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PROBIO IIMissão de Supervisão
maio/2009
Rio de Janeiro, 11 e 12/05/2009Brasília, 13 a 15/05/2009
Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009
Gerenciamento Financeiro– Execução efetiva– Recursos comprometidos
Dificultadores operacionais– Diagnóstico– Propostas de solução
AGENDA
Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009
EXECUÇÃO FINANCEIRAFonte GEF
Aporte inicial R$ 5.000.000,00
Pagamentos (R$ 72.785,28)Componente 1 – categoria 1.2 (R$ 62.100,00)
Componente 1 – categoria 1.3 (R$ 10.685,28)
Remuneração Financeira R$ 106.397,75
Saldo Inicial R$ 5.033.612,47
Recursos Comprometidos (R$ 1.311.245,28)
Saldo Disponível Atual* R$ 3.722.367,19 * at
é 01
/07/
2009
Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009
RECURSOS COMPROMETIDOSFonte GEF
Beneficiário Atividade Categoria Valor Previsão da Contratação
Previsão de Pagamento
Aprovisionamento Acumulado
MAPA 1.2.04.01.02.02 1.4 96.000,00 abr-09 12m 96.000,00MAPA 1.2.04.01.01.02 1.3 150.000,00 mar-09 abr-09 246.000,00FIOCRUZ 3.1.09.01.01.02 1.3 56.160,00 abr-09 jun-09 302.160,00FIOCRUZ 3.1.09.02.01.01. 1.3 314.450,00 abr-09 jun-09 616.610,00FIOCRUZ 3.1.09.02.01.01 1.4 7.200,00 abr-09 mai-09 623.810,00FIOCRUZ 3.1.09.02.01.02 1.3 28.800,00 abr-09 mai-09 652.610,00FIOCRUZ 3.1.09.01.01.01 1.3 2.500,00 mai-09 jun-09 655.110,00IPJBRJ 3.2.03.01.01.03 1.3 10.685,28 abr-09 abr-09 665.795,28MMA 3.2.01.06.01.01 1.4 3.950,00 jun-09 jul-09 669.745,28MMA 3.2.01.06.01.02 1.4 3.950,00 jun-09 set-09 673.695,28MMA 3.2.01.06.01.03 1.4 3.950,00 jun-09 dez-09 677.645,28IPJBRJ 3.1.03.01.01.01 1.4 42.000,00 abr-09 mai-09 719.645,28IPJBRJ 3.2.03.02.01.01 1.3 200.000,00 abr-09 mai-09 919.645,28MAPA 1.2.04.01.04.02 1.3 200.000,00 05/09 8m 1.119.645,28MMA 3.1.01.04.00.01 1.4 108.000,00 abr-09 mensal 1.227.645,28EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 4.000,00 abr-09 mai-09 1.231.645,28EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 3.500,00 - mai-09 1.235.145,28EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.4 72.000,00 mai-09 jun-09 1.307.145,28EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 2.000,00 abr-09 mai-09 1.309.145,28EMBRAPA 1.2.08.01.01.01 1.3 2.100,00 mai-09 mai-09 1.311.245,28
1.311.245,28* Atualizada Até 08 MAI 2009.* Está pendente de resposta, por causa de alterações no POA e no PP, uma consulta da EMBRAPA no valor total de R$ 17.200,00 .
APROVISIONAMENTO TOTAL
Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009
RECURSOS COMPROMETIDOSFonte GEF
Comprometimento por Beneficiário
Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009
RECURSOS COMPROMETIDOSFonte GEF
Comprometimento por Categoria de Despesa
Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009
Transferência de recursos BIRD x CAIXA– modelo de transferência comumente adotado pelo BIRD
incompatível com moeda do Acordo de Doação (BRL)
Fluxo dos Processos– pouca familiaridade com modelo de fluxos apresentados no MOP– pouca clareza na sequência de atividades x responsáveis
Documentação Exigida– ausência de correlação documentos x método de seleção BIRD– formulários e modelos de correspondência padronizados não
padronizados
DIFICULTADORESOPERACIONAIS
Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009
Fluxo dos Processos
– “mapeamento” dos processos, clarificando os papéis e responsabilidades de cada parte interessada
– alocação de cada atividades ao longo do tempo
– definição dos prazos previstos para cada atividade (proposta durante a missão)
PROPOSTAS DE SOLUÇÃO
Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009
Documentação Exigida
– identificação dos documentos necessários para cada método de seleção e outras possibilidades de desembolso previstas no MOP
– definição de rotinas, exigências e documentação necessária para procedimentos não previstos no MOP pagamento de diárias adiantamento de recursos (“suprimento de fundos”) devolução de recursos (definição até 15/05/09) crédito a estrangeiros (a definir)
PROPOSTAS DE SOLUÇÃO
Missão de Supervisão PROBIO II – maio/2009
Documentação Exigida
– elaboração e/ou padronização de formulários shopping e pregão consultoria pessoa física consultoria pessoa jurídica pagamento de diárias adiantamento de recursos (“suprimento de fundos”) devolução de recursos (definição até 15/05/09) crédito a estrangeiros (a definir)
PROPOSTAS DE SOLUÇÃO
OBRIGADO!
