cadastramento digital de redes subterraneas do municipio · levantamento dos dados cadastrais de...

Departamento de Controle de Uso de Vias Públicas Convias 2 – Divisão Técnica de Cadastro Setorial

Cadastramento Digital de Redes Subterrâneas do Município

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Introdução

Ficha Cadastral (ou Ficha técnica) foi o nome dado ao procedimento de

levantamento dos dados cadastrais de redes de infra-estrutura subterrânea em locais

da cidade que sejam alvo de intervenções (obras). Quando órgãos da Prefeitura ou

Concessionárias (Sabesp, Comgás, etc.) vão realizar uma obra que interfira no subsolo

da cidade, é necessário solicitar o cadastro das redes existentes no local, para o

planejamento correto do projeto e da obra, evitando assim o rompimento de redes

existentes no local. Os fornecedores do cadastro são as Empresas Particulares, Mistas

e Órgãos Municipais. Os Órgãos Municipais são os responsáveis pelo fornecimento do

cadastro de Micro-drenagem (Sub-Prefeituras), Macro-Drenagem (Obras-003) e

Iluminação Pública (ILUME). As empresas Mistas são responsáveis pelo cadastro de

Obras Urbanas realizadas (EMURB), Sinalizações Horizontais e Verticais (CET) e infra-

estruturas subterrâneas relacionadas aos corredores de ônibus e trolebus (SPTrans).

A elaboração do pedido, o encaminhamento do mesmo às concessionárias e aos

órgãos que possam ter infra-estrutura subterrânea no local, o recebimento das

respostas, a cópia das mesmas, e o envio destas ao solicitante, forma o conjunto de

procedimentos chamado por Convias-2 de Ficha Cadastral.



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1. Cidadãos e Sociedade

(1.1) Os usuários diretos da Ficha Cadastral são os solicitantes da informação: os

departamentos de SIURB, os órgãos públicos e as empresas privadas que irão efetuar

alguma intervenção (obra) na via pública, e o próprio Convias-2, pois quando chega

uma nova solicitação, a primeira providência é identificar se existem informações

cadastradas anteriormente, referentes àquele local.

Os beneficiários são: os munícipes que habitam ou transitam pelas áreas que são

alvo de intervenção, e a(s) empresa(s) executora(s), que com o cadastro em mãos

evitam um possível dano às redes subterrâneas existentes no local.

(1.2) Portanto, a Ficha Cadastral não é um serviço conectado diretamente à

população, mas afeta diretamente a vida do cidadão, uma vez que permite às empresas

que realizarão uma obra, pública ou privada, em um local da cidade: Compatibilizar o

projeto das redes que serão implantadas com as redes de outras empresas existentes

no local; Evitar acidentes com as redes subterrâneas de outras empresas; Controlar e

reduzir o tempo das obras, minimizando os distúrbios na cidade e os reflexos causados

no cotidiano do cidadão.

Para o serviço ser prestado de forma satisfatória, atendendo às necessidades dos

usuários, constatamos a necessidade de: Melhorar o diálogo com as diversas

concessionárias; Aumentar o conhecimento, por parte dos órgãos públicos e das

concessionárias, sobre as atribuições de Convias; Desburocratizar e padronizar os

procedimentos internos e externos; Informatizar as etapas do trabalho; Armazenar o

cadastro de forma mais interativa e eficiente, utilizando as ferramentas de

Geoprocessamento.

(1.3) Atualmente quase todos os procedimentos de Convias-2 são realizados via e-

mail, e as dúvidas, sugestões e reclamações ocorrem tanto via e-mail, quanto por

telefone. Não está disponibilizado o acesso direto ao cadastro das redes subterrâneas

para as concessionárias ou para a população, pois essas informações devem ser

fornecidas somente aos interessados, para os casos de real necessidade e somente

com o aval de Convias-2, que é o departamento que atualmente centraliza o

arquivamento e a prestação de informações sobre as redes subterrâneas, atividades



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que devem ser feitas com muita responsabilidade, para que tais dados não sejam

desviados para outros fins, que não os previamente estipulados.

(1.4) No caso específico da prestação de serviço das Fichas Cadastrais, os usuários

diretos são: os Órgãos da PMSP e Concessionárias que planejem executar uma obra

em um local consolidado da cidade. Após várias reuniões para melhoria da prestação

de serviços por Convias-2, percebemos que muitos órgãos municipais e empresas

públicas ou privadas desconheciam este serviço, assim como a importância deste para

minimizar os impactos negativos das obras na cidade. Considerando que este é um

serviço que atua na melhoria da qualidade urbana, constatamos a necessidade de

apresentações às empresas diretamente interessadas, visando promover a: Divulgação

do serviço; Elucidação de dúvidas; Elaboração de parcerias, visando uma maior

eficiência do serviço prestado.

