uma parte interessada afirma quea floresta nas encostas íngremes dos morros está sendomuito explorada e isso está causando erosão. Essa éuma questão válida e relevante para os padrões, masno caso essa floresta é manejada pelo departamentoflorestal e nada tem a ver com o grupo.

• A questão é relevante para os padrões e para o gru-po, mas não existe evidência mostrando que é umproblema atual.Exemplo: uma parte interessada ale-ga que os membros do grupo estão reflorestando aténas margens dos rios, o que é contra a lei e afeta ofluxo da água. Esse fato definitivamente estaria in-fringindo os padrões, mas a parte interessada não écapaz de indicar em que local específico isso estáacontecendo.

Além disso, durante a ava principal (V. abaixo), ape-sar da equipe de auditores ter inspecionado toda aárea, não existe evidência de plantios florestais nasmargens dos rios. Portanto, essa reclamação nãopode ser comprovada.

• A questão é relevante para os padrões e o grupo, ehá evidências de se trata de um problema atual.Exemplo: No exemplo anterior, se a parte interes-sada pudesse ter comprovado que realmente haviaplantio nas margens do rio, e que visitando esseslocais os auditores tivessem confirmado que essainformação era verdadeira, isso configuraria umanão-conformidade e uma Requisição de Ação Cor-retiva seria levantada.

Caixa de texto 5.1O proceso de certificação

Escolhendo o seu certificador

Inspeção prévia

Eliminação das falhas

Consultas com as partes interessadas

Avaliação principal

Relatório e revisãopelos especialistas externos

Visitas de controle

Certificação

50


Muitas vezes, a informação que sai das consultas émuito útil para a administração do grupo e tambémpara os próprios membros e para o certificador. Fre-qüentemente se dá o caso de se levantar uma questão,que apesar de ser facilmente resolvida, não era doconhecimento do administrador.

5.1.5 Avaliação principal

Assim que as consultas com as partes interessadas seiniciam ( o FSC exige que os certificadores informemas partes interessadas com antecedência mínima dequatro semanas ), a avaliação principal pode começar.

A finalidade da avaliação é dar oportunidade à equipede auditores de obter evidência objetiva que demonstreque você e os membros do grupo estão (ou não) cum-prindo com os requisitos dos padrões de certificação.

O número de pessoas envolvidas e o prazo de realizaçãodesta avaliação vai depender do tamanho e do tipo deseu grupo. Como regra geral, quanto maior o grupo,mais gente e mais prazo são necessários.

A equipe de auditores consistirá de um líder enormalmente mais uma ou duas pessoas (a menos queseu grupo seja muito pequeno). Em geral, cadamembro dessa equipe (inclusive o líder) vai ter áreasespecíficas de especialização tais como manejoflorestal, conservação e ecologia, hidrologia, legislaçãoe assim por diante.

A composição da equipe de auditores tem por base asinformações coletadas na pré-avaliação e V. seriainformado com antecedência do nome de cada um deseus membros.

Se você tiver algum problema com um determinadomembro da equipe, poderá informar seu certificadore pedir para que seja substituído. Contudo, ocertificador provavelmente só vai concordar com essepedido se houver uma razão específica para trocar oauditor, como por exemplo:

• A pessoa já trabalhou para V. nos últimos três acinco anos;

• Existe algum relacionamento entre a pessoa e umfuncionário de sua equipe;

• Houve um problema específico entre sua organiza-ção e essa pessoa, o que poderia torná-la parcialna avaliação do desempenho de seu grupo.

5.1.5.1 Reunião de abertura

A avaliação vai provavelmente começar com uma reu-nião de abertura. Essa reunião vai ser conduzida pelolíder da equipe de auditores que explicará o que irá

acontecer nos dias seguintes. Será também umaoportunidade para fazer perguntas e esclarecer even-tuais dúvidas sobre o processo. É uma boa idéia reuniro maior número de funcionários de sua administraçãonessa reunião de abertura, para que sejam apresen-tados aos membros da equipe de avaliação e tenhamalguma idéia do que esperar deles.

O líder da equipe pode lhe pedir que faça uma pequenaapresentação sobre seu esquema de certificação emgrupo. A equipe também vai querer programar quaispessoas querem entrevistar e que lugares queremvisitar.

5.1.5.2 Avaliação

A avaliação propriamente dita consiste de trêsatividades principais:

• Revisão de documentos - Os membros da equipe deavaliação vão examinar uma série de documentos eregistros diferentes para verificar seu conteúdo.

Examinarão se a sua documentação atende os requi-sitos dos padrões. A seguir, vão verificar se tudo quevocê e os membros de seu grupo estão fazendo estáde acordo com sua documentação.

• Visita à floresta - Uma amostra ao acaso dos mem-bros de seu grupo será selecionada para receber avisita dos auditores. Será útil que o membro do gru-po sendo visitado esteja presente durante a visita.você também tem que ter certeza que providencioutransporte adequado para a equipe.

