auditoria operacional armando madureira borely...
TRANSCRIPT
Auditoria Operacional
Armando Madureira Borely
(Rio de Janeiro)
atualização: 08/2014
SUMÁRIO
I. INTRODUÇÃO A AUDITORIA
A) AUDITORIA INTERNA B) AUDITORIA INDEPENDENTE
II.PLANEJAMENTO
A) AUDITORIA INTERNA B) AUDITORIA INDEPENDENTE
III. PROGRAMA DE AUDITORIA - COMPRAS IV. PROGRAMA DE AUDITORIA - ESTOQUES V. TESTES DE VENDAS VI. ADMINISTRAÇÃO DOS EXAMES VII. RELATÓRIO DE CONTROLE INTERNO VIII.RELATÓRIO DOS AUDITORES INDEPENDENTES IX. CONCLUSÃO
X. BIBLIOGRAFIA XI. EXERCÍCIOS
I. INTRODUÇÃO À AUDITORIA
A) AUDITORIA INTERNA
1. CONCEITUAÇÃO
Designada a avaliar de forma independente, dentro de uma Organização, as
operações contábeis, financeiras e de outros tipos, no sentido de prestar um serviço de
qualidade à alta administração.
É um controle administrativo, cuja função é medir e avaliar a eficácia de
outros controles.
2. POSICIONAMENTO
A Auditoria Interna teve sua origem na necessidade, sentida pela
Administração, de acompanhar os negócios, as operações e as atividades da Empresa,
em função das metas e procedimentos estabelecidos. Atualmente, sua atividade faz-se
necessária em todas as áreas e nos diferentes níveis da Administração. Seu produto,
além de função orientadora, é a informação decorrente do exame, a verificação e
análise sobre o grau de fidelidade dos registros e informações e a correta aplicação da
legislação fiscal e tributária.
Pode-se citar, ainda, a adequada aplicação dos recursos, os sistemas de
controle operacional e a propriedade dos procedimentos estabelecidos. Portanto, é
uma ação de retro-alimentação da gestão operacional e estratégica.
O resultado dos exames de auditoria pode influenciar algumas decisões da
Empresa. Para que isto ocorra, a Auditoria Interna precisa ter independência, devendo
ser tanto maior quanto mais alto o nível de competência a que este órgão se subordina.
Tal independência situa-se não apenas no âmbito do livre acesso às
informações gerenciais, como também na livre iniciativa de programar seus trabalhos
nas áreas da Empresa, sem interferência.
2
Portanto, é implícita a conclusão de que a Auditoria Interna, no organograma
da Empresa, deve estar posicionada de tal forma que tenha a possibilidade de poder
atuar com eficácia na análise técnica dos negócios empresariais e a salvo de
influências e/ou pressões de órgãos possíveis de avaliação.
3. ESTRUTURA
Considera-se a estrutura da Auditoria Interna não apenas com relação ao seu
organograma, mas também, não menos importante, com relação à estrutura dos cargos
ocupados pelos profissionais lotados neste órgão.
A estrutura interna, em termos de organograma, varia de Empresa para
Empresa, havendo auditorias com divisões específicas e outras sem divisões. Institui-
se o órgão como uma equipe de trabalho, na qual as lideranças despontam em função
de suas respectivas capacidades profissionais, sob diversas denominações: Gerentes,
Coordenadores, Supervisores, Auditores Seniors, Plenos, Juniors e estagiários.
No campo operacional, o tipo de atuação da Auditoria Interna, sua
abrangência e amplitude, exigem formação de um quadro multidisciplinar, com origem
principal nas áreas de Contabilidade, Economia e Administração de Empresas e, em
casos específicos, na área de Informática. Outras formações podem ser solicitadas,
dependendo das atividades operacionais da Empresa e do tipo de exame a ser
realizado.
O conhecimento técnico necessário para avaliação do Controle de Gestão
pode ser assimilado pelos profissionais referidos, desde que treinados supletivamente
nas funções de auditor e que possuam potencial, postura e experiência compatíveis.
Na execução de suas atividades, o auditor enfrentará gama variada de
problemas, necessitando de alto grau de iniciativa, bom senso e conhecimento para a
adequada solução dos mesmos.
3
4. RESPONSABILIDADES
A Auditoria verifica se, em termos de sistemas, materiais e pessoal, a
estrutura existente na empresa atende às necessidades do Controle de Gestão. Ou
seja: verifica se a estrutura, em seus vários níveis, é adequada.
A Auditoria avalia, também, possíveis falhas de controle por insuficiências
estruturais, bem como se os recursos alocados apresentam custos não compatíveis
com os objetivos esperados.
Na verificação que a auditoria faz do sistema de informações, é analisada a
adequação do fluxo de documentos e das informações, de seu processo de preparação
pelas áreas envolvidas e de seu respectivo encaminhamento ao órgão decisório para
tomada de decisão.
Os relatórios originados das informações pulverizadas nas diversas áreas
devem ser exatos e consistentes com as políticas da administração.
A Auditoria deve considerar se estes aspectos estão sendo efetivamente
considerados. Não só a exatidão deve ser considerada. É importante uma avaliação
crítica de tais Relatórios, em termos de suficiência das informações contidas, sua
clareza, consistência com as metas propostas e atendimento dos objetivos a que se
pretende alcançar.
Pela quantidade, qualidade e exatidão das informações relatadas à Alta
Administração, mede-se a atuação e utilidade da Auditoria . Por conseguinte, é
explicável a preocupação desta atividade com relação à extensão e profundidade dos
exames, técnicas, metodologia e sigilo no tratamento das informações.