Gerência Nacional de Fundos e Seguros Sociais – GEFUSSBS quadra 4, lotes 3 e 4, 13o. AndarBrasília/DF(61) 3206-6894 – [email protected]
Gerência de Filial de Fundos de Governo – GIFUS/BRSBS quadra 1, bloco L, lote 28, 17o. andarBrasília/DF(61) 3206-7817 – [email protected]
Gerência de Filial de Fundos de Governo – GIFUS/RJAv. Rio Branco, 174, 14o. andarRio de Janeiro/RJ(21) 2202-3409 – [email protected]
MAPEAMENTO DE PROCESSOS
Visão integrada dos processos de um produto ou serviço
Permite a construção de uma base estruturada para formulação de estratégias em função dos riscos, ameaças e oportunidades internas e externas
Promoção da qualidade e redução de custos
PROCESSOS MAPEADOS
Adiantamentos
Pagamento de Diárias
Shopping até US$ 100 mil e Pregão até US$ 500 mil
Consultoria Pessoa Física até US$ 50 mil
Consultoria Pessoa Jurídica SQS até US$ 100 mil
> Unidades Envolvidas: UCP/MMA, CAIXA, BIRD
ADIANTAMENTOSMapeamento de Processo PROBIO II – Adiantamentos
MM
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CP
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MA
(UC
P)
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FIC
IÁR
IOB
EN
EFI
CIÁ
RIO
Disponibilidade de recursos solicitada
Memória de cálculo e número da conta
corrente encaminhadas
POA verificado Procedimentos adequados
Crédito registrado no SIGMA
Sim
Não
Memória de cálculo retificada
Crédito em conta efetuado
Processo devolvido
Recursos Disponíveis? Sim
Não
Prestação de contas elaborada NãoHá devolução? Processo
encaminhado
Não
Prestação de contas analisada
Procedimentos adequados
Prestação de contas retificada
Sim
Processo arquivado Fim
Houve devolução?
Não
Sim Recolhimento efetuado
Recolhimento confirmado
Confirmação recebida
Recolhimento registrado no
SIGMA IISim
Processo autuado
Devolução integral dos recursos
PAGAMENTO DE DIÁRIASMapeamento de Processo PROBIO II – Pagamento de Diárias
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IOB
EN
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CIÁ
RIO
Disponibilidade de recursos solicitada
Processo encaminhado
Processo analisado Despesa elegível?
Registro do pagamento no
SIGMA II
Sim
Não
Processo retificado
Pagamento efetuado
Processo devolvido
Recursos Disponíveis? Sim
Não
Relatório de viagem analisado
Não
Sim
Há reembolso?
Processo encaminhado
Relatório de viagem analisado
Há devolução?
Sim Recolhimento efetuado
Recolhimento confirmado
Confirmação recebida
Houve devoluçao?
Não
Processo arquivado
Recolhimento registrado no
SIGMA II
Processo autuado
Sim
Fim
SHOPPING E PREGÃOMapeamento de Processo PROBIO II – Shopping até US$ 100 mil e Pregão até US$ 500 mil
MM
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IOB
EN
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RIO
Disponibilidade de recursos solicitada
Documentação analisada
Procedimento adequado?
Pagamento registrado no
SIGMA II
Sim
Não
Processo retificado
Processo arquivado
Pagamento efetuado
Despesa elegível?
Não
Sim
Contratação ou Pedido de
Fornecimento
Processo analisado
Processo retificado
Recursos Disponíveis? Sim
Não
Faturamento realizado
Mais parcelas? Não
Sim
Licitação realizada
Processo devolvido
Fim
CONSULTORIA PESSOA FÍSICAMapeamento de Processo PROBIO II – Contratação de Consultoria Pessoa Física até US$ 50 mil
MM
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IOB
EN
EFI
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RIO
Disponibilidade de recursos solicitada
Documentação analisada
Procedimentos adequados?
