Apontamentos de Gestão

Capítulo I – A gestão e os gestores

A organização: é uma unidade social, deliberadamente constituída (por

duas ou mais pessoas), orientada para o cumprimento de objectivos,

superando-se por esta via as limitações decorrentes do meio-

envolvente.

No entanto a organização é também uma arena política, pois é constituída por

pessoas com objectivos próprios e que os põem em prática na empresa de

forma a também atingirem as suas aspirações pessoais.

A gestão por objectivos é um exemplo disso

A organização pode ser vista, por sua vez, como 1 iceberg, pois as pessoas

fora da organização apenas conseguem perceber a parte visível da empresa,

como por exemplo, a missão, os objectivos traduzidos nos seus produtos, etc.

Tendo em conta este facto, a empresa pode ser encarada segundo diversas

ópticas que tratam a realidade de formas diferentes. Cada interpretação possui

os seus pontos fortes, no entanto existem sempre informações que não são

tidas em conta de acordo com cada perspectiva adoptada.

Existem diferentes tipos de organizações:

Com fins lucrativos;

Sem fins lucrativos;

Recreativas;

Empresas

Etc.

Importância das organizações:

As organizações são elementos indispensáveis à vida civilizada, uma vez que:

Servem à sociedade na medida em que reflectem alguns valores e

necessidades culturalmente aceites, permitindo assim que se viva de

modo civilizado.

Realizam objectivos, coordenando os esforços de diferentes indivíduos.

Mesmo que o indivíduo sozinho tivesse a capacidade para fazer todas

as tarefas, jamais o poderia fazer de forma tão perfeita e tão

rapidamente.

As organizações permitem alcançar metas, coordenando os esforços

dos diferentes indivíduos.

Preservam o conhecimento, criando uma ponte entre os conhecimentos

da geração passada, presente e futura. Todos nós dependemos de

registos de realizações passadas, uma vez que esses registos são uma

base de conhecimento sobre a qual se pode construir ou adquirir mais

conhecimento.

Proporcionam carreiras e, logo, a sobrevivência dos indivíduos, a sua

satisfação e auto-realização pessoal.

A empresa: organizações, orientadas para o lucro (principal objectivo das

empresas), que assumem riscos, geridas segundo uma filosofia de negócios,

reconhecida por outros com quem interagem e avaliadas contabilisticamente

Características:

Impessoalidade – a empresa não é composta por apenas uma pessoa, é

a junção de várias pessoas (daí ser uma organização) – E como tal,

quando os objectivos são alcançados, o mérito é de todos - É uma

unidade abstracta

Hierarquia – a empresa está organizada segundo uma hierarquia de

funções, em que, ocupando o cargo de máxima responsabilidade,

encontra-se o Presidente ou director, seguido do vice-presidente,

gerentes, supervisores, encarregados, etc. – É óbvio que as hierarquias

variam segundo as empresas em causa, podendo haver um modelo

centralizado, onde a tomada de decisões está essencialmente

encarregue ao presidente ou um modelo descentralizado que pressiona

os níveis hierárquicos mais baixos a tomar decisões.

Dimensão: de acordo com o critério da dimensão, as empresas

classificam-se em:

Pequenas;

Médias;

Grandes empresas

Objectivos: as empresas têm que possuir inevitavelmente objectivos que

ditem o rumo que deverá seguir

Eficiência:

Fronteiras:

Controlo: há que acompanhar as metas definidas para a empresa ser

capaz de aferir se os resultados obtidos estão em conformidade com o

planeado.

Trabalho:

Razões de existência das organizações:

Razões sociais: as pessoas são seres gregários

Razões materiais: o desenvolvimento da actividade produz

aprendizagem que se traduz em eficiência e eficácia.

Efeito de sinergia: duas ou mais pessoas actuando em conjunto,

produzem efeitos superiores à soma dos efeitos que produziriam

actuando isoladamente.

A empresa:

Orienta-se para os resultados (lucro), seguindo uma filosofia de negócio;

Assume muito particularmente o risco (risco de desenvolver novos

produtos, risco dos clientes não pagarem, risco de não conseguir obter

um resultado líquido positivo e que torne a empresa apta a saldar as

suas dívidas, etc.

