arquivologia para concursos 01

7/26/2019 Arquivologia Para Concursos 01

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Conceito e princpios

de arquivamento

Fabrcio Mariano

Introduo

No Brasil, o conceito de arquivo pode ser encontrado na Lei 8.159/91.

Essa lei dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d

outras providncias. Assim, de acordo com o artigo 2. desta, temos que

Art. 2.: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidadesprivadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoafsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Definies de autores de grande importncia

na rea de Arquivos

T. R. Schellenberg

Arquivos so documentos de qualquer instituio pblica ou privada quehajam sido conservados de valor, merecendo preservao permanente para

fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados

para depsito, num arquivo de custdia permanente (SCHELLENBERG, 2005).

Nota: o termo custdia (guarda dos documentos pelo governo) tem a

sua origem, de acordo com a abordagem de Schellenberg, na Revoluo

Francesa.

Helosa Liberalli BellottoArquivo toda coleo de documentos conservados, visando sua utili-

dade que podero oferecer futuramente (BELLOTTO, 2004).

Nota: para essa autora, verifica-se a importncia do documento para

valor futuro, ou seja, ela tem como caracterstica considerar mais impor-

tantes os documentos da terceira idade. Mais adiante, sero explicadas as

idades dos documentos.

*Mestre em E

pela Wisconsin In

nal University. Pado em Finanas Corporativa pelasidade Candido (UCAM). GraduaFsica pela UnivFederal do Rio d(UFRJ).Professor tituto de Admido Rio de JaneiProfessor de cuparatrios para co


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Conceito e princpios de arquivamento

Hilary Jenkinson

Arquivos so documentos produzidos ou usados no curso de um ato ad-

ministrativo ou executivo (pblico ou privado) (JENKINSON, 1948).

Nota: essa definio tem como caracterstica o objetivo funcional do do-

cumento na instituio, seja ela pblica ou privada.

Concluindo, no h uma definio prefervel em detrimento s demais,

pois cada uma foi produzida dentro de um contexto histrico e cultural pr-

prio. A definio correta a que sirva a cada instituio, de acordo com sua

realidade e necessidade particular.

Deve ficar claro que a guarda dos documentos, no que se refere

sua tipologia documental, pode variar de empresa para empresa.

O conceito de tipologia documental ser visto adiante.

Finalidade e funo do arquivo

Todo o material de arquivo tem um objetivo funcional, logo, tem a finali-

dade de servir a quem de interesse, e a funo de guardar os documentos,

nas entidades mantenedoras, que so locais onde haver a guarda de docu-

mentos, que pode ter a custdia ou no do governo.

Centro de documentao

rgo responsvel pelo tratamento e disseminao da informao, ou

seja, fornece as informaes seletivas definidas pelo prvio conhecimento

do perfil do seu usurio.

Os rgos de documentao podem ser representados por

arquivos;

bibliotecas;

museus;

centros de documentao etc.


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Anlise e manuteno documental

Aanlise documentaldesdobra-se em:

registrar consiste no registro cronolgico de todos os documentos

neles encontrados;

classificar consiste em selecionar os documentos, de acordo com

um planejamento e programao determinados. A classificao , em

suma, um conjunto de regras lgicas para orientar o arquivista.

A manuteno documentalcompe-se de:

ordenar consiste em reunir a documentao nos grupos que foram

definidos na etapa de classificao. A ordenao um ato executrio

e complemento operacional da classificao, ou seja, o ato de fazer o

arquivo. A classificao a parte terica, a ordenao, a parte prtica;

conservar a guarda dos documentos em locais adequados e nas me-

lhores condies possveis, levando em conta os fatores fsicos, qumicos

e biolgicos, que podero levar deteriorao dos documentos;

procurar caracterizada pela busca dos documentos, que devero

ser encontrados prontamente, quando solicitados;

difundir a difuso documental objetiva a redistribuio da informa-

o arquivada s pessoas e rgos diretamente interessados.

Diferenciao entre arquivo e biblioteca

Arquivo Biblioteca

S serve ao pas de origem1 Pode receber doaes de outros pases

Cpias devem ser evitadas Podem ser feitas cpias

Tem objetivo funcional Tem objetivo de consulta e pesquisa

Resoluo de questes

1. (TSE Tcnico Judicirio CESPE) Julgue os itens a seguir, acerca da

fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

1Se um docum

de um Arquivo deA para um pas Bchegar ao pas B, sificado como m

Biblioteca.


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I. Uma boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a eli-

minao dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental

total.

II. Prevalece, nessa fase, o valor secundrio dos documentos, pela im-

portncia administrativa que eles tm.