5. CAPACITAÇÃO
As informações prestadas pela Auditoria devem propiciar à Administração:
Implantação de políticas e normas em áreas desprovidas das mesmas;
Aperfeiçoamento de políticas, sistemas e rotinas operacionais internas;
Julgamento sobre a adequada aplicação dos recursos materiais e
humanos disponíveis;
Adoção de medidas corretivas em casos concretos.
4
Os serviços de auditoria são esperados e solicitados pelos dirigentes, na
expectativa de avaliação da gestão dos negócios.
Verifica-se desta forma, a importância da capacitação do profissional de
Auditoria tanto em termos técnicos como em termos psicológicos, ressaltando-se,
ainda, o aspecto ético inerente à função.
O Auditor necessita, mais que qualquer outra função, conhecer
profundamente o negócio da Empresa, suas fraquezas, deficiências, pontos fortes,
ameaças internas ou externas, a fim de agregar resultados compatíveis com a política
da alta Administração.
6. ATRIBUIÇÕES
Competências, de forma genérica e resumida:
Verificar a observância às políticas e procedimentos em vigor e detectar
os desvios de sua aplicação, em qualquer órgão da Empresa;
Desenvolver trabalhos de auditoria nos sistemas administrativos,
contábeis e operacionais, assim como avaliar as diretrizes de gestão e os dispositivos
de controle, com vistas ao aprimoramento do desempenho operacional;
No caso específico da auditoria interna, coordenar o atendimento aos
organismos externos de fiscalização, bem como assessorar as atividades decorrentes
da atuação do Conselho Fiscal (ou similar) e dos auditores externos.
Competências, de forma detalhada:
Verificar se as operações efetuadas e em andamento, assim como os
procedimentos adotados pela Organização, estão sendo realizados de acordo com as
normas emanadas pelos órgãos de competências;
Verificar se tais normas são adequadas para permitir o controle sobre o
ativo da Empresa, salvaguardando-os de quaisquer irregularidades possíveis;
Verificar se as operações estão sendo feitas de maneira que redundem
em minimização dos custos e maximização de receitas;
Verificar se as operações estão sendo efetuadas dentro das normas
vigentes;
5
Verificar o grau de fidelidade das demonstrações financeiras e dos
registros contábeis, financeiros e operacionais, constatando se os mesmos estão sendo
efetuados de maneira que redundem em maior benefício para a Empresa, sob os
aspectos fiscal e tributário;
Mais especificamente com relação à auditoria interna: (i) Participar de
trabalhos visando a aquisição ou a incorporação de outras Empresas, bem como
estudos de investimentos; (ii) Avaliar as providências tomadas com relação
recomendações/sugestões feitas no Relatório de Auditoria; (iii) Planejar, programar e
controlar todos os trabalhos a serem executados pela área de Auditoria Interna; (iv)
Receber o Relatório dos auditores externos e coordenar o recebimento das respostas
das áreas envolvidas, bem como a sua conformidade.
B) AUDITORIA INDEPENDENTE
1. CONCEITUAÇÃO
“... processo sistemático de obtenção e avaliação objetivas de evidências
sobre afirmações a respeito de ações e eventos econômicos, para aquilatação do grau
de correspondência entre as afirmações e critérios estabelecidos, e de comunicação
dos resultados a usuários interessados.”
(Report of the Committee on Basic Auditing Concepts of the American
Accounting Association. Accounting Review, v.47, apud Bpynton, Johnson e Kell, p.38).
“A auditoria das demonstrações contábeis constitui o conjunto de
procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão de parecer sobre a sua
adequação, consoante os Princípios Fundamentais de Contabilidade e as Normas
Brasileiras de Contabilidade e, no que for pertinente, a legislação específica.”
(Resolução CFC nº 1.203/09 de 03/12/2009 – Objetivos Gerais do Auditor
Independente)
6
2. POSICIONAMENTO
O auditor é um prestador de serviços, não integrando, portanto, o
organograma da empresa auditada.
A condição de independência é fundamental para o exercício da atividade do
auditor independente.
Independência é a capacidade que a empresa de auditoria tem de julgar e
atuar com integridade e objetividade, permitindo a emissão de relatórios ou pareceres
imparciais em relação à entidade auditada.
Situações que caracterizam a perda da independência:
Interesses financeiros.
Empréstimos e garantias.
Relações comerciais com a entidade auditada.
Relacionamentos familiares e pessoais.
Vínculos empregatícios de administradores mantidos anteriormente com a
empresa auditada.
Membros da entidade de auditoria que anteriormente eram empregados
da empresa auditada.
Manutenção de l´deres de equipes de auditoria na empresa auditada por
longo período. (5 anos com retorno mínimo de 3 anos)
Prestação de outros serviços.
Presentes e brindes.
Litígios em curso (auditoria x empresa auditada).
Inconsistência no valor dos honorários.
(Fundamento: NBC PG 100 de 24/01/2014 – Aplicação Geral aos
Profissionais de Contabilidade)
3. ESTRUTURA
Varia de acordo com cada empresa de auditoria.
Exemplo de estrutura: Sócio, Diretor, Gerente, Supervisor, Semi-senior
(Pleno), Junior (Assistente), estagiário.
7
4. RESPONSABILIDADE
Cuidado e zelo nos trabalhos.
Imparcialidade.