(1.5) Apesar deste serviço não atender diretamente a população (sendo esta

beneficiada indiretamente), com o intuito de manter a transparência do serviço público

em relação à sociedade, utilizamos o site da PMSP (SIURB / CONVIAS) para a

divulgação das nossas atividades (apresentações, reuniões, plenárias, relatórios),

disponibilizando as apresentações feitas para download. Para a avaliação do resultado

da divulgação e da melhoria de comunicação com os envolvidos no processo das FC’s,

são elaborados relatórios mensais, cujos dados levantados comprovam o aumento do

número de solicitações feitas à Convias-2, a diminuição do tempo de resposta das

empresas consultadas, bem como a diminuição do tempo de resposta de Convias-2 às

várias solicitações recebidas das concessionárias e dos órgãos públicos.

2. Pessoas

(2.1) A avaliação principal do desempenho da equipe é feita através do trabalho

realizado em grupo, sendo que o seu sucesso só será atingido se todas as partes

funcionarem em harmonia. Esta avaliação é baseada nos dados dos relatórios mensais

elaborados mensalmente por Convias-2, sendo os seus resultados divulgados e

discutidos por todas as divisões técnicas de Convias na reunião mensal de diretoria,

que ocorre na primeira 2ª feira de cada mês. Internamente, utilizamos esses relatórios

como registros das nossas evoluções e conquistas, assim como das nossas



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dificuldades e necessidades, incluindo as especificações dos materiais, equipamentos e

cursos de especialização necessários à evolução do nosso trabalho. Com o intuito de

manter todos motivados, realizamos treinamentos internos, compartilhamos os

resultados, e divulgamos nossas metas assim como as melhorias. Estamos abertos

para sugestões e colocações de todos os membros da equipe.

(2.2) Atualmente, nosso banco de dados é respaldado pelos softwares Access e

MapInfo. Para a elaboração dos documentos, são utilizados principalmente os

softwares Word e Excel. Para a leitura dos cadastros (plantas), considerando que

Convias-2 cada vez mais incentiva as empresas a enviar arquivos digitais, utilizamos

Autocad, Photoshop e Acrobat Reader. Nem todos da equipe inicialmente conheciam

estes programas. Esses servidores receberam alguns treinamentos, seja pela demanda

das suas atividades e/ou por seus interesses pessoais. Os treinamentos são realizados:

Internamente, pelo servidor que detém mais conhecimento, repassando aos demais da

equipe (atualmente é o que mais acontece), e externamente, através de cursos

solicitados nos relatórios, referentes às necessidades específicas de Convias-2 (como é

o caso do MapInfo, que ainda não conseguimos, apesar de sua importância para os

novos projetos da Divisão).

Em relação aos recursos disponíveis, no último ano houve a aquisição de dois

novos computadores e a contratação de três novos funcionários, via concurso. Isso

possibilitou que diversas frentes de trabalho fossem desenvolvidas e aprimoradas,

apesar de ainda não ser o suficiente para suprir a demanda de Convias-2. Com relação

aos softwares disponíveis, a nossa maior dificuldade se refere ao MapInfo, que não é o

programa GIS mais indicado para o cadastro e a divulgação em rede Intranet das

informações geográficas e alfanuméricas. Também encontramos grande dificuldade de

avançar neste tema porque ainda trabalhamos com a Base Geográfica de São Paulo,

mais conhecida como GEOLOG, que está totalmente desatualizada. Estamos

aguardando a disponibilização da nova Base Cartográfica de São Paulo, que segundo

informações, está concluída.

Já percebemos que, para evoluir rumo à utilização do Geoprocessamento como

ferramenta de gestão das redes subterrâneas, precisamos tanto de um software

adequado, quanto de uma arquitetura de rede adaptada às necessidades específicas



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de Convias. No último mês, por intermédio da CEC (Comissão de Entendimentos com

as Concessionárias), participamos de reuniões com fornecedores de Softwares e

soluções GIS para definirmos qual o sistema mais adequado às necessidades de

Convias, objetivando futuramente a elaboração de uma Licitação.

(2.3) A equipe de Convias-2 é constituída de técnicos (Arquitetos, Engenheiros e

Tecnólogos), e por estagiários. Cada Técnico possui atribuições determinadas, de

acordo com as atividades da Divisão. São elas: Elaboração de Fichas Cadastrais;

Cálculo do Valor de retribuição mensal pelo uso do espaço público; Devolução de

Caução; Regularização de redes existentes anteriormente ao Decreto n° 38.139;

Cadastro de todos os processos finalizados.

Pelo número insuficiente de técnicos, os estagiários acabam sendo fundamentais

para o bom andamento dos trabalhos, respeitadas as definições contratuais dos

mesmos com a PMSP. Desta forma, os estagiários são treinados a exercer todas as

funções, sendo alocados na frente de trabalho que tenha maior demanda no momento,

e garantindo uma experiência completa em relação a todas as etapas de trabalho, o

que os mantém motivados.

