APOSTILA

Plano de Auditoria

Apostila criada para o desenvolvimento do projeto 5S, da Universidade Federal do

Pampa, tendo como objetivo auxiliar na aplicação da ferramenta nos laboratórios e

demais locais pertinentes da própria Universidade.

SABEDRA, Carlos; PACHECO, Carolina; TEIXEIRA, Hellen; BARROGGI, Laura;

GOMES, Lincoln; NUNES, Maurício; POLLA, Paolla; BRESOLIN, Sidonia. Apostila

5S. Universidade Federal do Pampa: Bagé, 2016.

5S

5S é um programa da Qualidade Total que trata dos sensos de utilização, organização,

limpeza, higiene e ordem mantida, com o intuito de gerar uma mudança no ambiente de

trabalho. Esta mudança acarreta em bons resultados para a organização, ou seja, a mesma

combate os desperdícios; os funcionários trabalham com mais saúde e segurança e; o

ambiente de trabalho passa a se tornar um local limpo e organizado. Além disto, os

desperdícios geram preços altos, tornando a vida de cada um mais cara. No entanto, a

mudança não ocorre somente no ambiente de trabalho físico em si e sim, no comportamento

das pessoas que estão inseridas neste local, proporcionando total reorganização do ambiente

através da eliminação de materiais obsoletos, identificação dos materiais, execução constante

de limpeza no local de trabalho e construção de um ambiente que proporcione saúde física e

mental e manutenção da ordem implantada.

SUMÁRIO

1 SIGNIFICADO .............................................................................................................. 5

1.1 Como fazer? ................................................................................................................... 5

2 APLICAÇÃO ................................................................................................................. 9

2.1 Fundamentos para uma boa auditoria de 5s ............................................................. 10

3 EXEMPLOS PRÁTICOS ........................................................................................... 13

1 SIGNIFICADO

São as auditorias que garantem um cenário de progresso do 5S. Trata-se de uma

estratégia de manutenção pré-datada de acordo com a meta estabelecida e, posteriormente

uma cobrança de resultados. É necessário que o auditor seja imparcial ao ambiente de

aplicação, para facilitar a visão de desvios do objetivo. O plano de auditoria funciona como

uma agenda, com base no programa de auditoria, onde serão detalhados os processos a serem

auditados, ou seja, os dias, os horários, entre outras informações específicas de cada auditoria.

Nesta etapa o envolvimento e capacitação da liderança devem estar à disposição desde

a primeira fase do processo. Uma estratégia errada pode causar transtornos e

desentendimentos na equipe. Se na ocorrência de visita surpresa o líder não estiver capacitado

para facilitar o entendimento da equipe com relação ao programa, poderá haver desconfiança

entre chefes e auditados, fato que prejudicaria o próprio 5S e a meta estabelecida.

“Uma pessoa educada, treinada, saudável e valorizada é uma pessoa com alto

potencial de produtividade. Se, além disso, ela encontrar um ambiente de trabalho sadio,

calmo, limpo e seguro, provavelmente terá alta produtividade.”

1.1 Como fazer?

Não há regra ou questionário padrão de auditoria, é preciso estar de acordo com a

realidade do ambiente a ser auditado e definir critérios de avaliação.

Para os critérios de avaliação, primeiramente é criado um questionário com os fatores

relevantes em cada S, e, posteriormente com essas informações em forma de planilha, serão

elaborados planos de ação. Os dados coletados servirão para avaliar o que está crítico a ser

mudado e/ou melhorado, e as variáveis que implicam a execução da melhoria.

Também pode ser feito uma estatística para avaliar os altos e baixos das variáveis

encontradas, através de um controle estatístico do processo e, se necessário um treinamento

(palestras, minicursos) para os auditados.

