Casa Civil da Presidência da RepúblicaArquivo NacionalCoordenação Geral de Gestão de Documentos

Ana Celeste Indolfo

A Gestão de Documentos nas Instituições Federais de Ensino Superior

FORUM PERMANENTE DE ARTE E CULTURA

”Pesquisa em acervos e o acesso ao conhecimento e a cultura: os

instrumentos de gestão de documentos”

Universidade Estadual de Campinas

Auditório da Biblioteca Central Cesar Lattes

3 de outubro de 2007

Objetivo do evento

abrir espaço a troca de experiências na elaboração de planos de classificação, tabelas de temporalidade e demais instrumentos de gestão de documentos em instituições universitárias e de pesquisa, socializando o conhecimento de conceitos e métodos aplicados no Brasil

Para começar o intercâmbio alguns esclarecimentos se fazem necessários:

legislação arquivística funções do CONARQ atribuições do Arquivo Nacional

Preceito constitucional

Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem

(inciso 2° do art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988)

LEI Nº 8.159,de 8 de janeiro de 1991

dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados

esse ato legal contém conceitos e definições que regulam questões fundamentais no

gerenciamento de acervos arquivísticos públicos e privados

LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002

Regulamenta a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Do Conselho Nacional de Arquivos

Da Gestão de Documentos da Administração Pública Federal

DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002

Art. 1° - O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002

Art. 7° - O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados [...] bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.

Breve histórico da atuação de duas Câmaras Técnicas

Câmara Técnica de Classificação de Documentos e

Câmara Técnica de Avaliação de Documentos

foram criadas em 1995

Finalidade: elaborar planos de classificação de documentos de arquivo e planos de destinação e tabelas de temporalidade

Objetivos: racionalizar a produção documental; reduzir os

custos operacionais; garantir a preservação de documentos e agilizar a recuperação das informações

Breve histórico da atuação de duas Câmaras Técnicas (cont.)

as duas Câmaras Técnicas, em conjunto, apresentaram dois instrumentos, que foram aprovados pelo Plenário do Conselho e resultaram na publicação da Resolução nº 4, em março de 1996, do CONARQ, que “dispõe sobre o Código de classificação de documentos de arquivo para administração pública: atividades-meio” e “aprova Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades meio da administração pública"

os referidos instrumentos passaram a ser implantados nos órgãos do Poder Executivo Federal, por força do Decreto n° 2.182, de 20 de março de 1997 (hoje reiterado pelo Decreto n° 4.073, de 3 de janeiro de 2002)

após um período experimental, o Plenário do CONARQ aprovou versão revisada e ampliada, publicou a Resolução nº 14, em outubro de 2001, e promoveu a edição da Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, disponível na forma impressa e digital

DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

§ 1° - Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

DECRETO Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002(cont. art. 18)

§ 2° - Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1° serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

§ 3° - Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

RESOLUÇÕES do CONARQ n° 7 / 1997 e n° 14 / 2001

Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003

cria o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração publica federal, pelo qual se organizam sob a forma de sistema, as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal

Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003

finalidades do SIGA

garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais

integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram

disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo

Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003

o SIGA tem o Arquivo Nacional, como órgão central, e uma Comissão de Coordenação, presidida pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrada por representantes do Arquivo Nacional, dos Ministérios e dos órgãos equivalentes, cabendo aos Ministérios e aos órgãos equivalentes à criação de Subcomissões de Coordenação do SIGA, que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação, com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação

Sub-Comissão do SIGA do MEC criada pela Portaria n° 404, de 27 de junho de 2007

Decreto nº 5.135, de 7 de julho de

2004   Art.  13. - Ao Arquivo Nacional, integrante da

estrutura básica da Casa Civil da Presidência da República, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração publica federal, compete:

implementar a política nacional de arquivos por meio da gestão, do recolhimento, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País;

garantir pleno acesso à informação com a finalidade de apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativas e o cidadão na defesa de seus direitos;

incentivar a produção de conhecimento científico e cultural.

Regimento Interno do Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República

Competências da Coordenação Geral de Gestão de Documentos

II - prestar orientação técnica a órgãos e entidades da Administração Pública Federal quanto à implantação de programas de gestão de documentos, à elaboração e aplicação de códigos e planos de classificação, bem como de tabelas de temporalidade e destinação de documentos;

III - promover adequações ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo e à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, relativos à atividades-meios da Administração Pública Federal;

IV - analisar códigos de classificação, tabelas de temporalidade e destinação, e listagens de eliminação de documentos de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, encaminhados à aprovação do Diretor-Geral do Arquivo Nacional.

Programa de gestão arquivística

O planejamento e implantação de O planejamento e implantação de um programa pressupõe:um programa pressupõe:

levantamento e análise da realidade institucional

estabelecimento de diretrizes e procedimentos administrativos

designação de responsabilidades desenho do sistema de gestão

arquivística elaboração de instrumentos e manuais

Programa de gestão arquivística

Principais instrumentos da gestão Principais instrumentos da gestão arquivística de documentos são:arquivística de documentos são:

Código de Classificação de Código de Classificação de DocumentosDocumentos

Tabela de Temporalidade e Tabela de Temporalidade e Destinação de DocumentosDestinação de Documentos

Relação COGED/AN e as IFES aprovação de Tabela de Temporalidade

e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim da UFPB em 2001

apoio às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos e análise de Listagens de Eliminação de Documentos

UFF, UFSJ, UFRGS, UNIRIO, UFG e UFRJ

Relação COGED/AN e as IFES(cont.)

