minicurso de arquivo

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Minicurso de Arquivo

Projeto Rondon 2014Operação Portal da

AmazôniaBuritirana - MA

Comparação entre Arquivo e Biblioteca(BELLOTO, 1991)

 VARIÁVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA

Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar único

Impressos manuscritos, audiovisuais, múltiplos exemplares

Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela origem

Coleção; documentos unidos pelo conteúdo

Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou coletiva

Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais; legais

Culturais; científicos; técnicos; artísticos; educativos

Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar

Entrada dos documentos

Passagem natural [ou compra] de fonte geradora única

Compra, doação, permuta de fontes múltiplas

Processamento técnico Registro; arranjo; descrição: guias, catálogos, etc.

Tombamento; classificação; catalogação: fichários [ou

computador]

Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador

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Arquivologia

Conjunto metódico e organizado de práticas destinadas a classificar, ordenar e conservar todos os documentos relevantes para a atividade de uma organização.

As finalidades básicas do arquivo são: a escolha adequada de suportes materiais de comunicação (livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos contendo registros de dados ou informações, a sua conservação e segurança e a sua disponibilização para consulta.

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O documento na empresa

Dado que a empresa apresenta através de documentos os fatos relativos à sua atividade, estes constituem a sua memória e um fator importante para a sua eficiência.

O documento é um registro que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência.

Habitualmente escrito, pode também ter outro suporte material além do papel – registro em disquete, CD, pendrive, microfilme, etc.

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Funções do documento Representação de um fato ou situação; Conservação (subsiste posteriormente ao fato que

lhe deu origem). Destas funções resulta a seguinte classificação:

Documentos de transmissão (informação a transmitir) Notas de encomenda, guias de remessa, faturas, ...

Documentos de posição (informação a conservar) Fichas de clientes e fornecedores, contas-

correntes, documentos de registros contabilísticos, ...

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O arquivo e a informação

As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registros de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos setores.

Essa recolha, conservação e consulta são

asseguradas pelo arquivo.

1. Quanto às entidades mantenedoras

• Públicos: Federal / Estadual / Municipal;

• Institucionais: Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, ONGs;

• Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Companhias;

• Familiares ou Pessoais

Classificação dos arquivos

2. Quanto ao estágio da evolução

•Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta frequente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso;

•Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados com frequência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória;

•Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo

Classificação dos arquivos

3. Quanto à extensão da atuação

•Operacionais: documentos cujos processos de trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes);

•Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs. Correntes/Intermediários);

•Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos documentos correntes/intermediários (arqs. Permanentes).

Classificação dos arquivos

4. Quanto à natureza dos documentos

•Especial: guarda dos documentos segundo o formato físico ou suporte;

•Especializado: guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte.

Classificação dos arquivos

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Arquivos Públicos

Torre do Tombo (arquivo central para onde são transferidos os documentos do Estado e das Autarquias);

Alameda Universidade, 1649-010 Lisboa, Portugal

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Arquivos dos Ministérios (Imprensa Nacional - Casa da Moeda, Tribunal de Contas, ...);

Arquivos Distritais e Municipais; Arquivos Particulares (Misericórdias,

Hospitais, Igrejas, ...).

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Arquivo da empresa

Em termos empresariais, o arquivo designa: O conjunto de tarefas que a nível individual, de

grupo ou de setor, asseguram a organização sistematizada da informação, a sua conservação, o seu acesso e consulta;

O conjunto de documentos que são conservados pela empresa segundo métodos de classificação e durante períodos de tempo predeterminados pela lei ou pelas suas conveniências.

O local onde esses documentos são conservados.

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Classificação dos arquivos

Os arquivos são normalmente classificados quanto:

À forma de organização,

À frequência de consulta,

À posição dos documentos

E ao grau de informatização.

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Quanto à forma de organização

Centralizados – o arquivo encontra-se normalmente centralizado num único setor, comum aos vários departamentos.

Descentralizados – cada setor, departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informático da parte da gestão.

Mistos - combinação dos dois sistemas.

Existência de um regulamento interno (normas de funcionamento e responsabilidades)

Funcionário especializado

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Quanto à frequência de consulta

Ativos – documentos recentes, relativos a assuntos em curso;

Semi-ativos – documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.

Inativos ou mortos – contêm documentação que por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais.

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Quanto à posição dos documentos

Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-ativos/inativos, uma vez que são de difícil acesso);

Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);

Vertical

Horizontal19

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Quanto à posição dos documentos

Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);

Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio.

Suspensos

Rotativos

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Quanto ao nível de informatização

Não informatizados ou tradicionais; Parcial ou totalmente informatizados.

A informação chega à empresas veiculada de formas muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc.Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e arquivo eletrônico da mesma documentação. As empresas devem encontrar a melhor solução para esta situação.

Microfilmagem

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Microfilmagem

O problema do espaço, aliado às exigências da atuação ergonômica, originou a necessidade de um processo de armazenamento que exigisse menor volume para os arquivos e ficheiros, facilitando simultaneamente o seu acesso e consulta.

A microfilmagem é um processo/tecnologia que permite a informatização da informação (ficheiros electrônicos, bases de dados, etc.) e na miniaturização das páginas dos documentos, livros, revistas, etc., em suporte de microfilme.