Sabendo o que se tem a melhorar, poder ser estabelecido prazos, e os resultados

podem apresentar simbologias de recompensa como: estrelinhas e selos prêmios. O auditor

deve criar um clima agradável e descontraído entre as equipes. A proximidade entre a equipe

e o auditor é de extrema importância nesta etapa para que haja confiabilidade e interesse dos

auditados com o processo de melhoria. O auditor deve ser objetivo e estar

ciente que receberá críticas. Portanto, é necessário boa relação com pessoas, ser ético e

dominar bem o quesito a ser implantado.

Em suma a auditoria permitirá o controle e avaliação, ou seja, se as atividades

realizadas estão de acordo com as ações planejadas.

Fonte: RIBEIRO (2013)

A figura acima demonstra bem as etapas necessárias para desenvolver-se o Plano de

Auditoria de determinada instituição. Desta forma observamos que:

A primeira etapa constitui-se da CAPACITAÇÃO DOS AUDITORES, onde uma

vez escolhidos os membros que auditarão os ambientes de cada Equipe 5S, estes

devem ver questões como: forma correta de preenchimento dos formulários de

auditoria, como analisar e identificar os pontos críticos, como proceder durante

momento da auditoria, caráter das perguntas realizadas durante entrevista com

membros da Equipe 5S. O treinamento deve ser dado por profissional capacitado e já

com experiência no programa e realização de auditorias.

Na segunda etapa ocorre o PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS, que representa

a forma, métodos, controles, instrumentos para serem utilizados no processo. Por fim,

a responsabilidade do planejamento é deixada a cargo do comitê de auditoria, e

precisam ser discutidas todas as possíveis variáveis com as pessoas chaves da equipe,

onde todos os membros necessitam das informações do trabalho que será realizado.

Para que o planejamento feito possa ser colocado em prática

respeitando aos prazos acertados com a empresa.

A terceira etapa é o momento da AUDITORIA, onde o auditor colocará em prática os

conhecimentos adquiridos durante seu treinamento e planos de ações desenvolvidas no

momento do planejamento. É importante que o auditor seja pontual (quando a

auditoria for programada), se porte de forma adequada à situação (não repreender

nenhum integrante da equipe ou fazer comentários negativos, não construtivos), bem

como se vista adequadamente e destine integralmente sua atenção ao momento

destinado. É importante frisar que ferramentas como tirar fotos, fazer vídeos, realizar

entrevistas e conversas informais também podem ser utilizadas para laudo final.

O FEEDBACK PARA O AUDITADO, é a quarta etapa a ser realizada. Nesta, o

auditor retorna suas impressões enquanto realizava a auditoria, apresentando pontos de

cada senso que devem ser melhorados para futura reavaliação. Este feedback é dado

ao gestor da equipe, e é o momento de ser claro e objetivo com o mesmo. Elogios e

incentivos também devem ser dados ao gestor (esta atitude encorajará o gestor para

seguir o programa com sua equipe).

A ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO, quinta etapa, deve conter todas as

informações (anotações, impressões, avaliações) feitas pelo auditor no momento da

auditoria; A pontuação dada a cada senso deve estar bem explicitada seu porquê,

levantando os pontos onde houveram descontos e o que deve ser feito para repará-los.

O auditor deve realizar esta atividade, uma vez que é o mais apto a detalhar toda a

atividade realizada. Estes relatórios são arquivados a fim de manter histórico do

avanço de cada equipe no programa.

A sexta etapa constitui-se da DIVULGAÇÃO DE RESULTADOS. Os dados e

resultado da auditoria realizada é divulgada publicamente dentro da instituição,

tornando assim o processo transparente para ambas as partes (coordenadores do

projeto dão visibilidade aos trabalho desenvolvidos e equipes coordenadas criam

ambiente de auto superação a cada etapa vencida). Os resultados impactam

diretamente na disponibilidade, rendimento e eficiência dos setores que participam do

programa, uma vez que suas rotinas são melhoradas continuamente. Esta é realizada

pelos coordenadores do projeto, junto ao auditor.

