Última atualização deste documento: 28/12/2011 www.maistre.com.br -

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Sistema Pastoral® Tecnologia a Serviço das Comunidades

Help on line - acione a tecla F1 quando tiver dúvida.

Este roteiro foi elaborado para servir de auxílio às pessoas que estão iniciando a

utilização do sistema pastoral, após os encontros (treinamentos) ocorridos.

Nosso suporte está à disposição para resolver (ou extinguir) qualquer dúvida, através do

CHAT na nossa página na internet (www.maistre.com.br) ou pelo Fone: 51-30296747

Neste roteiro, vamos informar como iniciar a trabalhar com o módulo contabilidade, os

cadastros iniciais necessários para o registro dos Dizimistas e a conversão dos dados de

quem tem algum sistema sendo utilizado.

Se desejar, uma cópia deste passo a passo encontra-se no endereço abaixo:

www.maistre.com.br/Arqpolis.zip

Bom trabalho

Módulo Contabilidade

Caixa e Contas Bancárias

Modulo Contábil.

Cadastro de Contas Bancárias – ver folha 37 do manual.

Cadastro dos Centros de Custos – ver pagina 38 do manual.

IMPLANTAÇÃO DE SALDOS – ver pagina 40 do manual. Por orientação da

Arquidiocese e com anuência do escritório contábil, todas as Paróquias devem iniciar a digitação da contabilidade informando os saldos anteriores (de

31/12/2011), conforme descrito na 3ª maneira do manual e seguir no passo 2, item a, b e c folha 41 e 42

Pré-Requisitos

Cadastro dos Centros de Custo

No módulo Contábil - Cadastros \ Centros de Custo...

Mas o que é um Centro de Custo? Centros de custos são os setores, comunidades e capelas que fazem parte da

Paróquia. Através deste cadastro, poderá ser feito o controle da movimentação contábil e seu gerenciamento por centro de custo.

A Arquidiocese sugere que todas as paróquias cadastrem o centro de custo número 001 - PAROQUIAL, Este centro de custos representará os custos paroquiais, ou

seja, custos comuns entre os centros de custos e que são rateados entre eles (ex.: côngrua, salários, etc).

No exemplo abaixo, além do Centro de custos 001 - PAROQUIAL, existe o centro de

custos 002, da COMUNIDADE MATRIZ E o centro de custos 003, de UMA CAPELA, administrados pela Paróquia. Você deverá cadastrar, pelo menos, 02 Centros de

Custos em seu Sistema: 001- Paroquial e o 002 – Matriz. Os nomes dos centros de

custos ficam a cargo de cada Paróquia.

Instruções para cadastrar os centros de custos: - Clique em Incluir;

- Digite o código de identificação do Centro de Custo; *Este código será utilizado durante a digitação dos lançamento do caixa, bancos e contabilidade. - Informe o nome do Centro de Custo; - Clique em Gravar.

Cadastrados os centros de custos, o passo seguinte será o cadastro dos bancos.

Cadastro de Bancos No módulo Contábil - Cadastros \ Bancos... No Cadastro de Bancos deveremos cadastrar todas as contas bancárias da Paróquia

para que, posteriormente, possamos gerenciar a movimentação de cada uma.

No exemplo acima, a Paróquia possui duas contas bancárias. Obs: Lembre-se que conta corrente, conta poupança e conta aplicação, mesmo que

no mesmo banco, deverão ser cadastradas uma a uma, visto que cada uma delas

possui um código contábil próprio.

Instruções:

- Clique em Incluir; - O campo código é auto-numérico e apenas indica o código da conta bancária no

Sistema; - No campo Banco, indique o código do banco junto ao Banco Central; *Você pode encontrar esta informação no site www.febraban.org.br/buscabanco ou no talão de cheques.