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Vantagens da microfilmagem Redução do volume e compactação da informação; Localizar de forma rápida um documento; Transmitir a informação para qualquer terminal ou

computador na rede; Manter atualizada a informação; Obter cópias de boa qualidade de qualquer

documento e evitar excessos de duplicação; Procedimentos: fazer back-up’s (manter

duplicados da informação armazenada para permitir a sua recuperação, no caso de falha do sistema; acesso restrito e preparação adequada dos utilizadores).

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Fichas e Ficheiros

As fichas são documentos sintéticos, de formatos e disposição gráfica normalizados em material consistente (cartolina), que permitem a recolha organizada e sistematizada da informação essencial de forma a facilitar a sua consulta.

Um ficheiro é um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou móvel próprio.

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Tipos de fichas

Estáticas – contêm elementos que não se destinam a sofrer alterações (fichas de bibliotecas);

Dinâmicas – em permanente atualização (fichas de armazém);

Cegas – as que se colocam sobrepostas ou umas atrás das outras, ficando apenas visível a 1ª;

Tipos de fichas Parcialmente visíveis – as que

permitem a visibilidade do título/outros elementos importantes que é necessário destacar;

Com sinalizadores - as que são acompanhadas de separadores, indicativos, sinalizadores numéricos, alfabéticos, por assuntos, etc.

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Tipos de ficheiros Horizontais - com fichas em posição vertical; Verticais – em posição vertical; De consulta direta; Remissivos – remetendo para outros com

informações mais pormenorizadas; Tradicionais; Informatizados.

29Que tal uns exercícios?

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O que é?

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,

visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente (BRASIL, 1991).

GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL

PARA QUÊ?

GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL

planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prévio;tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados;atender às necessidades legais e técnicas;evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos;recuperar a história.

GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL

racionalização do trabalho aumento de produtividade; a recuperação rápida e precisa; o impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos;a otimização de seus espaços físicos de trabalho;

Vantagens:

GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL

Vantagens:

o controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final;a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos; a preservação e conservação dos documentos; preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a transferência.

ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃOARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO

•Arrumação: metodologia individual não precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são menores;

•Organização: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são programadas; os custos imediatos são maiores; os resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a perpetuação do sistema de documentação

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS

Métodos: alfabético numérico alfa-numérico geográfico assunto e por cores

metodologia que relaciona cores às atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS

• Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto

• Numérico: é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos

• Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e letras

• Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas

geográficas

• Assunto: é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação)

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

• João Barbosa Pedro Álvares Cabral

Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares

• Sobrenomes iguais:

Anibal Teixeira Marilda Teixeira

Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda• Artigos e preposições a, o, d’, da, um …Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade

Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’

Regras de alfabetação

MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

• Sobrenomes com grau de parentesco:Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto

Almeida Filho, Antônio Ribeiro Neto, Paulo

• Empresas :Embratel A Colegial Universidade Federal do

Maranhão

Colegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranhão

Regras de alfabetação

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS

• Documentos geográficos – principal elemento a ser considerado é a procedência ou o local:

- Nome do estado, cidade e correspondente as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade.

. Correspondência com outros países: - país, capital e do nome do correspondente

as demais cidades serão albfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.

Regras de alfabetação

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS

• Documentos geográficos - Nome do estado, cidade e correspondente

Estado Cidade Correspondente Amazonas

Amazonas

Rio de Janeiro

Rio de Janeiro

São Paulo

São Paulo

Manaus (capital)

Itacoatiara

Rio de Janeiro (capital)

Campos

São Paulo

Lorena

Sobreira, Luísa

Santos, Antônio J.

Rodrigues, Isa

Almeida, José de

Corrêa Gilson

Silva, Alberto

guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS DOS DOCUMENTOS

• Correspondência com outros países: - país, capital e nome do correspondente

País Cidade Correspondente França

França

Portugal

Portugal

Portugal

Paris (capital)

Lorena

Lisboa (capital)

Coimbra

Porto

Silva, Aurélio

Vadim, Roger

Pereira, José

Albuquerque, Maria

Ferreira, Antônio

guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

ATIVIDADE

Nomes PessoaisWadenilson Gonçalves Santos

Zaira Cardoso Nunes

José de Maria de Oliveira

Laine da Silva

Márcio Santos Júnior

Marcelo Cardoso Neto

Ananias Figueiredo

Amanda Figueiredo

Vitória Albuquerque

Vitor Albuquerque

Nomes PessoaisSantos, Waldenilson Gonçalves

Nunes, Zaira Cardoso

Oliveira, José de Maria de

Silva, Laine da

Santos Júnior, Márcio

Cardoso Neto, Marcelo

Figueiredo, Amanda

Figueiredo, Ananias

Albuquerque, Vitor

Albuquerque, Vitória

POR QUE IMPLANTAR UMA POLÍTICA DE RACIONALIZAÇÃO DE

DOCUMENTOS ? ALA DOSGUARDADORES OBCECADOS

Fazer cópias para não perder o controle

ALA DOS OBCECADOS

DESCARTANTES

Ganhar trofeu por jogar papel fora

- Redução da massa documental- Racionalizar custos (reduzir custos)- Melhor armazenamento (espaço fisico + mobiliário)- Melhor organização- Permite a informatização- Possibilita pesquisa rápida- Evita extravio de documentos-Garante a preservação dos documentos de valor- Aproveitamento dos recursos humanos, tecnológicos, etc.

