Circular Série A Nº. 1225

A TODOS OS DEPARTAMENTOS DO ESTADO SE COMUNICA:

ASSUNTO: NOVO REGIME DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DO ESTADO

INSTRUÇÕES: As que, a seguir, se transmitem, aprovadas por despacho de

Sua Excelência o Secretário de Estado do Orçamento, desta data.

I

INTRODUÇÃO

1. A última revisão da Constituição da República Portuguesa introduzida pela Lei nº 1/89 de 1 de Janeiro permitiu, no seu artigo 108º, a formalização e apresentação do Orçamento do Estado por Programas. A publicação da Lei de Bases da Contabilidade Pública (Lei nº.8/90, de 20 de Fevereiro) estabeleceu as bases contabilísticas e os regimes aplicáveis, tendo o Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de Julho definido as regras orientadoras do Novo Regime de Administração Financeira do Estado.

2. A Reforma da Administração Financeira do Estado, pelas suas con-sequências, é uma das mais importantes reformas estruturais que o País pretende concretizar, num enorme esforço de modernização técnica e tecnológica, a fim de obter a informação aos mais diversos níveis para melhor gerir os recursos existentes na Administração Pública.

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3. A Direcção-Geral da Contabilidade Pública (DGCP), dando resposta aos conceitos expendidos pelo legislador (artº 17º da referida Lei nº 8/90), conceptualizou um Sistema de Informação para a Gestão Orçamental (SIGO), cujo escopo e preocupação fundamental se baseiam nas seguintes vertentes:

- da gestão económica - consubstanciada na relevação das actividades e dos programas, quer em termos de custos e de despesas efectuadas, quer em termos de objectivos a atingir. A contabilidade analítica de gestão é também um instrumento que potencia, quer um adequado conhecimento da incidência da despesa e/ou da receita, quer dos resultados a atingir;

- da gestão financeira - assente num adequado controlo orçamental de receitas (liquidações, anulações, cobranças e reembolsos) e despesas (cabimentos prévios, compromissos e pagamentos). A reforma orçamental consubstancia um novo tipo de pagamento das despesas públicas - a Transferência Electrónica Interbancária (TEI), que tem a sua origem no sistema de informação contabilística. Todo este sistema é o garante do cumprimento das "regras de ouro" da contabilidade pública. Assim, o controlo do activo realizável e do passivo exigível, juntamente com as previsões de tesouraria elaboradas pelos diferentes Serviços e Organismos, permite quer uma gestão orçamental mais adequada e consentânea com uma economia em mudança estrutural, quer uma gestão financeira mais conforme com uma gestão optimizada da dívida pública;

- da gestão de recursos humanos - a construção de uma base de dados com as características inerentes e necessárias à gestão desta pro-blemática, permite aos Serviços um conhecimento atempado de todas as situações necessárias à gestão dos respectivos meios humanos e à aplicação do algoritmo para cálculo dos abonos e descontos;

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- da gestão patrimonial - a "performance" do sistema conduzirá a um elevado grau de desburocratização e normalização de procedimentos, a par do conhecimento dos bens inventariáveis, da gestão dos aprovi-sionamentos do parque automóvel e da posição de terceiros.

4. As aplicações informáticas foram construídas com a finalidade de dar suporte a um modelo de gestão que tem também como pontos essenciais dois dos grandes objectivos da Reforma - a unidade orçamental e a unidade de tesouraria - e apresentam uma arquitectura modular, interdependente, amigável, navegando numa base de dados que é, por si só, garantia da possibilidade de futuros melhoramentos qualitativos do sistema.

5. O SIGO é o Sistema de Informação para a Gestão Orçamental concebido e conceptualizado para implementar o modelo de gestão subjacente ao Novo Regime Financeiro do Estado. A arquitectura do sistema assenta numa forte componente informática, a qual é determinante para o seu sucesso, constituindo a infraestrutura indispensável, a par da formação dos recursos humanos, para a concretização da Reforma da Adminis-tração Financeira do Estado, em geral, e da Reforma Orçamental e da Contabilidade Pública, em particular.

6. Esquematicamente o SIGO é composto por três sistemas informáticos

cujo modelo-tipo está disponível para ser fornecido aos diferentes Serviços e Organismos com autonomia administrativa (artº 2º do Decreto--Lei nº 155/92), contemplando genericamente as áreas comuns da gestão, a saber:

• SIC - Sistema de Informação Contabilística; • SGRH - Sistema de Gestão de Recursos Humanos; • SGP - Sistema de Gestão do Património.

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No SIC existem os seguintes módulos: - Planeamento - Orçamento - Execução orçamental: - Contabilidade de compromissos - Emissão de meios de pagamento - Contabilidade de caixa - Contabilidade analítica de gestão - Contabilização das guias de reposição - Contabilização das receitas No SGRH os módulos informáticos são os seguintes: - Gestão de funcionários - Processamento de abonos e descontos - Balanço social - Formação profissional No SGP os módulos informáticos são os seguintes: - Gestão de aprovisionamentos: - Compras, "stocks" e armazéns - Gestão de contratos - Gestão de fornecedores - Gestão de inventário - Gestão de viaturas

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7. O SIGO "alimenta" o SCGP - Sistema Central de Gestão Pública através

da transferência regular de ficheiros para a Base de Dados Central residente no Instituto de Informática.

8. A estratégia de implementação da Reforma da Administração Financeira

do Estado requer, necessariamente, a conjugação de meios materiais e humanos, a par de uma forte vontade de viver a MUDANÇA, com o objectivo de permitir à Administração Pública uma nova forma de gerir através da utilização de novos instrumentos. Assim, promovem-se simultaneamente, a desburocratização de processos imposta pelas novas tecnologias, bem como, um novo modelo organizacional e a moder-nização dos Serviços.

9. Neste sentido e de acordo com a artº. 2º. do Decreto-Lei nº. 83/93,de 18 de Março (Decreto-Lei da Execução Orçamental) a Direcção-Geral da Contabilidade Pública, por despacho de 93/05/21 de Sua Exª. a Senhora Secretária de Estado Adjunta e do Orçamento oficializou, através da circular nº 968-Série B, a Reforma para todos os Serviços do Ministério das Finanças, com início em 1 de Janeiro de 1993.

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10. Em cumprimento da determinação expressa no artº.17º. da Lei nº 8/90, de 20 de Fevereiro, importa agora criar condições para a generalização da Reforma nos Serviços de todos os Ministérios. Assim, as condições mínimas indispensáveis a nível de infraestruturas informáticas são as seguintes:

- EQUIPAMENTO/HARDWARE • MÁQUINA UNIX • CONTROLADOR X25 • LINHA X25 - SUPORTE LÓGICO/SOFTWARE • SGBDR ORACLE • OSI/FTAM • COMPILADOR OU RUNTIME MF COBOL

10.1. Dada a experiência de implementação no Ministério das Finanças, reco-menda-se a consulta prévia ao Instituto de Informática, no sentido de ser obtida a configuração adequada às necessidades de cada Serviço.

10.2. A DGCP procedeu em 93/07/07, à assinatura de um protocolo com a empresa que representa em Portugal o "software" de gestão de bases de dados relacionais do SIGO para fornecimento do produto, em condições preferênciais, a todos os Serviços abrangidos pela Reforma.

11. No sentido de operacionalizar o Sistema, respectivas características e "performance", bem como o seu objectivo e a sua funcionalidade, a DGCP disponibilizará os técnicos que forem considerados necessários para o acompanhamento do início dos trabalhos de implementação da Reforma nos Serviços, tendo em conta a sua posição de utilizadores do SIGO.

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12. Sendo toda a arquitectura do sistema assente na filosofia das bases de dados relacionais, a elaboração das tabelas que suportam o seu funcionamento quer a nível micro, quer a nível macro, é de crucial importância. Em qualquer dos subsistemas que compõem o SIGO - SIC, SGRH e SGP - existem três tipos de tabelas, a saber:

Gerais - são comuns a todos os Serviços e partilhadas por todo o sistema, têm suporte ou definição legal e são instaladas juntamente com o "software" do SIGO, sendo a sua manutenção da responsabilidade da DGCP.

Principais - são de definição própria (criação e actualização) de cada Serviço. As tabelas principais, no âmbito exclusivo do SGRH, tomam o nome de tabelas específicas.

Auxiliares - são instaladas com o "software", têm tratamento centralizado e são da responsabilidade da DGCP.

