regimento. estrutura organizacional a estrutura organizacional projeta e organiza os relacionamentos...

RegimentoRegimento

Estrutura Organizacional

A estrutura organizacional projeta e organiza os relacionamentos dos níveis hierárquicos e o fluxo das informações essenciais de uma Instituição.

EstatutoDeriva da palavra latina status que significa posição vertical, situação, condição.

Regulamento Regulamento Consiste num conjunto sistemático de regras sobre condições gerais de trabalho, prevendo diversas situações a que os interessados se submeterão na solução dos casos futuros; pode dispor também sobre normas, organização da atividade, disciplina interna e vantagens conferidas aos trabalhadores, com plena eficácia jurídica.

O Regimento Interno é um instrumento administrativo de caráter normativo e flexível, que explicita a missão da Instituição, e/ou sua Filosofia de trabalho, concentra por escrito toda a organização infraestrutural do Serviço, estabelece as competências, funções e ações dos profissionais a partir das necessidades da população e dos serviços disponíveis, definindo as competências dos profissionais e sua qualificação técnica.

Fonte: Manual de Gerenciamento de Enfermagem Lore Cecília Marx, Luiza Chitose Morita – 2.ed.rev. e

atual. – São Paulo: EPUB,2003. p. 11 e 12

Capa ( identificação da instituição e setor/ datas: implantação / revisão / última revisão)

Cap 1 – da Finalidade

Cap 2 – da Responsabilidade

Cap 3 – da Estrutura Organizacional

Cap 4 – do Pessoal, seus Requisitos e Competências

Cap 5 – do Pessoal e suas Atribuições

Cap 6 – das Normas Gerais

Cap 7 – das Disposições Gerais

Capítulo I - da FinalidadeFoco: Por que o serviço foi criado?

Exemplo:

Art. 1º - O Departamento de Fiscalização tem as seguintes finalidades:

I – Fiscalizar o Serviço de Enfermagem por meios de atos e procedimentos para prevenir ocorrências de infrações as legislações reguladoras do exercício da enfermagem;

II – Inspecionar e analisar as condições da estrutura operacional para o desenvolvimento das atividades de enfermagem em prol da assistência segura.

Capítulo II - da ResponsabilidadeFOCO:

Quais atividades são inerentes e objetivam atender as finalidades do departamento ?

Exemplo:

Art.2º - O Departamento de Fiscalização possui as seguintes Responsabilidades:

I -   Administrar todas as atividades de fiscalização da Sede e Subseções;

II - Disciplinar os procedimentos das ações de fiscalização nas Instituições que houver o exercício da enfermagem;

III - Padronizar as atividades dos profissionais sob sua competência;

IV - Identificar, avaliar e encaminhar questões éticas dos profissionais de Enfermagem sob sua jurisdição;

V - Estabelecer parceira com instituições públicas de caráter regulamentador e de interesse para a coletividade;

Capítulo III - da Estrutura OrganizacionalFOCO:

Por quem a unidade, departamento ou setor é chefiado/ dirigido?

Qual a sua subordinação direta?

Existem subdivisões nas áreas (unidades, departamentos, setores)?

Exemplo:

Art. 3º - O Departamento de Fiscalização é representado por uma Gerência / Chefia e subordinado ao Plenário/ Diretoria. Interage com todos os demais departamentos e sua estrutura é composta minimamente pelos seguintes

profissionais:

Gerência/ ChefiaFiscal

Auxiliar de FiscalizaçãoAgente Administrativo

Art. 4º - A estrutura organizacional poderá estar representada pelo organograma a seguir:

Plenário/ Diretoria

Gerência/ Chefia

Fiscal

Auxiliar de Fiscalização

Agente Administrativo

Capítulo IV - do Pessoal, seus Requisitos e Competências

FOCO:

Descrever Cargos / Funções que compõe a equipe.

Quais são os requisitos para cada Cargo/ Função?

(inclusive as competências necessárias para o profissional exercer o cargo)

Exemplo:

Art. 5º O Departamento de Fiscalização é composto pelos seguintes funções:

I -  Gerência/ Chefia

II -  Fiscal

III - Auxiliar de Fiscalização

IV – Agente Administrativo

Art. 6º - São requisitos para exercer a Gerência/ Chefia do Departamento de Fiscalização:

a) Formação em Enfermagem

b) Registro junto ao COFEN/COREN

c) Conhecimento profícuo das legislações pertinentes ao exercício profissional da enfermagem

d)Liderança

Capítulo V - do pessoal e suas atribuições

FOCO:

Especificar as atribuições de cada cargo/ função.

