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UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO
NÚCLEO DE PÓS GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO – NPGA CAPACITAÇÃO PROFISSIONAL AVANÇADA – CPA
AUDITORIA DE REGULARIDADE
DISCIPLINA: OFICINA DE PESQUISA TEMA: RELATÓRIO DE PLANEJAMENTO PROFESSOR: UAÇAÍ MAGALHÃES LOPES EQUIPE: HEIDI BRACHMANS MASCARENHAS MARIA GEORGINA TORRES ELIENE LIMA DA SILVA
IRACEMA GALVÃO ALVAREZ SOLANGE MARIA AMANCIO FRANÇA GUIONALDA OLIVEIRA S. DUARTE
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II -- II DDEENNTTII FFII CCAAÇÇÃÃOO NATUREZA DO TRABALHO RELATÓRIO DE PLANEJAMENTO
EXERCÍCIO 2006
SECRETARIA: Secretaria da Educação do Estado da Bahia ÓRGÃO: Universidade do Estado da Bahia - UNEB OBJETO: Exame na Área Patrimonial da UNEB ENDEREÇO: Rua Silveira Martins 2555- Cabula – SSA GESTOR: Lourisvaldo Valentim da Silva PERÍODO DA AUDITORIA 01/01/06 a 30/08/06 TELEFONE: 071- 3117-2200
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO
Mirian de Almeida Costa
1 – INTRODUÇÃO
Em consonância com as diretrizes estabelecidas no Curso de Especialização de Auditoria de
Regularidade da Escola de Administração da Universidade Federal do Estado da Bahia -UFBA, foi
expedida uma Carta de Apresentação para a Universidade do Estado da Bahia - UNEB, Órgão
Estadual da Administração Indireta, designando a equipe de alunos para realização de trabalho
acadêmico nesta Autarquia, visando a elaboração de um Relatório de Planejamento.
Auditoria de Regularidade na área de material permanente é a modalidade de auditoria que
acompanha e avalia a ação governamental, compreendendo a implementação de recursos alocados
em projetos e atividades e a sua execução na administração de órgãos e entidades, tendo em vista a
legislação pertinente, bem como a fidedignidade das demonstrações contábeis apresentadas pela
Unidade visando a utilização econômica dos recursos públicos no eficiente cumprimento das metas
programadas para o alcance do resultado das políticas governamentais.
Com o objetivo de conhecer melhor as características referentes à área a ser auditada, foi realizado
levantamento bibliográfico, por intermédio de pesquisas na legislação específica e em documentos
obtidos junto à UNEB. Também foram consultados artigos e trabalhos técnicos na área objeto de
estudo. Ademais, foram utilizadas como fontes as informações obtidas nas reuniões e entrevistas
realizadas com gestores e técnicos da citada universidade.
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A Universidade do Estado da Bahia – UNEB, criada pela Lei Delegada n.º 66, de 1º de junho de
1983, reconhecida pela Portaria Ministerial n.º 909, de 31 de julho de 1995, e reestruturada pela Lei
Estadual n.º 7176, de 10 de setembro de 1997, é uma instituição autárquica de regime especial, de
ensino, pesquisa e extensão, de natureza multicamp, vinculada à Secretaria de Educação do Estado
da Bahia, com sede e foro na Cidade do Salvador e jurisdição em todo o Estado da Bahia.
Atualmente a UNEB possui na sua estrutura 29 campi situados em 24 municípios do Estado da
Bahia.
O problema de auditoria contempla verificar de que maneira o sistema de controle interno da UNEB
exercido sobre a área patrimonial está contribuindo para a correta aquisição, conservação e
segurança de bens móveis adquiridos no exercício, considerando que o Orçamento Geral do Estado
contempla para a UNEB a dotação inicial de R$6.652.000,00 no elemento 44.90.52 – Material
Permanente.
Ressalvamos a significativa evolução do seu Ativo Permanente a partir de 2002, apresentando no
Balanço Patrimonial Consolidado, em 31/12/2005, na conta Bens Móveis, o valor de
R$31.574.467,25 representando o percentual de 37,94 % do total do Ativo Permanente, no
montante de R$83.231.219,46, demostrado no quadro comparativo, a seguir:
PERMANENTE 2002 2003 2004 2005 Bens Móveis 22.937.349,88 26.820.025,98 29.643.181,58 31.574.467,25Investimentos, Bens Imóveis, Almoxarifado e Outros Bens Créditos e Valores
50.187.881,93 101.842.494,98 51.466.791,27 51.656.752,21
Total 73.125.231.81 78.474.639,03 81.109.972,85 83.231.219,46 Fonte: Balanço Patrimonial/2005. Com a realização desta auditoria pretende-se obter resultados que possam contribuir para o melhor
desempenho da atuação nesta área bem como levantar indícios que possam se configurar como
objetos para exame na realização de futuras auditorias.
Na execução dos procedimentos de auditoria relacionados com registro e controle das aquisições do
exercício, serão utilizadas, principalmente, as seguintes fontes de critérios:
• Decreto Estadual n.º 6.885/1997 – Institui o Sistema de Administração de Patrimônio para
bens móveis permanentes da Administração Direta, Autarquias e Fundações do Poder
Executivo Estadual;
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• Decreto Estadual n.º 9461/2005 – Dispõe sobre a classificação de material para fins de
controle do Orçamento Público, de apropriação contábil da despesa e de administração
patrimonial do Estado, inclusive alienação;
• Instrução Normativa 005/2000 da SAEB – Orienta sobre os procedimentos a serem
adotados para o preenchimento dos formulários Resumo de Inventários de Bens Móveis em
uso e Resumo de Inventário Bens em Almoxarifado;
• Instrução Normativa n.º 009/2005 da SAEB – Orienta os órgãos e entidades da
Administração Pública do Poder Executivo Estadual sobre a realização de inventário de bens
móveis em uso e de bens em almoxarifado, decorrente do encerramento do exercício;
• Normas de Administração de Patrimônio da UNEB.
Os trabalhos de auditoria vem sendo realizados no Campus I – UNEB/Salvador, na Pró Reitoria de
Administração – PROAD e Subgerência de Patrimônio – SUMAPA, unidades responsáveis pelas
atividades de acompanhamento das aquisições, emissão da Autorização de Fornecimento de
Material – AFM, baixa das notas fiscais junto ao SIMPAS, recepção, guarda, distribuição de
material, bem como, pelo registro, controle e movimentação dos bens móveis da UNEB.
As avaliações dos controles da Despesa de Capital (Imobilizado - Bens Móveis) visam aferir o
desempenho dos Gestores Públicos, na defesa dos interesses da sociedade civil e especificamente a
comunidade acadêmica da UNEB de forma a colaborar com o controle interno.
Na elaboração da matriz de planejamento e dos instrumentos de coleta de dados, contou-se com a
orientação metodológica do Professor Uaçaí da Universidade Federal da Bahia – UFBA.
