realinhamento estratÉgico da codevasf registro integral dos produtos e relatÓrios do projeto de...

REALINHAMENTO ESTRATÉGICO DA CODEVASF

REGISTRO INTEGRAL DOS

PRODUTOS E RELATÓRIOS DO

PROJETO DE REALINHAMENTO

ESTRATÉGICO

21 de novembro de 2006

CONTRATO Nº 007 – 05 0054/00PROCESSO Nº 59500.001538/2005-66

Este CD-Rom apresenta todos os

produtos desenvolvidos pela

Consultoria para o Projeto de

Realinhamento Estratégico da

Codevasf.

ABERTURA

OBJETIVO DO PROJETO

Realinhamento estratégico da Codevasf, por meio

do detalhamento e implantação de seu novo

modelo de gestão e estrutura organizacional; do

detalhamento e implantação dos novos processos

de gestão e planejamento; da implantação dos

projetos estratégicos de gestão e capacitação dos

recursos humanos; e, da revisão e melhoria dos

processos organizacionais priorizados.

MÓDULOS DO PROJETO

O projeto de realinhamento estratégico da Codevasf foi organizado em 5 módulos:

I. Implantação do novo modelo de gestão e detalhamento da nova estrutura organizacional

II. Detalhamento e implantação dos novos processos de gestão e planejamento

III. Detalhamento e implantação dos projetos estratégicos de gestão dos recursos humanos

IV. Construção de novos processos e revisão dos atuais processos

V. Desenvolvimento de programa de capacitação para o desenvolvimento regional

INSTRUÇÕES

Para cada Módulo, apresentaremos uma breve descrição e o

histórico dos trabalhos realizados.

Cada produto ou relatório descrito está vinculado ao

documento correspondente, por hiperlink. Para acessar os

respectivos documentos:

1. Clicar com o botão direito do mouse sobre o nome

(sublinhado) do produto ou relatório e escolher “Abrir

hiperlink” – OU;

2. Identificar o documento por seu nº (entre parênteses)

no subdiretório “arquivos anexados” do diretório “CD”.

PRODUTOS GERENCIAIS DO PROJETO

RELATÓRIO INICIAL_ PLANO DE TRABALHO REVISTO (00):

Registra as ações preliminares do Projeto referentes à

revisão do planejamento e da mobilização para execução

de seus módulos, entregue em 28/11/2005.

ABERTURA DO PROJETO_ APRESENTAÇÃO INICIAL (00_1):

Realizada em novembro e dezembro de 2005, para

apresentar o Projeto de Realinhamento Estratégico para

a Empresa e o processo de seleção dos Consultores

Internos.

PRODUTOS GERENCIAIS DO PROJETO

PREPARAÇÃO DOS CONSULTORES INTERNOS_ REALIZADA

EM 14 E 15/12/2005, ESTRUTURADO EM 7 BLOCOS:

A transformação organizacional (00_2);

Visão geral do projeto e gestão de pessoas (00_3);

Introdução à Consultoria (00_4);

O ciclo do desenvolvimento (00_5);

Gestão por processos (00_6);

Levantamento de processos (00_7);

O novo modelo de gestão e árvore de macrocessos da Codevasf

(00_8).

PRODUTOS GERENCIAIS DO PROJETO

FATOS RELEVANTES (00_9):

Parte do Relatório Produto 02, entregue em 23/08/2006,

refere-se ao capítulo no qual a Consultoria destaca as

mudanças ocorridas na metodologia e no cronograma

programado para execução do Projeto, inclusive com a

não-utilização dos Consultores Internos escolhidos.

SESSÕES DE TRABALHO (00_10):

Registra todas as sessões de trabalho realizadas pelo

Projeto de Realinhamento Estratégico, em todos seus

Módulos.

MÓDULO I

PRODUTOS INTERMEDIÁRIOS,

PRODUTOS FINAIS E ADICIONAIS DO

MÓDULO I

PRODUTOS DO MÓDULO I

PRODUTOS INTERMEDIÁRIOS:Proposição dos instrumentos legais para implantação das novas

instâncias colegiadas;Proposição da macroestrutura;Proposição da estrutura para a Administração Central e Regionais;Proposição das unidades organizacionais – competências e

responsabilidades da Administração Central e Regionais;Proposição das minutas dos instrumentos legais para estrutura:

Estatuto, Regimento Interno etc.;Proposição do plano de implantação da nova estrutura.

PRODUTO FINAL:Relatório Produto: Detalhamento e implantação do novo modelo de

gestão e estrutura organizacional. PRODUTOS ADICIONAIS:

Realização de atividades e eventos não previstos na metodologia inicialmente contratada para definição da nova estrutura organizacional.

