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APLICAÇÃO DO SIX SIGMA PARA
MELHORIA DO DESEMPENHO DE
PROJETOS DE DESENVOLVIMENTO DE
NOVOS PRODUTOS: ESTUDO DE CASO
NUMA EMPRESA DO SETOR QUÍMICO
Jose Carlos de Toledo (UFSCAR )
MANOEL BISPO DE SANTANA JUNIOR (UFSCAR )
Este artigo descreve o estudo de caso do uso do Six Sigma para
melhoria do desempenho do Processo de Desenvolvimento de Produtos
(PDP) de uma empresa química multinacional. O projeto de melhoria
considerou todas as fases do PDP da empresa ee 40 projetos
concluídos no ano de 2009. Foram analisados fatores organizacionais
e de boa prática de gerenciamento de projetos. Essas variáveis
(fatores) foram correlacionadas com a acuracidade entre os ganhos
previstos de cada projeto e o efetivamente realizado. Foram
identificados como fatores críticos: o tempo dedicado ao projeto pelo
Diretor do Projeto, a formalização das atividades e decisões para
passagens de fases (Stage-Gates) e a realização das análises de risco
para cada passagem de fase. As etapas do DMAIC foram todas
aplicadas no projeto de melhoria, tendo sido geradas ações de
melhoria de curto e médio prazo, bem como ações de controle para
manutenção das melhorias obtidas.
Palavras-chaves: Six Sigma, PDP, Stage Gates, DMAIC,
gerenciamento de projetos
XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos
Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013.
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1. Introdução
A metodologia Six Sigma tem mostrado bons resultados na resolução de problemas em
manufatura e processos transacionais, utilizando um método pragmático, o DMAIC, iniciais
das fases de resolução de problemas: Definir, Medir, Analisar, Implantar Melhorias (Improve)
e Controlar (BREYFOGLE, 1999).
Os projetos Six Sigma são conduzidos por profissionais treinados, os Green e Black Belts, em
métodos e ferramentas de resolução de problemas e análises de dados (HARRY, 2000) e os
projetos são comumente realizados em processos existentes, onde há um problema a ser
resolvido cuja solução não é conhecida ou não está devidamente controlada pelos
responsáveis do processo.
Normalmente são procuradas as chamadas “causas comuns” que estariam impactando no
resultado do processo e, consequentemente, na satisfação dos clientes, sejam internos ou
externos à empresa.
Esse artigo relata a aplicação do Six Sigma para obter melhorias no Processo de
Desenvolvimento de Produtos (PDP) em uma empresa do setor químico. A empresa possui
um modelo PDP baseado na abordagem Stage-Gates, estruturado em 5 etapas, sendo que cada
etapa possui os requisitos a serem validados pelo time de desenvolvimento.
Uma análise de 40 projetos finalizados na empresa no final de 2009, realizada pelo seu
Comitê de Inovação, evidenciou que o portfólio de projetos mostrava uma baixa taxa de
sucesso, medido através da margem de contribuição pelo volume efetivamente vendido, em
relação ao que tinha sido previsto durante o Projeto.
O processo de desenvolvimento de novos produtos foi então foco de um projeto Six Sigma,
liderado por um Green Belt, visando identificar se as causas dessa baixa rentabilidade dos
projetos estão relacionadas a práticas do gerenciamento do PDP da empresa.
O artigo apresenta e discute a aplicação do método DMAIC para melhoria do desempenho
dos projetos de novos produtos, tendo como referência o indicador de desempenho
“rentabilidade real versus rentabilidade prevista”.
2. O modelo Stage Gates A sistemática de revisão de fases (gates) é uma metodologia de inovação conceitual e
operacional, desde a idéia inicial até se chegar ao produto final a ser lançado no mercado e
vendido. Essa sistemática divide o esforço do projeto em estágios (fases) distintos, separados
por portões (os chamadas gates) de decisão gerencial (gatekeeping).
