apostila seminario kaizen

1Programa de Melhoria da Gesto em Hospitais FilantrpicosPrograma de Melhoria da Gesto em Hospitais Filantrpicos

Edio 03/08

Programa de Melhoria da Gesto em Hospitais FilantrpicosPrograma de Melhoria da Gesto em Hospitais Filantrpicos

Apresentaes: Nome Cidade Nome do Hospital Atividade desenvolvida Tempo de experincia profissional

Seminrio Kaizen Seminrio Kaizen


Cronograma do Seminrio Cronograma do Seminrio KaizenKaizenO que?

Apresentao do Projeto Mais Gesto e das organizaes envolvidas.

Apresentao da metodologia: conceitos e definies da filosofia Kaizen.

Apresentao da filosofia Kaizen.

Responsabilidades do Hospital para a Semana Kaizen Blitz..

Perfil do Hospital.

Oportunidade, Processo e Fluxograma.

Objetivos, melhorias e metas.

Apresentao final por cada Hospital.


...a melhoria da gesto;

Promover nos hospitais filantrpicos...

...a cultura da melhoria contnua;

...o aumento da satisfao do cliente;

...a sinergia com ganho setorial;

...a capacitao, o engajamento e a motivao da equipe;

...o aumento na produtividade e qualidade atravs da melhoria dos processos;

SemanaSemana KaizenKaizen BlitzBlitzMelhoria da Gesto OperacionalMelhoria da Gesto Operacional


O O queque Kaizen Blitz ? Kaizen Blitz ?

Abordagem com foco na reduo do DESPERDCIO.Hoje melhor do que ontem, amanh melhor do que hoje!

KAIKAI (Japo): MudanaZENZEN (Japo): Para melhorBLITZBLITZ (Alemo): Fazer Agora

KAIZEN BLITZ = KAIZEN BLITZ = MelhoriaMelhoria ContnuaContnua AgoraAgora


Envolver e utilizar a fora do crebro de todos para criar uma grande organizao.

Comprometer-se com total comunicao. Criar antes de gastar. Promover uma postura pr-ativa. Valorizar os que esto

comprometidos na melhoria da organizao.

CulturaCultura de um de um ProcessoProcesso KaizenKaizen


RESULTADOSESTRUTURA COMPORTAMENTO

Base do Base do ProcessoProcesso Kaizen Kaizen


Responsabilidades para a Semana Responsabilidades para a Semana KaizenKaizen BlitzBlitzCabe ao Hospital...

Cumprir as datas e os cronogramas do programa;Disponibilizar local adequado para a acomodao da equipe de trabalho durante a

Semana Kaizen Blitz. necessrio que o local permita a projeo de apresentaes, bem como a fixao de material nas paredes da sala;

Disponibilizar data show, folhas de flip chart, ...Estar com o perfil do hospital elaborado; Ter o processo definido e mapeado, conforme orientaes do Seminrio KB;Estar com a oportunidade de melhoria e metas definidas;Estar com a equipe de trabalho da Semana Kaizen Blitz definida e disponvel para

as atividades, no perodo de uma semana. A equipe deve ser formada por profissionais que participam do processo escolhido, em todas as suas fases;

Ter a medio atual dos objetivos relacionados ao processo escolhido;


Agenda Semana KaizenAgenda Semana KaizenOque? Quando? Turno?

Apresentao do Projeto Mais Gesto e das organizaes envolvidas.Validao da oportunidade de melhoria.Validao do fluxo do processo (visita as reas envolvidas).

Segunda-feira Manh

Apresentao da metodologia: conceitos e definies da filosofia Kaizen.Ferramentas teis para eliminar os desperdcios.Etapas de aplicao da metodologia.Tipos de desperdcios.Tipos de atividades que realizamos.Montagem do fluxo de valor.

Segunda-feira Tarde

Coleta de dados da situao atual.Concluso do mapa de fluxo de valor.Elaborao do grfico da situao atual (AV e NAV).

Tera -feira Manh/Tarde

Identificao de problemas e desperdcios.Elaborao das aes para eliminar os desperdcios e aprovao doplano de ao.

