profª denise ferreira 1 como se preparar para uma negociaÇÃo

Profª Denise Ferreira1

COMO SE PREPARAR PARA UMA COMO SE PREPARAR PARA UMA NEGOCIAÇÃONEGOCIAÇÃO

CONCEITOCONCEITO

Negociação é um processo no qual duas ou mais partes buscam um acordo para determinar o que cada uma delas deverá ceder ou ganhar, ou fazer ou esperar.

OS MOMENTOS E AS ETAPAS DO PROCESSOOS MOMENTOS E AS ETAPAS DO PROCESSO

FONTE: WANDERLEY J.A. Negociação Total: encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados. São Paulo: Ed. Gente, 1998. p. 127.

Antes da reunião: a PreparaçãoAntes da reunião: a Preparação

Definições básicas:

1.Qual é a importância desta negociação?

2.Quais as conseqüências do insucesso?

3.Quanto investir em tempo, recursos humanos e materiais?

Norma básica:

Procurar entender a situação do outro negociador melhor do que ele próprio.

O que evitar:

1. Engessar: dê liberdade aos negociadores.

2. Fechar questões: a função da preparação é abrir caminhos.

3. Ter visão unilateral: conhecer a situação apenas pelo próprio lado significa dominar metade da negociação.

Fases de Preparação:

1. Conhecer o terreno;

2. Identificar dos cenários;

3. Definir os objetivos;

4. Escolher as estratégias e táticas;

5. Superar os impasses;

6. Preparar as concessões;

7. Evitar os erros mais freqüentes.

1 Conhecer o terreno O ponto de partida para uma boa

preparação é ter muitas informações. Prepare um banco de dados com todas

as informações relevantes: técnicas, mercadológicas, jurídicas e pessoais.

Resuma o histórico das negociações anteriores.

Antes da reunião: a Preparação – 1 Conhecendo o TerrenoAntes da reunião: a Preparação – 1 Conhecendo o Terreno

2 Identificar os cenários Conheça os oponentes Prepare o local Defina a pauta Estabeleça o horário e duração

Antes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosAntes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenários

Antes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosAntes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosCONHECENDO OS OPONENTESCONHECENDO OS OPONENTES

OS QUATRO TIPOS BÁSICOS DE

NEGOCIADOR

Vagarosos: lentos, indiretos e ponderados.

Dinâmicos: diretos, ágeis e ousados.

At i tude

Introvertidos: voltados para dentro de si e concentrados na tarefa.

Analíticos: vagarosos introvertidos, são lentos, detalhistas, perfeccionistas e desconfiados.

Controladores: dinâmicos e introvertidos, são resolutos, controladores, empreendedores e voltados para os resultados.

Extrovertidos: voltados para o relacionamento, realizações e metas.

Apoiadores: vagarosos e extrovertidos, são prestativos, complacentes, refletidos e preocupado com os outros.

Catalisadores: dinâmicos e extrovertidos, são criativos, espontâneos, entusiastas e amantes do risco.

FONTE: Elaboração própria

Os quatro tipos de negociadorOs quatro tipos de negociador

Abordagens

Com os Analíticos: seja planejador e perfeccionista,prepare-se para responder minuciosamente a perguntas sobre detalhes de sua solução, inclusive de acompanhamento posterior, use números e planilhas.

Com os Controladores: seja convincente e objetivo, proponha soluções eficientes do ponto de vista da sua meta de controle e comando, dê opções de escolha.

Com os Apoiadores: seja caloroso e sensível, apresente a sua solução como a melhor para ele e a sua equipe e que contribui para melhorar o relacionamento entre as pessoas

Com os Catalisadores: seja criativo e entusiasta, mostre que a solução que você oferece contribui para melhorar a sua imagem e prestígio.

Abordagens para os quatro tipos de negociadorAbordagens para os quatro tipos de negociador

•Interaja socialmente com os outros como gostaria que interagissem com você.

•Negocie com o oponente como ele gosta de negociar, NÃO como gostaria que ele negociasse com você.

•Para praticar esta regra, identifique o estilo de personalidade e comportamento do oponente.

•Incorpore os traços básicos deste estilo ao seu próprio estilo de negociação.