As equipes multifuncionais devem completar com sucesso um conjunto de atividades em um
determinado estágio antes de obterem a aprovação para avançarem para o próximo estágio do
desenvolvimento do produto. De acordo com Rozenfeld (2006), a sistemática de gates possui
as seguintes atividades:
- Definição dos critérios de aprovação a serem utilizados ao final de uma fase;
- Avaliação constante pelo time de desenvolvimento se os critérios estão sendo cumpridos
ou não;
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- A realização do gate propriamente dito, o qual é dividido em duas atividades:
a) Auto avaliação: realizada pelo próprio time de desenvolvimento,
b) Aprovação: quando o relatório de auto avaliação é analisado pelo time de avaliação, o
projeto é comparado com os demais do portfólio e analisa-se a viabilidade econômica.
Ainda de acordo com Rozenfeld (2006), para a passagem de cada fase do projeto é necessário
que uma lista de critérios ou tarefas, previamente estabelecidos pela própria organização, seja
cumprida para que haja validação para o projeto avançar. Essas validações (revisão de gates)
são feitas através de reuniões envolvendo representantes de várias áreas.
3. O modelo Stage Gates na empresa
Na empresa objeto do estudo de caso o processo de PDP é composto de 5 fases: Fase 0 –
Exploratória Fase 1 – Viabilidade, Fase 2 – Tecnologia e aquisição de dados, Fase 3- Piloto,
Fase 4 – Industrialização e Fase 5 – Comercialização e Lançamento, conforme mostrado na
figura 1. A empresa é uma multinacional do setor químico com unidades de produção
centralizadas no Estado de São Paulo.
Figura 1 - Processo PDP empresa objeto do estudo.
Cada gate é a ocasião de: validar o avanço dos trabalhos, tomar decisões de ajustes da
trajetória do projeto (se projeto para ou continua, conhecido em inglês como GO / No GO).
As entregas feitas após cada Fase, e a análise nos Gates, asseguram o financiamento para a
continuidade do projeto.
Na empresa as passagens de fase são realizadas em 2 etapas. Primeiro, na chamada “Reunião
de Avanço do Projeto” onde participam o Diretor do Projeto, o Gerente do Projeto e alguns
membros chave da equipe para verificarem se as datas marco das principais tarefas da fase
estão sendo cumpridas e proporem se o projeto pode avançar para a fase subsequente. Essa
reunião está prevista para ser feita a cada 2 meses. Na segunda etapa, há a reunião do “Comitê
Diretor de Projetos” que deve acontecer pelo menos uma vez por semestre e analisa diversos
projetos da empresa, envolvendo os Diretores e Gerentes dos Projetos além de convidados
que irão validar as passagens de fases propostas para os diversos projetos.
Essa sistemática está coerente com a abordagem dos “Stage Gates”. Conforme Rozenfeld
(2006), a revisão de projetos deve ser sempre realizada em duas etapas. A primeira, de maior
duração, realizada pelo time de projeto e o gerente. Eles avaliam todos os critérios e criam o
relatório de auto avaliação que, então, é submetido para os atores que assumem o papel de
time de avaliação. Eles se preparam estudando o relatório de auto avaliação e realizam, assim,
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a reunião de revisão final em que participarão o time de avaliação e o gerente de projeto.
Além dessas duas reuniões existem reuniões de menor frequência e que envolvem a alta
hierarquia da empresa para validar as passagens de fase e analisar o portfólio de projetos da
empresa. Na figura 2 é mostrada a estrutura básica das reuniões de validação e
acompanhamento dos projetos de pesquisa e desenvolvimento de novos produtos da empresa.
Figura 2 - Estrutura típica das reuniões de acompanhamento e validação dos projetos P&D
Para o processo de acompanhamento e controle das passagens de fase, são realizados pelo
Gerente do Projeto registros em um sistema informatizado disponibilizado via rede interna da
empresa a todos os profissionais. Tão logo uma tarefa seja cumprida, uma entrega realizada
ou mesmo uma fase seja validada, deve ser realizado o registro no sistema. O sistema permite
a exploração e análise através de diversos relatórios gerenciais, mostrando as validações,
datas e prazos e responsáveis pelo registro.
