apostila excel - marcelo - diego

Curso de Excel – Básico 1

Curso Excel Básico – 2008 Monitores: Diego / Marcelo

As informações que você digita dentro de uma planilha podem se tornar muito extensas e certamente quando precisar consultá-las, seja para uma simples conferência ou mesmo para uma grande alteração, você terá dificuldades para encontrar os dados que deseja.

Para resolver estes problemas de localização de dados, o Excel possuí dois recursos para localizar dados.

Localizando dados no Excel 2003

O que é?

O Excel possuí recursos para localizar e substituir dados, que facilita quando você encontra dificuldades para encontrar determinados dados na sua planilha.

Como localizar dados no Excel 2003

Quando estiver com a planilha aberta, siga os passo abaixo:

• Clique no menu Editar; • Clique no item Localizar.

A janela que aparece possui uma caixa chamada Localizar, na qual você irá digitar o que deseja pesquisar. Esta janela também contém opções para aperfeiçoar sua pesquisa, veja abaixo:

• Digite o que deseja procurar; • Clique no botão Localizar próxima.

É encontrada a primeira célula que o texto aparece na planilha. Clicando no mesmo botão mais vezes, outras ocorrências são mostradas até chegar o fim da planilha.



Existe um outro botão chamado Localizar Tudo, ao clicar nele a caixa de diálogo é expandida e, na parte inferior, aparecem todas as ocorrências do texto procurado. Basta clicar em um item e navegar à célula correspondente.

Nesta mesma janela existe um botão chamado Opções, ele contém opções para aperfeiçoar sua pesquisa.



Veja abaixo as opções que você pode utilizar para realizar sua pesquisa:

• Formatar: Esta é uma opção extra que é encontrada apenas no excel 2003, onde ela permite que você realize uma procura de alguma célula formatada. Para isso, pressione a seta preta ao lado do botão Formatar, e clique em formatar, na sequência escolha o tipo de formatação que deseja encontrar.

• A caixa Em: também é uma opção extra que é encontrada apenas no excel 2003, onde ela determina o local que a pesquisa será realizada, com as opções de procurar em Planilha ou em Pasta de trabalho.

• A caixa Pesquisar é uma opção que determina se a pesquisa será realizada por Linhas ou Colunas.

• Ativar a caixa Diferenciar maiúscula de minúsculas, obriga o excel a pesquisar o texto exatamente como você digitou, ou seja, respeitando letras maiúsculas e minúsculas.

• A opção Coincidir conteúdo da célula inteira serve para encontrar somente as células que contenham exatamente o texto procurado.

• A opção Examinar especifíca o que deseja pesquisar: Fórmulas, Valores ou Comentários.

Além de localizar, você também pode substiutuir as informações por outras. Para isso, utilize a guia Substituir. na mesma caixa de diálogo de Localizar.

Como colar valores

O que é?

O recurso Colar especial valores permite que você cole somente valores nas células de destino, ignorando fórmulas, comentários e formatações das células copiadas.

Como colar valores

Siga os passos abaixo para utilizar o recurso Colar especial valores:

• Selecione as células que deseja copiar;



• Pressione Ctrl + C para copiar o seu conteúdo; • Selecione as células de destino onde será feito a colagem; • Acesse o menu Editar; • Clique no item Colar especial; • Nesta janela ative caixa de Valores; • Clique em Ok.

Exemplo

No exemplo abaixo os dados do intervalo de B2:B22 foram copiados, e destinados ao intervalo de D2:D22, utilizando a opção Valores, em Colar especial. Observe a diferença, apenas os valores são copiados.



Colando formato

O que é?

O recurso Colar especial formatos permite que no momento de realizar a colagem, somente as formatações das células copiadas são preservadas nas células de destino, ignorando valores, fórmulas e comentários. As formatações podem ser: fonte, estilo de fonte, alinhamento, formato da célula, endentação, bordas e sombreamento ou cor de texto.

Como colar formatos

Siga os passos abaixo para copiar somente as formatações de uma célula:

• Selecione as células que deseja copiar; • Pressione Ctrl + C para copiar o seu conteúdo; • Selecione as células de destino onde será feito a colagem; • Acesse o menu Editar; • Clique no item Colar especial; • Nesta janela ative caixa de Formatos; • Clique em Ok.



Exemplo

Veja no exemplo abaixo que o intervalo de B4:B14 está formatado com:

• Cor de preenchimento (amarelo) • Estilo da fonte (negrito) • Estilo da fonte (itálico) • Fonte (Lucida Console) • Alinhamento (centralizado) • Pressione Ctrl + C para copiar o seu conteúdo; • Bordas

Observe que existe uma lista de pessoas ao lado, sendo que estas células não estão formatas.



Suponha que agora você deseja utilizar as formatações do intervalo de B4:B14 na lista de pessoas, sem alterar os valores da lista. Basta que você copie alguma célula que está formatada, e utilize o recurso Colar especial formato nas células de destino (lista de pessoas). Veja abaixo após utilizar o recurso:

Colando fórmulas

O que é?

O recurso de Colar especial fórmulas permite que você copie a fórmula de determinada célula, e a utilize em outra célula. No momento da colagem serão ignorados valores, formatos e comentários da célula copiada colando somente a fómula nas células de destino.

Como colar fórmulas

Siga os passos abaixo para utilizar o recurso Colar especial fórmulas:

• Selecione a células que contenha a fórmula; • Pressione Ctrl + C para copiar o conteúdo; • Selecione as células de destino onde será feito a colagem; • Acesse o menu Editar; • Clique no item Colar especial.

Nesta janela ative caixa de Fórmulas e clique em Ok, que irá permitir que as fórmulas sejam coladas nas células de destino.



No exemplo abaixo a fórmula aplicada no intervalo de D4:D8 tem como parâmentro encontrar o dobro dos valores da coluna C, onde a célula A6 é a referência (2). Observe que para obtermos o dobro dos valores da coluna G não é necessário criar a fórmula novamente, logo que a fórmula utilizada na coluna D é a mesma a ser usada na coluna H, portanto copie as células que as contenham e utilize o recurso colar especial fórmulas.

Colando fórmulas

O que é?

O recurso de Colar especial fórmulas permite que você copie a fórmula de determinada célula, e a utilize em outra célula. No momento da colagem serão ignorados valores, formatos e comentários da célula copiada colando somente a fómula nas células de destino.

Como colar fórmulas



Siga os passos abaixo para utilizar o recurso Colar especial fórmulas:

• Selecione a células que contenha a fórmula; • Pressione Ctrl + C para copiar o conteúdo; • Selecione as células de destino onde será feito a colagem; • Acesse o menu Editar; • Clique no item Colar especial.

Nesta janela ative caixa de Fórmulas e clique em Ok, que irá permitir que as fórmulas sejam coladas nas células de destino.

No exemplo abaixo a fórmula aplicada no intervalo de D4:D8 tem como parâmentro encontrar o dobro dos valores da coluna C, onde a célula A6 é a referência (2). Observe que para obtermos o dobro dos valores da coluna G não é necessário criar a fórmula novamente, logo que a fórmula utilizada na coluna D é a mesma a ser usada na coluna H, portanto copie as células que as contenham e utilize o recurso colar especial fórmulas.

Colando comentários

O que é?

Caso você seja um usuário que constantemente adiciona comentários em suas planilhas seja para informar seja para dar instruções aos usuários sobre como preencher determinados campos em suas planilhas, possivelmente já deve ter precisado replicar tais comentários de uma planilha para outra.

Por padrão, ao copiarmos comentários de uma célula para outra, o Excel irá transferir todas as informações relacionadas a esta célula para o destino especificado, o que inclui regras de formatação, validação, fórmulas, comentários, valor da célula entre outros.



Em vez de transferir todas estas informações que neste caso pode ser desnecessárias, você poderá, por meio do recurso Colar Especial, transferir apenas os comentários para o intervalo de células especificadas, ignorando toda as demais informações contidas nas células em questão.

Como usar o recurso

Para copiar apenas os comentários de uma célula para outra, faça o seguinte:

• Selecione as células que contenham os comentários aos quais deseja copiar. • Clique em Copiar ou pressione as teclas Ctrl+C para copiar o seu conteúdo.

• Selecione a célula de destino para o qual deseja copiar as informações de comentários. • Acesse o menu Editar. • Clique sobre a opção Colar Especial.



• Feito isso, selecione a opção Comentários.

• Em seguida, clique em OK para confirmar.



O que é?

É uma função que permite a movimentação em determinadas áreas da planilha. Com ela, você também pode indicar o endereço de referência de um intervalo de células para o qual desejar ir ou então localizar fórmulas, comentários, gráficos e formulários que estejam espalhados pela planilha. Esta função é bastante útil em pastas de trabalho com diferentes planilhas.

Como aplicar o recurso Ir para

• Acione o menu Editar. • Clique sobre o item Ir para. • Ou se preferir, pressione as teclas Ctrl+Y.

Exemplo

No exemplo a seguir, usaremos a função Ir Para, onde será localizado um gráfico em nossa planilha.



Na janela Ir para, você pode indicar o endereço da célula na caixa Referência. Todos os endereços que acessar na planilha serão armazenados na lista Ir para.

Em nosso exemplo, para localizar um gráfico, usaremos as opções especiais, disponíveis no botão Especial...

• Na janela Ir para, clique sobre o botão Especial. • Na janela Ir para especial, clique sobre a opção Objetos. • Clique em OK.



Feito isso, o gráfico da planilha será localizado e selecionado como indicado na figura a seguir:

Formatação: pincel

O que é?

É uma ferramenta do Excel utilizada para copiar o formato das células e dos objetos selecionados, veja o botão do recurso abaixo:



Podem ser copiados formatos e atributos de objetos como: AutoForma, imagem, WordArt ou clip-art (atributo: um recurso de objeto ou texto, como um preenchimento de linha ou cor de texto, que pode ser manipulado usando ferramentas de desenho e comandos de menu).

Como aplicar

• Selecione a célula que contém o formato que você deseja copiar; • Clique no ícone Pincel; • Em seguida clique no objeto para o qual você deseja copiar os atributos.

Obs: se você selecionar uma AutoForma com texto anexado, a aparência e o estilo do texto serão copiados, assim como os outros atributos da AutoForma.

• Um clique permite colar uma única vez o formato; • Duplo clique permite colar inúmeras vezes esse formato.

Basta clicar duas vezes no Pincel, selecionar os diversos objetos sucessivamente e clicar no Pincel novamente ao terminar.

Veja abaixo como copiar a formatação de uma célula usando a ferramenta Pincel:

Veja o resultado abaixo:



Hiperlink

O que é?

Com a função Hiperlink você pode colocar nas células do Excel o endereço de uma pagina da Internet ou até mesmo de um arquivo que se encontra na Internet.

Pode ser muito útil para mostrar algo que complete sua planilha, ou quando haver a necessidade de vincular um destino da Internet para melhores esclarecimentos.

Como aplicar

• Clique com o botão direito na célula que deseja inserir o Hiperlink ; • Clique na opção Hiperlink ; • Surge uma nova janela como na figura abaixo, observe a caixa Endereço:



• Clique nela e digite o endereço da pagina que deseja criar o link por exemplo: http://www.zescorporation.com.br/. Depois clique em Ok .

Agora seu Hiperlink foi criado, para removê-lo clique com o botão direito na célula, e em seguida Remover Hiperlink.

Duplicar planilha

O que é?

Como o próprio nome indica, duplicar uma planilha significa copiar todos os dados contidos nas linhas e colunas de uma determinada planilha para uma outra planilha.

Essa cópia resultará em duas planilhas idênticas em sua pasta de trabalho. Este recurso pode te poupar tempo quando você precisa aplicar o mesmo padrão de campos ou estilos de formatação em mais de uma planilha. Em vez de criar a tabela a partir do zero, você pode se basear no modelo de planilha usado na planilha anterior.

Exemplo

• Abra uma planilha do Excel. • Clique com o botão direito do mouse sobre Plan1.



• Clique sobre a opção Mover ou Copiar. • Na caixa Antes da planilha:, marque a opção (mover para o final):

• Clique na caixa de seleção Criar uma cópia. • Clique em OK para confirmar.



Automaticamente será criada uma nova planilha posicionada à direita da primeira planilha, como exibida na figura a seguir:

Desabilitando linhas de grade

O que é?

O recurso desabilitar linhas da grade é utilizado para melhor visualização, quando se desabilita as linhas de grade a planilha fica com o fundo todo branco destacando somente o conteúdo. Esse recurso é bem utilizado quando a planilha é pequena ou quando há vários cálculos separados na mesma.

Como aplicar

• Acesse o menu Ferramentas; • Depois clique na guia opções, como na figura abaixo;



• Escolha a guia exibir, e depois desmarque a opção linhas de grade;

• Clique em ok

Agora as linhas de grade sumirão, para colocá-las novamente é só remarcar a caixa linhas de grade.



Desabilitando cálculos automáticos

O que é?

Desabilitar cálculos automáticos é muito útil quando a planilha é grande, contendo várias fórmulas, pois quando for inserido novo dado ela não será atualizada automáticamente. Em planilhas grandes você pode perder alguns segundos no desenvolvimento do seu trabalho com o cálculo automático. Para solucionar este problema basta desabilitar cálculos automáticos.

Quando desabilitado o cálculo automático é realizada atualização somente quando pressionada a tecla F9, onde atualizará toda a planilha.