Na análise das questões de auditoria serão utilizadas, como estratégias metodológicas,
levantamento de dados primários e secundários e pesquisa documental.
Os dados serão obtidos mediante:
• Requisição de documentos e informações junto à UNEB;
• Extração de informações da base de dados dos sistemas informatizados SICOF, ICF;
• Entrevista com o subgerente da SUMAPA.
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2 – ATIVIDADES EXECUTADAS PELA EQUIPE
Para o desenvolvimento deste trabalho foram distribuídas tarefas entre os membros da equipe de
auditoria constituída pelos Analistas de Controle Externo Heidi Brachmans Mascarenhas, Maria
Georgina Torres, Solange Maria A. França, Iracema Galvão Alvarez, Guionalda de O.S.Duarte e
Eliene Lima da Silva, no período de 29/06 a 10/07/2006, para execução das seguintes atividades:
• Elaboração da análise preliminar da Entidade e do objeto a ser auditado com base na
legislação vigente e Sistemas SICOF e ICF;
• Reuniões com a equipe de Auditoria realizadas nos dias 29 e 30/06 para definição
dos trabalhos e divisão das tarefas;
• Apresentação da Equipe de Auditoria à Pró Reitora de Administração em 03/07;
• Entrevista com o subgerente da SUMAPA realizada no dia 04/07 para obtenção de
dados sobre normas, rotinas e procedimentos utilizados pelo Órgão no controle dos
bens patrimoniais;
• Visitas técnicas ao SUMAPA para realização de testes nos Sistemas utilizados pela
Entidade relacionados com o registros, controle e movimentação dos bens móveis em
05 e 06/07;
• Realização de testes nas rotinas e procedimentos utilizadas pela equipe técnica da
SUMAPA, em 10/07.
3 – INFORMAÇÕES SOBRE O OBJETO DE AUDITORIA
O objeto de Auditoria compreende certificar se os registros efetuados referentes às aquisições ,
incorporações e baixas no exercício, relativos a área patrimonial especificamente a conta Bens
Móveis, elemento de despesa 4.4.90.52 - Equipamentos e Material Permanente, foram realizados
em conformidade com os critérios e normas específicas, bem como constatar a adequacidade dos
controles internos exercidos pela UNEB, verificando os seguintes aspectos:
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1 - Análise dos registros realizados no SICOF através da extração dos relatórios das despesas
realizadas no elemento de despesa 4.4.90.52 – Equipamento e Material Permanente;
2 - Exame da documentação comprobatória das aquisições ( processos licitatórios, contratos,
convênios e processos de pagamentos);
3 – Verificação da existência física dos bens adquiridos, constatando-se:
• exatidão dos registros quanto ao tombamento, identificação, localização e valor;
• constatação quanto ao registro dos bens adquiridos no exercício constantes no
inventário da Unidade;
• utilização correta dos Termos de Transferência e Responsabilidade na movimentação
dos bens;
• autorizações e contabilização das baixas;
• aspectos relacionados a conservação e segurança dos bens;
• controles exercidos sobre as aquisições dos bens adquiridos por seus diversos campi;
• controles exercidos sobre os bens adquiridos através de convênios.
4 – Verificação do cumprimento das normas elaboradas pela SAEB e UNEB.
Os controles dos bens patrimoniais são exercidos pela Pró -Reitoria de Administração – PROAD -
Gerência Administrativa e Subgerência de Patrimônio - SUMAPA do Campus I - UNEB, unidades
responsáveis pelo controle geral de patrimônio dos campi.
4 – OBJETIVO DA AUDITORIA
Nossos trabalhos foram conduzidos com o objetivo de verificar se os controles patrimoniais
exercidos pela UNEB, vem contribuindo para a correta aquisição, baixa, registro contábil,
conservação e segurança dos bens móveis adquiridos no exercício.
O desenvolvimento dos trabalhos será feito por intermédio da análise das seguintes questões:
1 - De que maneira o sistema de controle interno da UNEB exercido sobre a área patrimonial está
contribuindo para a correta aquisição, conservação e segurança de bens móveis adquiridos no
exercício?
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2 – As aquisições dos bens permanentes da UNEB/Campi estão sendo realizadas em conformidade
com o estabelecido no Plano Operativo Anual - POA/2006?
3 – Os saldos apresentados no Inventário de Bens Móveis, coincide com os apresentados no
Balancete Sintético?
4 – Os bens permanentes estão identificados com as plaquetas de tombo?
5 – A movimentação dos bens móveis obedece ao estabelecido nas normas de administração e
patrimônio da UNEB?
6 – As aquisições e baixa dos bens permanentes são registradas regularmente nas contas de
Variações Patrimoniais?
7 – As aquisições dos bens permanentes adquiridos no exercício atenderam aos princípios
licitatórios?
5 – HISTÓRICO
A Universidade do Estado da Bahia - UNEB é uma instituição pública, gratuita, mantida pelo
Governo do Estado, através da Secretaria de Educação, que em 2004 fez 21 anos, estando presente
geograficamente em todas as regiões do Estado, estruturada no sistema multicampi.
A complexidade de sua estrutura está diretamente ligada ao seu papel social, pois possui 32
Departamentos sediados na capital e em 24 centros regionais de médio e grande porte. Além disso,
a Rede UNEB 2000, um programa especial em convênio com prefeituras municipais, faz-se
presente em aproximadamente 137 municípios, para graduar professores em exercício na rede
pública. Nos seus diversos cursos de graduação, o aluno tem acesso a um sistema de biblioteca
informatizada, laboratórios e equipamentos de informática, que garantem as atividades de ensino.
A UNEB desenvolve também pesquisa em todas as regiões em que atua, possuindo programas de
iniciação científica e bolsa de monitoria para os seus estudantes, em pleno funcionamento.
Desenvolve ainda, projetos de Extensão universitária, através de convênios e parcerias com órgãos
governamentais e da iniciativa privada. A Extensão, com a participação estudantil, aproxima a
universidade da vida comunitária, proporcionando a troca de conhecimento.
A UNEB ampliando suas ofertas e serviços em benefício das comunidades acadêmica e externa das
regiões de sua abrangência, procurando imprimir-lhes qualidade, produtividade, valoração pessoal e
profissional, vem trabalhando na busca do exato cumprimento dos seus objetivos.
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Ressaltamos também, a substancial colaboração dos corpos docente, discente e administrativo, que,
com ação persistente, construtiva e solidária têm contribuído, de modo eficaz, para consolidar cada
vez mais o renomado desempenho da UNEB.
A busca da excelência nos serviços desenvolvidos na universidade é também fundamental. Neste
sentido, a UNEB propõe ser uma Universidade de qualidade, procurando desenvolver de modo
harmônico e planejado, a educação superior no Estado da Bahia, promove a formação e
aperfeiçoamento acadêmico, científico e tecnológico dos recursos humanos, a Pesquisa e a
Extensão de modo indissociável, voltada para as questões do desenvolvimento sócio-econômico,
cultural e do meio ambiente das diversas regiões econômicas do Estado onde está inserida.