Na empresa, esse processo é empregado em cinco diferentes tipos de projetos, classificados
como segue:
Fast Track: projetos para atender uma oportunidade do Negócio na tecnologia já
existente. Geralmente estão baseados em tecnologias, formulações ou funções do
produto já comprovadas e dominadas. Esses projetos são feitos com um forte
envolvimento de um ou mais clientes da empresa ou a um mercado bem identificado;
Novos produtos, soluções e serviços: são projetos baseados em tecnologias já
identificadas, competências-chave da empresa ou know-how que deve ser adaptado ou
desenvolvido para atender alguma necessidade de clientes ou setor do mercado;
Melhoria de Processos: projetos feitos em processos existentes para melhorar ou
corrigir problemas de custo, qualidade, desempenho em termos de segurança, meio
ambiente. Geralmente são projetos de redesenho de uma parte do processo existente,
com mudança eventual de matérias primas e insumos ou de otimização das condições
operacionais do processo;
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Transferência de Tecnologia: são os projetos relacionados à transferência da produção
de um produto de uma planta produtiva para outra. Pode ser entre empresas do mesmo
grupo ou de uma terceira parte;
Novo Processo: Projetos para o desenvolvimento de novos produtos ou moléculas.
4. A melhoria do PDP usando o Six Sigma
4.1. A fase DEFINIR: Definição do problema a ser resolvido
No final do ano de 2009, durante uma das “Reuniões de Desafio” realizadas pela empresa,
detectou-se que o resultado financeiro dos projetos do portfólio analisados não estava
aceitável. Foi desenvolvido então pela área de Pesquisa e Desenvolvimento um indicador que
mostrasse a acurácia dos ganhos previstos em relação aos ganhos realmente obtidos pelos
projetos, representando assim o desempenho do PDP.
Foi realizado um levantamento dos projetos concluídos na empresa, no ano de 2009, ou seja,
que chegaram até o final das fases e foi aprovado no gate 6. Para esses projetos foi calculada a
relação ente “ganho realmente realizado e o ganho previsto pelo projeto”. Na figura 3 é
mostrada, de forma esquemática, a situação dos projetos de P&D na empresa.
Figura 3 - Situação em 2009 do portfólio de projetos P&D na empresa X (fonte: o autor)
Dos 40 projetos finalizados durante o ano de 2009 foram escolhidos 19 projetos que
representam, de forma integral, o PDP da empresa. Esses projetos se referem ao
desenvolvimento de novos produtos e aplicações, cuja motivação foi o aumento de volume
vendido e com alta rentabilidade.
Para os 19 projetos, a métrica (Y) utilizada considera a relação (real/previsto) entre a margem
de contribuição unitária do produto multiplicada pelo volume, conforme expressão abaixo:
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Margem de contribuição unitária é o valor, ou percentual, que sobra do faturamento com as
vendas, menos o custo direto variável e as despesas variáveis. A margem de contribuição
representa o quanto a empresa tem para pagar as despesas fixas e gerar o lucro líquido. É
calculada da seguinte forma: Preço de Venda – Custo da Mercadoria Vendida – Despesas
Variáveis, conforme orientado por Garrison (2001).
O Cálculo do valor previsto (ver figura 4) é feito após a Fase 3 (Piloto) e validado no Gate 4,
quando o produto será feito em grande escala (industrial). O valor real é obtido no final do
projeto, considerando os valores de Margem de contribuição Unitária e volume de vendas
após 7 meses da conclusão formal do projeto.
Figura 4 – Cálculo Acurácia dos Ganhos dos projetos de P&D na empresa X
Ainda nesta a fase de Definição do projeto Six Sigma foi estabelecida a Voz do Cliente,
usando a técnica da árvore dos Fatores Críticos de Sucesso, sendo que o foco estabelecido foi
no item “Resultados dos Projetos” (Figura 5).
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Figura 5 - Árvores dos Fatores Críticos de Sucesso para o projeto de melhoria
Como clientes principais do processo e do projeto de melhoria, os diretores de P&D das
diversas unidades estratégicas de negócio da empresa estabeleceram em consenso como
limites de tolerância (especificação) para a métrica Y estabelecida, os valores de 0,8 para o
Limite Inferior de Especificação (LIE) e de 1,4 para o Limite Superior de Especificação
(LSE).
Para se estabelecer a linha de referência do projeto que caracterizaria o “problema a ser
resolvido” pelo projeto Six Sigma, calculou-se a média da acurácia dos ganhos (Y) dos 19
projetos e sua capacidade. Por essa variável seguir uma distribuição não normal, estimou-se o
Ppk aproximando-se pela distribuição Weibull, conforme mostrado na Figura 6.
