auxiliar de escritorio aula 02 vol 1

2Organização dos equipamentos e materiais de escritório

META DA AULA

Apresentar os principais equipamentos de escritório

utilizados no dia-a-dia, assim como os diversos

materiais de consumo.

OBJETIVOS

Ao fi nal desta aula, você deverá ser capaz de:

1. identifi car os instrumentos e os equipamentos

de trabalho utilizados na rotina do escritório;

2. identifi car os equipamentos tecnológicos

usados nas tarefas diárias.

Aula 2 Organização dos equipamentos e materiais de escritório

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Organização dos equipamentos e materiais de escritório Aula 2

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Você vai começar uma nova aula. Nela, você vai conhecer como funciona o ambiente de trabalho, identificando diversos

tipos de materiais de escritório, máquinas e equipamentos e apren-der como fazer bom uso deles.

Os materiais e equipamentos tecnológicos que você irá utili-zar para o desempenho de suas tarefas diárias são:

• agenda;

• máquina de escrever;

• computador e impressora;

• telefone;

• fax;

• máquina de xerox.

Bom estudo!

Antes de começar a trabalhar, vamos aprender como planejar sua rotina de trabalho?

Planejar significa decidir antecipadamente o que deve ser

feito, como e quando as tarefas deverão ser executadas, começan-do pelo que for mais urgente.

Com o planejamento diário das tarefas, você poderá utili-zar, de forma mais eficiente, seu tempo de trabalho e desenvolver

melhor cada uma das suas atividades.

Você deve seguir o seguinte passo-a-passo:

• definir uma lista de tarefas para fazer no dia;

• ordenar sua lista de tarefas do dia come-

çando pelas mais urgentes e importantes;

• analisar atentamente se você terá tempo para fazer cada tarefa;

• separar e preparar o material de que necessitará para executar cada tarefa.

O importante nas tarefas diárias é seguir passo a passo. Além disso, dê uma certa margem de tempo para solucionar possíveis imprevistos.


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Você deve criar métodos práticos e próprios para a execução dos trabalhos, porque, com isso, além de realizar seu trabalho de

forma mais eficiente, também demonstrará ter iniciativa.

Bem, agora que você já se planejou, precisa organizar o local onde vai realizar suas tarefas. Mas como fazer?

Primeiramente, vamos observar estes dois ambientes:

Em qual deles você gostaria de traba-lhar? Responda a seguir, dizendo os motivos pelos quais você preferiu um dos ambientes ao outro.

Provavelmente você escolheu o segundo ambiente, pois tra-

balhar em um local organizado parece ser bem mais fácil e agradável,

não é mesmo?

Um bom ambiente de trabalho fará com que você se sinta bem e seguro para realizar suas tarefas.

O auxiliar de escritório não é responsável pela limpeza do

ambiente (porque existem faxineiros, copeiras, jardineiros etc.), mas é responsável por transformar seu local de trabalho em um ambiente organizado. Se você encontrar o ambiente de trabalho sujo, comunique ao pessoal da limpeza.


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Na organização do ambiente, alguns cuidados devem ser obser-vados, seguindo também um passo-a-passo. Veja, então, quais são.

• arejar o ambiente: janelas abertas para renovação do ar ou ar-condicionado em perfeito funcionamento e na temperatura ideal;

• organizar a mesa do chefe: papéis arrumados, lápis aponta-

dos e canetas em perfeitas condições de uso, porta-clipes e porta-elásticos reabastecidos etc.;

• organizar sua própria mesa: colocar apenas o necessário, ou seja, agenda, bloco de notas, canetas e régua. Eles devem estar à disposição em cima da mesa para que seu trabalho seja executado

sem interrupções.

Ao realizar as suas tarefas, você percebeu que faltam alguns

materiais no seu setor. E agora, como você deve proceder? Para

fazer o pedido dos materiais, você deve preencher o Modelo de Requisição de Materiais.

Modelo de requisição de materiais

Requisição de Materiais

Do setor de ____________________________ Nº ________P/ setor de Almoxarifado

___/___/___

Solicitamos materiais abaixo: 1ª via

Unid. Qtd. Descrição Unit. Total10 Lápis preto nº 2 0,30 3,0030 Blocos s/ pauta 0,70 21,00

Valor da Requisição........................ 24,00

Os materiais acima foram recebidos.

__________________ _________________ __/__/__

Requisitante Recebimento Data


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Esse é um exemplo de modelo de requisição de materiais já preenchido. Existem vários modelos, geralmente comprados em papelarias. A requisição de materiais é um formulário utilizado pelas empresas que possuem estoque em grandes quantidades, onde os materiais são mantidos sob controle.