12.1. Compete à DGCP a manutenção das tabelas gerais e auxiliares, sendo da responsabilidade do Serviço qualquer alteração do seu conteúdo sem a necessária autorização. Deste modo, sempre que se verifique inconsistência, inadequação, inexistência de códigos ou qualquer situação de ERRO, deverá ser contactada a DGCP, através da respectiva Delegação.

12.2. As tabelas principais/específicas sendo próprias de cada Serviço, deve-rão ser previamente preenchidas com o adequado rigor e fiabilidade, uma vez que são a garantia da informação suportada. A não correspondência do conteúdo das tabelas entre as duas bases de dados (micro e macro), inviabiliza o processamento automático dos pagamentos através do Sistema Central de Contabilidade (SCC).

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"A tabela da unidade orgânica" deverá ser elaborada de harmonia com a respectiva lei orgânica do Serviço.

A tabela da "analítica" é de concepção própria de cada Serviço,

devendo no entanto ser perceptível do ponto de vista organizacional, pelo que, atendendo às diferentes necessidades dos Serviços, o seu campo tem 6 dígitos.

13. Dado o desenho funcional do sistema de informação, assim como as opções assumidas para segurança do mesmo, considera-se de particular importância a construção da tabela de fornecedores - tabela principal ou específica de cada Serviço. Quer isto dizer que, à semelhança da prática actual, devem os Serviços exigir aos fornecedores os comprovativos da sua identificação fiscal e bancária, a fim de que seja possível a certificação e comprovação dos registos inseridos.

II PARTE

SIC - SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTABILÍSTICA

14. O Sistema de Informação Contabilística (SIC) é composto por três grandes subsistemas, a saber:

- Orçamento de Funcionamento - Orçamento de PIDDAC - Orçamento de Receita

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Desta forma, pretende consubstanciar-se a estrutura de elaboração do OE, a qual se encontra organizada pelo lado da despesa no Capítulo 50 para o PIDDAC e nos restantes capítulos para o chamado "Orçamento de Funcionamento". Pelo lado da receita mantém-se nesta aplicação a estrutura do mapa I.

15. A alteração ao Regime de Administração Financeira posta em execução para o Ministério das Finanças em 1993, poderá suscitar algumas dúvidas e consequentes períodos de perturbação pela sobreposição dos dois regimes, esclarecendo-se o seguinte:

15.1. Os Serviços continuarão a adoptar o sistema de contabilização que vi-nham usando até à instalação do "hardware" e "software" /SIGO, que se espera venha a ocorrer a breve prazo, de molde a minimizar a posterior reposição no SIC de muitos movimentos respeitantes a um grande período de execução orçamental.

15.2. Chama-se a atenção para a necessidade de os Serviços reporem contabi-listicamente no SIC, aquando do seu próprio arranque, todos os registos - cabimentos prévios, compromissos, pagamentos e outras modificações orçamentais - que fora dele tenham sido feitos, desde o início do corrente ano económico.

16. A DGCP assegurará o efectivo controlo dos pagamentos que já tenham

sido efectuados e que terão de ser registados no módulo de contabilidade de caixa do SIC, sendo estes pagamentos registos do tipo 5 - pagamento escritural ou contabilístico.

17. A responsabilidade financeira decorrente da autorização do pagamento

das despesas públicas é imputável aos dirigentes máximos dos diferentes Serviços e Organismos ou em quem os mesmos tenham delegado ou

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subdelegado, ainda mesmo que a referida autorização de pagamento, por transferência bancária ou por cofre público, tenha sido efectuada através da Delegação da DGCP.

ORÇAMENTO DE FUNCIONAMENTO Metodologia de Arranque

18. Os Serviços deverão proceder de acordo com as instruções ministradas

pelo Instituto de Informática, o qual em conjunto com a DGCP certificará o momento do arranque operacional em termos informáticos e contabilísticos.

19. O SIC é um sistema integrado de informação, baseado nas contabilidades de compromissos e de caixa, contemplando todas as determinantes de relevação contabilística, consubstanciadas no Novo Regime de Adminis-tração Financeira do Estado, a que alude o Decreto-Lei nº. 155/92.

20. No respectivo âmbito destacam-se alguns procedimentos:

- Registo dos cabimentos prévios, de acordo com o planeamento das

actividades e dos encargos prováveis (artigo 13º.). - Registo atempado dos compromissos (artigo 10º.), para o qual é ne-

cessário o Número Fiscal de Contribuinte (NFC), no caso de se tratar de pessoa singular ou o Número de Identificação de Pessoa Colectiva (NIPC) e o Número de Identificação Bancária (NIB) do credor (fornecedor ou beneficiário).

- Adequado registo da data previsível dos pagamentos dos compromissos

assumidos como suporte de uma boa previsão de tesouraria.

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21. Tipos de pagamento

21.1. O campo "tipo de pagamento", a preencher no momento da previsão do pagamento de um compromisso, é de importância fundamental no sistema, devendo a sua utilização ser feita com respeito pelas normas que se seguem, por forma a garantir uma correcta articulação ao Sistema Central de Contabilidade (SCC) e ao Sistema de Controlo e Emissão dos Meios de Pagamento (MPT).

Tipo 1 - Pagamento de serviço/outro

Este tipo de pagamento será o mais usado. Tipifica todos os pagamentos que não têm um tratamento excepcional. Sempre que o tipo de pagamento for 1, haverá lugar, em regra, a uma TEI para a conta do credor, implicando uma saída de dinheiro do Tesouro por conta do crédito libertado ao serviço processador.

Tipo 2 - Antecipação

É uma variante do tipo de pagamento 1 de iguais consequências, caracterizando os pagamentos que forem efectuados por adiantamentos. Aquando da integração do SGP no SIC, este tipo de pagamento irá garantir o controle dos adiantamentos registados no SGC - Subsistema de Gestão de Contratos.

Tipo 3 - Pagamento agregado - SGRH

Este tipo de pagamento é criado automaticamente pelo programa e destina-se a ser utilizado apenas quando estiver accionada a integração no SIC do SGRH.

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Tipo 4 - Pagamento de fundos de maneio O tipo de pagamento 4 caracteriza todos os pagamentos efectuados através da conta bancária do Serviço para utilização do respectivo fundo de maneio, garantindo a integração quando instalado o respectivo módulo. A sua utilização permite ao sistema o registo, na contabilidade de compromissos, dos pagamentos efectuados em fundo de maneio por contrapartida da emissão da reposição do respectivo fundo. Tipo 5 - Pagamento escritural (contabilístico)

Este tipo de pagamento só deverá ser utilizado durante o período de reposição contabilística dos pagamentos já efectuados pelo anterior sistema.

Tipo 6 - Pagamento desagregado O tipo de pagamento 6 destina-se a contemplar as situações em que o pagamento a um fornecedor deva ser efectuado a mais do que um destinatário. As situações contempladas são:

- Recuperação de dívidas às Instituições de Previdência e de Segu-rança Social, com retenção de parte das quantias a entregar às empresas que não tenham a sua situação contributiva regularizada - cf. artº. 11º do Decreto-Lei nº 411/91, de 17 de Outubro;

- Retenção de IRS e IRC; - Descontos para a CGA nas formalidades contratuais.

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Tipo 9 - Pagamentos por transferência para o Tesouro

O tipo de pagamento 9 engloba todo o tipo de transferências através do Tesouro que não se destinem ao circuito interbancário através da SIBS. A utilização desta instrução permite assegurar a centralização/gestão da Tesouraria do Estado na Direcção-Geral do Tesouro (DGT). Neste âmbito consideram-se, entre outras, as seguintes situações:

- Pagamento de vencimentos líquidos; - Pagamento de Receitas do Estado (IRS, IRC, Selo, ADSE); - Encargos com a Dívida Pública; - Reposições não abatidas nos pagamentos; - Pagamentos ao Banco de Portugal; - Serviços Exteriores CE; - Pagamentos a Fornecedores no Estrangeiro; - Pagamento de rendas de casa do Estado; - Outros que se vierem a julgar necessários.

Relativamente ao registo dos abonos e descontos, nos pagamentos do "Tipo 9", deverá corresponder sempre o tipo de documento "005" - Folha de vencimentos.

