boas prÁticas prestaÇÃo de contas · modelo 2 – nota fiscal de prestação de serviços. ......
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BOAS PRÁTICAS
PRESTAÇÃO DE CONTAS
Universidade Federal de Ouro Preto
POR QUE É PRECISO PRESTAR CONTAS?
Em suma, é preciso prestar contas por ser esta uma obrigação que
está claramente definida no artigo 34 da nossa Constituição.
“ Art. 34. A União não intervirá nos Estados nem no Distrito Federal, exceto para:
VII - assegurar a observância dos seguintes princípios constitucionais:
d) prestação de contas da administração pública, direta e indireta (...)”
Cabe ressaltar que a exigência de prestação de contas para quem
se responsabiliza por recursos públicos é mais antiga do que a
Carta Magna de 1988, uma vez que o Decreto-Lei nº 200/67, por
exemplo, já tratava do assunto.
QUEM DEVE PRESTAR CONTAS?
De acordo com o Art. 70, parágrafo único da Constituição Federal
qualquer ente (público ou privado) que utilize, arrecade,
guarde, gerencie ou Administre o patrimônio público, recai
sobre si o dever de prestar contas.
É importante ressaltar que estes deveres são de cumprimento obri-
gatório e podem sujeitar “prestador de contas” a diversos tipos de
sanções.
No caso das Moradias Estudantis o que pode ocorrer?
A república que não apresentar a prestação tempestivamente ou
que a tiver considerada irregular, não terá nenhum outro projeto
aprovado até o saneamento das irregularidades (Art. 9º da CUNI nº. 1150)
QUAL A FINALIDADE?
A finalidade de se prestar contas é demonstrar que os objetivos
propostos foram cumpridos (resultados) e que esses processos
guardaram adequação (conformidade) com as regras e princípios
estabelecidos.
Prestar contas é dizer o que estamos fazendo e como estamos
fazendo, o que pode se dar de forma cotidiana ou em ciclos, para
fins operacionais.
Não pode ser deixado de citar também que o processo de prestar
contas, no que tange a recursos públicos, é um instrumento de
transparência e de consequente indução do controle social.
ROTEIRO
01 – DA ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO
Os documentos devem ser reunidos em ordem cronológica e
colados em folha de papel A4.
As páginas da prestação de contas devem ser numeradas (em
ordem crescente), rubricadas e sem rasuras. O verso da folha
não será numerado.
Nas páginas que não contém nenhuma informação deve-se
apor o carimbo “EM BRANCO”.
02 – DA CONTA BANCÁRIA
Deverá ser aberta uma conta bancária específica com o CNPJ
da moradia estudantil para a realização de eventos.
Para cada evento realizado deverá haver extratos
correspondentes a fim de serem juntados à Prestação de Contas.
03- DO CONTRATO
Toda contratação de prestação de serviços (pessoa física ou
jurídica) requer a elaboração de um contrato correspondente.
O contrato deverá ter no mínimo as seguintes cláusulas:
1. Objeto (especificação clara e completa do serviço a ser
prestado);
2. Regime de execução (ex: empreitada);
3. Obrigação do contratante;
4. Obrigação do contratado;
5. Formas de pagamento;
6. Execução e rescisão;
7. Penalidades;
8. Foro para resolver qualquer pendência judicial.
04 – DOS COMPROVANTES DE DESPESAS
Todas as despesas efetuadas pela moradia estudantil devem
ser devidamente comprovadas.
4.1- Materiais de uso e consumo: as despesas devem ser
comprovadas através de Notas Fiscais (Nota Fiscal de Venda ao
Consumidor – MOD2 – Série D, Nota Fiscal Eletrônica ou
Cupom Fiscal).
Modelos 1 – Nota fiscal de venda ao consumidor e de Nota Fiscal
4.2 – Prestação de serviços realizados por pessoa jurídica: a
despesa deverá ser comprovada através de Nota Fiscal.
