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Projeto de Modernização do

Processo Eletrônico e Integração com o Jurisdicionado

Agenda

• A TI no TCE-SE • Estrutura Organizacional

• Pessoal

• Cenário Anterior

• Projeto de Modernização • Cenário Atual • Infraestrutura

• Ferramentas de Colaboração e Apoio

• Linhas de Ação • Processo Eletrônico

• Integração com jurisdicionados

• Ferramentas de Auditoria

• Processo Eletrônico – e-TCE

• Integração com os Jurisdicionados - SAGRES

• Ferramentas de Auditoria - Relatórios, Trilhas de Auditoria e PGA

• Impactos e Resultados

• Ações Futuras e Perspectivas

A TI no

Estrutura Organizacional

Estr

utu

ra O

rga

niz

acio

na

l

Pessoal

Comissão de Métodos

7

DMT

4

Infraestrutura

7

Projetos

8

Sistemas

5

Suporte

9

Telefonia

2

42 colaboradores

Cenário Anterior - Geral

• Sistemas que atendiam precária e parcialmente às atividades-fim • SCPP – Sistema de Controle de Protocolos e Processos

• SISAP – Sistema de Auditoria Pública

• Esforços focados em manutenção

• Data Center precário

• Parque de máquinas defasado

• Alto número de incidentes

Cenário Anterior - Processual

FUNCIONALIDADES

• Não integrado

• Duas versões

• Processos físicos

• Interface ruim

• Sem consultas gerenciais

INFRAESTRUTURA

• Tecnologia obsoleta

• Arquitetura inadequada

• Alto índice de intervenções diretas no código-fonte e banco de dados

• Baixa escalabilidade

SISAP

Atividades Técnicas

TCE

Fluxo de trabalho difuso

S C P P

TOP 10 - FOLHAS IMPRESSAS – FEV/16

-

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000 4.928

3.818

2.961 2.864 2.662 2.587 2.392 2.094 1.902 1.896

Cenário Anterior - Processual

0

100

200

300

400

500

2010 2011 2012 2013 2014 2015

CONTAS ANUAIS DO ESTADO

Saldo Protocolados no ano Julgados no ano

0

500

1000

1500

2000

2010 2011 2012 2013 2014 2015

CONTAS ANUAIS ESTADO E MUNICIPIOS

Saldo Protocolados no ano Julgados no ano

FOLHAS IMPRESSAS EQUIP. LOCADOS

Total No Mês 56.000 Estimativa Anual 672.000

FOLHAS IMPRESSAS GERAL

Total No Mês 145.000 Estimativa Anual 1.740.000

0

5000

10000

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Processos de todas as naturezas

Saldo Entrou no ano

Julgados no ano

Cenário Anterior - Integração com Jurisdicionados

AMBIENTE NOS JURISDICIONADOS

• Pessoal dedicado à geração do SISAP;

• Obrigação de enviar remessa mensal ao TCE;

• Infraestrutura para funcionamento do sistema de COLETA;

• Prestação de Contas Anual em papel protocolada na sede do TCE;

• Protocolos em papel na sede do TCE ;

• Foco somente nos prazos de entrega das remessas mensais e anuais e de documentos em papel no protocolo do TCE, ficando a qualidade e integridade das informações em segundo plano.

AMBIENTE TCE/SE

• Foco no suporte, atendimento e treinamento dos Jurisdicionados no uso do sistemas;

• Informações recebidas sujeitas à mudanças sem critérios precisos;

• Informações eletrônicas pouco confiáveis demandando confrontamento com o papel;

• Informações essenciais ausentes (Ex.: Folha e dados de pessoal);

• Falta de padronização contábil.

• Análise dos processos morosa;

• Esforços focados em análise de processos passados;

• Esforço concentrado na manutenção e atendimento de ocorrências;

• Equipe desmotivada.

Cenário Anterior – Data Center

O Projeto de Modernização

Cenário Atual

• Principais sistemas foram substituídos • e-TCE

• SAGRES

• PGA

• Office 365

• etc.

• Novo Data Center

• Esforços focados em novos Projetos • Prospecções e Perspectivas

• Forecasting, Foresight e Road Map

• Parque de máquinas renovado

• Queda significativa no número de incidentes

Infraestrutura Breve Abordagem

Infraestrutura – Novo Data Center

Infraestrutura – Link de Dados

2016 - 10 Mb

512 Kb (pública)

9,5 Mb (de serviço) 2017 - 100 Mb

15 Mb (pública) 85 Mb (de serviço)

2018 - 200 Mb

6 Mb por pessoa (pública)

85 Mb (de serviço)

Infraestrutura – Conexão SEFAZ / I-Gesp

TCE/SE

SEFAZ/SE

Ferramentas de Colaboração

Ferramentas de Colaboração – Novo Site

Ferramentas de Colaboração - Nova Intranet

Linhas de Ação Processo Eletrônico

Integração com Jurisdicionados

Ferramentas de Auditoria

Projeto de Modernização

Infraestrutura

Processual

Integração Jurisdicionado

Auditoria

Foco: Melhoria da atividade finalística

Processo Eletrônico e-TCE

Processo Eletrônico

Desenvolvimento In House

Cenário anterior

Aquisição de Solução no Mercado

Prova de Conceito Implantação e-TCE

Cenário Atual

Processo Eletrônico – Requisitos e Premissas

• Foco na eliminação do Papel

• Tempo de implantação e Curva de Aprendizado

• Aderência ao modelo de negócio dos TCs

• Virtualização do setor de Protocolo (Portal)