A UNEB goza de autonomia didático-científica, administrativa, de gestão financeira e patrimonial,
exercida na forma da lei, do Estatuto e do Regimento Geral.
6 – INFORMAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS E FINANCEIRAS
Para o exercício de 2006, o Orçamento Geral do Estado contempla para a UNEB a dotação inicial
de R$6.652.000,00 no elemento 44.90.52 – Material Permanente, ressaltando que este valor foi
atualizado até junho para R$6.443.651,00 e provisionado R$1.068.950,00, para seus 32
Departamentos, conforme demonstrado a seguir:
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A UNEB empenhou neste elemento de despesa até o período, o valor de R$428.302,08 e pagou
R$100.707,23.
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7 – FONTES DE CRITÉRIOS
Esta auditoria será conduzida de acordo com a metodologia constante do Manual de Auditoria
Governamental deste TCE, aprovado pelo Ato n.º 313, de 22/09/00, e em conformidade com as
normas e procedimentos de auditoria governamental estabelecidos pela Organização Internacional
de Entidades Fiscalizadoras Superiores - INTOSAI, na forma recomendada pelo Ato n.º 322/95, de
26/12/95, deste Tribunal, tendo compreendido as seguintes fases: o planejamento dos trabalhos; a
constatação, com base em testes, das evidências e dos registros que suportam os valores e as
informações apresentadas e a verificação da observância às normas legais aplicáveis.
Na execução dos procedimentos de auditoria anteriormente mencionados, utilizamos,
principalmente, as seguintes fontes de critérios:
• Constituições Federal e Estadual;
• Lei Federal n.º 8.666/93 - Normas para licitações e contratos da Administração
Pública;
• Lei Complementar Estadual n.º 005/91 - Lei Orgânica do Tribunal de Contas do
Estado;
• Lei Estadual n.º 7.435/98 - Dispõe sobre a organização e estrutura da Administração
Pública do Poder Executivo Estadual;
• Lei Estadual n.º 2.322/66 – Disciplina a Administração Financeira, Patrimonial e de
Material do Estado;
• Lei Estadual n.º 7.176/97 – Reestrutura as Universidades da Bahia estabelecendo
competência para implantação de cursos e campi universitários nas diversas regiões
do Estado;
• Lei Estadual n.º 8.538, de 20 de dezembro de 2002 - Modifica a estrutura da
Administração Pública Estadual do Poder Executivo;
• Lei Estadual n.º 9.433/2005 – Dispõe sobre a licitação e contratação de obras,
serviços, compras e alienações da administração centralizada e autárquica do Estado;
• Lei Delegada n.º 66/83 – Cria a UNEB – Universidade do Estado da Bahia sob a
forma de Autarquia vincula à Secretaria da Educação e Cultura;
• Decreto Presidencial n.º. 92.937/86 - Autoriza o funcionamento da UNEB com
objetivo de desenvolver atividades concernente a ensino superior do Estado;
• Decreto Estadual n.º 6.885/97 – Institui o Sistema de Administração de Patrimônio
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para bens móveis permanentes da Administração Direta, Autarquias e Fundações do
Poder Executivo Estadual;
• Decreto Estadual n.º - aprova o orçamento analítico para o exercício;
• Decreto Estadual n.º 9461/2005 – Dispõe sobre a classificação de material para fins
de controle do Orçamento Público, de apropriação contábil da despesa e de
administração patrimonial do Estado, inclusive alienação;
• Resolução Regimental n.º 012/93 do TCE - Estabelece normas de procedimento para
o controle externo da Administração Pública;
• Princípios Fundamentais de Contabilidade;
• Normas de Administração de Patrimônio da UNEB;
• Instrução Normativa 005/2000 da SAEB – Orienta sobre os procedimentos a serem
adotados para o preenchimento dos formulários Resumo de Inventários de Bens
Móveis em uso e Resumo de Inventário Bens em Almoxarifado;
• Instrução Normativa n.º 009/2005 da SAEB – Orienta os órgãos e entidades da
Administração Pública do Poder Executivo Estadual sobre a realização de inventário
de bens móveis em uso e de bens em almoxarifado, decorrente do enceramento do
exercício.
8 - INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTO UTILIZADOS PELA ADMINIS TRAÇÃO
A Subgerência de Material e Patrimônio - SUMAPA, responsável pelas atividades de recepção,
guarda e distribuição de material, bem como pelo registro, controle e movimentação dos bens
móveis, é constituída pela seguinte equipe técnica:
Gethsêmane da Silva Vidal – Subgerente
Benivaldo Nascimento Bispo
Edmilson Teixeira dos Santos
Vicente Glauco Bonfim Nascimento
Silvia de Jesus Cruz
Tiago Gonçalves dos Santos Lima
A SUMAPA, elaborou Manual de Normas de Administração de Patrimônio com o objetivo de
orientar os usuários, sistematizar as atividades de administração de material e patrimônio e definir
os instrumentos de trabalho, apresentando as rotinas e procedimentos, executados por sua equipe
técnica a seguir discriminadas:
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1 – Recebimento de Bens Móveis:
• SUMAPA recebe o processo da GERFIN referente a aquisição do bem, com a Nota
de Empenho–NE, em anexo.
• Gera no SIMPAS a Autorização de Fornecimento de Material – AFM;
• Encaminha (01) uma cópia da AFM e da NE para o fornecedor, cobrando-lhe a
entrega do bem, observando o prazo estabelecido na proposta;
• Aguarda o recebimento do bem objeto da compra;
• Recebe o bem, confere a sua especificação com a solicitação e, quando tratar-se de
material especializado o faz juntamente com o usuário;
• Faz a diligência e baixa da AFM no SIMPAS;
• Segue a Rotina de cadastramento dos Bens Móveis.
2 – Cadastramento de Bens Móveis
• Após os procedimentos de recepção e conferência dos bens;
• Faz-se o cadastramento, lançando os dados do bem no Sistema de Administração de
Patrimônio – SIAP;
• Emite através do SIAP, a Entrada de Material – Analítico 2, e a Guia de
Transferência / Termo de Responsabilidade;
• Anexa ao processo a Nota Fiscal devidamente atestada, juntamente com a Entrada de
Material, encaminha a GERFIN para fins de pré-liquidação, em seguida, a GERCON
para efetuar a liquidação e incorporação em conta própria no Contábil.
3 – Tombamento / Registro de Bens Móveis
• Após os procedimentos de cadastramento dos bens móveis;
• Atribui o número de tombo ou PIB “Plaqueta de Identificação de Bem” afixando-a
no material, quando for o caso;
• Emite a Guia de Transferência / Termo de Responsabilidade – em 2 (duas) vias;
• Entrega a 1ª via, juntamente com o bem à Unidade/Setor interessado e arquiva a 2ª
via em pasta própria.