O que compete a cada profissional da equipe executar?

Exemplo:

Art. 7º - São atribuições do Gerente/ Chefe do Departamento de Fiscalização:

I - Organizar, Coordenar, Executar e Avaliar as atividades sob sua responsabilidade;

II - Definir atribuições e elaborar rotinas de trabalho ;

III - Aprovar o cronograma de trabalho dos Fiscais, monitorando o desempenho e o alcance das metas planejadas...

Departamento: Fiscalização

Conselho Regional de

Enfermagem...

Distribuição de Atribuições por Função

Coordenação: Dra xxxxxx

ATRIBUIÇÃO

FUNÇÃO : Gerente/ Chefe

FUNÇÃO : Enfermeiro Fiscal

FUNÇÃO : Aux. De

Fiscalização

FUNÇÃO : Agente

Administrativo

Visita de Fiscalização

Planeja

Realiza

Agenda

Arquiva

Exercício:

Vamos definir as atribuições da sua Equipe de trabalho.

Exemplos de Verbos de Ação

Capítulo VI - das Normas Gerais

FOCO:

Descrever as principais normas gerais da instituição e as específicas do Departamento / Setor

(inclusive horário de funcionamento do departamento/setor)

Exemplo:

Art. 8º - São normas gerais do Conselho Regional e específicas do Departamento de Fiscalização:

I - O Conselho Regional de Enfermagem atenderá o publico no horário das 07h00 às 16h00, de segunda à sexta feira;

II - O Departamento de Fiscalização acatará todas as denúncias recebidas.

Capítulo VII - Das Disposições Gerais

FOCO:

Abordar assuntos que considerar importante

Exemplo:

Art.9º - Todos os profissionais do Departamento de Fiscalização receberão Treinamentos periódicos, previamente planejados, de forma a contribuir para o

melhor desempenho dos profissionais de enfermagem;

Art. 10º - Todo o profissional recém admitido no Departamento de Fiscalização receberá o Manual do Colaborador que deverá ser cumprido na sua íntegra,

estando sujeito às sanções conforme legislação vigente.

Art. 11º - Este regimento entrará em vigor após a validação do Presidente do COREN - ...

Fique Atento:Fique Atento:

• O regimento deverá retratar o que realmente acontece na sua prática diária

• Seja claro e objetivo na descrição do seu regimento, de forma que qualquer pessoa entenda o funcionamento do seu serviço.

• Ao receber um colaborador recém-admitido leia com ele o regimento, esclarecendo possíveis dúvidas. Deixe o regimento em local estratégico em seu Departamento/Setor para que todas as pessoas tenham acesso.

• Sempre que ocorrer uma mudança na sua estrutura funcional atualize o regimento.

Cap 1 – da Finalidade

Cap 2 – da Responsabilidade

Cap 3 – da Estrutura Organizacional

Cap 4 – do Pessoal, seus Requisitos e Competências

Cap 5 – do Pessoal e suas Atribuições

Cap 6 – das Normas Gerais

Cap 7 – das Disposições Gerais

Manuais

Manual é o conjunto de normas,diretrizes,

políticas,objetivos e orientações que norteiam a execução das

fases do processo de trabalho em busca de resultados para a

organização.

Manuais

NormasNormas

InstruçãoInstrução

Instrumento Instrumento Operacional Operacional

PadrãoPadrão

Manual Manual QualidadeQualidade

RotinasRotinas

Manual Manual ServiçoServiço

Manual Manual de de

ProcedimentosProcedimentos

Descrevendo um procedimento...Descrevendo um procedimento...

Por que o manual é importante?

Porque corresponde a uma importante e constante fonte de informações sobre os processo de trabalho da instituição;

Facilitam a implantação de normas, procedimentos e funções, ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica do processo de trabalho.

Possibilitam a normatização das atividades, adequação, coerência e continuidade nas normas;

Possibilitam treinamento aos novos e antigos colaboradores, favorecem efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos processos; representam um instrumento efetivo de consulta e orientação além de restringir a improvisação inadequada que geralmente aparece nas mais variadas formas.

Aprimoram o sistema hierárquico da instituição, uma vez que possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceção.

Os Manuais devem responder às perguntas, que são comuns, daqueles que vão trabalhar no processo:

O que deve ser feito ?

Como deve ser feito ?

Quando deve ser feito ?

Onde deve ser feito ?

Quem deve fazer ?

Por que deve ser feito ?

Premissas Básicas...