Como aplicar

• Acesse o menu Ferramentas; • Clique em opções;



• Vá na guia cálculo; • Nas opções de Cálculo retire a marcação da caixa Automático e marque a caixa Manual; • Clique em Ok.



Alterando as opções de cores

O que é?

Esse recurso é útil para que você não perca tempo procurando aquela cor que mais utiliza em suas planilhas, com ele você cria um atalho nos botões Cor do preenchimento e Cor da fonte facilitando as tarefas que envolve cor de fonte ou linha do Excel.

Como fazer

• Acesse o menu Ferramentas; • Clique em opções; • Vá na aba “Cor”, como na figura abaixo:

• Agora clique na cor que deseja alterar e depois em modificar, aparecerá a seguinte janela:



Observe que no canto da janela, é exibido a cor atual (que irá modificar) e a cor nova (que substituirá).

• Escolha a cor que substituirá a outra. • De um Ok na janela cores e na guia opções.

Agora as cores alteradas estarão disponíveis em Cor do preenchimento e Cor da fonte facilitando o trabalho.

Apresentando e imprimindo fórmulas

O que é?

Esta opção é útil quando há necessidade de corrigir planilhas com muitas fórmulas, ou quando desejar imprimir e visualizar as fórmulas na planilha. Isto irá permitir a impressão de toda a planilha, porém ao invés de exibir os resultados dos cálculos, será mostrado a estrutura das fórmulas.

Como aplicar

• Acesse o menu Ferramentas; • Clique em Opções;



• Vá na guia Exibir e depois marque a opção Fórmulas;



• Clique em Ok, veja o resultado abaixo de uma planilha que contém várias fórmulas.

Após aplicar o recurso serão exibidas todas as fórmulas da planilha para sua consulta. E caso deseje desfazer basta desmarcar a opção Fórmulas na guia Opções.

Configurando nome de usuário

O que é?

O Nome do usuário é uma propriedade de uma planilha que indica seu autor. Quando ela é aberta em um computador qualquer, é possível visualizar o nome do autor. Por padrão, o Office insere como nome do usuário de uma planilha o nome registrado na instalação do Excel, mas este parâmetro pode ser modificado por qualquer um que tiver acesso à planilha.

Como alterar o nome de usuário

Siga as seguintes etapas:

• Acesse o menu Ferramentas; • Clique no item Opções;



• Vá na aba Geral; • Escreva o nome do usuário desejado, na seção Nome do usuário, e clique em Ok.

Introdução: formatação

O que é?

Uma planilha dispõe de diversas maneiras de formatação. Fazemos a formatação de células, linhas ou até mesmo da planilha inteira, para que informações sejam visualizadas de maneira clara, que



permita melhorar sua leitura e, principalmente, destacar os dados mais importantes. Você pode formatar número, alinhamento, fonte, borda, etc.

Abaixo você poderá visualizar a diferença em duas planilhas, uma sem nenhuma formatação e a outra já formatada.

Moeda

O que é?

Quando trabalhamos com uma planilha financeira, por exemplo, precisamos deixar claro com que tipo de moeda estamos trabalhando, para resolver esta necessidade precisa-se configurar os números de acordo com a tipo moeda (símbolo monetário).



Exemplo

Vejamos na planilha abaixo duas colunas que contém valores, porém gostariamos de formatar estes números, para que sejam exibidos como moeda (R$). Acompanhe em seguida como formatar os valores.

• Selecione as células com os números que deseja formatar; • Acesse o menu Formatar; • Clique no item Células;

• Vá na guia Número;



• No item Categoria escolha Moeda;

Nesta janela você poderá escolher o Símbolo (Tipo de moeda), Casas decimais e Números negativos.

• Deixe o Símbolo como R$, mantenha duas casas decimais e clique em Ok.

Ou se preferir utilizar um atalho:

• Selecione as células que contém os valores que deseja formatar como moeda; • Encontre na barra de ferramentas o botão Estilo de moeda, e clique nele.



Borda

O que é?

A formatação de borda é utilizada como forma de melhorar a aparência da planilha, e que se possa visualizar melhor as suas informações, de forma mais organizada, com contornos delimitando o início e o fim, fazendo com que as informações não fiquem perdidas na planilha.

Como Aplicar

Siga os passos abaixo, para saber como colocar a borda na sua planilha:

• Selecione a célula ou intervalo desejado; • Acesse o menu Formatar; • Clique no item Células;

• Vá na guia Borda.



Nesta janela você encontra opções de borda, como:

• Estilo de linha; • Cor da borda. • Após escolher o Estilo e a Cor da borda, deverá especificar como deseja que ela seja

exibida na célula ou no intervalo selecionado. • Clique em Contorno ou interna.

Obs: Você também pode especificar a posição da borda, inserindo as bordas manualmente. Basta clicar nos lugares que deseja inserir a borda, dentro do quadrado branco com "texto" escrito no centro.

Observe na figura abaixo alguns tipos de bordas aplicada na planilha:



Alinhamento

O que é?

É a maneira de melhorar o posicionamento das informações, onde você pode posicionar as informações de acordo com as suas necessidades, mas sempre dentro dos limites de uma célula. Os dados podem ser alinhados na horizontal e na vertical, e também alterados em relação a direção.

Exemplo

Podemos observar no exemplo abaixo que existem em três casos, veja que nenhum deles está alinhado, sendo assim iremos alinhar cada caso de maneira diferente, acompanhe:



• Selecione a célula que deseja alinhar; • Acesse o menu Formatar; • Clique no item Células;

• Vá na guia Alinhamento.

No exemplo acima iremos definir a seguinte formatação para cada caso:

1º caso

• Horizontal: Direita (recuo); • Vertical: Superior; • Recuo: 1.



2º caso

• Horizontal: Centro; • Vertical: Centro; • Recuo: 0.



3º caso

• Horizontal: Centro; • Vertical: Centro; • Orientação: 10º.


Saiba mais sobre este recurso no texto sobre Recuo.



Mesclar

O que é?

Quando estamos trabalhando com uma planilha, encontramos a necessidade de melhorar a aparência, para melhor entendimento, e às vezes precisamos que duas ou mais células, sejam apenas uma, essa formatação é chamada de Mesclar, ou seja, é a maneira de juntar duas ou mais células.

O recurso Mesclar é utilizado quando o texto utrapassa o limite de uma célula, havendo a necessidade de caber em apenas uma célula, sendo assim utilizamos o recurso Mesclar para ajustar e centralizar o texto em uma única célula.

Exemplo

No exemplo abaixo iremos utilizar o recurso Mesclar. Observe a figura antes de mesclarmos as células:

• Selecione as células que você deseja mesclar, observe que no exemplo que selecionamos as células: A1:E1, A4:B4 e D4:E4;

• Acesse o menu Formatar; • Clique no item Células;



• Vá na guia Alinhamento; • Em Horizontal deixe como Centro; • Em Controle de texto, ative a opção Mesclar células.

Veja o resultado na planilha, após mesclar.




• Selecione as células que deseja mesclar; • Encontre na barra de ferramentas o botão Mesclar, e clique nele.

Separador de Milhar

O que é?

O Excel possui um recurso que permite controlar a exibição dos números, chamado Separador de milhares, que ao utiliza o "ponto" para separar os milhares, assim fica mais fácil a visualização, este número ainda pode ser formatado com com casas decimais, números negativos (em vermelho ou entre parênteses).

Como aplicar

Veja na planilha abaixo que os valores não estão formatados, a seguir iremos utilizar o recurso Separador de milhares:



• Selecione as células com os números que deseja formatar; • Acesse o menu Formatar; • Clique no item Células;

• Vá na guia Número;



• Na lista Categoria escolha Número; • Ative a opção Usar separador de 1000(.), e clique em Ok.


• Selecione as células que contém os valores que deseja formatar utilizando o recurso Separador de milhares;

• Encontre na barra de ferramentas o botão Separador de milhares, e clique nele.



Fonte

O que é?

Fontes são tipos de letras (caracteres), que o sistema operacional diponibiliza para serem utilizadas em programas como: Excel, Word, etc. As duas mais comumente utilizadas são a Arial e a Times New Roman. Mas existem diversas opções disponíveis e também há a possibilidade de serem baixadas da WEB, a maioria gratuitamente.

Como aplicar o recurso de Fonte

Para aplicar o recurso Fonte deve-se:

• Clicar no menu Formatar; • Em seguida no ítem Células (Ctrl +1); • E clicar na aba Fonte.

Exemplo

No exemplo utilizaremos a planilha abaixo, que compreende o intervalo de células B2:B4, onde modificaremos as fontes de Arial para Comic Sans MS na cor vermelha:

Sigamos os passos:

• Selecionar as células com conteúdo a ser modificado; • Clicar no menu Formatar; • Clicar no ítem Células.

Aparecerá a seguinte janela:



E clicando na aba Fonte, a janela ficará como na figura abaixo:

Nesta janela nos é dada além da possibilidade de alterar a fonte, várias outras opções, vejamos:

• Fonte: Esta opção nos permite escolher entre as diversas fontes oferecidas pelo sistema. Dentre elas, fontes True Type, que tem um duplo "T" a esquerda, conforme indicado pela



seta na figura abaixo, o que indica que serão impressas como são visualizadas na tela e fontes sem o duplo "T" que serão impressas com a fonte mais próxima possível e não como são visualizadas na tela.

• Estilo da Fonte: Esta opção nos permite exibir as fontes em quatro estilos diferentes, são eles: Normal, Itálico, Negrito e Negrito Itálico.

• Tamanho: Esta opção nos permite alterar o tamanho das fontes utilizando um dos tamanhos disponíveis dentro da caixa de rolagem, e clicando no quadro do tamanho, conforme indicado pela seta na figura abaixo, pode-se digitar o tamanho desejado, além dos disponíveis.



• Sublinhado: Esta opção nos permite sublinhar o texto e tem cinco opções disponíveis: Nenhum, Simples, Duplo, Contábil Simples e Contábil Duplo, conforme figura abaixo.

• Cor: Esta opção nos permite deixar em automático, o que faz a fonte ficar na cor padrão do sistema, que na maioria dos casos é Preto ou mudar a cor da fonte para uma das disponíveis no sistema, conforme mostra a figura abaixo.



• Efeitos: Esta opção nos permite deixar o texto Tachado com uma tarja (linha) em cima, Sobrescrito como se fosse um expoente e Subscrito como se o apresentado em uma fórmula química. Vejamos a figura abaixo:

• Vizualização: Esta caixa nos permite pré-visualizar as alterações feitas na fonte antes de aplicarmos ao texto que queremos modificar. Todas as alterações feitas com as opções acima aparecerão nesta caixa, conforme mostra a figura abaixo.



Obs: A caixinha Fonte normal quando marcada faz a fonte ficar com as opções padrão do sistema, qualquer alteração em uma das opções fará a caixinha ser desmarcada.

Após alterar a fonte e demais opções desejadas, clicar em OK para aplicar as opções escolhidas nas células selecionadas, que neste caso são B2:B4.

O resultado obtido será como o demonstrado na figura abaixo:

Formatação de datas

O que é?

No Excel quando você digita uma data, pode escolher diversas maneiras diferentes de exibi-la. Por exemplo, mostrar a data por extenso, somente o dia e o mês e outras opções.

O Excel também pode interpretar uma data através de um número. Por exemplo, o número de série 1 corresponde a data 1/1/1900. Seguindo esta lógica, cada dia que se passar depois desta data será somado o valor correspondente a este período ao número de série. Dessa maneira, a data 22/05/2005 resultará no número 38494, o que significa uma data 38493 dias após 01/01/1900.



Para apresentar uma data de forma clara, você precisa formatar as células, escolhendo a melhor maneira de exibi-las na planilha.

Exemplo

No exemplo abaixo existem duas colunas que possuem datas, onde cada uma está formatada de um jeito diferente.

Agora iremos atribuir um padrão para o formato das datas, siga os passos abaixo:

• Selecione as células que contém as datas a serem formatadas;




• Vá na guia Número; • No item categoria clique em Data, onde você irá escolher em Tipo a maneira que deseja

exibir a data; • Clique em ok .




Obs: caso a data não estiver formatada após aplicar o recurso, será necessário em cada célula pressionar "F2" e "Enter" para concluir a operação.

Formatação personalizada

O que é?

O Excel conta com diversos formatos-padrão de exibição de valores em células, por exemplo:

• Formato de data: a célula é formatada para exibir números como datas; • Formato de moeda: os valores são arredondados para duas casas após a vírgula e passam a

contar com o símbolo monetário desejado. Valores negativos e posicionamento do símbolo monetário são tratados de formas diferentes dependendo da moeda em questão (por exemplo, o símbolo "R$" é posicionado à esquerda, como em R$ 10,50; entretanto, na moeda portuguesa pré-euro, o escudo, o mesmo valor seria representado por 10$50).

Observe a tabela abaixo: cada célula está utilizando um formato diferente para o mesmo número. Naturalmente, o valor das células é o mesmo, mas seu conteúdo é exibido de formas distintas:

O Excel conta com diversos tipos de formato para exibição de células. Em algumas ocasiões, contudo, você precisará utilizar formatos personalizados para que o resultado exibido seja adequado.

