Transformação Digital do RHConheça histórias de sucesso de empresas que adotaramuma gestão mais eficaz, otimizaram a comunicação e a capacitação dos colaboradores e transformaramo RH em um setor estratégico da empresa.

Cases de sucesso:

Introdução............................................................................................ 03

Transformação Digital do RH: como tornar o setor estratégico à corporação ............ 04

Sua empresa está preparada para o RH 3.0? ................................................... 05

Digital Workplace: tecnologia a favor da produtividade e colaboração no RH............ 06

Fluig: cases de sucesso no setor de RH.......................................................... 07

Índice

Introdução

03

Produzir mais com os mesmos recursos. Esse é o sonho de toda a empresa focada em resultados. O setor de Recursos Humanos tem um papel

fundamental para o crescimento da empresa. Os desafios da área são cada vez maiores.

Manter os colaboradores engajados e alinhados com a cultura da empresa, garantir uma comunicação entre todas as áreas, amenizar conflitos,

analisar cenários e tomar decisões com base em dados estruturados. Esses são apenas alguns dos temas que fazem parte da rotina dos profissionais

do setor.

A inovação tecnológica tem um papel fundamental para melhorar a performance do setor. Ao automatizar processos e ao melhorar a forma de

comunicar e trocar informações, os profissionais de RH têm uma função mais estratégica nas empresas.

Neste e-book, você vai conhecer histórias de sucesso de companhias que utilizaram o fluig para melhorar processos e otimizar recursos e vai

entender o impacto da Transformação Digital para o RH. Esperamos que os cases aqui apresentados sirvam de inspiração para os gestores e os

profissionais da área.

Boa leitura!

Equipe fluig

O que o setor de Recursos Humanos (RH) precisa para alcançar uma

posição estratégica nas empresas? Edward Lawler, professor de negócios

da Universidade do Sul da California (USC), passou mais de dez anos

realizando pesquisas para responder essa pergunta.

Os resultados estão no livro Effective Human Resource Management: A

Global Analysis (Gestão Eficaz de Recursos Humanos: uma análise global,

em tradução livre).

O autor apresenta um cenário econômico no qual o RH desempenha um

papel fundamental no desenvolvimento e na implementação da estratégia

de negócios. Mas, de acordo com Lawler, a área poderia ter um papel mais

central e impactar questões como aquisições e fusões empresariais se os

profissionais estivessem mais focados em soluções de negócios e menos em

questões burocráticas.

Há uma série de rotinas do RH que estão associadas a ações estratégicas da

corporação, tais como: desenvolvimento de talentos, gerenciamento de

mudanças, criação de métricas para o desenvolvimento dos colaboradores.

Transformação Digital do RH: como tornar o setor

estratégico à corporação

Ao contrário do que ocorria há algumas décadas, o setor não está restrito

apenas a processos de recrutamento, seleção e elaboração de planos de

cargos e salários. Cresce a necessidade de estabelecer métricas relevantes,

de construir uma equipe de recursos humanos que, além de habilidades

técnicas, atue como parceira do negócio.

Este cenário exige dos executivos de RH um entendimento amplo da

estratégia da empresa e de como suas ações podem impactar metas e

resultados. Além de um alto nível de conhecimento e habilidades de

negócios, para se adaptar ao novo cenário, o setor requer soluções

tecnológicas para automatizar tarefas, melhorar a comunicação e aumentar

a produtividade de toda a equipe.

04

Sua empresa está preparada para o RH 3.0?

A tecnologia tem um impacto significativo em todas as áreas de atuação

empresarial. Com o RH não é diferente. O setor precisa se reinventar para

responder às transformações do mercado e atender as demandas de uma

nova geração de colaboradores, mais conectada e menos fiel às

corporações.

A pressão por reduzir gastos e a capacidade de justificar tempo e recursos

da equipe é mais importante do que nunca. Ter acesso a relatórios e

métricas é crucial para demonstrar a contribuição da área para o

crescimento da empresa. A tecnologia tem um papel central no aumento da

transparência e da eficiência.

Ao reduzir trabalhos manuais e burocráticos, a equipe foca em questões

estratégicas. Por isso, o RH 3.0 também é conhecido como “RH

empreendedor”, um setor que conhece o negócio, participa de decisões

estratégicas e traz resultados reais à corporação.

