ecm + bpm: acelerando resultados com processos colaborativos

23
BPM + ECM Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Upload: carlos-aggio

Post on 17-Jun-2015

1.772 views

Category:

Documents


0 download

DESCRIPTION

Essa apresentação faz parte do Roadshow "A Excelência Aplicada aos Negócios e TI" realizado no Brasil durante os meses de setembro, outubro e novembro de 2009.

TRANSCRIPT

Page 1: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

BPM + ECM

Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Page 2: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Agenda

• Desafios Empresariais– Gestão de documentos ou gestão de processos?

• Necessidades do Negócio• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor para o negócio

Page 3: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

• 20% Informação Estruturada

80% Informação NãoEstruturada

90% da informação nãoestruturada não é gerenciada

Volume cresce 36% ao anoSource: Doculabs

Desafios EmpresariaisConteúdo não gerenciado é predominante

Page 4: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Não-estruturado

Pessoas

Ad-Hoc

Estruturado

Gestão de Documentos ou Gestão de Processos?

Page 5: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Agenda

• Desafios Empresariais– Gestão de documentos ou gestão de processos?

• Necessidades do Negócio• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor para o negócio

Page 6: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

•Repositório de Conteúdo Seguro•Infraestrutura de TI

Aprovação e Entrada de N.F.Atendimento ao ConsumidorGestão de CasosGestão de ContratosContratação de profissionaisAprovação de crédito

Conteúdo CentralizadoCentro de Documentação de ProjetosNormas e Políticas CorporativasConformidade EmpresarialDocumentos Operacionais

Capturar, gerenciar,Armazenar e acessar oConteúdo por toda a

organização

Usar o Conteúdo para

Aprimorar osProcessos

Necessidades do NegócioProcessos + Conteúdo

Page 7: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

O que é ECM?

ECM é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados

para “Capturar, Gerenciar, Armazenar, Preservar e Distribuir” conteúdo (documentos, registros, etc.) relacionado aos processos

chaves das organizações“

Fonte: AIIM

Gestão do Conteúdo Empresarial [ECM]

Page 8: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

BPM é um modelo de gestão que

sustenta a governança de um ambiente de processos de negócio em direção ao objetivo de aprimorar a agilidade e a

performance operacional. O BPM é uma abordagem estruturada que emprega

métodos, políticas, métricas, modelos de gestão e ferramentas de software para gerenciar e continuamente otimizar as

atividades e processos de uma organização.

Fonte: Gartner

Gestão de Processos de Negócio [BPM]

O que é BPM?

Page 9: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Agenda• Desafios Empresariais

– Gestão de documentos ou gestão de processos?

• Necessidades do Negócio• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor para o negócio

Page 10: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Qual a relação entre ECM e BPM?Duas soluções para satisfazer as necessidades do negócio

Motivadores para Gestão Integrada do Conteúdo Acelerar o acesso à informação Reduzir custos operacionais Satisfazer os requisitos de conformidade Garantir continuidade do negócio

[ECM]

Gestão do Conteúdo

Empresarial

Motivadores para Gestão Efetiva dos Processos Aprimorar o serviço ao cliente e a satisfação Elevar a retenção de clientes Facilitar a aquisição de novos clientes Aprimorar produtividade e eficiência das atividadesrealizadas Interagir com parceiros dinamicamente

[BPM]

Gestão dos Processos

de Negócio

Page 11: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

• ECM e BPM estão estreitamente relacionados e algumas vezes são tecnologias e abordagens que se sobrepoem.

• Ambos focam na gestão da informação.– ECM foca na estrutura e no ciclo de vida do conteúdo.

– BPM foca nos processos de negócio que interagem com o conteúdo.

• TODOS os projetos de ECM requerem práticas de BPM e algumas vezes tecnologia.

• Alguns projetos de BPM requerem tecnologia correlataao ECM e a maioria requer práticas de ECM.

Qual a relação entre ECM e BPM?

Page 12: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

ECM- Captura

- Documentos

- Colaboração

- Registros

- Classificação

- Busca

- Publicação

- Revisão

BPM-Workflow

- Modelagem

- Simulação

- Formulários

- Integração

- Análises

- Monitoramento

- Tarefas

ECM + BPM- Gestão de Contratos

- Aprovação de

Relatórios Financeiros

-SAC

- Recursos Humanos

- Gestão de Propostas

- Engenharia

- Compras

Processos Colaborativos

Qual a relação entre ECM e BPM?

Page 13: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

ECM + BPMDesafios para o Desenvolvimento da Estratégia Integrada

Fator Crítico de Sucesso: Automação

Desafios

Solução Corporativa Implementação Modular e Incremental

Evitar Silos de Aplicação e Informação Evitar Custos Extras com Integração

Facilitar o Treinamento dos Usuários Promover a Conformidade Empresarial

Convergência de Frameworks Diminuir o TCO

Acelerar o ROI (Retorno sobre Investimento)

+SoftExpert ECM Suite

SoftExpert BPM SuiteSolução Corporativa Implementação Modular e Incremental

Elimina Silos de Aplicação e Informação Elimina Custos Extras com Integração

Facilita o Treinamento dos Usuários Promove a Conformidade Empresarial

Convergência de Frameworks Diminui o TCO

Acelera o ROI (Retorno sobre Investimento)

Page 14: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

ECM + BPM: 1 + 1 = 3

Gestão de DocumentosTradicional

ConteúdoGerenciado

Acelera o ROI para Gestão de ConteúdoMinimiza Riscos Corporativos(Compliance Management)

Participaçãodos

Usuários

Tipos deConteúdo

Maximiza o valor geradopara toda a organização

Reduz custosde Acesso à Informação

Conteúdo não-gerenciado Processos de Negócio

ECM + BPM

SoftExpert ECM Suite

Page 15: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Cap

tura

Flexibilidade e Integração

Escalabilidade + ROI

Eliminação de silos de informação

Soluções Específicas

Bu

sca

Wo

rkfl

ow

Re

gist

ros

GED

Wo

rkfl

ow

Co

lab

ora

ção

Re

gist

ros

GED

ECM + BPM: 1 + 1 = 3

Busca

Captura

Processos Colaborativos

Complexidade + Alto custo de integração

Custo de propriedade elevado (TCO)

Informação dispersa (silos)

SoftExpert ECM Suite

versus ECM + BPM

Page 16: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Agenda

• Desafios Empresariais– Gestão de documentos ou gestão de processos?