III. A ausncia de normas que guiam a organizao dos arquivos cor-

rentes pode provocar a m utilizao do espao e do equipamento.

Assinale a opo correta.

a) Nenhum item est certo.

b) Apenas os itens I e II esto certos.

c) Apenas os itens I e III esto certos.

d) Todos os itens esto certos.

Soluo:

Comentando item a item:

I. No que se refere guarda dos documentos, deve-se constantemente

verificar se o documento ainda deve permanecer nas suas respectivas ida-

des (primeira, segunda ou terceira idade), visto que a massa documental

de uma empresa flexvel, ou seja, pode aumentar ou diminuir no tempo,requerendo, assim, avaliaes peridicas da massa documental, de acor-

do com mudanas possveis na empresa. Assim, correto dizer que uma

boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a eliminao

dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.

II. Incorreto, pois o valor secundrio de um documento est associa-

do aos documentos que perdem a funo administrativa, segundo

Schellenberg. Logo, o valor secundrio do documento no est as-

sociado sua importnciaadministrativa, mas sim perdada funoadministrativa. A funo administrativa de um documento est asso-

ciada ao documento ter um objetivo funcional na empresa.

III. Correto. Na verdade, a ausncia de normas nos arquivos pode pro-

vocar a m utilizao do espao e do equipamento de qualquer or-

dem. Logo, normas e regras devem ser definidas obrigatoriamente.

Gabarito: C


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2. (TSE Tcnico Judicirio CESPE) possvel estabelecer uma srie de

diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assina-

le a opo correta.

a) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com ob-

jetivos funcionais, e os de biblioteca com objetivos culturais.

b) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas, e

os de biblioteca por atividades organizacionais.

c) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos

predeterminados, e os de biblioteca pelas particularidades das ati-

vidades geradoras.

d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exem-

plares, e os de biblioteca em um nico exemplar ou em limitado

nmero de cpias.

Soluo:

Quando se fala que os documentos de arquivo so produzidos e con-

servados com objetivos funcionais, deve-se ficar claro que a preocupa-

o maior est associada aos documentos que so importantes para a

instituio no seu uso corrente, diferente da biblioteca, que tem como

caracterstica maior objetivos culturais.

Gabarito: A

3. (TRE/PB Tcnico Judicirio FCC) Desde o momento em que so cria-

dos at sua destinao final, os documentos de arquivo cumprem ciclo

de vida em que a passagem de uma etapa ou condio para outra:

a) obedece a normas emanadas dos servios de protocolo.

b) est prescrita nas guias de recolhimento.

c) resulta do processo de avaliao.

d) corresponde a perodos quinquenais e decenais de temporalidade.

e) vem indicada nos planos de arquivamento e classificao.

Soluo:

A massa documental flexvel no tempo e varia de instituio para

instituio, deve ficar claro que o mtodo de arquivamento flexvel e


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a documentao ali existente deve ser avaliada periodicamente para

definir a sua destinao.

Gabarito: C

4. (TRE/SE Tcnico Judicirio FCC) Inspirados no clssico autor

Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os pro-cedimentos da rea comparando-os aos praticados pelas demais ins-

tituies de custdia de documentos. Nessa linha de abordagem,

possvel afirmar que os arquivos,

a) ao contrrio das bibliotecas, renem documentos desprovidos de

autonomia.

b) ao contrrio dos museus, no dispem de documentos iconogrficos.

c) ao contrrio das bibliotecas, s comportam documentos manuscritose dactiloscritos.

d) semelhana dos museus, tm uma funo social de lazer e entrete-

nimento.

e) semelhana dos centros de documentao, organizam seu universo

documental a partir de descritores e palavras-chave.

Soluo:

O centro de documentao o rgo responsvel pelo tratamento e

disseminao da informao, ou seja, fornece as informaes seleti-

vas definidas pelo prvio conhecimento do perfil do seu usurio. De

acordo com essa definio, verifica-se que os arquivos organizam seu

universo documental com o objetivo de transmitir a informao para

quem de interesse, de acordo com a realidade da instituio. Desse

modo, tanto arquivos quanto centros de documentao devem ser

organizados a partir de descritores e palavras-chave, para facilitar a

recuperao das informaes, quando estas forem necessrias.

Gabarito: E

(CESPE ANAC Tcnico Administrativo) Acerca das teorias e dos prin-

cpios arquivsticos, julgue os itens a seguir.


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5. A instituio de interesse pblico com objetivo de conservar, estudar

e colocar disposio do pblico colees de peas e objetos de valor

cultural considerada um arquivo.

