artigo sistemas colaborativos kmbrasil 2009

8/2/2019 Artigo Sistemas Colaborativos Kmbrasil 2009

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GESTO DO CONHECIMENTO EM EMPRESAS ATRAVS DESISTEMAS COLABORATIVOS (GROUPWARE)

Denysson Axel Ribeiro MotaMestrando PPGCI/UFPB

Andr Anderson Cavalcante FelipeMestrando PPGCI/UFPB

RESUMO

Apresenta o Sistema colaborativo (Groupware) como uma tecnologia projetada para facilitar o trabalho emgrupo em empresas. Esta tecnologia pode ser utilizada para comunicar, cooperar, coordenar, resolver problemas,competir ou negociar. Dentre as funcionalidades do groupware destaca-se ferramentas de comunicaoeletrnica, e-mail, correio de voz, fax, publicao na rede, telefone na Internet; ferramentas para confernciaEletrnica, conferncias por dados, conferncia de voz, videoconferncia, fruns de discusso, sistemas de bate-papo e sistemas de reunies eletrnicas; ferramentas para a superviso do trabalho colaborativo, compostas poragendamento e programao, gerenciamento de projetos e atividades, sistemas de fluxo de trabalho,compartilhamento de documentos e gerenciamento de conhecimento. A busca de mais produtividade equalidade, em funo da crescente concorrncia entre empresas e do aumento do nvel de exigncia do clienteatesta a importncia do presente artigo, j que faz um estudo abrangente das ferramentas de colaborao, seus

tipos e classificaes.

Palavras-chave: Gesto do conhecimento, Sistema de colaborativos, Groupware, Colaborao

ABSTRACT

Displays Collaborative Systems (Groupware) as a technology designed to facilitate group work in companies.This technology can be used to communicate, cooperate, coordinate, solve problems, compete or negotiate.Among the highlights features of groupware tools of electronic communication, e-mail, voice mail, fax, network

publishing, phone through internet, tools, electronics conference, data conferencing, voice conferencing, videoconferencing, discussion forums, systems, chat systems and electronic meetings, tools for the supervision ofcollaborative work, consisting of scheduling and programming, project management activities and systems,workflow, document sharing and knowledge management. The search for greater productivity and quality, giventhe growing competition between companies and the increased level of customer demand shows the importanceof this article, since it is a comprehensive study of collaboration tools, their types and classifications.

Keywords: Knowledge Management, Collaborative Systems, Groupware, Collaboration


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1 INTRODUO

A disponibilidade de informaes sobre um projeto tem grande efeito na qualidade ecustos dos processos envolvidos nele.Devido a isto a busca de mais produtividade e qualidade, e em funo da crescente

concorrncia entre empresas e do aumento do nvel de exigncia do cliente, tem levado asempresas a investir em Tecnologia da Informao.

Nos ltimos anos, diversas inovaes relacionadas ao paradigma da Internet tmprovocado mudanas na forma de interao entre organizaes.

Entre essas inovaes destacam-se os sistemas de colaborao, cada vez maispresentes no desenvolvimento de projetos. Atualmente, existem diversas ferramentas decolaborao comerciais e acadmicas desenvolvidas, principalmente, como servio disponvelna web.

Os sistemas de Informao desempenham papeis fundamentais em qualquer tipo deorganizao. Dentre estes papeis podemos destacar o apoio a processos e operaes, apoio atomada de deciso por funcionrios e gerentes de todos os nveis hierrquicos e suporte sestratgias competitivas da empresa. Em quaisquer destes papeis podemos encontrar anecessidade de fazer com que as pessoas trabalhem em equipe.

O desenvolvimento de um trabalho ou projeto muitas vezes marcado por serextremadamente fragmentado, com pessoas trabalhando em ambientes separados, com poucacoordenao e comunicao.