- Informe o Nome do Banco; *Dica: Caso você possua contas corrente, poupança ou investimento no mesmo banco, informe também

neste campo o tipo de conta, como no exemplo acima. - Informe o Número da Agência; - opcional - Informe o Nome da Agência; - opcional

- Informe o Tipo de sua conta bancária (Corrente, Poupança, Investimento...); - Informe o Número da Conta Bancária;

- Informe o Código Contábil; - obrigatório. - Clique em Gravar. *O Código Contábil indica a conta contábil deste banco (conta bancária) no Plano de Contas. Esta

informação é fundamental para a movimentação e emissão do extrato e saldo da conta. Se uma

paróquia e suas comunidades possuem várias contas no mesmo banco, utilizar a mesma conta contábil

para todas elas, salvo orientação diferente do setor de contabilidade da Diocese.

*Ao cadastrar, preste atenção quando informar o código contábil:

Conta corrente, informar a conta contábil do grupo de BANCOS

Conta de poupança, informar a conta contábil do grupo CADERNETA DE POUPANÇA

Conta de aplicação, informar a conta contábil do grupo APLICAÇÕES NO MERCADO ABERTO.

Após o cadastro dos Centros de custos e das Contas Bancárias, vamos informar o

saldo inicial do Caixa, das Contas Bancárias e demais contas.

IMPLANTAÇÃO DE SALDOS

Na implantação dos saldos, deve-se informar o saldo do último dia do

mês anterior ao mês que iremos começar a digitar os lançamentos. Ex.: se começarmos a digitar o movimento de caixa e bancos em

01/2012, deveremos implantar os saldos do 31/12/2011. Seguir orientação abaixo:

IMPLANTAÇÃO DE SALDOS – ver pagina 40 do manual. Por orientação da Arquidiocese e com anuência do escritório contábil, todas as Paróquias deverão

iniciar a digitação da contabilidade informando os saldos anteriores do Caixa e das contas bancárias em 31/12/2011, conforme descrito na 3ª maneira do manual e

seguir no passo 2, item a, b e c folha 41 e 42.

Informando os saldos de Caixa de Bancos:

Caixas Saldos-Caixa por Centro de custo

Aberta a tela dos saldos, selecione a competência 2012 e o Centro de

custos. Depois disso, passe o Mouse no saldo anterior de janeiro, digite o saldo existente em 31/12/2011 e tecle ENTER. Confira e, se

ok, responda Sim. Informe os saldos em todos os centros de custos.

O exemplo abaixo foi colocado R$ 1.000,00

Bancos

Saldos-Bancos Aberta a tela do saldo do banco, informe a competência – 2012 e no

campo Banco selecione cada conta bancária e informe o saldo

existente em 31/12/2011, de acordo com o extrato, passando o Mouse no saldo anterior de janeiro e digitando o saldo e Tecle ENTER,

confira e, se ok, responda Sim. Informe os saldos de todas as

contas. O exemplo abaixo foi colocado R$ 2.000,00

* Se existir alguma conta bancária com saldo credor (cheque especial estourado ou de empréstimo)

deve digitar um IFEM (-) antes do valor.

* Se, ao cadastrar um banco, este não tiver código contábil previsto no Plano de Contas, entre em

contato com o departamento contábil da Mitra, para que o cadastro seja feito e disponibilizado para uso

das paróquias.

Após a implantação do saldo do banco, deverá ser informado o saldo

do banco em saldos-contábeis por centro de custo. Caso a paróquia

possua mais de uma conta no mesmo banco, isto é, com o mesmo código contábil, o saldo a ser informado será a soma do saldo de

todas as contas de mesmo código contábil. Exemplo: Banco do Brasil – código contábil 02. Se a paróquia

possuir 10 contas correntes no Banco do Brasil, deve somar o saldo

anterior das 10 contas e colocar no Saldo Contábeis por Centro de Custos, conforme tela abaixo.

Para informar o saldo, passe o Mouse no saldo anterior de janeiro e digite o saldo, ou a soma, se for o caso, existente em

31/12/2011 e tecle ENTER . Confira e, se ok, responda Sim.

Informe os saldos de todas as contas contábeis utilizados no cadastro

de bancos.

