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PROBIO IIMissão de Supervisão

maio/2009

Rio de Janeiro, 11 e 12/05/2009Brasília, 13 a 15/05/2009

Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009

Gerenciamento Financeiro– Execução efetiva– Recursos comprometidos

Dificultadores operacionais– Diagnóstico– Propostas de solução

AGENDA

Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009

EXECUÇÃO FINANCEIRAFonte GEF

Aporte inicial R$ 5.000.000,00

Pagamentos (R$ 72.785,28)Componente 1 – categoria 1.2 (R$ 62.100,00)

Componente 1 – categoria 1.3 (R$ 10.685,28)

Remuneração Financeira R$ 106.397,75

Saldo Inicial R$ 5.033.612,47

Recursos Comprometidos (R$ 1.311.245,28)

Saldo Disponível Atual* R$ 3.722.367,19 * at

é 01

/07/

2009

Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009

RECURSOS COMPROMETIDOSFonte GEF

Beneficiário Atividade Categoria Valor Previsão da Contratação

Previsão de Pagamento

Aprovisionamento Acumulado

MAPA 1.2.04.01.02.02 1.4 96.000,00 abr-09 12m 96.000,00MAPA 1.2.04.01.01.02 1.3 150.000,00 mar-09 abr-09 246.000,00FIOCRUZ 3.1.09.01.01.02 1.3 56.160,00 abr-09 jun-09 302.160,00FIOCRUZ 3.1.09.02.01.01. 1.3 314.450,00 abr-09 jun-09 616.610,00FIOCRUZ 3.1.09.02.01.01 1.4 7.200,00 abr-09 mai-09 623.810,00FIOCRUZ 3.1.09.02.01.02 1.3 28.800,00 abr-09 mai-09 652.610,00FIOCRUZ 3.1.09.01.01.01 1.3 2.500,00 mai-09 jun-09 655.110,00IPJBRJ 3.2.03.01.01.03 1.3 10.685,28 abr-09 abr-09 665.795,28MMA 3.2.01.06.01.01 1.4 3.950,00 jun-09 jul-09 669.745,28MMA 3.2.01.06.01.02 1.4 3.950,00 jun-09 set-09 673.695,28MMA 3.2.01.06.01.03 1.4 3.950,00 jun-09 dez-09 677.645,28IPJBRJ 3.1.03.01.01.01 1.4 42.000,00 abr-09 mai-09 719.645,28IPJBRJ 3.2.03.02.01.01 1.3 200.000,00 abr-09 mai-09 919.645,28MAPA 1.2.04.01.04.02 1.3 200.000,00 05/09 8m 1.119.645,28MMA 3.1.01.04.00.01 1.4 108.000,00 abr-09 mensal 1.227.645,28EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 4.000,00 abr-09 mai-09 1.231.645,28EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 3.500,00 - mai-09 1.235.145,28EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.4 72.000,00 mai-09 jun-09 1.307.145,28EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 2.000,00 abr-09 mai-09 1.309.145,28EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 2.100,00 mai-09 mai-09 1.311.245,28

1.311.245,28* Atualizada Até 08 MAI 2009.* Está pendente de resposta, por causa de alterações no POA e no PP, uma consulta da EMBRAPA no valor total de R$ 17.200,00 .

APROVISIONAMENTO TOTAL

Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009

RECURSOS COMPROMETIDOSFonte GEF

Comprometimento por Beneficiário

Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009

RECURSOS COMPROMETIDOSFonte GEF

Comprometimento por Categoria de Despesa

Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009

Transferência de recursos BIRD x CAIXA– modelo de transferência comumente adotado pelo BIRD

incompatível com moeda do Acordo de Doação (BRL)

Fluxo dos Processos– pouca familiaridade com modelo de fluxos apresentados no MOP– pouca clareza na sequência de atividades x responsáveis

Documentação Exigida– ausência de correlação documentos x método de seleção BIRD– formulários e modelos de correspondência padronizados não

padronizados

DIFICULTADORESOPERACIONAIS

Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009

Fluxo dos Processos

– “mapeamento” dos processos, clarificando os papéis e responsabilidades de cada parte interessada

– alocação de cada atividades ao longo do tempo

– definição dos prazos previstos para cada atividade (proposta durante a missão)

PROPOSTAS DE SOLUÇÃO

Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009

Documentação Exigida

– identificação dos documentos necessários para cada método de seleção e outras possibilidades de desembolso previstas no MOP

– definição de rotinas, exigências e documentação necessária para procedimentos não previstos no MOP pagamento de diárias adiantamento de recursos (“suprimento de fundos”) devolução de recursos (definição até 15/05/09) crédito a estrangeiros (a definir)

PROPOSTAS DE SOLUÇÃO

Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009

Documentação Exigida

– elaboração e/ou padronização de formulários shopping e pregão consultoria pessoa física consultoria pessoa jurídica pagamento de diárias adiantamento de recursos (“suprimento de fundos”) devolução de recursos (definição até 15/05/09) crédito a estrangeiros (a definir)

PROPOSTAS DE SOLUÇÃO

OBRIGADO!