Modelo 2 – Nota Fiscal de Prestação de Serviços
4.3 – Prestação de serviços realizado por pessoa física: a
despesa deverá ser comprovada através de Recibos de Serviços
Prestados (este deve conter nome,CPF e RG)
Modelos 3 – Recibos
OBS: Nada impede que seja feito um recibo de próprio punho, desde que neste contenha os
dados pessoais, a descrição dos serviços prestados e assinaturas.
4.4 – Informações Importantes
A discriminação do material fornecido ou do serviço prestado deve ser feita sem generalizações ou abreviaturas;
Os documentos comprobatórios das despesas não podem ser rasurados e devem ser apresentados os originais ou cópias autenticadas;
Nos documentos comprobatórios de despesas deve constar o carimbo de PAGO/RECEBIDO, comprovando a quitação, data do recebimento e assinatura do fornecedor/ prestador de serviços;
O cupom fiscal deve sair em nome da Moradia Estudantil, caso
não seja possível deve-se solicitar ao estabelecimento comercial
uma Nota Fiscal;
Nem todos os comprovantes são válidos para comprovação das
despesas, portanto os mesmos serão desconsiderados no momento
da análise da prestação de contas. Abaixo apresentamos alguns
exemplos.
05 – DA APRESENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Conforme § 3º do art. 9º da Resolução CUNI nº 1.150 de
31.08.2010, ao final de cada ano (exercício financeiro) os
moradores deverão apresentar à Pró-Reitoria de Administração -
PROAD uma prestação de contas, contemplando todos os projetos
executados (eventos com fins financeiros) naquele ano com as
devidas comprovações.
O prazo para entrega da prestação de contas é definido através
de Portaria expedida pela PROAD durante o ano.
De acordo com o § 6º do art. 9º da Resolução CUNI nº 1.150
de 31.08.2010 a Moradia que não apresentar a Prestação Anual
de Contas tempestivamente ou que a tiver considerada irregular,
não terá nenhum outro projeto aprovado até o saneamento das
irregularidades.
Os anexos a serem utilizados estão previsto na referida
Resolução, sendo:
1. Relação de Receitas – Anexo I;
2. Relação de Despesas – Anexo II;
3. Memória de Cálculo – Anexo III;
4. Informações Complementares – Anexo IV
06 – PRINCIPAIS IMPROPRIEDADES
Notas de balcão ilegíveis, rasuradas, sem identificação do
fornecedor e sem totalização das despesas;
Recibos sem identificação da prestação de serviços;
Ausência da declaração de quitação do fornecedor/prestador
de serviço (carimbo de recebimento);
Pedidos/orçamentos utilizados como comprovantes de
despesas não apresentam adequadamente o valor da aquisição.
Não foi possível identificar as despesas pagas por meio de
cheques;
Cupons fiscais não apresentavam a identificação do cliente
(nome, CPF/CNPJ);
Não foram apresentados documentos originais ou autenticados;
Comprovantes emitidos ora em nome de Associação de Blocos,
ora em nome da República (Associação de moradores ...) ora em
nome de pessoa física;
Contratos de prestação de serviços firmados em nome de
pessoa física (morador/ responsável da república).
Não foram apresentados todos os extratos bancários da
movimentação que diz respeito ao evento;
Ausência de recibos referentes a pagamentos de prestação de
serviços de contratos;
Ausência dos comprovantes de despesas;
Preenchimento incompleto das planilhas “Relação de Receitas”
e “Relação de Pagamentos”;
SUGESTÕES:
Os comprovantes de despesas devem ser listados e apresentados
em ordem cronológica;
Notas de balcão não devem ser utilizadas, excetos as de série D,
caso o estabelecimento não emita Cupom Fiscal;
Ao efetivar uma compra exija sempre uma Nota Fiscal ou um
Cupom Fiscal em Nome da Associação República ___________ ;
Conferir se todos os comprovantes foram relacionados nos
Anexo II – Relação de Despesas;
Conferir os somatórios.