Soluo:

Item incorreto, pois essa a definio de biblioteca. Lembrando que umdocumento de arquivo no deve estar necessariamente disposio do

pblico. De acordo com Schellenberg, um documento de arquivo no

tem finalidade cultural, os demais autores, como Helosa Bellotto e Ma-

rilena Leite Paes, consideram que os arquivos tm finalidade cultural.

Gabarito: errado

6. A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da

administrao. Em um segundo momento, considera-se o valor para a

histria e a cultura de uma sociedade.

Soluo:

Item correto, pois, em um primeiro momento, o documento tem ob-

jetivo funcional para a instituio, ou seja, importante para o uso

corrente, de acordo com as atribuies administrativas. Nesse item,

considerada a finalidade cultural do documento, ou seja, viso contr-

ria de Schellenberg, e de acordo com os demais autores.

Gabarito: certo

7. (CESPE ANTAQ Tcnico Administrativo) Acerca de arquivamento e

procedimentos administrativos, julgue o item a seguir.

Os documentos de arquivo no so objeto de coleo, mas produtos e

subprodutos das funes e das atividades de uma organizao pbli-

ca ou privada, e das atividades de uma pessoa fsica.

Soluo:

Documento qualquer coisa que contenha uma informao. Em regra,

necessita de um suporte no qual a informao ser inserida como, por

exemplo, em um documento textual, o suporte o papel. Sendo assim,

os documentos de arquivo so produzidos pelas funes e atividades das

instituies em geral, no sendo necessariamente objetos de coleo.

Gabarito: certo


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A Arquivstica: origem e histria

A arquivstica, tambm conhecida como Arquivologia, tem por objeti-

vo o conhecimento da natureza dos arquivos, teorias, mtodos e tcnicas a

serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e uti-

lizao (ARQUIVO NACIONAL, 1992).

O Arquivo como instituio tem a sua origem na antiga civilizao grega

(sculo V e IV a.C.). Os atenienses guardavam seus documentos de valor no

templo da me dos Deuses, isto , no Metroon, junto da corte da justia, na

praa pblica, em Atenas.

Nos templos, eram conservados(as)

tratados;

leis;

minutas de assembleias;

documentos oficiais;

discursos de Scrates;

documentos com os nomes dos vencedores das olimpadas.

Legitimao da Arquivologia

A legitimao da Arquivologia ocorreu de forma diferente em cada pas,

pois deve ser levado em conta fatores polticos, histricos, culturais e socio-

lgicos, assim como os tipos de documentos existentes, de acordo com a

realidade de cada regio.

A seguir, uma breve descrio da legitimao da Arquivologia, em alguns

pases.

Frana

A origem da custdia dos documentos (guarda pelo governo) est funda-

mentada na Revoluo Francesa, em que, aps o golpe de Napoleo Bona-

parte, o governo passa a ter a custdia dos documentos, legitimando, assim,

a Arquivstica nesse perodo.


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Caractersticas e conquistas da Arquivstica

na Revoluo Francesa

criao de uma administrao nacional e independente de arquivos;

proclamao do princpio de acesso do pblico a arquivos;

reconhecimento da responsabilidade do estado pela conservao dos

documentos de valor, do passado;

destruio do arquivo de propriedade do antigo regime;

12 de setembro de 1790 foi criado o arquivo nacional, com o objetivo

de guardar documentos da nova Frana, documentos esses que tradu-

ziam suas conquistas e mostravam suas glrias;

1974 administrao de arquivos pblicos. Os documentos do passa-

do eram agora de propriedade pblica e, logo, haviam de ser conser-

vados;

1976 criou-se uma jurisdio para cuidar dos documentos antes

mantidos nos depsitos distritais;

durante toda a Revoluo Francesa, os documentos foram considera-

dos bsicos para a manuteno de uma antiga sociedade, e para o es-

tabelecimento de uma nova.

Inglaterra

Cinquenta anos aps a Revoluo Francesa, a Arquivstica foi legitimada

na Inglaterra, mas sua legitimao de fato se deu por uma circunstncia pr-

tica (para organizao de documentos pblicos e privados) e cultural, pois

houve um engajamento de historiadores para fazer valer o reconhecimento

da importncia dos documentos.

Caractersticas e conquistas da Arquivstica na Inglaterra

1800 descoberta de 50 depsitos espalhados por toda Londres: de-

terminou-se a criao de um inqurito oficial para investigar a situao

de documentos oficiais;


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1800 criou-se uma comisso de documentos; em 1836, foram relata-

dos fatos sobre a conservao dos documentos e, em 1838, determi-

nou-se a Lei dos documentos pblicos;

14 de agosto de 1838 criao do arquivo central: Public Record Office,

criao de ordem prtica e cultural;

impulso cultural dos historiadores para fazer com que o pblico reco-

nhecesse o valor do documento.

