secretariado aula 2

SECRETARIADO

AULA 2

TEORIA E TÉCNICAS[ ]

TÉCNICAS DE RELACIONAMENTO

Além de dominar as técnicas administrativas, o funcionário precisa ter habilidades nosrelacionamentos interpessoais.

- Respeite o próximo como ser humano;- Saiba ouvir, evitando interromper quem está falando. Espere a sua vez;- Saiba que todo mundo tem a personalidade diferente. Então conheça melhor cadamembro do grupo e respeite-os;- Esteja sempre sorridente, para transmitir paz ao ambiente;- Defina bem as palavras que são usadas, a fim de evitar mal-entendido;- Utilize da modéstia nas discussões, pense na possibilidade do outro ter razão eprocure compreendê-los.- Seja simpático, mas sem exageros. Os apelidos ou diminutivos não devem serusados;- Utilize sempre palavras educadas como por gentileza, por favor, obrigado (a), etc.Lembre-se: trate as pessoas como gostaria de ser tratado.

ETIQUETA SOCIAL E PROFISSIONAL

Saber boas maneiras é princípio básicopara manter comunicação com outrosgrupos, seja na vida particular ou no meioprofissional. Ninguém vive isolado. Saberalgumas normas para sociabilizar-se é danatureza do ser humano.

Esse conjunto de normas, chama-seetiqueta, e nada mais é que os bonscostumes, os gestos (linguagem corporal),o traje adequado para cada ambiente, aspalavras, o tom de voz.

PROFISSIONAL IDEAL

Capacidade de liderança e responsabilidade no trabalho;

Moderação perante as situações delicadas;

Agilidade para tomada de decisões;

Humildade para admitir seus limites e aceitar críticas;

Ter bom senso e equilíbrio emocional, ser simpático, agradável, cooperativo e prestativo com todos;

Organização e capacidade de planejamento;

Pontualidade em seus compromissos;

DEVE SER EVITADO

Falta de modéstia;

Interromper quem fala ou Ignorar quem quer ser atendido;

Roer unhas, comer, mascar chicletes ou andar descalço em local de atendimento;

Sentar-se sobre a mesa;

Reações agressivas;

Pentear-se, maquiar-se ou usar espelhos em local de atendimento;

Fazer de sua mesa a “central de fofocas”;

APARÊNCIA - HOMEM

Procure combinar o terno com a cor da camisa e da gravata;

NUNCA use gravatas com desenhos exagerados;

NUNCA use terno com tênis;

Cabelos sempre limpos e arrumados;

Barba feita;

Cuide das unhas.

APARÊNCIA - HOMEM

APARÊNCIA - MULHER

Use sempre roupas sociais, EVITE jeans e NÃO USE saias muito curtas;

Abuse das cores neutras, evite decotes, frentes transparentes;

Sapatos sociais com meio salto são elegantes, EVITE usar tênis;

Os cabelos devem estar sempre arrumados, unhas sem esmaltes ou lascados;

Ao se maquiar diariamente use tons claros e combine as cores.

APARÊNCIA - MULHER

FORMAS DE COMUNICAÇÃO

Verbal Escrita

Livros Cartazes Jornais Revistas Cartas

FORMAS DE COMUNICAÇÃO

Verbal Oral

Diálogo entre duas pessoas Rádio Tv Telefone

FORMAS DE COMUNICAÇÃO

Não Verbal

Postura Gesticulação Expressão Facial Sorriso Contato Visual

ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO

O andamento da empresa depende de seu desempenho. É de grande importância para o andamento da empresa e para eficácia do trabalho de seus superiores. Para ter um bom desenvolvimento profissional, o aspecto mais importante a ser aprendido é a organização de seu trabalho.

Organize-se diante das várias atividades a serem realizadas em um escritório: atendimentos diretos, atendimentos telefônicos, arquivamento e emissão de documentos.

ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO

Etapas Para Um Bom Planejamento

Pergunte sobre as tarefas rotineiras e eventuais de um escritório;

Tenha conhecimento das tarefas impostas;

Divida o trabalho em etapas, planejando-o de forma que possa executá-lo sem maiores problemas;

Priorize as atividades de menor e maior importância. Procure sempre executar as tarefas de maneira rápida.

O AMBIENTE DE TRABALHO

É importante que tenhamos umambiente de trabalho agradável,pois isso interfere diretamente nodesenvolvimento das atividades. Éde extrema importância ter oambiente acolhedor e prático.

Um conjunto de relações forma oambiente de trabalho. São elas:Relação com o meio físico eRelação com pessoas.

RELAÇÃO COM O MEIO FÍSICO

Disposição dos móveis e equipamentos

- Os móveis devem ser dispostos de formaque transmitam organização e possibilitemum bom rendimento de trabalho.

A organização da sala

- Assim como tudo que é feito, aorganização de sua sala, de sua mesa,também reflete a sua forma de trabalho. Éimportante manter sua sala arrumada paranão causar má impressão

RELAÇÃO COM O MEIO FÍSICO

Manutenção dos Suprimentos

- Certifique-se periodicamente do estoquede material a ser usado. Nunca deixe faltarnenhum material de escritório.

Manutenção de Equipamentos

- Sempre deixe os equipamentos emaquinários em condições para usoposterior. Como exemplo: limpar, colocarcapas, etc.- Sempre verifique se os equipamentosnecessitam de manutenção. Deixe sempreanotado a primeira revisão e o prazo para arevisão seguinte.

RELAÇÃO COM PESSOAS

Se relacione cordialmente com seus chefes,clientes, visitantes, colegas de trabalho,independente de algumas diferenças quepossam existir.