Os saldos de Balanço de 31/12/2011 serão cadastrados pela

contabilidade, quando estiverem aptos.

Digitação dos lançamentos de Caixa e Bancos.

Lembramos que as informações realizadas pelo sistema e

que possuem valor, são contabilizadas automaticamente pelo sistema, ficando para serem digitadas somente as informações extras, tipo Coletas, despesas com alimentação

etc.

Movimentação de Caixa – (AS CONTAS UTILIZADAS SÃO FICTÍCIAS).

Módulo contabilidade-Caixa-Movimentação.Pag 43 do manual

O que é o Caixa?

A função do Caixa é gerenciar a movimentação contábil de pagamentos e recebimentos, feitas em dinheiro, no dia-a-dia da Paróquia/comunidade.

Instruções:

- Clique em Incluir; - Digite a Data da Movimentação; *É a data impressa no documento fiscal, ou seja, a data real em que ocorreu a movimentação.

- Digite o Código do Centro de Custo; - Informe o Código Contábil da receita ou despesa;

O Código Contábil é a conta do Plano de Contas contábil que indica a origem desta movimentação. No

exemplo acima, o Código 119 indica que o lançamento digitado, no valor de R$250,00, é uma receita de

Dízimo. Cada Diocese possui seu próprio Plano de Contas contábeis, ou seja, os códigos e suas funções

serão diferentes para cada diocese. Quando você tiver dúvidas referentes a “qual código utilizar para

uma determinada receita ou despesa”, entre em contato com o setor contábil de sua Diocese.

- Em Tipo de Movimentação, informe se o lançamento é uma Saída ou uma

Entrada; - Digite o Valor;

- Informe o código do Histórico Padrão (caso haja);

O Histórico Padrão é um código, definido pela Diocese, que serve como “atalho” para as principais

descrições utilizadas nos lançamentos, padronizando e agilizando a digitação. Por exemplo: se você

utiliza diversas vezes a descrição “Pagamento conforme NF”, a Diocese pode cadastrar um código para

esta descrição. Desta maneira, ao digitar um lançamento, ao invés de digitar todo este texto, você

poderá digitar apenas o Código. Você pode verificar os Históricos cadastrados no menu Cadastros \

Relação dos Históricos Padrão.

- Em Complemento do Histórico, descreva a movimentação; Obs não é necessário ter o código de histórico, pode ser descrito o histórico do lançamento totalmente

livre no complemento do histórico

- Clique em Gravar.

Após gravar, o Sistema ficará automaticamente habilitado para a digitação do próximo lançamento. Caso você não tenha mais lançamentos para digitar, clique

Cancelar e depois em Sair.

Digitação do movimentação Bancária

Local: Banco \ Movimentação... *Caso você possua mais de uma Conta Bancária cadastrada em seu Sistema, aparecerá uma janela

questionando em qual delas você deseja trabalhar. Clique duas vezes sobre a conta desejada.

O que é a Movimentação de Banco? A função do Banco é gerenciar a movimentação feita em suas contas bancárias.

Desta maneira, é possível controlar todos os pagamentos e recebimentos(,) e,

posteriormente, enviar estas informações para a diocese.

Instruções: - Clique em Incluir;

- Digite a Data da Movimentação; *Deve ser a data a data real em que ocorreu a movimentação.

- Digite o Código do Centro de Custo;

- Informe o Código Contábil da movimentação; O Código Contábil é à conta do Plano de Contas contábil que indica a origem desta movimentação. No

exemplo acima, o Código 233 indica que o lançamento digitado, no valor de R$65,00, é uma despesa

com água. Cada Diocese possui seu próprio Plano de Contas contábeis, ou seja, os códigos e suas

funções serão diferentes para cada diocese. Quando você tiver dúvidas referentes a “qual código utilizar

para uma determinada receita ou despesa”, entre em contato com o setor contábil de sua Diocese.

