BRIEF DE CONHECIMENTO AMBIENTAL, DE SAÚDE E SEGURANÇA

AUDITORIA REMOTA PARA COVID-19 E ALÉM

Consequências a curto e longo prazo

By Roy Litzenberg, CPEA, e Carrie F. Ramirez, CIA, CHMM, CDGP

Índice

Sobre os especialistas ...................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Introdução ..................................................................................................................................................... 2

Auditoria remota — tempos de crise exigem medidas de crise ............ Error! Bookmark not defined.

Auditando à distância ................................................................................................................................... 3

Considerações para a auditoria remota ............................................................................................. 3

Planejamento ........................................................................................................................................ 3

Revisão de documentos ...................................................................................................................... 3

Inspeções das instalações ....................................................................... Error! Bookmark not defined.

Entrevistas remotas .................................................................................. Error! Bookmark not defined.

Reunião de encerramento ........................................................................ Error! Bookmark not defined.

Compartilhando conhecimentos ................................................................................................................. 6

Respondendo ao ambiente do COVID-19 ........................................................................................... 6

Empresa da manufatura define critérios para auditorias remotas .................................................. 6

Montadora expande auditoria remota...................................................... Error! Bookmark not defined.

Auditoria exigida legalmente faz transição rápida para a modalidade remota . Error! Bookmark not

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Outros propulsores de auditorias remotas ........................................................................................ 7

Lições aprendidas ........................................................................................................................................ 8

Prós e contras da auditoria remota .................................................................................................... 8

Vantagens da auditoria remota ........................................................................................................... 8

Limitações da auditoria remota .......................................................................................................... 9

Esteja preparado para pedras no caminho ........................................................................................ 9

Conclusão .....................................................................................................................................................10

Uso prático da tecnologia ...................................................................................................................10

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Sobre os especialistas

Roy Litzenberg, CPEA

Roy Litzenberg tem 35 anos de experiência em conformidade e avaliação de EHS, e atua como

auditor interno de EHS desde meados da década de 2000. É também um profissional ambiental

com experiência em due diligence, avaliação e remediação ambiental. Trabalhou em locais em

toda a Califórnia e nos Estados Unidos. Sua experiência internacional inclui trabalhos na

Argentina, Brasil, Canadá, Colômbia, Costa Rica, República Dominicana, El Salvador, Honduras,

Índia, México, Polônia e Espanha.

Carrie F. Ramirez, CIA, CHMM, CDGP

Carrie F. Ramirez tem 18 anos de experiência em gestão ambiental, de saúde e segurança.

Trabalhou nas três linhas de defesa e é membro ativo do EHS-AC do The IIA. Em sua tarefa atual,

ela lidera atividades de validação para segurança global no local de trabalho. Apoia atividades de

fabricação, armazenagem e engenharia em todo o mundo.

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INTRODUÇÃO

Auditoria remota — tempos de crise exigem medidas de crise

A conversa sobre novas abordagens de auditoria, uso de tecnologia e técnicas de auditoria remota vem

durando há anos. No entanto, em várias pesquisas de empresas realizadas nos últimos dois anos, poucas

empresas reportam ter implantado a auditoria remota além da escala de teste.

O surgimento do COVID-19 e suas restrições de viagens em todo o mundo, além da necessidade existente

de realizar auditorias regulatórias, legais ou imediatas, estão renovando a conversa e concentrando os

esforços de auditoria interna na busca por alternativas para a auditoria presencial tradicional que possam ser

implantadas agora. A auditoria remota pode ser uma boa alternativa, principalmente porque a maioria das

empresas restringiu as viagens a funções críticas de negócios e muitas jurisdições no mundo fecharam

temporariamente as fronteiras.

Este brief de conhecimento examina os desafios da auditoria remota e oferece estratégias para superá-los

em cada parte do processo do trabalho de auditoria — planejamento, revisão de documentos, trabalho de

campo, entrevistas e reuniões de encerramento. Também compartilha as melhores práticas de três

organizações que usaram auditoria remota em sua resposta ao COVID-19.

