ATUALIZADO EM 20/01/2009

1 -LEGISLAÇÃO APLICÁVEL:

• DELIBERAÇÃO Nº 01/2002 (e alterações subsequentes)

• DELIBERAÇÃO Nº 07/2005 • DELIBERAÇÃO Nº 04/2008

- ver site da CMBH - Contas Públicas - Ajuda de Gabinete.

2 - DEFINIÇÃO:

• Valor pago aos vereadores, mediante indenização, relativo a material e serviços não fornecidos ou não prestados pela Câmara, necessários e vinculados ao exercício do mandato

3 - LIMITE MENSAL:

• R$15.000,00 • O saldo não utilizado no mês será acumulado,

podendo ser gasto em qualquer mês subsequente, dentro do mesmo exercício financeiro

4 – DO REQUERIMENTO :

• Será concedida ao vereador que a requerer, devendo apresentar declaração de prestação de contas (modelo padrão), acompanhada dos comprovantes fiscais

• Será paga no mês subsequente àquele em que se deu a despesa

5 – PRAZOS E CRONOGRAMA DE PAGAMENTO:

• Previsão de pagamento → primeiro dia útil de cada mês, desde que a prestação de contas seja apresentada até 3 dias úteis anteriores à data prevista

• Prestação de contas referente ao mês de dezembro → deverá ser entregue até o dia 15 de dezembro ou primeiro dia útil subsequente, dando-se o pagamento no mesmo mês

6 - FORMA DE PAGAMENTO:

• Através de cheque nominal ao vereador, mediante assinatura de recibo

• O vereador poderá autorizar, por escrito, que o cheque seja recebido por assessor (modelo padrão)

7 – GRUPOS DE DESPESAS INDENIZÁVEIS:

• MATERIAL E SERVIÇO DE ESCRITÓRIO• COPA INTERNA• POSTAGEM• COMBUSTÍVEL, MANUTENÇÃO GERAL E LOCAÇÃO

DE VEÍCULOS• TELECOMUNICAÇÃO• PERIÓDICOS• VIAGENS A SERVIÇO

7.1 – MATERIAL DE ESCRITÓRIO:

• AQUISIÇÃO DO MATERIAL NECESSÁRIO AO FUNCIONAMENTO DO GABINETE, NA CÂMARA, TAIS COMO:– Lápis, caneta, borracha, corretivo, lapiseira, clips, grampo,

fita crepe, fita adesiva, pasta, caderno, agenda, fichas, CD, DVD, disquete, grampeador manual pequeno, extrator de grampo, almofada para carimbo, pincel, envelope, gominha, etiquetas, régua, tesoura, apontador, estilete, papel, perfurador, caneta marca texto, apagador para quadro, prancheta, colchete, mouse, software de prateleira, cartucho para impressora

– EXCETO MATERIAL PERMANENTE

7.1.1 – QUANTO À AQUISIÇÃO DE CARTUCHO PARA IMPRESSORA:

• Nas impressoras disponibilizadas pela Câmara deverão ser usados cartuchos originais, da mesma marca que a impressora a que servirá, devendo a marca do produto estar explícita no comprovante fiscal de aquisição

7.2 – SERVIÇO DE ESCRITÓRIO:

• Contratação de serviços de escritório, tais como:– Manutenção em equipamentos do gabinete (computadores,

fax, central de telefone e outros)– Locação e instalação de equipamentos– Serviços gráficos– Consultoria técnico-especializada– Pesquisa ou coleta de informações sobre o exercício da

atividade parlamentar– Reprografia– Encadernação– Confecção de carimbos

7.2 – SERVIÇO DE ESCRITÓRIO:

– Hospedagem em sítio eletrônico– Assinatura de clipping eletrônico ou em papel– Promoção de eventos oficiais na sede da Câmara (placa de

homenagem, bouquet, buffet, decoração, registro fotográfico ou em filme e outros)

– Assinatura de TV a cabo– Acesso à internet instalado em equipamento não

disponibilizado pela Câmara– Despesas com 1 escritório de representação parlamentar, no

município, fora da sede da Câmara (somente aluguel, condomínio, água, energia elétrica e telefonia)

– Participação de vereador e de servidor em evento de interesse parlamentar, fora da sede da Câmara (seminário, palestra, congresso)

7.2.1 – QUANTO AO ESCRITÓRIO DE REPRESENTAÇÃO PARLAMENTAR:

• É vedada a indenização da despesa com tributo e seguro do imóvel utilizado como escritório de representação parlamentar

• O imóvel poderá ser locado, do próprio vereador ou cedido

• Quando o escritório for instalado em imóvel locado, o documento comprobatório da despesa do aluguel deverá ser emitido por pessoa jurídica

7.2.1 – QUANTO AO ESCRITÓRIO DE REPRESENTAÇÃO PARLAMENTAR:

• É vedada a apresentação de despesa de escritório instalado em imóvel que esteja sendo utilizado como residência ou comitê eleitoral

• Deverá ser apresentada juntamente com os comprovantes das despesas, declaração do vereador constando que o imóvel não é utilizado para residência ou comitê eleitoral (modelo padrão)

7.2.2 – QUANTO AO EVENTO DE INTERESSE PARLAMENTAR FORA DA SEDE DA CÂMARA:

• Evento realizado em Belo Horizonte → as despesas farão parte do grupo material e serviço de escritório

• Evento realizado em outra cidade → as despesas entrarão no grupo de viagens a serviço

• Para fins de indenização, cursos não são considerados eventos, portanto, não serão indenizados

7.3 – COPA INTERNA:

• Aquisição de material para o gabinete, tais como:– Copo descartável, guardanapo, água mineral, garrafa

térmica, xícara, mexedor de café, copo, bandeja, lanche, chá, suco, leite, biscoito, pão, bolo, queijo, requeijão, iogurte, refrigerantes, sanduíches, café solúvel, alimentos que não dependem de preparo para consumo, pá de lixo, lixeira

– Despesas com almoço ou jantar, no interesse do mandato, devendo o comprovante fiscal ser de empresa situada em Belo Horizonte, salvo no caso de viagem a serviço

7.4 – POSTAGEM:

• Compra de selos• Serviços de postagem• Serviço de impresso especial (através de contrato

entre a Câmara e a EBCT) - A comprovação das despesas deverá ser feita

através de cupom fiscal, onde conste a qualificação do vereador (nome, endereço e CPF), assim como o carimbo da ACF e quitação, conforme modelo fornecido pela EBCT

7.5 – COMBUSTÍVEL, MANUTENÇÃO GERAL E LOCAÇÃO DE VEÍCULOS:

• A soma deste grupo de despesas não poderá ultrapassar, no mês, a 40% do valor passível de ser indenizado naquele mês

• Somente poderão ser contratadas com pessoa jurídica• Em caso de veículos próprios ou cedidos, utilizados no

exercício do mandato: apresentar declaração (modelo padrão) constando a relação dos mesmos, com a descrição da marca, do modelo e da placa

R$15.000,00R$ 6.000,00 (NÃO CUMULATIVO)

Limite Mensal: 40% :

7.5.1 – QUANTO AO COMBUSTÍVEL:

• As despesas com combustível deverão ser feitas em postos de Belo Horizonte, salvo no caso de viagens a serviço

7.5.2 – QUANTO À MANUTENÇÃO GERAL DE VEÍCULOS

• Não será indenizada a despesa com manutenção de veículo locado

• Em caso de manutenção de veículo não locado, a Nota Fiscal deverá mencionar a marca, o modelo e a placa

7.5.3 - QUANTO À LOCAÇÃO DE VEÍCULOS:

Na primeira despesa deverá ser juntado:• Contrato de locação assinado• Cópia do contrato social da empresa, do qual

conste como objeto a locação de veículo• Comprovantes de regularidade para com o INSS e o

FGTS (deverão ser apresentados todos os meses, juntamente com o comprovante da despesa)

• A cada renovação do contrato, os documentos acima deverão ser juntados ao comprovante da despesa.

7.5.3 - QUANTO À LOCAÇÃO DE VEÍCULOS:

• É vedada a indenização de despesas de tributos e seguros de veículo utilizado no exercício do mandato

• Será indenizada a locação de apenas 1 veículo por prestação de contas, salvo a hipótese de locação eventual, em viagem a serviço

• O veículo locado deverá ser do tipo passeio, devendo o contrato e cada nota fiscal especificar a marca, o modelo e a placa respectivos

• A despesa com fretamento de veículo não será indenizada, conforme parecer da Procuradoria da Câmara

7.6 – TELECOMUNICAÇÃO:

• Serão indenizadas as despesas com serviços típicos de telefonia fixa e celular

• A Câmara disponibiliza 1 ramal especial (liberado) e 3 ramais locais por gabinete

• Para o ramal especial a Câmara cobrirá uma franquia mensal máxima de R$800,00. O valor que exceder esta franquia poderá ser somado às despesas de telecomunicação, para em seguida ser deduzido do total da indenização a ser paga no mês

7.6 – TELECOMUNICAÇÃO:

• O vereador poderá instalar outras linhas telefônicas em seu gabinete

• Não serão indenizadas ligações ou mensagens internacionais, exceto as relacionadas com viagens a serviço

• Não serão indenizados os acessos a jogos, hits, internet, horóscopo, notícias, foto-mensagens e outros estranhos aos serviços típicos de telefonia

7.7 – PERIÓDICOS:

• Serão indenizadas as despesas com assinatura e compra de jornais, revistas, boletins informativos ou técnicos de interesse do mandato