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4 – Movimentação de Bens Móveis
UNIDADE / SETOR RECEBEDOR
• Solicita à Unidade/Setor cedente o bem.
UNIDADE / SETOR CEDENTE
• Recebe a solicitação, encaminha à Subgerência de Material e Patrimônio –
SUMAPA para as providências administrativas.
SUMAPA
• Após o recebimento da solicitação, registra no SIAP a movimentação realizada
mantendo o sistema atualizado;
• Imprime 03 (três) vias da Guia de Transferência, providenciando as devidas
assinaturas, sendo que 01 (uma) para o cedente, 01 (uma) para o recebedor e 01
(uma) para a SUMAPA;
• O bem patrimonial não poderá ser movimentado sem as respectivas Guias de
transferência / Termo de Responsabilidade.
5 – Avaliação / Alienação de Bens Móveis
REITOR
• Nomeia a Comissão de Avaliação e Alienação de Bens Móveis através de Portaria,
encaminha ao seu Presidente uma cópia do ato.
PRESIDENTE DA COMISSÃO DE ALIENAÇÃO
• Recebe uma cópia da Portaria e, dá conhecimento aos demais membros;
• Instala a Comissão para dar início aos trabalhos.
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COMISSÃO DE ALIENAÇÃO
• Solicita à SUMAPA, providenciar junto às Unidades / Setores a relação dos bens
móveis que serão avaliados para alienação.
SUMAPA
• Emite o Termo de Baixa em 03 (três) vias;
• Providencia as assinaturas e programa a coleta dos bens móveis relacionados;
• Classifica os Bens dentro do Plano de Conta, indicando a sua família: Móveis e
Utensílios, Máquinas e Equipamentos, Sistemas de Comunicação, Processamento de
dados e etc.;
• Após assinaturas, encaminha à Comissão de Alienação.
COMISSÃO DE ALIENAÇÃO
• Recebe as vias do Termo de Baixa de Bem e, formaliza processo com o ato que a
instituiu;
• Faz a avaliação dos bens para a alienação;
• Elabora parecer sobre a alienação dos bens, encaminha juntamente com o processo a
GERAD/PROAD, para junto ao CONSAD – Conselho de Administração, deliberar
acerca da baixa;
• Após a autorização do CONSAD, o processo é encaminhado a PROAD / GERCON,
para efetuar a baixa nas contas específicas do bem.
SUMAPA
• Encaminha os bens listados no Termo de Baixa ao Almoxarifado Central da SAE;.
• Arquiva uma cópia do parecer da Comissão e atualiza o Sistema de Administração de
Patrimônio – SIAP.
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6 – Inventário Geral
PROAD/GERAD
• Indica os membros que irão compor a Comissão de Inventário;
• Encaminha o nome dos indicados à PROAD/REITORIA, para formalização da
Portaria.
COMISSÃO CENTRAL DE INVENTÁRIO
• Recebe cópia da Portaria;
• Procede a localização, contagem física e avaliação qualitativa dos bens nos
Departamentos/Órgãos/Setores, com a colaboração da SUMAPA, que atualiza os
registros através do coletor de dados integrados, para posterior lançamento das novas
informações no Sistema de Administração de Patrimônio – SIAP;
• Solicita à SUMAPA o último relatório de inventário;
• Compatibiliza os dados encontrados, com os do último inventário de bens móveis,
havendo divergência, cita em relatório;
• Solicita à SUMAPA, a impressão definitiva do que foi arrolado, com a quantidade de
cópias necessárias.
A Comissão Central de Inventário dos bens Móveis e de Consumo, foi formalizada através da
Portaria no 1.374/2005, publicada no D.O.E. do dia 13/07/2005, composta pelos seguintes
servidores:
Claudecy Conceição da Silva Caldas: Presidente
Florisval Souza Filho,
Antônio Jorge Ribeiro Machado
Ana Clara Barbosa dos Santos
Neusa Cerqueira da Silva
Edileusa Maria Souza da Silva
Rosanildes Soares de Jesus
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A citada Comissão apresentou o parecer conclusivo dos trabalhos realizados, referente ao exercício
de 2005 , consoante fatos a seguir:
• vistoria em 50.681 itens, correspondendo em moeda vigente a R$31.122.661,30;
incorporação ao patrimônio da UNEB o valor de R$2.329,877,12;
• baixa do Sistema de Administração de Patrimônio – SIAP e transferido para SAEB,
bens móveis em estado de conservação inservíveis ou em desuso, no valor de
R$306.831,22;
• cadastro no SIAP, como bens de terceiro, até que fosse formalizada a doação, quando
for o caso, ou quando findados os contratos e convênios, móveis e equipamentos
alocados em algumas Unidades e na Administração Central;
• localização de processos com instauração de sindicância referente a bens roubados
em exercícios anteriores que permanecem inalterados.
Os Departamentos da UNEB, como unidade gestora, tem competência para adquirir os seus bens
permanentes com recursos recebidos através de provisões da unidade Central-UNEB, seguindo as
normas estabelecidas no Manual de Procedimentos da SUMAPA, indicadas a seguir:
1 - Recebimento de Bens Móveis
• Após os procedimentos de aquisição do material na Unidade;
• Recebe o bem, confere a sua especificação com a solicitação e, quando tratar-se de
material especializado o faz juntamente com o usuário;
• Faz a diligência e baixa da AFM no SIMPAS;
• Encaminha para a SUMAPA, para fins de cadastro no Sistema de Administração de
Patrimônio–SIAP, 01 (uma) cópia da Nota Fiscal e da Nota de Empenho – NE,
indicando o Setor onde o bem ficará alocado;
• Emite o Termo de Responsabilidade “modelo já encaminhado pela GERAD /
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SUMAPA”, devendo ser assinado no local Cedente, pela Direção do
Departamento/Unidade, juntamente com o Coordenador Administrativo e, no local
Órgão Recebedor, deve ser assinado pelo Usuário que ficará com a guarda do bem;
• Sempre que houver movimentação do material, deverá ser emitido novo Termo,
atribuindo responsabilidade ao novo Usuário, encaminhando uma das vias a
SUMAPA, para fins de atualização do SIAP.
2 – Inventário Parcial/Unidade Gestora
DIRETOR
• Indica os membros que irão compor a comissão local.
• Encaminha o nome dos membros a PROAD/ASSAD, para junto a Reitoria
providenciar a publicação em Diário Oficial.
COMISSÃO LOCAL
• Recebe cópia da Portaria;
• Realiza o inventário do Departamento, juntamente com a Comissão Central e
representantes da SUMAPA;
• Após a realização parcial do inventário, acompanha junto com a Coordenação
Administração / Financeiro do Departamento, todas as novas aquisições, sejam
através de compras ou doações, para que nenhum item deixe de ser lançado no
inventário;
• Após a conclusão dos trabalhos, a Comissão Local recebe da SUMAPA, o volume
do inventário impresso através do Sistema de Administração de Patrimônio – SIAP,
para assinatura e devolução à GERAD;
• Quanto ao inventário dos bens de consumo, que também é, realizado pela Comissão
Local, após a conclusão dos trabalhos e assinatura, deverá ser encaminhado
diretamente à Gerência Contábil – GERCON.