No caso das transferências para pagamento dos vencimentos e

outros abonos líquidos (processamento mensal pelo II ou por outro sistema informático), este tipo de pagamento utilizar-se-á apenas enquanto não for accionado o mecanismo de integração do SGRH no SIC, momento em que o próprio programa registará automaticamente estes pagamentos como do "Tipo 3" .

22. A DGCP assegurou no SIC o formato de informação de destino ao fornecedor - extracto bancário - o qual contém a identificação do Serviço pagador, a referência do documento ou assunto e respectivo montante.

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23. Pagamento de contribuições para a Segurança Social

23.1. O pagamento de contribuições à Segurança Social deverá ser efectuado através do SIC, de acordo com as regras de registo de compromisso (nº. fiscal de contribuinte do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social) e pagamento (NIB do IGFSS), conforme se indica no ponto 47 da presente circular.

23.2. Numa primeira fase e até determinação em contrário, os serviços pro-

cessadores deverão enviar ao IGFSS as guias Mod. 511.45, devidamen-te preenchidas e anotadas do dia em que foi efectuado o pagamento por TEI.

23.3. A fim de facilitar ao IGFSS a conciliação bancária dos pagamentos transferidos para a conta "Contribuições para a Segurança Social" da Caixa Geral de Depósitos, a data que deverá constar da guia de pagamento será a de retorno dos pagamentos efectivos de DGT (ou data do saque na DGT), assim como o número do meio de pagamento que lhe corresponderá.

24. Pagamento de Penhoras (Judiciais e Execuções Fiscais) 24.1. O pagamento das penhoras aos Tribunais deverá ser efectuado através

do SIC de acordo com as regras de registo de compromissos (Tesouro - Contribuinte nº 600006441) e pagamentos (Conta do Tesouro na C.G.D. nº 003506970057181573091).

24.2. Deste modo, os Serviços processadores deverão enviar à Caixa Geral de

Depósitos as guias de depósito (modelo anexo a esta circular), devidamente preenchidas, contendo os elementos identificadores do funcionário a quem é feita a penhora ou a execução fiscal e com a identificação do Juízo, da Comarca, da Secção e do nº do processo, ou do Chefe de Repartição de Finanças.

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24.3. As guias deverão ainda conter a anotação da data em que foi efectuado o pagamento por TEI e que corresponde no SIC à data saque do pagamento.

25. Pagamento de emolumentos ao Tribunal de Contas

As importâncias relativas a emolumentos do Tribunal de Contas devem ser pagas para o Tesouro conta nº 078100101000000003297 a que corresponte a classificação económica de receita que lhe diz respeito.

25.1. O pagamento de despesas públicas que constituam receita própria de outro Serviço ou Organismo deverá ser feito de igual modo, devendo obrigatoriamente respeitar-se a conta bancária atribuída pelo Tesouro para essa finalidade.

26. Pedido de libertação de créditos (PLC)

26.1. O PLC consubstancia a necessidade de financiamento do Serviço, cujo montante deverá ser igual à diferença entre o somatório das aplicações previstas e o saldo de caixa (nº. 1 do artigo 17º. do Decreto-Lei nº. 155/92).

26.2. O PLC será solicitado mensalmente, devendo os elementos justifi-cativos referidos no artigo 18º. do Decreto-Lei nº. 155/92 ser apresentados à DGCP nos primeiros 5 dias úteis de cada mês (nº. 1 do mesmo artigo 18º), sem prejuízo de outros elementos que se afigurem necessários.

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26.3. O PLC é efectuado por via electrónica, mediante o accionamento dos

mecanismos de envio e retorno, concebidos no sistema para esse fim, havendo também o respectivo suporte em papel, a emitir em 4 versões, de acordo com o esquema seguinte:

a) O serviço emitirá o Pedido de Libertação de Crédito (PLC) Mapa

LC-001, em 4 versões, ficando com a 1ª. versão em arquivo corrente (A), a qual deverá ser substituída pela versão que receberá de retorno da DGCP devidamente autorizada, que constitui prova documental contabilística essencial para a prestação de contas.

b) A DGCP (Delegação) deverá fazer constar em arquivo (A) uma ver-

são de cada PLC autorizado, remetendo 1 versão para o próprio Serviço e outra para a DGT.

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26.4. O PLC deverá ser sempre assinado pelo dirigente máximo do Serviço ou pela entidade por ele expressamente delegada ou subdelegada para o efeito, só sendo válido mediante aposição do selo branco do Serviço na assinatura do dirigente responsável.

26.5. O PLC deverá ser enviado à respectiva Delegação da DGCP (nºs.1 e 2 do artigo 17º. do Decreto-Lei nº, 155/92) referenciando os seguintes elementos no exterior, como "remetente" do respectivo invólucro ou sobrescrito:

- Identificação do serviço (classificação orgânica); - Número do pedido de libertação de crédito; - Data do pedido.

26.6. Os elementos a fornecer, de harmonia com o disposto no nº. 1 do artigo 18º. do Decreto-Lei nº. 155/92, são outputs do próprio sistema construídos com os constrangimentos implícitos nos novos princípios e regras da contabilidade pública. Os mapas informáticos a que se faz referência são os seguintes: LC-M001 - Pedido de Libertação de Crédito LC-M002 - Balancete da Contabilidade de Compromissos LC-M003 - Balancete da Contabilidade de Caixa LC-M004 - Mapa das Alterações Orçamentais LC-M005 - Mapa das Antecipações Duodecimais LC-M006 - Mapa dos Pagamentos Previstos LC-M007 - Mapa da Previsão de Tesouraria OR-M003 - Balancete da Receita Consignada

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27. Autocontrolo 27.1. O sistema informático de suporte à aplicação do Novo Regime de

Administração Financeira contém algumas soluções de controlo auto-mático que auxiliam a gestão. No entanto, chama-se a atenção para a atribuição de acessos ao sistema ("passwords") e inerente respon-sabilização.

27.2. Consequentemente, torna-se indispensável a coordenação dos procedi-

mentos inerentes a uma correcta gestão orçamental, assentando no prin-cípio da segregação das funções quanto aos momentos de "processa-mento" , "verificação" e "autorização de pagamento".

27.3. A fim de garantir a necessária congruência das bases de dados SIC e SCC considera-se indispensável, antes de se proceder ao envio de ficheiros para a base de dados central - Instituto de Informática, confirmar a coerência dos registos através da emissão de listagens de envio de ficheiros, nomeadamente, verificando totais de controle -global/detalhe. No retorno de ficheiros, o Serviço deverá igualmente proceder à emissão das listagens por forma a verificar a existência de registos devolvidos com ERRO. Estes registos deverão ser "tratados" de imediato, de acordo com os requisitos relativos ao respectivo código de erro assinalado.

28. Assunção de compromissos

28.1. O registo de compromissos, de acordo com o artigo 10º do Decreto-Lei nº 155/92, deverá ser obrigatoriamente efectuado no primeiro mês do ano.

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28.2. Como recordatória, salienta-se o facto de que deverão ser sempre observados os princípios gerais baseados na existência de lei que permita a realização da despesa, de dotação orçamental adequada onde a mesma possa ser compreendida e classificada e de cabimento orça-mental, orientados na perspectiva de uma maior economia, eficiência e eficácia (artº. 22º. do Decreto-Lei nº. 155/92).

29. Alterações orçamentais

29.1. Dada a importância destas operações que modificam as dotações orçamentais e a circunstância do seu registo contabilístico caber a cada Serviço ou Organismo, o dirigente máximo, como gestor orçamental, deverá procurar de uma forma periódica e sistemática certificar-se da conformidade legal de todas as alterações, horizontais e verticais, designadamente quanto ao uso da competência para a sua autorização e com o respeito pelas classificações orgânica e funcional.

29.2. Os Serviços e Organismos deverão submeter a despacho, consoante o nível de competências, as alterações orçamentais que durante o mês forem necessárias registar, independentemente do nº sequencial de que as mesmas tiverem sido objecto no sistema.

29.3. Numa primeira fase, e de acordo com a legislação em vigor, competirá à

Delegação da DGCP proceder ao envio para publicação no Diário da República a qual se baseará no mapa mensal depois de devidamente certificado.

29.4. Numa segunda fase, a comunicar oportunamente, as alterações orça-

mentais deverão ser publicadas mensalmente pelos Serviços, após certi-ficação a efectuar pela respectiva Delegação da Direcção-Geral da Con-tabilidade Pública.