O RH 3.0 atua em conjunto com outras áreas da empresa e desenvolve

iniciativas com o intuito de melhorar o nível de relacionamento com o

cliente final, fornecedores e distribuidores. Como consequência, contribui

para melhorar o nível de atendimento das empresas.

O atendimento deixou de ser apenas um problema da área de vendas,

também é responsabilidade do RH 3.0. É função dos profissionais do setor

capacitar os colaboradores para serem coerentes com a experiência e a

expectativa dos clientes.

Outro desafio do RH 3.0 é a retenção de talentos. Além de manter os

colaboradores alinhados com a cultura da empresa, é fundamental atuar

para reduzir o conflito entre gerações e criar meios de facilitar a

comunicação e a colaboração.

05

Soluções tecnológicas para o RH:

• Redução do uso de papel• Aumento da segurança na troca de informações • Possiblidade de trabalhar de forma remota• Acesso a dados a qualquer hora, de qualquer lugar• Garantia de cumprimento de prazos

Digital Workplace: tecnologia a favor da produtividade

e da colaboração no RH

Você já ouviu falar no termo “Digital Workplace”? De acordo com a empresa

de pesquisa e consultoria Gartner, trata-se de “um ambiente de trabalho

que possibilita novas e mais eficazes formas de trabalhar, aumenta o

engajamento e dá agilidade aos funcionários, explora estilos e tecnologias

orientadas para o consumidor”.

Na prática, um ambiente de trabalho digital resulta em redução do tempo

gasto com atividades manuais redundantes e, como consequência, menos

custos e mais produtividade. Tudo isso só é possível com a adoção de

processos automatizados.

Ao implementar processos automatizados, as empresas veem melhorias no

lucro e na produtividade a curto prazo. Além de produzir mais, aumenta a

motivação de toda a equipe. Com uma melhor gestão do capital humano, é

possível ter mais precisão nos processos de recursos humanos e simplificar a

rotina de trabalho.

Atividades como verificar os dias de férias ou os benefícios de um

funcionário podem ser concluídas por meio de uma busca rápida. Ter acesso

rápido e fácil às informações torna o fluxo de trabalho muito mais simples.

A automatização de processos é um caminho sem volta para o RH. Para

muitas companhias, a busca por soluções tecnológicas começa pela

preocupação com o aumento da segurança. Outras, buscam por melhores

formas de se comunicar e treinar seus colaboradores.

A seguir, vamos compartilhar histórias de sucesso de empresas que

otimizaram os processos e transformaram o RH em uma área mais

estratégica, com procedimento mais claros e padronizados.

06

CONFIRA O INFOGRÁFICO SOBRE DIGITAL WORKPLACE

07

A maior rede varejista de serviços automotivos do País.

08

1000 usuários na

plataforma fluig

“O custo benefício e a flexibilidade de integração com outras soluções do

fluig foram essenciais para nossa decisão”, Robelo Castro – Gerente de TI.

96% de redução no tempo

de cadastro de produtos

80% dos contratos

preenchidos via fluig

Com mais de 200 lojas espalhadas pelo Brasil e 4 mil funcionários, o maior desafio da

Dpaschoal era otimizar a gestão de pessoas. Com uma equipe robusta e sem processos

desenhados, os profissionais dependiam das informações presentes no ERP, que não possuía

uma interface amigável. Resultado: a empresa passava por problemas em processos básicosdo RH, como admissões, demissões e pagamento de salários.

O DESAFIO

Toda a operação de gestão de pessoas da Dpsachoal foi migrada para o fluig. O processo foi

viabilizado com a integração do ERP utilizado pela empresa. Atualmente, todos os processos

do setor, que envolvem os mais de 4 mil colaboradores, estão automatizados – desde políticasde cargos e salários até ações referentes à admissão e demissão de colaboradores.

A SOLUÇÃO

11

Operadora de saúde referência na região, com 900 médicos cooperados e cerca de 140 mil conveniados.

11

450 colaboradores

conectados

“Antes, para resolver uma única pendência, eram trocados mais de 80 e-mails.