PRODUTOS DO MÓDULO I

PRODUTO INTERMEDIÁRIO_

DETALHAMENTO DAS INSTÂNCIAS COLEGIADAS DAS SUPERINTENDÊNCIAS REGIONAIS

(01): Entregue em 11/04/2006, o Relatório contém os

fundamentos que embasam a definição dos colegiados e

seu detalhamento, inclusive com a proposição de todos

os instrumentos legais necessários para sua

implantação;O trabalho da Consultoria seguiu o cronograma definido

pelo Plano de Trabalho Revisto e foi finalizado em

26/01/2006, ajustado em 03/03/2006, mas somente

implantado junto com a nova estrutura organizacional,

em outubro de 2006.

PRODUTOS DO MÓDULO I

PRODUTO INTERMEDIÁRIO 01_

A NOVA MACROESTRUTURA DA CODEVASF (02) (entregue em

11/04):

Entre 15 de fevereiro ao início de março de 2006, foram

geradas outras 7 versões para a macroestrutura (03),

finalmente consolidada em 03/03/2006 (04);

Em 09/03/2006, a proposta de macroestrutura foi

apresentada ao Ministério da Integração Nacional (05);

Concomitantemente foram produzidas também todas as

minutas dos instrumentos legais para

formalização da mudança estrutural (06).

PRODUTOS DO MÓDULO I

PROPOSIÇÃO DE ALTERNATIVAS DE ESTRUTURA PARA A

ADMINISTRAÇÃO CENTRAL E SUPERINTENDÊNCIAS

REGIONAIS:

De 19/04 a 17/05/2006, foram produzidas outras

13 alternativas estruturais (07) para a Codevasf;

No mesmo período, praticamente o mesmo volume de

versões do Regimento Interno foi produzido pela

Consultoria; aqui, apresentamos apenas duas delas a

título de ilustração, uma versão de abril de 2006 (08) e

outra, de maio de 2006 (09).

ATIVIDADES NÃO PREVISTAS NA METODOLOGIA

INICIALMENTE CONTRATADA PARA DEFINIÇÃO DA NOVA

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL:

De 06/06 a 09/08/2006, a partir de

evento realizado com técnicos (10) escolhidos pela Diretoria

Executiva, foram desenvolvidas outras

5 avaliações de alternativas estruturais (11), com as

considerações técnicas da Consultoria em relação às

propostas e mudanças apresentadas por técnicos e

gestores da Codevasf.

PRODUTOS DO MÓDULO I

PRODUTO FINAL_

DETALHAMENTO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL (12):

Entregue em 23/08/2006, parte do Relatório Produto 02,

contendo a estrutura resultante das discussões ocorridas

em 06 e 07 de julho de 2006 com técnicos da Codevasf e

demais considerações produzidas até a data.

PRODUTOS DO MÓDULO I

ATIVIDADES NÃO PREVISTAS NA METODOLOGIA

INICIALMENTE CONTRATADA PARA DEFINIÇÃO DA NOVA

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL:

De 11/08 a 01/09/2006, em decorrência de decisão da

Presidência, foram modificadas as diretrizes

orientadoras da estrutura organizacional, que já haviam

sido validadas e aplicadas para a definição da

macroestrutura;

PRODUTOS DO MÓDULO I

Consequentemente, outras 10 alternativas estruturais (13)

foram produzidas, em parte propostas de técnicos das

Áreas e outras, definidas pela Diretoria Executiva;

Em 16/08/2006, a Consultoria apresentou seu

parecer técnico (14) resgatando as diretrizes originalmente

adotadas e os principais pontos de atenção frente à

proposta definida por técnicos e Diretores das Áreas

Finalísticas em 09/08/2006 (15);

PRODUTOS DO MÓDULO I

Foi realizada reunião em 17/08/2006 (16) com a Diretoria

Executiva para definição da estrutura organizacional, que

resultou em uma nova proposta de estrutura;

No mesmo dia 17/08/2006 (17), a estrutura definida pela

Diretoria Executiva foi apresentada a técnicos, gestores

e Superintendentes Regionais, evento no qual foram

realizadas outras adequações.

PRODUTOS DO MÓDULO I

PROPOSIÇÃO DO PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA NOVA

ESTRUTURA:

Foram apresentadas à Presidência dois planos de

implantação para a nova estrutura: uma delas em 15

/08/2006 (18) e a outra em 28/08/2006 (19).