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30. Autorizações de pagamento

30.1. O processamento dos pagamentos, agora da responsabilidade financeira dos diferentes Serviços e Organismos, é acompanhado pelo pedido da respectiva autorização de pagamento (mapa CO-M088), devidamente assinada pelo responsável pela área financeira e pelo dirigente com competência para autorizar o respectivo pagamento, de harmonia com as regras de delegação e subdelegação de poderes.

30.2. Na oportunidade destaca-se a importância deste documento, porquanto constitui a única prova material do processamento dos pagamentos emitidos, a qual ajuizará para efeitos de prestação de contas, auditoria ou fiscalização.

31. Certificação dos meios de pagamento emitidos e pagos

31.1. Para efeitos de autocontrolo na contabilidade de caixa, deverá proceder--se sempre à validação dos meios de pagamento emitidos, bem como à identificação do funcionário que registou no SIC a aprovação da autorização e a correspondente emissão dos meios de pagamento.

31.2. A identificação do funcionário será feita através de "password" para acesso a esta área de trabalho, devendo constar da listagem dos meios de pagamento emitidos a assinatura do respectivo detentor (responsável).

31.3. Deverá sempre ser feita a conferência das autorizações de pagamento com os correspondentes meios de pagamento emitidos, a qual será possível através da emissão das respectivas listagens.

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31.4. De igual modo, deverá proceder-se à conciliação bancária (mapa CO-M019 - meios de pagamento emitidos/meios de pagamento sacados do Tesouro ou creditados na c/c dos credores), depois de accionado o programa de retorno que actualizará o SIC com a informação relativa aos pagamentos efectivos.

ORÇAMENTO PIDDAC

32. Todos os pontos referenciados nesta circular para o orçamento de funcio-namento são válidos para os Investimentos do Plano (PIDDAC), consi-derando-se, obviamente, as particularidades do Capº. 50, nomeadamente quanto aos projectos em lugar das actividades e, consequentemente, da respectiva codificação.

ORÇAMENTO DE RECEITA

33. De acordo com o artigo 14º. do Decreto-Lei nº. 155/92, os diferentes Serviços e Organismos deverão proceder ao registo contabilístico de todas as fases do ciclo das receitas.

33.1. Deste modo, deverão os mesmos efectuar no SIC/Receitas o tratamento informático dos registos que lhe estão subjacentes:

- Orçamento de receita; - Orçamento de receita consignada; - Registos de liquidação, anulação, cobrança e reembolsos.

33.2. As receitas liquidadas pelos diferentes Serviços e Organismos deverão ser entregues nos cofres do Tesouro após a sua cobrança, devendo proceder-se de igual modo ao respectivo registo.

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33.3. O cumprimento do disposto no artigo 20º. do mesmo diploma (despesas sujeitas a duplo cabimento) efectua-se no orçamento de despesa, interactivamente ao total de receita consignada já arrecadada e registada no módulo de receitas.

33.4. Refere-se que também no SIC/Receitas, deverão ser registados conta-bilísticamente todos os movimentos que se efectuarem no período compreendido entre 94-01-01, até à efectiva entrada em funcionamento do sistema em cada Serviço, incluindo os saldos das receitas consig-nadas classificadas na rubrica do código de classificação económica 12.00.01 - Saldo na posse do Serviço.

33.5. Igualmente os saldos na posse do Tesouro e escriturados no encer-ramento do ano de 1993, na rubrica do código de CE 12.00.01 - Saldo na posse do Tesouro, que vierem a transitar para 1994 após apuramento pela Delegação e comunicação à Direcção dos Serviços Gerais da Conta (DSGC), deverão ser escriturados no SIC/Receitas como receita entrada em 1994 na CE 12.00.01 - Saldo na posse do Tesouro.

33.6. Enquanto não entrar em vigor o novo sistema de controlo de cobranças do Estado (SCE), a implementar no âmbito do novo regime financeiro do Estado, na elaboração da tabela Mod 28 deverão manter-se asse-gurados os procedimentos que continuem a permitir o envio à DSGC e simultaneamente ficar assegurados os circuitos internos, nomeadamente na DGT, na Direcção-Geral das Contribuições e Impostos e na Direcção-Geral das Alfândegas , que permitam o registo mensal por cofre, dos montantes da referida tabela para contabilização da receita cobrada no SIC/Receitas.

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33.7. Os Serviços e Organismos liquidadores de receitas deverão assegurar a

correspondência dos movimentos constantes da tabela Mod. 28 com os registados no SIC/Receitas.

33.8. A contabilização das receitas de acordo com o novo regime financeiro

do Estado é toda realizada no SIC/Receitas, pelo que este sistema também garante o duplo cabimento das despesas que actualmente estão orçamentadas nas subdivisões "98 - Despesas com compensação em receita - sem transição de saldos" e "99 - Despesas com compensação em receita - com transição de saldos", a que se refere a circular desta Direcção-Geral, nº. 1 213, Série A, de 92-07-20.

33.9. Chama-se a atenção para o facto de a consignação da receita se dever reportar apenas ao valor líquido da guia de receita a registar - receita própria, sendo o imposto devido contabilizado na rubrica de receita respectiva e entregue no Tesouro por conta da entidade administradora da receita.

34. Encerramento e início do mês

34.1. Do ponto de vista contabilístico o encerramento mensal será obrigato-riamente feito até ao último dia do mês, desencadeando-se automati-camente o início do mês seguinte, pelo que, de imediato, o Serviço ou Organismo deverá proceder ao envio da informação para a Base de Dados Central (BDC) - II, constante do Sistema Central de Contabilidade (SCC) a fim de manter-se a necessária congruência das bases de dados micro-SIC e macro-SCC. Os balancetes mensais e mapas, a que se refere o artigo 18º. do Decreto-Lei nº. 155/92, reportar-se-ão á data do encerramento.

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34.2. Os Serviços deverão proceder diariamente à verificação da existência,

ou não, de ficheiro de retorno de informação da base de dados central. Para o efeito existe um ficheiro informático com o seguinte conteúdo:

RELATÓRIO II - XXXX (Cód.Serviço) Data aa-mm-dd XXXX (Cod.Serv.) ............. mensagem Mensagens possíveis: Não houve transferência - significa que o Serviço não enviou

ficheiros para tratamento; Tem retorno - significa que o Serviço deverá proceder à trans-

ferência do ficheiro e "correr" a opção de RETORNO de informação. Esta opção actualizará a base de dados e emitirá os mapas para análise e controlo;

Sem problemas - significa que o Serviço enviou ficheiro o qual foi

processado sem problemas, isto é, sem erros.

35. Arquivo de documentos contabilísticos

35.1. Os processos respeitantes à realização da despesa deverão ser devida-mente organizados e mantidos em arquivo corrente, por forma a que possa ser dada execução, a todo o tempo, ao disposto no nº. 3 do artigo 18º. do já citado Decreto-Lei nº. 155/92.

35.2. O Novo Regime de Administração Financeira do Estado remete para os

diferentes Serviços e Organismos responsabilidades acrescidas dos seus procedimentos contabilísticos, sublinhando-se a importância que deverá revestir a organização arquivística interna.

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35.3. O arquivo dos documentos que serviram de suporte à emissão dos meios

de pagamento poderá ser efectuado de acordo com a ordem sequencial dos registos a que respeitam:

- Número do PLC e anexos; - Número de autorizações de pagamento; - Número dos documentos de suporte aos pagamentos; - Número das alterações orçamentais; - Número da guia de receita ou documento de cobrança; - Número da guia de reposição.

35.4. A cada pagamento deverá ser junto o documento que lhe serviu de suporte legal (requisição oficial - factura ou/e recibo), bem como os anexos ou anotações que demonstrem a conformidade legal e a regularidade financeira.

36. Considerando, cumulativamente, que um dos principais objectivos do Novo Regime é o de garantir a uniformização de procedimentos, e que o módulo de execução orçamental integrado no SIC, exije a produção informática de um conjunto de documentos instrutores dos Pedidos de Libertação de Créditos formulados pelos Serviços do Regime Geral (artigo 17º. e seguintes do Decreto-Lei nº. 155/92), são substituídos pelos "outputs" do SIC os modelos documentais genericamente utilizados no anterior sistema.

36.1. Neste âmbito, referem-se em especial os documentos instrutores do

PLC mencionados no item 26.6., bem como os balancetes orçamentais (CO-M083 e CO-M015) e o mapa da Situação da Rubrica (CO-M085).