Avalia a sua performance numa óptica contabilística e financeira;

O trabalho é mais profissionalizado;

Assegura a cooperação entre um número muito elevado de pessoas

sem que estas se sintam necessariamente a cooperar (pois, como já foi

dito, todas as pessoas possuem aspirações diferentes que muitas vezes

entram em colisão).

A empresa como um sistema aberto - Modelo de Katz e Kahn

Um sistema é um conjunto de elementos, partes ou órgãos

(subsistemas);

Dinamicamente inter-relacionados (rede de comunicações);

Desenvolvendo uma actividade ou função (operação, actividade,

processo);

Para atingir um ou mais objectivos.

Segundo CHIAVENATO (1999:24) “as organizações são sistemas sociais

porque são compostas de pessoas e funcionam graças às actividades e às

interacções dessas pessoas”.

A continuidade, a sobrevivência, o crescimento e o desenvolvimento de uma

organização está na sua capacidade de interagir com o ambiente em que está

inserida. A organização sofre a influência externa, e influencia o ambiente em

que faz parte, conforme o seu poder de: negociação, de pesquisa e

desenvolvimento econômico, etc. Muitas das influências externas não podem

ser previstas ou controladas.

As organizações caracterizam-se como um sistema aberto e dinâmico, onde o

sistema é visto como um conjunto de elementos interdependentes que,

interagem entre si, com determinados objectivos e efectuam determinadas

funções.

A organização é composta por vários sub-sistemas (podem ser a tecnologia,

estrutura, valores, etc.) do sistema principal, cada um tem as suas

características próprias, porém de forma a relacionarem-se na constituição

como um todo, e com objectivos ou uma razão que integra e justifica a reunião

das suas partes.

Como um sistema aberto, a empresa encontra-se permanentemente

interagindo com o seu ambiente. Como sistema dinâmico, realiza uma

actividade ou um conjunto de actividades, que a mantêm em constante

mutação e requerem que sejam constantemente orientadas ou reorientadas

para uma finalidade principal.

Para o funcionamento correcto deste sistema que compõe a empresa é

necessário recorrer a:

Entradas (INPUTS) - recursos que vão permitir que o sistema funcione;

Transformação ou processamento - “transformação” dos inputs tendo em vista

a obtenção dos outputs desejados – É composto por recursos

físicos/materiais/pessoas (“mão de obra”) e não físicos, como serviços e

informações, ou seja trata-se da importação de energia do ambiente.

Saídas (RESULTADOS OU OUTPUTS) - são os “produtos” finais.

Podem traduzir-se em produtos, serviços, objectivos alcançados,

crescimento financeiro da empresa, etc.

O feedback - diz respeito aos inputs de informação e proporcionam

alertas à estrutura sobre o ambiente e sobre o funcionamento do próprio

sistema – Este é o motor da evolução da organização, permitindo avaliar

o que é preciso melhorar ou mudar

Entropia negativa – A entropia é uma lei universal da natureza que

estabelece que todas as formas organizacionais tendem à exaustão, à

desorganização, à desintegração e, finalmente à morte. Logo, as

organizações tendem a lidar contra esta entropia, denominada como

entropia negativa. Porém como fazem isto? Tendo um retorno de

energia maior do que a gerada por meio de entradas, ou seja, os

sistemas mantêm as suas características internas de ordem, quando os

inputs são maiores que os outputs no processo de transformação –

deste modo, as corporações necessitam que a energia gasta nos seus

processos seja menor que a energia recebida.

A homeostase ou estado firme é mais um equilíbrio dinâmico do que

estático, os sistemas abertos não se acham em repouso, os inputs de

energia para deter a entropia agem para manter um certo equilíbrio no

intercâmbio de energia, de modo que os sistemas sobrevivam.

Exemplo

Por seu lado, os sistemas fechados – entropia positiva:

Há um isolamento em relação ao exterior – não intercâmbio com o meio

externo

Não recebem nem produzem recursos externos

Representam um comportamento determinístico e programado,

operando com muito pouco intercâmbio de matéria e energia com o meio

ambiente.

Exemplo:

Objectivos da empresa

O objectivo geral de qualquer empresa é obter lucro e sobreviver no mercado.

No entanto a empresa, para além destes objectivos basilares, possui outros

que são igualmente importantes:

Proporcionar satisfação das necessidades de bens e serviços da

sociedade;

Proporcionar emprego produtivo para todos os factores de produção;

Aumentar o bem-estar da sociedade através do uso económico dos

factores;

Proporcionar remuneração justa dos factores de produção (inputs);

Proporcionar clima propício à satisfação de necessidades humanas

normais.

