av. pasteur, 250 - sl.101 ccje - praia vermelha - rio de janeiro semana ayra 2009 (09/07/2009)

Av. Pasteur, 250 - Sl.101 CCJE - Praia Vermelha - Rio de Janeiro

Semana Ayra 2009Semana Ayra 2009

(09/07/2009)(09/07/2009)

1.Elaboração do Projeto

1.1.Elaboração do tema

1.2.Requisição de locais para as palestras

1.3.Confecção do cronograma do evento

1.4.Levantamento de materiais a serem usados

1.5.Cotação de preços

1.6.Orçamento do projeto

1.7.Apresentação do projeto aos diretores

2.Aquisição de Parceiros

2.1.Definição do sistema de cotas de patrocínio

2.2.Definição dos possíveis parceiros

2.3.Contato com os possíveis parceiros

2.4.Criação do banco de dados de parceiros no excel

2.5.Elaboração do projeto de parceria

2.6.Definição dos contratos de parceria

MetodologiaMetodologia

3. Definição dos Palestrantes

3.1.Levantamento dos possíveis palestrantes

3.2.Contato com os possíveis palestrantes

3.3.Criação do banco de dados de palestrantes no excel

Definição do contrato/acordo com os palestrantes

4.Elaboração do Marketing

4.1.Elaboração dos folders e banners do evento

4.2.Elaboração do kit do inscrito (camisa, pasta, bloco,

caneta e squeeze)

4.3.Elaboração dos brindes para palestrantes

4.4.Requisição/compra dos materiais elaborados



5.Divulgação5.1.Negociação da equipe de divulgação

5.2.Elaboração do cronograma de divulgação nas salas

5.3.Divulgação nas salas da UFRJ

5.4.Divulgação nas empresas juniores

EtapasEtapas

Elaboração do Projeto

• Equipe Inicial diferente da final• Construção das diretrizes do evento• Escolhas estratégicas• Benchmarkings

Aquisição de Parceiros

• Lista de parceiros obtida junto à Meta• Grande dificuldade em marcar apresentações pessoais do projeto• Etapa mais complicada, demorada e desestimulante• Troca de equipe

Definição dos Palestrantes

• Parceiros foram fundamentais• Etapa mais tranquila • Superação das Expectativas

EtapasEtapas

Elaboração do Marketing

• Etapa que compensou o atraso do projeto• Terceirização foi fundamental• Alocação estratégica de membros de PI foi fundamental• Dificuldade com o Site• A etapa mais trabalhosa porém a mais estimulante – o evento ganha forma

Divulgação

• Ajuda de RI fundamental para mapear as salas • Empenho de toda a empresa foi fundamental• Ajuda de outras Ejs foi fundamental também• Pouco tempo de divulgação

O evento

• 6 à 9 de abril de 2009• Problema com a data – feriado no dia seguinte

ProgramaçãoProgramação

06/04 - Seg 07/04 - Ter 08/04 - Qua 09/04 - Qui

9 as 10hs

Jogo Empresarial - Vanessa Saavedra / NUCA

(Visagio)

Currículo, muito prazer - Carlos Rosa (Trilha do Sucesso)10 as 11hs

Gerenciamento de

projetos - Marcus Possi (Ecthos)

11 as 12hs

12 as 13hs

17 as 18hs Estratégias de Inovação - Fabiano Gallindo (FIRJAN)

Aprenda a fazer seu planejamento de

investimento - Aline Fagundes (Geração

Futuro)

Crise financeira - Expectativas para 2009 - Alvaro Bandeira (Àgora)

Logística Integrada - Rodrigo Lang (Visagio)

18 as 19hs

19 as 20hs

Mini-curso de iniciação em empreendedorismo -

Albuquerque (Professor da FACC)

Empreendedorismo em universidades

brasileiras - Thiago Renault (Hélice

Consultoria)

20 as 21

hs

OrçamentoOrçamento

Prioridade Finalidade Item QTD Preço Total Unitário Fornecedor1 Divulgação Cartaz A3 (31x44 cm) 100 R$ 191,40 R$ 1,91 GRAFTUAL1 Divulgação Percevejo para cartazes cx 100unid 2 R$ 8,60 R$ 4,30 Casa Cruz2 Divulgação Banner Lona 100x200cm c/tubo e corda 3 R$ 320,00 Gráfica3 Divulgação Tripé de banner 1 R$ 100,00 R$ 100,00 Gráfica4 Divulgação gelo 1 R$ 21,00 R$ 0,00 Carlos Vargas5 Divulgação Panfleto 10x15cm 4/4 115gr 2500 R$ 194,59 R$ 0,0778 GRAFTUAL9 Divulgação Caneta plástica 250 R$ 237,50 R$ 0,95 Cia dos Brindes