Regras importantesRegras importantes

•Prefira sempre o seu território.

•Providencie acomodações adequadas para todos os negociadores.

•Tome cuidado com as negociações fora do seu ambiente natural: equipamentos (celular) podem falhar, pessoas importantes podem não ser encontradas, dados podem não ser enviados.

Antes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosAntes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosPREPARANDO O LOCALPREPARANDO O LOCAL

É estratégico que você defina a pauta, relacionando os pontos de seu interesse. Quando a pauta for proposta pelo oponente, analise-a com cuidado, proponha mudanças de acordo com os seus interesses.

Antes da reunião: a Preparação - 2 Identificando os cenáriosAntes da reunião: a Preparação - 2 Identificando os cenáriosDEFINIDO A PAUTADEFINIDO A PAUTA

Antes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosAntes da reunião: a Preparação – 2 Identificando os cenáriosHORÁRIO E DURAÇÃO DA REUNIÃOHORÁRIO E DURAÇÃO DA REUNIÃO

•Obedeça e faça cumprir rigorosamente o horário;

•Determine um tempo máximo de reunião. Porém, programe-se para o dobro de tempo, no mínimo, caso ocorram impasses.

•Quanto mais longa a reunião, você fica mais tenso e mais envolvido emocionalmente. Conseqüentemente, muito mais propício a fazer concessões ou cometer erros.

•Pessoas mudam, posições mudam! Tão logo os seus objetivos sejam atingidos, encerre a reunião e não permaneça mais com o oponente, pois este poderá se arrepender.

3 Definir os objetivos – o que você quer

Identificar os objetivos é o ponto mais importante de uma boa preparação.

Considere suas necessidades, expectativas, valores e temores e identifique objetivos para todos os itens negociados.

Construa justificativas consistentes para cada objetivo.

Antes da reunião: a Preparação – 3 Definido os objetivosAntes da reunião: a Preparação – 3 Definido os objetivos

3 Definir os objetivos – o outro, o que ceder

Procure imaginar quais são os objetivos do oponente e qual é a sua base de sustentação e consistência.

Faça uma lista de todos os seus objetivos. Depois, classifique-os em ordem de prioridade e identifique os que não são essenciais e que podem ser negociados.

MODELO DE QUADRO DE OBJETIVOSMODELO DE QUADRO DE OBJETIVOS

Objetivos Necessidade Expectativa Valores Temores Justificativa

1 Reduzir custos

Manter margens

Reduzir 10% Sustenta-bilidade econômica

Perda de prestígio

Pressões do mercado

MANTER

NEGOCIAR

P R I O R I D A D

4 Estratégia e táticas de negociação

A estratégia é uma diretriz geral, que indica o caminho que precisamos percorrer de nossos desejos e necessidades até nossos objetivos.

As táticas são formas de vencer ou contornar obstáculos e nem sempre representam o caminho mais curto. A tática adequada é a que atinge seu objetivo.

Antes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociaçãoAntes da reunião: a Preparação – 4 Estratégia e táticas de negociação

Estratégia e TáticasEstratégia e Táticas

Tipos de estratégia e seus objetivosTipos de estratégia e seus objetivos

Tipos Objetivo

Informação Identificar quais informações devemos obter, quais devemos dar quais devemos negar.

Tempo Estabelecer a perspectiva temporal e os prazos-limite para fechamento.

Poder Conhecer as fontes de poder.

O poder pessoal leva em conta as características pessoais de cada negociador como: atitude mental, persistência, flexibilidade, capacidade de aceitar correr riscos de forma adequada, forma de agir, capacidade de persuasão e conhecimento do negócio

O Poder Externo não depende apenas das habilidades dos negociadores e pode estar vinculado a fatores de hierarquia, leis ou regulamentações, alternativas de mercado, quebras de paradigmas, relacionamentos e associações.

Passos para montagem de uma táticaPassos para montagem de uma tática

Passos Tarefa

1 Definir o que se quer dentro de determinada etapa;

2 Pensar nas possíveis ações para alcançar o objetivo e selecionar as mais adequadas;

3 Imaginar os possíveis impactos da tática no oponente e as possíveis respostas a serem recebidas;

4 Pensar em cada uma das possíveis respostas do oponente

Se esta simulação mostrar que o objetivo pode ser alcançado, a tática escolhida é a correta, se apresentar dificuldades, buscar outra tática.