Como aplicar o recurso

Para abrir a configuração de formato de uma célula, siga os passos abaixo:

• Selecione a região desejada na planilha; • Clique com o botão direito dentro da região; • Selecione o item Formatar células:



• Em seguida, escolha a aba Número e o item Personalizado:

Deste ponto em diante, você poderá formatar as células como desejar. Veja o que significam alguns símbolos disponíveis; você pode combiná-los para obter a formatação mais adequada:

• 0: o zero preenche com zeros o início ou o final do número utilizado. Por exemplo, ao formatar uma célula com o formato "00,000", você terá sempre três casas após a vírgula exibidas e duas antes da vírgula: se o número for menor que 10, um zero extra será adicionado à esquerda do número para que ele fique com o comprimento especificado;

• ?: o ponto de interrogação serve para alinhar os números em uma coluna a partir da vírgula. Por exemplo, ao preencher uma coluna com duas ou mais células com o formato "0,0??", os números inseridos não vão ganhar zeros extras após a vírgula, como no exemplo



anterior, mas todos os valores estarão alinhados pela vírgula independentemente de possuírem uma, duas ou três casas decimais;

• #: o sinal de cardinal é utilizado para controle dígito a dígito do formato desejado. Você pode, por exemplo, misturar seqüências de caracteres ao valor inserido, como no formato ##"."##"."##. Observe que cada "." será exibido como um ponto: o valor da célula, seja ele número ou texto, será formatado de maneira que, até o sexto caractere da direita para a esquerda, um ponto será inserido a cada dois dígitos;

• d, m e a: estes caracteres (e outros) servem para formatação de datas. Você pode agrupá-los para exibir datas de maneiras distintas. Por exemplo, o formato "dd-mm-aa" exibirá dia, mês e ano separados por traços, e com obrigatoriamente dois dígitos cada. O formato "dd-mmm-aaaa" exibirá a data separada por traços, mas com quatro dígitos para o ano, e uma sigla de três dígitos para o mês (como jan ou mar).

Observe exemplos dos caracteres acima aplicados em formatação personalizada:

Além dos exemplos acima, você também pode utilizar outros caracteres para formatar números: por exemplo, % transformará o número em porcentagem (multiplicando-o por 100 e adicionando o sinal correspondente no final); h e m correspondem a horas e minutos, respectivamente.

Inserindo e retirando recuo

O que é?

O recurso recuo nos permite alinhar o texto dentro das células de uma planilha de acordo com o que necessitamos. Este recurso pode ser usado para:

• Afastarmos o texto da margem direita ou esquerda da célula; • Posicionar da forma desejada o texto dentro da célula.

Como inserir e retirar recuo

Para inserir o recuo, siga os passos abaixo:

• Selecionar as células que contêm o texto que se deseja recuar; • Acesse o menu Formatar; • Clique no item Células; • Em seguida clique na aba alinhamento.



Aparecerá a janela demonstrada na figura abaixo:

Esta janela disponibiliza algumas opções para aplicarmos ao texto, são elas:

A opção Alinhamento de texto nos permite aplicar o recuo que desejamos ao texto e têm os seguintes itens:

Horizontal: Esquerda(recuo), Centro, Direita(recuo), Preencher, Justificar, Centralizar seleção e Distribuído(recuo). Vejamos figura abaixo:



Vertical: Superior, Centro, Inferior, Justificar e Distribuído. Vejamos figura abaixo:

E além destas opções temos a caixinha do Recuo onde podemos determinar o quanto queremos recuar o texto.



Orientação: Esta opção nos permite mudar a orientação do texto, utilizando a caixa de rolagem para determinar quantos graus ou clicando e arrastando o ponto vermelho como mostra a figura abaixo:

Controle de texto: Esta opção nos permite ajustar o texto as condições de tamanho e espaço da célula, como:

• Retorno automático de texto: que pula linha automaticamente enquanto estamos digitando, mas ao término da digitação se não houver espaço sulficiente na célula o texto ficará sobre as células da direita;

• Reduzir para ajustar:que diminui o tamanho da fonte de modo que o texto se ajuste ao tamanho da célula;

• Mesclar células: que agrupa duas ou mais células de acordo com o que desejamos.

Vejamos a figura abaixo:



Da direita para esquerda: Esta opção nos permite escolher qual a direção que a digitação do texto irá seguir. Temos as opções:

• Contexto: onde o texto segue a lógica normal da escrita; • Da esquerda para a direita: onde o texto durante a digitação ficará sempre próximo a

margem esquerda da célula; • Da direita para a esquerda: onde o texto durante a digitação ficará sempre próximo a

margem direita da célula.

Vale dizer que embora o texto siga uma direção ao ser digitado, será apresentado de forma correta. Vejamos a figura:



Exemplo

Para o exemplo usaremos a planilha mostrada na figura abaixo, que compreende o intervalo de células B1:B5, onde aplicaremos um recuo de 2 espaçamentos.

Sigamos os passos:

• Selecione o intervalo desejado; • Clicar no menu Formatar; • Clicar no ítem Células. • Nesta janela deve-se clicar na aba Alinhamento.

Escolhido o recuo de dois espaçamentos clique em OK.



Observe o recuo obtido demonstrado na figura abaixo:

Formatação de frações

O que é?

Em geral no Excel, ao trabalhar com números que não sejam inteiros, é mais comum o uso de números no formato decimal ou em porcentagem. Porém, apesar de ser pouco utilizada também é possível trabalhar com frações, o que significa usar o famoso traço de fração e a realização de operações matemáticas neste formato. Veja abaixo como usá-lo.

Como aplicar o formato

Para exibir os números com o formato de fração, siga os passos a seguir:

• Se o número for composto de uma parte inteira e uma parte decimal, como por exemplo, a fração 2 5/8 (dois inteiros e cinco oitavos), basta digitar este valor em uma célula para que o Excel assuma o valor de uma fração.



• Agora, caso esteja trabalhando com uma fração que não tenha a sua parte inteira expressa, é necessário que seja feita a formatação do conjunto de células para o formato de fração, caso contrário o Excel, por padrão, retornará o valor de tais frações como DATA

Para formatar o conjunto de células para o formato de fração faça o seguinte:

• Selecione o intervalo desejado.

• Clique com o botão direito do mouse sobre a seleção e escolha Formatar células.



• Em Formatar células, vá na guia Número.



• Em Categoria, clique sobre a opção Fração.

• Depois, vá em Tipo e escolha o formato desejado da fração de acordo com o número de dígitos que deseja que a fração tenha.

• Clique em OK para confirmar.



Agora, você pode digitar os números no formato “x/y” que o Excel irá identificá-los como frações.

Padrões de formatações de células

O que é?

Com a formatação de células é possível dar uma aparência mais agradável e um ar mais profissional às planilhas já que este recurso envolve a personalização de fontes, bordas, alinhamento, cor de preenchimento entre outros elementos.

Dentre estas opções mencionadas, existe uma que não é muito utilizada: a formatação de padrão de sombreamento que está localizada na guia Padrões. Por meio desta formatação, é possível mesclar cores de preenchimento de uma célula com diferentes tipos de texturas (com listras horizontais, verticais, diagonais; pontos; etc). Para explorar o recurso de padrões de formatação, veja o exemplo a seguir.

Exemplo

Em nossa tabela, iremos aplicar o padrão de sombreamento de listras na diagonal com duas cores diferentes. Para esta tarefa, faça o seguinte:

• Clique com o botão direito do mouse sobre a célula que contém o texto Orçamento 2007.



• Clique sobre Formatar Células. • Vá à guia Padrões.

• Na paleta de cores, escolha uma cor que desejar.



• Em seguida, clique sobre a caixa Padrão. • Por configuração padrão, a cor de fundo exibida aqui vai ser a cor preta (Automático) e a

textura será sólida (em branco). Por esta razão, aqui escolha uma cor mais escura do que aquela selecionada previamente. Em nosso exemplo, selecionamos um tom de verde mais escuro que o primeiro.

• Depois disso, escolha a textura Diagonal inverso listrado fina.



• Clique em OK para aplicar este padrão de cor.

Formatando horas

O que é?

Dependendo do local onde estejamos, o formato padrão para medir o tempo em horas, é diferenciado. Para tanto, no Excel, quando digitamos um horário, podemos escolher diversas maneiras de exibi-lo. Alguns formatos utilizam a convenção de hora de 12 horas; outros, utilizam-



se da convenção de 24 horas. Há aqueles que também ser acompanhados de uma data, e esta, quando não explicitada, assume a forma de 1/0/00.

Exemplo

Num display de um aeroporto, encontramos vários tipos de vôos - vários destinos, portanto múltiplas culturas e, conseqüentemente, devemos dispor de diversos formatos de horas padronizados em cada lugar. Observe a planilha montada abaixo:

Agora iremos atribuir um padrão para o formato dos horários, conforme os passos a seguir:

• Selecione as células que contenham os horários a serem formatados;


• Selecione a aba Número; • No item Categoria clique em Hora, onde escolheremos em Tipo a maneira que deseja

exibir o horário;



• Clique em OK.

Observe nosso resultado:

No exemplo desenvolvido, utilizamos a convenção de 24 horas para fins didáticos.

Saiba como executar cálculos quando o período excede 24 horas

Quebrando o texto em células

O que é?

A quebra de texto nas células de uma planilha é um recurso de formatação bastante útil, podendo ser usado quando o texto não cabe na largura especificada para a célula. Neste caso, por meio da quebra de texto automático você poderá dividir o texto da célula para caber em mais de uma linha da mesma célula. Neste caso, a célula é redimensionada, tendo a sua altura aumentada. Para ativar este recurso, veja o nosso exemplo a seguir:



Exemplo

Para aplicar o recurso de quebra de texto automática, faça o seguinte:

• Selecione as células que deseja formatar.

• Clique com o botão direito do mouse sobre esta seleção. • Escolha a opção Formatar células.



• Na caixa de diálogo Formatar células, vá à guia Alinhamento.

• Feito isso, vá à seção Controle de texto e marque a caixa de seleção Quebrar texto automaticamente.




Dica: Outra maneira de quebrar texto em células é por meio das teclas ALT+ENTER. Para isso, basta clicar no local da célula em que deseja quebrar a linha e pressionar as teclas combinadas.



Quebrando o texto em células

O que é?

A quebra de texto nas células de uma planilha é um recurso de formatação bastante útil, podendo ser usado quando o texto não cabe na largura especificada para a célula. Neste caso, por meio da quebra de texto automático você poderá dividir o texto da célula para caber em mais de uma linha da mesma célula. Neste caso, a célula é redimensionada, tendo a sua altura aumentada. Para ativar este recurso, veja o nosso exemplo a seguir:

Exemplo

Para aplicar o recurso de quebra de texto automática, faça o seguinte:

• Selecione as células que deseja formatar.

• Clique com o botão direito do mouse sobre esta seleção. • Escolha a opção Formatar células.



• Na caixa de diálogo Formatar células, vá à guia Alinhamento.

• Feito isso, vá à seção Controle de texto e marque a caixa de seleção Quebrar texto automaticamente.




Dica: Outra maneira de quebrar texto em células é por meio das teclas ALT+ENTER. Para isso, basta clicar no local da célula em que deseja quebrar a linha e pressionar as teclas combinadas.



Classificação normal

O que é?

Classificar dados em uma planilha nada mais é do que ordenar informações que geralmente estão dispostas em uma lista. Você pode classificar estes dados em ordem crescente, decrescente para uma ou mais colunas.

Exemplo

Observe no exemplo abaixo, como classificar os dados de uma planilha:

• Abra uma planilha. • Clique sobre a lista de dados que deseja classificar. • Acesse o menu Dados.

• Na janela Classificar, escolha qual coluna que deseja que os dados sejam ordenados. • Em seguida, escolha a ordem Crescente ou Decrescente.



• Caso seja necessário, você poderá ordenar mais de uma coluna ao mesmo tempo. Estas outras colunas serão classificadas atendendo a atribuição do primeiro ordenamento, em seguida a do segundo e terceiro ordenamento respectivamente.

• Neste exemplo, note que, nas caixas de combinação aparecem os nomes dos campos. Estes nomes foram interpretados pelo Excel como sendo a linha de cabeçalho.

• Caso use uma tabela que não tenha essa linha de cabeçalho, basta selecionar a opção Nenhuma linha de cabeçalho para que o Excel faça a classificação dos dados.



• Neste caso, em vez dos nomes dos campos da linha de cabeçalho, a identificação será feita pelos nomes das colunas.

Botão de atalho para classificar os dados

O que é?

É uma forma simple e rápida de reordenar as linhas e/ou colunas de uma lista com base nos valores através da classificação especificada que chamamos de classificação normal.

Como aplica o recurso?

• Clique em uma célula na coluna ou linha pela qual você deseja classificar; • Clique no botão Classificação crescente / Classificação decrescente;

Alterne o modo de classificação, selecione colunas e celulas diferentes e faça a classificação desejada.



Opções de Classificar dados

O que é?

O recurso de Classificação de dados organiza as informações de suas planilhas de acordo com a ordem de classificação definida. No entanto para que este recurso funcione é necessário que os dados estejam no formato de lista ou tabela.

Além dos recursos básicos de classificação, você ainda poderá organizar suas informações com opções diferenciadas. Aprenda neste tutorial como explorar estas opções de classificação de dados e aproveitar tudo o que esta ferramenta pode oferecer.

Exemplo

As opções de Classificação de dados podem ser acessadas da seguinte maneira:

• Clique sobre a lista de dados que deseja classificar.