Esta falta de cooperao entre os envolvidos nos projetos normalmente provocaconflitos e disputas internas, extrapolaes de custos e prazos estabelecidos, perda deeficincia e produtividade nas atividades da empresa, isto acarreta diversos problemas na

gesto do projeto.Para tal foram desenvolvidos Sistemas de Informao com o foco voltado para o

apoio, fornecendo suporte computacional aos indivduos que tentam resolver um problema emcooperao com os outros, sem que todos estejam no mesmo local, ao mesmo tempo. EstesSistemas de Informao so denominados Sistemas Cooperativos ou Colaborativos.

2 SISTEMAS COLABORATIVOS - GROUPWARE

Diversos autores situam os Sistemas Cooperativos, conhecidos tambm comoGroupWare ou CSCW (Computer Suported Cooperative Work), como um tipo especfico deSistemas de Informao, dentre os voltados para apoio a decises [OBrien, 2002]. Por outrolado, o crescente uso de redes de computadores tm contribudo para que os conceitosenvolvido nos Sistemas Cooperativos possam ser usados tambm dentro de outros tipos desistemas.

O principal objetivo de um Sistema Cooperativo permitir a comunicao de idias,compartilhamento de recurso e coordenao de esforos de trabalho. Sua principal meta permitir o trabalho em conjunto de maneira mais fcil e eficaz, ajudando a colaborao entreos indivduos envolvidos em um processo, possibilitando que as pessoas envolvidas noprojeto tenham uma viso geral do trabalho, permitindo um entendimento compartilhado

sobre o andamento das tarefas ou de todo o trabalho. Eles devem gerenciar as informaesrelevantes disponibilizando equipe do projeto as informaes no momento apropriado,reduzindo os impactos causados pela fragmentao dos trabalhos.Um Sistema Colaborativo


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bem projetado e utilizado capaz de dar apoio tomada de decises e causa uma significantemelhoria dos processos.

3 OS 3CS DA COLABORAO

Ao trabalhar em grupo, os indivduos podem potencialmente produzir melhoresresultados do que se atuassem individualmente. Num grupo podem ocorrer a complementaode capacidades, de conhecimentos e de esforos individuais, e a interao entre pessoas comentendimentos, pontos de vista e habilidades complementares.

Ao argumentar suas idias, os membros de um grupo tm retorno para identificarinconsistncias e falhas em seu raciocnio e, juntos, podem buscar idias, informaes ereferncias para auxiliar na resoluo dos problemas. Um grupo tambm tem mais capacidade

de gerar alternativas, levantar as vantagens e desvantagens de cada uma, selecionar as viveise tomar decises [Fuks, Gerosa & Lucena, 2002].

Para que a colaborao seja completa, ou seja, bem sucedida, os indivduos tm quetrocar informaes (se comunicar), organizar-se (se coordenar) e operar em conjunto numespao compartilhado (cooperar), estes trs pontos ou aes so mais conhecidas como os3Cs.

As trocas ocorridas durante a comunicao geram compromissos que sogerenciados pela coordenao, que por sua vez organiza e dispe as tarefas que soexecutadas na cooperao.

Ao cooperar os indivduos tm necessidade de se comunicar para renegociar e paratomar decises sobre situaes no previstas inicialmente. Isto mostra o aspecto cclico dacolaborao. Atravs da percepo, o indivduo se informa sobre o que est acontecendo,sobre o que as outras pessoas esto fazendo e adquire informaes necessrias para seutrabalho.

Ilustrao 1 O Modelo 3C (Fonte: www.tecgraf.puc-rio.br/publications/artigo_2003_colaboracao_3C_engenharia_groupware.pdf)


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O diagrama da Figura 1 sumariza os principais conceitos abordados. Este diagrama um refinamento do modelo 3C apresentado originalmente em [Ellis et al., 1991] e difundidona literatura, como por exemplo em [Borghoff and Schlichter, 2000]. A seguir so detalhadosos principais elementos do diagrama e suas inter-relaes.