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AUDITANDO À DISTÂNCIA Componentes da auditoria remota

Considerações para a auditoria remota

Os componentes de uma auditoria remota são, de várias maneiras, análogos aos de uma auditoria

presencial. No entanto, o foco, as cargas e a execução dessas fases de auditoria são diferentes. Esta

seção destaca pontos a serem considerados, com base nas lições aprendidas por três empresas

contribuintes que utilizaram auditorias remotas como parte de sua resposta ao COVID-19.

Planejamento

O planejamento e o escopo da auditoria são críticos em todas as auditorias. Como é mais difícil se adaptar

no momento a partir de um local remoto, a reunião de planejamento dos stakeholders é muito importante.

Essa reunião inclui uma discussão sobre o escopo e o cronograma, e os auditores devem alocar tempo

suficiente para explicar a abordagem de auditoria remota aos participantes. Isso deve incluir uma explicação

das similaridades e diferenças previstas entre as auditorias presenciais, com as quais os stakeholders estão

acostumados, e as auditorias remotas.

Exemplos dos tipos de informações que devem ser cobertas incluem como e quando as informações serão

compartilhadas, que tecnologia será usada (de câmeras a drones, até suporte à telepresença), quais

autorizações precisam ser obtidas antecipadamente para coletar vídeo e fotografia, e que áreas confidenciais

ou restritas precisam ser consideradas ou evitadas.

Também é importante discutir desde o início as limitações da auditoria remota e explicar que pode ser

necessário um trabalho presencial futuro, com base nas descobertas da auditoria remota ou quando os

impedimentos a uma visita física ao local forem removidos (por exemplo, quando as proibições de viagens

forem encerradas).

Com base no conteúdo e nas explicações adicionais, a experiência indica que os auditores internos devem

alocar cerca de duas vezes mais tempo para uma reunião remota de planejamento de auditoria, em

comparação com o que seria necessário para uma auditoria tradicional. O uso de videoconferência, bem

como um PowerPoint ou outros guias visuais, também são úteis para esta reunião.

Revisão de documentos

As revisões remotas de documentos são, de várias formas, análogas à revisão de documentos presenciais

nas instalações, com algumas ressalvas importantes.

Pode levar muito mais tempo para a instalação preparar e carregar documentos em uma plataforma de

compartilhamento de arquivos (SharePoint, unidades compartilhadas, etc.) do que para fornecer acesso a

uma gaveta de arquivos ou fichário no local. Dependendo do método de documentação (registros em papel,

sistema de armazenamento de banco de dados, etc.), a equipe da instalação precisará dedicar algum tempo

para converter esses registros em um formato passível de revisão (como PDF) e fazer upload dos arquivos.

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Os auditores devem estar abertos para receber e revisar informações em qualquer formato que seja obtido

com mais facilidade, a fim de minimizar o ônus para a instalação. Se possível, deve-se considerar a

acessibilidade do sistema de arquivos digitais usado pela instalação onde os registros são armazenados.

Frequentemente, o acesso direto pode ser concedido temporariamente, exclusivamente durante a auditoria.

Deve-se considerar cuidadosamente a criação de estratégias eficazes para revisar os dados remotamente.

Por exemplo, dependendo do número de registros a serem revisados, amostragem pode ser a melhor opção.

Seja revisando todos ou parte dos dados disponíveis, a estratégia deve ser discutida com os auditados, para

garantir que forneçam as informações corretas para apoiar a estratégia de amostragem.

Diferentemente das revisões de registros no local, as revisões remotas normalmente não permitem perguntas

contemporâneas. Ao revisar os registros remotamente, o auditor deve tomar notas e registrar as perguntas a

serem feitas durante as entrevistas remotas. No entanto, uma maneira de incorporar o questionamento

síncrono durante revisões remotas é configurando uma teleconferência de vídeo entre o auditor especialista

e a pessoa encarregada de implantar o programa que está sendo analisado. Isso permite que os documentos

sejam compartilhados e revisados, e que perguntas e respostas sejam fornecidas em tempo real.

Inspeções das instalações

A inspeção de instalações é talvez o aspecto mais desafiador da auditoria remota. As empresas que

contribuíram para esse brief de conhecimento tentaram diversas soluções tecnológicas para realizar uma

inspeção adequada do local.