• Em seguida, vá ao menu Dados e clique sobre Classificar.



• A caixa de diálogo Classificar será carregada.

• Clique no botão Opções e veja que será carregada a janela Opções de classificação. Nesta janela, estarão disponíveis as opções diferenciadas de que falamos no início no tutorial.



• Primeiramente, iremos ordenar a nossa tabela por ordem crescente dos meses. Para isso, iremos clicar sobre a caixa de combinação Ordem de classificação da primeira chave e escolher a opção janeiro, fevereiro, março, etc.

• Clique nos botões de OK para confirmar esta opção. Depois, escolha o campo Data da ligação e a ordem Crescente como as opções de classificação.



• Clique novamente em OK para classificar os dados.

Quando ativamos a classificação dos meses de acordo com uma lista personalizada, obrigamos o Excel a seguir a ordem estabelecida nesta lista. Se quisermos classificar uma lista de meses sem usar essa opção, o ordenamento será feito em ordem alfabética e não temporal.

Depois dessa tarefa, iremos aplicar uma outra opção de classificação para a nossa tabela.

• Acesse novamente o menu Dados e clique em Classificação. • Na janela Classificar clique no botão Opções. • Na seção Orientação, escolha Da esquerda para a direita. • Ao escolher esta opção estaremos classificando as colunas da planilha e não as linhas que é

a opção padrão.



• Clique em OK. • Ao voltar para a janela Classificar, selecione a Linha 1 em ordem crescente. Com isso, os

títulos do cabeçalho da tabela serão organizados em ordem alfabética.

• Clique em OK para aplicar estas opções de classificação que acabamos de definir.



Gráficos (introdução)

O que é?

A representação gráfica é uma das melhores maneiras de sintetizar e exibir resultados de um conjunto de informações em uma planilha. Afinal, a exposição de informações em uma figura gráfica é muito mais fácil de visualizar do que uma tabela com várias linhas e colunas, permitindo com mais facilidade a análise de tendências ou de possíveis alterações que tenham ocorrido nos dados observados.

O Excel dispõe dos mais variados tipos de gráficos para atender qualquer possibilidade de ordenamento de informações. Confira abaixo quais são os tipos de gráficos disponíveis no Excel.

Como o acionar o assistente de gráfico

Para acessar os diferentes tipos de gráficos do Excel, existem algumas formas:

• Uma delas é localizar na barra de ferramentas Padrão do Excel o botão correspondente ao Assistente de Gráfico e clicar sobre ele.

• Uma outra maneira é por meio do menu Inserir. • Acione este menu e clique no sub-item Gráfico.

Feito isso, teremos carregado a janela do Assistente gráfico, que é a ferramenta que nos ajuda a montar e personalizar os nossos próprios gráficos.



Observe que na aba Tipos padrão estão listados todos os tipos de gráficos disponíveis do Excel. Caso necessite de outras opções além dos modelos-padrão, você pode usar os tipos personalizados de gráficos disponíveis em Tipos personalizados.

Em Tipos padrão, você encontra gráficos nos seguintes formatos:

• Coluna – Exibe os números individuais em um período de tempo específico ou mostra comparações entre os itens. Os subtipos empilhados e 100% empilhados exibem a relação com o todo. Neste tipo de gráfico, as categorias são organizadas na horizontal e os valores na vertical.

• Barras – Exibe os números individuais em um tempo específico ou mostra as comparações entre os itens. Os sub-tipos empilhados e 100% empilhados ilustram a relação com o todo. Neste tipo de gráfico, as categorias são dispostas na vertical e os valores na horizontal, enfatizando mais as comparações e menos o tempo.

• Linha – Exibe as tendências ou alterações dos dados em um período de tempo, em intervalos constantes. Este gráfico enfatiza o fluxo de tempo e a taxa de mudança, e não a quantidade de mudanças.

• Pizza – Exibe a relação ou proporção das partes com o todo. Este tipo de gráfico é uma boa alternativa para destacar determinada categoria de valor.

• Dispersão – Exibe a relação entre os dois grupos de valores como uma seqüência de coordenadas xy.

• Área – Exibe a importância relativa de determinados valores em um período de tempo específico. A diferença entre este tipo de gráfico e o gráfico de linhas é que o gráfico de área realça a quantidade de mudança (dos valores) e não o tempo e taxa de mudança.

• Rosca – Geometricamente é parecido com o gráfico de pizza, com a diferença de que com este gráfico é possível exibir mais de uma seqüência de dados, o que não é permitido pelo gráfico de pizza.



• Radar – Exibe mudanças ou freqüências de seqüências de dados em relação a um ponto central. Cada categoria possui seu próprio eixo de valores que se propaga a partir do centro.

• Superfície – Exibe tendências em valores em duas dimensões em uma curva contínua. As cores ou os padrões indicam áreas que estão localizados no mesmo ponto.

• Bolhas – Faz comparação com conjuntos de três valores. Parecido com o gráfico de dispersão, porém este tipo de gráfico faz uso da diferenciação do tamanho das bolhas para indicar a terceira categoria de dados.

• Ações – Seguindo a lógica alta/baixa/fechamento, este tipo de gráfico necessita de três conjuntos de dados que siga esta lógica respectivamente.

• Cilindro, Cone e Pirâmide: são semelhantes aos gráficos de colunas ou barras com a diferença que neste tipo de gráfico os dados são exibidos de acordo com o forma geométrica da figura.

Ao selecionar cada um dos tipos listados acima, você terá a disposição sub-divisões ou variações da categoria de gráfico em questão. Por exemplo, ao selecionar o gráfico do tipo Pizza, estarão disponíveis mais seis subtipos de gráficos para esta categoria, como figuras em formato 3D, uma pizza destacada entre outros.

Gráfico de linha

O que é?

Gráficos de Linhas exibem dados contínuos ao longo do tempo, e são ideais para mostrar tendências em dados a intervalos iguais. Em um gráfico de Linha, dados de categorias são distribuídos uniformemente ao longo do eixo horizontal, e todos os dados de valores são distribuídos igualmente ao longo do eixo vertical. Importante ressaltar que ele não enfatiza a quantidade de mudanças ao longo do período, mas sim o fluxo de tempo e a taxa de mudança.

Exemplo

Suponhamos que, numa empresa, as vendas estejam aumentando bastante e que os responsáveis queiram apurar o desenvolvimento dos negócios. O Gráfico de Linha seria uma forma muito útil de se visualizar (de maneira bem rápida) o crescimento da corporação. Para montar nosso gráfico, basta seguir as informações abaixo:

• Abra uma planilha; • Acesse o menu Inserir (opção Gráficos) ou o ícone conforme destacado abaixo:

Abrirá a seguinte janela:



Na aba Tipos personalizados, podem ser escolhidas seis formas de modificar seu gráfico que são: Linhas - Colunas, Linhas Coloridas, Linhas em dois eixos, Linhas Suaves, Linhas - Colunas em dois eixos e Logarítmico.



Por hora, utilizaremos somente o Tipo padrão do gráfico e o personalizaremos ao fim de sua confecção;

• Na aba Tipos padrão, escolha como Tipo de gráfico de Linha; • No Subtipo de gráfico, selecione Linha. Aqui como exemplo didático, selecionaremos o

tipo de Linha com marcadores exibidos a cada valor de dado, conforme ilustra a figura; • Clique em Avançar;

No nosso exemplo, selecionaremos o intervalo de células de B2:C8.

• Na aba Intervalo de dados, selecione em sua planilha as linhas e colunas necessárias para confecção do gráfico;



Como no gráfico Rosca, o gráfico de Linhas também pode possuir mais de uma seqüência, no entanto, para fins didáticos, apresentaremos apenas uma.

A aba Seqüência funciona como no gráfico Rosca, mostrando a base de dados que o Excel utiliza para gerar o gráfico. Ao se apagar uma das seqüências, teremos um gráfico mais simples. Em nosso exemplo, não efetuaremos alterações nesta aba.



• Clique em Avançar; • Na aba Título, escolha um nome para seu gráfico. No nosso exemplo, ele será intitulado de

"Vendas 2006";



• Na aba Eixos, podemos optar por ocultar os dados no gráfico dos eixos X (conhecido como categoria) e do Y, bem como alterar a forma expressa dos meses no eixo das categorias. Deixaremos a forma estabelecida como padrão pelo Excel;

• Na aba Linhas de Grade, podemos aumentar o número de linhas na grade do gráfico, a fim de tornar sua escala com uma visualização mais eficiente dos números. No entanto, para o nosso exemplo, não será alterado o padrão Excel;

• Na aba Legenda, podemos optar por mostrá-la ou ocultá-la, bem como definir qual será sua posição no gráfico;



• Na aba Rótulo de dados, podemos configurar nosso gráfico para visualizar rótulos com o Nome da série (no nosso caso seria Vendas em Milhões); Nome da categoria (meses que constam no eixo X) ou ainda podem ser expressos os Valores das vendas mês a mês ao longo da linha do gráfico;

• Na aba Tabela de Dados podemos optar ou não para que sejam mostrados os dados que originaram a tabela. Como já será mostrada a planilha junto ao gráfico, seguiremos o padrão Excel e vamos ocultá-la;



• Clique em Avançar;

Na última etapa do processo, podemos escolher entre fazer com que o gráfico seja um objeto da planilha (apenas constando como ilustração), ou fazer dele uma nova planilha, na qual o gráfico e sua legenda sejam os únicos integrantes. Deixaremos que ele fique juntamente com a planilha para melhor ilustrar;

• Mantenha selecionada a opção Como objeto em:

• Clique em Concluir e teremos nosso gráfico.



Para alterar a formatação do gráfico, deve-se selecionar a parte a ser modificada e clicar com o botão direito do mouse na opção Formatar.

Gráfico de colunas

O que é?

Assim como o gráfico de Barras, o de Colunas mostram comparações entre itens individuais em um período específico, ou somente comparações entre itens. A diferença básica entre um e outro é que, no gráfico de Colunas suas categorias são dispostas na horizontal e os valores na vertical.

Exemplo

Tendo um uso bastante difundido em Estatística, Geografia, Matemática etc, o gráfico de Colunas também tem um lugar muito especial dentro das corporações. Citaremos um exemplo de uma empresa X que possui diversos vendedores de seu produto final. Vejamos qual vendedor traz maior rentabilidade para este estabelecimento:





Na aba Tipos personalizados, podem ser escolhidas quatro formas de modificar seu gráfico que são: Colunas com profundidade, Colunas - Área (combinado clássico) Pilha, Cones ou Preto e Branco Colunas.




• Na aba Tipos padrão, escolha como Tipo de Gráfico Colunas; • No Subtipo de gráfico, selecione o formato Colunas agrupadas com efeito visual 3D; • Clique em Avançar;

Em nosso exemplo, selecionaremos o intervalo B2:C8.




Como no gráfico Barras, o gráfico de Colunas o também pode possuir mais de uma seqüência, no entanto, para fins didáticos, apresentaremos apenas uma seqüência que será a receita das vendas.

A aba Seqüência funciona como no gráfico Barras, mostrando a base de dados que o Excel utiliza para gerar o gráfico. Em nosso exemplo, não efetuaremos alterações nesta aba.




"Vendas Bimestrais";



• Na aba Eixos, podemos optar por ocultar os dados no gráfico dos eixos X (conhecido como categoria) e do Z, bem como alterar a forma no eixo das categorias. Deixaremos a forma estabelecida como padrão pelo Excel;

• Na aba Linhas de Grade, podemos aumentar o número de linhas na grade do gráfico, a fim de tornar sua escala com uma visualização mais eficiente dos números. Para melhorar a ilustração do nosso exemplo, acrescentaremos as linhas de grade principais (eixo X);




• Na aba Rótulo de Dados, podemos configurar nosso gráfico para visualizar rótulos com o Nome da série (Vendas em Milhões), Nome da categoria (vendedores responsáveis) ou ainda podem ser expressos os Valores em das vendas ao longo da trajetória do gráfico;





Gráfico de área

O que é?

Dados que representam o lucro no decorrer do tempo podem ser visualizados em um gráfico de Área para enfatizar o lucro total. Gráficos de Área frizam a mudança no decorrer do tempo e são usados para chamar atenção para o valor total ao longo de uma tendência.

Exemplo

Uma boa forma de se entender este tipo de gráfico é lançando mão do negócio em que ele é largamente empregado que é a Bolsa de Valores. Empregaremos valores fictícios da bolsa para fins didáticos, conforme a seguir:





Na aba Tipos personalizados, podem ser escolhidas duas formas de modificar seu gráfico que são: Bloco de Áreas (apresentação colorida em 3D) e Preto e Branco (gráfico em tons cinza).




• Na aba Tipos padrão, escolha como Tipo de Gráfico de Área; • No Subtipo de gráfico, selecione o formato Área empilhada 3D com efeito visual 3D,

conforme ilustra a figura; • Clique em Avançar;

Em nosso exemplo, selecionaremos o intervalo de células B2:E6.




A aba Seqüência mostra a base de dados que o Excel utiliza para gerar o gráfico. Ao se apagar uma das seqüências, teremos um gráfico mais simples. Em nosso exemplo, não efetuaremos alterações nesta aba.