3.1 COMUNICAO

Para trabalhar, as pessoas se comunicam. Esta comunicao normalmente envolvenegociao e firmao de compromissos. Os compromissos assumidos nas interaesmodificam o estado do mundo e tm efeito de aes.

Uma ferramenta de comunicao mediada por computador d suporte s interaesentre os participantes, podendo gerenciar as transies de estados, os eventos de dilogo e oscompromissos de cada participante.

Na Figura 2 apresentado um modelo de comunicao mediada por computador.Este modelo representa um evento de dilogo entre o emissor, que de acordo com suasintenes e compromissos elabora a mensagem a ser transmitida, e o receptor, que ao recebere interpretar a mensagem tem seus compromissos e conhecimentos modificados.

Ilustrao 2 Modelo de Comunicao mediada por Computador(Fonte: www.tecgraf.puc-rio.br/publications/artigo_2003_colaboracao_3C_engenharia_groupware.pdf)

Para transmitir o contedo, o emissor d forma a sua inteno, formulando signos emuma linguagem apropriada para a conversao, que deve ser entendida por todos osenvolvidos.

Para que seja possvel transmitir a mensagem necessrio que ela seja expressa naferramenta de comunicao, que define os recursos disponveis para a conversao. O emissorse expressa atravs de elementos de expresso e o receptor tem acesso a ela atravs de

elementos de percepo de sua ferramenta. O Canal de Dados estabelece a conexo necessriapara a transmisso das mensagens eletrnicas.


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Quando se comunicam, as pessoas normalmente se concentram no Nvel deArgumentao, negociando compromissos. A comunicao bem sucedida se a inteno doemissor resultar nos compromissos esperados.

A nica forma de se obter indcios do sucesso da comunicao atravs do discurso

e das aes (e reaes) do receptor, pois so guiados por seus compromissos e conhecimentos.Uma ruptura na comunicao seria ento uma discordncia entre as intenes do emissor e asaes do receptor ao realizar os compromissos.

Os membros de um grupo se comunicam com diversos propsitos. Ferramentas decomunicao assncrona normalmente so utilizadas quando se deseja valorizar a reflexo dosparticipantes, pois estes tero mais tempo antes de agir.

Em uma ferramenta de comunicao sncrona, valoriza-se a velocidade da interao,visto que o tempo de resposta entre a ao de um participante e a reao de seuscompanheiros curto. Algumas ferramentas de comunicao so voltadas para uma conversadesestruturada, enquanto outras favorecem uma estruturao em lista, em rvore ou em grafo.

Alguns exemplos de ferramentas de comunicao atualmente utilizadas so: e-mail,

lista de discusso, frum, ferramentas de CSCA (Computer Supported CollaborativeArgumentation), ferramentas de votao, mensagem instantnea, chat, vdeo-conferncia,teleconferncia, telefone, etc.

3.2 COORDENAO

Conversao para ao gera compromissos [Winograd & Flores, 1987]. Para garantiro cumprimento destes compromissos e a realizao do trabalho colaborativo atravs da somados trabalhos individuais, necessria a coordenao das atividades.

Esta coordenao organiza o grupo para evitar que esforos de comunicao e decooperao sejam perdidos e para que as tarefas sejam realizadas na ordem correta, no tempocorreto e cumprindo as restries e objetivos [Raposo et al., 2001]. Sem coordenao, h orisco de os participantes se envolverem em tarefas conflitantes ou repetitivas.

A coordenao envolve a pr-articulao das tarefas, o gerenciamento do andamentodas mesmas e a ps-articulao. A pr-articulao envolve as aes necessrias para preparara colaborao, normalmente concludas antes do trabalho colaborativo se iniciar: identificaodos objetivos, mapeamento destes objetivos em tarefas, seleo dos participantes, distribuiodas tarefas entre eles, etc.

A ps-articulao ocorre aps o trmino das tarefas, e envolve a avaliao e anlise

das tarefas realizadas e a documentao do processo de colaborao (memria do processo).