Para atingirem os objectivos, as empresas formulam e implementam

estratégias, que se desdobram em planos (o que fazer e como) – estratégicos,

tácticos e operacionais.

Por sua vez, esses planos traduzem-se em políticas, que darão origem a

determinações mais pormenorizadas sob a forma de regras e procedimentos,

que se cumprem através de actos e acções levados a cabo nos diferentes

níveis e locais pelas pessoas e que resultam em produtos, serviços ou

resultados.

A gestão

Actividade racional através da qual são coordenados recursos humanos

materiais e financeiros com vista à prossecução de um conjunto de objectivos

Gestor: responsável por estabelecer e planear a forma mais eficiente e eficaz

de atingir os objectivos, pela afectação dos recursos humanos e materiais e

pela direcção das operações de 1 departamento ou de toda a empresa.

Funções do gestor (atenção que encontram-se todas interligadas

pelo que não devem ser vistas isoladamente)

Interpretar os objectivos propostos e transformá-los em acções empresariais

através de diversas funções:

Planeamento (Planear): definir objectivos, a estratégia e desenvolver os

planos para coordenar as actividades

Ou seja, o processo de determinar antecipadamente o que dever ser

feito e como dever ser feito. O planeamento tem implícita a ideia de acção a

desenvolver para que as coisas aconteçam

Organização (organizar): Estabelecer tarefas (e ditar como devem ser

feitas) e meios para realizar o que precisa ser feito – Ou seja

estabelecer uma relação entre as pessoas e os recursos de forma a

atingirem o planeado.

Dirigir: direccionar e motivar os trabalhadores, resolvendo problemas e

conflitos – influenciar o comportamento dos outros. A direcção envolve:

motivação, liderança e comunicação

Controlo (controlar): Monotorizar as actividades para verificar se

decorrem como planeado – É, em outras palavras, o processo de

comparação do actual desempenho da organização com padrões

(standarts) previamente estabelecidos, apontando as eventuais acções

correctivas.

O controlo pode ser feito em vários momentos: pode-se controlar ao longo do

tempo (controlo ao longo da execução), controlo final, etc.

Assim, gestores são todos aqueles que, numa organização, conseguem coisas

feitas com o trabalho dos outros, planeando, organizando, dirigindo e

controlando

Atenção: Nem todos os gestores têm responsabilidade pela empresa como um

todo

Por isso é que existem diferentes níveis de gestão (ou níveis de

organização):

Nível institucional ou estratégico: Pode ser composto pela administração

(administrador), gerência, conselho de gerência, direcção geral,

presidente, etc. – Forte componente estratégica

Está numa hierarquia mais alta. Determina os objectivos e a direcção a longo

prazo da organização

Por outras palavras, como a organização interage com o seu Ambiente (a

organização também pode influenciar o seu ambiente, esforçando-se por

mover influências, fazendo publicidade ou programas dirigidos aos membros da

sociedade).

Como o planeamento estratégico lida com questões globais, para que possa ter

efeito nos níveis localizados mais abaixo da pirâmide, deve ser desdobrado em

planos tácticos nos níveis intermediários e consequentemente detalhados em

planos operacionais

O nível institucional tem em conta todos os recursos, formulando políticas

globais que abrangem todos os membros da empresa

Toma-se decisões ao nível de crescimento da empresa, eficácia, etc.

Para este nível de gerência, as habilidades relacionadas são as

conceptuais.

Nível intermédio ou táctico: Forte componente táctica – directores de

divisão, de área, funcionais, departamentos, etc.)

Para que o nível operacional faça o seu trabalho, os gestores de nível técnico

devem garantir que têm os materiais adequados e ver se os bens são vendidos

ou os serviços são utilizados. Alguns problemas do foro técnico serão

coordenar as actividades operacionais e decidir que bens ou serviços produzir.

Traduzem os objectivos gerais e as estratégias da alta direcção em objectivos

e actividades mais específicos. São assim o “elo de ligação” entre a Gestão de

Topo e a Gestão de Primeiro nível

O gerente neste nível planeia acções ao nível de departamentos para o futuro

próximo ou para actividades actuais da empresa. Por outro lado este gerente

deve visar o controlo e integração das operações actuais da empresa,

focalizando a alocação de recursos.