Terá que deixar bem claro a todos os membros deseu grupo que eles têm que permitir acesso docertificador às suas propriedades.

• Discussões e entrevistas - Finalmente, a equipevai gastar bastante tempo conversando com as pes-soas sobre o que fazem e como o fazem. Estimuleas pessoas a responder aberta e honestamente. Pro-vavelmente, quando estiverem conversando com pesso-al de campo ou com os prestadores de serviço, não vãoquerer que os funcionários da administração ou os pró-prios membros do grupo participem das discussões, pe-dindo que se mantenham à distância. Isso é normal enão é razão para preocupações.

5.1.5.3 Resultados e Requisições de AçãoCorretiva (CARs)

Durante o transcorrer da avaliação, a equipe deauditores vai estar procurando provas de que ospadrões estão sendo cumpridos. Caso encontrem umaárea em que existe uma inconformidade levantarãouma CAR, também chamada de uma ‘condição’.

51


Existem dois tipos de CAR:

• CARs impeditivas (também chamadas de pré-condições),que são levantadas quando existem graves problemasde inconformidade com os padrões do FSC. Se umaCAR impeditiva for levantada, você terá que superá-la satisfatoriamente antes de poder receber acertificação (é por isso que são também chamadasde pré-condições pois têm que ser resolvidas na fasede pré-certificação).

• CARs não impeditivas (também chamadas de con-dições), que são levantadas nas situações em queestá cumprindo apenas parcialmente com os pa-drões do FSC, mas não de forma completa. Seuma CAR não impeditiva for levantada, você ain-da pode receber o certificado mas somente com acondição de solucioná-la dentro de um prazo esta-belecido (daí o nome alternativo de ‘condição’).

É importante lembrar que se você não solucionauma CAR não impeditiva no prazo acordado, elaautomaticamente se transforma num CAR impedi-tiva e você terá que encaminhar a solução no pra-zo de um mês ou perde seu certificado.

Quase toda avaliação resulta em várias CARs. Prati-camente não existe nenhum caso em que não foramlevantadas CARs durante a avaliação principal, sendonormal se ter dez ou 15. Por essa razão, não se preocu-pe se a equipe de auditores começar a falar de não-conformidades.

Os padrões do FSC são muito exigentes e complexos,mesmo o melhor manejo florestal provavelmente dei-xará de cumprir totalmente com eles em um ou doislugares.

5.1.5.4 Reunião de fechamento

As avaliações quase sempre acabam com uma reuniãode fechamento onde a equipe retorna ao escritório paralhe informar dos resultados e, em particular, das CARsnão impeditivas (ou condições). Outra vez, não tenhamedo de discutir e perguntar sobre os detalhes dessesresultados. Em particular, se você acha que algumacoisa passou despercebida para a equipe, ou que elanão entendeu direito algum aspecto de seu grupo, ouainda, que levantou uma CAR sem levar em contaalguma informação essencial, não se sinta constran-gido em abordar essas questões com os auditores.

5.1.6 Elaboração do relatório e revisão por consul-tores independentes (peer review)

Depois da avaliação, o líder da equipe assistido pelosdemais membros vai elaborar um relatório de avalia-ção para fins de certificação.

O FSC exige que um resumo desse relatório, inclusiveas informações gerais sobre a operação florestal e osresultados da avaliação, seja tornado público. Por essarazão, o relatório deverá incluir tanto o resumo públicocomo o relatório mais detalhado da avaliação.

Assim que ficar pronto, o relatório vai ser enviado adois ou três especialistas independentes que foramselecionados como revisores externos (peer reviewers).

Da mesma forma como os membros da equipe deavaliação, esses revisores serão selecionados pelocertificador, mas você deverá ser informado de seusnomes e pode dizer ao seu certificador se existe algumproblema com os nomes escolhidos.

Os revisores independentes devem prepararcomentários informan-do o certificador se, com basena informação contida no relatório, a avaliação pareceser adequada e os resultados aceitáveis.

Qualquer questão levantada pelos revisores indepen-dentes precisam ser respondidas pelo certificador e,podem levar à revisão das CARs ou imposição de novas.

5.1.7 Decisão de certificação e visitas anuais decontrole (surveillance)

Quando todas as CARs impeditivas (ou pré-condições)tiverem sido adequadamente satisfeitas, e oscomentários feitos pelos revisores independentesdevidamente respondidos, a organização certificadorafinalmente tomará a decisão de conceder o certificado.

Este certificado é valido por cinco anos, mas sua manu-tenção é condicionada aos resultados das visitas anuaisde controle (surveillance) que o certificador tem quefazer para verificar se o grupo continua cumprindo comtodos os requisitos dos padrões.

Como no caso da avaliação principal, a equipeencarregada dessas visitas anuais vai escolher quais asflorestas dos membros do grupo que querem visitar, etodos eles tem que concordar em conceder acesso àssuas propriedades.