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Ilustrao 3 Modelando a coordenao(Fonte: www.tecgraf.puc-rio.br/publications/artigo_2003_colaboracao_3C_engenharia_groupware.pdf)

As tarefas da colaborao so originadas dos compromissos assumidos nacomunicao. O grupo se coordena atravs de mecanismos de coordenao de forma agarantir a execuo das tarefas, respeitando suas interdependncias. Em algumas ferramentascolaborativas, a coordenao fica a cargo do chamado protocolo social, caracterizado pelaausncia de mecanismos de coordenao explcitos entre as atividades.

Porm, algumas atividades exigem sofisticados mecanismos de coordenao paragarantir o sucesso da colaborao. Exemplos de ferramentas com mecanismos de coordenaoexplcitos so os gerenciadores de fluxo de trabalho (workflow), jogos multi-usurios eferramentas de autoria e de desenvolvimento de software colaborativo. Na Figura 3 apresentado o modelo de coordenao.

3.3 COOPERAOComunicao e coordenao, apesar de vitais, no so suficientes. necessrio

espao compartilhado para criar entendimento compartilhado [Schrage, 1995]. Cooperao a operao conjunta dos membros do grupo no espao compartilhado visando a realizao das

tarefas gerenciadas pela coordenao. Indivduos cooperam produzindo, manipulando eorganizando informaes, construindo e refinando objetos de cooperao, como documentos,planilhas, grficos, etc. Para atuar nestes objetos, os membros do grupo contam comelementos de expresso. Elementos de percepo fornecem informaes sobre as alteraesrealizadas no espao compartilhado (Figura 4). O registro das interaes dos membros dogrupo fica armazenado, catalogado, categorizado e estruturado nos objetos de cooperao.


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Ilustrao 4 Modelando a cooperao(Fonte: www.tecgraf.puc-rio.br/publications/artigo_2003_colaboracao_3C_engenharia_groupware.pdf)

A percepo (awareness) tambm um conceito essencial no modelo 3C, quepermeia a comunicao, a coordenao e a cooperao. Informao de percepo geradapelas interaes que ocorrem no grupo, servindo para mediar toda a colaborao. Atravs da

percepo os indivduos podem tomar cincia do objetivo comum, do papel de cada umdentro do contexto, do que fazer, como proceder, qual o impacto das aes, at onde atuar,quem est por perto, etc. [Gutwin & Greenberg, 1999].

4 FERRAMENTAS PARA COLABORAO NAS EMPRESAS

uma tecnologia que tem como funo facilitar o trabalho de grupos designados adesenvolverem uma determinada ao na empresa ou organizao. Sua principalcaracterstica o fato de tornar mais fcil a comunicao, coordenao e cooperao entre as

equipes. Ela ajuda os membros de uma equipe a colaborarem em seus projetos de grupo, nomesmo momento ou em momentos diferentes e no mesmo lugar ou em diferenteslocalizaes.

Dentre as tecnologias de TI disponveis, a internet se destaca como a que melhorfacilita essas atividades de colaborao. Os Sistemas Colaborativos baseados em internetpermitem a coordenao de informaes entre as diversas partes envolvidas no projetodiretamente no browser. Elas propiciam velocidade de comunicao e atualidade das decisestomadas, possibilitando uma analise critica de toda a equipe.

Muitos analistas do setor acreditam que as capacidades e o potencial da Internet,assim como das intranets e extranets, esto impulsionando a demanda por ferramentas decolaborao nos negcios. Por outro lado, so as tecnologias da Internet, como os

navegadores de rede para muitas das ferramentas de groupware - termo utilizado parareferenciar uma classe especfica de tecnologia que se utiliza de redes de computadores - decolaborao que os usurios de empresas desejam.