Quarta -feira Manh/Tarde

Incio de implementao das melhorias BLITZ. Quinta -feira Manh/Tarde

Elaborao da apresentao dos resultados da Semana Kaizen Blitz. Sexta -feira Manh

Turno de contingncia. Sexta -feira Tarde


Perfil do HospitalPerfil do Hospital

O Perfil uma apresentao geral da organizao. Deve propiciar uma viso global do Hospital, do seu negcio, perfil e porte.Requisitos para a descrio do Hospital: Denominao do hospital; Forma de atuao; Data de fundao. Informar um breve histrico da origem da organizao; Descrio do negcio como especialidades atendidas e servios oferecidos; Informaes sobre o porte da organizao, por exemplo: quantidade de instalaes, nmero de atendimentos realizados, composio da equipe de profissionais; Distribuio dos atendimentos do hospital (particular, principais convnios, SUS); Descrio da rea de abrangncia da instituio (principais municpios/regies atendidas); Outros aspectos importantes, principalmente se estiverem relacionados ao processo escolhido.


Atividade Prtica 1:Atividade Prtica 1:Atividade: Elaborar o perfil do Hospital.

Como Realizar: Cada equipe deve elaborar o perfil de seu hospital, conforme o roteiro apresentado anteriormente; Transcrever o perfil do hospital para uma folha de flip chart.

Materiais Necessrios: Folha de rascunho; Folha de flip chart; Pincel atmico.


Oportunidade de MelhoriaOportunidade de Melhoria

Definio:Desejo de mudana para estado ou condio melhor.

Exemplos: Reduzir os restos e sobras de refeies. Reduzir o tempo de fechamento da conta do paciente.


ProcessoProcesso

um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos (sada).

um agrupamento seqencial das tarefas dirigidas obteno de um determinado resultado (Peter Scholtes).

a forma pela qual um conjunto de atividades cria, trabalha ou transforma insumos com a finalidade de produzir bens ou servios (Tadeu Cruz).


ProcessoProcesso

Todo o trabalho realizado em uma organizao faz parte de um processo, portanto, no existe um produto ou servio oferecido sem um

processo.

Processo o resultado da articulao de: Pessoas Tecnologia (instalaes, equipamentos, materiais, etc) Conhecimento


Definio do ProcessoDefinio do ProcessoO processo a ser escolhido...

...no deve deve incluir etapas vinculadas aotratamento mdico.

no deve estar em mudana ou reestruturao. Estasituao afeta a capacidade do processo em termos de medio dos tempos e anlise, no aproveitando osbenefcios da semana KB.


Sugestes de Processos para a Sugestes de Processos para a Semana Semana KaizenKaizen BlitzBlitz

Recepo/internao Alta Lavanderia Nutrio Higienizao Farmcia Compras Estoque Faturamento


FluxogramaFluxograma

uma representao grfica mostrando todos os passos de um processo.

O fluxograma apresenta uma excelente viso do processo e pode ser uma ferramenta til para verificar como os vrios passos do processo esto relacionados entre si.

O fluxograma utiliza smbolos reconhecidos facilmente para representar cada etapa do processo.


FluxogramaFluxograma

Incio Indica NCIO ou FIM do processo

Treinar... Representa a atividade, o processo, a etapaRepresenta execuo

? Representa a necessidade de tomar decisesIndica caminhos em funo da resposta

1 Indica conexo

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Farmcia

Compras

Administrao Cotao aprovada?no

sim

Fim

1. Definio do processo.2. Relao das reas envolvidas no processo (escopo).3. Organizao das atividades na ordem de execuo.4. Conexo das atividades.

Mapeamento do ProcessoMapeamento do Processo

Emisso da solicitao de

compra do mat/med

Conferncia dos tens Cotao

Anlise da

cotao

Efetua Compra

Recebimento e conferncia do

mat/medFim


Ferramenta de Elaborao de FluxogramaFerramenta de Elaborao de Fluxograma

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Atividade Prtica 2:Atividade Prtica 2:Atividade: Definir a oportunidade de melhoria e mapear o processo a ser melhorado (fluxograma).

Como Realizar: Cada equipe deve definir a oportunidade de melhoria e o processo que ser trabalhado na Semana KB; Mapear o processo considerando todas as reas envolvidas, a seqncia de atividades e a sua conexo. Utilizar a simbologia do fluxograma; Desenhar o processo em uma folha de flip chart.