"Bolsa de Valores";

• Na aba Eixos, podemos optar por ocultar os dados no gráfico dos eixos X (conhecido como categoria) e do Z, bem como alterar a forma no eixo das categorias. Deixaremos a forma estabelecida como padrão pelo Excel;



• Na aba Linhas de Grade, podemos aumentar o número de linhas na grade do gráfico, a fim de tornar sua escala com uma visualização mais eficiente dos números. Para melhorar a ilustração do nosso exemplo, deixaremos a forma estabelecida pelo Excel;




• Na aba Rótulo de Dados, podemos configurar nosso gráfico para visualizar rótulos com o Nome da série (Anos), Nome da categoria (nome das bolsas) ou ainda podem ser expressos os valores das bolsas ao longo da trajetória do gráfico;





Gráfico rosca

O que é?

Assim como o gráfico de Pizza, o de Rosca mostra a relação de partes com o todo, no entanto, ele pode conter mais de uma seqüência de dados, ou seja, mais de um todo.

Como aplicar

Suponhamos que, numa pesquisa para eleição presidencial, em cada um dos estados, os mesmos candidatos tenham tido diferentes quantidades de votos. Neste caso, o gráfico de Rosca será de grande valia para comparação entre os estados.

Para se montar um gráfico de Rosca, deve-se seguir os mesmos passos indicados no gráfico de Pizza, conforme a seguir:






• Na aba Tipos padrão, escolha como Tipo de gráfico o Rosca; • No Subtipo de gráfico, selecione o Rosca. Aqui como exemplo didático, selecionaremos o

primeiro tipo; • Clique em Avançar;



No nosso exemplo, selecionaremos o intervalo de células de B2:D7.





"Eleições 2007";




• Na aba Rótulo de dados, podemos escolher qual informação destacar: Nome da série, Categoria, Valor ou Percentagem. Em nosso exemplo, deixaremos o padrão oferecido pelo Excel;








Gráfico pizza

O que é?

Comumente utilizado em livros de geografia e matemática, o gráfico Pizza é apresentado quando se deseja ter a noção da relação e proporção das partes com o todo.

Exemplo

Um exemplo muito comum de gráfico Pizza aparece em todo período eleitoral, cuja somatória de todos os candidatos devem acumular os 100% dos votos válidos. Baseando-se nisso, teremos condições de montar nosso gráfico; basta seguir as instruções abaixo:





Na aba Tipos Personalizados, podem ser escolhidas três formas de modificar seu gráfico que são: Pizza Azul (gráfico todo em azul), Pizza Destacada (o gráfico será dividido em fatias) ou Pizza e Branco (seu gráfico será constituído apenas dessas tonalidades).



Por hora, utilizaremos somente o Tipo Padrão do gráfico e o personalizaremos ao fim de sua confecção;

• Na aba Tipos Padrão, escolha como Tipo de Gráfico o Pizza; • No Subtipo de gráfico selecione o segundo tipo, em formato 3D; • Clique em Avançar;



Em nosso exemplo, excetuaremos a célula referente a somatória de votos (100), pois nos interessa obter visualmente a noção de proporção de votos de cada candidato. No nosso exemplo, selecionaremos o intervalo B3:C7.




• A aba Seqüência não é aplicável ao gráfico Pizza, visto que ele se utiliza apenas de uma seqüência;


"Eleições 2007";




• Na aba Rótulo de dados, podemos escolher qual informação destacar: Nome da série, Categoria, Valor ou percentagem. Em nosso exemplo, deixaremos o padrão oferecido pelo Excel;





• Mantenha selecionada a opção Como objeto em;





Gráfico em barras

O que é?

Como explicado no conteúdo sobre Gráficos, o Excel disponibiliza 14 diferentes categorias de gráficos cujo intuito é cobrir grande parte das possibilidades de elaboração de gráficos.

Porém para aqueles usuários que não estão familiarizados com o recurso, muitas vezes poderá surgir a dúvida sobre qual é o melhor tipo de gráfico a ser usado.

Neste caso, não há o melhor tipo de gráfico, mas sim aquele que cumpre a sua função em realçar determinadas características de seu conjunto de informações. Ou seja, para destacar o período temporal existem determinados tipos de gráficos, para comparar percentualmente a participação dos itens sobre o total haverá outros tipos.

Dessa maneira, a escolha do melhor tipo de gráfico dependerá do resultado das variáveis que o usuário pretende exibir e ainda do nível de ênfase que deseja imprimir às categorias de dados destes elementos gráficos.

Exemplo

No exemplo a seguir, iremos mostrar como a mesma seleção de dados pode ser expressa por diferentes representações gráficas. Em nossa seleção de dados temos os números relativos ao consumo de matérias primas de uma determinada indústria durante os anos de 2002 a 2006.

Veja a seguir os diferentes tipos de gráficos que criamos com os mesmos dados:

Gráfico em colunas



Gráficos em colunas empilhadas

Gráfico em barras

Gráfico em linhas



Gráfico em rosca

Gráfico em área

Observe que cada um dos gráficos destacou com maior ou menor ênfase a evolução temporal de consumo de cada matéria, ou o percentual de participação em um total geral, ou ainda fez a comparação do aumento ou do decréscimo entre os itens.

No entanto, algumas vezes, ao selecionar determinados tipos de gráficos, você verá que as categorias de dados não se relacionam com a figura gráfica desejada, resultando em um gráfico difícil de entender.



Para evitar esta situação, você pode fazer a pré-visualização de um tipo de gráfico antes de aplicar o formato de um determinado tipo de gráfico. Para isso, faça o seguinte:

• Selecione o conjunto de linhas e colunas que deseja transformar em gráfico. • Ative o assistente de gráfico. • Selecione um subtipo de gráfico, e mantenha o botão Manter pressionado para exibir

exemplo.

Com essa pré-visualização do gráfico ficará mais fácil de selecionar o melhor tipo para as suas necessidades.

Gráfico dispersão

O que é?

Gráficos de Dispersão são comumente usados para exibir e comparar valores numéricos, como dados científicos, estatísticos e de engenharia. Gráficos de Dispersão têm dois eixos de valores, mostrando um conjunto de dados numéricos ao longo do eixo horizontal e outro ao longo do eixo vertical. Combinam esses valores em pontos de dados únicos e os exibe a intervalos irregulares, ou agrupamentos.

Exemplo



Um dado científico, como o crescimento da população de bactérias em virtude do tempo, pode ser satisfatoriamente representado pelo gráfico de dispersão. Colocando em prática nosso exemplo, montaremos nosso gráfico conforme instruções a seguir:




• Na aba Tipos padrão, escolha como Tipo de gráfico o de Dispersão; • No Subtipo de gráfico, selecione o Dispersão. Aqui como exemplo didático,

selecionaremos o primeiro tipo; • Clique em Avançar;



Como no gráfico Linha, o gráfico de Dispersão também pode possuir mais de uma seqüência, que apresentaremos como Bactéria X (seqüência 1) e Bactéria Y (seqüência 2).

A aba Seqüência funciona como no gráfico Linha, mostrando a base de dados que o Excel utiliza para gerar o gráfico. Ao se apagar uma das seqüências, teremos um gráfico mais simples. Em nosso exemplo, não efetuaremos alterações nesta aba.




"Crescimento Bacteriano";




• Na aba Linhas de Grade, podemos aumentar o número de linhas na grade do gráfico, a fim de tornar sua escala com uma visualização mais eficiente dos números. No entanto, para o nosso exemplo, não será alterado o padrão Excel;




• Na aba Rótulo de Dados, podemos configurar nosso gráfico para visualizar rótulos com o Nome da série (no nosso caso seria Crescimento Bacteriano); Valor X (meses que constam no eixo X) ou ainda podem ser expressos os Valores Y dos minutos ao longo da linha do gráfico;








Gráfico 3D

O que é?

O emprego e a utilização de Gráficos são de fundamental importância no momento de apresentar visualmente tabela de dados. A inserção dos dados em uma apresentação gráfica facilitará, por porte do analista, a compreensão de uma massa grande de informações juntas.

Cada situação a ser evidenciada necessita de um tipo de gráfico, o Excel possui mais de uma dezena de tipos diferentes. Neste artigo iremos apresentar o Gráfico 3D.

Como aplicar

Primeiramente será necessário colocar os dados na planilha conforme o exemplo a seguir. O Excel irá comparar os dados e expressá-los através de um gráfico em três dimensões.



Para inserir um gráfico no documento com os dados contidos na tabela, siga as seguintes etapas:

• Acesse o menu Inserir; • Clique em Gráficos;

O Excel abrirá a janela do Assistente de gráfico. Faça o seguinte:

• Selecione em Tipo de gráfico: Colunas. • Em Subtipo de gráfico, selecione Colunas 3D. • Depois de selecionar Colunas 3D clique em Avançar .



Na etapa 2 de 4, será necessário escolher as linhas e colunas com os dados que serão analisados para construção do gráfico. Preste atenção nesta etapa. Algumas vezes o Excel escolhe automaticamente os endereços das células. Caso a opção do Excel não esteja correta, escolha você mesmo o endereço das células. Após inserir o intervalo de células clique em Avançar .



Você está agora na etapa 3 de 4. Nesta etapa você deverá ou não colocar os nomes no gráfico e nos eixos correspondentes como na figura abaixo. Depois de nomeados clique em Avançar.

Na última etapa, 4 de 4, você deverá apenas escolher se deseja inserir o gráfico(objeto) na planilha. Você também pode optar por criar uma planilha só para o gráfico. No nosso exemplo optamos por inserir o gráfico(objeto) na planilha.



Para finalizar clique em Concluir e veja o gráfico na planilha.

Gráfico de radar

O que é?

Gráfico de Radar compara os valores agregados de várias séries de dados. Ele pode propiciar: apresentação de várias dimensões ao mesmo tempo; fácil visualização comparativa; e uniformização das unidades de medida de séries de dados independentes. Essa estrutura permite colocar lado a lado diferentes séries de dados. Essa uniformização das unidades de medidas é uma das principais características do gráfico.

Exemplo



Gostaríamos de comparar o gasto mensal com combustível feitos por alguns consumidores de várias camadas sociais. Esta seria uma ocasião bastante propícia para avaliarmos a utilidade do gráfico Radar, cujo passo-a-passo para obtê-lo descreveremos a seguir:



Por hora, utilizaremos somente o Tipo padrão do gráfico (visto que a aba Tipos personalizados não se aplica a esse gráfico) e o personalizaremos ao fim de sua confecção;

• Na aba Tipos Padrão, escolha como Tipo de gráfico o Radar; • No Subtipo de gráfico, selecione o formato Radar. Aqui como exemplo didático,

selecionaremos o segundo tipo, com marcadores a cada ponto de dados; • Clique em Avançar;



No nosso exemplo, selecionaremos o intervalo B2:C9.




A aba Seqüência mostra a base de dados que o Excel utiliza para gerar o gráfico. Em nosso exemplo, não efetuaremos alterações nesta aba.




"Consumo com Automóveis";

• Na aba Eixos, podemos optar por ocultar os dados no gráfico do eixo Y apenas. Deixaremos a forma estabelecida como padrão pelo Excel;



• Na aba Linhas de grade, podemos ocultar ou aumentar o número de linhas na grade do gráfico no eixo Y, a fim de tornar sua escala com uma visualização mais eficiente dos números. Para melhorar a ilustração do nosso exemplo, ocultaremos todas elas;

• Na aba Legenda, podemos optar por mostrá-la ou ocultá-la, bem como definir qual será sua posição no gráfico. Optamos por deixar o padrão estabelecido pelo Excel;



• Na aba Rótulo de Dados, podemos configurar nosso gráfico para visualizar rótulos com o Nome da série (consumo), Nome da categoria (nome dos consumidores) ou ainda podem ser expressos os Valores dos gastos obtidos ao longo da trajetória do gráfico;






Clique em Concluir e teremos nosso gráfico.

Gráficos de barras

O que é?

Gráficos de Barras ilustram comparações entre itens individuais em um tempo específico, ou somente comparações entre itens . Sempre que os dados estiverem organizados em colunas ou linhas em uma planilha, podem ser elaborados em um gráfico de barras, cujas categorias são dispostas na vertical e os valores na horizontal. Ainda dentro desse item, devemos destacar a opção para que os dados fiquem empilhados, visualizando assim, sua relação com o todo.

Exemplo

Assim como o gráfico de Pizza, o de Barras também é largamente utilizado na Geografia. Normalmente, aparecem em comparações entre países, gastos com matérias-primas diversas e etc. Como forma didática, traremos um exemplo das despesas de uma simples casa, conforme indicado abaixo:





Na aba Tipos personalizados, podem ser escolhidas três formas de modificar seu gráfico que são: Barras de outdoor, Barras flutuantes (requer duas seqüências) ou Tubos (barras empilhadas com aspecto cilíndrico)




• Na aba Tipos padrão, escolha como Tipo de gráfico de Barras; • No Subtipo de gráfico, selecione o formato Barras agrupadas com efeito visual 3D; • Clique em Avançar;



Em nosso exemplo, selecionaremos o intervalo B2:C8.




Como no gráfico Dispersão, o gráfico de Barras o também pode possuir mais de uma seqüência, no entanto, para fins didáticos, apresentaremos apenas uma seqüência que será o custo das despesas da casa.

A aba Seqüência funciona como no gráfico Dispersão, mostrando a base de dados que o Excel utiliza para gerar o gráfico. Em nosso exemplo, não efetuaremos alterações nesta aba.