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III PARTE

SGRH - SISTEMA DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

37. O SGRH (Sistema de Gestão de Recursos Humanos), é um sistema integrado de informação para a gestão que visa apoiar o processo de modernização da Administração Pública, no âmbito da Gestão Financeira de Recursos Humanos.

37.1. O SGRH tem como objectivo colocar à disposição dos Serviços do

regime geral - autonomia administrativa - (artigos 2ºs da Lei nº. 8/90, de 20 de Fevereiro e do Decreto-Lei nº. 155/92, de 28 de Julho) o "software" conducente à aplicação prática e plena da reforma da administração financeira, na óptica financeira da gestão dos recursos humanos, sendo concebido modularmente tendo em vista a articulação com outros sistemas de Gestão de meios (Sistema de Informação Contabilístico - SIC e Sistema de Gestão de Património - SGP).

37.2. A concepção do SGRH, em particular o seu modelo de dados, está elaborado de molde a possibilitar não só a sua conjugação com os outros sistemas de apoio à Reforma, como a permitir uma visão histórica das diversas situações de desempenho funcional.

37.3. O SGRH é composto pelos seguintes módulos: - Gestão de Funcionários; - Processamento de Abonos e Descontos; - Balanço Social; - Formação Profissional.

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- Gestão de Funcionários - O módulo de Gestão de Funcionários,

constitui uma base de dados contendo o novo cadastro do pessoal, o qual abarca todos os elementos de informação respeitantes à situação funcional dos trabalhadores da Administração Pública, nas várias componentes que influenciam a sua situação pro-fissional e remuneratória.

- Processamento de Abonos e Descontos - O módulo enunciado

engloba o processamento de vencimentos mensais e outros abonos, bem como a emissão de guias de reposição e a produção de todos os "outputs" inerentes e necessários ao processamento de remunerações e tratamento da respectiva informação, designa-damente:

• Folhas de vencimentos; • Notas de abonos e descontos; • Integração com o SIC e SGP.

O módulo de Processamento de Remunerações é activado em função dos movimentos inscritos, actualizados ou corrigidos na base de dados de Gestão de Funcionários, consubstanciando-se deste modo, automaticamente, o cálculo de abonos e descontos a processar.

No decurso do cálculo, os erros que ocorrerem com o proces-

samento dos abonos e descontos de qualquer funcionário, não serão impeditivos de que todos os outros fiquem correctamente proces-sados, sem prejuízo da identificação e edição desses erros num mapa.

Balanço Social - Em termos genéricos, o Balanço Social é um instrumento que visa, por um lado quantificar determinado tipo de indicadores que permitam a análise dos recursos humanos das organizações e por outro, com base nesses indicadores, servir de suporte a tomadas de decisão nessa área, possibilitando

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planeamentos assentes numa melhor coordenação e racionalização dos recursos disponíveis, dado que constitui um instrumento de medida, de decisão e planeamento indispensável para o correcto desempenho da função dirigente nos Serviços da Administração Pública.

Os indicadores em causa são aqueles que, genericamente, melhor

evidenciam a tipificação da organização neste âmbito: • Indicadores de Emprego; • Indicadores de Despesas com Pessoal; • Indicadores das Condições de Trabalho; • Indicadores de Diferendos.

O Balanço Social, ao fazer transparecer os pontos fortes e fracos em matéria de gestão social, contribuirá, igualmente, para tornar mais eficientes os investimentos sociais e para permitir uma maior identificação dos funcionários com a Administração Pública.

Formação Profissional - Representa a função pública uma percentagem significativa da população activa do País, apresentan-do, contudo, como características, baixos índices de qualificação e de tecnicidade.

A formação profissional tem por objectivo melhorar a produti-

vidade mediante, designadamente, a adaptação às mutações tecno-lógicas, organizacionais ou outras, contribuindo para o desenvol-vimento económico e social.

Em tal contexto, tem este módulo por objectivo essencial facultar

uma prévia e oportuna avaliação dos resultados obtidos, permitindo também quantificar, com base no número de participantes, no total de horas utilizadas e dos custos suportados, o esforço dispendido com a Formação nas diversas modalidades, quer a nível interno do Serviço, quer a nível externo.

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38. Arquitectura do SGRH

O SGRH contempla 5 momentos distintos, a saber:

Inserção - é a inscrição do registo pela primeira vez, ou quando as situações anteriores tenham sido canceladas;

Actualização - corresponde à modificação/alteração de um ou

vários atributos do registo, criando histórico do movimento;

Correcção - é a alteração de um ou mais atributos do registo que no

momento da inserção ou da actualização tenham sido objecto de ERRO. Esta opção actualiza a base de dados, não criando histórico. A correcção permite ainda a eliminação de registos incorrectos na base de dados.

Introdução de situações passadas - permite o registo de todas as

situações que relevam o "follow up" do funcionário, possibilitando o carregamento dos dados curriculares do funcionário.

Cancelamento - permite o cancelamento de todos os registos relativos a um funcionário (saída definitiva do funcionário);

- possibilita o cancelamento da situação remuneratória

(exº: requisição do funcionário para outro serviço);

- é a operação que possibilita "terminar" certos abonos ou dívidas de descontos.

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39. Tabelas 39.1. Tal como se refere no ponto 12, o preenchimento das tabelas no SGRH

tem que ter exacta correspondência de legalidade e materialidade dos registos, sem o que não pode ser garantida a fiabilidade da informação.

39.2. Como se infere, o SGRH carece de um adequado levantamento de

informação para carregamento da base de dados. Para o efeito, estão disponíveis os documentos de suporte ao carregamento, devendo os mesmos ser completados com os códigos de situação das várias tabelas que fazem parte do SGRH e que são da exclusiva responsabilidade da DGCP/II.

39.3. O preenchimento e actualização das tabelas gerais do Sistema é da

exclusiva responsabilidade da Direcção-Geral da Contabilidade Pública, em virtude de terem âmbito nacional. Sempre que se verifique a necessidade de inserção ou actualização de algum código, deverão os diferentes Serviços solicitá-lo à DGCP a fim de que, de imediato, se proceda à respectiva alteração no sistema central. Efectivamente, este tipo de tabelas é essencial à Base de Dados Central, onde é centralizada a informação para análise macro, daí a necessidade de uniformização dos códigos relativos às áreas abrangidas (exº.: grupos, carreiras e categorias profissionais; abonos e descontos; faltas; IRS; ...).

39.4. A gestão das tabelas específicas é da responsabilidade de cada Serviço, podendo as mesmas ser alteradas à medida das suas necessidades (exº.: quadro de pessoal; formação promovida internamente; local de trabalho;...).

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39.5. Chama-se a especial atenção para o preenchimento das tabelas rela-tivas a quadros de pessoal, específicas de cada Serviço, as quais, pela responsabilidade que envolvem os procedimentos que lhe estão subjacentes, deverão ser certificadas e validadas pela Delegação da Contabilidade Pública. Esta validação deverá ser feita nas listagens das tabelas emitidas pelo SGRH mediante declaração de conformi-dade.

39.6. Tendo em atenção que é particularmente difícil, numa fase de inserção maciça de dados, a sua conferência através dos écrans, encontra-se disponível a opção Listagens de Conferência de Dados, permitindo ao utilizador retirar da aplicação os "outputs" necessá-rios à adequada e precisa execução do trabalho.

40. Regras de Cálculo No SGRH existem regras de cálculo de abonos e descontos que são

visíveis apenas pela atribuição do respectivo código em determinada situação. Deverá ter-se particular cuidado no controle deste procedi-mento porquanto a atribuição de um código de regra abono/desconto de-sencadeia interna e automaticamente o cálculo respectivo.

1ª FASE 41. Metodologia de arranque

41.1. O SGRH carece de um adequado levantamento da informação residente

nos processos individuais dos funcionários.

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41.2. Chama-se a atenção para a qualidade da recolha, porquanto a introdução de dados obedece a uma cadência sequencial, implicando o prévio pre-enchimento de todos os campos obrigatórios dos Boletins de Recolha de Dados.