Quanto aos técnicos, o incentivo provém de vários fatores: Interação diária;

Compartilhamento de conhecimentos e opiniões; Possibilidade de elaborar novos

projetos que visem melhorias para a Divisão, e Resultados positivos obtidos. As

principais habilidades exigidas em Convias-2 são: o espírito de equipe, e a vontade de

inovar, aprender e compartilhar novos conhecimentos.

(2.4) O bem-estar dos servidores é garantido pela infra-estrutura, a começar pelo

espaço físico, com dimensão, insolação e ventilação adequadas. Cada técnico possui

computador, mesa grande e cadeira confortável. Na Divisão há mesa de reuniões,

impressora PB e serviço de xerox no mesmo andar. Para confraternizar, temos mesa de

café, chás e biscoitos, mantida pelos funcionários.

Os funcionários de Convias-2 são motivados pela participação constante em cursos

e Congressos oferecidos ou financiados pela Prefeitura, através do RH ou CEC. Esse

constante aprimoramento dos servidores os capacita a elaborar projetos para efetuar

melhorias em Convias-2. As propostas são compartilhadas e discutidas em reuniões

internas mensais. Quando necessário, essas idéias são levadas ao conhecimento da



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4 dias a 1 mês

Diretoria do Departamento ou à CEC, para buscar o apoio necessário à sua

implementação. O projeto de implantação do Cadastro de Convias-2 em um programa

GIS, possibilitando a visualização geográfica e alfa-numérica das informações de forma

integrada, é um dos resultados dessa capacitação.

(2.5) Cada servidor coordena as atividades relacionadas às suas atribuições. Os

resultados são registrados no Relatório apresentado ao Diretor do Departamento na

reunião mensal. O comprometimento de todos é um resultado da união do grupo e da

consciência de cada um da sua importância dentro dessa estrutura. Para manter o

espírito de cooperação e comprometimento, são viabilizadas: Participação em cursos,

Congressos e Seminários; Reuniões entre Convias-2 e as Concessionárias, para a

definição de parcerias e o aprimoramento do trabalho; Divulgação das atribuições de

Convias 2 em Plenárias e Congressos, disponíveis no site da PMSP, para download.

3. Processos

(3.1) Os principais processos de trabalho, relacionados às Fichas Cadastrais são:

- Recebimento da solicitação para levantamento cadastral das redes subterrâneas

existentes em um local onde será realizada uma obra (por uma Concessionária ou um

Órgão Municipal). Deve vir acompanhada de um croqui de localização – 1° dia;

- Verificação nos Arquivos de Convias-2 – Tombamento e Ficha Cadastral – 1º dia;

- Abertura da Ficha Cadastral - definição do n° e das empresas a consultar – 2° dia;

- Envio dos Ofícios para as empresas solicitando seus cadastros (e-mail ou protocolo);

- Recebimento/ Organização das respostas, via e-mail ou protocolo;

- Cobrança de respostas das concessionárias, se não fornecidas no prazo, via e-mail;

- Cópia dos Documentos recebidos (Ofícios e cadastros) em papel, disquete e/ ou CD;

- Elaboração de Informação ou Ofício, com descrição de todas as respostas recebidas;

- Envio da cópia das respostas ao solicitante, junto com o Documento de Convias 2;

- Aditamento de respostas recebidas, no caso do recebimento de respostas após o

fechamento da Ficha Cadastral.

As Fichas Cadastrais são finalizadas quando recebemos todas as respostas

solicitadas, ou 1 mês após a abertura da FC. Em casos de emergência, temos

conseguido respostas em até 4 dias.



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Após o fechamento da Ficha Cadastral, todas as informações relacionadas a ela são

lançadas em nosso Banco de Dados, e os documentos são armazenados em caixas.

Uma folha de controle é emitida, sendo arquivada em um fichário, para que as nossas

consultas às informações possam ser facilmente encontradas.

Para facilitar o envio correto de informações, criamos o Formulário de Solicitação de

Cadastro, acompanhado pelo Manual de preenchimento (enviado, via e-mail, em

arquivo Word). Paralelamente, há um trabalho de conscientização das Concessionárias

e Órgãos Públicos, via e-mail, do “que é” e da “importância” das Fichas Cadastrais para

a cidade. Normalmente, essa explicação acompanha a cobrança das respostas

atrasadas.

Para melhorar a consulta das informações levantadas pelas Fichas Cadastrais e

facilitar sua disponibilização às outras Divisões Técnicas de Convias, foi desenvolvido

um projeto Piloto de implantação dessas informações no MapInfo, que é um software

de Geoprocessamento, ou seja, que permite relacionar informações geográficas e

alfanuméricas.