"Despesas da Casa";



• Na aba Eixos, podemos optar por ocultar os dados no gráfico dos eixos X (conhecido como categoria) e do Z, bem como alterar a forma expressa no eixo das categorias. Deixaremos a forma estabelecida como padrão pelo Excel;

• Na aba Linhas de grade, podemos aumentar o número de linhas na grade do gráfico, a fim de tornar sua escala com uma visualização mais eficiente dos números. Para o nosso exemplo, acrescentaremos as linhas de grade principais (eixo X);




• Na aba Rótulo de Dados, podemos configurar nosso gráfico para visualizar rótulos com o Nome da série (Custos em R$), Nome da categoria (despesas a serem pagas) ou ainda podem ser expressos os valores em R$ ao longo da trajetória do gráfico;





Gráfico de superfície

O que é?

Um gráfico de Superfície é utilizado quando necessitamos encontrar combinações entre dois conjuntos de dados. No exemplo de um mapa topográfico, ou um outro cartograma, cores e padrões indicam áreas que estão no mesmo intervalo de valores. Dados que organizados em colunas ou linhas em uma planilha, podem ser transformados em um gráfico de superfície.

Exemplo

Podemos utilizar um exemplo muito simples para ilustrar o que foi afirmado sobre o gráfico de Superfície, que é a comparação entre plantações de milho e soja em diferentes localidades. Baseando-se nisso, basta seguir os seguintes passos:





Por hora, utilizaremos somente o Tipo padrão do gráfico (visto que a aba Tipos personalizados não se aplica a esse gráfico) e o personalizaremos ao fim de sua confecção;

• Na aba Tipos padrão, escolha como Tipo de gráfico o de Superfície; • No Subtipo de gráfico, selecione o Superfície. Aqui como exemplo didático,

selecionaremos o primeiro tipo, que é o Superfície 3D; • Clique em Avançar;




"Milho x Soja";



• Na aba Eixos, podemos optar por ocultar os dados no gráfico dos eixos X (conhecido como categoria), Y (eixo das séries) e do Z (eixo de valores). Deixaremos a forma estabelecida como padrão pelo Excel;

• Na aba Linhas de grade, podemos aumentar o número de linhas na grade do gráfico, a fim de tornar sua escala com uma visualização mais eficiente dos números. Para melhorar a ilustração do nosso exemplo, deixaremos a forma estabelecida como padrão pelo Excel;







Clique em Concluir e teremos nosso gráfico.



Gráfico de bolhas

O que é?

Semelhante ao gráfico de Dispersão, porém este tipo de gráfico faz uso da diferenciação do tamanho das bolhas para indicar a terceira categoria de dados. É importante ressaltar que o gráfico de Bolhas faz comparações a cada três elementos.

Exemplo

Numa pesquisa de mercado efetuada por um instituto conceituado, observou-se a aceitação de determinada marca de empresa em detrimento das outras. Conseqüentemente, a corporação mais aceita, tem sua lucratividade aumentada com o passar dos anos. Podemos verificar isso facilmente através do gráfico de Bolhas que será construído a seguir:





Por hora, utilizaremos somente a aba Tipo padrão do gráfico e o personalizaremos ao fim de sua confecção;

• Na aba Tipos padrão, escolha como Tipo de Gráfico o de Bolhas; • No Subtipo de gráfico, selecione o formato desejado entre os dois possíveis. Aqui como

exemplo didático, selecionaremos o segundo tipo: Bolhas com efeito visual 3D; • Clique em Avançar;



No nosso exemplo, selecionaremos o intervalo de células de B2:F7;

Na aba Intervalo de dados, selecione em sua planilha as linhas e colunas necessárias para confecção do gráfico;



Como no gráfico Dispersão, o gráfico de Bolhas também pode possuir mais de uma seqüência, que apresentaremos como Participação na Empresa X (seqüência 1) e Participação na Empresa Y (seqüência 2).

A aba Seqüência funciona como no gráfico Dispersão, mostrando a base de dados que o Excel utiliza para gerar o gráfico. Ao se apagar uma das seqüências, teremos um gráfico mais simples. Em nosso exemplo, não efetuaremos alterações nesta aba.




"Crescimento Empresarial". Para facilitar o entendimento do leitor, também optamos por colocar uma nomenclatura no eixo X (Tempo) e Y (Percentual de Participação), conforme ilustração abaixo;




• Na aba Linhas de Grade, podemos aumentar o número de linhas na grade do gráfico, a fim de tornar sua escala com uma visualização mais eficiente dos números. Em nosso exemplo, optamos por exibir a grade de linhas principais do eixo X;




• Na aba Rótulo de Dados, podemos configurar nosso gráfico para visualizar rótulos com o Nome da série (no nosso caso seria Participação X e Y); Valor de X (tempo) ou Valor de Y (percentual) e também o tamanho da Bolha (Lucratividade X e Y);








Cabeçalho e rodapé

O que é?

Um cabeçalho é um texto predefinido que deve aparecer na parte superior de todas as folhas de impressão. O rodapé tem a mesma finalidade, porém é impresso na parte inferior. É importante inserir um cabeçalho e um rodapé em documentos que serão impressos e consultados freqüentemente, porque auxiliam na visualização e no entendimento do mesmo.

Por exemplo: suponhamos que você imprima relátórios periódicos e necessite consultá-los no futuro. Seria muito útil se cada página do relatório fosse numerada e tivesse a data e horários exatos do momento da impressão. Neste texto você vai aprender a inserir cabeçalho e rodapé.

Como configurar cabeçalho e rodapé

Siga os passos abaixo para utilizar o recurso Cabeçalho e rodapé:



• Clique no menu Exibir; • Clique no item Cabeçalho e rodapé. • Observe que a janela Configurar página é aberta e a guia Cabeçalho e rodapé está ativa.

Há dois retângulos brancos vazios indicando que não foi configurado nenhum cabeçalho ou rodapé.

• Ao clicar na seta ao lado da caixa Cabeçalho ou Rodapé, diversas opções são apresentadas. Se você escolher, por exemplo, o primeiro item da lista Cabeçalho ("Página 1") todas as folhas terão o texto "Página" seguido pelo respectivo número de página.



Em vez de escolher uma opção da lista, você pode clicar no botão Personalizar cabeçalho ou Personalizar rodapé. Uma janela surge com três retângulos brancos, representando as três partes da folha: o lado esquerdo, o centro e o lado direito. Basta escolher a caixa e digitar o texto. Vamos supor que você coloque:

• A data na caixa da esquerda; • O nome da empresa na caixa do centro; • O horário na caixa da direita.

Obs: Não digite a data e o horário, você deve utilizar os recursos do Excel, para que os dados sejam sempre atualizados. Para inserir a data clique no botão com um calendário, e para inserir o horário no botão com um relógio, veja abaixo:

Veja como o cabeçalho inserido acima é exibido na folha impressa:

Definindo a área de impressão

Introdução

Esta é uma opção para imprimir uma área especifíca da planilha, caso você deseje apenas uma parte da planilha e não ela inteira, é possível definir uma região exata para impressão. E se foi apenas uma eventualidade, e não seja mais necessária esta definição, basta limpá-la.



Como definir a área de impressão

Existem duas maneira para definir uma área, siga abaixo:

• Acesse o menu Exibir; • Clique no item Quebra de página.

O zoom da planilha é reduzido e agora o limite de cada folha de impressão é representado por uma borda azul, no centro da folha apareçe a numeração das páginas. Você pode definir seu próprio limite clicando e arrastando as bordas.

Obs: Esta opção é a mesma do botão Margens em Visualização da impressão. Veja no exemplo abaixo a definição de uma área.

Saiba outra maneira de definir a área de impressão

Siga os passos abaixo:

• Selecione as células que deseja imprimir na planilha; • Acesse o menu Arquivo;



• Clique no item Área de impressão; • Escolha a opção Definir área de impressão.

Pronto a área de impressão já está definida!

Obs: Para exibir a planilha como estava antes, clique no menu Exibir, na opção Normal.

Observe no video abaixo que após definir a área de impressão, surge um pontilhado ao redor das células selecionadas, demonstrando na planilha a área que será impressa .

Eliminando a definição de impressão

• Clique no menu Arquivo; • Clique no item Áréa de impressão; • Escolha a opção Limpar área de impressão.

Visualização da impressão



Introdução

Após finalizar o trabalho de criação e formatação da planilha, chega a hora de imprimir o resultado. No entanto, para que você controle exatamente como é que a planilha ou gráfico será impresso, é necessário visualiza-los antes da impressão.

Como visualizar a impressão

Contendo uma impressora instalada no sistema, siga os passos abaixo:

• Acesse o menu arquivo; • Clique no item visualizar impressão.

Sendo assim é possível analisar o tamanho do papel e como a informação será impressa.

Observe no exemplo acima a visualização da impressão, onde no canto superior da janela existe uma barra com botões, usados para a edição e visualização da impressão do documento, siga abaixo:

• Próxima: Utilize-o quando a planilha estiver muito extensa, sendo necessário executar este botão para visualizar as próximas páginas.

• Anterior: Ao executar o botão Próxima este botão fica ativo para voltar a página anterior. • Zoom: Execute este botão ou simplesmente clique em qualquer lugar da tela para aumentar

o tamanho da imagem.



• Imprimir: Está opção permite definir as opções de impressão e imprimir a planilha selecionada.

• Configurar...: Este botão possui opções de configuração da planilha, onde se pode controlar e melhorar a aparência do documento a ser impresso.

• Margens: É um botão onde é possível definir margens mais largas ou mais estreitas. • Visualizar quebra de página: Este botão é utilizado para visualizar as quebras de páginas

diretamente na planilha, sendo assim ter a visão exata das informações que serão impressas e em que folha cada dado vai ficar, onde é possível também redimensionar as quebras de páginas.

• Fechar: Encerra a sessão de visualização da impressão, retornando para planilha.

WordArt

O que é?

WordArt é um recurso que permite inserir objetos de texto artisticos com diversos formatos e que podem ter suas cores, linhas, tamanhos, etc alterados.

Os textos criados com WordArt podem ser utilizados para criar cabeçalhos estilizados ou mesmo textos em planilhas para valorizar o trabalho.

Como aplicar o recurso WordArt

Existem duas formas de inserir um WordArt em uma planilha do Excel, vejamos:

• A primeira é através do menu Inserir, submenu Figura, item WordArt, conforme figura abaixo:



• A segunda é através de um pequeno ícone na barra de desenhos na parte inferior do Excel, quando estiver habilitada, conforme mostra a figura abaixo:

E após utilizar uma das opções acima, aparecerá a seguinte janela:



Deve-se então escolher uma das opções de estilo de WordArt da caixa de diálogo e em seguida clicar em OK.

Aparecerá então a seguinte janela:

Deve-se então digitar o texto desejado no interior da caixa de diálogo Texto, escolher a fonte desejada e seu tamanho e clicar em OK.

Aparecerá então o texto digitado já na forma de WordArt e junto uma barra de ferramentas, conforme figura baixo:



Na barra de ferramentas nos são dadas diversas opções, conforme abaixo:

• Inserir WordArt: Localizado na extremidade esquerda da barra com a forma de um "A" azul inclinado. Permite inserir novos WordArt na planilha, tantos quantos necessário;

• Editar texto: Esta opção retorna a caixa de diálogo para edição do texto digitado; • WordArt gallery: Esta opção abre novamente a galeria de WordArt para que você possa

alterar a sua opção inicial; • Formatar WordArt: Esta opção permite alterar os itens Cores e linhas, Tamanho,

Proteção, Propriedades e Web do WordArt que fôra criado; • Forma da WordArt: Esta opção permite alterar a forma do WordArt criado, dentro das

opções de formato mostradas na figura abaixo:

• Mesmas alturas de letras na WordArt: Esta opção permite deixar todas as letras do texto da WordArt da mesma altura, tanto maiúsculas, quanto minúsculas;

• Texto vertical da WordArt: Esta opção permite deixar o texto da WordArt na vertical; • Alinhamento de WordArt: Esta opção permite alinhar o texto da WordArt e tem os itens

mostrados na figura abaixo:



• Espaçamento de caracteres na WordArt: Esta opção permite modificar o espaço entre os caracteres (letras) do WordArt e tem os itens mostrados na figura abaixo:

Exemplo

No exemplo criaremos uma WordArt simples, utilizando as principais opções oferecidas, sigamos os passos:

• Acessar o menu Inserir; • Acessar submenu Figura; • Clicar no item WordArt.

Aparecerá então a seguite janela:



• Deve-se então escolher o estilo da WordArt que se deseja e clicar em OK.

Aparecerá então a seguinte janela:

• Nesta janela deve-se digitar na caixa de diálogo Texto, o texto desejado. Também deve-se escolher o tamanho e o tipo da letra(fonte);

• Em seguida deve-se clicar em OK.

Aparecerá então o texto digitado e junto, uma barra de ferramentas, conforme mostra a figura abaixo:



Em seguida pode-se utilizar as ferramentas da barra, do modo que se desejar.

Colocaremos então um espaçamento maior no texto da WordArt.

• Clique na opção Espaçamento de caracteres na WordArt, localizada à direita na barra de ferramentas;

• Clique em seguida no item Muito afastado;

A WordArt será alterada conforme o item escolhido e ficará conforme a figura abaixo:

Auto Formas

O que é?

A ferramenta AutoFormas é uma ferramenta do Microsoft Excel que permite inserir objetos e figuras que podem ser editados de acordo com a necessidade do usuário.



