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Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital Encontro Internacional de Arquivos Da Produção à Preservação Informacional: desafios e oportunidades Évora, 3 e 4 de outubro de 2014

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Da adoção de boas práticas ao

Plano de Preservação Digital

Encontro Internacional de Arquivos Da Produção à Preservação Informacional:

desafios e oportunidades

Évora, 3 e 4 de outubro de 2014

Évora, 03-10-2014

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

1. Preservação digital: principais fatores a considerar

2. Digitalização de documentos vs criação de objetos nado-digitais 3. Estratégias e medidas adotadas 4. Principais desafios até à concretização do Plano de Preservação Digital

Abril de 2014

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Évora, 03-10-2014

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Produção de objetos digitais:

- Digitalização de documentos - Criação de objetos nado-digitais

Évora, 03-10-2014

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

Exemplos de aplicação: Digitalização de documentos à guarda

do Arquivo Digitalização de documentos em papel

que dão entrada em sistemas de informação do Município

Produção de objetos digitais: digitalização de documentos

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

- Digitalização Suporte original analógico e

informação recuperável, na maior parte dos casos

Muita informação disponível

Requisitos identificados, testados e implementados

Produção de objetos digitais:

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

Exemplos: Produção de registos em sistemas de

informação

Produção de documentos autenticados digitalmente (Gestão Documental; Plataformas eletrónicas…)

Fotografia digital

Convites eletrónicos

Produção de objetos nado-digitais

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

Falta de estratégia associada a uma cultura organizacional

Tentação de replicar os procedimentos “do papel” “no digital”

Legislação e regulamentação insuficientes

Crescimento exponencial…

Riscos acrescidos…

Produção de objetos nado-digitais:

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Évora, 03-10-2014

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital O

r d

e n

a r

o

c

a o

s …

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

Produção de objetos NADO-digitais:

ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE

AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Independentemente da forma como são gerados, os objetos digitais têm que ser geridos, desde o momento da sua produção e mantidos (apenas) enquanto são necessários.

Preservação

Seleção

Produção/Captura

Évora, 03-10-2014

Évora, 03-10-2014

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Vários fatores e intervenientes decisivos para a preservação da informação digital

Metainformação

Repositório Formatos

Tecnologias

Sistemas de informação Aplicações

Legislação

Normas

Utilizadores/ Produtores

de informação

Objetos digitais

Arquivo

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

Objetos digitais: COMO PREVENIMOS A SUA PRESERVAÇÃO?

ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ACESSIBILIDADE? INTEGRIDADE? AUTENTICIDADE? LEGIBILIDADE?

Objetos digitais

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO

MIGRAÇÃO ADOÇÃO DE FORMATOS DE PRESERVAÇÃO

NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO

ARMAZENAMENTO EM REPOSITÓRIO DE

PRESERVAÇÃO

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

MIGRAÇÃO DE INFORMAÇÃO estruturante para a atividade do Município Registo de correspondência (em curso)

Deliberações do Município (em curso)

Fotografia digital do Gabinete de

Comunicação do MO (em fase de testes)

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

MIGRAÇÃO

- Registos de Correspondência (c. 1 486 000 registos, 2000-2012)

- Deliberações do Município (c. 9 000 registos e c. 28 000 anexos, 2007-2013)

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

MIGRAÇÃO

- Registos de Correspondência - Deliberações do Município METODOLOGIA Mapeamento e migração de dados Migração dos objetos digitais associados a cada

registo

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

MIGRAÇÃO

Fotografia digital METODOLOGIA

Mapeamento dos metadados embebidos nos objetos

digitais e respetiva migração para campos específicos da base de dados

Migração dos documentos associados a cada registo

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO FORMATOS DE PRESERVAÇÃO 1. Desde o momento da produção dos objetos

digitais

2. Através da conversão para formatos de preservação que assegurem a permanência das características dos documentos originais

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A

Documentos recebidos pelo Município - Submetidos pelos munícipes, autenticados por assinatura digital - Produzidos internamente, assinados digitalmente

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A • Documentos produzidos pelo MO, assinados

digitalmente com cartão do cidadão

• Não há necessidade de conversão do documento assinado para um formato de preservação, evitando-se comprometer a integridade e autenticidade do documento

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO NEF – formato proprietário - Nikon

NEF DNG

DNG – formato aberto - ADOBE

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários - Pode de não ser possível manter o formato a longo

prazo, na ausência ou por decisão do proprietário

(falência, descontinuação, etc.)

- Encriptação de dados num formato específico,

levando à obrigatoriedade de utilização do software

proprietário para processamento dos dados

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários DNG – “Digital Negative”

- Especificação que normaliza os dados RAW,

permitindo ultrapassar as dificuldades criadas pelos formatos exclusivos de cada proprietário.

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Documentos textuais PDF Documentos textuais à guarda do Arquivo Documentos expedidos, digitalizados pelos vários

serviços, depois de assinados PDF/A Documentos recebidos, registados e digitalizados pelo

Expediente

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Imagens fixas bidimensionais TIFF Documentos gráficos até A2 Documentos fotográficos

JPEG Não se tratando de um formato de preservação, foi a

solução encontrada para a digitalização de documentos de grande formato (exº: plantas, mapas, cartazes, etc.)

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA Principais Referenciais:

MIP ISAD (G)/ ISAAR (CPF)…

Dublin Core [ISAD (G)>DC]

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA / ADMINISTRATIVA

No momento da produção: Aplicação do Plano de Classificação (PCIAL)

Sensibilização e implementação de uma gestão por

processos Contextualização da produção dos documentos

GESTÃO DOCUMENTAL

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

METAINFORMAÇÃO

No momento da produção:

Plano de Classificação (PCIAL) Tabela de seleção

Plano de Preservação Digital

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO REPOSITÓRIO WORM – Write Once Read Many Proteção da informação a partir da preservação de

uma matriz digital

Acesso a informação sem prejuízo da matriz digital,

devido à criação de ficheiros de imagem de menor resolução para consulta (JPEG).

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014

Nancy MACGOVERN - Digital preservation: principles and practice

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE

Implementação de ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO HARMONIZADAS

Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE

Obrigada!

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