O intuito da criação deste procedimento é: utilizar ferramentas mais eficientes para a

gestão de informações; compartilhar de forma mais efetiva as informações entre as

Divisões Técnicas de Convias, garantindo uma continuidade nos procedimentos e

aumentando o controle e a eficiência nas atribuições de Convias; ampliar as

possibilidades de levantamento e cruzamento de dados, através da geração de

gráficos, tabelas e relatórios através do programa GIS, de forma a respaldar decisões

internas e externas para melhor gestão do trabalho e das redes de infra-estrutura da

cidade de São Paulo; adaptar o Banco de Dados de cadastro à uma linguagem

geográfica, necessária no caso de redes de infra-estrutura subterrâneas.

(3.2) Visando aumentar a eficácia dos procedimentos e a elaboração, produção e

finalização das FC’s, foram tomadas algumas providências de divisão do trabalho,

assim como de controle dos resultados. Assim, as pessoas que coordenam as

principais frentes de trabalho relacionado às FC’s possuem atribuições bem definidas,

sendo os resultados controlados por listagens e tabelas, que permitem acompanhar: A

quantidade de FC’s que entram e saem de Convias-2; O tempo decorrido para o

fechamento das FC’s; Todas as FC’s respondidas; As FC’s urgentes, ou que estão



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perto de completar 30 dias e que, portanto, devem ser fechadas, ainda que sem todas

as respostas.

Alguns documentos padrão foram criados, para garantir a continuidade dos

procedimentos, diminuindo a possibilidade de atrasos ou de erros, tanto das empresas,

quanto dos técnicos responsáveis. Para fazer a solicitação de uma FC, a empresa

precisa enviar à Convias-2 algumas informações sobre a natureza da obra, assim como

croqui de localização. Atualmente, temos divulgado o documento Oficial de Requisição

de Cadastro, que é um arquivo Word, que segue acompanhado de um Manual de

Preenchimento, para dirimir possíveis dúvidas. Este documento foi distribuído aos

solicitantes que tinham dúvidas, ou que enviavam solicitações incompletas, pois essas

situações fazem com que percamos tempo em analisar e pedir correções, além de

aumentar a possibilidade de erro por qualquer uma das partes.

Após o recebimento da solicitação, é iniciada em Convias-2 a abertura da Ficha

Cadastral para aquela localidade, atribuindo a esta um número (Ex: 001/07), através do

qual será possível a localização da mesma em qualquer momento. Uma funcionária é

responsável por identificar o local onde haverá intervenção, pela definição de quais

empresas que serão contatadas, e pela verificação das unidades locais da Sabesp e

Sub-Prefeituras. Feito isso, o administrativo providencia a elaboração e o envio de

Ofícios, solicitando o cadastro das empresas, sendo que o arquivo digital do local segue

em anexo às solicitações (para cada Ofício enviado, uma cópia é arquivada em um

fichário, sendo os mesmos cadastrados no Banco de Dados de Convias-2, e no Banco

de Dados do Protocolo de Siurb, responsável pela tramitação dos documentos). A

abertura de cada Ficha Cadastral é descrita em uma tabela de controle interno, através

da qual é possível a consulta aos números dos Ofícios e Memorandos enviados, a data

do envio das solicitações, a localidade em questão, e o solicitante. Paralelamente, há

um calendário, onde são lançadas as fichas, havendo um controle de tempo, sendo

programado o prazo máximo de um mês para sua conclusão.

As FC’s urgentes são sempre atendidas com prioridade pelas empresas, o que faz

com que sejam respondidas rapidamente aos solicitantes (às vezes em prazos curtos,

de até 4 dias). Para agilizar o processo, temos feito um trabalho de divulgação e

incentivo do uso de meios digitais no envio de documentos e dos cadastros. O e-mail



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de uma de nossas funcionárias é fornecido a todos quando da solicitação de cadastro,

e as respostas são centralizadas sem seu computador, sendo ela a responsável pela

impressão e distribuição dos arquivos anexos nas respectivas pastas de cada FC.

Grande parte do processo, que ocorre por meio digital, nos permite otimizar o uso

de recursos humanos e materiais, além de melhorar a eficiência do trabalho. Assim, foi

possível reduzir a utilização de papel, tonner da impressora, e xerox, à medida que

informatizamos os procedimentos. Também houve uma facilitação no armazenamento

das informações, que ocupam menos espaço que plantas em papel, além de terem vida

útil superior.

Para o fechamento da Ficha Cadastral, é feita uma cópia dos documentos

recebidos, das plantas, e dos arquivos digitais (cópia entregue em CD ou disquete). Os

originais ficam nos arquivos de Convias-2, e as cópias seguem ao solicitante,

juntamente com um Ofício ou uma Informação, com descrição do conteúdo enviado.

Atualmente, uma parte das Fichas Cadastrais já compõe o nosso Banco de Dados

GIS, com as respectivas informações no MapInfo, o que permite a visualização

geográfica dessas FC’s, juntamente com os dados alfanuméricos, facilitando a consulta,

e possibilitando o cruzamento de dados e o gerenciamento das informações recebidas.