Táticas de resposta: o oponente contra-atacaTáticas de resposta: o oponente contra-ataca

Tática Ação

Obstrução O oponente recusa-se a ceder;

Ataque O oponente pressiona com o objetivo de intimidá-lo, deixá-lo tão sem jeito que você acaba cedendo às suas exigências;

Truques O oponente manipula a informação, apresentando dados enganosos, falsos ou confusos.

Defesa

Detecção O segredo para neutralizar o efeito de uma tática é reconhecê-la!

Autoconhe-cimento

Para neutralizar o efeito da tática usada pelo outro não é suficiente saber o que ele está pretendendo, mas também o que você está sentindo.

Táticas mais freqüentes - ITáticas mais freqüentes - I

Informação Saber o que perguntar. Bons negociadores perguntam o dobro dos demais.

Mudança de perspectiva

Você: - Se você estivesse no meu lugar...?

Oponente: - Faria justamente o que estou fazendo.

Você: - Você está enxergando com os seus olhos, não com os meus.

Simulação de cenários

Apresentar vários cenários para o oponente. Exemplos: Perguntar o preço à vista e a prazo. Desejando comprar 50 unidades, perguntar o preço de 100 e de 200 para conhecer esses preços e poder negociar os parâmetros.

Balão de ensaio

Simular uma situação para descobrir, com um mínimo de custo e risco, qual a posição do oponente e até onde ele está disposto a chegar. Os políticos deixam vazar informações sobre um projeto para medir a reação da opinião pública.

Informação privilegiada

É a utilização da informação obtida com a tática anterior.

Táticas mais freqüentes - IITáticas mais freqüentes - II

Especificação Especificar para decompor o objeto de negociação. Decompor custos (cost break down) de materiais e serviços para negociar cada componente do custo.

Informações parciais

Omitir informações úteis, mas não essenciais à negociação.

Dissimulação Esconder alguma coisa. Dar entender que se quer uma coisa quando na realidade se quer outra.

Confusão Pode ter vários objetivos, como paralisar o raciocínio do oponente ou ganhar tempo. Uma forma é sobrecarregar o oponente de informações, o que o impede de processá-las adequadamente, especialmente se forem dadas sem ordem, relacionamento e prioridade.

“Se você não pode convencer, confunda!”

Táticas mais freqüentes - IIITáticas mais freqüentes - III

Contraste Tem o objetivo de alterar a percepção do oponente. Exemplo: Você quer pagar $15 por alguma coisa e, estabelece os seguintes termos: “Só posso lhe pagar de $10 a $15 ”, com o objetivo de fazer com que o outro se apegue aos $15. Insista nos $10 e vá fazendo pequenas concessões que poderão ou não chegar até os $15.

Mais no segundo tempo

Aumentar uma demanda, após a interrupção de uma negociação, para manter o que foi solicitado antes. Exemplo: O preço de um produto é $10.000. Supondo que o comprador virá com uma série de argumentos para baixar o preço, você diz que reviu os cálculos e o preço adequado é $12.000. Com isso, o comprador ficará muito satisfeito se mantiver os $10,000 que era o preço anterior à interrupção.

Minimização Fazer com que o oponente não perceba o valor total de alguma coisa. Uma forma é, ao invés de dar um preço total, dar o preço unitário.

Metáforas e analogias

Apresentar idéias e posições através de metáforas e analogias, causando impacto bastante forte. Elas provocam menos resistências e podem ir diretamente ao inconsciente do oponente.

Táticas mais freqüentes - IVTáticas mais freqüentes - IV

Dar idéias como se fossem do outro

Apresentar idéias com palavras e argumentos usados pelo outro negociador conduz a envolvimento e compromisso.

Mentiras baseadas em estatísticas

A maioria das pessoas toma as estatísticas como fato comprovado.

Portanto se você manipular alguns dados através dos gráficos será facilmente aceito. É muito importante observar esta tática que é amplamente utilizada.

