bpm day serra gaúcha 2013. implantação do escritório de processos e iniciativas bpm na...
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BPM Day Serra Gaúcha 2013
Implantação do Escritório de Processos e Iniciativas BPM na Universidade de Passo Fundo
UPF
José Luís de FreitasExecutivo Administrativo e Financeiro [email protected]
Kely DorigoniEscritório de Processos [email protected]
Estrutura FuncionalFUPF
Conselho Diretor
UPF(Reitor)
VRADM
Gestão Executiva
TI
Escritório de Processos
RH CONTAB FINANC ADM COMPRAS PATRIMÔNIO ORÇAMENTO
VREAC, VRPPG, VRGRAD
UPF Idiomas Integrado UPF
Processos
Pessoas
Tecnologia
Implantação do Escritório de Processos
Dez / 2011 Criação do Escritório de Processos - Reitoria
Fev / 2012 Estruturação do Escritório de Processos
Fev / 2013 Reestruturação da Equipe
Ago / 2013 Transferência para DTI
Metodologia de Gerenciamento de Processos de Negócio UPF
Ferramentas de Apoio
- Orquestra BPM – Cryo- BizAgi Modeler- OpenProj
Apresentação dos Cases
Case 1 – Automação e Integração de Processos com o ERP
Case 2 – Melhoria e Documentação de Processos
Case 3 – Análise de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP
Escopo: Reestruturação do Processo de Planejamento Orçamentário Institucional.
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
Diagnóstico
- Falta de planejamento e cumprimento de prazos;- Falta de ferramenta adequada às necessidades;- Falta de conhecimento sobre gestão orçamentária;- Gerenciamento precário de solicitações de
suplementações;- Utilização de “verdinhos”.
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalO “Verdinho”
Desafios
- Cumprimento de prazos;- Cultura do planejamento de necessidades;- Cultura do papel (“verdinho”).
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
Processos
- Planejamento Orçamentário Institucional- Ajustes e Suplementações Orçamentárias
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
Melhorias Implementadas
- Definição do Processo e Regras de Negócio;- Definição dos responsáveis de cada centro de custo.
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
Melhorias Implementadas
- Reestruturação do software de orçamento e integração com automação;
- Orçamento distribuído em 12 meses.
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
Outras Melhorias Implementadas
- Definição de períodos controlados automaticamente a partir de um cronograma;
- Inserção automática dos valores de suplementações aprovadas.
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
Melhorias Implementadas
- Gerenciamento do total de suplementações solicitadas.
Escopo: Processos que envolvem a disponibilização do recurso financeiro pela Prefeitura Municipal de Passo Fundo e a necessidade de aquisição de equipamentos do UPF Parque.
Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos
Diagnóstico
- Problemas de comunicação interna;- Falta de conhecimento dos envolvidos em relação ao
processo;- Muitos handoffs desnecessários;- Não cumprimento de prazos e falta de informações.
Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos
Desafio
- Atender aos prazos cumprindo todos os requisitos e alinhando o envolvimento de uma instituição de ensino superior de grande porte e um órgão público.
Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos
Processos
- Aquisição de Equipamentos do UPF Parque- Orçamento de Equipamentos- Licitação Modalidade Pregão
Melhorias Implementadas
- Definição dos processos, padronização da documentação e checklist de informações;
- Eliminação de áreas com envolvimento desnecessário;- Diminuição do tempo e adequação do orçamento;- Diminuição do ruído na comunicação com aproximação
das áreas envolvidas.
Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos
Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos
Escopo: Identificar gargalos e dificuldades nos processos de pagamento de contas em espécie, cheques ou qualquer outro meio não informatizado.
Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP
Diagnóstico
- O processo operacional de conferência de dados e efetivação de pagamentos é maduro e de baixa variação, no entanto, não existem ferramentas suficientes e adequadas de apoio.
Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP
Entregas para Seção de Desenv. de Sistemas
- 10 processos mapeados de conferência e pagamento de contas;
- Identificados os principais problemas e necessidades de sistemas de cada processo;
- Priorização e detalhamento das demandas de desenvolvimento de sistemas e manutenções evolutivas.
Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP
PROCESSO MAPEADONECESSIDADE DETALHADAPARECER JURÍDICOLAYOUT BANCO
Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP
Alguns Números
Fev / 2012 Dez / 2013
Número de Projetos: 13
Processos Mapeados: 110
Processos Redesenhados: 30
Aproximadamente 50 áreas envolvidas
Desafios do Escritório de Processos UPF
- Amadurecer e viabilizar melhorias na relação de trabalho entre a área de Desenvolvimento de Sistemas e o Escritório de Processos;
- Evoluir e garantir a implementação das auditorias internas de processos;
- Definição de indicadores por processos;
- Eliminar a Cultura do “Verdinho”!!!