Uma abordagem foi usar a tecnologia de comunicação bidirecional ao vivo, incluindo transmissão ao vivo e

óculos inteligentes bidirecionais. Embora a ideia de um tour do local ao vivo fosse convincente, as seguintes

limitações foram encontradas:

A maioria das instalações não possui Wi-Fi com alcance em toda a instalação. Mesmo as instalações

que alegavam ter Wi-Fi em toda a instalação geralmente não tinham uma boa cobertura de áreas

remotas do local (como fazendas de tanques, docas, grandes armazéns e áreas de

armazenamento).

Instalações cobertas também estavam em locais remotos ou dentro de prédios antigos construídos

como bunkers, onde o serviço celular era limitado ou a intensidade do sinal era baixa, degradando

a qualidade do vídeo ao vivo.

Havia pouco valor nas observações remotas indo de ponto a ponto, pois a transmissão de vídeo

causava visão de túnel e as observações periféricas não eram possíveis.

O ruído ambiente e (por outro lado) as propriedades de cancelamento de ruído da tecnologia

impediram que os funcionários remotos ouvissem as respostas das entrevistas.

Uma alternativa à comunicação bidirecional ao vivo são as fotografias digitais tiradas usando telefones

celulares da empresa. A vantagem dessa abordagem é que esses dispositivos estão prontamente disponíveis

e são compatíveis com a maioria das soluções de armazenamento via computador da empresa (por exemplo,

SharePoint). Além disso, a intensidade do sinal no ponto de coleta não afeta negativamente a qualidade do

vídeo e fotografia nesses dispositivos. Conforme mencionado na seção de planejamento anterior, o uso de

dispositivos digitais geralmente requer pré-planejamento e permissões especiais (como em áreas sensíveis

ou em ambientes onde exista risco de explosão).

Durante a revisão de documentos, os auditores devem compilar uma lista de áreas de interesse que desejam

capturar com vídeo e fotografia. Exemplos de áreas de foco para auditorias de segurança química incluem:

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Pontos de acesso ativos da instalação.

Áreas seguras e restritas.

Vídeos de triagem de veículos e pessoal.

Vídeos das estações de monitoramento de CFTV, incluindo o uso de câmeras.

As fotos e vídeos são revisados pelo gerente de auditoria e compilados em um álbum, que é revisado, então,

por cada auditor. Os auditores fazem anotações e preparam perguntas a serem feitas durante as entrevistas

remotas.

Entrevistas remotas

As entrevistas remotas são conduzidas da mesma maneira que as entrevistas pessoais e podem ser

realizadas agendando chamadas de vídeo com pessoas essenciais, usando qualquer tecnologia prontamente

disponível (por exemplo, Microsoft Teams, Skype e Zoom). Planeje entrevistas de 30 a 90 minutos com os

proprietários do programa da instalação. Entrevistas mais curtas, de 15 minutos, podem ser conduzidas com

pessoal designado, com responsabilidades de implantação, e entrevistas breves (10 minutos) podem ser

conduzidas com funcionários específicos das instalações gerais, que tenham responsabilidades acessórias

ao foco da auditoria. Isso ajuda o auditor interno a adquirir conhecimento da cultura geral. As chamadas de

vídeo são preferidas às chamadas apenas de voz, porque os sinais não verbais são uma parte importante da

comunicação e geralmente são perdidos sem vídeo.

A preparação para entrevistas remotas leva mais tempo para o auditor. Cada auditor deve estar pronto com

uma lista de perguntas e pontos sobre quais informações adicionais são necessárias, com base nas

informações da revisão dos documentos.

Quando mais de um auditor estiver participando de uma entrevista, deve-se tomar cuidado para evitar falar

junto com o entrevistado ou outros auditores. Lembre-se de que muitas pessoas podem não se sentir à

vontade conversando por vídeo, principalmente auditados que não o façam regularmente (por exemplo, um

supervisor especializado em comércio). Embora isso seja inevitável, tente definir um tom confortável e

lembre-se de que o vídeo, por si só, já pode alterar a linguagem ou a percepção corporal.