PRODUTOS DO MÓDULO I

ORGANOGRAMAS E REGIMENTO INTERNO DEFINIDOS PARA

A ADMINISTRAÇÃO CENTRAL E SUPERINTENDÊNCIAS

REGIONAIS:

Em 14/09/2006, a Diretoria Executiva da Codevasf

definiu a estrutura final da Administração Central e das

Superintendências Regionais, conforme apresentações

realizadas tanto em Brasília (20) quanto nas Regionais (21);

O Regimento Interno da Codevasf (22), de sua

Diretoria Executiva (23) e do

Comitê Regional de Gestão Executiva (24) também foram

formalizados apenas em 14/09/2006.

PRODUTOS DO MÓDULO I

MÓDULO II

PRODUTOS INTERMEDIÁRIOS, FINAIS

E ADICIONAIS DO MÓDULO II

PRODUTOS DO MÓDULO II

PRODUTOS INTERMEDIÁRIOS:

Consolidação das fichas dos processos dos macroprocessos de gestão e

planejamento, com apontamento das interfaces;

Proposição do plano de implantação dos macroprocessos de gestão e

planejamento.

PRODUTO FINAL:

Relatório Produto: Detalhamento e Implantação dos Novos

Macroprocessos de Gestão e Planejamento.

PRODUTOS ADICIONAIS:

Assessoramento na implantação dos processos de planejamento e da

Área de Gestão Estratégica.

PRODUTO INTERMEDIÁRIO: NOVOS MACROPROCESSOS DE GESTÃO E PLANEJAMENTO (25):Entregue em 11/04/2006, o Relatório contém o detalhamento em processos dos macroprocessos de planejamento e gestão da empresa;

Inclue também o Plano de Implantação (PLIMP), com as atividades necessárias para a implantação dos processos detalhados;

Lembramos que a implantação dos processos nas SRs deverá ser realizada pela Gerência de Planejamento e Estudos Estratégicos, uma vez que a direção da empresa interrompeu o trabalho previsto no Projeto nas Regionais.

PRODUTOS DO MÓDULO II

PRODUTO FINAL_

DETALHAMENTO E IMPLANTAÇÃO DOS MACROPROCESSOS DE GES

TÃO E PLANEJAMENTO

(26) (entregue em 23/08/2006):Em 09/11/2006 foi entregue o banco de dados do ARIS

Easy Design contendo os processos de planejamento e

gestão, e, informações da nova estrutura organizacional,

atualizado em reuniões JAD realizadas em conjunto com

a Gerência de Planejamento e Estudos Estratégicos

entre agosto e novembro de 2006;A gestão deste banco de dados é de responsabilidade da

Unidade de Gestão de Processos.

PRODUTOS DO MÓDULO II

PRODUTO ADICIONAL_

ASSESSORAMENTO NA IMPLANTAÇÃO DOS PROCESSOS DE PLANEJ

AMENTO E DA ÁREA DE GESTÃO ESTRATÉGICA

(27):

Com os seus resultados formalizados em 09/11/2006, o

assessoramento constou da atualização do plano de

implantação proposto, inclusive com a incorporação das

atividades para implantação da nova Gerência de

Planejamento e Estudos Estratégicos;

Também compôs o assessoramento, a atualização das

Diretrizes Políticas da empresa e a discussão dos

fundamentos para a elaboração de cenários;

PRODUTOS DO MÓDULO II

PRODUTOS DO MÓDULO II

Acrescentamos ao Produto Adicional o Plano de

Trabalho para a implantação dos processos de

planejamento e gestão nas SRs, aperfeiçoado e

detalhado pelos técnicos da Gerência de Planejamento e

Estudos Estratégicos.

APRESENTAÇÃO DA GERÊNCIA DE PLANEJAMENTO E ESTUDOS EST

RATÉGICOS

(28):

Destacamos o trabalho de implantação dos processos de

planejamento conduzidos pela Gerência, pois o mesmo

concretiza a continuidade dos trabalhos da Consultoria,

conduzidos por técnicos da Empresa.

MÓDULO III

PRODUTOS FINAIS E ADICIONAIS DO

MÓDULO III

PRODUTOS FINAIS:Relatório Produto: Sistemática de Avaliação dos Empregados;Relatório Produto: Mapa dos Conhecimentos (com relatórios

consolidados da pesquisa de competências da Empresa);Relatório Produto: Plano de Desenvolvimento Técnico e Gerencial; Relatório Produto: Plano de Cargos, Carreiras e Salários;Relatório Produto: Plano de Participação nos Resultados.

PRODUTOS ADICIONAIS:Plano de Capacitação Emergencial para a implantação da nova estrutura

organizacional e processos de trabalho;Proposição de medidas de curto prazo para aperfeiçoamento do atual

PCSC;Assessoramento a evento, com uso de metodologia para discussão e

consenso em grupo.