- Em Tipo de Movimentação, informe se o lançamento é uma Saída ou uma Entrada;

- Digite o Valor; - Informe o código do Histórico Padrão (caso haja);

O Histórico Padrão é um código, definido pela Diocese, que serve como “atalho” para as principais

descrições utilizadas nos lançamentos, padronizando e agilizando a digitação. Por exemplo: se você

utiliza diversas vezes a descrição “Pagamento conforme NF”, a Diocese pode cadastrar um código para

esta descrição. Desta maneira, ao digitar um lançamento, ao invés de digitar todo este texto, você

poderá digitar apenas o Código. Você pode verificar os Históricos cadastrados no menu Cadastros \

Relação dos Históricos Padrão.

Obs não é necessário ter o código de histórico, pode ser descrito o histórico do lançamento totalmente livre no complemento do histórico

- Em Complemento do Histórico, descreva a movimentação; - Caso o lançamento seja um “cheque nominal”, informe o nome do destinatário no

campo nominal; * este campo só é necessário quando a paróquia emite o cheque pelo sistema.

- Clique em Gravar.

Após gravar, o Sistema ficará automaticamente habilitado para a digitação do próximo lançamento. Caso você não tenha mais lançamentos para digitar, clique

Cancelar e depois em Sair.

Impressão de Relatórios de Caixa e Banco

Boletim de Caixa

O Boletim de Caixa demonstrará toda a movimentação digitada no caixa (Caixa

Movimentação...) no período informado.

Local: Caixa \ Boletim de Caixa...

Instruções:

- Caso você queira visualizar a movimentação de um Centro de Custo específico, selecione-o no campo Centro de Custo. Para visualizar a movimentação de toda a

Paróquia, deixe este campo em branco, como na tela acima; - Em totalizador, existem duas opções: Diário (para visualizar a movimentação

de apenas um dia) ou Mensal (para visualizar a movimentação de um período

maior). O período deverá ser informado no campo Período.

Após selecionar as opções desejadas, em Saída do Relatório, marque Vídeo e clique em Imprimir.

Extrato de Contas

O Extrato de Contas demonstrará toda a movimentação digitada nos Bancos

(Bancos \ Movimentação...) no período informado.

Local: Bancos \ Extrato de Contas...

Instruções: - Marque as contas bancárias, das quais você deseja visualizar a movimentação

(no exemplo acima, quero ver apenas a movimentação da Caixa Econômica); - Informe o Período desejado;

- Selecione a Saída do Relatório no Vídeo e clique me Imprimir;

Mensalmente, assim que terminar as informações, conferirem o extrato das contas bancárias com o extrato do banco e o caixa estiver fechado, avise o departamento

contábil da Arquidiocese. “A documentação, juntamente com os extratos bancários, deverão ser enviados à Arquidiocese, conforme orientação do setor contábil”.

Local: Utilitários \ Exportação de Lançamentos...

No Módulo Pastoral Também temos alguns cadastros necessários que sejam feitos antes de iniciar o

cadastramento dos Dizimistas ou converter os dados de outro sistema e ou realizar

a informação da oferta de dízimo.

Em Cadastros, clique em Comunidades, conforme imagem abaixo: Cadastre as comunidades existentes em sua paróquia, começando pela comunidade

Paroquial, e indique o Centro de custo contábil de cada uma e os agrupamentos. Os agrupamentos são os fracionamentos de uma comunidade, isto é, podemos dividir

uma mesma comunidade em várias partes que pode ser um quarteirão, uma vila, uma avenida etc. Quando não há agrupamento informe o mesmo nome da

comunidade, veja os exemplos abaixo.

Após o cadastro das comunidades, poderemos começar o cadastramento dos Paroquianos, Dizimistas ou não. Também podemos fazer a conversão dos dados

que se encontram em outro sistema utilizado pela Paróquia.

No tela do cadastro do paroquiano (abaixo), Comunidade/Agrupamento/Conselheiro. Esta informação indica a comunidade que o

dizimista pertence e em qual centro de custos as ofertas de dízimo deste paroquiano será contabilizada.

Contato pelo CHAT WWW.maistre.com.br e pelo telefone 051-30296747 Maistre.poa

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