5.2 Alguns pontos específicos

5.2.1 Número mínimo de membros antes de sebuscar certificação

A maior parte das organizações certificadoras vai exigirque você tenha pelo menos três participantes de seu esquemaantes de levar adiante o processo de certificação. Essenúmero pode ser maior para grupos que pretendam termuitos membros. Se houver uma razão para que vocêbuscar a certificação com menos de três membros, terá quediscutir essa questão com seu certificador e pedir que lheseja aberta uma exceção.

52


5.2.2 Visitas de controle antecipadas devido àrápida expansão do grupo

As organizações certificadoras usualmente realizam visitasanuais de controle ( embora a primeira visita depois dacertificação é quase sempre feita antes de um ano paraverificar as CARs impostas durante a avaliação principal ).Contudo, se o grupo crescer rapidamente em termos donúmero de membros ou de área florestais, ou havendomudança no tipo de membro, a maior parte das organizaçõescertificadoras vão realizar as visitas de controle mais cedo.

A razão dessa antecipação é que, ao conceder umcertificado, a organização certificadora está atestandocom toda a credibilidade de seu nome que os padrõesestão sendo cumpridos, e vai continuar sendoresponsável pelo cumprimento dos padrões pelo prazoque durar o certificado. Se houver uma grandemudança no grupo, existirá um risco de que de que ospadrões deixem de ser cumpridos.

A experiência tem mostrado que um grupo pode funcionarextremamente bem quando tem. por exemplo, 20 membros,mas não tem realmente condições de superarsatisfatoriamente o excesso de trabalho decorrente de umarápida expansão para 50 membros. Da mesma forma, umgrupo que cumpre com todos seus requisitos enquanto seusmembros têm menos de 100 hectares de floresta cada um,pode não dispor dos mecanismos de controle adequadospara membros com 1.000 hectares. Portanto, umaantecipação da visita de controle vai possivelmente sersolicitada para permitir que o certificador possa verificarse o administrador do grupo continua a garantirconformidade com os padrões.

5.2.3 Expansão do quadro de associados paraincluir tipos diferentes de florestas

Como foi explicado na Seção 2, os grupo devem sermontados para atender quadros de associados comcaracterísticas específicas. Um grupo pode incluirvários tipos de associados, mas o administrador dogrupo tem que ser capaz de demonstrar que seu grupofoi desenvolvido especificamente para lidar com cadatipo de associado nele incluído. Se o administradorde um grupo já existente decide expandir a gama dosquadros de associados então:

• Deverá desenvolver documentação apropriada (par-ticularmente os requisitos do grupo e as listagens deadmissão e de monitoramento) para o novo tipo dequadro de associados;

• Informar a organização certificadora da expansão;

• Provavelmente se submeter a uma visita de controleantecipada para garantir que o grupo se desenvolveuadequadamente para acomodar o novo tipo de qua-dro de associados.

APÊNDICE 1

MODELOS DE DOCUMENTOS

Vários modelos de documentos padronizados, incluindolistas de checagem e procedimentos foram desenvolvidos.Podem ser encontrados na publicação “ Certificação emGrupo para Florestas: Documentos padronizados. Disponívelpela página: www.proforest.net ( clique em publicações ).Uma lista de documentos fornecidos será mostrada à direita.

GRUPO DE DOCUMENTOS

GS - 001 Controle e registro de documentos

GS - 002 Formas de aplicação

GS - 003 Resumo do documento

GS - 004 Documento de associação

GS - 005 Regras de Associação

GS - 006 Lista de checagem para discussão verbal

das regras de associação

GS - 007 Registro de membros

GS - 008 Lista de checagem de inspeção pré-entrada

GS - 009 Calendário de monitoramento

GS - 010 Lista de checagem de monitoramento

GS - 011 Formulário de ação corretiva

GS - 012 Registro de CAR

GS - 013 Registro de reclamação

GS - 014 Mapa de responsabilidade

PROCEDIMENTOS

P - 001 Procedimentos para aplicação e inclusão

P - 002 Procedimentos para o monitoramento

P - 003 Ações corretivas CARs

P - 004 Procedimentos para desligamento e

expulsão

P - 005 Procedimentos para reclamações

P - 006 Procedimentos para controle documental

PADRÕES PARA CARTAS

SL - 001 Carta padrão para reclamação

SL - 002 Carta padrão para expulsão

53


APÊNDICE 2

OS PRINCÍPIOS E CRITÉRIOS

DO FSC(Podem ser obtidos do site: www.wf.org.br)

Introdução

É amplamente aceito que os recursos florestais e asterras relacionadas com eles devam ser manejadaspara suprir as necessidades sociais, econômicas,ecológicas, culturais e espirituais das geraçõespresentes e futuras. A crescente conscientização dopúblico sobre a destruição e degradação das florestastem levado os consumidores a exigirem que suascompras de madeira e outros produtos florestais nãocontribuam para esta destruição, mas ajudem aassegurar os recursos florestais para o futuro. Emresposta a estas exigências, proliferam no mercado osprogramas de certificação por terceiros e/ou deautocertificação.