Gerência Nacional de Fundos e Seguros Sociais – GEFUSSBS quadra 4, lotes 3 e 4, 13o. AndarBrasília/DF(61) 3206-6894 – gefus@caixa.gov.br

Gerência de Filial de Fundos de Governo – GIFUS/BRSBS quadra 1, bloco L, lote 28, 17o. andarBrasília/DF(61) 3206-7817 – gifusbr@caixa.gov.br

Gerência de Filial de Fundos de Governo – GIFUS/RJAv. Rio Branco, 174, 14o. andarRio de Janeiro/RJ(21) 2202-3409 – gifusrj@caixa.gov.br

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Visão integrada dos processos de um produto ou serviço

Permite a construção de uma base estruturada para formulação de estratégias em função dos riscos, ameaças e oportunidades internas e externas

Promoção da qualidade e redução de custos

PROCESSOS MAPEADOS

Adiantamentos

Pagamento de Diárias

Shopping até US$ 100 mil e Pregão até US$ 500 mil

Consultoria Pessoa Física até US$ 50 mil

Consultoria Pessoa Jurídica SQS até US$ 100 mil

> Unidades Envolvidas: UCP/MMA, CAIXA, BIRD

ADIANTAMENTOSMapeamento de Processo PROBIO II – Adiantamentos

MM

A (U

CP

)M

MA

(UC

P)

CA

IXA

GE

FUS

CA

IXA

GE

FUS

CA

IXA

GIF

US

CA

IXA

GIF

US

BA

NC

O

MU

ND

IAL

BA

NC

O

MU

ND

IAL

BE

NE

FIC

IÁR

IOB

EN

EFI

CIÁ

RIO

Disponibilidade de recursos solicitada

Memória de cálculo e número da conta

corrente encaminhadas

POA verificado Procedimentos adequados

Crédito registrado no SIGMA

Sim

Não

Memória de cálculo retificada

Crédito em conta efetuado

Processo devolvido

Recursos Disponíveis? Sim

Não

Prestação de contas elaborada NãoHá devolução? Processo

encaminhado

Não

Prestação de contas analisada

Procedimentos adequados

Prestação de contas retificada

Sim

Processo arquivado Fim

Houve devolução?

Não

Sim Recolhimento efetuado

Recolhimento confirmado

Confirmação recebida

Recolhimento registrado no

SIGMA IISim

Processo autuado

Devolução integral dos recursos

PAGAMENTO DE DIÁRIASMapeamento de Processo PROBIO II – Pagamento de Diárias

MM

A (U

CP

)M

MA

(UC

P)

CA

IXA

GE

FUS

CA

IXA

GE

FUS

CA

IXA

GIF

US

CA

IXA

GIF

US

BA

NC

O

MU

ND

IAL

BA

NC

O

MU

ND

IAL

BE

NE

FIC

IÁR

IOB

EN

EFI

CIÁ

RIO

Disponibilidade de recursos solicitada

Processo encaminhado

Processo analisado Despesa elegível?

Registro do pagamento no

SIGMA II

Sim

Não

Processo retificado

Pagamento efetuado

Processo devolvido

Recursos Disponíveis? Sim

Não

Relatório de viagem analisado

Não

Sim

Há reembolso?

Processo encaminhado

Relatório de viagem analisado

Há devolução?

Sim Recolhimento efetuado

Recolhimento confirmado

Confirmação recebida

Houve devoluçao?

Não

Processo arquivado

Recolhimento registrado no

SIGMA II

Processo autuado

Sim

Fim

SHOPPING E PREGÃOMapeamento de Processo PROBIO II – Shopping até US$ 100 mil e Pregão até US$ 500 mil

MM

A (U

CP

)M

MA

(UC

P)

CA

IXA

GE

FUS

CA

IXA

GE

FUS

CA

IXA

GIF

US

CA

IXA

GIF

US

BA

NC

O

MU

ND

IAL

BA

NC

O

MU

ND

IAL

BE

NE

FIC

IÁR

IOB

EN

EFI

CIÁ

RIO

Disponibilidade de recursos solicitada

Documentação analisada

Procedimento adequado?

Pagamento registrado no

SIGMA II

Sim

Não

Processo retificado

Processo arquivado

Pagamento efetuado

Despesa elegível?

Não

Sim

Contratação ou Pedido de

Fornecimento

Processo analisado

Processo retificado

Recursos Disponíveis? Sim

Não

Faturamento realizado

Mais parcelas? Não

Sim

Licitação realizada

Processo devolvido

Fim

CONSULTORIA PESSOA FÍSICAMapeamento de Processo PROBIO II – Contratação de Consultoria Pessoa Física até US$ 50 mil

MM

A (U

CP

)M

MA

(UC

P)

CA

IXA

GE

FUS

CA

IXA

GE

FUS

CA

IXA

GIF

US

CA

IXA

GIF

US

BA

NC

O

MU

ND

IAL

BA

NC

O

MU

ND

IAL

BE

NE

FIC

IÁR

IOB

EN

EFI

CIÁ

RIO

Disponibilidade de recursos solicitada

Documentação analisada

Procedimentos adequados?