40.3. Para implementação do SGRH, a DGCP e o II disponibilizarão aos Serviços um conjunto de 19 fichas, contendo todos os campos dos ecrãs do programa, cujo preenchimento contém alguns constrangimentos, que para melhor compreensão se passam a enumerar:

Ficha Nº.1 - Ficha do funcionário

O SGRH contempla, como atrás se disse, um módulo de "cadastro", o qual contém toda a informação relativa à situação do funcionário enquanto profissional/emprego e cidadão/contribuinte/família. • Data início da situação

No momento de arranque, o Serviço deverá previamente determinar qual a data início de situação a considerar. Todas as alterações à situação, posteriores à data inscrita, terão de ser actualizadas no sis-tema, sendo-lhe atribuída uma data fim de situação e uma nova data início de situação que entretanto ocorrer.

Esta data início de situação, será assim igual para todos os

funcionários e em todas as fichas no momento da inscrição, exceptuando-se, naturalmente, as novas situações ocorridas após a data definida para o arranque.

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• Número O número do funcionário é atribuído pelo Serviço, devendo obe-

decer à ordem sequencial de antiguidade nesse Serviço. Quando houver saídas de pessoal o reposicionamento na contagem será feito automa-ticamente, mas accionado pelo utilizador.

• Data de validade do Bilhete de Identidade Sempre que o Bilhete de Identidade do funcionário for "vitalício"

deve considerar-se a data 2999/09/09. • Deficiência/Incapacidade O valor a inscrever neste campo tem de corresponder à deficiência

atribuída ao funcionário. Sempre que não houver qualquer deficiência física ou incapacidade, deve indicar-se o valor 0 (zero).

• Número de contribuinte O número de contribuinte é validado pelo sistema através do

algorítmo da Direcção Geral das Contribuições e Impostos. Eventuais dificuldades surgidas aquando da introdução dos dados deverão ser co-municadas à DGCP.

• Residência fiscal A residência fiscal aparece por defeito, no sistema, igual à morada

do funcionário. Deverá prodecer-se à necessária rectificação sempre que for caso disso.

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• Local de trabalho É uma tabela específica do Serviço que deve englobar todos os seus

departamentos ou delegações descentralizados (diferentes moradas originam diferentes locais de trabalho). Sublinha-se a importância do correcto preenchimento desta tabela, porquanto se encontra inteiramente relacionada com a tabela Calendário.

• Código de Unidade Orgânica O código da unidade orgânica consta da respectiva tabela do SIC e

é elaborada de harmonia com a lei orgânica do Serviço. • Código de analítica O código de analítica deverá constar da tabela do SIC. A garantia

de interligação ao SIC, é assegurada desde que na tabela de parâmetros o Serviço opte por trabalhar com "analítica".

• Antiguidade na função pública A contagem inserida neste campo, deve ser referenciada a uma

determinada data escolhida pelo Serviço - data de referência - para posteriormente efectuar os cálculos inerentes.

• Distrito , Concelho e Freguesia O código inserido em cada um destes campos tem que, em

conjunto, constar da tabela de Divisões Administrativas.

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• Data fim de situação Deverá, obrigatoriamente,considerar-se uma data fim de situação.

No momento de arranque, a data fim é assumida pelo próprio sistema (2999/09/09) para todas as situações activas. Sempre que houver alteração a qualquer situação (campo), a data fim a inscrever tem de corresponder ao momento em que a situação ocorrer.

Ficha Nº. 2. - Agregado Familiar Os elementos a recolher neste âmbito deverão, obrigatoriamente, ser os que influenciam o cálculo de abonos e descontos. • Data início de situação A data início da situação deve corresponder à data de alteração ou

modificação do agregado familiar. No caso do agregado familiar existente à data definida para a ficha do funcionário, deverá considerar--se a mesma data.

• Código do familiar Considera-se para este efeito, o cônjuge, os ascendentes e os

descendentes. A introdução deverá ser sequencial para cada funcionário. • Deficiência O valor a inscrever neste campo tem que corresponder à deficiência

reconhecida ao familiar do funcionário.

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Ficha Nº. 3 - Pensionista

Esta ficha contém a recolha de dados dos destinatários das pensões de alimentos determinadas por ordem judicial. As situações tratadas através da inserção destes elementos, correspondem ao actual procedi-mento para processamento das penhoras, substituindo o disposto na Circular da Série A nº. 1219, de 93-07-27. • Data início da situação Se o pensionista já existir aquando do carregamento inicial, deverá

inserir-se a data considerada na ficha do funcionário.

• Código do pensionista

Este campo é de preenchimento obrigatório e deverá ser sequencial para cada funcionário.

Ficha Nº. 4 - Situação Profissional A recolha de dados relativos à situação profissional é, regra geral, de crucial importância para o cálculo das remunerações. Exceptuam-se desta situação, por exemplo, os funcionários que estando numa situação de mobilidade, optem pelo vencimento que detenham no Serviço de origem. Um funcionário pode ter mais do que uma situação profissional activa, só podendo, no entanto, ter UMA situação de exercício activa.

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• Data início da situação profissional A data início, deve coincidir com a data fixada na ficha do

funcionário. Posteriormente, a data indicada deve corresponder exacta-mente ao direito adquirido em determinado dia.

• Grupo profissional, carreira profissional e categoria profissional

Os códigos relativos a estas situações estão definidos nas tabelas

gerais do SGRH construídas pela DGCP e da sua responsabilidade. Os Serviços deverão previamente elaborar as tabelas específicas

correspondentes à estrutura definida nas respectivas leis orgânicas, isto é, torna-se necessário criar as tabelas relativas a quadros de pessoal.

Qualquer situação que não se encontre definida previamente e que

exija a criação de um código nas tabelas gerais deve ser atempadamen-te comunicada à DGCP, a fim de ser contemplada no Sistema Central de Gestão de Pessoal (SCP) da DGCP, residente no Instituto de Informática.

Atendendo a que o pagamento dos abonos e descontos se operará

integradamente via SIC, SCC-MPT por T.E.I., é absolutamente indispensável a prévia actualização da Base de Dados (Macro).

• Nível O nível é o modo de diferenciar sub-grupos profissionais que têm

exigências de formação distintas. O nível é 0 (zero), sempre que o contrário não tenha sido indicado.

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• Grau O grau é o modo de diferenciar sub-carreiras profissionais, com

base na autonomia e na sua complexidade funcional. Deverá ser preenchido de acordo com o estipulado na lei orgânica do Serviço.

• Natureza do cargo Este campo só pode ser preenchido com um "T" (Titular) ou com

um "P" (Provisório). • Situação de exercício Deverá considerar-se a situação "N" sempre que a situação

profissional não corresponde à de exercício. Quer dizer que um funcionário pode ter mais do que uma situação profissional activa. No caso de "S" será, em regra, esta que interage com a situação remu-neratória.

• Motivo de não exercício Este campo só é preenchido se a situação de exercício for igual a

"N" , tornando-se assim um campo obrigatório.

• Motivo de fim de situação profissional Este campo só é preenchido se a data fim de situação profissional

for diferente de 2999/09/09, passando então a ser de preenchimento obrigatório.

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Ficha Nº. 5 - Situação de Mobilidade A informação transmitida ao sistema destina-se, em especial, à gestão de pessoal, pelo que constitui a base para a construção de indicadores aos dois níveis - micro e macro. Só deverão ser registadas as situações em que há mobilidade de funcionários entre dois Serviços. Os casos de mobilidade interna não são inseridos.

Ficha Nº. 6 - Situação Remuneratória A situação remuneratória do funcionário, em regra, corresponde à situação profissional activa. Os dados inseridos neste âmbito, constituem o suporte do processamento dos abonos e descontos do funcionário. • Ano/mês de processamento

No momento de arranque o ano/mês inserido tem que corresponder

à data de início da situação remuneratória, que é coincidente com a constante na ficha do funcionário.

• Número da folha

O número inserido tem de constar na tabela de folhas de venci-

mento, a qual é da responsabilidade de cada Serviço.

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• Vencimento mensal Consideram-se para este efeito, vencimento mensal, apenas as

situações dos funcionários não integrados no NSR, isto é, só será preenchido se o campo Funcionário Integrado NSR = N .

• Percentagem A percentagem deve ser sempre 100 com excepção do pessoal

dirigente. • Limite máximo para cálculo de Horas Extraordinárias Destina-se a contemplar as situações específicas para cada fun-

cionário. A não inscrição desta informação implica perda de controlo. • Dependentes deficientes Naturalmente, o valor inserido neste campo, não pode ser superior

ao número de dependentes, estando também relacionado com o campo "deficiência" da tabela de Agregado Familiar.