Considerar a possibilidade de fraudes.
No caso de eventuais distorções por fraudes ou erros relevantes,
demonstrar através dos papéis de trabalho ao CFC, CRC, órgãos reguladores e
fiscalizadores, que os exames foram conduzidos de forma a atender as Normas de
Auditoria Independente.
(Fundamento: Resolução CFC nº 821/97 de 17/12/1997 – NBC P1 – Normas
Profissionais do Auditor Independente)
5. CAPACITAÇÃO
a) Conforme Resolução CFC nº 821/97 de 17/12/1997 – NBC P1 – Normas
Profissionais do Auditor Independente:
Conhecimento das Normas Brasileiras de Contabilidade.
Conhecimento dos Princípios Fundamentais de Contabilidade.
Técnicas contábeis.
Conceitos e técnicas de administração.
Legislação da profissão e da empresa auditada.
Conhecimento da atividade da empresa auditada.
Recusar serviços que não esteja capacitado a desenvolver.
b) Conforme Boynton et al, p. 40:
Capacidade de comunicação.
Capacidade de pensar critica e estrategicamente.
Foco no cliente e no mercado.
Interpretar informações (financeiras e outras).
Avaliar sistemas de informações e de controles internos, inclusive, aqueles
utilizados com o auxílio da tecnologia.
8
6. ATRIBUIÇÕES
6.1. Procedimentos de auditoria.
Testes de Observância (Controles internos).
Testes Substantivos (Transações e saldos; Procedimentos de Revisão
Analítica).
6.2. Elaborar papéis de trabalho.
6.3. Planejar os trabalhos de forma a detectar fraudes e erros.
6.4. Planejar os trabalhos de forma que eventos relevantes sejam
identificados.
6.5. Atribuir o risco de auditoria.
6.6. Supervisão e controle de qualidade de equipe.
6.7. Estudo e avaliação do sistema contábil e de controle interno.
6.8. Aplicação dos procedimentos de auditoria.
6.9. Documentar o exame de auditoria.
6.10. Analisar a continuidade normal das atividades da empresa auditada.
6.11. Identificar transações com partes relacionadas.
6.12. Extensão dos testes de auditoria.
6.13. Compreensão suficiente de recursos do P.E.D.
6.14. Razoabilidade das estimativas contábeis (provisões).
6.15. Transações e eventos subseqüentes.
6.16. Solicitar Carta de Responsabilidade da Administração.
6.17. Contingências passivas relevantes.
6.18. Emissão do Relatório dos auditores independentes.
9
II. PLANEJAMENTO
A) AUDITORIA INTERNA
A Auditoria Interna deve apresentar anualmente à Alta Administração (ou a
quem estiver subordinada), para aprovação, um plano de trabalho anual que conterá os
órgãos e atividades a serem auditadas, bem como o período dos exames.
Este Plano terá como finalidade básica:
a) Servir de base para a elaboração da proposta orçamentária, incluída no
Plano Estratégico da Empresa.
A Auditoria Interna deverá possuir os detalhes do Plano, no que se refere a:
quantidade de auditores participantes em cada trabalho, prazo estimado para conclusão
dos exames, gastos de estadia e outras despesas.
b) Guia para realização dos trabalhos.
Na medida do possível, o Plano deverá ter como suporte, além das funções,
o nome de cada auditor que integrará as equipes, juntamente com o órgão, local e
atividade a ser auditada.
Este processo auxiliará o planejamento dos trabalhos e, em particular, cada
um dos auditores, já que saberão com antecedência, onde, quando e o quê farão no
transcurso do próximo ano.
c) Auxiliar na avaliação do desempenho dos auditores internos.
O Plano servirá como um instrumento comparativo de homens/dias estimado
com homens/dias real e, partindo daí, deverão ser apontadas as causas das distorções,
procurando corrigi-las para os próximos exercícios.
d) Fornecer informações sobre trabalhos em andamento, próximos trabalhos,
explicações sobre divergências e possibilidades de trabalhos eventuais.
10
FATORES DETERMINANTES PARA PLANEJAR OS TRABALHOS DE
AUDITORIA:
a) Adquirir conhecimentos das operações e forma de organização:
Financeiro
Contábil
Orçamentário
Pessoal
Fiscal/legal
Suprimentos
Vendas
Estrutura organizacional
b) Visita preliminar:
Avaliação dos controles internos
Revisão das demonstrações contábeis intermediárias
Teste de receitas
Teste de despesas
Teste de compras
Leitura das atas
Atualização da pasta permanente
c) Cooperação como pessoal da empresa/filial:
Análises de contas
Obtenção de documentos
d) Identificação prévia de problemas:
Falta de atendimento às normas contábeis
Quebra de uniformidade na aplicação dos princípios contábeis
Não atendimento à legislação fiscal
Erros de cálculos
11
e) Procedimentos preliminares de auditoria:
Obtenção do parecer/relatório e demonstrações contábeis do exercício
anterior
Leitura das pastas correntes e permanentes
Visita às fábricas e outras dependências da empresa
No caso de primeira auditoria, contatar o auditor anterior
Preparação de carta à empresa solicitando as informações necessárias
aos trabalhos de auditoria
Planejamento das horas para os trabalhos preliminar e final (se for
aplicável)
f) Cálculo de alguns índices (Lucratividade, rotatividade, etc)
B) AUDITORIA INDEPENDENTE
É a etapa dos trabalhos na qual o auditor independente estabelece a
estratégia geral dos trabalhos a executar, a partir da contratação dos serviços, de modo
que possa desempenhar uma auditoria eficaz.