• Suporte à tramitação de Processos Físicos

• Suporte a processos tanto jurisdicionais como administrativos

• Flexibilidade na tramitação de expedientes (BPMSxWFMS)

• Migração de todo acervo de processos e protocolos com respectivas informações processuais do sistema legado

• Suporte às rotinas processuais • Assinatura Digital, Comunicações Processuais, Pautas e Julgamentos, Cobranças

Administrativas, Juntadas e Apensamentos, Relatoria, Procuradoria, etc.

Processo Eletrônico – Implantação

• Novos protocolos e processos já nascem digitais

• Ao movimentar um processo físico, sua digitalização é realizada

• Novas peças processuais já nascem digitais

Ponto de Corte Estabelecido

• Identificação dos processos ativos

• Digitalização

• Retenção do processo físico (Ato Deliberativo 882/2016)

Foco nos Processos Ativos

Processo Eletrônico – Implantação

• Ausência de fluxos definidos, padronização de fluxos simples para todas as áreas

• Mapeamento e revisão das naturezas (tipos) de processos e protocolos

• Mapeamento e definição dos modelos de peças utilizadas nas áreas em suas atividades processuais

• Priorização nas atividades do Setor de Protocolo e Arquivo

Operacionalização

• Treinamento focado na realidade da instituição

• Treinamento setorizado

• Atenção especial à equipe do Protocolo e Secretarias (Julgamentos)

• Mudança Cultural

Pessoal

Processo Eletrônico - Digitalização

Arquivo para Digitalizar (sujo)

Limpeza e Preparação

Digitalização

OCR Indexação Upload Arquivo Digital no e-TCE

Remontagem Arquivo Remontado (limpo) Setor de Arquivo

Integração com Jurisdicionado

SAGRES

Integração com Jurisdicionado

SISAP

Cenário anterior

Benchmarking outros TCs

Cessão SAGRES TCE/PI

Sagres

TCE/SE

Cenário Atual

Integração com Jurisdicionado - Implantação SAGRES

• Cessão TCE/PI

• Modificações • Validação na web (era desktop)

• Informações de Folha de Pagamento

• Informações de Licitações e Contratos

• Alinhamento • Jurisdicionados

• Fornecedores (Contabilidade e Software)

Integração com jurisdicionados - SAGRES

• Esfera Municipal • Envio de informações pelo

Portal do Jurisdicionado

• PCMs

Integração com os jurisdicionados – SAGRES

• Esfera estadual • Link de Dados com a SEFAZ

(RIGES)

• Acesso direto à Base de Dados dos sistemas

• Replicação diária da base

• Dados • Orçamentários

• Contábeis

• Financeiros

• Pessoal

i-Gesp e

Sipes

Assembleia

Tribunal de Contas

Ministério Público

Defensoria

Poder Executivo

Tribunal de Justiça

Integração com os jurisdicionados – Informações e Demonstrativos SAGRES

• Receita Corrente Líquida

• Demonstrativo da Despesa com Pessoal

• Cálculo do Repasse para o Legislativo

• Demonstrativo dos Gastos com Saúde

• Demonstrativo dos Gastos com Educação

• Balanço Financeiro

• Balanço Patrimonial

• Demonstrativo do Repasse para o Poder Legislativo

• Demonstrativo do Subsídio de Prefeito e Vice-Prefeito

• Demonstrativo do Subsídio de Vereadores

• Folha de Pagamento dos Órgãos

• Licitações, Dispensas e Inexigibilidades

• Contratos e Aditivos

Integração com os Jurisdicionados – Portal do Jurisdicionado

Integração com os Jurisdicionados – Portal do Jurisdicionado

• Foco como principal canal de comunicação junto ao TCE/SE

• Avisos

• Envio de Informações estruturadas (XML) PCMs e Informes

• Protocolo eletrônico

• Acompanhamento de expedientes eletrônicos (Processos e Protocolos)

• Comunicações Processuais

• Acesso por toda sociedade (credenciamento)

• Uso de certificado digital para assinaturas

• Acesso amplo aos processos pelos ADVOGADOS (Lei 13.793/2019)

Relatórios, Trilhas de Auditoria e PGA

Ferramentas

de Auditoria

Ferramentas de Auditoria

Relatórios, Trilhas e PGA Ferramentas de Apoio (Portal do Jurisdicionado,

Office 365, MS SQL RSS, Power BI, etc.)

e-TCE

Sagres

Ferramentas de Auditoria – Relatórios e Trilhas

• Análise Financeira, Orçamentária e Patrimonial

• Demonstrativos Contábeis

• Subsídios

• Atos Jurídicos

• Painéis de Índices Estratégicos por Município

• LRF e Limites Legais

• Pessoal • Folha de Pagamento • Acúmulo de Vínculos • Remunerações

• Empenhos X Licitações X Contratos

Ferramentas de Auditoria – Relatórios e Trilhas

• Classificação de dados para Auditoria • Geração de Indícios

• Integração e Cruzamento com Dados Externos • LABCONTAS

• Junta Comercial

• Etc.