Vale ressaltar que além das rotinas anteriormente descritas, o referido Manual estabelece ainda
outros procedimentos visando melhor sistematização na área patrimonial, conforme especificados a
seguir:
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• O dirigente da Unidade / Setor será o responsável pelo uso, conservação, e guarda do
bem patrimonial, mediante a assinatura do Termo de Guarda;
• No final de cada exercício deverá ser designada uma comissão central composta de
no mínimo três funcionários da UNEB, para realizar o Inventário anual de Bens
Móveis e de Consumo, existentes no Campus I e nas Unidades de Ensino Superior;
• Serão designadas comissões em cada Unidade de Ensino Superior, para realizar o
Inventário Parcial;
• Os Inventários Parciais realizados pelas Comissões Locais serão encaminhados a
GERAD / COMISSÃO CENTRAL, para sua Consolidação;
• Toda transferência de bens permanentes de uma Unidade / Setor para outra, deverá
ser realizada através de Guia de Transferência / Termo de Guarda;
• A avaliação para alienação de bens móveis, inservíveis ou em desuso será feita por
comissão designada pelo Reitor;
• A alienação dos bens móveis considerados inservíveis será feita pela SAEB;
• A alienação por doação será permitida exclusivamente a entidades reconhecidas
como de utilidade pública, com a prévia autorização do CONSAD;
• A alienação dos bens móveis será iniciada, após a apresentação de relatório que
demonstre obsoletismo ou imprestabilidade ao serviço da UNEB, e de laudo
circunstanciado acerca do estado dos bens, com a indicação do respectivo valor
contábil, por comissão especialmente designada;
• As carteiras escolares serão tombadas e controladas através de lotes;
• Serão classificadas como material de consumo, independentemente do seu valor de
aquisição, os instrumentos, ferramentas e utensílios que, adquiridos de forma unitária
sejam destinados a substituição ou recomposição de conjunto, aparelho, jogo ou
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assemelhados;
• O material permanente que, em razão de sua estrutura física não puder ter marcado
ou gravado seu respectivo número de tombamento, será considerado e registrado no
controle de bens relacionados;
• Serão classificados como material permanente, independentemente do valor de
aquisição, mobiliário em geral, acervo bibliográfico, objeto de artes e histórico,
peças para coleção de bibliotecas, discotecas, mapotecas, filmotecas, museus e
assemelhados.
9 – AMBIENTE DE ATUAÇÃO
Os trabalhos de auditoria vêm sendo realizados no Campus I – UNEB/Salvador, na Pró Reitoria de
Administração – PROAD e Subgerência de Patrimônio – SUMAPA, responsável pelas atividades
de acompanhamento das aquisições, emissão da Autorização de Fornecimento de Material – AFM,
baixa das notas fiscais junto ao SIMPAS, recepção, guarda, distribuição de material, bem como,
pelo registro, controle e movimentação dos bens móveis da UNEB e dos seus departamentos,
demostrados a seguir:
DCV/SALVADOR – Departamento de Ciências da Vida – Campus I
DCET/SALVADOR – Departamento de Ciências da Terra – Campus I
DCH – SALVADOR – Departamento de Ciências Humanas – Campu I
DEDC – SALVADOR - Departamento de Educação – Campus I
DCET – ALAGOINHAS – Departamento de Ciências Exatas da Terra – Campus II
DEDC – ALAGOINHAS - Departamento de Educação – Campus II
DCH – JUAZEIRO - Departamento de Ciências Humanas – Campus III
DTCS – JUAZEIRO - Departamento de Tecnologia e Ciências Sociais – Campus III
DCH – JACOBINA - Departamento de Ciências Humanas – Campus IV
DCH - STº ANTº DE JESUS - Departamento de Ciências Humanas – Campus V
DCH – CAETITE - Departamento de Ciências Humanas – Campus VI
DEPED - SR. BONFIM - Departamento de Educação – Campus VII
DEPED - PAULO AFONSO - Departamento de Educação – Campus VIII
DCH – BARREIRAS - Departamento de Ciências Humanas – Campus IX
DEPED - TX. FREITAS - Departamento de Educação – Campus X
20
DEPED – SERRINHA - Departamento de Educação – Campus XI
DEPED – GUANAMBI - Departamento de Educação – Campus XII
DEPED – ITABERABA - Departamento de Educação – Campus XIII
DEPED - CONC. COITÉ - Departamento de Educação – Campus XIV
DEPED – VALENÇA - Departamento de Educação – Campus XV
DCHT – IRECE – Departamento de Ciências Humanas e Tecnológicas - Campus XVI
DCHT – B.J.LAPA - Departamento de Ciências Humanas e Tecnológicas - Campus XVII
DCHT – EUNAPOLIS - Departamento de Ciências Humanas e Tecnológicas - Campus XVIII
DCHT - CAMAÇARI - Departamento de Ciências Humanas e Tecnológicas - Campus XIX
DCHT - BRUMADO - Departamento de Ciências Humanas e Tecnológicas - Campus XX
DCHT – IPIAU - Departamento de Ciências Humanas e Tecnológicas - Campus XXI
DCHT - E. CUNHA - Departamento de Ciências Humanas e Tecnológicas - Campus XXII
DCHT – SEABRA - Departamento de Ciências Humanas e Tecnológicas - Campus XXIII
DCHT – XIQUE-XIQUE - Departamento de Ciências Humanas e Tecnológicas - Campus XXIV
CEEC – SALVADOR – Centro de Estudos Euclides da Cunha
CEPED – CAMAÇARI – Centro de Estudos Pesquisa e Desenvolvimento
MUSEU – SALVADOR – Museu de Ciências e Tecnologia
10 – POPULAÇÃO ALVO
As avaliações dos controles da Despesa de Capital (Imobilizado - Bens Móveis) visam aferir o
desempenho dos Gestores Públicos, na defesa dos interesses da sociedade civil e especificamente a
comunidade acadêmica da UNEB de forma a colaborar com o controle interno, da seguinte forma:
CLIENTELA FORMA DE CONTRIBUIÇÃO DA AUDITORIA
Gestores Públicos Emite recomendações para a melhoria dos controles internos
existentes, adequando-os à legislação, focando a
economicidade e a eficiência dos recursos públicos.
Sociedade Civil Fornece informações sobre a efetividade dos recursos do
governo, de forma a aumentar a transparência e
responsabilização sobre os bens públicos contribuindo desta
forma para o fortalecimento do controle social.
21
PARCEIROS
Controle Interno/TCE Permite uma troca de informações entre os órgãos de
controle, possibilitando a cada um deles ampliar seus
conhecimentos sobre as áreas avaliadas, o que resulta em um
controle mais coerente e consistente da ação governamental.