Pagamento registrado no
SIGMA II
Sim
Não
Processo retificado
Processo arquivado Fim
Processo devolvido
TDR elaborado
TDR analisado Até US$ 30 mil
> US$ 30 mil e < US$
50 mil
Não objeção? SimNão
Pagamento Efetuado
SimDespesa elegível?
Contratação realizada
Processo analisado
Processo retificado
Não
Recursos Disponíveis?
Não
Sim
TDR a revisar
TDR aprovado
TDR divulgado e consultor
selecionado
Produto entregue Nota técnica emitida Mais parcelas? Não
Sim
CONSULTORIA PESSOA JURÍDICAMapeamento de Processo PROBIO II – Contratação de Consultoria Pessoa Jurídica SQC - até US$ 100 mil
MM
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EFI
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RIO
Disponibilidade de recursos solicitada
Documentação analisada
Procedimentos adequados?
Pagamento registrado no
SIGMA II
Sim
Não
Processo retificado
Processo arquivado
Processo devolvido
TDR elaborado
Não objeção? SimNão
Pagamento Efetuado
SimDespesa elegível?
Contratação realizada
Processo analisado
Processo retificado
Não
Recursos Disponíveis?
Não
Sim
TDR para revisão TDR aprovado
TDR pulbicado
Produto entregue Nota técnica emitida Mais parcelas? Não
Sim
Portfólio recebido e Lista Curta
elaborada
TDR analisado
Propostas recebidas e consultoria P.
Jurídica selecionada
Fim
DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
ADIANTAMENTOS Ofício do Beneficiário Ofícios da CAIXA Memória de Cálculo Check list CAIXA Parecer Comunicação Interna Conta Corrente Específica Documento Crédito Prestação de Contas Comprovantes de Pagamentos Comprovante do Recolhimento (devolução)
DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
PAGAMENTO DE DIÁRIAS Oficio do Beneficiário Ofício da CAIXA Solicitação de Viagem Check list Parecer Comunicação Interna Relatório de Viagem Comprovantes de Pagamentos Comprovante de Recolhimento
DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
SHOPPING E PREGÃO Oficio do Parceiro Ofícios da CAIXA Três propostas válidas Mapa de Apuração Check list Parecer Contrato ou Autorização de Fornecimento Nota Técnica Nota Fiscal Atestada Recibo Atestado Comunicação Interna
DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
CONSULTORIA PJ Oficio do Parceiro Ofícios da CAIXA TDR - Termo de Referência Nota técnica Ofício ao BIRD FAX do BIRD Comprovante de Divulgação do TDR Check list Parecer Contrato Recibo atestado Comunicação Interna
DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
CONSULTORIA PF Oficio do Parceiro Ofícios da CAIXA TDR - Termo de Referência Nota técnica Ofício ao BIRD FAX do BIRD Comprovante de Divulgação do TDR Check List Parecer Contrato Recibo atestado Comunicação Interna
DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
CONSULTORIA PJ Oficio do Beneficiário Ofícios da CAIXA TDR - Termo de Referência Nota Técnica Ofício ao BIRD FAX do BIRD Comprovante de Divulgação
do TDR Solicitação de Propostas Lista Curta Propostas Técnicas e
Financeiras
Homologação do Resultado Check List Parecer Contrato Recibo atestado Comunicação Interna
DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
CONSULTORIA PJ Oficio do Beneficiário Ofícios da CAIXA TDR - Termo de Referência Nota Técnica Ofício ao BIRD FAX do BIRD Comprovante de Divulgação
do TDR Solicitação de Propostas Lista Curta Propostas Técnicas e
Financeiras
Homologação do Resultado Check List Parecer Contrato Recibo atestado Comunicação Interna
MODELOS DE FORMULÁRIOS
1. Autorização de Fornecimento2. Aviso de Seleção de Consultor Individual3. Aviso de Seleção de Consultores – SQC4. FAX - Solicitação de Propostas5. Ofício CAIXA6. Ofício Beneficiário
MODELOS DE FORMULÁRIOS
7. Planilha de Apuração de Cotação8. Prestação de Contas de Adiantamentos9. Recibo de Diárias10. Recibo de Prestação de Serviços11. Relatório de Viagem12. Solicitação de Adiantamentos13. Solicitação de Manifestação de Interesse14. Solicitação de Viagem