Uma torrente de informações

Passar para o oponente o maior número de informações possíveis, isso parecerá uma atitude bem vista por ele. Enquanto ele fica analisando está torrente de dados brutos, você tem os dados que realmente tem relevância, e apresenta a ele uma solução simples.

Táticas mais freqüentes - VTáticas mais freqüentes - V

Linguagem corporal

O corpo quase sempre fala mais alto que a voz, embora nem sempre tenhamos consciência disso. Qualquer pessoa que seja capaz de ler estes sinais obtém uma clara vantagem e termos de informação. Porém, o uso da linguagem corporal não é tão fácil quanto a interpretação, portanto está tática deve ser usada por profissionais.

Sigilo Numa negociação, a discrição não é somente uma questão de honra,, mas uma condição para o sucesso. Com ela, pode-se obter uma vantagem tática, evitando que a oposição mobilize o apoio de terceiros e aumentando com isso a sua base de poder.

Substituição de negociadores

Está tática pode ser utilizada quando as negociações endurecem ou se esgotam todas as opções com o oponente. Pode-se, então, eleger um novo negociador, com características bem mais agressivas que o anterior. Com o retorno do primeiro negociador, o oponente se apressará em fechar o negócio.

Táticas mais freqüentes – táticas de tempoTáticas mais freqüentes – táticas de tempo

Persistência (salame)

Negociar por fatias, aproveitando o máximo de concessões e no fim, com o pacote completo, solicitar a concessão final.

Ganhar tempo É esperar o momento mais favorável. Levar o oponente até seu prazo limite, obrigando-o a decidir sob pressão.

Retirada Pode ser definitiva ou provisória, quando se dá a entender que não se quer mais negociar. A provisória é denominada retirada aparente.

Surpresa Fazer justamente o contrário do que a outra parte está esperando, com uma mudança de abordagem ou do ritmo das negociações.

Silêncio Usado para responder a uma agressão, a uma proposta absurda ou para deixar que o outro se retrate.

Adiamento Usa-se esta tática quando se quer refletir antes de tomar a decisão.

Pegar ou largar Consiste em exigir uma definição imediata da outra parte.

Tempo limite Determinar-se um prazo para definição da outra parte, avisando que após este prazo cessa todo e qualquer compromisso.

Táticas mais freqüentes – táticas de poder ITáticas mais freqüentes – táticas de poder I

Limite “Gostei muito do seu produto, mas só tenho R$30,00 e ele custa R$35,00”.

Autoridade Total

Quem está negociando tem autonomia total. O risco é não poder recorrer à outra instância.

Autoridade Parcial

Quem está negociando tem autonomia parcial e isso pode ser uma arma para não conceder acima de seu limite.

Autoridade Nula

Não pode fazer concessão alguma.

Leilão ou confronto de opções

O comprador convoca cada um dos fornecedores para uma reunião privada e, quando o vendedor chega ao local da reunião, encontra todos os seus concorrentes na mesma reunião.

Táticas mais freqüentes – táticas de poder IITáticas mais freqüentes – táticas de poder II

Telefone Analise as vantagens de dar e de receber o telefonema e descubra o que é mais conveniente em cada situação. Em geral, o oponente não está preparado, não está no momento nem no local mais apropriado para a negociação.

Normas e Padrões

As normas e padrões são utilizados no sentido de obrigar a outra parte a aceitar as imposições dos serviços ou produtos em discussão, porque tudo o que não pode ser mudado (se realmente pode ou não, é uma outra questão) tem que ser aceito pela outra parte, se ela estiver realmente interessada em fechar o contrato.

Contrato Falso meio-termo: Em geral, quem faz essa proposta já considerou que o meio termo lhe atende.

Ameaças As ameaças servem como ferramenta tática de confrontação, instrumento de uma estratégia que utiliza de pressão e da extorsão. Em qualquer outra estratégia, as ameaças estariam totalmente fora de contexto.

5 Supere os impasses

O negociador que teme impasses acaba fazendo concessões que não devia.

O quadro de objetivos ajuda a identificar os objetivos contrários e, com isso, a prever e planejar as formas de superar esses impasses.