Este projeto também tem por objetivo permitir o acesso atualizado e constante das

outras Divisões Técnicas de Convias às informações de FC’s, contribuindo para um

trabalho cada vez mais integrado (Ex.: Convias-1 tem interesse na consulta do Banco

de Dados das FC’s, quando da aprovação de novos projetos, pois o conhecimento das

redes existentes no local permite a análise criteriosa quanto à saturação do espaço

público subterrâneo, assim como das possíveis interferências existentes no local).

A expansão e a consolidação deste projeto depende da disponibilização do acesso

à Nova Base de São Paulo, que está para acontecer, segundo informações da

PRODAM. O Projeto foi testado nos últimos meses, e se mostrou muito eficiente, mas

terá que ser refeito quando tivermos acesso à Nova Base de São Paulo, visto que o

GEOLOG (Base disponível atualmente), por existir há mais de 30 anos, está

desatualizado. Por esse motivo, entendemos que seria desperdício de recursos físicos

e humanos completarmos o Cadastro de todas as FC’s, antes de termos acesso à Nova

Base.



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(3.3) Outra ação implementada por Convias-2, a partir de 2006, foi a melhora na

comunicação com as empresas privadas e Órgãos Públicos. Após a contratação de

servidores concursados, foram feitos estudos das Fichas Cadastrais, para identificação

de pontos positivos e negativos relacionados aos procedimentos adotados.

Percebemos que algumas empresas não atendiam às solicitações porque o contato que

tínhamos estava desatualizado, a pessoa responsável tinha sido substituída, ou havia

confusão de responsabilidades dentro da empresa. Em função disso, promovemos

várias reuniões, com o intuito de discutirmos os problemas, e também de atualizar

nossos contatos junto às empresas, o que resultou numa melhora significativa no

diálogo com as concessionárias, possibilitando melhora no atendimento, e o envio de

cobranças de respostas atrasadas. Outro benefício foi o estabelecimento de uma

parceria entre as empresas de Telecomunicações, que contrataram uma empresa

terceirizada, a Telcomp, para representá-las, centralizando os pedidos e as respostas

das FC’s.

Também estabelecemos convênios com empresas privadas e Órgãos Públicos,

como Metrô, SPTrans, Eletropaulo e Obras 003, fortalecendo Convias-2 como

gerenciador das informações das redes subterrâneas na cidade de São Paulo.

As duas primeiras são empresas particulares, que possuem redes centralizadas em

poucas linhas (apesar de extensas), onde as obras, na maioria das vezes, não causam

interferência nas redes. Por este motivo, o Metrô e a SPTrans sugeriram que Convias-2

fizesse a primeira consulta, e só enviasse um ofício pedindo o cadastro no caso da obra

estar realmente muito próxima às redes. Para esta consulta, as empresas forneceram

mapas simplificados, porém atualizados, das redes existentes na cidade. A partir da

implantação deste procedimento, conseguimos diminuir o número de solicitações feitas

a essas empresas, agilizando, na maioria dos casos, as respostas.

No caso da Eletropaulo, também visando agilizarmos as respostas, fomos

orientados a solicitar os cadastros através do site da empresa. Assim, o pedido é feito

online, sem a necessidade de envio de um Ofício específico para esse fim, diminuindo a

burocracia do procedimento.

No caso de Obras-003, responsável pelo cadastro de macro-drenagem da PMSP,

também houve uma mudança nos procedimentos, para resolver as dificuldades em



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responder nossas solicitações. Antes, eram fornecidas cópias das plantas de cadastro,

e Convias-2 providenciava outras cópias das mesmas plantas, para enviar ao

solicitante. No entanto, esse sistema sobrecarregava Obras-003, além de haver perda

na qualidade da informação, e desperdício de recursos físicos e humanos, uma vez

que Obras-003 e Convias-2 estão no mesmo prédio. Atualmente, Obras-003 apenas

informa o número das plantas em suas respostas e, no momento do Fechamento da

Ficha Cadastral, desarquivamos as plantas relacionadas, e providenciamos uma única

cópia, para anexar à resposta que segue para o solicitante. Dessa forma, se

necessário, temos fácil acesso aos arquivos de Obras-003, para futuras consultas.

Existem ainda convênios sendo firmados com a Comgás e a Sabesp, para

disponibilização de seus cadastros (somente o caminhamento das suas redes), através

dos sites das empresas. Alguns funcionários de Convias-2 têm senhas para o acesso,

que permite uma primeira análise da existência, ou não, de redes no local. Ainda assim,

consultamos, em todos os casos, as empresas, pois os referidos convênios ainda não

foram totalmente consolidadas.