As etapas subsequentes, sétima e oitava respectivamente,

ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO PELAS ÁREAS e MELHORIAS, são

de responsabilidade dos gestores e facilitadores junto às suas equipes. Onde os

mesmos analisarão os pontos apontados pelo auditor, estudarão práticas e

desenvolverão padrões para aprimorá-los (melhorias realizadas).

2 APLICAÇÃO

O conhecimento é essencial para realizar uma auditoria eficiente, conhecer as

atividades e operações da entidade é fundamental para um bom resultado. Se o auditor sabe

dos processos que a empresa pratica, poderá estudar melhor seus procedimentos, e aplicar

testes específicos de acordo com as circunstâncias (ATTIE, 2000, p. 45-46), desta forma, os

seguintes aspectos auxiliam no conhecimento prévio das atividades:

- Controles Organizacionais: Os controles organizacionais fazem com que o auditor possa

ter melhor entendimento sobre os processos e operações da empresa, como também analisar a

função de cada empregado, e as decisões tomadas que podem determinar o rumo das

atividades da entidade.

- Controles Gerais da Atividade: Uma das formas que auxiliam o auditor a investigar os

controles sobre as operações são os controles gerais da atividade, dessa forma o auditor tem a

informação de como a empresa distribui responsabilidades e delega autoridade, descobrindo

qual o grau de responsabilidade das pessoas que tem o controle sobre as atividades, esse

muitas vezes é o ponto principal da auditoria.

- Controle dos Sistemas de Informações: O auditor precisa que as informações analisadas

por ele sejam de qualidade, propiciando melhor desenvoltura no trabalho a ser realizado, caso

não haja essas informações o auditor estenderá o processo para investigar possíveis

problemas, desconhecidos pelos responsáveis de cada área.

- Controles Internos Contábeis: Esse método identifica os procedimentos de controle

utilizados para haver uma correta segregação de funções, e de controles adequados sobre o

processamento das transações. A confiabilidade sobre a exatidão e a veracidade das

transações é necessária para ter um bom sistema.

- Princípios e Métodos de Contabilidade: Serve para a avaliação do auditor, sobre os

princípios e métodos utilizados pela contabilidade da empresa, analisando a exatidão e

consistência dos mesmos.

Os principais objetivos a serem atingidos são os seguintes (ALMEIDA, 1996, p. 123):

Adquirir conhecimento sobre a natureza das operações, dos negócios e forma de

organização da empresa;

Planejar maior volume de horas nas auditorias preliminares;

Obter maior cooperação do pessoal da empresa;

Determinar a natureza, amplitude e datas dos testes de auditoria;

Identificar previamente problemas relacionados com contabilidade,

auditoria e impostos.

As auditorias de 5S têm normalmente um ou mais dos seguintes objetivos:

● Medir o padrão atual de 5S para posteriormente avaliar a sua evolução;

● Verificar o padrão atual de 5S para comparar à meta estabelecida;

● Servir como ferramenta de promoção contínua do 5S;

● Comparar a evolução do processo de 5S por toda a organização;

● Servir como feedback para avaliação do plano de implantação ou dos planos de

ação;

● Verificar o estágio de consolidação da implantação do 5S.

Estas auditorias podem ser de rotina ou provocadas por mudanças significativas no

ambiente de trabalho e são feitas por profissionais devidamente qualificados para auditorias

de 5S (auditores de 5S) e que não têm relação direta com as áreas auditadas.

Uma diferença básica entre auditorias de 5S e auditorias de normas é que normalmente

não há necessidade da área auditada em 5S definir prazos para a correção dos problemas

levantados pelo auditor, isto é, na auditoria seguinte, o auditor utilizará os registros da anterior

como referência, mas não se limitará apenas na avaliação destes registros, os problemas

anteriores serão simplesmente relatados na nova auditoria, cabendo ao responsável pela área

justificar para o seu líder e não para o auditor.