Agora, tudo é centralizado e resolvido diretamente pela camada de processos do fluig”,

Fabiano Rezende – Gerente de TI.

+ 10 mil documentos

digitalizados

O maior desafio da Unimed era fazer uma gestão eficiente da informação. Para isso, seria

necessário digitalizar e centralizar o acesso aos mais de 100 mil documentos essenciais para o

RH. O intuito era garantir total segurança dos arquivos e que nenhum dado seria perdido.

Além disso, havia a necessidade de automatizar processos que estavam fragmentados entre

mensagens e e-mails e, consequentemente, eliminar o risco de perder a rastreabilidade dasinformações.

O DESAFIO

A SOLUÇÃO

Com fluig, a Unimed digitalizou milhares de documentos e viabilizou o acesso às informações

com a segurança necessária. Agora, os dados da empresa estão a poucos cliques de toda aequipe de RH. Tudo isso resultou em mais produtividade para o setor.

17

Há mais de 50 anos, a empresa foca em inovação e qualidade de produtos plásticos.

11

“O grande diferencial do fluig é o aplicativo de mensagens rápidas. Os colaboradores gostam

bastante e se sentem à vontade para conversar e compartilhar arquivos. Ter uma comunicação

ágil facilita muito o nosso dia a dia e nos ajuda assegurar que a empresa toda está alinhada

com o que estamos desenvolvendo”, Cristiano Baez - Gerente de TI.

O principal desafio da Herc era otimizar o processo de comunicação. A empresa desenvolveu uma

intranet internamente, mas a tecnologia estava defasada: não possuía funcionalidade mobile, tampouco

era responsiva. A navegação não era amigável e o sistema não contava com funcionalidades como

acesso a comunidades e portais. O resultado era que, mesmo com a intranet, a comunicação ocorria de

forma unilateral.

Sem um ambiente atraente, não havia engajamento entre os colaboradores. O problema afetava ainda

mais o time noturno que, por estar distante da operação central, carecia de informações. Com a

comunicação defasada, o RH tinha dificuldade em fomentar a cultura empresarial.

O DESAFIO

A SOLUÇÃO

A Herc escolheu o fluig para otimizar e centralizar todo a comunicação empresarial. A usabilidade da

ferramenta permitiu que a empresa quebrasse barreiras culturais em relação ao uso de tecnologia. A

empresa contou com a criação de uma rede social corporativa abrangente e atrativa. Foram criadas

diversas comunidades para diferentes áreas. A ferramenta também viabilizou a organização de projetos

internos, função que anteriormente ficava com a equipe de TI e acabava sobrecarregando a área.

1000 colaboradores

conectados

6 gerentes regionais

conectados com fornecedores

e colaboradores

22

Com mais de 38 mil associados, é o maior Clube Poliesportivo da América Latina

15

“Nós realmente acreditamos que o fluig é uma ferramenta de inovação. Fluig modificou

nosso ambiente e informatizou a operação, os ganhos foram tão diversos que é difícil

tangibilizar toda a eficiência gerada“, Marília Camargo - Coordenadora de Projetos.

80% contratos

preenchidos via fluig

Um dos maiores desafios do Esporte Clube Pinheiros era impulsionar a área de projetos e

automatizar os processos que demoravam para obter atualização e aprovação. Essa era a

principal necessidade de uma parcela significativa de todos os processos do departamento de

RH. A operação era realizada com ferramentas rudimentares e gerava problemas como falta

de indicadores e rastreabilidade dos processos, além da informação estar fragmentada.

O DESAFIO

A SOLUÇÃO

A plataforma sustentou e automatizou toda a operação do RH do Esporte Clube Pinheiros. Mais

de 10 mil documentos foram digitalizados, o que gerou mais de 30 novos processos. Agora,

todos os processos são rastreáveis e automatizados. 80% dos contratos da empresa são

preenchidos dentro do fluig. Essas mudanças geraram um ganho de 30% de economia na gestão

de tempo e alcançou um novo patamar de qualidade, o que resultou na conquista do

certificado de ISO9000.