13 Divulgação Pulseiras de Identificação 1 R$ 40,00 R$ 40,00 18 Divulgação Site domínio + hospedagem 1 R$ 45,00 R$ 45,00 19 Divulgação Camisa para participante 50 R$ 500,00 R$ 10,00 El Assad21 Divulgação Camisa de membros 40 R$ 400,00 R$ 10,00 6 Apoio Papel Higiênico pacote 4unid 5 R$ 17,45 R$ 3,49 Supermercado6 Apoio Água galão 4 R$ 16,00 R$ 4,00 Distribuidora, afins6 Apoio Papel Toalha banheiro 4 R$ 12,00 R$ 3,00 Supermercado7 Apoio 10 Supermercado8 Apoio Copo descartável 50unid 10 R$ 30,00 R$ 3,00 Supermercado

10 Apoio alimentação 1 R$ 500,00 Extra11 Apoio Presente para palestrante e colaboradores 15 R$ 120,50 Supermercado12 Apoio Papel A4 (500 unid) 1 R$ 14,90 R$ 14,90 Kalunga14 Apoio Cartucho (impressora laser HP CP1515n) 1 R$ 300,00 R$ 300,00 Planeta dos Cartuchos17 Apoio Fotocópias 50 R$ 6,00 R$ 0,12 Xerox20 Apoio Camisa para staffs 10 R$ 100,00 R$ 10,00

GerenciamentoGerenciamento

Cronograma

Apesar dos diversos atrasos em sub-etapas, não houve atraso do evento, o cronograma foi realizado em 143 dias úteis se for considerado somente o tempo até a última palestra.Desde o término do evento estamos realizando a compilação dos dados e hoje se dá o término real do projeto, com atraso no cronograma total, antes previsto para 151 dias úteis e foi realizado em 178 dias úteis.

Dificuldades Gerenciais

- Projeto muito longo, dificuldade em motivar a equipe - Poucas pessoas, que ficaram muito sobrecarregadas no fim do projeto apesar da ajuda de diversas pessoas da empresa.

ResultadosResultados

Estratégia de InovaçãoEstratégia de Inovação

Gerenciamento de ProjetosGerenciamento de Projetos



Jogo empresarialJogo empresarial


Logística IntegradaLogística Integrada

Currículo: Muito PrazerCurrículo: Muito Prazer


Crise FinanceiraCrise Financeira


Aprenda a fazer seu planejamento financeiroAprenda a fazer seu planejamento financeiro


Empreendedorismo:Empreendedorismo: Implicações e ProjeçõesImplicações e Projeções



Empreendedorismo em Universidades PúblicasEmpreendedorismo em Universidades Públicas


Avaliação GeralAvaliação Geral

Economia Administração Contabilidade Psicologia Engenharia de Produção Biblioteconomia Outros Somatório

MB 90 1395 267 13 18 52 43 1878B 47 754 128 4 9 18 31 991R 6 142 25 1 0 2 14 190P 0 10 2 0 0 0 0 12

Respostas por cursoRespostas por curso

Perfil

PeríodoPeríodo TotalTotal1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º

456117 117 53 84 43 20 14 8

Período Médio 3

Idade Média 20

IdadeIdade17 18 19 20 21 22 23 24+17 91 68 63 30 16 25 34

Perfil dos Perfil dos ParticipantesParticipantes

Recursos Humanos 100Marketing 145Liderança 171Logística 15Comércio Exterior 13Responsabilidade Social 87Economia e Finanças 21

Sugestões de CursosSugestões de Cursos

Considerações FinaisConsiderações Finais

• 145 pessoas diferentes participaram das palestras

• 456 pessoas foram ao evento


O que melhorar?O que melhorar?

• Maior aproximação com os departamentos

• Melhorar a divulgação na faculdade

• Melhorar a organização do evento

• Pontualidade (marcar com os palestrantes antes p/ diminuir os atrasos)

• Cobrar uma taxa única pelo evento

• Maior número de palestras

• Ementa das palestras na programação/site

• Melhorar o método de inscrição – enviar confirmação automática via e-mail

• Dificuldade com mudança de horário das palestras

• Maior parte do público de administração - Focar nos outros cursos

• 344 pessoas responderam a pesquisa de satisfação


Principais evoluções:Principais evoluções:• Pesquisa de satisfação e construção de indicadores.

• Maior abrangência da divulgação: UFRJ, MEJ e mercado.

• Melhor qualidade do material de divulgação: parceria com designer.

• Maior volume financeiro de patrocinadores.

• Arrecadação e doação de alimentos.

Reflexos mais relevantes:Reflexos mais relevantes:• Conhecimento sobre produção de eventos: novo item da carta de serviços.

• Maior aproximação com a UFRJ e mercado: reconhecimento e credibilidade.

• Maior aproximação com alunos: reflexos no Semear.

Ayra ConsultoriaAyra ConsultoriaEmpresa Júnior de Gestão de Negócios da UFRJEmpresa Júnior de Gestão de Negócios da UFRJ

Av. Pasteur, 250, Sl.101 CCJE - Praia Vermelha - Rio de JaneiroCEP 22290-240 | CNPJ: 05333233/0001-20

Telefone: 32473339www.ayra.empresajr.com.br

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