-Tenha consciência da necessidade real e efetiva para a instituição;

- Avalie todo o processo e suas relações interdepartamentais estabelecendo negociações que não prejudique o resultado final do trabalho;

- Utilize sempre um título para o manual e ou procedimento adequado para sua finalidade;

- Busque sempre que possível fundamentação legal na legislação para estabelecer as ações descritas no processo de trabalho;

- Desenvolva-o dentro da diagramação padronizada pela instituição - (Lay-out);

- Utilize uma redação simples, curta e clara;

- Sempre que possível utilize ilustrações que irão contribuir para uma melhor compreensão do processo;

-Para os manuais de procedimentos administrativos / técnicos, fique atento para o sistema de codificação preconizado

Sua preparação, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz, paralelamente, sérios inconvenientes ao desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais;

Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças.

Nunca utilize-se de uma comunicação interna, memorando ou circular para mudar um processo, sem antes ter realizado as devidas alterações no procedimento.

Uma circular é um instrumento que serve para informações, normalmente instável, porém um procedimento está relacionado com a estrutura organizacional, permeando aspectos mais estáveis.

Ponto importante...

A revisão periódica do manual permitirá desenvolver no seu time de trabalho a iniciativa e a criatividade.

Processo de atualização dos manuais

Todo manual deverá ser revisado sempre que houver alterações que afetem parte de seu conteúdo e que possa prejudicar as orientações inerentes ao processo de trabalho.

Para os manuais de procedimentos técnicos e administrativos criamos uma metodologia que permite a atualização individual dos procedimentos, já para os demais manuais de orientação será necessário uma nova reimpressão toda vez que houver atualização de parte do conteúdo.

O principal objetivo da descrição dos procedimentos é facilitar a realização das atividades inerentes aos processos de trabalho, portanto deverá ser divulgado para toda a equipe de trabalho, antes de ser colocado em prática.

DivulgaçãoDivulgação

Estrutura do manual:1) Capa

2) Apresentação

3) Instruções para uso

4) Índice

5) Conteúdo básico

6) Anexos

7) Glossário

8) Bibliografia

1) CapaDeverá seguir a padronização estabelecida:

- Título do Manual;

- Área

- Departamento / Setor

- Logo da Instituição no rodapé

2) ApresentaçãoTodo manual deverá conter uma apresentação que enfoque seu objetivo; essa apresentação deverá ser assinada pela chefia da área em questão, de forma que documente a todos os colaboradores a importância quanto ao uso do conteúdo referente ao manual.

3) Instruções para usoTodo manual deverá conter uma redação suficientemente clara e objetiva para facilitar seu uso pelos vários colaboradores envolvidos no processo de trabalho.

Sobre a disposição do conteúdo;

Sobre os princípios que se baseiam os tópicos ou capítulos;

Sobre o sistema de codificação utilizado;

Sobre a utilização dos anexos;

Sobre a utilização do glossário;

Sobre a utilização do índice temático;

Sobre a forma de atualizações e modificações efetuadas, essa informação poderá ser dissertativa ou através de fluxograma.

Elaborado por: Aprovado por: Validado por:

Data

Carimbo / assinatura

Data

Carimbo / assinatura

Data

Carimbo / assinatura

Não esqueça, sempre ao final deste tópico deverá ter a validação:

4) Índice

Todo manual deverá conter um índice numérico que facilite a localização do conjunto de assuntos abordados no conteúdo do mesmo.

5) Conteúdo básico

Corresponde à parte do manual que, realmente, possui todo o conteúdo principal, ou seja, a razão de ser do manual. Como conseqüência, é a parte mais extensa do manual.

6) AnexosDeverá ser colocado nos anexos todos os impressos, formulários e fluxogramas utilizados no processo de trabalho.

Os anexos normalmente são utilizados para evitar possível quebra na clareza da leitura do conteúdo principal do manual; quando utilizados, são representados por instrumentos auxiliares que melhor contribuem para o entendimento do conteúdo principal.

7) GlossárioTodo manual deverá conter antes da bibliografia um glossário, ou seja, uma espécie de dicionário técnico que serve para definir a conceituação dos termos básicos utilizados no manual. Os termos deverão ser colocados em ordem alfabética.

Como exemplo, pode-se afirmar que o manual de procedimentos administrativos pode conter definições de termos como: norma, rotina, procedimentos, formulários, fluxograma etc.

8) Bibliografia

Todo manual deverá conter a relação dos referenciais bibliográficos consultados e citados no texto. Essa relação deverá ser composta da seguinte forma:

Em ordem alfabética;

Sobrenome dos autores citados;

Título da obra;

Edição;

Local;

Editora e;

Ano de publicação.