POR QUE IMPLANTAR UMA POLÍTICA DE RACIONALIZAÇÃO DE

DOCUMENTOS ?

É um instrumento que define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento

disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivístico

apresenta, enquanto fonte de informações administrativas, gerenciais ou históricas que

compõem a trajetória da Organização.

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

O QUE É?

Exemplo de TTD

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TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO

1. Passo: Coleta de Informações

Preencher a “Ficha de Análise Documental”:

- registrar informações sobre cada documento

- referenciar os prazos legais ou de validade

Detalhar as informações sobre cada documento através:

- entrevistas e levantamento do acervo documental

TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO

2. Passo: Consolidação das Informações

O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc;

Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;

Formação da TTD (digitada para apreciação e validação)

TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO

3. Passo: Aprovação

Apresentação do primeiro formato da TTD;

Reunião para discussão e aprovação por área;

Reunião para homologação com assinatura pelo responsável...

Guardar uma cópia assinada.

TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO

4. Passo: Formatação final Registro em formato de tabela ou informatizado

dos Documentos Gerados nas diversas áreas:

- Pessoal, Contábil, Administrativa etc. Descrição / Definição dos Documentos:

- Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;

- Por setor/departamento;

- Por tipo, etc. Referência da Legislação:

- Tributária, fiscal, trabalhista etc.

TTD - ELABORAÇÃOTTD - ELABORAÇÃO

5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento

Estabelecer Procedimentos para:

Utilização (Usuário):

- Consulta, Descarte, Segurança etc;

Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):

- Manutenção;

- Formatação

TTD - AplicaçãoTTD - Aplicação

A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo

documental evitando seu crescimento desordenado e

principalmente

ERROS NO DESCARTE

TTD - ModeloTTD - Modelo

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NORMAS E LEGISLAÇÃO NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICAARQUIVÍSTICA

• ISAD (G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística

Serve para elaboração dos instrumentos de pesquisa

• ISAAR (CPF) – Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporações, Pessoas e Famílias

NORMAS

Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das descrições dos instrumentos de pesquisa

NORMAS E LEGISLAÇÃO NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICAARQUIVÍSTICA

LEGISLAÇÃO

• LEI 8.159/1991

• DECRETO 4.553/2000

•LEI 8.264/2005

Âmbito Federal

Âmbito Estadual

Estes documentos regulam as disposições sobre arquivo nas esferas federal e estadual

ORGANIZAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAISARQUIVOS DIGITAIS

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ORGANIZAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAISARQUIVOS DIGITAIS

Como evitar esse tipo de

situação?

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CONSIDERAÇÕESCONSIDERAÇÕES

Produzidos de forma completa

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CONSIDERAÇÕESCONSIDERAÇÕES

Armazenados de forma a serem acessados com facilidade.

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CONSIDERAÇÕESCONSIDERAÇÕES

Ter segurança para não serem

corrompidos

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CONSIDERAÇÕESCONSIDERAÇÕES

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Avaliados para armazenamento

temporário ou permanente.

CONSIDERAÇÕESCONSIDERAÇÕES

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Arquivos Duplicados

Perda de Documentos

Multiplicidade de Versões

INSTRUÇÕES BÁSICAS DE INSTRUÇÕES BÁSICAS DE GESTÃO DE ARQUIVOS GESTÃO DE ARQUIVOS DIGITAISDIGITAIS

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1° - Organização de Diretórios2° - Organização de Subpastas3° - Nomenclatura de

Documentos4° - Salvar Documentos

ORGANIZAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DE DIRETÓRIOSDIRETÓRIOS

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Secretaria do Meio Ambiente

Secretaria do Meio Ambiente Secretaria da

Saúde

Secretaria da Saúde

Secretaria do Transporte

Secretaria do Transporte

Secretaria da Educação

Secretaria da Educação

ORGANIZAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DE SUBPASTASSUBPASTAS

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NOMENCLATURA DE NOMENCLATURA DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

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Ao produzir o documento, nomear as versões e/ou minutas, utilizando o mesmo padrão para nomes que representem o seu conteúdo/atividade. Ex.: Ata015_10-07

Ata017_20-07

SALVAR DOCUMENTOSSALVAR DOCUMENTOS

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I) Ao salvar uma versão ou minuta do documento: Utilize letras minúsculas e identifique versões de um mesmo documento através de indicações padronizadas, ao final de seu nome, como v1, v2, v3 para evitar eliminações indevidas.

Ex: Formulario_v1 ..._v2 ..._v3

SALVAR DOCUMENTOSSALVAR DOCUMENTOS

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II) Ao salvar o documento finalizado: salve-o em extensão que assegure a impossibilidade de sua alteração, tanto no conteúdo quanto na forma (.PDF).