O processo (representado pelos 19 projetos finalizados) mostrou ter uma baixa capacidade em
relação à voz do Cliente (valores de Y entre 0,8 e 1,4). A média de todos os projetos foi de 1,5
com desvio padrão de 2,46, mostrando que 89,6% dos projetos estão fora da especificação dos
clientes e o índice de Ppk=-0,92. Por se tratar de distribuição não normal, o Ppk foi calculado
utilizando o método da International Organization for Standardization.
Figura 6 - Cálculo da Capacidade do Processo
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A partir desta análise foi definido como objetivo reduzir essa taxa de defeito de 89,6% para
25%, com a redução da média de Y=1,5 para 1 e desvio padrão de 2,46 para 0,74 (assumida
redução em 70 % para o desvio padrão).
Vale ressaltar que ter valores de Y acima de 1 pode parecer positivo, no entanto pode indicar
que as estimativas podem estar sendo feitas de um modo muito conservativo, podendo
comprometer a análise da rentabilidade dos projetos e, consequentemente, a quantidade de
projetos cancelados entre as Fases 3 e 6.
4.2 A fase MEDIR: O Y é realmente bem medido?
Mesmo sendo fácil o cálculo do indicador de desempenho do PDP, pela metodologia Six
Sigma na fase Medir deve haver uma validação rigorosa dessa medição, para se assegurar que
os atores do PDP da empresa saibam calcular o indicador sem variabilidade.
Para a checagem do processo de medição, foram escolhidos ao acaso dentro da organização 4
Gerentes de Projetos e foi solicitado que calculassem a métrica de desempenho Y de 4
projetos já fechados.
Para permitir os cálculos da variabilidade devido a reprodutibilidade, cada um desses projetos
foi registrado no sistema informatizado da área de P&D com nomes fictícios, para evitar que
os medidores reconhecessem o projeto que já mediram uma vez.
Foi realizado o cálculo do desvio padrão dos medidores por meio de técnicas de
Reprodutibilidade e Repetitividade, conforme mostrado na Tabela 1.
Para surpresa da equipe do projeto de melhoria, o erro cometido pelos gerentes de projeto foi
13 vezes maior em relação à tolerância estabelecida de 0,6% (LSE-LIE=1,4-0,8 = 0,6%). Isso
mostrou uma deficiência na formação dos gerentes de projeto sobre onde encontrar as
informações de cada projeto e como interpretá-las, para os cálculos do desempenho do PDP.
Em alguns casos, as informações de margem de contribuição e volume foram trocadas, entre
projetos realizados, ou foram considerados valores de períodos diferentes, acarretando um
erro alto na reprodutibilidade entre um medidor e outro.
Tabela 1 – Resultados dos ensaios de reprodutibilidade e repetitividade mostrando problema na cadeia de medida
Com isso, o procedimento para medição foi reformulado, as informações de cada projeto
foram disponibilizadas e se efetuou treinamento intensivo para todos os envolvidos no
processo, cujo cálculo foi automatizado.
Após nova rodada para cálculo da repetitividade e reprodutibilidade, o sistema de medição foi
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validado, com o critério P/T de variação total da medição (6 x desvio padrão medição)
dividido pela tolerância dos clientes (LSE-LIE) passando de um valor de 1314% para um
valor inferior a 10%.
4.3 A fase ANALISAR: Quais os fatores (X´s) que impactam no Y ?
Para a listagem rigorosa e exaustiva de todos os fatores que podem impactar a métrica Y,
foram feitas diversas reuniões de brainstorming com membros de diversas equipes de projeto
para se chegar a um conjunto de variáveis vitais e que tenham correlação com a métrica Y.
Foram listados 45 fatores no total (chamados de X´s), sendo feita em seguida uma priorização
através da Matriz de Causa e Efeito (anexo 1). Foram escolhidos 31 X´s para se realizar uma
segunda priorização, dessa vez por meio do uso de critério quantitativo.
Para facilitar a coleta dos dados e ter uma definição operacional da variável, foi realizada uma
matriz 5W1H para estruturar a coleta de dados (anexo 2).