Deve ser preparado um programa de auditoria por escrito, facilitando o
entendimento dos procedimentos de auditoria. Deve abranger todas as áreas a serem
examinadas.
Objetivos do planejamento:
a) Obter conhecimento das atividades da entidade auditada.
b) Cumprimento dos prazos previamente estabelecidos.
c) Atenção a áreas importantes.
d) Problemas potenciais da entidade auditada.
e) Legislação aplicável à entidade.
f) Natureza, oportunidade e extensão dos exames.
g) Divisão de tarefas entre os auditores.
h) Coordenação dos trabalhos efetuados por especialistas.
i) Coordenação dos trabalhos com os auditores internos.
12
j) Identificar os prazos de entrega dos relatórios e parecer.
Informações e condições para elaborar o Planejamento:
a) Conhecimentos das atividades da entidade.
b) Fatores econômicos.
c) Legislação aplicável.
d) Práticas operacionais da entidade.
e) Nível geral de competência da Administração.
f) Práticas contábeis adotadas.
g) Sistemas contábeis e controles internos.
h) Áreas importantes da entidade.
i) Avaliar o volume de transações.
j) Complexidade das transações.
k) Existência de entidades associadas, filiais e partes relacionadas.
l) Considerar o trabalho de outros auditor especialista e auditores internos.
m) Natureza, conteúdo e oportunidade dos relatórios e parecer a serem
emitidos.
n) Prazos estabelecidos por órgãos reguladores.
Conteúdo do Planejamento:
a) Cronograma.
b) Procedimentos de auditoria.
c) Fatos relevantes.
d) Riscos de auditoria.
e) Pessoal designado.
f) Época oportuna dos diversos trabalhos (contagens, confirmações, etc.).
g) Horas estimadas para a realização dos trabalhos.
h) Indagações à Administração para conclusão dos trabalhos.
Supervisionar e revisar as diversas etapas dos trabalhos.
Atualizar permanentemente o planejamento.
13
Revisão dos procedimentos contábeis adotados (anterior e atual).
Revisão dos papéis de trabalho anterior.
14
III. PROGRAMA DE AUDITORIA – COMPRAS
A) OBJETIVOS DE AUDITORIA
Determinar:
1. Se o sistema de controle interno é adequado.
2. Como são efetuadas as compras.
3. Se as compras são efetuadas com base em requisições assinadas por
pessoas autorizadas.
4. Se são efetuadas coletas de preços, segundo as normas da empresa.
5. Se são emitidos pedidos de compras devidamente preenchidos (preços e
condições) e numericamente controlados.
B) CONTROLE INTERNO
1. Segregação das funções de compras, recepção, conferência dos
documentos e pagamentos.
2. Compras efetuadas através de um setor específico com as devidas
autorizações.
3. Conferência das notas fiscais (faturas) diretamente pelo setor de contas a
pagar.
4. Documentação de pagamento inutilizada imediatamente após sua
liquidação pela tesouraria.
5. Existência de política de compras definida em Manual descritivo.
6. Ridízio entre os compradores.
C) PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
1. Avaliação dos procedimentos gerais e de controle interno.
2. Verificar se existe política de compras e se está sendo devidamente
seguida, observando a sua adequação.
3. As compras são efetuadas mediante planejamento e programação prévios,
envolvendo as áreas solicitantes e de suprimentos ?
15
4. Examinar os Pedidos de Compras com relação à emissão, aprovação e
controle.
5. Verificar quais os critérios estabelecidos para coleta/licitação de preços e
se os mesmos estão sendo praticados. Efetuar testes.
6. Examinar a fatura/N.Fiscal de fornecedores com relação a: conferências
aritméticas, preço x pedido de compra, segregação de funções (comprador, estoquista
e tesoureiro) e contabilização.
7. Verificar o rodízio entre compradores.
8. Efetuar o “corte” dos documentos inerentes ao processo de compras,
armazenagem e saídas de mercadorias (requisição ao almoxarifado, pedidos de
compras, N.Fiscais, etc).
9. Selecionar alguns débitos na razão, referentes à compra de bens e
execução de serviços e efetuar os seguintes procedimentos:
a) Verificar o registro contábil.
b) Inspecionar a documentação de compra com relação a:
Autenticidade.
Nominal à empresa.
Cotação de compras.
Requisição de compra do setor requisitante.
Aprovação da compra (autoridade e limites).
Recebimento do bem ou do serviço prestado.
Compra em função da natureza do negócio da empresa.
Importações (tratamento das variações cambiais).
Observar o tratamento contábil dos encargos financeiros.
Observar se os impostos recuperáveis incidentes sobre a compra estão
corretos e debitados como impostos a recuperar.
16
IV. PROGRAMA DE AUDITORIA - ESTOQUES
A) OBJETIVOS
Determinar se:
1. As quantidades representam adequadamente os materiais armazenados,
em trânsito entre os almoxarifados e em poder de terceiros;
2. Os itens estão avaliados de acordo com os princípios de contabilidade e a
legislação pertinente;
3. existem políticas de inventários físicos e se as mesmas são adequadas;
4. As movimentações de entradas e saídas de materiais são normatizadas e
se estas normas são adequadas em termos de controle interno;
5. As alienações de materiais obsoletos são efetuadas mediante processo de
caracterização de obsoletismo e de venda adequados;
6. O suprimento de materiais entre unidades é programado de forma a
racionalizar o transporte.