Reunião de encerramento

A reunião de encerramento de uma auditoria remota é praticamente a mesma que a reunião de encerramento

de uma auditoria presencial. Sugere-se agendar a reunião de encerramento um a dois dias após as

entrevistas remotas. Isso permite que os membros da equipe de auditoria revisem suas próprias anotações

e descobertas, além de ter uma reunião remota com a equipe de auditoria para compilar e rascunhar os

resultados preliminares da auditoria.

A reunião de encerramento da auditoria é uma oportunidade de apresentar esses rascunhos preliminares dos

resultados da auditoria ao público de stakeholders, esclarecer quaisquer dúvidas ou preocupações, e discutir

o caminho a seguir para a finalização dos resultados de auditoria e a melhoria contínua.

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COMPARTILHANDO CONHECIMENTOS Três exemplos de implantação

Respondendo ao ambiente do COVID-19

A seção a seguir descreve os componentes da auditoria remota e as lições aprendidas por três

empresas que contribuíram para este brief de conhecimento. O The IIA enfatiza que estamos compartilhando

conhecimento, não necessariamente melhores práticas. Compartilhamos essas informações na esperança

de ajudar outros profissionais a desenvolver e refinar seus programas de auditoria remota, para atender às

suas necessidades imediatas e de longo prazo de avaliação.

Empresa da manufatura define critérios para auditorias remotas

Com mais de 40 instalações nos Estados Unidos sujeitas às regulamentações da MTSA e CFATS, nosso

primeiro exemplo é uma empresa global que utiliza auditorias remotas como ferramenta para conduzir

auditorias abrangentes e de boa fé anualmente em cada instalação coberta. As auditorias remotas foram

executadas em uma escala de teste em 2019 e, em 2020, estão em plena implantação. As instalações

normalmente selecionadas para auditorias remotas têm certas características:

A instalação deve ter um histórico comprovado de entendimento dos regulamentos aplicáveis e dos

requisitos do plano de segurança específico do local.

A equipe da instalação deve ter um bom entendimento de suas funções e responsabilidades, com

rotatividade mínima dos agentes de segurança da instalação.

A liderança da instalação deve estar disposta a experimentar a abordagem de auditoria remota.

Com o início da pandemia do COVID-19 e a consequente proibição de viagens de negócios não críticas,

todas as auditorias de segurança química agendadas entre março e maio foram adaptadas para auditorias

remotas.

Montadora expande auditoria remota

Nossa segunda empresa é uma montadora que opera instalações de fabricação, armazenamento e

engenharia e se conecta a uma extensa rede de concessionárias no mundo todo. Auditorias remotas foram

executadas periodicamente nos últimos 10 anos, para atender a uma variedade de necessidades de

avaliação. As auditorias remotas são usadas para monitorar a conformidade regulatória e a conformidade

com as políticas em locais politicamente instáveis ou regionalmente violentos, onde viagens são perigosas

ou impossíveis. A auditoria interna também usou a auditoria remota para lidar com a supervisão de alto

volume e sensível ao tempo das operações de terceiros, como a rede de concessionárias e as atividades

globais de armazenamento. Além disso, foram usadas técnicas para validar o entendimento das funções,

responsabilidades e requisitos de programa dos programas críticos de segurança e para confirmar a

implantação de ações corretivas para problemas sistêmicos de maior risco. Com o surgimento do COVID-19

e os impactos econômicos e restrições de viagem associados, a segunda linha de defesa adotou uma

estratégia para realizar validações que, de outra forma, seriam impossíveis.

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Auditoria exigida legalmente faz transição rápida para a modalidade remota

A terceira empresa contribuinte foi forçada a fazer a transição de uma auditoria tradicional para uma auditoria

on-line, por conta das restrições de viagem do COVID-19. A situação envolvia um prazo apertado, legalmente

imposto. Os auditores estavam em Paris, Denver e Houston. A instalação ficava na Califórnia e os

funcionários estavam trabalhando de casa.