Pagamento registrado no

SIGMA II

Sim

Não

Processo retificado

Processo arquivado Fim

Processo devolvido

TDR elaborado

TDR analisado Até US$ 30 mil

> US$ 30 mil e < US$

50 mil

Não objeção? SimNão

Pagamento Efetuado

SimDespesa elegível?

Contratação realizada

Processo analisado

Processo retificado

Não

Recursos Disponíveis?

Não

Sim

TDR a revisar

TDR aprovado

TDR divulgado e consultor

selecionado

Produto entregue Nota técnica emitida Mais parcelas? Não

Sim

CONSULTORIA PESSOA JURÍDICAMapeamento de Processo PROBIO II – Contratação de Consultoria Pessoa Jurídica SQC - até US$ 100 mil

MM

A (U

CP

)M

MA

(UC

P)

CA

IXA

GE

FUS

CA

IXA

GE

FUS

CA

IXA

GIF

US

CA

IXA

GIF

US

BA

NC

O

MU

ND

IAL

BA

NC

O

MU

ND

IAL

BE

NE

FIC

IÁR

IOB

EN

EFI

CIÁ

RIO

Disponibilidade de recursos solicitada

Documentação analisada

Procedimentos adequados?

Pagamento registrado no

SIGMA II

Sim

Não

Processo retificado

Processo arquivado

Processo devolvido

TDR elaborado

Não objeção? SimNão

Pagamento Efetuado

SimDespesa elegível?

Contratação realizada

Processo analisado

Processo retificado

Não

Recursos Disponíveis?

Não

Sim

TDR para revisão TDR aprovado

TDR pulbicado

Produto entregue Nota técnica emitida Mais parcelas? Não

Sim

Portfólio recebido e Lista Curta

elaborada

TDR analisado

Propostas recebidas e consultoria P.

Jurídica selecionada

Fim

DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

ADIANTAMENTOS Ofício do Beneficiário Ofícios da CAIXA Memória de Cálculo Check list CAIXA Parecer Comunicação Interna Conta Corrente Específica Documento Crédito Prestação de Contas Comprovantes de Pagamentos Comprovante do Recolhimento (devolução)

DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

PAGAMENTO DE DIÁRIAS Oficio do Beneficiário Ofício da CAIXA Solicitação de Viagem Check list Parecer Comunicação Interna Relatório de Viagem Comprovantes de Pagamentos Comprovante de Recolhimento

DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

SHOPPING E PREGÃO Oficio do Parceiro Ofícios da CAIXA Três propostas válidas Mapa de Apuração Check list Parecer Contrato ou Autorização de Fornecimento Nota Técnica Nota Fiscal Atestada Recibo Atestado Comunicação Interna

DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

CONSULTORIA PJ Oficio do Parceiro Ofícios da CAIXA TDR - Termo de Referência Nota técnica Ofício ao BIRD FAX do BIRD Comprovante de Divulgação do TDR Check list Parecer Contrato Recibo atestado Comunicação Interna

DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

CONSULTORIA PF Oficio do Parceiro Ofícios da CAIXA TDR - Termo de Referência Nota técnica Ofício ao BIRD FAX do BIRD Comprovante de Divulgação do TDR Check List Parecer Contrato Recibo atestado Comunicação Interna

DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

CONSULTORIA PJ Oficio do Beneficiário Ofícios da CAIXA TDR - Termo de Referência Nota Técnica Ofício ao BIRD FAX do BIRD Comprovante de Divulgação

do TDR Solicitação de Propostas Lista Curta Propostas Técnicas e

Financeiras

Homologação do Resultado Check List Parecer Contrato Recibo atestado Comunicação Interna

DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

CONSULTORIA PJ Oficio do Beneficiário Ofícios da CAIXA TDR - Termo de Referência Nota Técnica Ofício ao BIRD FAX do BIRD Comprovante de Divulgação

do TDR Solicitação de Propostas Lista Curta Propostas Técnicas e

Financeiras

Homologação do Resultado Check List Parecer Contrato Recibo atestado Comunicação Interna

MODELOS DE FORMULÁRIOS

1. Autorização de Fornecimento2. Aviso de Seleção de Consultor Individual3. Aviso de Seleção de Consultores – SQC4. FAX - Solicitação de Propostas5. Ofício CAIXA6. Ofício Beneficiário

MODELOS DE FORMULÁRIOS

7. Planilha de Apuração de Cotação8. Prestação de Contas de Adiantamentos9. Recibo de Diárias10. Recibo de Prestação de Serviços11. Relatório de Viagem12. Solicitação de Adiantamentos13. Solicitação de Manifestação de Interesse14. Solicitação de Viagem