B) CONTROLE INTERNO
1. existência de registros permanentes nos quais constem as quantidades e
valores conciliados periodicamente entre existência física e posição contábil;
2. documentação relativo ás entradas e saídas de materiais que serve de
base para lançamentos nos registros permanentes,
3. contagens físicas;
4. níveis mínimo e máximo de estoques;
5. existência de sistema de custos adequado;
6. Existência de políticas definidas quanto a estoques obsoletos, morosos e
danificadas;
7. Controle contábil dos estoques;
8.Controle de sucatas;
9 Seguro para os estoques;
10. Controle de devolução de sobras de materiais;
11. Normas para recebimento e armazenamento de estoques;
17
12. Normas para saídas de materiais do almoxarifado;
13. Normas e procedimentos para registros permanentes e custeio.
C) PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
1. Avaliação dos procedimentos gerais e de controle interno.
2. Avaliação dos procedimentos quanto à:
Armazenagem
Recepção de compra
Saídas de materiais para aplicação
Saídas para terceiros
Controle de materiais em poder de terceiros
Devolução de materiais
Processamento de documentação
Contagem física de estoques
3. Inventário físico – contagem por amostragem, abrangendo:
procedimentos, ajustes, abrangência, peridiocidade, emissão de relatórios
(conferências aritméticas, transporte de folhas, etc.).
4. Exames nas alienações.
5. Exames do levantamento das necessidades para o período.
6. Teste da curva ABC de estoques.
7. Gestão de estoques:
Os materiais são conceituados em função de suas características e
finalidade ?
A conceituação visa a gestão dos estoques e programação de compras ?
8. Preservação dos materiais em estoque (pó, umidade, ferrugem, calor,
oxidação, etc.).
9. Acesso aos locais de estocagem. Somente pessoas autorizadas.
18
10. Segregação de mercadorias novas das imprestáveis.
11. Saídas de mercadorias através de documentação pertinente
(requisições).
12. Analisar os procedimentos com relação à devolução de mercadorias.
19
V. PROGRAMA DE AUDITORIA – TESTE DE VENDAS
A) OBJETIVOS
Determinar se:
1. A contabilização das vendas está funcionando de forma a apresentar
valores dignos de confiança para o período.
2. As vendas e outras receitas são contabilizadas no próprio período e não
aumentadas através de créditos indevidos de receitas não realizadas, mercadorias não
embarcadas, nem colocadas à parte para expedição ou falso faturamento.
Reciprocamente que as vendas e outras receitas não são reduzidas mediante o
registro diferido para períodos subseqüentes.
3. Abatimentos, devoluções e outras deduções de vendas estão
demonstradas corretamente e receberam tratamento adequado nas demonstrações
financeiras.
4. As receitas alheias às operações são separadas das vendas e tratadas
apropriadamente na demonstração de resultado.
B) CONTROLE INTERNO
Os procedimentos de controle interno das vendas estão intimamente ligados
ao controle exercido sobre Contas a Receber e Caixa-recebimentos, e podem ser
resumidos:
1. As faturas e duplicatas devem ser expedidas pelo setor de faturamento,
que deve ser uma divisão do departamento de vendas ou contabilidade, completamente
separada dos departamentos de cobrança e de expedição.
2. Os documentos de expedição (N.Fiscais, notas de entrega, romaneios,
etc.) devem ser conferidos no setor de faturamento com as respectivas faturas.
3. O controle cumulativo dos valores de vendas, para registro no razão,
deverá ser efetuado pelo departamento de faturamento.
4. Os créditos referentes a abatimentos, dívidas incobráveis, etc. deverão ser
autorizados ou aprovados por pessoas que não tenham acesso ao caixa.
20
Para examinar o sistema de controle interno e procedimentos contábeis sobre
vendas e receitas, é necessário compreender os métodos de distribuição, as políticas
gerais de vendas e créditos, bem como os procedimentos contábeis referentes ao
tratamento dos pedidos, expedição de mercadorias, faturamento, contas a receber e
cobranças.
C) PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
1. Somar os valores das faturas (ou N.Fiscais) de determinado período e
verificar o total com os lançamentos no razão, relativos às contas a receber e vendas.
2. Verificar a seqüência numérica de todas as faturas (ou N.Fiscais) do
período examinado.
3. Confrontar o preço incluído nas faturas (ou N.Fiscais) com a tabela de
preços. Caso aplicável testar cálculos e somas das faturas (ou N.Fiscais).
4. Confrontar as faturas (ou N.Fiscais) com os registros do setor de
expedição (conhecimentos de embarque, romaneios, manifestos, etc.).
5. Conferir, para o período sob exame, o total das quantidades vendidas,
constantes das faturas (ou N.Fiscais) com a conta de Estoques.
6. Reconciliar o total de vendas com os registros fiscais.
7. Testar os descontos concedidos com relação a: aprovações, índices
mensais, contabilização, etc.
8. Efetuar o “corte” das N.fiscais de vendas.
21
VI. ADMINISTRAÇÃO DOS EXAMES
A administração dos exames dos trabalhos de auditoria pode ser dividida em
5 (Cinco) partes:
1. FORMAÇÃO DAS EQUIPES DE TRABALHO
Deverá ser considerada a experiência de cada auditor em função da
complexidade dos trabalhos.
