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ARQUIVOLOGIA -TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E

SUPORTES FÍSICOS

Prof. Antonio Victor Botão

TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO

• Anteriormente – tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados.

• Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos

• Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos.


• Automação– Arquivos como usuário – computador identifica séries

documentais, registra documentos e controla o acervo.

– Arquivos como órgão de guarda e tratamento técnico de informações – computador é o próprio suporte da informação = bancos de dados.

– Recuperação rápida e eficaz – descentralização da informação.

– Racionalização da gestão documental.


• Microfilmagem– Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica,

utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica.

– Economia com espaços físicos– Instrumento de consulta – preservar os originais do manuseio– Segurança– Racionalização da informação– Formas: filme, jaqueta, microficha– Possui validade legal– LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996– Possuem imagem de abertura e de encerramento– Sempre é feito filme cópia

LEI 5433 art. 1• §2° Os documentos microfilmados poderão, a critério

da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.

• §6° Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser arquivados.

DECRETO 1799• Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional,

autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

DECRETO 1799• Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer

grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidadede reprodução.

• Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

DECRETO 1799

• Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES - 2008


• Digitalização de Documentos– Captura de imagens – scanners– Acesso simultâneo – intranet e internet– Documentos digitalizados = cópias criadas a partir de papel – sem autenticidade.

Não possuem validade legal.– Documentos digitais = criados em meio eletrônico – possuem autenticidade.

Incluem-se as cópias e perdem a validade legal se impressos.• Workflow• GED

• METADADOS = descritores de informação – identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem,

estrutura de dados) – identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmissão, etc.)


• Workflow– Localização do documento dentro da organização– Gerenciamento eletrônico de processos de

informação através de rotinas e ações pré-definidas = organização e monitoramento através de departamentos da organização

– Maior produtividade, segurança e controle.


• GED– Gerenciamento Eletrônico de Documentos– Conversão de documentos em suporte papel ou microfilme para

formato eletrônico– Representado por figura de uma página e gerenciado por

software– Indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e

visualizados– Pode converter uma imagem em texto – OCR –

Reconhecimento Óptico de Caracteres– Não assegura à instituição a eliminação dos originais em papel,

nem servem como prova documental


• Doc´s de arquivo que são produzidos em sistemas ambientes de rede, ou seja, docs eletrônicos, incluindo bases de dados;

• Realizado através de um conjunto de elementos (hardware e software) que gerenciam o ciclo de vida dos documentos = criar, aprovar, revisar, processar, arquivar, distribuir;


• Gerenciamento eletrônico de documento ou GED é “a somatória de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica, reforçando então que não é necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas sim, que o tratamento dispensado a estes, ou instrumentos de gestão documental sejam produzidos com o uso destas tecnologias”.


• Então:– Gestão de documentos + tecnologia = GED

– Tecnologia = hardware e software


• Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED– uso de ferramentas eletrônicas para gerenciar

documentos em vários suportes.• É diferente de• Gerenciamento Documentos Eletrônicos – GDE

– Gerenciar documentos produzidos em meio digital, independente da ferramenta.

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES - 2008

GABARITOS

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