Pode acontecer de o impasse começar a comprometer o restante da negociação. Neste caso, mude o foco da discussão para outros capítulos, voltando ao problema atual em momento mais oportuno.

Antes da reunião: a Preparação – 5 Superar os impassesAntes da reunião: a Preparação – 5 Superar os impasses

Instrumentos para amenizar os impassesInstrumentos para amenizar os impasses

Imaginação Determinar como nossas propostas serão aceitas ou não e que obstáculos serão criados a partir deste ponto.

Ouvir Considerar legítimas e relevantes as objeções dos outros, procurar administrá-las cuidadosamente, para não inviabilizar o negócio.

Pausa Conflitos que pareciam insolúveis cessam depois de um bom descanso.

Terceiro Uma pessoa neutra ajuda os dois lados a resolver o problema.

Mudar o nível

Eventualmente, passar a negociação para níveis superiores aos dois negociadores, com maiores possibilidades de solução.

Humor Pode ser uma boa saída. Cuidado com piadas raciais, religiosas, regionais e machistas.

Apresentar provas

Mostrar a verdade, com base em evidências, pode ajudar a superar conflitos que têm origem no ceticismo de um dos negociadores

Tempo de aceitação

Dar tempo para que o outro assimile todos os aspectos de uma proposta.

Antes da reunião: a Preparação – 5 Superar os impassesAntes da reunião: a Preparação – 5 Superar os impasses

6 Planeje as concessões

Planeje as concessões visando o todo que será negociado. Tudo depende do que se obtém em troca: tenha em mente o que você quer e o que você está disposto a dar.

Negociar bem é não precisar dispor de todas as cartas para obter o que se quer (guarde umas na manga);

Considere todas as negociações feitas para não ser a vítima da tática do salame;

Não conceda muito nem rápido. Isso aumenta o desejo do oponente por mais concessões. Valorize suas concessões, faça o seu oponente lutar por elas;

Se a concessão for mal feita, não tenha medo de recuar. É o acordo final que define os termos da negociação.

Antes da reunião: a Preparação – 6 Planejar as concessõesAntes da reunião: a Preparação – 6 Planejar as concessões

7 Evite os erros mais freqüentes

Não confunda a pessoa do oponente com suas posições ou idéias;

Não se deixe envolver por técnicas sujas (aquelas com a intenção de ferir física ou psicologicamente o oponente). Identifique-as e combata-as.

Não se descuide de formular alternativas de ganho comum.

Não ignore os sinais verbais e não verbais, nem os interprete de forma inadequada.

Não se descuide do clima da negociação. Não faça a apresentação de proposta sem antes ter

percorrido uma adequada fase e exploração. Não formule inadequadamente seus objetivos máximos

(desejáveis) e mínimos (necessários). Não ignore o estilo e os interesses do outro.

Antes da reunião: a Preparação – 7 Evitando os erros mais freqüentesAntes da reunião: a Preparação – 7 Evitando os erros mais freqüentes

Perguntas que você deve saber responder:Que informações devo obter sobre a empresa do

oponente e como consegui-las? Quais as necessidades do oponente e quais as

minhas necessidades? Que produtos e serviços espero oferecer como

soluções para uma negociação ganha-ganha? Qual será a minha primeira proposta? Onde começar? Que perguntas farei para identificar as necessidades

do cliente e obter informações para apresentar soluções adequadas?

Que tipo de concessões poderei fazer e qual o estilo de comportamento do oponente? E de sua empresa?

Antes da reunião: a Preparação – Perguntas que você deve saber responderAntes da reunião: a Preparação – Perguntas que você deve saber responder

Durante a reunião: a NegociaçãoDurante a reunião: a Negociação

Fases de Negociação:

1. Abertura;

2. Exploração;

3. Apresentação;

4. Clarificação;

5. Ação final.

Durante a reunião: a Negociação – 1 AberturaDurante a reunião: a Negociação – 1 Abertura

1 Abertura

A abertura refere-se ao coração, às emoções e ao relacionamento, e isso significa gerar confiança e criar um clima construtivo, e não defensivo.