Outros materiais

Para trabalhar, você também vai precisar de alguns instru-mentos auxiliares que devem estar guardados em lugares de fácil acesso. Vamos ver quais são:

• listas telefônicas (residencial, comercial, dentre outras);

• caderneta de endereços (de clientes e fornecedores);

• Código de Endereçamento Postal (CEP);

• dicionários;

• lista de ramais da empresa;

• manuais de operação de máquinas e equipamentos;

• materiais de consulta de indicadores financeiros atualiza-dos (taxa de câmbio, CPMF, salário mínimo etc.).

(Atende ao Objetivo 1)

Relacione a coluna dos instrumentos auxiliares de trabalho (primeira coluna) com a coluna das funções dos instrumentos (segunda coluna).

Atividade 1

1. listas telefônicas ( ) para o envio de cartas

2. cadernetas de endereços ( ) para contato com outros setores

da empresa

3. código de endereçamen- to postal – CEP

( ) para pesquisar números de telefones

4. dicionários ( ) registra os endereços dos cli-

entes da empresa


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5. lista de ramais da empresa ( ) para o esclarecimento de dúvi- das sobre a Língua Portuguesa


Assinale somente os materiais que devem estar em cima da mesa de um auxiliar de escritório.

( ) canetas

( ) impressora

( ) régua

( ) máquina de xerox

( ) copos descartáveis

( ) máquina de escrever

( ) bloco de notas

( ) manual de conserto de máquinas

( ) agenda

Vamos falar sobre um instrumento essencial para o auxiliar de escritório?

Atividade 2

Fonte: http://www.sxc.hu/photo/789077


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Agenda

É um importante instrumento de trabalho que funciona como “memória” do auxiliar de escritório, colocando em ordem seus compromissos diários.

Imagem e ação

Imagine que um cliente ligou para a Construtora Maciel para deixar o número novo do telefone de sua empresa para que a auxil-iar de escritório envie alguns documentos por fax (vamos conhecer esse equipamento mais adiante). Esses documentos são necessários

para o fechamento de um grande contrato que a Construtora Maciel está esperando há muito tempo. Antes de serem enviados para o cliente, os documentos precisam ser assinados pelo chefe de

Maria Auxiliadora. Como seu chefe não estava no momento, Maria Auxiliadora ficou com a responsabilidade de transmitir o novo nú-

mero do telefone do cliente para seu chefe quando ele chegasse.

Acontece que se tratava de um dia muito movimentado e, justamente naquele dia, todos os telefones resolveram tocar

ao mesmo tempo, uma loucura! Maria Auxiliadora anotou o nome do cliente, o recado e o número do telefone novo em um

papelzinho que estava disponível sobre sua mesa. Ela deixou para anotar posteriormente na agenda pois sua mesa estava uma bagunça, e não se achava nada nela.

O dia transcorreu com muito trabalho e o chefe de Maria Auxilia-dora retornou, ao final do expediente, solicitando o telefonedo cliente, pois o

contrato deveria ser fechado até as 17:00h e já eram 16:45.



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Maria Auxiliadora pensa: Onde coloquei o papelzinho nessa bagunça toda? Não consigo encontrar nada nessa mesa tão desorganizada! Vou ter problemas com meu chefe, como fui tão irresponsável?!

Viu como é importante utilizar a agenda no dia-a-dia? Com ela, suas informações ficam guardadas e em segurança. Talvez você não tenha mais como recuperar anotações perdidas no “papel-zinho”. Imagine que o pessoal da faxina varreu sua sala, arrumou sua mesa e jogou fora todos os papeizinhos que, para eles, não

tinham valor algum. São quase 17:00h. O horário de expediente está acabando e parece que o contrato de Maria Auxiliadora com a Construtora Maciel também está prestes a acabar...

Na agenda, as anotações deverão ser feitas a lápis (evitando

transtornos com os papeizinhos). É importante consultar e orga-nizar a agenda mais de uma vez por dia.

Agora, vamos aprender um pouco mais sobre cada equipa-mento tecnológico que você vai utilizar no seu dia-a-dia?

• máquina de escrever

• computador

• impressora

• telefone

• fax

• máquina de xerox

Máquina de escrever



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Equipamento utilizado para datilografar cartas e outros docu-mentos. Na empresa, pode ser utilizada para preencher guias, formu-

lários (esses documentos serão estudados na aula sobre documenta-ção) e cheques, dentre outros.

No fim do século XX, tornou-se rara a utilização de má-quinas de escrever na maioria das empresas, sendo substituídas por uma nova tecnologia, o computador, que possibilita efetuar

o mesmo trabalho de modo mais eficiente e rápido.

Computador


Máquina destinada a armazenar e processar informações (também chamadas “dados”). O computador é programado para obedecer as instruções dadas pela pessoa que o opera. Nas empre-sas, ele é utilizado para:

• controlar saídas e entradas de produtos ou serviços que a

empresa utiliza;

• salvar arquivos de informações;

• digitar documentos, cartas, memorandos;

• realizar pesquisas via internet.

Impressora



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Equipamento que trabalha em parceria com o computador e que registra graficamente dados que foram salvos e arquivados no computador. Existem três tipos de impressoras:

• matricial;

• jato de tinta;

• a laser.