O FSC Florestal (Forest Stewardship Council, eminglês) Conselho para o Manejo é uma entidadeinternacional que credencia as organizaçõescertificadoras, de modo a garantir a autenticidadede suas declarações. O processo de certificação começapor iniciativa voluntária por proprietários de operaçõesflorestais e responsáveis pelo manejo florestal. Sãoeles que solicitam os serviços de uma organizaçãocertificadora. O objetivo do FSC é promover ummanejo florestal das florestas do mundo de formaambientalmente adequada, socialmente benéfica eeconomicamente viável. Isto é feito através doestabelecimento de um padrão mundial de Princípiosde Manejo Florestal amplamente reconhecido erespeitado.

Os Princípios e Critérios (P&C) do FSC se aplicam àtodas as florestas tropicais, temperadas e boreais,conforme explicitado no princípio #9 e no glossárioem anexo. Muitos desses princípios se aplicam tambémàs plantações de árvores e florestas parcialmentereplantadas Padrões mais detalhados para estes eoutros tipos de vegetação devem ser desenvolvidos anível local e nacional.

Os P&C serão incorporados aos sistemas de avaliaçãoe padrões de todas as organizações certificadoras queprocuram o credenciamento junto ao FSC. Apesar deos P&C serem desenvolvidos principalmente paraflorestas manejadas para a produção de madeira,também são relevantes, em diferentes graus, paraflorestas manejadas de produtos não-madeireiros. OsP&C constituem um pacote completo a serconsiderados em sua totalidade mas sua seqüência nãosegue uma ordem de prioridade.Este documento deveráser usado em conjunto com os Estatutos do FSC, os

procedimentos para Credenciamento de Certificadorase os Guias para as Certificadoras.

O FSC e as organizações certificadoras credenciadas peloFSC não irão insistir em perfeição no cumprimento dosP&C. Entretanto, grandes faltas maiores no cumprimentode quaisquer princípio individual normalmente irãodesqualificar um candidato à certificação, ou mesmoimplicar no cancelamento da mesma.

Estas decisões são tomadas individualmente peloscertificadores, e orientadas dentro dos limites em quecada critério é satisfeito, bem como a função daimportância e das conseqüências do seu não cumpri-mento. Todavia, alguma flexibilidade será permitidapara a adequação às condições locais. A existência deuma continuidade entre a intensidade do manejo e acondição florestal resultante é reconhecida pelo FSC.

Essa continuidade inclui toda a floresta naturalprimária intacta (com todas ou a maior parte dascaracterísticas e funções do ecossistema natural),florestas secundárias com avançado estágio deregeneração, florestais semi-naturais (com muitas oualgumas características do ecossistema florestalnatural) e as plantações (com poucas ou nenhumacaracterística do ecossistema natural).

A decisão de classificar e avaliar uma florestamanejada (um regime de manejo aplicado a um tipoflorestal específico) como “florestal natural” ou comouma “plantação” deve ser tomada em nível local eserá orientada por padrões regionais reconhecidos peloFSC (quando tais padrões existirem). Eles poderãoincluir condições e restrições adicionais ao manejo deplantações florestais.

O FSC também reconhece diferenças entre plantaçõesde espécies exóticas e de espécies nativas. As primeirasinerentemente colocam mais riscos do que assegundas, e exigirão salvaguardas sociais e ecológicasadicionais. Essas salvaguardas serão articuladas noâmbito dos padrões regionais do FSC. Para candidatar-se à certificação, todas as florestas, incluindo asplantações florestais , têm que atender aos Princípiose Critérios de 1 a 9. As plantações entretanto, devemtambém satisfazer o Princípio10 e seus Critérios.

A escala e a intensidade das atividades de manejoflorestal, a singularidade dos recursos afetados e arelativa fragilidade ecológica da floresta serão consi-deradas em todas as avaliações para a certificação.As diferenças e dificuldades de inter-pretação dos P&Cserão abordadas de acordo com os padrões nacionaise locais de manejo de florestas. Esses padrões serãodesenvolvidos em cada país ou região envolvida e serãoavaliados, para fins de certificação, por instituiçõescertificadoras e outras partes envolvidas ou afetadasem cada caso.

54


Se necessário, durante a avaliação para certificação,poderão ser acionados mecanismos do FSC para aresolução de disputas. Mais informações e orientaçõessobre o processo de certificação e credenciamentoestão incluídas nos Estatutos do FSC, nosProcedimentos para Credenciamento de Certificadorese nos Guia para Certificadores.

Os P&C do FSC devem ser considerados conjuntamentecom a legislação nacional, internacional e regulamen-tações aplicáveis. O FSC pretende complementar – nãosuplantar – outras iniciativas que apoiam, em todo omundo, um manejo responsável de florestas.