• Necessidades do Negócio• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor para o negócio

Page 17: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Proteção da Informação

Normas e procedimentos

Taxonomia e classificação de metadados

Controle de revisãode documentos(Workflow específico)

Bibliotecas de documentos

Gestão de Documentos

Políticas e regrascorporativas

Captura e gestãode e-mails

Políticas de retenção e agendas de expiraçãoautomatizadas

Trilhas de auditoria

Arquivo Físico

Roteamento nosestágios de temporalidade

Gestão de Registros

Busca Captura

Indexação

Contexto

Relevância

Metadados

Alertas

Fontes de conteúdodistribuídas

Visualizaçãodinâmica

Digitalização

Captura + OCR

Classificação

Gestão da Informação Aprimorada Eficácia para o NegócioPráticas Repetidas

Rotas pré-definidaspara revisão e aprovação

Atribuição de tarefas e rastreabilidade

Workflow Ad Hoc

Workflow estruturado + roteamentodinâmico

Notificaçõesdurante todo o ciclo de vida

Workflow/ BPM

Conformidade Empresarial (Compliance Management)

ECM + BPM05 Pilares para uma Estratégia Eficaz

Page 18: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Proteção da Informação

Normas e procedimentos

Taxonomia e classificação de metadados

Controle de revisãode documentos(Workflow específico)

Bibliotecas de documentos

Políticas e regrascorporativas

Captura e gestãode e-mails

Políticas de retenção e agendas de expiraçãoautomatizadas

Trilhas de auditoria

Arquivo Físico

Roteamento nosestágios de temporalidade

Gestão de Registros

Captura

Indexação

Contexto

Relevância

Metadados

Alertas

Fontes de conteúdodistribuídas

Visualizaçãodinâmica

Digitalização

Captura + OCR

Classificação

Gestão da Informação Aprimorada Eficácia para o NegócioPráticas Repetidas

Rotas pré-definidaspara revisão e aprovação

Atribuição de tarefas e rastreabilidade

Workflow Ad Hoc

Workflow estruturado + roteamentodinâmico

Notificaçõesdurante todo o ciclo de vida

Conformidade Empresarial (Compliance Management)

Gestão de Documentos

BuscaWorkflow/

BPM

+SoftExpert ECM Suite

SoftExpert BPM Suite

ECM + BPM05 Pilares para uma Estratégia Eficaz

Page 19: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• O que a integração ECM + BPM da SoftExpert pode fazer?

– Iniciar workflows automaticamente ou manualmente baseado em processos de negócio

– Monitorar e responder a eventos (Exceções de tempo)

• Revisar uma coleção de documentos simultaneamente

• Alterar o fluxo em tempo de execução

• Determinar executores em tempo de execução

• Alocar tarefas a um pool de executores

– Manipular documentos físicos com controle através dos fluxos

– Gerenciar a execução de tarefas, notificações e rastreabilidade

– Comunicar com sistemas externos

– Escalar tarefas para outros executores

– Suportar realocação de recursos

– Dinamicamente responder para alterações nas definições de papéis (grupos)

– Disparar subprocessos quando necessário

Page 20: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Oportunidade paraBaixa aderência c/ Negócio

Complexidade p/ TI

Eficiência OperacionalTI ÁgilAlinhamento EstratégicoVantagem Competitiva

Sistemas fragmentados

NecessidadesDepartamentais

Gestão Bottom-up

Soluções pontuais

Integração Nativa entrecomponentes

PlataformaCorporativa

GestãoTop-down

SoftExpertECM Suite

Visão Tática•Investimento de curto-prazo•Reativo (baseado em deadline)

Visão Estratégica•Valor preservado ao longo do tempo•Pró-ativo (foco na Performance)

ECM + BPM: Gerando valor para o negócio

Page 21: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

ECM + BPMMetas

• Reduz custos, aprimora a qualidade e promove conformidade

• COMO: roteamento de documentos, aprovação, controle, etc.Resultados

• Capturar, alinhar e aprimorar a qualidade da informação

• Encontrar e usar a informação correta no tempo apropriado

• Alavancar reuso de conteúdo, melhores práticas e melhoria contínua

• Elevar a capacidade do negócio e percepção do ambiente

• Conduzir a gestão de mudanças e agilidade

ECM + BPM: Gerando valor para o negócio

Page 22: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

• Acelera a velocidade do negócio frente a mudanças

• Aumenta atividades com processamento paralelo

• Diminui tempos de ciclo dos processos, necessidades de recursos e custos

• Otimiza a aplicação de recursos e sua utilização

• Intensifica a consistência e o controle de qualidade

• Melhora os dados operacionais para planejamento e relatórios

• Sustenta a conformidade regulatória

• Aprimora o monitoramento e auditoria dos processos

de negócio

• Eleva a segurança da propriedade intelectual

• Aperfeiçoa a flexibilidade nas diretrizes dos processos

de negócio

• Aumenta a satisfação dos clientes

ECM + BPM: Gerando valor para o negócio

Page 23: ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

Obrigado!

Carlos Aggio

ECM/BPM Product & Market Manager

[email protected]