11 – CARACTERÍSTICAS OPERACIONAIS
Durante entrevistas realizadas na SUMAPA, verificamos que a UNEB com o objetivo de garantir
confiabilidade aos dados gerenciais e contábeis, e maximizar o desempenho das operações, adotou
as seguintes providências:
• elaborou por Departamento o Plano Operativo Anual/2006 - POA, como instrumento
de organização e sistematização de suas ações, no qual constam informações
referentes aos docentes e aos técnicos-administrativos, projetos e atividades
apresentados pelas diversas áreas de conhecimento que compõe cada Departamento e
as metas estabelecidas, bem como informações referentes a previsão orçamentária,
fazendo desta forma um documento base para tomada de decisão por parte do gestor
e da administração central da UNEB;
• realizou planejamento das aquisições dos bens permanentes alocados aos projetos a
serem executados por cada Departamento que é estabelecido no POA e apresentado
através do Quadro Resumo/Projetos – Previsão de Despesa;
• elaborou o manual que contempla normas e procedimentos da área de
Administração de Material e Patrimônio, distribuído entre suas Unidades de Ensino,
objetivando atender a necessidade de sistematização das informações para
desenvolvimento desta área;
• implantou o Sistema de Administração de Patrimônio – SIAP, para cadastramento e
controle dos bens;
• elabora semestralmente o Inventário de Bens Móveis e Relatório Analítico de
Depreciação;
22
• utiliza formulários específicos tais como: Quadro Geral Consolidado do Exercício,
Resumo de Inventário Bens Móveis em Uso, Controle Geral de Bens Móveis Para
Inclusão no SIAP, Entrada de Materiais, Termo de Responsabilidade/Movimentação,
Termo de Baixa de Bens, Termo de Baixa de Veículos, Termo de Doação, Parecer
Final da Comissão de Inventário e Relatório de Atividades;
• contratou a Empresa Link-Data para tombamento dos bens da capital e interior;
• estabeleceu que a autorização para doações e transferências compete inicialmente ao
diretor de cada departamento mediante parecer do Conselho de Administração-
CONSAD;
• mantém almoxarifados em cada Unidade de Ensino
12 – DESEMPENHO DOS GESTORES
Através das entrevistas realizadas percebeu-se uma preocupação por parte dos gestores em
sistematizar as atividades de administração de patrimônio, tendo sido elaborado o Manual de
Administração e Patrimônio da UNEB, que contou com a participação de todos os funcionários
envolvidos na área de trabalho, através do fornecimento das informações, discussões e indicações
de sugestão.
13 – LIMITAÇÕES
Em virtude da UNEB apresentar uma estrutura multicampi e atualmente possuir 32 campi situados
em 24 municípios do Estado da Bahia ficamos impossibilitados de realizar entrevistas com os
gestores para obtenção de dados e procedimentos que iriam enriquecer nosso trabalho tendo em
vista que os mencionados campi têm autonomia para adquirir os bens permanentes.
23
PROJETO DE AUDITORIA
PROBLEMA DE AUDITORIA: Verificar se os controles utilizados na área patrimonial da UNEB, vem contribuindo para a correta aquisição, baixa, registro contábil, conservação e segurança dos bens móveis adquiridos no exercício.
UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA - UNEB
CAMPUS I - SALVADOR
24
UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA
ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO
NÚCELO DE PÓS GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO – NPGA
CAPACITAÇÃO PROFISSIONAL AVANÇADA - CPA
PROJETO DE AUDITORIA
1 – OBJETIVO DA AUDITORIA
O principal objetivo dessa análise, que se caracteriza como problema de auditoria, é verificar de que
maneira o sistema de controle interno da UNEB exercido sobre a área patrimonial está contribuindo
para a correta aquisição, baixa, registro contábil, conservação e segurança de bens móveis
adquiridos no exercício.
Para tal a auditoria pretende certificar-se se os registros efetuados referentes às aquisições,
incorporações e baixas no exercício, relativos a área patrimonial especificamente a conta Bens
Móveis, elemento de despesa 4.4.90.52 - Equipamentos e Material Permanente, estão sendo
realizados em conformidade com os critérios e normas específicas, bem como constatar a
adequacidade dos controles internos exercidos pela UNEB, verificando os seguintes aspectos:
1 – Extração e análise dos registros no SICOF das despesas realizadas no elemento de despesa
4.4.90.52;
2 - Exame da documentação comprobatória das aquisições ( processos licitatórios, contratos,
convênios e processos de pagamentos);
3 – Verificação da existência física dos bens adquiridos , constatando-se:
exatidão dos registros quanto ao tombamento, identificação, localização e valor;
• constatação quanto ao registro dos bens adquiridos no exercício constante no
inventário da Unidade;
• utilização correta dos Termos de Transferência e Responsabilidade na movimentação
dos bens;
• autorizações e contabilização das baixas
25
• aspectos relacionados a conservação e segurança dos bens;
• controles exercidos sobre as aquisições dos bens adquiridos por seus diversos campi;
• controles exercidos sobre os bens adquiridos através de convênios.
4 – Verificação do cumprimento das normas elaboradas pela SAEB e UNEB.
2- PERÍODO DE REALIZAÇÃO DOS EXAMES
O exame será realizado no período de 04 de junho a 06 de julho de 2007, podendo sofrer alterações.
3 – ALCANCE DO EXAME
O alcance desta Auditoria, compartilhando com a o relatório de planejamento realizado pela equipe
técnica, é de aplicar procedimentos na área patrimonial de modo a verificar de que maneira o
sistema de controle interno da UNEB está contribuindo para a correta aquisição, baixa, registro
contábil, conservação e segurança de bens móveis adquiridos no exercício de 2007.
4 – QUESTÕES DE AUDITORIA
O desenvolvimento dos trabalhos será feito por intermédio da análise das seguintes questões de
auditoria:
1 - De que maneira o sistema de controle interno da UNEB exercido sobre a área
patrimonial está contribuindo para a correta aquisição, conservação e segurança de bens
móveis adquiridos no exercício?
2 – As aquisições dos bens permanentes da UNEB/Campi estão sendo realizadas em
conformidade com o estabelecido no POA/2006?
3 – Os saldos apresentados no inventários de bens móveis, coincide com os
apresentados no Balancete Sintético?
4 – Os bens permanentes estão identificados com as plaquetas de tombo?
5 – A movimentação dos bens móveis obedece ao estabelecido nas normas de
administração e patrimônio da UNEB?
6 – As aquisições e baixas dos bens permanentes são registradas regularmente nas
contas de Variações Patrimoniais?
7 – As aquisições dos bens permanentes adquiridos no exercício atenderam aos
princípios licitatório?