2.1 Fundamentos para uma boa auditoria de 5s

Normalmente os problemas encontrados nas auditorias de 5S são provocados por falta

de domínio dos conceitos por parte dos auditores, ou seja, quando os auditores de 5S não

foram treinados ou receberam um treinamento deficiente, tendem a cometer falhas na

interpretação adequada dos conceitos, criando uma imagem negativa para os auditados. A

falha mais frequente é a preocupação com a formatação e a estética do ambiente, em vez da

preocupação com a sua funcionalidade e o respeito às características e as individualidades.

Em uma auditoria de 5S, nada se pode concluir sem que antes tenha uma argumentação do

auditado. O 5S não é preconceituoso, ou vaidoso. O 5S é, simplesmente, funcional. A Tabela

a seguir apresenta vários exemplos que demonstram as falhas mais

frequentes na interpretação dos conceitos do 5S.

PROBLEMA APARENTE APONTADO

PELO AUDITOR 5S

COMENTÁRIOS

Recursos velhos e\ou antigos Não é problema se é utilizado e está em

boas condições de uso (cumpre plenamente

as funções). Atenção, não confundir antigo

com antiquado.

Algo feio Feio para quem? 5S não se preocupa com

estética mas sim funcionalidade.

Papel espalhado na mesa Não é problema se está sendo utilizado ou é

de fácil acesso ao usuário.

Falta de identificação ou sinalização Não é problema se a sinalização não

facilitaria em nada o acesso ao possível

recurso\ambiente.

Sujeira momentânea e em locais de difícil

acesso

Não é problema quando está intrínseca à

atividade ou que não gera riscos ao

ambiente exposto e está incluída num

período definido para limpeza.

Roupa suja Não é problema do SEISO, mas sim do

SEIKETSU (caso o motivo fosse

relaxamento).

Misturar problemas de conservação com

sujeira

De acordo com definições do pensamento

5S, problemas na conservação são

atribuídos ao SEIRI e com sujeira com

SEISO.

Falta de padrão dos móveis Não é problema desde que cada móvel seja

adequado à sua função, incluindo aspectos

ergonômicos.

Avaliar aspecto de segurança em um dos S’s Na prática, todos os sensos estão

relacionado com segurança, custo,

qualidade, meio ambiente e outras

ferramentas gerenciais.

Auditor que utiliza sistema onde quantifica

os problemas, sem qualificá-los.

A área é penalizada apenas pela quantidade

dos problemas, sem levar em conta a sua

criticidade.

Fonte: Adaptado de PDCA (2016)

3 EXEMPLOS PRÁTICOS

Para auditar o Programa elaboram-se listas de verificação para cada S, contendo os

quesitos a serem avaliados (em pontos) e seus respectivos pesos. Checklists são utilizados

para implementar e acompanhar a evolução do Programa com a execução de auditorias

periódicas. Para gerenciar o Programa 5S utiliza-se a metodologia PDCA e a partir dos

resultados obtidos na avaliação, elabora-se um plano de ação corretivo e preventivo do

Programa 5S.

Fonte: Adaptado de Duarte (2001, 2005 e 2006)

REFERÊNCIAS

ABRANTES, José. PROGRAMA 8S. Rio de Janeiro: Interciência, 2001.

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um Curso Moderno e Completo. São Paulo:

Atlas, 1996

ATTIE, Willian. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 3ª Ed. São Paulo: Atlas, 2000

AUDITORIAS. Disponível em: <http://www.pdca.com.br/site/perguntas-e-

respostas/auditorias/quais-as-caracteristicas-de-um-auditor-de-5s.html>. Acesso em: 30 de

maio de 2016.

OLIVEIRA, Luiz Martins de; FILHO, André Diniz; ALVES, Paulo Sávio Lopes de Gama e

GOMES, Marliete Bezerra. Curso Básico de Auditoria. 2ª Ed. São Paulo: Atlas, 2008.

RIBEIRO, Haroldo. A Certificação 5S: Como formar a Cultura e atingir a Excelência do

5S na Empresa. São Caetano do Sul: PDCA Editora, 2013.