Um funcionário recuperou os arquivos necessários e os compartilhou via Skype. Os auditores agendaram e

conduziram entrevistas de casa com participantes na Alemanha, Boston e quatro locais nos Estados Unidos

— Washington, DC; Virgínia; Michigan; e Los Angeles. Para surpresa de todos, a auditoria cumpriu o prazo

e atingiu seus objetivos.

Outros propulsores de auditorias remotas

As auditorias frequentes e obrigatórias, como as exigidas pela lei Maritime Transportation Security Act

(MTSA) e Chemical Facility Anti-Terrorism Facility Statutes (CFATS), fornecem outra motivação para a

busca de alternativas às auditorias presenciais tradicionais. As instalações cobertas por esses

regulamentos devem realizar uma auditoria interna anualmente. O risco de qualquer uma dessas

instalações ser alvo de atividades terroristas é baixo; portanto, o objetivo de um programa de auditoria

deve ser realizar uma auditoria precisa e com certo distanciamento, ao mesmo tempo dimensionando

corretamente o nível de esforço, para que recursos não sejam desperdiçados. A auditoria remota é uma

abordagem promissora, especialmente considerando que um ou dois dias de viagem podem ser

economizados por instalação, se os auditores não viajarem para o local.

Outros motivos para realizar uma auditoria remota incluem:

visitar, como as localizadas em regiões afetadas por distúrbios políticos ou onde viagens chegando

ou saindo da jurisdição estejam restritas.

Situações em que análises de alto volume sejam necessárias em prazos curtos, como auditorias

relacionadas a aquisições ou iniciativas de redução de riscos.

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LIÇÕES APRENDIDAS Encontrando soluções para novos desafios

Prós e contras da auditoria remota

A seguir, um resumo das vantagens e limitações descobertas quando as três empresas implantaram

auditorias remotas.

Vantagens da auditoria remota

Uma curta lista de aspectos positivos descobertos durante a implantação de auditorias remotas inclui:

A restauração de um senso de normalidade tão necessário.

Custos de viagem reduzidos. Para um programa de auditoria com múltiplas auditorias anuais, as

auditorias remotas podem proporcionar uma economia significativa.

Um conjunto maior de auditores disponíveis. O aposentado no Tennessee, o profissional de

meio-expediente no Colorado ou até o auditor de Van Nuys pode expandir sua equipe de auditoria.

Maior cobertura. As auditorias remotas permitem maior cobertura quando há prioridades

concorrentes de limitações de volume e tempo.

Maior uso de especialistas. Os especialistas podem se conectar remotamente para entrevistas

específicas ou partes do planejamento de auditoria, e não precisam estar presentes para uma

auditoria completa.

Melhores revisões de documentos. Revisões remotas de planos e documentação, no ritmo próprio

do auditor, contribuem para uma revisão de maior qualidade e um aprofundamento na

documentação.

O uso aprimorado da tecnologia disponível fortalece a documentação e o reporte. O uso da

tecnologia pela equipe da instalação para capturar informações em vídeo e foto contribui para

melhorar seu entendimento e uso da tecnologia disponível. Isso contribui para uma melhor

documentação das condições da instalação, maior capacidade de reportar incidentes e condições à

equipe remota da empresa, e mais oportunidades de ferramentas futuras de treinamento remoto.

A carga de auditoria relativa às operações da instalação é mitigada. O tempo necessário para

reunir e digitalizar documentos, vídeos e imagens pode ser distribuído ao longo de várias semanas,

em vez de se concentrar em um período de auditoria que tire a equipe de suas atividades diárias.

Melhor organização e confirmação da documentação necessária. Como a equipe da instalação

precisa revisar e reunir os documentos necessários, a auditoria remota oferece uma oportunidade

de organizar e confirmar se toda a documentação necessária para uma inspeção regulatória está

prontamente disponível.

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Limitações da auditoria remota

Algumas limitações da abordagem de auditoria remota, conforme executada pelas empresas, incluem:

Observações em primeira mão não podem ser substituídas. Não há nada como ver processos

em primeira mão, observar a linguagem corporal ou até perceber um cheiro que não deveria estar

ali. A auditoria online também tem limites em certas condições, como quando as operações são

seguras, altamente restritas ou em ambientes sensíveis. Você não pode atravessar uma sala limpa

com um dispositivo de vídeo, nem levá-lo a muitas fábricas ou refinarias de produtos químicos.