26
5 – CRITÉRIOS DE AUDITORIA
Esta auditoria será conduzida de acordo com a metodologia constante do Manual de Auditoria
Governamental deste TCE, aprovado pelo Ato n.º 313, de 22/09/00, e em conformidade com as
normas e procedimentos de auditoria governamental estabelecidos pela Organização Internacional
de Entidades Fiscalizadoras Superiores - INTOSAI, na forma recomendada pelo Ato n.º 322/95, de
26/12/95, deste Tribunal, tendo compreendido as seguintes fases: o planejamento dos trabalhos; a
constatação, com base em testes, das evidências e dos registros que suportam os valores e as
informações apresentadas; e a verificação da observância às normas legais aplicáveis.
Na execução dos procedimentos de auditoria anteriormente mencionados, utilizaremos,
principalmente, as seguintes fontes de critérios:
• Decreto Estadual n.º 6.885/1997 – Institui o Sistema de Administração de Patrimônio
para bens móveis permanentes da Administração Direta, Autarquias e Fundações do
Poder Executivo Estadual;
• Decreto Estadual n.º 9461/2005 – Dispõe sobre a classificação de material para fins
de controle do Orçamento Público, de apropriação contábil da despesa e de
administração patrimonial do Estado, inclusive alienação;
• Instrução Normativa n.º 009/2005 da SAEB – Orienta os órgãos e entidades da
Administração Pública do Poder Executivo Estadual sobre a realização de inventário
de bens móveis em uso e de bens em almoxarifado, decorrente do encerramento do
exercício;
• Lei Estadual n.º 9.433/2005 – Dispõe sobre a licitação e contratação de obras,
serviços, compras e alienações da administração centralizada e autárquica do Estado.
• Normas de Administração de Patrimônio da UNEB.
6 – ESTRATÉGIAS METODOLÓGICAS
As estratégias metodológicas utilizadas para fundamentar as respostas referentes às questões
27
formuladas poderão abranger levantamento de dados primários e secundários e pesquisa
documental.
Na fase de execução serão realizados testes específicos nos sistemas de controle, necessários à
obtenção das informações.
7 – MÉTODOS E TÉCNICAS DE OBTENÇÃO DE DADOS
Com o intuito de levantar os dados e melhor compreender o sistema de operacionalização do
controle intermo da UNEB na área patrimonial e definir os pontos a serem auditados realizaremos:
• Coleta de dados para obtenção de informações sobre a UNEB;
• Extração de informações da base de dados dos sistemas informatizados SICOF;
ICF ;
• Entrevista com o subgerente da SUMAPA para obtenção de dados sobre
normas, rotinas e procedimentos utilizados pelo Órgão no controle dos bens
patrimoniais
• Entrevista com o Presidente da Comissão de Licitação ;
• Realização de testes nas rotinas e procedimentos utilizados pela equipe técnica
da SUMAPA;
• Análise da documentação fornecida.
8 – PESSOAL TÉCNICO ENVOLVIDO
Para o desenvolvimento deste trabalho serão distribuídas tarefas entre os membros da equipe de
auditoria constituída pelos Analistas de Controle Externo Heidi Brachmans Mascarenhas, Maria
Georgina Torres, Solange Maria A.França, Iracema Galvão Alvarez, Guionalda de O.S.Duarte e
Eliene Lima da Silva.
9 – CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
A Auditoria obedecerá o seguinte cronograma:
ABERTURA: 04 a 06/06
Reunião com o Subgerente de Patrimônio para apresentação da equipe, divulgando o Programa de
Auditoria dando conhecimento das expectativas ao auditado bem como conscientizando-o do seu
28
papel no processo de auditoria.
Realização de painel de referência para discussão da Matriz de Planejamento.
PREPARAÇÃO: 07 a 15/06
Ajuste da Matriz de Planejamento, seleção das amostras, delimitação de testes, e solicitação de
documentos e equipamentos necessários.
EXECUÇÃO: 18 a 22/06
Aplicação dos procedimentos de auditoria e o seu registro, de forma descritiva, bem como a
verificação de conformidade, analítica e substantiva, para obtenção de provas visando a sustentação
das observações de auditoria. O exame será realizado incluindo:
• realização de provas e avaliação de controles;
• obtenção de evidências;
• desenvolvimento dos achados de auditoria, incluindo considerações de causa e
efeito;
• discussão com a Administração.
AVALIAÇÃO: 25 a 28/06
Levantamento dos pontos para a elaboração da Matriz de Achados.
FINALIZAÇÃO: 29/06 a 06/07/2007
Desenvolvimento de cada Ponto de Auditoria considerando os seguintes atributos: assunto,
condição, critério, efeitos, causas, opinião da entidade, conclusão, recomendação e elaboração do
Relatório de Auditoria.
10 – MATERIAL NECESSÁRIO
Para a realização dos trabalhos utilizaremos os seguintes materiais: Note-Book, Scaner, máquina
fotográfica digital, impressora, scaner e calculadora.
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11 - ESTIMATIVA DE CUSTOS
Os trabalhos de auditoria serão realizados no Campus I – Salvador, não sendo necessário a
utilização de recursos financeiros pois serão utilizados materiais do TCE e UNEB.
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UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO
NÚCELO DE PÓS GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO – NPGA
CAPACITAÇÃO PROFISSIONAL AVANÇADA - CPA
MATRIZ DE PLANEJAMENTO
BENS MÓVEIS DA UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA - UN EB
Problema de auditoria: Levantamentos realizados durante o planejamento de auditoria indicaram a necessidade de verificar de que maneira o sistema de controle interno da UNEB exercido sobre a área patrimonial está contribuindo para a correta aquisição, baixa, registro contábil, conservação e segurança de bens móveis adquiridos no exercício.
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Questão de Auditoria Informação Requerida Fonte Estratégia
Metodológica Método de Obtenção
de Dados Método de Análise
de Dados Limitações
O que a Análise vai permitir dizer
1 - De que maneira o sistema de controle interno da UNEB exercido sobre a área patrimonial está contribuindo para a correta aquisição, conservação e segurança de bens móveis adquiridos no exercício?
-Inventários dos Bens Patrimoniais do exercício de 2006 da UNEB e dos 29 campi; - Relatórios gerenciais de acompanhamento dos controles existentes; -Sistemas utilizados no controle: SIMPAS e SIAP; - Formulários específicos; - Legislação aplicada.
-PROAD – Pro -Reitoria de Administração Responsável: End. Rua Silveira Martins, no
2.555- Cabula- SSA Tel: 3117-2200 e-mail: [email protected] -GERAD – Gerência Administrativa Responsável: Jovília Telles de A.Lima Endereço: o mesmo Tel: 3117-2317 -GERFIN- Gerência Financeira Responsável: Durvaltércio xxx Endereço- o mesmo Tel: 337-2215 -SUMAPA Subgerente: Gethsêmane da S. Vidal End:o mesmo Tel: 3117-2254 e-mail:gvidal@_.com -ALMOXARIFADO CENTRAL -Responsável: Maria das Graças Oliveira Endereço: o mesmo Tel: 3117-2243 e-mail: [email protected] -Comissão Central dos Inventários dos Bens Móveis e de Consumo:
-Levantamento de dados primários e secundários
-Exame da documentação suporte
- Entrevista com o subgerente da SUMAPA;
- Pesquisa documental;
- Requisição de documentos (normas, formulários e relatórios);
-Extração de informações da base de dados do SICOF.