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ligando) e da velocidade da conexo estabelecida com a Internet. Serve para transmitire receber imagens de documentos por telefone ou redes de computadores, utilizandoPCs ou mquinas de fax.

d) Editorao de Pginas na Rede Permite a publicao de documentos com hiperlinksem HTML nos sites da Internet ou nas intranets. A editorao em rede intranet tornou-se um meio muito mais eficiente e eficaz de comunicao entre as equipes e grupos detrabalho. Criar, converter e armazenar documentos com hiperlinks e outros materiaisem servidores de rede Internet ou intranet podem ser facilmente compartilhados vianavegadores ou transmisso de rede com equipes, grupos de trabalho ou toda aempresa.

4.2 FERRAMENTAS DE CONFERNCIA ELETRNICA

Ajudam os usurios de computadores em rede a compartilharem informaes ecolaborarem ao trabalharem juntos em atividades comuns, onde quer que estejam localizados.

Os membros de equipes e de grupos de trabalho em diferentes locais podem trocaridias interativamente, ao mesmo tempo, ou em momentos diferentes, graas a uma variedadede mtodos de conferncia, entre os quais as conferncias de dados e de voz, avideoconferncia, os sistemas de bate-papo, os fruns de discusso e os sistemas eletrnicosde reunio. Os sistemas eletrnicos de reunio possibilitam que os membros da equipe seencontrem no mesmo tempo e lugar num ambiente de sala de decises.

Em algumas ferramentas, o agente espera por uma resposta antes de executar umaao. Com isso necessria a presena temporal de seus usurios. Em alguns casos asinformaes so necessrias apenas naquele determinado momento, passado este elas nosero mais teis. Temos como exemplo: Sistemas de mensagens instantneas, fruns, chats,etc.

Os sistemas de conferncia so muito utilizados onde vrios ou mesmo todos osparticipantes necessitam ser precisamente ouvidos e no estarem propriamente presentes.Esses sistemas so compostos de vrios equipamentos; existem tecnologias que permitemacionar ou desligar os mesmos permitindo assim discusses laterais durante o perodo deconversao. Exemplo: Conferncia por voz, Videoconferncia, Sistemas de ReuniesEletrnicas.

As ferramentas utilizadas do tipo Conferncia eletrnica so:a) Conferncia por Dados Os usurios podem visualizar, marcar, revisar e salvar

mudanas em um whiteboardcompartilhado contendo desenhos, documentos e outrosmateriais.b) Conferncia por Voz Conversas compartilhadas entre diversos participantes via

speaker phones ou PCs em rede dotados de algum software especial. Exemplo:Netscape Conference, Microsoft NetMeeting.

c) Videoconferncia Conferncia por vdeo e udio entre os usurios de PCs em redeou entre participantes em salas de reunies ou auditrios em diferentes locais.Necessita-se que cada membro possua uma cmera de vdeo, microfone, caixas desom e um software de teleconferncia. Exemplo: CU-SeeMeI, Proshare. Essatecnologia muito utilizada em Reunies rotineiras comerciais com equipes de venda,gerentes regionais, representantes, etc; Apresentaes de novas metas, projetos,

sistemticos administrativos, oramentos, etc; Reunies tcnicas e/ou industriais;Sesses de treinamento; Reunies/conferncias jurdicas ou polticas; Lanamentos de


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novos produtos; Palestras e debates; Divulgao de resultados financeiros aosacionistas; Coletivas de imprensa.

d) Fruns de Discusso Fornecem uma plataforma de discusso em computadoresinterligados para incentivar e gerenciar discusses de texto online entre membros de

grupos de interesses especficos ou equipes de projeto, durante um perodo. Algunssoftwares usados so: Lotus Notes e Netscape Collabra.e) Bate-Papo Essa ferramenta, permite que dois ou mais usurios de PCs em rede

realizarem conversas por texto em tempo real. Como exemplo podemos citar o MSNMessenger, Yahoo Messenger, ICQ, AOL, etc.

f) Sistemas de Reunio Eletrnica Utilizar uma sala de reunies com PCs em rede, umprojetor e telo e software EMS (Eletronic Meeting Systems) para facilitar acomunicao, colaborao e tomada de decises em grupo em reunies nas empresas.