As impressoras diferem quanto ao material que utilizam para imprimir. A impressora matricial usa um tipo de fita própria para ela.

A impressora a jato de tinta usa um ou dois cartuchos de tinta (preto

e colorido). A impressora a laser usa um toner.

Para o bom funcionamento de uma impressora é necessário

• que haja papel;

• que, periodicamente, se faça a troca da fita, dos cartuchos de tinta ou do toner.

Viu como é fácil? É sua responsabilidade perceber quando a impressora precisa ser reabastecida de papel e fita ou de tinta ou toner. Você sabia que o telefone é também um importante instrumento de trabalho do auxiliar de escritório?

Figura 2.1: Impressora matricial.

Figura 2.2: Impressora a laser.

Figura 2.3: Impressora a jato de tinta.


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Telefone


Ele é utilizado tanto para comunicação interna, com os

diversos setores da empresa através dos ramais, quanto para comunicação externa, com os clientes e demais contatos. É um meio de comunicação rápido, eficiente e prático.

Pelo telefone, as empresas realizam diversos negócios, tratam dos mais variados assuntos relacionados ao trabalho. O telefone não deve ser utilizado para assuntos pessoais.

Para efetuar ou atender chamadas telefônicas, o auxiliar de

escritório deve ter um bom tom de voz e atentar para alguns cui-dados como:

Fonte: http://www.sxc.hu


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• Atender prontamente, evitando que haja espera excessiva de quem realiza a chamada.

• Ter uma postura profissional, dizendo seu nome, o nome da empresa e cumprimentando – “Bom dia”, “Boa tarde” ou “Boa

noite”. Existem empresas que não pedem que seus funcionários se identifiquem, mas não é um procedimento correto.

• Ouvir o que a pessoa tem a dizer, anotando os recados em uma agenda e o nome da pessoa, data, hora em que ligou, telefone de contato, empresa, assunto e para quem é o recado.

• Não utilizar expressões vulgares ou o uso de gíria para ten-tar ser simpático.

• Concluir a conversa sem pressa, deixando que a outra pes-

soa desligue primeiro.

Evite ficar nervoso quando atender o telefone. Tenha calma e paciência para atender uma ligação. Com o tempo, você ficará mais à vontade para realizar essa função.

Sabia que o telefone serve para outra função além de pos-

sibilitar conversas? Muitas informações podem ser enviadas de

forma impressa (escrita) através de linhas telefônicas. Vamos conhecer outro aparelho.

Fax

Veja esta foto. Não parece um telefone?

Fonte: http://www.sxc.hu


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Este aparelho tem o nome de fac-símile, mais conhecido como fax; opera ligado à linha telefônica, enviando textos, ilustra-

ções, gráficos ou outros tipos de materiais impressos.

O aparelho de fax pode copiar documentos, mas só deve ser utilizado para isso quando não existir outra opção. Para essa fun-ção específica, existe outro equipamento que pode reproduzir em grandes quantidades e que se chama máquina de xerox.


Máquina de xerox

Muitas vezes, no escritório, há necessidade de copiar docu-mentos, e para isso utiliza-se máquina de xerox. Em muitas

empresas existe o setor de reprografia, com um operador devi-damente treinado para operar máquinas de xerox. Nesse caso, o auxiliar de escritório necessitará de um pedido de xerox que pode ser preenchido por você e deverá ser assinado pelo respon-sável pelo seu setor.


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Relacione as colunas:

1. É programado para receber instruções. ( ) impressora2. Registra graficamente qualquer docu-

mento digitado. ( ) telefone

3. Utilizado para comunicação. ( ) computador4. Mais conhecido como fax. ( ) xerox5. Máquina que reproduz documentos em quantidade.

( ) fac-símile

Atividade 3

• Para planejar uma rotina de trabalho, é necessário

decidir uma lista de tarefas do dia, ordenando o que é mais urgente para executar primeiro.

• É importante conservar o escritório bem arrumado para o melhor funcionamento diário do seu local de trabalho.

• A agenda é um importante instrumento que serve para

ordenar os compromissos diários.

• O computador está na empresa para facilitar a organização e as atividades de escritório, armazenando e processando

informações.

• Existem três tipos de impressora: matricial, jato de tinta e a laser.

• O telefone é muito importante na empresa, não devendo ser utilizado para assuntos pessoais.

• O fax opera ligado à linha telefônica e transmite arquivos impressos.

Resumindo...


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Informação sobre a próxima aula

Na próxima aula, você verá como funciona um arquivo e co-nhecerá as técnicas de arquivamento.

Respostas das Atividades

Atividade 1

3, 5, 1, 2, 4

Atividade 2

Canetas; régua; bloco de notas; agenda.

Atividade 3

2, 3, 1, 5, 4

auxiliar de escritorio aula 02 vol 1

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