Está muito claro para todas as Divisões Técnicas de Convias que, para

melhorarmos a gestão das redes de Infra-estrutura subterrânea da cidade, precisamos

cada vez mais conseguir trabalhar em equipe, coordenar as etapas do processo de

programação, aprovação, cadastro, levantamentos e monitoramento (atividades

principais de Convias). Para que isso ocorra, é necessário que as Divisões consigam

compartilhar seus dados continuamente, através da rede Intranet. Isso só será possível,

de forma eficiente, se conseguirmos aprimorar o uso das ferramentas de gestão de

dados geográficos e alfanuméricos, o que passa, invariavelmente, pelos programas de

geoprocessamento de dados.

Alguns passos importantes já foram dados. Atualmente já consultamos o Banco de

Dados GIS de Convias-1, em relação às obras programadas em cada quadrimestre, e

estamos em vias de poder consultar o Banco de Dados de drenagem, em elaboração

por Convias-3. Esse Banco de Dados de micro e macro drenagem resultou de uma

associação entre Convias-3, já responsável pelo Banco de Dados de macro-drenagem,

e CEC, com o objetivo de concentrar as informações de micro-drenagem das várias

Sub-Prefeituras, em um único arquivo MapInfo. Essas informações foram levantadas



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por empresas particulares, contratadas via licitação, e disponibilizadas às Sub-

Prefeituras. No entanto, apesar de terem os cadastros, muitas Sub-Prefeituras não

conseguem, por falta de equipamento ou treinamento, acessar essas informações, e,

conseqüentemente, atender as solicitações de Convias-2. Esse trabalho, realizado por

Convias-3, através das informações coletadas pelo Eng. Marcos Romano, coordenador

da CEC, permitirá que Convias-2 atenda de forma mais eficiente as solicitações, no que

se refere às redes de micro-drenagem, de competência da Municipalidade.

(3.4) Para garantir a efetiva melhoria no atendimento e aprimoramento das etapas

relacionadas à prestação do serviço de Ficha Cadastral, Convias-2 tem, cada vez mais,

avançado no rumo da informatização dos procedimentos e do cadastro. Para tanto,

temos solicitado, em nossos relatórios, computadores, softwares, CD's, disquetes e,

para conseguir atender a demanda cada vez maior de solicitações (natural, ao passo

que estabelecemos parcerias, e que divulgamos o serviço junto à sociedade), corpo

técnico qualificado para manusear os equipamentos. Através do Departamento de

Informática, juntamente com a PRODAM, de forma lenta e gradual, temos obtido alguns

dos equipamentos solicitados. Também conseguimos um aumento no nosso quadro de

funcionários, uma vez que, no ano de 2006, alguns técnicos aprovados em concurso

público passaram a fazer parte da equipe.

No entanto, dada a necessidade da ampliação e melhoria no tratamento das

informações, assim como a digitalização das redes subterrâneas, há a necessidade de

um Software GIS e de um sistema que atenda à nossa demanda de armazenamento de

dados geográficos e alfanuméricos, para consulta e geração de tabelas e gráficos, além

do compartilhamento dos dados cadastrados, permitindo um avanço de Convias como

um todo. Reiteramos ainda que, além da aquisição de equipamentos e softwares, é

necessário o treinamento dos funcionários, sem o qual não haverá um correto

aproveitamento dos recursos obtidos. Para tanto, temos solicitado cursos específicos,

como o de MapInfo, mas ainda não conseguimos a verba necessária para realizá-los.

4. Resultados

(4.1) Os principais resultados que obtivemos foram:



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- Aumento considerável da demanda (uma vez que temos feito parcerias com as

empresas e divulgado o trabalho de Convias-2 à sociedade).

O Gráfico de Solicitações de Ficha Cadastral x Ano (Pg. 16) demonstra o aumento

brutal de demanda, desde 2005, tendo o número de solicitações, por parte de órgãos

internos da PMSP, quadruplicado, de 2005 para 2007, e a demanda, por parte das

Concessionárias, aumentado cerca de 12x, em relação à 2006 (projetando os

resultados de 2007, considerando os dados do 1° semestre do ano).

- Recebimento de Solicitações de Cadastro completas e corretas, por parte das

Concessionárias, contendo todas as informações necessárias à realização dos

procedimentos de Ficha Cadastral (desde que Convias-2 padronizou e divulgou o

Modelo de Solicitação de Cadastro, com o Manual de Preenchimento - Pg. 19).

- Melhora no tempo de atendimento das empresas às solicitações (devido às parcerias

e à melhor comunicação com as empresas).

- Melhora da qualidade de informação de Cadastro recebida por Convias-2 (desde que

passamos a incentivar o envio de cadastros digitais, via e-mail, e que passamos a

entregar ao solicitante respostas também em formato digital, em CD’s e/ ou disquetes).

