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GOVERNO DO ESTADO DA BAHIASECRETARIA DA FAZENDA

AUDITORIA GERAL DO ESTADO

ORIENTAÇÃO TÉCNICA AGE N° 05/2017

AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS NA GESTÃO DE CONTRATOS

I. OBJETIVO

Orientar as Coordenações de Controle Interno (CCIs) e estruturas equivalentesquanto à avaliação dos controles internos existentes na gestão de contratos.

II. REFERÊNCIAS NORMATIVAS

Lei Federal n° 8.666/1993; Lei Estadual n° 9.433/2005; Decreto Estadual n°12.366/2010; Instrução Normativa Saeb n° 014, de 23/08/2014; Instrução ConjuntaSaeb - PGE n° 001, de 18/10/2002; Portaria PGE n° 63/2016; Instrução NormativaConjunta MP/CGU n° 01, de 10/05/2016; Lei Estadual n° 12.949/2014 e DecretoEstadual n° 15.219/2014, que a regulamenta; Referencial Básico de GovernançaAplicada a Órgãos e Entidades da Administração Pública, publicado pelo TCU em2014; Decreto do Governo do Distrito Federal n° 37.302/2016; Orientação TécnicaAGE n° 02/2106 - Contratos.

III. CONSIDERAÇÕES GERAIS

1. Esta Orientação Técnica (OT) é parte integrante do Guia Referencial dosControles Internos da Gestão (GRCI), apresentado na OT AGE n° 01/2017, queorienta os órgãos da Administração Pública Estadual quanto à estruturação doscontroles internos e à implementação de modelo de análise e gestão de riscos.

2. As medidas de controle primário aplicáveis aos contratos abrangem exigênciaslegais e normativas, mas também um conjunto de práticas de controle interno quecontribuem para a redução dos riscos relacionados à área.

3. Entende-se como "medidas de controle primário" aquelas ações e atividadesrealizadas pela primeira linha de defesa, ou seja, pelos gestores responsáveis pelosprocessos que gerenciam (controles operacionais aplicados por quem executa e seresponsabiliza pelo processo).

4. Os gestores devem identificar, avaliar e controlar os riscos, contribuindo paramelhorar as políticas internas e assegurando que as atividades desenvolvidasestejam compatíveis com os objetivos da organização.

5. As CCIs devem aplicar o checklist do Anexo 1 para aferir o nível de confiançados controles internos utilizados para a boa gestão dos contratos celebrados.

6. A escala de avaliação do checklist anexo se baseia na percepção do avaliadorsobre os controles existentes (0, para inexistência de controle; até 3, controleexistente é adequado).

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7. O campo de OBSERVAÇÃO do checklist deve ser utilizado para apresentardetalhes sobre os controles existentes e/ou sobre os critérios adotados para aavaliação efetuada.

8. Após a aplicação do checklist e avaliação dos controles existentes, as CCIsdevem emitir PARECER sobre a análise efetuada, considerando, a depender dapontuação total auferida, os seguintes parâmetros:

a) de 0 a 50 pontos: controles existentes não atendem aos requisitos paramitigação de riscos;b) de 51 a 81 pontos: controles existentes atendem parcialmente aos requisitos;e

c) de 82 a 102 pontos: controles existentes atendem aos requisitos paramitigação de riscos.

9. As CCIs devem reportar ao superior imediato e à Coordenação de Contratosou similar todas as avaliações efetuadas, a fim de que sejam adotadas asprovidências cabíveis.

10. As CCIs devem assessorar a área de contratos ou Diretoria Geral (em caso deinexistência de uma coordenação central de contratos) na elaboração de um Planode Ação para aperfeiçoar os controles internos, seguindo o modelo do Anexo 2, eencaminhando para aprovação da alta administração.

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Coordenador

a Alves Lessa

Aprovada por:

Luis Augusto Peixoto RochaAuditor Geral do Estado

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ANEXO 1

CHECKLIST "AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS NA GESTÃO DECONTRATOS"

ORGAO INSPECIONADO:

RESPONSÁVEL PELO ORGAO INSPECIONADO:

ESCALAS PARA AVALIAÇÃO DOS CONTROLES0 - Discordo totalmente; 1 - Discordo parcialmente; 2 - Concordo parcialmente; 3 - Concordo totalmente.

As faixas de notas sombreadas significam que o controle só pode ser avaliado como "discordo totalmente" (0)ou "concordo totalmente" (3).

Marcar apenas umanota

N° VERIFICAR SE 0 1 2 3 OBSERVAÇÃO

QUANTO AO AMBIENTE DE CONTROLE

1Existe uma Coordenação de Contratos ousimilar, formalmente instituída.

1.1

Caso positivo, essa área dispõe de pessoalem quantidade e perfil adequados aovolume e especificidades do órgão.

2Os contratos possuem indicação expressada área responsável por sua gestão.

3 Há nomeação formal do Gestor do contrato.

3.10 Gestor do contrato é o responsável pelaárea demandante do objeto contratado.

4

Há definição formal, em Portaria ouinstrumento similar, das atribuições eresponsabilidades do Gestor e do Fiscal docontrato.

5

Há segregação de função entre quem atestaa realização do serviço/entrega do produto equem confere e efetua pagamento.

6Há uma política de rotatividade do Fiscale/ou de parte da Comissão.