30% de economia na

gestão do tempo

+30 processos

automatizados

16

Há mais de 40 anos, o Sebrae apoia o desenvolvimento de micro e pequenas empresas

17

350 colaboradores

conectados

"Usufruir dos recursos de mobilidade ajudou muito no aumento da nossa produtividade.

Com fluig, todo o nosso corpo executivo, incluindo diretores e gestores, consegue

acompanhar o andamento das ações, autorizar e aprovar documentos de forma simples

e rápida, de qualquer lugar, em qualquer hora", Roberto Woltmann - Gerente de TI e

Gestão de projetos.

50% de redução nos

prazos de entregaA SEBRAE/RS possuía diversos desafios referente à operação. A prioridade era reduzir os longos

prazos de entrega de produtos para fornecedores e clientes e otimizar a troca de informações.

Um dos maiores problemas enfrentados pelo RH era referente à comunicação interna, um

processo que estava tecnologicamente defasado, causando falhas na comunicação e falta deengajamento entre colaboradores e as diferentes áreas.

O DESAFIO

A SOLUÇÃO

O projeto de implementação do fluig como solução para otimizar as operações foi chamado de

"Projeto Orbe". Toda a operação foi digitalizada, mais de 350 colaboradores foram conectados

e passaram utilizar a ferramenta em suas atividades diárias. Os prazos de entrega foram

divididos pela metade. A automatização dos processos do RH resultou em redução daburocracia e do uso de papel nas transações.

18

Uma das mais conceituadas construtoras e incorporadoras do Brasil

19

35% de redução no tempo

de documentação de obra

“O processo no fluig é contínuo, está crescendo junto com a empresa. É bastante comum

que em reuniões de rotina, como um brainstorming, a gente saia com diversas ideias

para realizar e o fluig viabiliza esse processo”, Juliano Peluso - Coordenador de projetos

A Atena incorporações, uma das mais conceituadas construtoras e incorporadoras do Brasil,

enfrentava dificuldades típicas de empresas do ramo. Problemas como o versionamento do

projeto, gestão da documentação e fiscalização da obra eram comuns. Além disso, havia

dificuldade de comunicação com os colaboradores que trabalhavam na obra. A soma desses

fatores causava perdas financeiras significativas. O grande desafio do RH era estreitar orelacionamento dos colaborados que estavam em campo e engajá-los com a empresa.

O DESAFIO

A SOLUÇÃO

Com a utilização da plataforma do fluig, a Atena Incorporações aprimorou toda sua operação.

Os ganhos foram percebidos inclusive em áreas que não estavam contempladas no projeto

inicial. Com a digitalização, o processo de gestão de documentos passou a ser feito pela

plataforma. O problema de versionamento do projeto foi resolvido.

O acesso mobile viabilizou a gestão dos dados, que passou a ser feita de forma remota. O

resultado foi economia de tempo, menos deslocamentos da equipe e aumento na qualidade

dos formulários. A empresa teve uma economia de R$ 50.000 anuais apenas com o controle dassolicitações de almoço na obra, uma contenção de gastos que não havia sido prevista.

2.000 folhas

economizadas por obras

R$ 50.000 de economia em

solicitações de almoço

20

Prestadora de serviços em arquitetura, engenharia e gerenciamento de obras.

21

“Encontramos no fluig todas as funcionalidades de que necessitávamos para aperfeiçoar a

gestão da empresa e aumentar nossa produtividade. Com fluig, foi possível trazer as obras

para dentro do escritório e o escritório para dentro das obras”, Rodrigo Sanches - Diretor

Financeiro e de Planejamento

15 comunidades

criadas

Em 2014, o principal objetivo da Inovalli era otimizar a gestão da empresa, principalmente em relação à

comunicação interna dos colaboradores. A companhia precisava de processo de comunicação que fosse simples

e claro para todos, sem que ocorresse perda de dados entre os profissionais envolvidos em cada projeto. Além

disso, havia a necessidade de padronizar os treinamentos para os novos colaboradores, o que até entãodemandava muito tempo e custos do RH.

O DESAFIO

A SOLUÇÃO

Com o fluig, toda a operação da Inovalli foi otimizada. Tarefas rotineiras se transformaram em processos. Como

solução para melhorar a comunicação, foi criada uma rede social corporativa que integrou e estimulou a

interação dos colaboradores entre as diferentes áreas e profissionais. Além de comunicados importantes e

fóruns de discussão, existem áreas criadas para atender aos interesses de cada setor.