- Análise quantitativa e financeira dos bens patrimoniais adquiridos no exercício de 2006
- Ausência de relatórios emitidos pela Auditoria Interna da UNEB;
-Prazo curto para a realização dos trabalhos;
-Sistema multi campi da UNEB
- Se os controles internos utilizados na área patrimonial contribuem para a correta aquisição, conservação e segurança de bens móveis adquiridos pela instituição.
32
Questão de Auditoria Informação Requerida Fonte Estratégia
Metodológica Método de Obtenção
de Dados Método de Análise
de Dados Limitações
O que a Análise vai permitir dizer
2 - As aquisições dos bens permanentes da UNEB/Campi estão sendo realizadas em conformidade com o estabelecido no POA/2006?
-Processos de pagamentos das aquisições no exercício; - Quadro Resumo do Orçamento/Cronograma de Desembolso dos Projetos/POA; -Relação dos bens permanentes adquiridos através de projetos dos Departamentos selecionados para exame constantes do POA: Departamento de Ciências da Vida – DCV 1 – Denominação do Projeto: Centro de Estudo e Atendimento Dietoterápico 2 – Objetivo: Prestar assistência nutricional e dietética a nível ambulatorial à população de Salvador integrando nesta atividade, alunos e professores da área profissionalizante do Curso de Nutrição da UNEB. 3 – Responsável: Luciana Ferreira da Silva.
Portaria no 1.374/2005, D.O.13/07/05 Membros: Claudecy C. Caldas, Florisval S. Filho e Jorge R.Machado. -Departamento de Ciências da Vida-DCV Diretor: Prof. Jurandy Gomes do Aragão; - Departamento de Ciências Humanas Campus I Diretor: Jairo Roberto Freitas Ramos; - Departamento de Ciências Exatas e da Terra - DCET Diretoa: Tânia Regina Dias Silva; -Endereço – Rua Estrada das Barreiras, S/N- Narandiba – Cabula- UNEB Campus-I; -SUMAPA.
-Análise documental;
- Utilização de dados obtidos.
-Entrevista com o Subgerente do DCV;
-Requisição de documentos: processos de pagamentos e POA/2006.
-Análise comparativa entre as aquisições e a relação dos bens dos projetos selecionados constante do POA.
-Prazo curto para a realização dos trabalhos;
-Impossibilidade de deslocamento dos técnicos aos Departamentos situados nos demais municípios;
- Se as aquisições de bens permanentes adquiridos no exercício estão em conformidade com o estabelecido no POA.
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Questão de Auditoria Informação Requerida Fonte Estratégia Metodológica
Método de Obtenção de Dados
Método de Análise de Dados
Limitações O que a Análise vai permitir dizer
4 - Relação dos bens adquiridos em anexo.
Departamento de Ciências Humanas Campus I- DCH 1 - Denominação do Projeto: Curso de Mestrado em Estudo de Linguagens; 2 - Objetivo: Formar professores para atuarem no Ensino Superior; 3 - Relação dos bens adquiridos em anexo. Departamento de Ciências Exatas e da Terra- DCET 1 -Denominação do Projeto: Rotas Históricas e Metodológicas do Objeto de Design; 2 - Objetivo: Realizar pesquisas para compreensão dos fenômenos sociais, culturais, ambientais, políticos, tecnológicos e econômicos, tendo a atividade do design como principal ferramenta de intervenção e transformação da realidade.
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Questão de Auditoria Informação Requerida Fonte Estratégia Metodológica
Método de Obtenção de Dados
Método de Análise de Dados
Limitações O que a Análise vai permitir dizer
3 - Os saldos apresentados no inventário de bens móveis, coincide com os apresentados no Balancete Sintético?
Os bens permanentes estão identificados com as plaquetas de tombo?
A movimentação dos Bens móveis obedece ao estabelecido nas normas de administração e patrimônio da UNEB
6 - As aquisições e baixas dos bens permanentes são registradas regularmente nas contas de Variações Patrimoniais?
-Inventário dos bens móveis; -Balancete Sintético da Conta Bens Móveis -Sistema de controle utilizado no cadastramento - SIAP; - Termos de Responsabilidade dos bens dos projetos selecionados . -Formulários de Movimentação de Bens Móveis; -Relatórios Gerenciais de Acompanhamento do Sistema SIAP. -Termos de Baixa; -Inventários dos bens permanentes; - Relatórios Gerenciais; -Legislação aplicada.
-PROAD -GERAD -SUMAPA
-SUMAPA - Departamentos -SUMAPA; Relatórios de acompanhamento.
-SUMAPA -Gerência de Contabilidade -GERCON
-Exame da documentação suporte.
-Exame físico dos bens permanentes.
-Pesquisa documental;
- Requisições de documentos (normas, formulários e relatórios).
-Levantamento de dados primários e secundários e exame da documentação suporte.
-Extração dos relatórios do SICOF.
-Solicitação do Inventário e Relatórios Gerenciais de acompanhamento dos controles existentes.
-Pesquisa documental: Termos de Transferência; Termos de Responsabilidade; formulários diversos.
-Extração de informações da base de dados do SICOF e SIAP;
- Entrevista com Subgerente da SUMAPA;
- Relatórios, Termos de Baixa de Bens.
-Análise financeira dos saldos patrimoniais;
- Análise qualitativa dos bens patrimoniais
Análise quantitativa.
-Análise dos -Relatórios, Balancetes e Termos de Baixa.
-Falta de atualização das informações dos Sistemas Patrimoniais e Contábeis.
-Dificuldade de acesso aos bens.
-Ausência de encaminhamento das solicitações à SUMAPA, para as devidas providências administrativas.
Ausência de informação para o setor contábil das aquisições e baixas ocorridas.
-Se os saldos apresentados são fidedignos.
-Se os bens estão devidamente identificados com as plaquetas de tombo.
-Se o controle utilizado contribui para segurança dos ativos da Instituição.
-Se os controles internos utilizados na área patrimonial, e financeira, contribuem para correta segurança e confiabilidade dos registros dos ativos da Instituição.
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Questão de Auditoria Informação Requerida Fonte Estratégia Metodológica
Método de Obtenção de Dados
Método de Análise de Dados
Limitações O que a Análise vai permitir dizer
7 – As aquisições dos bens permanentes adquiridos no exercício atenderam aos princípios licitatório?
- Processos de Pagamentos; - Processos licitatórios.
- Gerente Financeiro/ GERFIN -Subgerente de Patrimônio/SUMAPA - Comissão de Licitação
- Exame da documentação suporte.
- Solicitação de documentos.
-Análise documental.
-Se as aquisições dos bens permanentes adquiridos no exercício obedeceram aos princípios licitatórios.