O FSC conduzirá atividades educacionais para aumen-tar o conhecimento do público sobre a importância dasseguintes questões:

• Melhoria das práticas de manejo florestal;

• Incorporação dos custos totais de manejo e produção;

• no preço dos produtos de origem florestal;

• Promoção do melhor uso dos recursos florestais;

• Redução de danos e desperdícios;

• Importância de evitar excesso no consumo e na ex-ploração florestal;

O FSC também irá orientar os elaboradores de políticassobre estas mesmas questões, incluindo a me-lhoria delegislação e políticas de manejo florestal. Os princípios de 1a 9 foram ratificados pelos membros Fundadores do FSC epelo conselho dos diretores em setembro de 1994.

O princípio de número 10 foi ratificado em fevereiro de1996. O uso do termo “deve” exprimir caráter obrigatórionos Princípios e Critérios do FSC e o seu não cumprimentosignifica uma pontuação negativa (Nota das Tradutoras).

PRINCÍPIO 1OBEDIÊNCIA ÀS LEIS E PRINCÍPIOS DO FSC

O manejo florestal deverá respeitar todas as leis apli-cáveis ao país onde opera, os tratados internacionais eos acordos assinados por este país, e obedecer a todosos princípios e critérios do FSC.

1.1 - O manejo florestal deverá respeitar todas as leisnacionais e locais, bem como as exigências admi-nistrativas.

1.2 - Todos os encargos aplicáveis e legalmente re-queridos como royalties, taxas e honorários e ou-tros custos devem ser pagos.

1.3 - Nos países signatários, devem ser respeitadas to-das as cláusulas de todos os acordos internacionaiscomo o CITIES (Convenção Internacional do Comér-cio da Fauna e Flora em Perigo de Extinção), a OIT(Organização Internacional do Trabalho), o ITTA(Acordo Internacional sobre Madeiras Tropicais) e aConvenção sobre Diversidade Biológica.

1.4 - Visando a certificação, os certificadores e asoutras partes envolvidas ou afetadas devem anali-sar, caso a caso, os conflitos que porventura existi-rem sobre as leis, regulamentos dos P&C do FSC.

1.5 - As áreas de manejo devem ser protegidas daextração ilegal, assentamento e outras atividadesnão autorizadas.

1.6 - Os responsáveis por áreas sob manejo florestaldevem demonstrar um compromisso de longo pra-zo de adesão para com os P&C do FSC.

PRINCÍPIO 2DIREITOS E RESPONSABILIDADES DE POSSEE USO

As posses de longo prazo e os direitos de uso a daterra e dos recursos florestais, devem ser claramentedefinidos, documentados e legalmente estabelecidos.

2.1 - Deve ser provada clara evidência quanto aosdireitos de uso dos recursos florestais da proprie-dade (ex. título da terra, direitos tradicionais ad-quiridos ou contratos de arrendamento).

2.2 - As comunidades locais com direitos legais ou tra-dicionais de posse ou uso da terra, devem mantercontrole sobre as operações florestais, na extensãonecessária para proteger seus direitos ou recursos, amenos que deleguem esse controle para outras pes-soas ou entidades, de forma livre e consciente.

2.3 - Devem ser adotados mecanismos apropriados para aresolução de disputas sobre reinvidicações e direitos deuso da terra. As circunstâncias e a situação de quais-quer disputas pendentes serão explicitamente conside-radas na avaliação da certificação. Disputas de magni-tude substancial, envolvendo um número significativode interesse, normalmente irão desqualificar uma ativi-dade para a certificação.

PRINCÍPIO 3DIREITOS DOS POVOS INDÍGENAS

Os direitos legais e constitucionais dos povos indígenasde possuir, usar e manejar suas terras, territórios erecursos, devem ser reconhecidos e respeitados.

55


3.1 - Os povos indígenas devem controlar as ativida-des de manejo florestal em suas terras e territóri-os, a menos que deleguem este controle, de formalivre e consciente, a outras agências.

3.2 - As atividades de manejo florestal não podemameaçar ou diminuir, direta ou indiretamente, osrecursos ou direitos de posse dos povos indígenas.

3.3 - Os lugares de especial significado cultural, ecoló-gico, econômico ou religioso para os povos indígenasdevem ser claramente identificados em cooperaçãocom esses povos, reconhecidos e protegidos pelos res-ponsáveis pelas áreas de manejo florestal.

3.4 - Os povos indígenas devem ser recompensadospelo uso de seus conhecimentos tradicionais emrelação ao uso de espécies florestais ou de siste-mas de manejo aplicado às operações florestais.Essa recompensa deve ser formalmente acordadade forma livre e com o devido consentimento des-ses povos antes do início das operações florestais.