A gerência táctica neste nível intermediário deve possuir habilidades que são

definidas como humanas

Nível operacional: (Supervisores, chefes de serviço, encarregados,

chefes de secção)

Foca o desempenho eficaz do que quer que seja que a organização produza

ou faça (qualquer organização que produza um bem físico ou um serviço, tem

uma função operacional). Por exemplo, uma Universidade deve assegurar-se

que os seus alunos estão correctamente matriculados, inscritos, distribuídos

por horários e ensinados. A tarefa da gestão é desenvolver a melhor afectação

de recursos que produza os resultados desejados.

Relação dos níveis institucionais com as aptidões dos gestores:

Aptidões dos gestores

Como é visível acima, a combinação de aptidões varia dependendo do nível do

gestor na hierarquia da organização:

Aptidão técnica: é a capacidade para utilizar conhecimentos, técnicas e

recursos específicos no desempenho do trabalho (técnicos

contabilísticos, directores de engenharia, etc.). Existem empresas onde

as competências técnicas são de importância vital – empresas de

Tecnologia (informática, engenharia, etc.), farmacêuticas, biotecnologia,

etc.

Aptidão humana: podemos incluir a capacidade para trabalhar,

comunicar e compreender as outras pessoas. Os gestores têm de

assegurar a maior parte (ou uma grande parte) do trabalho através das

outras pessoas, para isso é necessário esta aptidão. Devem ser

humanas

capazes de Motivar, Liderar, Formar, Informar, Coordenar, Resolver

problemas interpessoais, etc.

O encorajamento da participação, sem medos ou receios, e o envolvimento das

pessoas são aspectos típicos de habilidades humanas. Saber trabalhar com

pessoas e por meio de pessoas.

Aptidão Conceptual: a capacidade para captar a imagem global, as

complexidades do todo organizacional e visualizar como as várias se

encaixam. Gestores com aptidões conceptuais compreendem todas as

actividades e interesses da organização e como se inter-relacionam.

A capacidade para apreender ideias gerais e abstractas e aplicá-las em

situações concretas.

As aptidões vão ter uma importância específica para um gestor específico,

dependendo do seu nível na organização:

As Aptidões técnicas serão importantes em todos os níveis, mas são

mais críticas para a eficácia dos gestores inferiores e intermédios. No

nível Técnico as decisões dependem da perícia em funções específicas.

Por exemplo, o nível técnico de uma organização fabril inclui

departamentos especializados (produção, marketing, pessoal,

engenharia, I&D, jurídico, etc.), os gestores de cada um destes

departamentos especializados devem ser capazes de falar com

autoridade sobre pormenores técnicos das unidades que gerem.

A Aptidão Humana é também crucial em todos os níveis, mas terá uma

maior importância no nível intermédio e superior.

A importância da Aptidão Conceptual aumenta à medida que se avança

na gestão. Quanto mais alto se está numa hierarquia, maior o

envolvimento nas decisões de longo prazo, que podem influenciar toda a

empresa.

Papéis dos gestores:

Henry Mintzberg categorizou num estudo dez papéis diferentes que um gestor

pode assumir. Podemos separar esses papéis em três grupos diferentes:

Papéis Interpessoais

Papéis Informacionais

Papéis Decisionais

Papéis Interpessoais (focam as relações entre pessoas) e é composto pelas

caracteristicas de:

Representação (natureza simbólica - receber um prémio em nome da

empresa);

Liderança (dirigir, coordenar, motivar subordinados);

Ligação (fazer a ligação entre os diversos elementos da organização e

exteriores a esta - rede de contactos).

Papéis Informacionais (recepção e envio de informação que não de rotina):

Acompanhamento (examinar o ambiente – oportunidades e ameaças);

Divulgação (fornecer informação a outros elementos da empresa que

de outra forma não a conseguiriam obter);

Porta-voz (representar o departamento ou a empresa junto de outras

pessoas).