Existem AutoFormas de diversos tipos, como setas, flexas, textos explicativos, etc. Todos são passíveis de serem editados para um melhor aproveitamento.

Exemplo

Neste exemplo vamos criar algumas AutoFormas de tipos diferentes, lembrando que podemos criar a AutoForma em qualquer lugar da planilha.

Sigamos os passos:

• Clicar no botão AutoFormas localizado na barra de desenhos do Excel, na parte inferior do programa, conforme mostra a figura abaixo:

Obs: Se a barra de desenhos não estiver ativa deve-se ativá-la através do menu Exibir, submenu Barras de Ferramentas e item Desenho.

Aparecerá então um menu com diversas categorias de AutoFormas e um item deniminado Mais AutoFormas, conforme mostra a figura abaixo:



As categorias trazem diversos tipos de AutoFormas e o item Mais AutoFormas permite também escolher figuras, desenhos, clipes que podem também ser inseridos como AutoForma.

• Deve-se então selecionar uma categoria dentre as existentes e clicar em uma das AutoFormas existentes, conforme mostra a figura abaixo:

• Feito isto, deve-se clicar na região desejada da planilha, onde vai ser inserida a AutoForma, conforme mostra a figura abaixo:



Pronto, a AutoForma desejada estará inserida na planilha.

Pode-se então modificá-la clicando-se duas vezes sobre a mesma ou movê-la para qualquer parte da planilha, desde que ela esteja selecionada conforme mostra a figura abaixo:



Organograma

O que é?

A ferramenta Organograma é uma ferramenta do Excel que representa graficamente as relações hierárquicas.

Geralmente ela é usada para demonstrar a estrutura gerencial de uma empresa, mas com um pouco de criatividade pode-se também criar outras utilidades para ela, como por exemplo uma árvore genealógica.

Como aplicar a ferramenta Organograma

Para adicionar um Organograma à planilha deve-se seguir os seguintes passos:



• Acessar o menu Inserir; • Clicar no item Diagrama.

Aparecerá uma janela, como na figura abaixo:

• Nesta janela deve-se clicar no item Organograma, que é o que esta no canto superior esquerdo da caixa de diálogo.

Veja figura abaixo:

• Em seguida deve-se clicar em OK.

Aparecerá um organograma e também uma barra de ferramentas, como mostra a figura abaixo:



A Barra de ferramentas disponibiliza algumas opções para aplicarmos ao Organograma, são elas:

A opção Inserir forma nos permite inserir novos diagramas ao Organograma e tem os seguintes itens:

Subordinado: que cria um novo diagrama imediatamente abaixo do diagrama selecionado utilizando um conector reto. Veja figura abaixo:

Colaborador: que cria um novo diagrama na mesma linha do diagrama selecionado utilizando um conector reto. Veja figura abaixo:



Assistente: que cria um novo diagrama abaixo do diagrama selecionado utilizando um conector angulado para esquerda ou para direita. Veja a figura abaixo:

A opção Layout nos permite mudar a disposição para otimizar o Organograma e tem os seguintes itens:

Padrão: que mantém ou retorna, no caso de um Organograma alterado, o formato padrão do Organograma. Veja figura abaixo:



Deslocamento: que otimiza a disposição do Organograma dentro da planilha, geralmente na vertical. Veja figura abaixo:

Deslocamento à esquerda: que organiza a disposição do Organograma toda a esquerda. Veja figura abaixo:



Deslocamento à direita: que organiza a disposição do Organograma toda a direita. Veja figura abaixo:

Ajustar organograma ao conteúdo: que ajusta a disposição do Organograma ao contúdo da planilha, geralmente diminuindo seu tamanho pra que seja exibido da melhor forma possível. Veja figura abaixo:



Expandir organograma: aumenta o tamanho do Organograma em relação ao conteúdo do planilha. Veja figura abaixo:

Dimensionar organograma: que permite dimensionar o Organograma em relação a planilha clicando sobre a borda do mesmo, mudando seu tamanho e formato. Veja figura abaixo:



AutoLayout: que quando selecionado ajusta automaticamente o Organograma em relação a sua própria disposição e em relação ao conteúdo e ao espaço da planilha a medida que são inseridos novos diagramas. Veja figura abaixo:

A opção Selecionar nos permite selecionar os diagramas e conectores. Veja as opções:

Nível: este item seleciona todos os diagramas que estejam em um mesmo nível, ou seja, se o diagrama que estiver selecionado for um Subordinado, quando clicarmos no item Nível todos os diagramas que estiverem na condição de Subordinado serão selecionados também.



Ramificação: este item seleciona todos os diagramas que estejam na ramificação do diagrama selecionado, independentemente do nível em que estejam.

Todos os assistentes: este item, como o próprio nome diz, seleciona todos os diagramas de Assistentes que foram criados no Organograma.

Todas as linhas conectoras: este item seleciona todos as linhas que conectam os diagramas, em todo o Organograma.

Veja abaixo na figura a localização da opção Selecionar e seus itens na barra de ferramentas:

E por último existe também na barra de ferramentas a opção Autoformatação, que se encontra no canto direito da barra, como motra a figura abaixo:

Ao clicar nesta opção aparece a janela demonstrada na figura abaixo:



Nesta janela podemos escolher entre várias opções de formatação para o Organograma, basta clicarmos em um dos itens que estão no interior da caixa, em nosso exemplo usamos o estilo Cor 3D. Veja figura abaixo:

Feita a escolha da formatação desejada, deve-se clicar em Aplicar para que o formato seja aplicado ao Organograma. O resultado é o da figura abaixo:



Além destes formatos disponíveis na opção Autoformatação, pode-se também formatar o Organograma ou qualquer um de seus diagramas do modo que se desejar, basta clicar duas vezes sobre o diagrama ou sobre a borda do Organograma.

Abrirá uma janela permitindo fazer alterações no item selecionado. Veja a janela que se abre na figura abaixo:

Nesta janela são nos dadas as seguintes opções:



• Tamanho: Permite alterar o tamanho do Organograma.

Obs: esta opção não permite alterar o tamanho de um único diagrama;

• Alinhamento: Permite alterar o alinhamento, posição e etc, que o texto digitado dentro do diagrama vai seguir;

• Cores e linhas: Permite mudar as cores e linhas do diagrama e também do Organograma, como preenchimento e etc;

• Fonte: Permite modificar a fonte que será utilizada para descrição a ser digitada no interior do diagrama, como nome de funcionário, parente, etc;

• Proteção: Permite manter o diagrama protegido contra alterações caso a planilha também esteja protegida, caso não esteja o diagrama também não o será;

• Margem: Permite definir a largura das margens para que na hora da impressão o conteúdo possa ser impresso de acordo escolhido pelo usuário;

• Web: Permite adiconar um texto alternativo, para que se a planilha com o Organograma seja utilizada em uma página da Web a sua locolização possa ser simplificada, pois os localizadores da Web utilizam muitas vezes este recurso.

Obs: Além de acessar a ferramenta Organograma através dos passos citados acima, também pode-se fazê-lo através da barra de desenhos quando ela estiver habilitada.

Exemplo

No exemplo a seguir criaremos um Organograma simplificado, com um Gerente, dois Supervisores, um Assitente e um Subordinado, somente para dar uma idéia das principais funções da ferramenta Organograma, sigamos os passos:

• Acessar o menu Inserir; • Clicar o item Diagrama; • Em seguida clicar na figura do Organograma dentro da caixa Selecione um tipo de

diagrama.

Veja figura abaixo:



Feito isto deve-se clicar em OK para inserir o Organograma na planilha.

Aparecerá então um Organograma seguido de uma barra de ferramentas, conforme mostra a figura abaixo:

• Agora clique sobre o diagrama superior e escreva a palavra "Gerente", conforme figura:

• em seguida clique sobre um dos três diagramas inferiores e tecle Delete, para excluir um dos diagramas.

• Feito isto clique sobre os dois diagramas que sobraram, um em seguida ao outro, e digite a palavra "Supervisor", nos dois. Veja a figura:



• Agora clique no diagrama esquerdo e vá a barra de ferramentas e crie um Assistente e um Subordinado, digitando dentro de ambos "Assistente" e "Subordinado" respectivamente. Conforme figura baixo:

• Agora clique na opção Autoformatação e escolha o item Cor 3D na caixa de diálogo selecione um estilo de diagrama. Veja a figura abaixo:



• Agora clique em Aplicar.

Veja o resultado na figura abaixo:



Inserir Documento do Microsoft Word

O que é?

É um recurso do Microsoft Excel que nos permite inserir um documento do Word dentro de uma planilha.

Com este recurso podemos criar um documento do Word dentro da própria planilha ou inserir um documento já existente.

Exemplo

Neste exemplo vamos demonstrar como inserir uma caixa de diálogo para criar um documento e também como inserir um documento já existente.

É importante lembrar que o documento vai ser inserido na célula que estiver selecionada, por isto neste exemplo selecionaremos a célula C4. Sigamos os passos:

• Acesse o menu Inserir;

Clique no item Objeto, conforme mostra a figura abaixo:

Aparecerá então uma janela, conforme mostra a figura abaixo:



Nesta janela temos duas opções em duas abas distintas e veremos abaixo as duas e seus exemplos:

Criar novo: Esta aba nos permite criar um documento mesmo estando dentro da planilha, para isto temos que:

• Escolher o item Documento do Word dentro da caixa de rolagem, conforme mostra a figura abaixo:

Nesta janela também existe uma caixinha, que na figura acima esta circundada por um círculo vermelho, chamada Exibir como ícone, que quando esta selecionada insere a apresentação como um ícone na planilha.



• Feita a seleção do item, deve-se clicar em OK.

Aparecerá então sobre a célula selecionada uma janela com a mesma configuração de um documento do Word em branco, conforme mostra a figura abaixo:

Então, utilizando de seus conhecimentos em Word, você pode criar um documento mantendo esta caixa selecionada e clicando com o botão direito sobre a mesma para editar o texto.

Criar do arquivo: Esta aba nos permite inserir um documento ja existente dentro da planilha, para isto temos que:

• Clicar no botão Procurar, conforme mostra figura abaixo:

A janela acima também disponibiliza duas caixinhas: Vincular ao arquivo - que quando selecionada vincula o documento inserido ao documento de origem, fanzendo com que todas as



alterações efetuadas no original, também sejam aplicadas ao que esta inserido; Exibir como ícone - que quando selecionada exibe o documento como ícone dentro da planilha.

Ao clicar no botão Procurar aparecerá uma nova janela onde deve ser escolhido o local e o documento que se quer inserir e em seguida clicar no botão Inserir, conforme mostra a figura abaixo:

Feito isto o documento escolhido será inserido sobre a célula selecionada(C4) e ficará como demonstra a figura abaixo:



E para que o documento possa ser editado basta dar um duplo clique sobre a janela que contém o mesma que automaticamente ele ficará disponível para edição. Este procedimento vale tanto para o que foi criado na planilha quanto para o inserido.

ClipArt

O que é?

O recurso Clip-art é um recurso que permite inserir figuras, filmes, fotos e etc, em uma planilha do Excel.

Além de disponibilizar arquivos de imagens *.wmf, este recurso também permite a localização de outros objetos no sistema e sua inserção na planilha.

Como aplicar o recurso Clip-art



Existem duas maneiras de iniciar a inserção de um Clip-art em uma planilha do Excel. Vejamos quais são:

• Acessando o menu Inserir; • Em seguida sub-menu Figura; • E clicando no item Clip-art, conforme figura abaixo:

Ou:

• Clicando na caixinha do Clip-art na barra de desenhos do Excel, se ela estiver habilitada. Veja figura abaixo:



Após ter utilizado uma das opções aparecerá no canto direito da planilha o painel Inserir clip-art, conforme mostra a figura abaixo:

Neste painel pode-se escolher algumas opções para localizar os Clip-art's no sistema(computador), vejamos:

Procurar por: Esta opção permite achar todos os arquivos de mídia disponíveis no sistema, basta digitar na caixa de diálogo Pesquisar texto o nome do arquivo, extensão ou *.*(para todos) e clicar em pesquisar;

Outras opções de pesquisa: Esta opção disponibiliza as coleções que estão disponíveis no sistema, de forma a ordenar a pesquisa que você quer fazer. Permite pesquisar nas coleções de Clip-art's que vem como parte integrante do programa ou em outras que podem ser criadas por nós mesmos, da seguinte forma:

• Clique na caixa de rolagem Pesquisar em; • Escolha a coleção em que quer pesquisar; • Depois escolha que tipo de arquivo quer como resultado na caixa de rolagem Os resultados

devem ser; • E clique também em pesquisar;



Consulte também: Esta opção permite que você pesquise também no Media Gallery e na Web através do item Clip-arts on-line. Além disso se for necessário pode-se obter ajuda através do item Dicas para localizar clipes.

Utilizando uma ou mais de uma das opções acima deve-se clicar em Pesquisar.

Aparecerá no painel o resultado da pesquisa, mostrando miniaturas dos Clip-arts disponíveis, conforme mostra a figura abaixo:

Deve-se então clicar em cima do Clip-art desejado e ele automaticamente será inserido sobre a célula selecionada ou onde o cursor estiver parado. Veja figura abaixo:



Exemplo

Neste exemplo vamos inserir um Clip-art da coleção Animais sobre a célula F3. sigamos os passos:

• Acessar o menu Inserir; • Acessar submenu Figura; • Clicar no item Clip-art.