PRINCÍPIO 4RELAÇÕES COMUNITÁRIAS E DIREITOS DOSTRABALHADORES

As atividades de manejo florestal devem manter ouampliar, a longo prazo, o bem estar social e econômicodos trabalhadores florestais e das comunidades locais.

4.1 - Devem ser dadas às comunidades inseridas ouadjacentes às áreas de manejo florestal, oportuni-dades de emprego, treinamento e outros serviços.

4.2 - O manejo florestal deve alcançar ou exceder to-das as leis aplicáveis e/ou regulamentações relaci-onadas à saúde e segurança dos trabalhadores eseus familiares.

4.3 - Devem ser garantidos os direitos dos trabalha-dores de se organizarem e voluntariamente nego-ciarem com seus empregadores conforme descritonas Convenções 87 e 98 da Organização Internaci-onal do Trabalho (OIT).

4.4 - O planejamento e implantação de manejo flores-tal devem incorporar os resultados das avaliaçõesdo impacto social. Devem ser mantidos processosde consulta com as pessoas e grupos diretamenteafetados pelas atividades de manejo.

4.5 - Devem ser adotados mecanismos apropriadospara resolver queixas e providenciar compensaçãojusta em caso de perdas ou danos que afetem osdireitos legais ou tradicionais, a propriedade, osrecursos ou a subsistência da população local.Devem ser tomadas medidas para evitar tais per-das ou danos.

PRINCÍPIO 5BENEFÍCIOS DA FLORESTA

As atividades de manejo florestal devem incentivar ouso eficiente e otimizado dos produtos e serviços dafloresta para assegurar a viabilidade econômica e umagrande quantidade de benefícios ambientais e sociais.

5.2 - O manejo florestal e as operações de comerciali-zação devem estimular a otimização do uso eprocessamento dos produtos da floresta.

5.3 - O manejo florestal terá de minimizar o desper-dício associado às operações de exploração e deprocessamento a evitar danos a outros recursos flo-restais.

5.4 - O manejo florestal deve se esforçar para fortale-cer e diversificar a economia local, evitando a de-pendência de um único produto florestal.

5.5 - O manejo florestal deve reconhecer, manter e,onde for apropriado, ampliar o valor dos recursose serviços florestais tais como bacias hidrográficase os recursos pesqueiros.

5.6 - A taxa de exploração de produtos florestais, nãoexcederá os níveis que possam ser permanentementesustentáveis.

PRINCÍPIO 6IMPACTO AMBIENTAL

O manejo florestal deve conservar a diversidadeecológica e seus valores associados, os recursos hídricos,os solos, os ecossistemas frágeis, e as paisagenssingulares. Dessa forma estará mantendo as funçõesecológicas e a integridade das florestas.

6.1 - A avaliação dos impactos ambientais será conclu-ída, de acordo com a escala e intensidade de manejoe o caráter único dos recursos afetados usados quí-micos deve ser providenciado o uso de equipamentoe treinamento apropriados para a minimização dosriscos para a saúde e o meio ambiente.

6.7 - Produtos químicos, vasilhames, resíduos não orgâni-cos líquidos e sólidos, incluindo combustíveis e lubri-ficantes, devem ser descartados de forma ambiental-mente apropriada, fora da área da floresta.

6.8 - O uso de agentes de controle biológico deve ser docu-mentado, minizado monitorado e criteriosamente con-trolado, de acordo com as leis nacionais e os protocoloscientíficos internacionalmente aceitos. É proibido o usode organismos geneticamente modificados.

56


6.9 - O uso das espécies exóticas deverá ser controla-do cuidadosamente e monitorado rigorosamentepara evitar impactos ambientais adversos.

6.10 - A conversão florestal para plantações ou usonão florestal de solo, não deve ocorrer, exceto emcircunstâncias onde a conversão:

a) Representa uma porção muito limitada da unidadede manejo florestal;

b) Não ocorrer em áreas de florestas de alto valor deconservação; e

c) Irá permitir benefícios de conservação claros, adi-cionais, seguros e no longo prazo na unidade demanejo florestal.

PRINCÍPIO 7PLANO DE MANEJO

Um plano de manejo - apropriado com a escala e aintensidade de operações propostas - deve ser escrito,implementado e atualizado. Os objetivos de longo prazo eos meios para atingi-los devem ser claramente definidos.