Promover sempre que possível o rodízio de pessoal entre:
a) Áreas de exames
Desenvolvimento profissional da equipe de auditoria com visão global das
operações da Empresa.
b) Equipes e supervisores
Maior entrosamento e desenvolvimento do espírito de equipe.
Melhor avaliação – imparcialidade e consenso.
2. ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO
a) Estar atento a todos os papéis de trabalho preparados pelos assistentes
durante a execução dos trabalhos
b) Avaliar atentamente as dúvidas levantadas pelos assistentes
c) Efetuar diariamente a inspeção dos serviços
d) Acompanhar o comportamento dos assistentes
e) Estar sempre atento à materialidade e relevância dos pontos levantados
pelos assistentes
3. ADMINISTRAÇÃO DAS HORAS GASTAS
a) Aferir periòdicamente a situação das horas gastas
b) Manter controle diário das horas gastas
22
4. REVISÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO
A revisão dos papéis de trabalho deve ser efetuada sempre no campo.
A revisão dos papéis de trabalho deve ser efetuada à medida que as áreas
forem completadas e não ao término do trabalho.
Alguns pontos devem ser levados em consideração na revisão dos papéis de
trabalho:
a) Referências dos papéis
b) Clareza, objetividade, concisão, esmero, limpeza, disposição dos dados,
etc.
c) Evidências e fundamentos dos exames
d) Referência a funcionários que prestaram informações
e) Conclusão do assistente
f) Papéis de trabalho desnecessários
g) Pontos para relatório bem suportados
h) Pontos para as próximas auditorias
5. AVALIAÇÃO DA QUALIDADE DOS EXAMES
a) Acompanhamento e avaliação
- Uniformidade na execução dos trabalhos
- Permitir a canalização de experiência diferenciada ao trabalho
- A revisão reduz a ocorrência de desvios aos objetivos e procedimentos de
auditoria pré-determinados
b) Responsabilidade pelo controle de qualidade
A revisão deve ser evidenciada nos papéis de trabalho, garantindo a
comunicação e treinamento entre os integrantes da equipe.
OBS.: CARTA DE RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO
É o documento que deve ser emitido pelos administradores da entidade, cujas
demonstrações contábeis estão sendo auditadas. Tal carta é endereçada aos auditores
independentes, confirmando as informações e os dados a ele fornecidos, assim como a
23
base de preparação, apresentação e divulgação das demonstrações contábeis
submetidas para exame de acordo com as Normas de Auditoria Independente das
Demonstrações Contábeis. Deve ter a mesma data do Relatório dos Auditores
Independentes.
A recusa da administração em fornecer parcial ou totalmente a carta de
responsabilidade constitui-se numa limitação de escopo, e o auditor deve expressar
parecer com ressalva ou com abstenção de opinião.
24
VII. RELATÓRIO DE CONTROLE INTERNO
1. CONCEITO
É um instrumento formal e técnico, através do qual os auditores comunicam a
execução de determinado trabalho, o resultado obtido, avaliação, opinião e
recomendações/sugestões de melhorias à administração das Empresas, bem como os
comentários das áreas auditadas.
2. IMPORTÂNCIA
a) Para o auditado
Avaliação sobre suas atividades
Necessidade de ações corretivas ou preventivas
b) Para a Auditoria
È o meio pelo qual a alta administração julga e avalia a qualidade e
utilidade da auditoria.
Indicador de avaliação do desenvolvimento dos profissionais em suas
funções
3. TIPOS DE RELATÓRIOS E CARACTERÍSTICAS BÁSICAS
a) Relatórios preliminares
Relatórios emitidos durante o andamento da auditoria. São simples e ágeis
na informação ao auditado.
b) Relatórios Finais
São completos e abrangentes. Incluem uma visão geral dos exames,
recomendações/sugestões, conclusões e comentários do auditado.
c) Relatórios Especiais
São para trabalhos específicos e de natureza especial.
25
4. ESTRUTURA DOS PONTOS DE RELATÓRIO
a) TÍTULO DO PONTO
Sintético
b) BREVE DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO
Comenta a situação examinada, indicando a existência de rotinas ou não.
c) COMENTÁRIOS SOBRE A FALHA
Resume a falha encontrada e indica as áreas responsáveis pela
ocorrência.
d) EXEMPLOS
e) IMPLICAÇÕES
f) SUGESTÕES/RECOMENDAÇÕES
g) COMENTÁRIOS DO AUDITADO
5. ETAPAS DA PREPARAÇÃO DO RELATÓRIO
Comece a preparação no campo
Anote a recomendação/sugestão em folha separada
No final do serviço, revise os pontos
Assegure-se da exatidão dos fatos
Discuta os pontos encontrados com o auditado
Registre nos papéis de trabalho o resultado da discussão
6. ESTILO DA REDAÇÃO
a) Fatores que prejudicam a eficiência da redação:
Repetição de palavras
Excesso de adjetivos e advérbios
Verbos fracos
Sentenças e parágrafos longos
Uso da voz passiva
Termos contábeis técnicos de conhecimento restrito
26
b) Fatores que contribuem para uma redação eficiente
Linguagem simples
Sentenças curtas
Pense como o leitor. Adapte sua redação a ele.
7. TÉCNICAS PARA A REDAÇÃO
Pense
Organize
Reescreva
Edição
Submeta a outro auditor
Revisão final
Apresentação
Rapidez na entrega ao auditado
Destinação
MODÊLO DE RELATÓRIO (PONTO)
APLICAÇÃO INDEVIDA DA TAXA DE DEPRECIAÇÃO
Constatamos que a contabilidade vem aplicando a alíquota de 20% ªª para a depreciação das máquinas industriais.