Aparecerá então à direita o painel Inserir clip-art, conforme mostra a figura:



• Deve-se então ir caixa de diálogo Pesquisar texto e digitar o nome do arquivo ou deixar *.* que vem como padrão;

• Em seguida escolher a coleção Animais na caixa de rolagem Pesquisar em; • Escolha o tipo de arquivo na caixa de rolagem chamada Os resultados devem ser; • Depois deve-se clicar em Pesquisar.

Apareceram então os resultados da pesquisa no próprio painel, conforme mostra a figura abaixo:



• Deve-se então clicar sobre o Clip-art desejado, que no caso deste exemplo é o desenho de um coelho. Isto fará com que a figura seja imediatamente inserida na planilha sobre a célula selecionada(F3), conforme mostra a figura abaixo:



Imagem

O que é?

Além de trabalhar com números e manejar informações, o Excel também trabalha com gráficos, imagens e desenhos. Esses objetos visuais ajudam a quebrar a sisudez dos números e também facilitam a apresentação das informações. Aprenda neste texto como inserir uma imagem na sua planilha.

Como aplicar

Para inserir uma imagem na sua planilha, siga as seguintes etapas:

• Selecione a célula onde deseja inserir a imagem; • Acesse o menu Inserir; • Clique sobre o item Imagem, que abrirá um Sub-Menu; • Clique sobre o item Do arquivo....



Ao clicar sobre o item Do arquivo... uma janela se abrirá mostrando todos os arquivos do tipo imagem.

• Navegue pelo menu Examinar: • Localize a pasta onde esta guardada a imagem desejada. • Selecione a imagem desejada e clique no botão Inserir.

Logo após clicar no botão Inserir, a janela se ocultará. A imagem selecionada será carregada e colocada sobre a planilha, onde você poderá ajustar o tamanho, inclinação e etc.



Usando células

O que é?

O valor de uma célula é a informação armazenada dentro da unidade de uma matriz composta de linhas e colunas. Esta matriz de linhas e colunas é a estrutura das planilhas do Excel.

Cada célula dentro de uma planilha é identificada pela letra da coluna e número da linha correspondente. Assim, a célula B11, estará localizada na coluna B e linha 11. Essa é a forma de endereçamento do Excel usada para localizar qualquer informação dentro de suas planilhas.

Como usar o valor da célula

Para ter acesso aos valores das células, use a seguinte sintaxe:

=[índice da linha][índice da coluna]

Por exemplo, para fazer uma referência à célula na coluna D e na linha 32, use =D32.

Há ainda outras formas de referências para a indicação de intervalos de células, seleção de linhas e colunas. Observe os exemplos abaixo:

• Intervalo de células Exemplo: A20:B35 A seleção será o retângulo delimitado por A20, B20, A35 e B35;

• Seleção de todas as células de uma determinada linha Exemplo: 18:18 A seleção será a linha 18;



• Seleção de todas as células de uma determinada coluna Exemplo: I:I A seleção será a coluna I;

• Referência a células em outra planilha Exemplo: Nome!C4:C6 A seleção será o intervalo C4:C6 em uma planilha chamada Nome. Você deve ter uma planilha chamada Nome para que isto funcione.

No exemplo a seguir, veja como acessar o valor de uma determinada célula:

Usando fórmulas

O que é?

Fórmulas permitem realizar cálculos na planilha. Você pode digitar as informações diretamente em uma célula na planilha ou através da barra de fórmulas. O conteúdo da célula ativa sempre aparece na barra de fórmulas.

Como aplicar

Embora você possa digitar informações diretamente em uma célula, é vantajoso usar a barra de fórmulas. Se você mover o ponteiro para a barra de fórmulas e der um clique, três botões aparecem na barra de fórmulas.

• O botão que contêm o X é chamado botão cancelar, para quando você cometer um erro enquanto digita. Clique neste botão para instruir o Excel a apagar o que você digitou. Dar um clique no botão cancelar é o mesmo que pressionar a tecla esc;

• O botão que contém a marca de verificação é chamado botão enter. Clique neste botão para que o Excel grave as informações digitadas na barra de fórmulas e transfira essas informações para a sua planilha. Dar um clique neste botão é o mesmo que pressionar a tecla enter, exceto pelo fato de que pressionar enter ativa a célula que está abaixo daquela em que você digitou os dados;



• O terceiro botão é chamado de botão assistente de função. Quando você clicar neste botão, a caixa de diálogo assistente de função aparecerá, permitindo-lhe inserir quaisquer funções padronizadas de planilha do Excel na célula ativa.

No canto esquerdo da barra de fórmulas está a caixa de nomes. No exemplo, ela apresenta a referência A1, que diz que a célula A1 está ativa e quaisquer informações que você digitar na barra de fórmulas serão transferidas para ela. Quando a barra de fórmulas estiver inativa e você der um clique na seta à direita da caixa de nomes, uma lista drop-down aparecerá, apresentando quaisquer nomes definidos para a pasta de trabalho atual.

Fórmulas básicas

O que é?

O Excel como um editor de planilhas de cálculo oferece uma extensa gama de fórmulas e funções dos mais variados tipos, que vão desde somas simples entre células até cálculos mais complexos como as funções financeiras, estatísticas e lógicas, entre outras.

As fórmulas básicas se enquadram no primeiro tipo, ou seja, nos cálculos mais simples, em que você pode usar tanto funções específicas como também pode elaborar cálculos sem funções pré-definidas, usando apenas os operadores matemáticos. Para saber mais sobre o assunto, veja o conteúdo abaixo.

Exemplo

Veja no exemplo abaixo, como realizar cálculos simples sem as funções pré-definidas do Excel, usando apenas os operadores matemáticos, as células ou os próprios valores a serem calculados.

Em nossa planilha temos uma coluna de números, cujos valores usaremos para calcular a soma e produto de células referenciadas. Além disso, também faremos cálculos sem fazer referência às células. Neste caso, em vez, de referenciar as células, a fórmula disporá dos próprios valores a serem calculados.



Para somar duas células, sem usar a função SOMA, faça o seguinte:

• Siga a estrutura de uma função, começando com o sinal de igual (=). • Seguido do sinal, digite a expressão B5+B8.

Para multiplicar o valor de duas células, o procedimento será o mesmo, lembrando que o sinal de multiplicação no Excel é representado pelo “*” (asterisco sem aspas).

• Digite na célula, a expressão:



• =B7*B4

Para somar valores sem referenciar células, basta digitar os valores a serem calculados em seguida do sinal de igual, como mostrado na figura abaixo:

Vinculação de dados entre planilhas

O que é?

Vínculo nada mais é do que a referência ou o endereço de uma célula, de uma planilha ou de uma pasta de trabalho externa àquela que estamos utilizando no momento. Em geral, os vínculos são usados quando é necessário recuperar dados externos para a execução de cálculos, inclusão de gráficos entre outros.

Saiba como Criar vínculos na ferramenta Colar especial.

Exemplo

Em nossa pasta de trabalho temos três diferentes planilhas, nas quais estão armazenadas informações sobre exportações, importações e saldo comercial do Brasil para alguns produtos.



Na planilha Saldo iremos calcular a subtração das exportações e importações para cada um dos produtos disponíveis.

Para esta tarefa, siga os passos a seguir:

• Posicione o mouse sobre a célula C6 da planilha Saldo. • Digite um sinal de igual (=) para iniciar a fórmula para o cálculo de dados vinculados.



• Feito isso, vá a planilha Exportações, e selecione a célula C6, correspondente ao montante exportado de Animais Vivos em 2002.

• Pressione a tecle Enter.

• Ao retornar para a planilha Saldo, veja que a seleção da célula da planilha Exportações resultou na expressão: =exportações!C6.



Esta expressão é justamente o vínculo que referencia o conteúdo da célula C6 da planilha Exportações.

• Para concluir o cálculo do saldo comercial, temos que subtrair o valor das exportações pelas importações. Digite o sinal de subtração na célula C6 da planilha Saldo.

• Clique sobre a planilha Importações e depois sobre a célula C6 desta planilha.

Antes de conferirmos o resultado, pressione a tecla Enter novamente e veja que o Excel retornará para a planilha Saldo com a célula calculada.



Veja como ficou a fórmula de cálculo com os vínculos de dados entre diferentes planilhas. Depois do sinal de igual é indicada o nome da planilha seguida com o sinal de exclamação seguido da célula das planilhas em questão.

Inserindo Funções

Categorias de função

O Excel dispõe de um grande número de funções prontas para uso, distribuídas entre as categorias abaixo:

• Texto: funções para tratamento de dados de texto, como concatenação de valores de células, contagem de caracteres ou conversão para maiúsculas ou minúsculas;

• Lógica: funções de manipulação de valores lógicos. Utilizando as funções desta categoria é possível, por exemplo, condicionar o valor que uma célula deve assumir de acordo com um ou mais critérios. A função mais usada desta categoria é a função SE;

• Estatística: funções relacionadas a estatística, como mediana, desvio padrão, distribuição de Poisson ou regressão linear;

• Financeira: funções de matemática financeira, como TIR e VPL; • Data e hora: funções relacionadas a datas. Entre outros recursos, é possível obter a data

atual ou o dia da semana para a data especificada; • Informações: funções para obtenção de informações sobre formato de células ou resultados

de expressões montadas com as funções de lógica; • Banco de dados: funções para consulta e recuperação de valores armazenados em um

banco de dados; • Procura e referência: funções relacionadas à localização de valores de uma planilha, como

busca de um valor por linha ou coluna; • Matemática e trigonometria: funções relacionadas a matemática: soma, potenciação,

congruência, tangente etc.

Utilizando o assistente de função



É fácil inserir uma função em uma célula, mesmo que não se conheça sua sintaxe exata: para isto, use o assistente de função do Excel. Este recurso se chama Colar Função no Excel 2000 e em versões anteriores, e Inserir Função a partir do Excel 2003.

Observe o exemplo abaixo, onde desejamos realizar a soma de doze valores através da função SOMA:

Com a célula desejada selecionada, abra o assistente de função. No Excel 2000, ele pode ser aberto através do botão fx localizado na barra de ferramentas:

No Excel 2003, o assistente pode ser aberto com um clique duplo no botão fx localizado na barra de fórmulas:

No Excel 2000, o assistente de função exibe as categorias à esquerda, e as funções da categoria selecionada à direita. No exemplo, usaremos a função SOMA, localizada na categoria "Matemática e Trigonometria".



Já no Excel 2003, as categorias de função estão em uma menu drop-down na região central da janela, e as funções relativas à categoria selecionada são listadas abaixo dele.

Após selecionar a função desejada, o assistente abrirá uma janela para a inserção dos parâmetros necessários à função. No exemplo, a região cuja soma desejamos obter é o intervalo C3:C14. Este intervalo pode ser digitado diretamente no campo, ou pode-se selecioná-lo com o mouse diretamente na planilha:



Clicando OK, o assistente será fechado e o resultado da função será exibido na célula selecionada no início do processo:

Inserindo uma função diretamente na planilha

Caso você tenha familiaridade com determinada função e se lembre de seus parâmetros, é imediato inseri-la em uma célula. Considere a planilha do exemplo anterior: com a célula onde se deseja armazenar o resultado selecionada, digite o sinal de igual (=) e a fórmula desejada, com os parâmetros necessários.

Caso você não se lembre dos parâmetros de entrada de uma função após ter começado a digitá-la, pressione o botão à esquerda da barra de fórmulas para exibir o último passo do assistente de função:



Teclas de atalho

O que é?

O uso de teclas de atalhos é uma ótima alternativa para economizar tempo no Excel e em outros programas. É só combinar duas ou mais teclas para que uma ação seja realizada automaticamente, seja ela de formatação, edição ou simplesmente para o acesso aos menus de funções do programa. E para poupar muitos cliques e movimentos com o mouse, fizemos uma super seleção de atalhos que vai facilitar o seu trabalho com planilhas do Excel. Confira!



Funções de teclas de atalho • Formatação:

CTRL+1: Exibir a caixa de diálogo Formatar células. CTRL+SHIFT+~: Aplicar o formato Número geral na célula. CTRL+SHIFT+$: Aplicar o formato Moeda na célula. CTRL+SHIFT+%: Aplicar o formato Porcentagem na célula. CTRL+SHIFT+#: Aplicar o formato Data(dd/mm/aa). CTRL+N: Aplicar ou retirar a formatação em negrito. CTRL+I: Aplicar ou retirar a formatação em itálico. CTRL+S: Aplicar ou retirar a formatação em sublinhado.

• Inserção de dados: ESC: Cancelar a digitação de dados em uma célula. CTRL+R: Repetir a última ação. CTRL+DEL: Eliminar o texto até o fim da linha digitada. SHIFT+ENTER: Concluir a digitação e deslocar-se para a célula de cima.

• Edição: =: Iniciar uma fórmula. F2: Editar a célula ativa. CTRL+F3: Definir o nome em uma célula. ALT + =: Inserir a fórmula de soma automática. CTRL + ;: Inserir data. CTRL+SHIFT+: : Inserir hora. CTRL+SHIFT+Sinal de mais: Inserir linhas ou colunas .

• Acesso aos menus: SHIFT+F10: Exibir um menu de atalho. CTRL+0 (zero): Ocultar colunas. CTRL+A: Abrir um arquivo.

apostila excel - marcelo - diego

Documents