7.1 - O plano de manejo e a documentação pertinente de-vem fornecer:

a) Os objetivos do manejo;

b) A descrição dos recursos florestais a serem manejados,as limitações ambientais, o uso da terra e a situaçãofundiária, as condições sócio-econômicas e um perfildas áreas adjacentes;

c) A descrição do sistema silvicultural e/ou outro sistemade manejo, baseado nas características ecológicas daflorestal em questão e informações coletadas atravésde inventários florestais;

d) A justificativa para as taxas anuais de exploração e paraa seleção de espécies;

e) Os mecanismos para o monitoramento do crescimento eda dinâmica da floresta;

f) As salvaguardas ambientais baseadas em avaliações ambientais;

g) Planos para a identificação e a proteção de espéci-es raras, ameaçadas ou em perigo de extinção;

h) Mapas descrevendo a base dos recursos florestais,incluindo as áreas protegidas, as atividades de ma-nejo planejadas e a situação legal das terras;

i) Descrição e justificativa das técnicas de exploraçãoescolhidas e dos equipamento a serem utilizados;

7.2 - O plano de manejo deverá ser revisado periodi-camente para incorporar os resultados domonitoramento ou novas informações científicas etécnicas, como também para responder às mudan-ças nas circunstâncias ambientais, sociais e eco-nômicas.

7.3 - Os trabalhadores florestais devem receber trei-namento e supervisão para assegurar aimplementação correta dos planos de manejo.

7.4 - Mesmo respeitando a confidencialidade de in-formação, os repensáveis pelo manejo florestal de-vem tornar público o resumo dos elementos bási-cos do plano de manejo, incluindo aqueles listadosno Critério 7.1.

PRINCÍPIO 8MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO

O monitoramento deve ser conduzido - apropriado àescala e à intensidade do manejo florestal - para quesejam avaliados a condição da floresta, o rendimentodos produtos florestais, a cadeia de custódia asatividades do manejo e seus impactos sociais eambientais.

8.1 - A freqüência e a intensidade do monitoramentodevem ser determinadas pela escala e intensidadedas operações de manejo florestal, como também pelarelativa complexidade e fragilidade do ambiente afe-tado. Os procedimentos de monitoramento devemser consistentes e reaplicáveis ao longo do tempo parapermitirem a comparação de resultados e a avalia-ção das mudanças.

8.2 - As atividades de manejo florestal devem incluirpesquisa e coleta de dados necessários para monitorar,no mínimo possível, os indicadores:

a) Rendimento de todos os produtos florestais explorados;

b) As taxas de crescimento, regeneração e condição dafloresta;

c) A composição e as mudanças observadas na flora ena fauna;

d) Os impactos ambientais e sociais da exploração eoutras operações;

e) Os custos, a produtividade e a eficiência do manejoflorestal.

57


8.3 - O responsável pelo manejo florestal deve produzir adocumentação necessária para que as organizações demonitoramento e certificação possam rastrear cadaproduto da floresta desde sua origem. Este processo éconhecido como a “cadeia de custódia”.

8.4 - Os resultados do monitoramento serão incorporadosna implementação e na revisão do plano de manejo.

8.5 - Mesmo que respeitando a confidencialidade de infor-mação, os responsáveis pelo manejo florestal devem tor-nar público resultados dos indicadores do monitoramento,incluindo aqueles listados no Critério 8.2.

PRINCÍPIO 9MANUTENÇÃO DE FLORESTAS DE ALTO VALORDE CONSERVAÇÃO

Atividades de manejo de florestas de alto valor deconservação devem manter ou incrementar os atributosque definem estas florestas.

Decisões relacionadas a florestas de alto valor de con-servação devem sempre ser consideradas no contextode uma abordagem de precaução.

9.1 - Avaliação para determinar a presença de atribu-tos coerentes com florestas de alto valor de conser-vação devem ser levadas a cabo apropriadamentede acordo com a escala e a intensidade de manejo.

9.2 - A parte consultiva do processo de certificaçãoprecisa dar ênfase aos atributos de conservaçãoidentificados e opções para a manutenção delas.

9.3 - O plano de manejo deve incluir e implementarmedidas especificas que assegurem a manutençãoe ou incrementem os atributos de conservação apro-priados coerentes com a abordagem de precaução.

Estas medidas devem ser especificadamente inclu-ídas no plano de manejo público disponibilizado.

9.4 - O Monitoramento anual deve ser conduzido paraverificar a eficiência das medidas empregadas paramanter ou incrementar os atributos de conserva-ção apropriados.

PRINCÍPIO 10PLANTAÇÕES DE ÁRVORES (PLANTATIONS)

As plantações devem ser planejadas e manejadas deacordo com os Princípios e Critérios de 1 a 9, o Princípio10 e seus Critérios.

Considerando que as plantações de árvores podemproporcionar um leque de benefícios sociais e econômi-

cos e contribuir para satisfazer as necessidades globaispor produtos florestais, elas devem complementar omanejo, reduzir as pressões e promover a restauraçãoe conservação das florestas naturais.

10.1 - Os objetivos do manejo de plantações, incluin-do os objetivos de conservação e restauração dafloresta natural, devem estar explícitos no planode manejo e claramente demonstrados naimplementação do plano.

10.2 - O desenho e a disposição física das plantaçõesdevem promover a proteção, restauração e conser-vação de florestas naturais e não aumentar as cres-centes pressões sobre as mesmas. Corredores paraa preservação da vida silvestre, matas ciliares eum mosaico de talhões de diferentes idades e perí-odos de rotação deverão ser usados no traçado daplantação, consistentes com a escala da operação.