Este procedimento está em desacordo com a legislação em vigor, que
determina em 10% ªª a referida taxa, não havendo, inclusive, motivos operacionais para depreciação acelerada.
Sugerimos que seja ajustado o cálculo do corrente exercício e analisado o
impacto fiscal de exercícios anteriores, a fim de evitar-se sanções fiscais e, conseqüentemente, perdas para a empresa.
27
VIII. RELATÓRIO DOS AUDITORES INDEPENDENTES
O relatório dos auditores independentes tem a finalidade de expor
resumidamente, a opinião do auditor independente a respeito da fidedignidade das
demonstrações contábeis por ele examinadas.
•Divisões do relatório:
- Parágrafo de Introdução
- Parágrafo de Responsabilidade da Administração
- Parágrafo de Responsabilidade do Auditor Independente
- Parágrafo da opinião
Obs.: Parágrafo de Ênfase
É um parágrafo adicional ao parecer-padrão (sem ressalva) quando a
empresa, por exemplo, modifica algum critério contábil que vinha sendo utilizado e,
justifique através de notas explicativas tais motivos, bem como o impacto financeiro nas
demonstrações contábeis. Existem outras situações que exige este formato de parecer.
Tal parágrafo deve ser adicionado após o parágrafo de opinião.
28
•Aspectos importantes:
- Destinatário do relatório
- As DFs representam adequadamente a posição patrimonial e financeira da
empresa
- Princípios de contabilidade aplicados de acordo com a legislação societária
brasileira
- Aplicados com uniformidade em relação ao ano anterior
- Data do parecer
• Tipos
- Sem ressalva
- Exame efetuado de acordo com as normas brasileiras de auditoria
- DF elaboradas de acordo com os princípios de contabilidade emanados da
legislação societária brasileira
- Princípios contábeis aplicados com uniformidade
- DF contém todas as exposições informativas necessárias
- Com ressalva
- O parágrafo-padrão da opinião deve ser alterado de forma a deixar claro a
natureza da ressalva e seu efeito sobre as DFs.
- Normalmente se utilizam as expressões “exceto” e “exceção” na redação
do parecer com ressalva
- Adverso
- É emitido quando o auditor possui informações suficientes para formar a
opinião de que as DFs não representam adequadamente a posição patrimonial da
empresa, de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade.
29
- Abstenção de Opinião
- Emitido quando o auditor não tiver suficientes evidências pra formar uma
opinião acerca da fidedignidade das demonstrações contábeis. Os motivos que
normalmente levam o auditor a emitir tal parecer são:
a) limitação ao escopo dos exames
b)incerteza ou contingência relevante, que possa efetar consideravelmente as
demonstrações contábeis
c) sistema de controles internos deficientes
d) demonstrações contábeis não auditadas.
IX. CONCLUSÃO
Constatamos o quanto é importante o exame de auditoria dos principais
aspectos operacionais da Empresa (Compras, Vendas e Estoques), passando através
da estrutura, das responsabilidades e do planejamento da Auditoria.
Verificamos o quanto é importante à perfeita administração dos trabalhos no
campo, pois, nesta etapa é gerado o Relatório de Controle Interno, que é considerado
como o coroamento do trabalho do auditor.
Podemos concluir desta forma, que a auditoria necessita de profissionais
experientes e dedicados.
Os exames de auditoria devem ser divididos em partes, ficando cada uma
delas sob a responsabilidade de um profissional, em função de sua experiência,
treinamento, conhecimento da Empresa.
O Auditor deve, portanto, preocupar-se com qualquer fase das atividades da
Empresa que possa ser de utilidade para a Administração e que agregue valor à
Organização.
30
X. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria - Um curso Moderno e Completo. 8 ed. Ed. Atlas: SP. 2012.
BRASIL. Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Resolução 1.336 de
22/03/2011. Emissão de Relatório do Auditor Independente para Pequenas e
Médias Empresas.
BRASIL. Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Resolução 1.332 de
22/03/2011. Emissão de Relatório do Auditor Independente para Cias.
Abertas.
BRASIL. Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Resolução 1.232 de 27 de novembro de 2009. Modificações na Opinião do Auditor Independente.
______. Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Resolução 1.203 de 27 de novembro de 2007. Objetivos Gerais do Auditor Independente e a Condução da Auditoria em Conformidade com as Normas de Auditoria.
______. Conselho Federal de Contabilidade (CFC). NBC TG 16 (R1) de 11 de dezembro de 2013. Estoques.
______. Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Resolução 1.412 de 12 de novembro de 2012. Receitas.
BOYNTON, William C. JOHNSON, Raymond N., KELL, Walter G. Auditoria. Tradução da 7 edição por José Evaristo dos Santos. 1 ed. Ed. Atlas: SP. 2002.
CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil – Teoria e Prática. 8 ed. Ed. Atlas: SP. 2012.
31
XI. EXERCÍCIOS
1. Responda às perguntas a seguir:
1.1. Em que situação uma empresa pode efetuar o levantamento físico dos estoques
em data anterior à do encerramento do exercício social?
1.2. Cite uma vantagem da empresa, que levanta as demonstrações contábeis em 31 de
dezembro, realizar o levantamento físico dos estoques em 30 de novembro ?
1.3. Por que o pessoal responsável pela custódia dos estoques não pode também ser
responsável pelo inventário físico?