PRODUTOS DO MÓDULO III

NO MÓDULO III FORAM DESENVOLVIDOS 5 PRODUTOS:

SISTEMÁTICA DE AVALIAÇÃO DO EMPREGADO (29) entregue

em 23/08/2006;

MAPA DOS CONHECIMENTOS (30) entregue em 23/08/2006;

PLANO DE DESENVOLVIMENTO TÉCNICO E GERENCIAL (31)

entregue em 11/04/2006;

PLANO DE CARGOS, SALÁRIOS E CARREIRAS (32) entregue em

23/08/2006;

PARTICIPAÇÃO EM RESULTADOS (33) entregue em

09/11/2006.

PRODUTOS DO MÓDULO III

PRODUTOS ADICIONAIS:

Plano de Capacitação Emergencial (34), para atender às

necessidades criadas pela implantação da estrutura

organizacional (entregue em 11/04/2006);

Medidas de Curto Prazo para o PCSC (35) (entregue em

23/08/2006);

Por solicitação da Presidência, a Consultoria apoiou a

realização do Ciclo de Paletras – Bioenergia (36) realizada em

18 e 19 de julho de 2006, com o uso da metodologia de

discussão e consenso em grupo.

PRODUTOS DO MÓDULO III

MÓDULO IV

PRODUTOS FINAIS E ADICIONAIS DO

MÓDULO IV

PRODUTOS DO MÓDULO IV

PRODUTO FINAL:

Relatório Produto: Revisão e Melhoria dos Processos Organizacionais da

CODEVASF (com a consolidação das informações, fluxogramas,

procedimentos e plano de implantação dos macroprocessos e processos

de suporte e finalísticos priorizados).

PRODUTOS ADICIONAIS:

Consolidação do Sistema Normativo da Codevasf;

Detalhamento do processo Viabilizar Convênios de Revitalização;

Treinamento no uso da ferramenta BPM (Business Process Management)

Aris easy design adotada pela Codevasf.

PRODUTOS DO MÓDULO IV

PRODUTO FINAL_

REVISÃO E MELHORIA DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS (37):Entregue em 23/08/2006, este relatório apresenta o

detalhamento dos processos de suporte e finalísticos

priorizados pelos gestores da empresa, com suas

respectivas fichas de análise;Os fluxos dos processos redesenhados encontram-se no

banco de dados da ferramenta ARIS Easy Design,

atualizado com a cadeia de valor agregado da Codevasf

(para simples consulta, os referidos fluxos constam

como anexo ao relatório).

PRODUTOS DO MÓDULO IV

Como relatado no Fato Relevante, este é o módulo que

mais impactos negativos sofreu em função da não

participação dos Consultores Internos previstos no Plano

de Trabalho, principalmente na Administração Central;

Ainda em função da não participação dos Consultores

Internos, não puderam ser desenvolvidos todos os

procedimentos de trabalho dos processos redesenhados.

PRODUTOS DO MÓDULO IV

PRODUTOS ADICIONAIS (38)_ entregues no relatório final do

projeto, em 09/11/2006, contendo:

Atualização do Sistema Normativo da Empresa e

apresentação da Norma 01 (“norma de fazer norma”);

Proposta do texto-base para o processo de gestão dos

convênios com foco na Revitalização das Bacias

Hidrográficas, desenvolvido a partir de reuniões JAD com

a participação de técnicos e gestores da Área de

Revitalização, Gestão Estratégica, Assessoria Jurídica e

da Auditoria Interna;

PRODUTOS DO MÓDULO IV

Treinamento do pessoal da Gerência de Gestão da

Tecnologia da Informação no uso do ARIS Easy Design;

Levantamento e formatação de novos processos de

atendimento e desenvolvimento de soluções de

Tecnologia de Informação, desenvolvido a partir de

reuniões JAD com técnicos da Gerência de Gestão da

Tecnologia da Informação.

MÓDULO V

REGISTRO DA ORGANIZAÇÃO E

RESULTADOS DO MÓDULO V

CURSO DE CAPACITAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO REGIONAL

(39):

Executado de acordo com o plano de trabalho inicial,

encerrou-se em julho de 2006, tendo sido transformado

em um dos módulos de um curso MBA, de acordo com

decisão da direção da Empresa.

MÓDULO V

Suely KomatsuCoordenadora do Módulo I e IV

skomatsu@uol.com.br

Marcelo Elia de MarsillacCoordenador do Módulo II e IV

memarsillac@uol.com.br

EQUIPE TÉCNICA DO PROJETO (principais integrantes)

Luiz Antônio de Almeida MeloCoordenador do Módulo III

laamelo@yahoo.com

Cláudia Souza PassadorCoordenador do Projeto e do Módulo V

cspassador@usp.br