Eventos realizados:

I WORSHOP com as IFESde 26 a 29 de setembro de 2006

Reunião Técnica com as IFES de 7 a 11 de maio de 2007

I WORKSHOP AN/IFES(26 a 29/09/2006)

Objetivos:

sensibilizar os participantes para a importância das atividades de gestão de documentos

discutir propostas de revisão, ampliação e atualização do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: atividades-fim da UFPB

incluir as IFES no Censo de Arquivos Brasileiros: Públicos e Privados

Convidadas 55 IFES

Participantes 30 IFES + 1 IES (estadual) (com 45 técnicos representantes)

Avaliação da situação das IFES e resultados do I Workshop

Desnível técnico entre os participantes com relação ao:

Conhecimento da área de gestão de documentos e arquivo (conceitos, vocabulário, legislação e normas arquivísticas)

Conhecimento da estrutura e funcionamento das IFES

× Enorme vontade de discutir, sugerir,

colaborar, acertar e implementar as atividades de gestão de documentos

Resultado da enquete feita no momento da apresentação dos participantes do I Workshop

Utilização do Código e da Tabela relativos às atividades-meio

SIM: 13 NÃO: 13 Sem reposta: 5

Utilização do Código e da Tabela relativos às atividades-fim (UFPB ou similar/adaptada)

SIM: 11 NÃO: 15 Sem resposta:5

Resultado da enquete feita no momento da apresentação dos participantes do I Workshop(cont.)

Possui Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

SIM: 9 NÃO: 9 Sem resposta: 13

Elimina documentos SIM : 17 NÃO: 4 Sem resposta: 10

Possui Arquivo Centralizado SIM: 9 NÃO: 7 Sem resposta: 15

Produto do I Workshop

Minuta de Código de Classificação de Documentos relativos às atividades-fim das IFES a partir da revisão do proposto pela UFPB e aprovado pelo AN

I Reunião Técnica com as IFES (7 a 11 de maio de 2007)

Objetivos: estudo e análise da minuta elaborada inserção e discussão das sugestões

encaminhadas

Participantes:10 IFES+1 IES(estadual)

(17 técnicos)

Lei n° 9.394, de 20 de dezembro de 1996Estabelece as diretrizes e bases da educação nacional

Art. 43 – A educação superior tem por finalidade:

II – formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua;

III- incentivar o trabalho de pesquisa e investigação científica, visando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia e da criação e difusão da cultura, e, desse modo, desenvolver o entendimento do homem e do meio em que vive;

VII – promover a extensão, aberta à participação da população, visando à difusão das conquistas e benefícios resultantes da criação cultural e da pesquisa científica e tecnológica geradas na instituição.

Nova minuta de Código de Classificação

Classes relativas às atividades-fim das IFES

100 ENSINO SUPERIOR200 PESQUISA300 EXTENSÃO400 EDUCAÇÃO BÁSICA ( e PROFISSIONAL)

500 AVALIAÇÃO EDUCACIONAL600 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL

Nova minuta de Código de Classificação (cont.)

100 ENSINO SUPERIOR

110 Cursos de graduação (inclusive ensino a distância)

120 Vida acadêmica dos discentes dos cursos de graduação

130 Cursos de pós-graduação stricto-sensu (inclusive ensino a distância)

140 Vida acadêmica dos discentes dos cursos de pós-graduação stricto-sensu

150 Cursos de pós-graduação lato-sensu (inclusive ensino a distância, residência médica e Master of Business Administration –MBA)

160 Vida acadêmica dos discentes dos cursos de pós-graduação lato-sensu

190 Outros assuntos referentes ao ensino superior

Nova minuta de código de classificação (cont.)

200 PESQUISA210 Normas. Regulamentações. Diretrizes220 Programas e projetos de pesquisa para

graduação e pós-graduação230 Programas e projetos de iniciação

científica290 Outros assuntos referentes à pesquisa

300 EXTENSÃO310 Normas. Regulamentações. Diretrizes320 Programas, projetos e bolsas de extensão390 Outros assuntos referentes à extensão

Nova minuta de Código de Classificação (cont.)

400 EDUCAÇÃO BÁSICA (e profissional)410 Educação infantil: creches e pré-escolas420 Ensino fundamental430 Ensino médio440 Ensino técnico e profissional490 Outros assuntos referentes à educação básica

500 AVALIAÇÃO EDUCACIONAL510 Normas. Regulamentações. Diretrizes520 Avaliação Institucional530 Exame Nacional de Desempenho de Estudantes

(ENADE)540 Avaliação das condições de ensino590 Outros assuntos referentes à avaliação educacional

Nova minuta de Código de Classificação (cont.)

600 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL

610 Normas. Regulamentações. Diretrizes

Outras subclasses referentes às questões que envolvem:

Análise sócio-econômica (pedido de carência) Residência universitária (inclusive alojamento e moradia) Alimentação Assistência à saúde Creche Transporte Auxílios para participação e realização de eventos

CONTATO Arquivo Nacional Coordenação Geral de Gestão de

Documentos Tel: 21 2179 1247, 2179 1248 e 2179

1252 Tel/Fax: 21 2179 1246 anaceleste@arquivonacional.gov.br gestaodocumental@arquivonacional.gov.br