• Taxa de IRS O campo taxa de IRS só poderá ser preenchido se o funcionário

optar, nos termos da lei, por taxa fixa.

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Ficha Nº. 7 - Abonos Devidos • Referência Corresponde ao número de anos, em relação ao ano corrente, a que

se refere o abono. Por defeito encontra-se preenchido a 0 (zero), uma vez que o abono, normalmente, diz respeito ao ano em vigor.

• Código do pensionista Este campo só é diferente de 0 (zero) se o abono for referente não

ao funcionário mas a um seu pensionista. • Percentagem Indica a percentagem associada ao cálculo do abono em causa. No

caso do abono 001 (vencimento mensal), esta percentagem tem de ser igual à percentagem inserida na ficha da situação remuneratória.

• Número de unidades a processar É uma instrução a utilizar-se apenas quando o código de regra do

abono é igual a: 10 (dez) - (Exº.: abono de família, subsídio de nasci-mento); 35 - (Exº.: ajudas de custo).

• Valor do Abono

O campo valor do abono só deve ser preenchido quando há um abono em valor fixo, regra de cálculo 98 (Exº.: diferencial de integração, adicional à remuneração), ou quando o valor é atribuído directamente pelo utilizador, regra de cálculo 99.

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• Valor de acerto

Sempre que for impossível regularizar qualquer situação através do próprio sistema poderá utilizar-se este campo. Pode assumir valores positivos ou negativos. Nunca pode ser um registo em que a regra de cálculo seja igual a 98 ou 99.

Ficha Nº. 8 - Descontos Devidos

• Código do Organismo

Por código do organismo deve entender-se o número de contribuinte fiscal do Serviço ou Organismo a favor do qual é feito o desconto.

• Referência

Corresponde ao número de anos, em relação ao ano corrente, a que

se refere o desconto. Por defeito encontra-se preenchido a 0 (zero), uma vez que o desconto, normalmente, diz respeito ao ano em vigor.

• Valor do desconto

Torna-se um campo de preenchimento obrigatório, se a regra de cálculo é a 98 (descontos em valor fixo - caso dos descontos para o Cofre de Previdência), ou a 99 (valor atribuído directamente pelo utilizador).

• Valor de acerto

Pode assumir valores positivos ou negativos. Nunca pode ser um registo em que a regra de cálculo seja 98 ou 99.

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• Data início/fim do desconto

A data início deve corresponder ao momento a partir do qual existe a obrigação ou dever de descontar. No momento de arranque deve ser igual à constante da ficha do funcionário. A data fim deve ser 2999/09/09 para os casos sem limite de data salvo, nas situações em que seja determinado exactamente o seu termo.

Ficha Nº. 9 - Dívidas de Descontos

A informação recolhida nesta ficha, destina-se a contemplar as situações de descontos nos vencimentos dos funcionários a favor de determinadas entidades: Exº.: recuperação de dívidas à Caixa Geral de Aposentações. • Código de desconto

O valor inserido, juntamente com o de código do Serviço ou

Organismo, terá de constar na tabela de descontos.

• Prestações do Tipo "A" e Tipo "B"

Entende-se por prestação tipo "A", o resultado da divisão do montante da dívida pelo número de prestações autorizadas. Prestação tipo "B", é a última prestação da dívida arredondada para a diferença entre o total da dívida e o somatório das prestações do tipo "A".

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Ficha Nº. 10 - Assiduidade

O tratamento da assiduidade do funcionário é assegurado pelo próprio sistema, interagindo internamente quer em termos de abonos e descontos, quer administrativos (Exº.: listas de antiguidades).

Ficha Nº. 11 - Horas Extraordinárias

• Tipo de compensação Só pode assumir duas posições: "R" - Remuneração "D" - Dedução posterior ao período normal de trabalho

• Ano/Mês de processamento Só são preenchidos se tipo de compensação = R, dizendo então

respeito à data a que deverá reportar-se a remuneração.

Ficha Nº. 12 - Segurança Social

Pretende-se com esta ficha a inserção, para cada funcionário, dos registos relativos a : CGA, ADSE, Cofres de Previdência, Sindicatos, Companhias de Seguros, Serviços Sociais, ...

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• Código do Organismo

O número inserido tem de corresponder à identificação das Entida-des de que o funcionário é sócio.

Ficha Nº. 13 - Habilitações Literárias

Pretende-se nesta área de recolha de dados obter informação que demonstre o nível das habilitações literárias do pessoal ao serviço da Organização.

As tabelas curso literário e nível do curso obedecem à sistemati-zação oficial do Ministério da Educação, sendo a sua actualização da responsabilidade da DGCP.

Ficha Nº. 14 - Habilitações Profissionais

Serão aqui considerados, todos os cursos de formação que o funcionário possua no seu curriculum, desde que não tenham sido promovidos pelo Serviço.

Ficha Nº. 15 - Formação

As fichas de recolha de dados sobre habilitações profissionais e formação, destinam-se à recolha de dados necessários não só à identi-ficação do investimento de recursos nesta área, mas também a dar resposta ao Decreto-Lei nº. 401/91, de 16 de Outubro.

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Serão aqui consideradas as acções de formação em que o funcio-nário esteve presente e que tenham sido promovidas pelo Serviço em que ele se encontra inserido.

Ficha Nº. 16 - Idiomas

Numa primeira fase foram apenas considerados, para efeito de registo, os idiomas dos países pertencentes à CE.

O não preenchimento desta ficha não é impeditivo do arranque do

sistema.

Ficha Nº. 17 - Afectação Orçamental

A informação registada neste âmbito destina-se a fornecer os inputs ao SIC.

É absolutamente necessário o seu correcto preenchimento e

actualização, para adequados resultados contabilísticos, bem como para construção de indicadores de performance.

Ficha Nº. 18 - Classificação de Serviço - Louvores

• Código da classificação

O código inscrito tem de constar na tabela de Classificação de Serviço.

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Ficha Nº. 19 - Processo Disciplinar - Pena Disciplinar

• Número de processo

Este número deverá ser sequencial relativamente aos números de processo, para o funcionário em questão, já registados na tabela.

• Estado do Processo

Pretende-se, por exemplo, saber se o processo está em curso ou se foi cancelado.

42. O SGRH só poderá ser accionado em plena integração com o SIC, depois

de estarem assegurados todos os "inputs" que influenciam o cálculo das remunerações e outros abonos.

43. Enquanto não for possível accionar o módulo das remunerações e outros abonos do SGRH, o processamento continuará a efectuar-se nos moldes actuais, quer nos serviços que adquiram autonomia administrativa, quer naqueles que já estavam dotados deste regime e disponham de processamento próprio, desenvolvendo-se como se indica:

a) Os diferentes Serviços e Organismos anteriormente dotados de

autonomia administrativa e de autonomia administrativa e finan-ceira, mantêm o mesmo regime até à integração do SGRH, con-tabilizando no SIC os montantes pagos nos correspondentes códigos das rubricas de classificação económica por actividade e aos destinatários dos pagamentos.

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b) Os ex-serviços simples, que nos termos do Decreto-Lei nº. 155/92 passam a ser dotados com a nova autonomia administrativa, no período transitório para o novo regime, terão de considerar as seguintes fases:

1ª. - O processamento informático das remunerações e outros abonos continuará a ser feito pelo II e os respectivos pagamentos serão efectuados pela Delegação da DGCP, como até agora, enquanto não se verificar o arranque dos sistemas SIC e SGRH (neste caso, deverá proceder-se contabilisticamente como se indica no ponto 15.2. da presente circular);

2ª. - No período intermédio de preparação do SGRH e logo que os

serviços estejam em condições operacionais de fazer os pagamentos pelo SIC, o processamento informático das remunerações e outros abonos continuará a ser assegurado pelo II e a emissão dos meios de pagamento deverá ser concretizada através do SIC;

3ª. - Quando se verificarem as condições necessárias à integração dos dois

sistemas (SIC e SGRH), o processamento informático das remune-rações e outros abonos será feito através do SGRH e os meios de pagamento emitidos electronicamente através do SIC (o acesso a esta fase só será possível depois do consenso técnico e operacional entre a DGCP, o II e o Serviço, após um período de transição assegurado em paralelo).

44. Nos 2º. e 3º. casos, deverão os diferentes Serviços e Organismos proceder ao envio às respectivas entidades (CGA, CPFAE, SOFE, SINDICATOS etc.), das relações de descontos feitos nas remunerações e outros abonos dos funcionários, devidamente anotadas da data em que foi efectuada a TEI.