- Diminuição do tempo de resposta das empresas às solicitações de Convias-2, parte

por atualização de contatos (Ex.: CET), parte por convênios (Ex.: Obras-003, Metrô,

SPTrans). Esse dado pode ser confirmado no Gráfico de Ficha Cadastral (Pg. 16), onde

fica evidente a expressiva diminuição do tempo de resposta das empresas no último

ano, apesar do aumento brusco de solicitações. Entre 2005 e 2006, algumas empresas

aumentaram o tempo de resposta às solicitações de Convias-2, principalmente Obras-

003 e TVA. Esse fato foi decorrente da falta de estrutura dos mesmos para atender a

uma demanda crescente. Por este motivo, foram estabelecidas, no último ano,

parcerias com várias empresas, visando sanar essas dificuldades. No caso de Obras-

003, atualmente é Convias-2 que providencia as cópias das plantas de cadastro. No

caso da TVA, atualmente tanto ela, quanto as demais empresas de telecomunicações

(exceto a Embratel), são representadas pela Telcomp, empresa contratada que

administra todas as solicitações e respostas.

- Diminuição do tempo de atendimento das solicitações por Convias-2 (devido ao uso

disseminado de ferramentas digitais, treinamento de técnicos e estagiários,



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padronização dos procedimentos, maior controle do fluxo de recebimento / resposta das

Fichas Cadastrais, e envio em menor tempo, pelas empresas, das solicitações).

- Desenvolvimento de novos projetos, dos quais se destaca o Cadastramento em

formato GIS das redes subterrâneas recebidas nas respostas das FC’s, de forma a

integrar dados digitais e alfanuméricos. Esse projeto iniciou-se com o cadastramento

das redes subterrâneas, existentes no perímetro do “Projeto Nova Luz”, tendo evoluído

para uma versão mais simplificada e adequada à demanda. No teste feito com os

cadastros recebidos, relativos ao perímetro do “Projeto Nova Luz”, foram lançados

detalhes, tanto de desenho, quanto de informações alfanuméricas das redes de duas

empresas, que serviram como teste: Comgás e Sabesp. (Ver desenhos pg.17). No

entanto, constatamos que: não precisávamos alimentar o Banco de Dados do programa

GIS (atualmente Mapinfo) com todas as informações fornecidas nas plantas das

empresas (seria uma replicação das informações); não conseguiríamos obter a mesma

precisão das plantas originais, posto que as bases nas quais estas foram desenhadas

eram completamente diferentes da base usada na PMSP (GEOLOG, que é uma base

gráfica sem precisão desde sua origem, além de nunca ter sido atualizada – Ex.: vias

foram duplicadas, tiveram sua geometria alterada, etc.); o que precisávamos era de um

cadastro simplificado, composto de algumas informações que fossem necessárias para

garantir uma consulta mais rápida das FC’s, sendo que a consulta mais completa seria

feita só em caso de necessidade, através do acesso às plantas originais.

A versão atual está no aguardo da disponibilização da Base atualizada de São

Paulo, para ter sua implementação complementada. Ela foi considerada simplificada

porque contém somente as informações que constatamos serem vitais para uma

consulta rápida no sentido de saber: se há alguma Ficha Cadastral levantada no local

alvo da pesquisa, a data em que foi executada a FC, para quais empresas foi feita a

solicitação de cadastro, quais empresas responderam, se as empresas que

responderam têm ou não rede no local, o número de localização da FC, a pasta onde

está arquivada a FC, o número do documento de resposta emitido por Convias-2, e o

nome da pessoa que alimentou os dados desta FC (Ver desenhos pg. 18).

No geral, Convias-2 tem conseguido atingir seus objetivos, no que se refere a maior

eficiência na elaboração e prestação de informações pelas Fichas Cadastrais,



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chegando a uma melhoria significativa, expressa nos bons resultados apresentados. No

entanto, existem algumas empresas cujas parcerias ainda estão em processo, sendo

realizadas reuniões constantes (Ex: Sabesp), e outras que ainda não conseguimos

definir o procedimento mais adequado, como ILUME (Departamento de Iluminação

Pública da PMSP). Apesar de estarmos com o contato atualizado, a infra-estrutura atual

da ILUME dificulta o atendimento eficaz das solicitações.

(4.2) Os bons resultados oriundos das melhorias implantadas em Convias-2, em

relação às Fichas Cadastrais, mostram caminhos para a aplicação dos mesmos nos

outros serviços prestados pela Divisão. Inclusive, o desenvolvimento de novos projetos,

dos quais se destaca o cadastramento das informações geográficas e alfanuméricas

das redes em um programa GIS, é um avanço no sentido de compartilhamento de

resultados com todas as Divisões Técnicas de Convias, abrindo caminho para uma

evolução do Departamento como um todo, permitindo alinhavar, de forma mais efetiva,

os procedimentos de programação, aprovação e cadastro, garantindo uma maior

continuidade e eficiência nos serviços prestados, além de um maior controle das

informações de Convias, visando uma Gestão mais eficaz das redes de Infra-estrutura

subterrânea da cidade de São Paulo.