O Tipo de relacionamento entre os negociadores é definido pelo seu rapport. Existem três grupos:

1. Identificação/cooperação;2. Intermediário/entusiasmo; 3. Compreensão e indiferença/neutralidade

são os melhores tipos.O rapport de sedução é muito intenso e é

utilizado por manipuladores; o de frieza e hostilidade, por quem quer intimidar.

Durante a reunião: a Negociação – 1 AberturaDurante a reunião: a Negociação – 1 Abertura

Durante a reunião: a Negociação - 2 ExploraçãoDurante a reunião: a Negociação - 2 Exploração

2 ExploraçãoO objetivo é coletar informações, visando

completar a compreensão da situação de forma que as etapas posteriores possam se desenvolver da maneira mais efetiva possível.

Durante a reunião: a Negociação – 2 ExploraçãoDurante a reunião: a Negociação – 2 Exploração

Existem três tipos de informação que se devem procurar:

Informações sobre fatos desconhecidos - as informações que não se obteve na preparação devem ser obtidas na exploração.Informações sobre fatos conhecidos - é conveniente fazer perguntas sobre aquilo que já conhecemos. Com isso, descobre-se o padrão de resposta do outro negociador.Pressupostos - estamos diante de fatos ou de pressuposições?

Durante a reunião: a Negociação – 3 ApresentaçãoDurante a reunião: a Negociação – 3 Apresentação

3 ApresentaçãoSe você puder fazer a apresentação usando

as palavras, o ritmo, a tonalidade e a forma de falar da outra pessoa, produzirá uma impressão muito positiva.O uso de metáforas, parábolas e analogias também é bastante positivo.

Durante a reunião: a Negociação – 3 ApresentaçãoDurante a reunião: a Negociação – 3 Apresentação

Canais sensoriais – as pessoas captam informações pelos sentidos, preferindo um canal sensorial e classificam-se em:

visuais (gráficos, figuras); auditivas (sons, palavras); sinestésicas (tato, sensações e emoções).

4 ClarificaçãoÉ o momento da compreensão e da

resposta à proposta que você apresentou. A resposta pode vir sob a forma de concordância e aceitação ou dúvida, ceticismo, objeção, impasse e uma contraproposta.

É o momento das argumentações e contra-argumentações.

É a etapa dos ajustes, de superar objeções e impasses e fazer concessões.

Durante a reunião: a Negociação – 4 ClarificaçãoDurante a reunião: a Negociação – 4 Clarificação

Durante a reunião: a Negociação – 5 Ação finalDurante a reunião: a Negociação – 5 Ação final

5 Ação finalEsteja atento aos sinais de aceitação. Eles

mostram que o outro lado está ficando satisfeito com os termos da proposta;

Às vezes a técnica do fechamento presuntivo é bastante positiva. Fala-se e age-se como se o outro já tivesse concordado com o fechamento.

Durante a reunião: a Negociação – 5 Ação finalDurante a reunião: a Negociação – 5 Ação final

É necessário propor o fechamento do negócio:

No acordo final devem constar todos os itens da negociação e seus objetivos mínimos ou necessários devem ser atendidos;

A negociação não acaba na ação final e, sim quando o acordo é implementado.

Após a reunião: Controle e avaliaçãoApós a reunião: Controle e avaliação

Acordado x RealizadoNem sempre o que é combinado é de fato

cumprido, por isso a importância desta etapa.A função é verificar se o acordo está

sendo cumprido e, caso haja desvios, tomar as providências necessárias, sejam de caráter administrativo ou legal, ou tentar uma renegociação.

AprendizadoOutra função é a possibilidade de realizar um

aprendizado.

Quadro consolidado de preparaçãoQuadro consolidado de preparação

Momentos da negociação(1) Objetivos(2) e estratégias

Procedimentos, alternativas(3) e

táticas

Antes da reunião de negociação

Reunião de negociação

Abertura

Exploração

Apresentação

Clarificação

Ação final

Pós-reunião de negociação

FONTE: WANDERLEY, J.A. FONTE: WANDERLEY, J.A. Negociação Total: Negociação Total: encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados. São encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados. São Paulo: Ed. Gente, 1998. p. 169.Paulo: Ed. Gente, 1998. p. 169.

ContatoContato

Denise Ferreira

41-3235-2724

41-9921-3000

denise@fesppr.br

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