7.8 – VIAGENS A SERVIÇO:

• Serão indenizadas as despesas com viagens a serviço ou de interesse do mandato, do vereador e de servidor lotado em seu gabinete, tais como:– passagens aéreas, combustível (no caso da viagem ser de

automóvel), táxi, aluguel de veículo, hospedagem, alimentação, inscrição em evento

• No caso de viagem de servidor, os comprovantes fiscais deverão estar em nome deste, desde que o vereador declare que o mesmo compõe seu gabinete, salvo quando os comprovantes estiverem em nome do próprio vereador

8 – DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DAS DESPESAS:

AS DESPESAS SERÃO COMPROVADAS ATRAVÉS DE: A- NOTA FISCAL DE ENTRADA E SAÍDA DE MERCADORIAS• tem todos os dados do comprador• é usada para vendas dentro e fora do município• é exigida pelo fabricante no caso de garantia B- NOTA FISCAL DE VENDA A CONSUMIDOR (PODE SER SUBSTITUÍDA

POR CUPOM FISCAL)• é utilizada para venda dentro do município• não precisa acompanhar o produto• não tem valor para garantia do produto • geralmente é emitida para venda de alimentos

8 – DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DAS DESPESAS:

C- NOTA FISCAL DE SERVIÇOS• Para aquisição de serviços D- CUPOM FISCAL• Pode substituir a nota fiscal de venda a consumidor

(desde que contenha todos os dados necessários) E- FATURA DE SERVIÇO• É o documento que comprova a venda a prazo• Também é utilizada para comprovar despesas com

locação de bens móveis e aquisição de passagem aérea

8 – DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DAS DESPESAS:

F- RPA – RECIBO DE PAGAMENTO DE AUTÔNOMO• É o comprovante da despesa com contratação de serviço de

profissional autônomo G- RECIBO• Normalmente é fornecido por empresas isentas de emitir

nota fiscal e por fundações• Também é fornecido por pessoa física, na hipótese de locação

de bem móvel

9 – REQUISITOS PARA APRESENTAÇÃO DOS COMPROVANTES DE DESPESAS:

• Original e em primeira via• Isento de rasuras, emendas e entrelinhas• Emitido com CPF e nome completo do vereador e

endereço da Câmara• Discriminado por item de serviço prestado ou produto

fornecido, contendo quantidade, preço unitário e preço total (conferir a operação quantidade x preço unitário = preço total)

• Quitação com data do mês de referência e assinatura• A nota fiscal tem que ter a denominação “nota fiscal”

9 – REQUISITOS PARA APRESENTAÇÃO DOS COMPROVANTES DE DESPESAS:

• Observar a “data limite de emissão” da nota fiscal• Observar se o documento é “nota fiscal” e se a

operação é “venda ou serviço” • Observar a data de emissão do documento• No caso de “RPA”, todos os campos deverão estar

preenchidos• No caso de nota fiscal de telefonia, deverão ser

apresentadas todas as páginas• No caso de compra parcelada , a nota fiscal deverá ser

apresentada em cada prestação de contas, juntamente com o comprovante de quitação da despesa

10 – QUITAÇÃO DAS DESPESAS:

• As despesas deverão estar quitadas no mês de referência da prestação da contas, através de boletos, autenticação bancária, comprovante de caixa rápido ou carimbo de recebemos, este último constando data e assinatura de quem quitou

• Quando a quitação se der em documento distinto da nota fiscal, este também deverá estar em nome do vereador

11 – CARTA DE CORREÇÃO DE NOTA FISCAL:

• DE ACORDO COM O RICMS/MG NÃO É PERMITIDA A CARTA DE CORREÇÃO PARA:

– mudança de nome do adquirente– data de emissão– quantidade– valor unitário– valor total– data de saída da mercadoria

Caso ocorra rasura, emenda ou entrelinha em algum dos itens acima, a nota fiscal deverá ser substituída

12 – NÃO SERÃO INDENIZADAS, DENTRE OUTRAS, AS DESPESAS COM:

• Juros, multas, tributos e seguros• Material permanente• Mobiliário• Equipamentos• Alimento que precisa de preparo para consumo• Doações• Promoção e publicidade do vereador

13 – FORMA DA APRESENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS:

• Conferir todos os comprovantes de pagamento das despesas e agrupá-los de acordo com as rubricas constantes no formulário de requerimento

• Colar cada documento de um dos lados, em folha A4 ou ofício II, respeitando-se margem esquerda de mais ou menos 3 cm, para facilitar o arquivamento

• Ler e preencher o formulário de requerimento, que deverá ser assinado pelo vereador, e entregar a Prestação de Contas na Seção de Controle Financeiro, mediante protocolo

Diva Maria do Coutoseccof@cmbh.mg.gov.br