otimizaÇÃo do tempo flávio botana mai 2014. tempo não se acumula não se estoca não se recupera

OTIMIZAÇÃO DO TEMPO

Flávio Botana

Mai 2014

TEMPO

Não se acumula Não se estoca Não se recupera

OTIMIZAÇÃO DO TEMPO

Otimizar o tempo não significa trabalhar demais, trabalhar correndo ou trabalhar errado.

Otimizar o tempo é trabalhar certo, trabalhar com inteligência, trabalhar com organização

Exercício - material

2 blocos 3 canetas 1 pasta 1 texto 4 pessoas

Exercício - tarefa

Cada participante do grupo deverá copiar o texto em uma folha do bloco, “que não poderá ser destacada do bloco”.

Cada participante deverá escrever o seu nome completo e assinar a capa interna da pasta

Todo o material deve ser entregue ao instrutor Vence quem primeiro terminar a tarefa

Exercício - avaliação

Qual a diferença entre os grupos? O que o grupo vencedor fez para conseguir

este resultado? Foi desempenho ou organização? Qual o melhor jeito de fazer este trabalho?

Agregar valor

Agregar valor

Tarefas que agregam valor– Tarefas de transformação do produto

A empresa compra matérias primas A empresa entrega as matérias primas transformadas em

um produto que interessa ao cliente Agregar valor significa cobrar do cliente um valor maior do

que a soma do que se gastou para fazê-lo.

Agregar valor

Tarefas que agregam valor– Tarefas de atendimento– Tarefas de planejamento

Agregar valor

Tarefas que não agregam valor– Tarefas que isoladamente não mudam o produto

nem a visão do produto para o seu cliente

Agregar valor na Produção

Transformar o produto

É o que o cliente paga.

Está normalmente ligado ao tempo de máquina

Fluxo de Processos

Máquina x Pessoas Linha do tempo.

Exemplo:– Abastecimento num posto de gasolina– Lanche num Fast Food

Fluxo de Processos - Exercício

Desenhe um dos fluxos de seu trabalho

Fluxo de Processos - Exercício

Vocês viram problemas, ou possibilidades de melhoria, no processo que vocês desenharam?

Otimização do Tempo na Produção

Otimização do Tempo na Produção

Eliminação de tarefas que não agregam valor Se não puderem ser eliminadas, que não

interfiram no desempenho das atividades que agregam valor

Otimizar a utilização dos recursos que agregam valor

Otimizar o desempenho dos recursos que agregam valor

Otimização do Tempo na Produção

Na prática:– Linha do Tempo do Recurso que agrega valor– Linha do tempo dos Recursos auxiliares– Linha do tempo dos Recursos Humanos

– Reestruturar / Reorganizar os recursos auxiliares e os recursos humanos para diminuir interrupções e aumentar o desempenho do recursos que agrega valor

Otimização do Tempo em linhas de produção

Teoria das Restrições– Livro “A Meta” – Elyiahu Goldratt

Otimização do Tempo em linhas de produção

Gargalo: é o recurso que tem uma capacidade menor que a demanda disponível

– A capacidade da linha gerar dinheiro é conduzida pelo gargalo.

– A velocidade da linha é a velocidade do gargalo

Otimização do Tempo em linhas de produção

GARGALO

– Não pode parar!– Não pode processar peças defeituosas!– Não pode processar peças que não são

necessárias!

Otimização do Tempo em linhas de produção

CUIDADOS!– Processos dependentes– Variações do Processo

Otimização do Tempo em linhas de produção

Na Prática:– A velocidade que importa é a velocidade do recurso

gargalo– Os outros recursos devem trabalhar para que o

recursos gargalo não pare– Devemos otimizar o FLUXO, não as

CAPACIDADES

Otimização do Tempo em linhas de produção

Na Prática:– Os recursos auxiliares e os recursos humanos

devem trabalhar para que o recursos gargalo não pare.

Otimização do Tempo em linhas de produção

Discussão– Qual é o recurso gargalo da sua linha?– Como é estruturado o trabalho na linha?– Os recursos auxiliares e os recursos humanos

trabalham para o gargalo não parar?– Como deveria ser a organização do trabalho para o

recursos gargalo não parar?

Princípios da Administração do Tempo

Princípios da Administração do Tempo

PRINCÍPIO DO OBJETIVO– As metas foram bem estabelecidas?– Existe uma sequência de trabalho programada?– Os tempos estimados estão corretos?– As tarefas foram bem planejadas?– Existe espaço para possíveis flutuações de

desempenho?

Princípios da Administração do Tempo

PRINCÍPIO DO OBJETIVO

METAS

ORGANIZAÇÃO

PLANEJAMENTO

TREINAMENTO

Princípios da Administração do Tempo

PRINCÍPIO DA CONCENTRAÇÃO– Sei quais são as minhas prioridades?– Me concentrei nas minhas prioridades?– Sei quais são as atividades críticas que me levarão

aos resultados que quero atingir?– Concentrei-me numa tarefa por vez?

Princípios da Administração do Tempo

PRINCÍPIO DA CONCENTRAÇÃO

FOCO

PRIORIDADES

Princípios da Administração do Tempo

PRINCÍPIO DA PROTEÇÃO DO TEMPO– Tenho todas as informações que preciso para fazer

bem o meu trabalho?– Evitei adiamentos? Evitei Indecisões?– Finalizei os trabalhos que comecei?– Evitei distrações?– Evitei interrupções?– Deleguei o que podia ser delegado?

Princípios da Administração do Tempo

PRINCÍPIO DA PROTEÇÃO DO TEMPO

INTERRUPÇÕES

DISTRAÇÕES

ADIAMENTOS

Princípios da Administração do Tempo

PRINCÍPIO DO CONTROLE– Sei quando o tempo está sendo bem utilizado?– Avaliei no final do dia os resultados alcançados

versus os resultados planejados?– Tomei as medidas corretivas necessárias?

Princípios da Administração do Tempo

PRINCÍPIO DO CONTROLE

AVALIAÇÃO

MELHORIA

Os desperdiçadores de tempo

Falta de Planejamento Começar várias coisas e não terminar

nenhuma emails / chamadas / torpedos / whatsapp Interrupções Comunicação ruim

Os desperdiçadores de tempo

Não saber dizer não “Você tem um minuto?” Socialização x Concentração Desorganização Falta de disciplina

Os desperdiçadores de tempo

Efeitos dos “desperdiçadores de tempo”:

CANSAÇO

DESMOTIVAÇÃO

Trabalho em grupo

Reuniões efetivas Saber dividir o trabalho Delegação de atividades

– Passar instruções – Suporte– Acompanhamento / Controle

Prioridades

Palavras Chave

PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO PRIORIDADES FOCO CONTINUIDADE

Filme

Pit Stop

http://www.youtube.com/watch?v=aHSUp7msCIE

Texto

Bendito quem inventou o belo truque do calendário, pois o bom da segunda-feira, do dia 1º do mês e de cada ano novo é que nos dão a impressão de que a vida não continua, mas apenas recomeça...

Mario Quintana