Portanto, ao considerar as vitórias obtidas no que concerne ao procedimento das

Fichas Cadastrais, que contribuem diretamente para a cidade, uma vez que previne

acidentes relacionados às obras de infra-estrutura subterrâneas em São Paulo,

partimos mais motivados para enfrentar nossas dificuldades e melhorar a prestação de

nossos serviços, em prol de um objetivo maior, a melhoria da vida dos cidadãos

integrantes dessa enorme comunidade.



16

F icha C adastra l

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Comga

sCET

Sabes

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ua/e

sgot

o)

Sabes

pMA

Sabes

pTG

Telefo

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Eletro

paul

o

Obr

as 003

TVA

Empresa

2005

2006

2007

So lic itações de F icha C adastra l x A no

22

56

40

0

19

118

0

20

40

60

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100

120

140

2005 2006 2007 (até julho)

A no

PM SP

Outros



17

LEGENDA: SABESP

Água

Esgoto



18

LEGENDA: FC 2005 FC 2006 FC 2007

E Empresa Pública E E E Empresa Privada



19

RUA/ AVENIDA/ Praça ENTRE a Rua/ Av. e a Rua/ Av. Ex. Avenida Paulista, n°XX ex. Rua Bela Cintra ex. Av. Hadock Lobo

8

MODELO DE SOLICITAÇÃO - LEVANTAMENTO CADASTROS DE

INTERFERÊNCIAS

Solicitante: Sub-Prefeitura ______________________________

Ofício n°____________________________

Memorando n° _______________________

Carta no ____________________________

Para Convias 2 A/C do Diretor (a) da Divisão Técnica de Cadastro Setorial, Vimos através do presente, solicitar o levantamento dos Cadastros das Interferências existentes na(s) Rua (s) e/ ou Avenida (s):

Características da Intervenção (Executor/ Estágio- descrição):

PMSP ___________________________

Empresa _________________________

OBRA - Descrição:

_____________________________________________________________

PROJETO - Descrição:

_________________________________________________________

Segue em anexo, a LOCALIZAÇÃO da OBRA/ PROJETO via:

Croqui – Nome/

N°_____________________________________________________________

Planta – Nome/ N°______________________________________________________________ Sem mais para o momento, Atenciosamente

_________________________________ Nome Completo e Telefone do Responsável

MANUAL DE PREENCHIMENTO MODELO DE SOLICITAÇÃO - LEVANTAMENTO CADASTROS DE INTERFERÊNCIAS OBS. A solicitação deve ser enviada: - Via protocolo para o endereço: Pça. Da República, n° 154 - CEP: 01045-000 - Via e-mail: [email protected] E [email protected]

1- Escrever por extenso o Nome da Sub-Prefeitura solicitante.

2- Assinalar o tipo de documento que a Solicitante enviará. Escrever o número da solicitação ao lado.

3- Escrever por extenso todas as Ruas onde haverá intervenção. Se houver mais ruas do que campos, eleger as principais para preenchimento deste campo.

4- Escrever as ruas do início e final do trecho da Rua/ Av. onde haverá a intervenção. Ex. Avenida Paulista, entre a Rua Bela Cintra e a Av. Haddock Lobo

5- Assinalar se a intervenção será realizada por um Órgão da Prefeitura (PMSP) ou por uma Empresa. Descrever o Órgão/ Empresa responsável por extenso.

6- Assinalar se a Solicitação se refere a uma Obra ou a um Projeto. Descrever ao lado o NOME/ IDENTIFICAÇÃO da referida Obra ou Projeto.

7- Assinalar que tipo de desenho seguirá em anexo, junto ao documento preenchido.

Lembrando que: Tanto o croqui como a planta devem ter o(s) local(ais) da obra/ projeto assinalados de forma legível, contemplando, no mesmo desenho, o entorno imediato (no mínimo as duas ruas transversais mais próximas ao local de intervenção)

8– Nome completo escrito por extenso do responsável pela solicitação. Abaixo do nome, é imprescindível que haja um telefone para contato. Obs. Se o documento for enviado via protocolo, este campo deverá estar assinado pelo responsável; E se o documento for enviado via e-mail deverá constar o e-mail do responsável escrito por extenso, logo abaixo do nome.

2

1

34

4

4

5

6

7



20

São Paulo, 31 de Agosto de 2007

Alice de Jesus Delgado Matias __________________________

RF: 579.915.5-04

Ludmila Mara Banks Ferreira Lopes ______________________

RF: 753.754.9-00

Ricardo Vaz Guimarães de Rosis ________________________

RF: 753.147.8-00

cadastramento digital de redes subterraneas do municipio · levantamento dos dados cadastrais de...

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