A auditoria remota dificulta a criação de um relacionamento com os auditados. Oportunidades

para sinais, dicas e observações para melhorias são perdidas. É difícil, fora do processo de

documentação, identificar as práticas recomendadas ou descrever coisas pelas quais outras

pessoas possam se beneficiar. Bons auditores fazem isso, e essas são, frequentemente, as coisas

mais úteis que os auditados obtêm do exercício.

A falta de interação pessoal abre outras oportunidades para fraude. A oportunidade de

apresentar documentos adulterados e omitir informações relevantes é maior. Isso pode exigir

planejamento adicional, alguns procedimentos de auditoria adicionais/diferentes ou um

acompanhamento, uma vez que forem removidos os empecilhos para uma auditoria tradicional.

Esteja preparado para pedras no caminho

Esteja preparado para falhas tecnológicas. Pontes de conferência falham. As pessoas podem não ouvir e

esquecer de ligar seus microfones. Alguns firewalls da empresa têm limites de tamanho para arquivos de

vídeo e foto, e podem exigir que a equipe da instalação procure a ajuda da TI ao enviá-los. Todos esses

obstáculos podem ser superados com o tempo e a experiência.

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CONCLUSÃO

Uso prático da tecnologia

Inovação e transformação são um foco de negócios e de programas de auditoria em todo o mundo

atualmente. Isso não é menos válido na conversa sobre auditoria remota. Existem várias tecnologias

emergentes que mostram grande promessa nessa área, incluindo o uso de streaming de vídeo ao vivo,

realidade aumentada e virtual, veículos não tripulados (drones) e inteligência artificial, entre outras.

Com base na experiência dos autores, no entanto, um alerta: não permita que o glamour das novas

tecnologias impeça você de usar o que tem (e entender como usar) agora. Os drones exigem operadores

experientes e, para muitas empresas em determinadas jurisdições, operadores licenciados. A transmissão

ao vivo e a realidade aumentada demandam equipamentos especializados e alta largura de banda. Continue

promovendo essas ideias — essas tecnologias são úteis —, mas use o que funciona agora, já com um olho

na incorporação futura de novas tecnologias.

A auditoria remota não é uma solução de tamanho único. Não é um substituto para a auditoria presencial. No

entanto, como parte de um programa plurianual de avaliação, a auditoria remota pode desempenhar um papel

e possibilitar a avaliação quando circunstâncias especiais impedirem a condução normal das atividades.

SOBRE O ENVIRONMENTAL, HEALTH & SAFETY AUDIT CENTER O Environmental, Health & Safety Audit Center (EHSAC) é uma iniciativa especializada do The IIA de auditoria de meio ambiente, saúde e

segurança (environmental, health and safety – EHS). O EHSAC foi criado para proporcionar aos auditores um desenvolvimento profissional

direcionado e de alta qualidade; oportunidades de networking para compartilhamento de conhecimento entre stakeholders de EHS; e o

reporte contínuo, oportuno e relevante sobre tendências, benchmarking e liderança criativa na profissão de auditoria. Para mais informações,

visite www.theiia.org/EHSAC.

SOBRE O THE IIA

The Institute of Internal Auditors (The IIA) é o mais reconhecido advogado, educador e fornecedor de normas, orientações e

certificações da profissão de auditoria interna. Fundado em 1941, o The IIA atende, atualmente, mais de 200.000 membros de mais de 170

países e territórios. A sede global da associação fica em Lake Mary, na Flórida, EUA. Para mais informações, visite www.theiia.org.

ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE

O EHSAC e o The IIA publicam este documento para fins informativos e educacionais. Este material de orientação não tem o objetivo de

fornecer respostas definitivas a específicas circunstâncias individuais e, portanto, deve ser usado somente como um guia. O EHSAC e o

The IIA recomendam que você busque conselhos especializados independentes, relacionados diretamente a qualquer situação específica.

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Abril de 2020

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