Toda as informações estão centralizadas, o que simplificou de forma significativa a rotina de trabalho. Até

mesmo o diário de obras se encontra online e pode ser facilmente acessado por qualquer colaborador. O ganho

em qualidade resultou na conquista do certificado de ISO-9001. Outro benefício alcançado diz respeito à

criação de treinamentos no LMS, que além de reduzir os custos anteriores, resolveu problemas de assimetriasde informação.

+ 20 treinamentos

gerados

10 disciplinas

conectadas

22

Empresa líder na América Latina e uma das maiores provedoras de ERP Suite do mundo

23

+10.000 colabores

conectados

“Diagnósticos inteligentes de dados em tempo real e a combinação de tecnologias, como big

data e mobilidade, são fundamentais para as empresas elaborarem de forma bem- sucedida a

sua estratégia de transformação digital", Mario Almeida - Diretor Executivo de Mobilidade,

fluig & Analytics

Os ganhos alcançados com fluig foram percebidos em toda a operação do RH. Com a criação de fluxos

de automatização, a plataforma deu agilidade às rotinas administrativas do setor, que incluem rotinas

de admissão, demissão, solicitação de férias, solicitação de viagens, solicitação de auxilio creche,

entre outros.

A criação de uma rede social e de uma intranet corporativa viabilizou a integração de toda a

comunicação em um único canal. Por meio das comunidades, é possível segmentar a comunicação

por departamentos, projetos, unidades. Além disso, o aplicativo Messaging trouxe ganhos

significativos de produtividade e otimizou a trocas de informações, gerando uma redução de 170

horas que seriam gastas em reuniões.

O DESAFIO

A SOLUÇÃO

Empresa líder na América Latina e uma das maiores provedoras de ERP Suite do mundo, a TOTVS

conta com mais de 10 mil colaboradores no departamento de RH. O setor possuía desafios na rotina

diária de trabalho referente a processos de admissão e demissão, distribuição da informação pela

companhia, custos de treinamentos elevados. A necessidade de fomentar a cultura empresarial e

engajar os colabores também era o foco do setor. Além disso, a área precisa solucionar problemasreferentes à fragmentação de informações entre os colaboradores, escritórios e franquias.

170h de redução

em reuniões

Prêmio de empresa

mais conectada de 2015

24

Empresa focada na prestação de serviços para as áreas de Manutenção, Facilities e Logística

25

“Precisávamos de uma solução que fosse integrável com o nosso ERP. Até então, não

havíamos encontrado no mercado a solução apresentada pelo fluig. Busquei alternativas até

com concorrentes e não encontrei nem metade das possibilidades do que estavam sendo

apresentadas pelo fluig”, Emerson Lindert – Gerente de TI

28 processos do RH

automatizados

O departamento de RH da Manserv é responsável por processos referentes à folha de

pagamento, admissão (aproximadamente 1.000 por mês) e demissão em mais 500 unidades

espalhadas pelo Brasil. O turnover da empresa é estimado em 1200 funcionários/mês nas

operações. O maior desafio dos gestores da área era alinhar o estágio de cada fase da

contratação e demissão. Outra necessidade da empresa era engajar os colaboradores emelhorar a comunicação por meio da centralização das informações.

O DESAFIO

A SOLUÇÃO

Com fluig ocorreu a centralização de mais de 1000 processos de admissão e demissão, o que

resultou em economia de custo e tempo. Ao todo, foram desenvolvidos 30 processos, sendo 26

de Recursos Humanos. A área ainda passou a contar com um e-social100% sustentado e 80%integrado a sistemas de BackOffice.

48 comunidades criadas

R$ 80.000 de economia

em licenças do ERP

ESBIntegrações Complexas de Sistemas

SOCIALComunicação e Colaboração

LMSGestão de Aprendizado

ANALYTICSIndicadores e Dashboards

BPMGestão de Processos

IDENTITYSingle Sign-on

ECMGestão Eletrônica

de Documentos

WCMCriação de Portais

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