Para análise quantitativa, foram coletados dados de 21 projetos escolhidos pelo critério de
terem passado por todas as etapas do PDP da empresa. Projetos tipo fast-track ou Melhoria de
Processos, por exemplo, não usam todas as etapas previstas além de não objetivarem aumento
de volume ou na margem de contribuição, que estão associados com o indicador de
desempenho para o qual se busca melhoria.
Os dados foram analisados e foram calculadas as correlações de Pearson e seu respectivo
valor P (p-value). Observou-se que muitas variáveis estão auto correlacionadas, sendo feito
um agrupamento para se identificar as variáveis com maior impacto nas variáveis de saída que
compõem a métrica (volume e margem de contribuição).
Na priorização quantitativa final foram escolhidos os seguintes fatores:
X14= A realização/atualização (sim ou não) das análises de Risco nas passagens de gate;
X21 = O Diretor do Projeto possui disponibilidade para o projeto (horas de dedicação);
X27= O Time de execução do projeto está adequado (quantidade pessoas e capacitação
das pessoas);
X31= São feitas as reuniões formais para validar as passagens de fase (no nível do
gerente do Projeto e Diretor do Projeto).
A Figura 7 apresenta um resumo das correlações e auto correlações encontradas, expressas
pelo fator de correlação R e o valor p.
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Figura 7: Mapa das correlações e auto correlações
4.4 A fase MELHORAR: Testar e implantar as melhorias no Processo
Os fatores identificados (X´s) são principalmente ligados ao comportamento e à cultura da
equipe de P&D, além do treinamento e engajamento da liderança. Para discussão das ações de
melhoria foram feitos workshops com os membros de equipe e gerentes de projeto e
entrevistas com os Diretores de P&D.
As ações de melhoria foram dividas em um grupo de melhorias para ganhos de curto prazo e
melhorias de médio e longo prazo.
4.4.1 Melhorias de Ganhos Rápido
Foram geradas as seguintes ações de melhoria:
a. Comunicação dos resultados do Projeto de Melhoria em todos os níveis da organização (do
Diretor as membros da equipe/pesquisador), para sensibilizar a todos sobre os dados
encontrados;
b. Formalizar a iniciação dos projetos com carta de comunicação da nominação do Gerente do
Projeto e do Diretor do Projeto (gatekeeper) à toda organização, mostrando as datas marco e
principais entregas do projeto. A descrição das funções e responsabilidades do Gerente do
Projeto e gatekeeper deverão ser revisadas e comunicadas a toda organização.
c. As Atas das reuniões de acompanhamento do projeto, com o registro do cumprimento das
entregas da fase, deverão ser mandatoriamente inseridas no sistema informatizado de controle
dos projetos. Será emitido relatório de acompanhamento apontando eventuais não
conformidades aos Diretores de P&D, que deverão prestar conta ao Comitê da empresa nas
“Reuniões de Desafio”.
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4.4.2 Melhorias de Médio e Longo Prazo
A médio e longo prazo as seguintes melhorias foram apresentadas:
a) Treinamento formal para toda equipe de projeto sobre a metodologia do PDP da
empresa, com revisão de todas as atividades de governança do processo (validação, tarefas
mandatórias etc.). Treinamento para revisão das equipes sobre os conceitos de Valor
presente, Lucro Líquido, Margem de contribuição entre outros;
b) Revisão da ferramenta utilizada para realização do Plano de Negócios, principalmente
para facilitar a estimativa de volume e margem de contribuição unitária, necessária
principalmente no final da Fase 3 (Piloto) e passagem no Gate 4;
c) Inclusão do sistema de controle dos projetos de P&D nas auditorias do Sistema da
Qualidade. Foi desenvolvido igualmente um check-list para auxiliar na auditoria, a ser
feita internamente, dos projetos em andamento (anexo 3);
d) Análise de Risco: foi realizada mudança do processo de análise, com uma preparação
prévia pela equipe do projeto das referências da análise de risco (Gravidade x
Probabilidade). Na reunião de análise de risco deverá haver obrigatoriamente a presença
de um especialista (chamado na empresa de Technology Development Manager).