Estados Unidos

Cem anos aps a Revoluo Francesa, a Arquivstica foi legitimada nos

EUA, ocorreram debates no congresso sobre a importncia dos arquivos para

pesquisa da histria americana.

Caractersticas e conquistas da Arquivstica nos EUA

de 1875 a 1878 O presidente Rutherford Hayes disse: os documentos do

governo constituem uma valiosa coleo para o pas, seja quanto ao valor

pecunirio, seja quanto importncia pblica(SCHELLENBERG, 2005);

em 1912, o congresso autorizou a elaborao de planos de construo

de um edifcio, e em 1933 foi construdo de fato;

19 de junho de 1934 criao do arquivo nacional;

at a criao do arquivo nacional nos EUA, vrios debates foram criados

pelo congresso sobre a importncia dos arquivos.

Resoluo de questes

1. A legitimao da arquivstica foi consolidada na Revoluo Francesa,

onde antigos documentos foram destrudos ou colocados em depsi-

tos, na prtica ocorreu a destruio do direito de propriedade do antigoregime (SCHELLENBERG, 2005).

Acerca da legitimao da arquivstica, julgue os itens a seguir como

certo ou errado.

a) ( ) A criao do arquivo nacional na Frana tinha como objetivo

guardar documentos da nova Frana, que traduzissem suas con-

quistas e sua glria.


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b) ( ) A Revoluo Francesa implantou o conceito da responsabi-

lidade do estado pela conservao de documentos de valor, do

passado, desde que este no garantisse direito de propriedade.

c) ( ) A legitimao da arquivstica na Inglaterra um desdobra-

mento da Revoluo Francesa, em que o governo ingls verificou

com o tempo a sua importncia, mas sua estrutura difere da fran-cesa, pois na Frana a arquivstica est ligada a um ministrio, e na

Inglaterra a um rgo independente.

d) ( ) Aps 100 anos da Revoluo Francesa, a arquivstica nos EUA

foi considerada de grande importncia, onde ocorreram debates

no congresso sobre a importncia dos arquivos para pesquisa da

histria americana, culminando em 1912 com a elaborao de pla-

nos de construo de um edifcio pelo congresso.

Soluo:

Comentando item a item:

a) Certo. A criao do arquivo nacional na Frana tinha como obje-

tivo maior guardar os documentos criados a partir da Revoluo

Francesa.

b) Certo. Na Revoluo Francesa foi criado o conceito de custdia, ou

seja, guarda de documentos pelo governo. Entretanto, documen-tos anteriores Revoluo Francesa foram conservados desde que

no estivessem associados a garantias de direitos de propriedade.

c) Errado. A legitimao da Arquivologia na Inglaterra no est asso-

ciada Revoluo Francesa. Tem como caracterstica marcante es-

tar associada a uma preocupao organizacional dos documentos

do governo ingls.

d) Certo. Os EUA entendem que informao poder.2. (NCE) A preocupao com a avaliao de documentos surge:

a) em decorrncia da proliferao de tipos de publicaes e socieda-

des cientficas, 1890.

b) na Revoluo Industrial, na Inglaterra.


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c) em consequncia do aumento considervel da produo de docu-

mentos, durante e aps a Primeira Guerra Mundial.

d) em consequncia do aumento considervel da produo de docu-

mentos, e aps a Segunda Guerra Mundial.

e) em torno de 1455, com a inveno da imprensa por Gutenberg(1400-1467).

Soluo:

De acordo com Schellenberg, os documentos passam a ter importn-

cia estratgica durante e aps a Primeira Guerra Mundial, pois a massa

documental passa a crescer em progresso geomtrica.

Gabarito: C

3. (NCE) A abordagem da teoria das trs idades oriunda:

a) dos Estados Unidos.

b) da Frana.

c) do Canad.

d) da Espanha.

e) do Reino Unido.

Soluo:

A teoria das trs idades, que ser detalhada adiante, foi criada nos EUA,

por Schellenberg.

Gabarito: A

Dica de estudo

MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,

2010.


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Referncias

BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.

Rio de Janeiro: FGV, 2004.

DISPONVEL EM: . Acesso em: 15 jan. 2010.

DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.

Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.

FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.

JENKINSON, Hilary. The English Archivist, a New Profession. London: H. K. Lewis,

1948.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de

Janeiro: FGV, 2005.


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