7

Existe Código de Conduta na relação comos fornecedores, que iniba comportamentose ações que atentem contra os princípios daAdministração Pública.

8

Há normativos internos que complementemos procedimentos previstos no SistemaEstadual de Administração (SEA/Saeb) paraa área de contratos.

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Marcar apenas umanota

N° VERIFICAR SE 0 1 2 3 OBSERVAÇÃO

QUANTO ÀS ATIVIDADES DE CONTROLE INTERNO

9

Na Coordenação de Contratos ou similarexiste controle centralizado de todos oscontratos celebrados.

10Os contratos definem formalmente o nome

do preposto da contratada.

110 Fiscal do contrato é formalmenteindicado.

11.1

0 Fiscal tem perfil técnico adequado eaderente com o objeto do contrato e édevidamente orientado quanto àsresponsabilidades e atribuições.

12

Há nomeação formal do Fiscal ou, no casode contrato de alto valor e/ou complexidade,de Comissão específica.

13Gestor do contrato avalia se Fiscal tem

tempo hábil para executar suas atividades.

14Fiscal declara formalmente estar ciente de

suas atribuições.

15

Gestor e Fiscal realizam reunião com

preposto do contratado antes do inicio daexecução contratual.

16

Há formalização dos atos relativos à gestãoe fiscalização contratual em processosdevidamente instruídos e passíveis derastreamento, inclusive com adoção demecanismos para registro de ocorrências eprovidências.

17

Fiscal emite relatório circunstanciado do

serviço/material entregue e anexa aoprocesso de pagamento.

18

Nas situações em que o serviço/entrega doproduto for realizado em locais diversos, osatestos são efetuados em todas as

unidades/locais onde os serviços/produtosdevem ser entregues.

19

Nos contratos de prestação de serviços comdisponibilização de pessoal o contratadoapresenta junto com a fatura relaçãoatualizada de funcionários alocados.

20

Há relatório de recebimento final paraentrega de objeto dos contratos de naturezatécnica complexa e/ou valor relevante,elaborado por comissão especial.

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Marcar apenas umanota

N° VERIFICAR SE 0 1 2 3 OBSERVAÇÃO

QUANTO À INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

21

Os canais institucionais para receberemdenúncias (unidades setoriais da Ouvidoria)sobre execução contratual estãodevidamente divulgados.

22

A unidade setorial de Ouvidoria dá

conhecimento por escrito à Coordenação deContratos e à direção superior dasdenúncias envolvendo contratos.

23

Fiscal informa por escrito ao Gestor docontrato sobre ocorrências da execução quepossam acarretar imposição de sanções aocontratado.

24

Os procedimentos previstos no SistemaEstadual de Administração (SEA/Saeb) paraa área de contratos são do conhecimento do

Coordenador de Contratos, Gestor e Fiscal.

25

Os contratos são divulgados para todas asáreas envolvidas (diretorias geral, financeirae administrativa, CCIs etc).

26

Há disponibilização de acesso para consultadas áreas interessadas das informaçõesgerenciais sobre cada contrato.

QUANTO À AVALIAÇÃO DE RISCO E MONITORAMENTO

27

Coordenação de Contrato ou similarquestiona Gestor, com a devidaantecedência, quanto à prorrogação ou nãodos instrumentos celebrados.

28

A Coordenação de Contratos efetuaacompanhamento do saldo contratual ealerta para eventual extrapolação.

29

As medidas para contratação de novosfornecedores são adotadas

tempestivamente, de modo a evitarpagamentos por indenização ou dispensasindevidas de licitação.

30

Existe um Plano de Fiscalização para cadacontrato, listando os principais pontos deverificação.

31

A CCI ou unidade equivalente monitora oPlano de Fiscalização dos contratos demaior relevância incluindo em seu Plano de

Ação.

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Docizaxc to cesso :•; Secretaria do fezencta • • •• - I

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PARECER SOBRE AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS NA GESTÃO DE CONTRATOS

Informar se os controles existentes na área de contratos atendem (faixa de 82 a 102), atendem parcialmente (faixa de51 a 81) ou não atendem (faixa de 0 a 50) às melhores práticas de gestão:

ANALISADO POR: ASSINATURA:

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DATA:

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ANEXO 2

PLANO DE AÇÃO

ORGAO:

N° PRÁTICA NÃO ATENDIDA RISCONÍVEL de

RISCO1AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO

1Não existe uma Coordenação deContratos formalmente instituída.

Inexistência de

monitoramento do conjuntodos contratos do órgão.

Alto Formalizar criação de uma Coordenação de Contratos DG Até dez/17

2

Os contratos não possuem indicaçãoexpressa da área responsável por suagestão.

Falta de controle. Alto

3Não há nomeação formal do Gestor docontrato.

Gestão ineficiente. Alto

4

Não há nomeação formal do Fiscal docontrato ou de Comissão, quando setrata de contrato de alto valor e/ou de

complexidade técnica.

Fiscalização deficiente daexecução.

5

Não há definição formal, em Portariaou instrumento similar, das atribuiçõese responsabilidades do Gestor e doFiscal do contrato.

DATA: ELABORADO POR

1Extremo, alto, médio ou baixo, conforme Matriz de Risco prevista na OT AGE n° 01/2017 - Guia Referencial dos Controles Internos da Gestão (GRCI).

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