Com a validação do Plano de Ação de curto e médio/longo prazo, as ações foram realizadas
pela equipe do projeto de melhoria com auxilio da área de P&D da empresa. Todos os
projetos de P&D em curso foram contemplados, principalmente os que usam por completo
todo o ciclo do PDP, criando na empresa o senso de urgência necessário para a mudança.
Após 12 meses do início da fase de Improve, foi realizada nova medição de 15 projetos
fechados e que sofreram interferência das ações de melhoria. O resultado foi uma redução da
média de 1,54 para 1,3 e uma redução do desvio padrão de 2,46 para 1,5. O Ppk passou de
-0,92 para 0,02 e a taxa de defeito passou de 89,6% para 84%.
Apesar de não ter alcançado em 12 meses o objetivo proposto inicialmente, o Projeto Six
Sigma mostrou um melhoria significativa na variabilidade do resultado final. Como as ações
de médio e longo prazo ainda estão sendo consolidadas, a decisão foi o fechamento do projeto
e acompanhamento em forma do Plano de Controle das principais modificações realizadas no
PDP da empresa.
4.5 Controle: o que Acompanhar para que o problema não volte?
Além das melhorias estruturais e de cultura cuja implantação requer tempo, os pontos
definidos para controle do processo reagem mais rapidamente e tem uma ação antecipatória,
ao contrário de se medir somente a saída do processo (o Y), cujo cálculo é feito após o projeto
concluído. O Plano de controle aceito pelos donos do processo considera o acompanhamento
das seguintes variáveis:
Dedicação do Diretor do Projeto ao projeto (horas semanais acumuladas);
Realização das reuniões preparatórias de passagem de fase (sim/não e quantidade de
reuniões acumuladas);
Realização das reuniões de passagem de fase (sim/não);
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Avaliação de GRPI (Goals, Roles&Responsabilities, Process, Interpersonal) do
projeto pelos membros da equipe (anexo 4);
Nota da auditoria interna realizada no projeto (antes da passagem de fase);
Indicação de realização da avaliação de risco prévia (sim/não).
Todos esses indicadores fazem parte do sistema informatizado do PDP da empresa que gera
relatórios gerenciais para acompanhamento do processo. As informações constantes do
relatório só serão válidas se as informações forem inseridas no sistema e que sejam corretas e
confiáveis.
5. Conclusão
Nesse trabalho foi apresentado um exemplo de projeto de melhoria usando o Six Sigma para
melhorar o Processo de Desenvolvimento de Produto de uma empresa do setor químico.
O projeto de melhoria foi acompanhado pelas fases DMAIC. Na fase “D” foram:
estabelecidos os fatores de satisfação dos clientes do projeto e definida uma métrica para
avaliação do sucesso dos projetos de P&D . O valor de referência dessa métrica foi validado
pelos clientes do projeto de melhoria e foi estabelecido um objetivo a ser alcançado. Na fase
“M” procedeu-se a validação estatística do processo de medida dessa métrica.
O estudo foi ainda organizado em forma de projeto, com equipe dedicada. Na fase “A” foi
realizado o mapa detalhado do processo e identificados os fatores (X´s), os quais a equipe
acredita impactar na métrica definida. As variáveis foram priorizadas qualitativamente e
forma levantados dados históricos para se analisar as correlações causais e realizar nova
priorização.
Na fase “I”, foi estabelecido um Plano de Melhoria para os fatores priorizados, constatando-se
uma tendência de progresso durante o período de melhoria. Por fim, na fase “C” foram
estabelecidos pontos de controle do processo.
A abordagem estruturada em forma de projeto, com começo, meio e fim, liderada por um
profissional treinado (green belt) e utilizando uma metodologia que compreende métodos de
resolução de problemas e ferramentas de análise de dados, se mostrou eficaz para, a princípio,
um problema que no início partiu de uma percepção.
Outro ponto a observar ao final deste trabalho é quanto ao tipo de solução a ser empregada,
neste caso não necessariamente técnica, mas, de caráter comportamental e cultural. A empresa
segue o modelo Stage-Gates de forma bem estruturada, no entanto, os fatores identificados
mostram que não basta um bom processo de desenvolvimento de produto com ferramentas,
padrões de trabalho, guias e métodos se não houver a educação e comprometimento da equipe
envolvida.
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Referências
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