Papéis Decisionais (levam à tomada de decisões):

Iniciativa (provocar mudanças para melhor);

Solução de problemas (acções correctivas);

Afectação de recursos (como afectar recursos escassos a usos

alternativos [necessidades múltiplas]);

Negociação (negociar com outros elementos da empresa ou com

elementos exteriores);

Empreendedor: provocar mudanças (novas ideias)

O ambiente externo:

vs

Velha economia Nova economia (globalizada)

As fronteiras nacionais limitam a

competição

As fronteiras nacionais praticamente

não têm sinificado na definição de

limites operacionais de 1 organização

A tecnologia reforça as hierarquias

rígidas e limita o acesso às

informações

As mudanças tecnológicas no modo

como as informações são criadas,

armazenadas, usadas e

compartilhadas tornaram-se mais

acessiveis

As oportunidades de emprego são

para os trabalhadores insdustriais

braçais (trabalho físico)

As oportunidade de emprego são para

os trabalhadores do conhecimento

(trabalho intelectual)

A população é relativamente

homogéna

A população é caracterizada pela

diversidade cultural

A empresa é afastada do seu

ambiente

As empresas aceitam as suas

responsabilidades sociais

A economia é dirigida por grandes

corporações

A economia é dirigida por pequenas

empresas empreendedoras

Os clientes adquirem o que as

empresas escolhem para eles

As necessidades dos clientes

direccionam o negócio

A globalização:

A globalização é um processo de interacção e integração entre as pessoas,

empresas e governos de diferentes nações. Processo esse impulsionado pelo

comércio e investimento internacionais, com o auxílio da tecnologia de

informação.

Há uma tendência para maior interdependência económica, política e

tecnológica entre instituições e economias nacionais.

Em matéria de determinantes da globalização, destacam-se os aspectos

tecnológicos, associados especialmente à revolução da informática e das

telecomunicações e aos seus efeitos na redução de custos operacionais (uma

vez que as máquinas são mais eficientes e têm menos custos que os recursos

humanos (não recebem por exemplo subsídio de férias, natal, alimentção, etc.

Apesar do investimento inicial ser maior, ao longo do tempo este investimento é

retornado sob a forma de redução de custos de produção, fabrico mais rápido e

com maior qualidade), de transação, de monitoramento e controle das

atividades produtivas e do acesso à informação.

Os avanços na tecnologia da informação têm fornecido poderosas ferramentas

aos agentes económicos para identificar e captar oportunidades económicas,

inclusive de forma mais rápida, possibilitando análises de tendências

económicas e facilitando a entrada em novos territórios.

Nesta evolução, encontra-se também os avanços tecnológicos e científicos,

incluindo, além da informática e das telecomunicações, a biotecnologia,

nanotecnologia, novos materiais, etc.

Não esquecer que, com estes avanços, surgem novas empresas que exploram

essas evoluções

Os aspectos políticos e institucionais que instituíram uma moeda única na

União Europeia que permitiu uma livre circulação de pessoas e mercadorias –

por sua vez, aboliram-se as fronteiras e direitos aduaneiros (alfândegas) que

tributavam os bens, tornando-os mais caros – Para além das variações das

taxas de câmbio que faziam oscilar constantemente os preços dos bens. Desta

forma as empresas começaram a possuir mais vantagens em investir no

exterior

A pressão pela procura de novos mercados, seja através da exportação ou de

investimento directo em economias com maior potencial de crescimento,

muitas vezes impulsionado por economias com um elevado poder de compra

que revelam oportunidades óptimas de desenvolver negócios viáveis.

A globalização apenas traduz a inevitável necessidade dos países interagirem

entre si, económica, política e socialmente. Este facto revela-se na divisão da

produção segundo os recursos de cada país, de forma a uma utilização

eficiente dos recursos. Esta interdependência manifesta-se, posteriormente,

nas exportações e importações.

Nesta óptica, as empresas representam um papel fulcral, na medida em que,

difundem a economia e melhoram o mercado – o que apenas beneficia os

consumidores. Quanto mais empresas de determinados sectores, maior a

concorrência e mais competitivos são os preços

Ao inverso, com a ausência de concorrência (característica dos monopólios)

maior a liberdade para fixar margens de lucro superiores, que se traduzem num

aumento de preços, uma vez que são as únicas empresas a fornecer

determinado mercado, pelo que existirá sempre procura independentemente do

preço.

A globalização por outro lado, permite a exploração da mão-de-obra barata, de

condições de trabalho desumanas associada à exploração dos trabalhadores –

Uma realidade dos países mais pobres onde a riqueza não é correctamente

distribuída, provocando a resignação dessas populações a este tipo de

condições, simplesmente para possuírem os recursos mínimos essenciais para

a sua sobrevivência.