1.4. Por que a turma da 1ª contagem deve retirar a parte da etiqueta de inventário, onde
foram anotadas as quantidades encontradas, antes do início dos trabalhos do
pessoal da 2ª contagem?
1.5. Os produtos acabados faturados e não entregues devem ser incluídos ou excluídos
das listagens finais do inventário físico?
1.6. Qual o efeito nas demonstrações contábeis se uma matéria-prima entra na empresa
em dezembro de X0, é registrada no razão geral e no registro de inventários em
janeiro de X1 e o inventário físico é realizado em 31 de dezembro de X0?
2. Marque com um “X” a resposta mais correta:
2.1. Os estoques são classificados no seguinte grupo de contas do balanço patrimonial:
( ) investimentos
( ) ativo imobilizado
( ) ativo circulante
( ) ativo diferido
32
2.2. O seguinte gasto é registrado no grupo de estoques:
( ) frete no transporte do produto acabado vendido
( ) frete no transporte da matéria-prima comprada
( ) frete no transporte do pessoal administrativo
( ) frete no transporte dos vendedores
2.3. O método rotativo de contagem de estoques significa:
( ) contar todo o estoque no final do ano
( ) contar todo o estoque próximo ao fim do exercício social
( ) contar durante o ano
( ) contar todo o estoque no início do ano
2.4. O documento inicial do registro contábil de vendas é:
( ) a nota fiscal de venda
( ) o pedido de compra do cliente
( ) a fatura
( ) a duplicata
2.5. A verificação da autenticidade da documentação representa:
( ) constatar se a documentação não é falsa
( ) constatar se a duplica está inclusa no processo de compra
( ) constatar a correta classificação contábil
( ) constatar a aprovação dos documentos, segundo os limites internos de competência
da empresa
2.6. O registro de compra dentro do regime de competência significa:
( ) a contabilização no mês que o bem passou de propriedade para a empresa
( ) a classificação correta no grupo de contas
( ) contabilização no mês que a nota fiscal chega a contabilidade
( ) contabilização no mês em que a nota fiscal é autorizada para pagamento
33
3. Você está fazendo preparativos antecipados com seu cliente, em relação à
observação do seu inventário. Em seus entendimentos com ele, você desejaria
discutir os procedimentos a serem seguidos para resumir, avaliar e calcular os itens
de estoque. Relacione 5 itens adicionais importantes que você incluiria em sua
conversa com ele.
4. Ao fazer exame de uma empresa que trabalha com venda de mercadorias por
atacado, você descobre que grande parte do estoque de mercadorias está em
consignação com clientes e em armazéns gerais independentes, em outras
cidades. Mencione os procedimentos que você seguiria em sua verificação do
estoque em consignação e armazenado.
5. Por que é importante que o auditor analise as despesas de juros por ocasião de seu
exame dos valores exigíveis?
6. Relacione algumas obrigações contingentes e mencione como você apuraria a
existência ou inexistência de cada uma delas no exame de auditoria.
7. Elabore um programa de auditoria (parte de Procedimentos de Auditoria) para
“Duplicatas a Receber”, considerando que os objetivos dos exames são os seguintes:
a) Determinar se as duplicatas a receber são legítimas e se estão
corretamente avaliadas.
b) Determinar se estão corretamente classificadas.
c) Determinar se a Provisão para devedores duvidosos está calculada
adequadamente.
d) Determinar se não existem duplicatas a receber gravadas ou concedidas
em garantias.
34
8. Elabore um programa de auditoria (parte de procedimentos de auditoria)
para “ Imobilizado ” , considerando que os objetivos dos exames são os seguintes:
a) Determinar se as bases de registros são aceitáveis.
b) Determinar se os acréscimos às contas do imobilizado são apropriados.
c) Determinar se os bens retirados de uso foram devidamente baixados.
d) Verificar se todos os gravames sobre os ativos estão corretamente
indicados.
a) Determinar se a depreciação do exercício está registrada e corretamente
calculada.
9. Elabore o Relatório Final de Auditoria com base nas seguintes informações:
Cia. ABC
Última auditoria: 31/12/2001
Auditoria atual: 31/12/2002 (base dos trabalhos)
Período dos trabalhos: 15/11/2002 a 20/02/2003
Comentários:
Contagem do fundo fixo de caixa em 31/12/2002: $ 130.000 - Razão: $
150.000
Vale encontrado em caixa de $ 5.000 sem aprovação, datado de 28/11/2002.
A rotina determina a prestação de contas em 03 dias.
Documento referente ao pagamento de uma despesa (através do fundo fixo
de caixa) de $ 12.000. O limite estabelecido é de $ 10.000.
Estoque do produto X: Contagem física: 1.000 unidade ao valor total de $
100.000 e Ficha Financeira (e contabilidade): $ 140.000.
5 (cinco) itens de compras diversas aprovados pelo Supervisor de Compras,
que não teria competência para tal.
3 (três) máquinas com prazo de vida útil vencido a 6 meses e ainda sendo
depreciadas ( $ 1.000 ao mês).
35
Documentos encontrados no caixa (liquidados) sem a utilização do carimbo
de “PAGO”.
Não são efetuadas conciliações bancárias.
Clientes com até 60 dias de atraso sem tentativas de cobranças formalizadas.
Vendas de mercadorias a clientes com limites de créditos já excedidos.
Liquidação de faturas em atraso, sem a devida cobrança de juros.
Horas extras pagas e sem a aprovação pertinente.