A escala e a disposição dos talhões dos plantiosdeverão ser conformes com os padrões da florestanatural da região encontrada na paisagem.

10.3 - É preferível a diversidade na composição dasplantações a fim de intensificar a estabilidade eco-nômica, social e ecológica. Essa diversidade podeincluir o tamanho e a distribuição espacial nas uni-dades de manejo na paisagem, o número e a com-posição genética das espécies, classes de idade eestrutura.

10.4 - A seleção de espécies para as plantações deárvores deve estar baseada na total adequação dasespécies ao local e sua conformidade aos objetivosdo plano manejo. Visando garantir a conservaçãoda diversidade biológica, as espécies nativas sãopreferíveis às exóticas no estabelecimento de plan-tações e na recomposição de ecossistemas degra-dados.

As espécies exóticas, que deverão ser usadas so-mente quando seu desenvolvimento for melhor doque das espécies nativas, deverão ser cuidadosa-mente monitoradas para detectar taxas anormaisde mortalidade, doenças, ou aumento da popula-ção de insetos e impactos ecológicos adversos.

10.5 - Uma proporção da área total de manejo flo-restal, apropriada à escala de plantação e a serdeterminada nos padrões regionais, deverá sermanejada a fim de restaurar o local à coberturaflorestal natural.

10.6 - Devem ser tomadas medidas para manter oumelhorar a estrutura, fertilidade e atividade bioló-gica do solo. As técnicas e taxas de exploração,construção e manutenção de estradas e trilhas dearraste e escolha de espécies não podem resultarna degradação do solo a longo prazo nem impactos

58


adversos na qualidade e quantidade da água, ouainda em alterações significativas dos padrões doscursos de drenagem dos riachos .

10.7 - Devem ser tomadas medidas para prevenir eminimizar o aparecimento de pragas, doenças, ocor-rência de incêndio e plantas invasoras.

O manejo integrado de pestes deve constituir umaparte essencial do plano de manejo, com principalênfase na prevenção e métodos de controle biológi-co em lugar de pesticidas e fertilizantes químicos.

O planejamento das plantações deve fazer todo opossível para se afastar-se do uso de pesticidasquímicos e fertilizantes, inclusive seu uso em vivei-ros. O uso de químicos é também abordado nosCritérios 6.6 e 6.7.

10.8 - Complementando os elementos definidos nosPrincípios 8, 6 e 4, o monitoramento de planta-ções de árvores, apropriado à escala e à diversida-de da operação, deve incluir avaliação regular quan-to aos potenciais impactos sociais e ecológicos den-tro ou fora da área de plantação (por exemplo, aregeneração natural, os efeitos sobre os recursoshídricos e sobre a fertilidade do solo e impactosna saúde e no bem estar social locais).

Nenhuma espécie deve ser plantada em larga es-cala até que ensaios e experimentos em nível localtenham demonstrado que a espécie esteja ecologi-camente bem adaptada à área de plantio ao local,não sendo colonizadora e não apresentando impac-tos ecológicos negativos significativos sobre outrosecossistemas.

Atenção especial será dada às questões sociais deaquisição de terra para plantações, especialmentequanto à proteção de direitos locais de proprieda-de, uso ou acesso.

10.9 - As plantações estabelecidas em áreas converti-das, as quais eram originalmente florestas natu-rais após Novembro de 1994, normalmente nãodevem se qualificar para a certificação.

A certificação poderá ser permitida em circunstân-cias onde evidências suficientes são submetidas parao corpo de certificação, atestando que o manejador/proprietário não é diretamente ou indiretamenteresponsável por tal conversão.

APÊNDICE 3

SIGLAS MAIS COMUNS

CAR Requisição de Ação Corretiva

DAP Diâmetro na altura do peito(usado para medir o tamanho das árvores)

DFID United Kingdom Department forInternacional Development(Departamento para o DesenvolvimentoInternacional do Reino Unido)

UMF Unidade de Manejo Florestal

FSC Forest Stewardship Council(Conselho de Manejo Florestal)

ISO International Organization forStandardisation (Organização Internacionalpara a Normalização)

NGO Organização não governamental

P&C Princípios e Critérios do FSC

PEF Pequena Empresa Florestal

WWF Fundo Mundial para a Natureza

60


Elaboração

F

Fax

e-mail

website

Proforest

58 St AldatesOxford OX1 1STUnited Kingdom

+44 (0) 1865 243 439

+44 (0) 1865 790 441

[email protected]

www.proforest.net

one

Tradução

F

Fax

e-mail

website

Imaflora

Estrada Chico Mendes, 185Cx. Postal 411-CEP13400-970 Piracicaba SP-Brasil

+55 (19) 3414 4015

+55 (19) 3414 4015

imaflora@

www.imaflora.org

one

imaflora.org