4.3 Ferramentas para a Superviso do Trabalho Colaborativo

Ajudam as pessoas a realizar ou a controlar as atividades de trabalho em grupo. Essacategoria de software concentra ferramentas de agendamento e programao, superviso deprojetos e tarefas, sistemas de fluxo de trabalho e ferramentas de gesto do conhecimento. Asferramentas usadas do tipo Ferramentas para superviso do trabalho colaborativo so:

a) Agendamento e Programao Tem como objetivo o controle de tempo. Utilizaagendas eletrnicas e outros dispositivos de groupware para programar, notificar elembrar automaticamente os membros de equipes e grupos de trabalho dotados decomputadores em rede sobre reunies, compromissos e outros eventos.

b) Gerenciamento de Atividades e Projetos Administrar projetos de equipes e grupos detrabalho por meio de programao, acompanhamento e mapeamento da situao deexecuo das atividades de um projeto por meio de Cronogramas, Relatrios,Lembretes Automticos e Acompanhamentos Grficos. Possui como ferramentas paraessa atividade o Microsoft Project e Lotus Organizer.

c) Sistemas de Fluxo de Trabalho Ajudam os trabalhadores do conhecimentoconectados em rede a colaborarem para realizar e gerenciar o fluxo de tarefas detrabalho estruturadas e o processamento eletrnico de documentos em um processoempresarial.

d) Gerenciamento do Conhecimento Organizar e compartilhar os diversos formulriosde informaes administrativas dentro de uma organizao. Inclui o gerenciamento de

bibliotecas de documentos de projetos e da empresa, bancos de dados de discusso,bancos de dados em multimdia em sites de rede e outros tipos de bases deconhecimento. As Intranets so muito utilizadas para que esse gerenciamento ocorra.

6. CONCLUSO

Uma crescente parte do trabalho das empresas e instituies no mais realizadaindividualmente, com uma pessoa trabalhando sozinha at completar as tarefas. O trabalho cada vez mais realizado colaborativamente. Esta tendncia se deve parcialmente ao aumentode complexidade das tarefas, que passam a requerer habilidades multidisciplinares, e aosnovos paradigmas de trabalho, que envolvem diversos setores da empresa, ou at mesmooutras empresas, trabalhando conjuntamente nas diversas fases de elaborao de um produtoou desenvolvimento de um projeto.


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O modelo 3C constitui a base para o conceito de Sistema Colaborativo e muitoimportante para todas as fases seguintes da Engenharia de Groupware. Por exemplo, osrequisitos so separados em requisitos de comunicao, coordenao e cooperao. Na fase deimplementao, o sistema pode ser desenvolvido sobre um framework geral de colaborao,

implementando funcionalidades comuns a todos os servios de groupware. Frameworks decomunicao, coordenao e cooperao estariam acoplados a este framework, provendofuncionalidade mais especfica de cada um destes aspectos. Cada ferramenta de groupware(componente) acoplada a um desses frameworks de acordo com sua funcionalidade.

Com base nos fatos citados, podemos perceber que as ferramentas de um sistema decolaborao influenciam diretamente no trabalho efetuado pelas pessoas que fazem parte dadeterminada empresa ou organizao. Atravs delas possvel que pessoas possam trabalharem conjunto com uma maior eficincia e de forma eficaz, ajudando-as a se comunicar,coordenar e colaborar mutuamente. Percebe-se que os lucros de uma empresa podem subir seestas ferramentas forem usadas de forma correta e com muita criatividade. S assim adeterminada organizao poder obter os resultados desejados por ela.

Observa-se que hoje os Sistemas de Colaborao esto mais acessveis ao mercado,incentivando o uso desse tipo de tecnologia nas mais diversas reas do conhecimento. OsSistemas Colaborativos so hoje umas das mais poderosas ferramentas para o aumento deprodutividade e competitividade de uma empresa, sem eles os produtos e/ou servios delapoderiam ser incompletos ou at falhos.

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