Materiais Necessrios: Folha de rascunho/formulrio; Folha de flip chart; Pincel atmico.


MetaMetaDefinio: o valor pretendido para os objetivos propostos, em um determinado perodo de tempo. Representa onde se quer chegar. A meta deve ser mensurvel.

Para a Semana KB:As metas estabelecidas para melhoria no devem ser vinculadas diretamente a valores financeiros e sim em relao a aumento de capacidade operacional, reduo de tempo na execuo de atividades, produtividade, .

Exemplos:Aumentar em 30% o giro de leitos.Reduzir em 20% os restos e sobras de refeies.

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Sugestes de ObjetivosSugestes de ObjetivosRecepo/internao

Giro de leito Tempo mdio para liberao do leito (da desocupao do leito at a liberao para nova ocupao) Horas dedicadas a higienizao terminal do leito Horas dedicadas a higienizao terminal do quarto

Alta Giro de leito Tempo mdio para a desocupao do leito (da alta mdica at a sada do paciente)

LavanderiaKilos de roupas lavadas por pacienteTaxa de relavagem da roupa Vida til da roupariaNmero de ciclos de lavagem/diaNmero de ciclos de lavagem pesada/diaNmero de ciclos de lavagem leve/diaReduo de material/msReduo de material de limpeza por kilo de roupa lavada/msReduo de gua/msReduo de energia eltrica/ms


Sugestes de ObjetivosSugestes de ObjetivosNutrio

% resto alimentar % sobra limpa Reduo de desperdcio de gneros alimentcios ndice de aproveitamento da refeio/dia Reduo de desperdcio de refeio/dia Horas dedicadas a limpeza da loua Reduo de gs de cozinha

Higienizao Reduo de material de limpeza Horas dedicadas a higienizao

terminal do leito Horas dedicadas a higienizao terminal do quarto Horas dedicadas a higienizao de rotina dos quartos Nmero de leitos higienizados sem internao (retrabalho)

Compras Tempo mdio de retorno as solicitaes de compra (da solicitao a entrega do item/produto ao solicitante) Tempo dedicado ao atendimento de fornecedores/ms

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Sugestes de ObjetivosSugestes de ObjetivosEstoque

Giro de estoque Reduo de perdas

Farmcia Taxa de erro na dispensao da medicao Estoque de materiais e medicamentos (em R$) Estoque de materiais e medicamentos nas unidades (em R$) Devolues de materiais e medicamentos para a farmcia por motivos de alta, bito, alterao da prescrio mdica (%) ndice de perdas

Devolues de materiais e medicamentos no utilizados com identificao do paciente e do medicamento (%)

Faturamento % de contas no faturadas % de contas incompletas (retrabalho)

CEDOP (documentao) % de pronturios no devolvidos/extraviados % pronturios completos Tempo de respostas as solicitaes de pronturios


Atividade Prtica 3:Atividade Prtica 3:Atividade: Definir objetivos e metas para o processo escolhido.

Como Realizar: Cada equipe deve definir os objetivos e as metas a serem atingidos; Transcrever para uma folha de flip chart.

Materiais Necessrios: Folha de rascunho; Folha de flip chart; Pincel atmico.

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Orientaes para a Medio da Situao Atual do Orientaes para a Medio da Situao Atual do ProcessoProcesso

Para a semana Kaizen Blitz o Hospital deve verificar/medir a

situao atual dos objetivos relacionados ao

processo escolhido.


Atividade Prtica 4:Atividade Prtica 4:Atividade: Apresentao do perfil do Hospital, do processo mapeado, da oportunidade de melhoria, dos objetivos e metas definidos.

Como Realizar: Cada equipe deve apresentar o perfil do Hospital, o processo mapeado, a oportunidade de melhoria, os objetivos e metas definidos.

Materiais Necessrios: Folhas de flip chart preparadas nas atividades 1, 2 e 3.

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No so as espcies mais fortes que

sobrevivem, nem as mais inteligentes,

mas aquelas que respondem melhor mudana.

Charles Darwin

Mensagem Final Mensagem Final

Tartaruga de Galpagos - Geochelone Nigra


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