• Relatórios Gerenciais (Administrativo)

Ferramentas de Auditoria – Relatórios e Trilhas

Ferramentas de Auditoria – Relatórios e Trilhas

Ferramentas de Auditoria - PGA

O PGA é uma ferramenta de apoio na execução das atividades finalísticas do TCE/SE, onde a partir de informações processuais (e-TCE), o usuário realizará os procedimentos de auditoria, documentando e registrando sua análise em peças processuais.

A ferramenta provê também o controle e acompanhamento das atividades pelos Coordenadores das áreas de inspeção.

Ferramentas de Auditoria - PGA

Fluxo de Trabalho

• O técnico verifica sua carga de expedientes (Processos e Protocolos);

• A partir do expediente escolhido, o técnico tem a disposição relatórios e painéis com informações para a apoio na análise a ser executada;

• O PGA disponibiliza também, de acordo com a natureza do expediente escolhido, um modelo de Relatório finalístico com conteúdos automáticos e customizáveis;

• Após conclusão do Relatório finalístico, o técnico anexa o mesmo como peça processual do expediente.

Ferramentas de Auditoria - PGA

Mo

del

os

de

Rel

ató

rio

s P

red

efin

ido

s:

Relatório de Análise das Contas Anuais de

Prefeituras

Relatório de Análise de Aposentadorias

Impactos e Resultados

Tecnologias Exponenciais

6Ds

Digitalização

Decepção

Disrupção

Desmonetização

Desmaterialização

Democratização

Diamandis e Kotler (2018)

Uma tecnologia inovadora gera um ciclo de crescimento que pode ser sintetizado em 6 etapas

Tecnologias Exponenciais – 6Ds

Diamandis e Kotler (2018)

•Substituição de informações analógicas por digitais Digitalização

•A demora ou recusa em perceber os resultados e benefícios da nova tecnologia Decepção

•Ponto de corte. “Caminho sem volta” Disrupção

•Eliminação de fluxos de receitas e consequentes despesas Desmonetização

•Eliminação de objetos, equipamentos, insumos, artefatos físicos anteriormente necessários Desmaterialização

•Disseminação e facilidade de acesso à nova tecnologia Democratização

Impactos e Resultados

• Melhoria no ambiente de trabalho (Ausência de Papel)

• Uso de Tablets nas Sessões Plenárias

• Antecipação de ações Plenárias (Conselheiros e Partes Interessadas)

• Motivação organizacional devido à Transparência Interna

• Confiabilidade das informações

• Choque de cultura organizacional

• Indicadores e respeito aumento de produtividade

• Melhoria dos processos administrativos

208

220

211

250

239 244

225

167

150

170

190

210

230

250

270

Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro

MIL

HA

RES

Folhas impressas 2017

Impactos e Resultados

Implantação

e-TCE

Impactos e Resultados OCORRÊNCIAS DE ATRASOS NA ENTREGA DOS INFORMES MENSAIS

SISAP SAGRES

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018

ORÇAMENTO 223 229 249 56 16 36 14 10

JAN 156 230 224 74 49 31 15 39 7 35

FEV 198 145 206 53 98 22 14 12 5 19

MAR 181 97 208 51 125 19 9 8 5 8

ABR 141 116 176 43 105 17 11 17 3 5

MAI 132 91 203 38 70 21 18 15 7 1

JUN 96 100 38 35 48 19 10 9 5 0

JUL 138 68 49 55 31 15 12 13 8 0

AGO 118 65 81 33 17 12 11 11 5 0

SET 88 56 48 50 8 17 14 10 5 0

OUT 87 65 35 23 13 23 9 14 8 2

NOV 71 87 33 40 16 14 15 12 4 3

DEZ 76 107 31 7 2 7 12 115 10 1

M13 2 0

M14 102 2

TOTAL 1705 1456 1581 558 598 253 164 285 176 76

Impactos e Resultados

478.766,30 503.541,07

603.565,49

281.845,32

58.191,57

-

100.000,00

200.000,00

300.000,00

400.000,00

500.000,00

600.000,00

700.000,00

2015 2016 2017 2018 2019

Multas 2015 a 2019

BOLETOS DEPÓSITOS TOTAL

Impactos e Resultados

TELETRABALHO RESOLUÇÃO Nº 319/2018

Ações Futuras e Perspectivas