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45. Para proceder-se à emissão dos meios de pagamento relativos às receitas do Estado e vencimentos líquidos, deverão ser utilizados os seguintes NIB's:

NIPC FILIAL TP NIB

IRS 600006441 1 9 0781001010000000001 93

SELO 600006441 2 9 0781001010000000002 90

ADSE 600006441 3 9 0781001010000000003 87

VENCIMENTOS 600006441 4 9 0781001010000000004 84

REPOSIÇÃO CONTABILÍSTICA 600006441 5 5 0781001010000000005 81

REP. NÃO ABATIDAS 600006441 6 9 0781001010000000006 78

IRC 600006441 7 9 0781001010000000017 45

IVA 600006441 8 9 0781001010000000031 03

RENDAS DE CASA 600006441 10 9 0781001010000000005 81

EMOLUMENTOS DO TRIB.CONTAS 600006441 14 9 0781001010000000032 97

45.1. A conta Vencimentos - 0781001010000000004 84 -, destina-se ao pagamento dos abonos líquidos aos funcionários, consubstanciando-se desta forma a unidade de Tesouraria.

45.2. O pagamento à entidade bancária que assegura o crédito em conta dos vencimentos dos funcionários é da responsabilidade da DGT.

45.3. A conta Reposições - 0781001010000000006 78 -, destina-se aos mo-vimentos referentes às reposições não abatidas nos pagamentos (receita geral do Estado), deduzidas nos vencimentos dos funcio-nários.

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46. A DGCP, disponibilizará oportunamente a informação relativa às contas bancárias existentes no Tesouro para efeitos de contabilização de receitas.

47. Relativamente a outros descontos nas remunerações, indicam-se os NIB's e NIPC's das seguintes instituições:

NIPC FILIAL TP NIB

CGA 500792968 1 1 0035000100000585030 42

CPFAE 500969442 1 1 0035067000017838130 92

SOFE 501523340 1 1 0035025700002199430 92

IGFSS 500715505 1 1 0035069700900428517 84

SERV. EXT. CEE 600006441 9 9 0781001010000000008 72

TRANSF. Pª BANC.PORT. 600006441 11 9 0781001010000000018 42

CAMBIAIS 600006441 12 9 0781001010000000009 69

PENHORAS 600006441 13 1 0035069700571815730 91

Nota: Ao código do Banco Tesouro (0781) terá que corresponder sempre o tipo de

pagamento 9.

47.1. Os Serviços e Organismos, deverão providenciar em ordem à obtenção dos elementos identificadores (NIB e NIPC) dos destinatários de outros descontos que venham a incidir sobre os abonos.

48. Para efeitos de controlo e auditoria por parte da DGCP, deverão os di-ferentes Serviços e Organismos enviar às respectivas Delegações, uma relação nominal com as seguintes indicações: categorias e assinaturas dos dirigentes máximos, dos responsáveis pela autorização da realização de despesas (assunção de compromissos), bem como dos responsáveis pela autorização e emissão dos meios de pagamento, devidamente actualizada

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e confirmada pelo competente dirigente máximo e autenticada com o selo branco.

2ª FASE

49. Logo que o Serviço considere concluído o carregamento da base de

dados, deverá comunicá-lo à Direcção-Geral da Contabilidade Pública, a qual, através da Delegação respectiva, certificará os procedimentos a seguir.

IV PARTE

SGP - SISTEMA DE GESTÃO PATRIMONIAL

50. O SGP (Sistema de Gestão Patrimonial), a disponibilizar oportunamente,

é composto por dois grandes subsistemas, a saber:

- Gestão patrimonial; - Gestão de contratos. 51. O SGP, mantém as características referidas para os sistemas anteriores ao

nível da amigabilidade, da performance funcional e de autocontrolo, potenciada pela integração com os outros Sistemas do SIGO.

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52. Deste modo, encontram-se concebidos no SGP, os interfaces

considerados necessários e os indicadores não só para caracterizar os aspectos gestionários definidos pelos Serviços, como para permitir o exercício das funções de controlo "à posteriori", no âmbito das funções de auditoria e do controlo sistemático e sucessivo que competem à Direcção-Geral da Contabilidade Pública.

53. A Gestão Patrimonial, compreende todas as fases do ciclo da despesa

destinando-se, através da sua utilização, a suportar os procedimentos administrativos obrigatórios na elaboração de um processo de despesa, de acordo com as disposições legais em vigor.

53.1. Para o efeito, o SGP é constituído por uma entidade - Processo de

Aquisição - à volta da qual interagem as tabelas comuns aos três sistemas.

53.2. Considerando a importância da tabela de fornecedores em qualquer des-

tes subsistemas e no SIC, atendendo ainda, naturalmente, a que o contacto com o fornecedor se inicia na fase de instrução do processo, chama-se mais uma vez a atenção para a credibilidade dos dados inicialmente inseridos.

54. O SGP é suportado por uma tabela geral gerida centralmente, a qual

contém a classificação geral dos bens inventariáveis de acordo com a legislação em vigor.

54.1. As tabelas específicas que compõem esta aplicação são: - natureza do processo; - materiais; - motivos de devolução;

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- motivos de acerto. 56. Qualquer dos items comuns ao registo do compromisso e ao tratamento

processual do SGP (por exº: nº de contribuinte, nº de documento, nº da requisição oficial, nº de contrato, montante ...), deve manter o paralelismo da informação, prevalecendo a numeração sequencial dos registos efectuados neste Sistema.

57. À medida que os Serviços já detenham o SIC, com a implementação do

SGP, alguns dos "outputs" (proposta e requisição oficial) deste sistema, constituirão o suporte arquivístico documental na instrução dos processos e dos comprovativos da conformidade legal na autorização de pagamento.

58. De igual modo, encontram-se consubstanciados no sistema, os mapas

relativos a situação patrimonial anual dos Serviços, a fim de garantir automaticamente, a informação para prestação de contas à Direcção-Geral do Património do Estado.

59. A gestão de "stocks" dos bens armazenáveis, é garantida no sistema

através da existência do indicador de "stock" mínimo que é confrontado com as existências em armazém, sempre que é efectuado um movimento de entrada ou saída de bens.

60. Tal como nos sistemas anteriores, deverão os Serviços proceder ao

encerramento do mês de acordo com as regras estabelecidas para o SIC. De igual modo, deverá proceder-se ao envio de ficheiros para a Base de

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Dados Central de acordo com as regras a transmitir aquando da instalação do software de envio de ficheiros.

61. Subsistema de Gestão de Contratos O SGC (Subsistema de Gestão de Contratos), é uma aplicação

onde a entidade principal é o CONTRATO. Este, pelos aspectos administrativos e implicações jurídicas que encerra, é objecto de especificação e quantificação com fins gestionários, uma vez que é nesta área que reside a informação necessária para controlo dos passivos (curto médio e longo prazos).

61.1. A gestão de contratos, visa o conhecimento e monitoragem dos

compromissos assumidos. Este módulo, permite dois níveis de informação distintos, consoante se trate de contratos com execução financeira no orçamento de funcionamento ou no PIDDAC.

61.2. SGC, contempla os aspectos jurídicos da execução dos contratos ao

nível da execução financeira e controlo de pagamentos, do controlo de adiantamentos, de garantias e dos aspectos plurianuais que lhe estiverem subjacentes.

As tabelas auxiliares, da responsabilidade da DGCP, são:

- tipo de contrato - tipo de abono - tipo de desconto - tipo de garantia 61.3. SGC é totalmente dependente do SGP, no pressuposto assumido de que

não pode haver contrato sem previamente terem sido cumpridas as formalidades inerentes à aquisição do bem ou do serviço.

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61.4. Os procedimentos inerentes ao determinado para o registo e envio dos contratos à Delegação da Contabilidade Pública passam para o âmbito do SGC.

61.5. O envio de ficheiros para a Base de Dados Central do Instituto de Informática, será feito automaticamente com o Sistema de Gestão Patri-monial.

62. Tendo em conta que o SIGO está desenvolvido numa Base de Dados

Relacional, torna-se possível, em qualquer aplicação, a construção de "ouptus" personalizados.

Direcção-Geral da Contabilidade Pública, em 94-03-04.

O DIRECTOR-GERAL,

(António Manuel Barbosa da Silva)