minicurso de arquivo
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Apresentação com definições de arquivo e documento, tipos e classificações de arquivo, importância e formas de arquivar.TRANSCRIPT
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Minicurso de Arquivo
Projeto Rondon 2014Operação Portal da
AmazôniaBuritirana - MA
Comparação entre Arquivo e Biblioteca(BELLOTO, 1991)
VARIÁVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA
Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar único
Impressos manuscritos, audiovisuais, múltiplos exemplares
Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela origem
Coleção; documentos unidos pelo conteúdo
Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou coletiva
Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais; legais
Culturais; científicos; técnicos; artísticos; educativos
Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar
Entrada dos documentos
Passagem natural [ou compra] de fonte geradora única
Compra, doação, permuta de fontes múltiplas
Processamento técnico Registro; arranjo; descrição: guias, catálogos, etc.
Tombamento; classificação; catalogação: fichários [ou
computador]
Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador
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Arquivologia
Conjunto metódico e organizado de práticas destinadas a classificar, ordenar e conservar todos os documentos relevantes para a atividade de uma organização.
As finalidades básicas do arquivo são: a escolha adequada de suportes materiais de comunicação (livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos contendo registros de dados ou informações, a sua conservação e segurança e a sua disponibilização para consulta.
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O documento na empresa
Dado que a empresa apresenta através de documentos os fatos relativos à sua atividade, estes constituem a sua memória e um fator importante para a sua eficiência.
O documento é um registro que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência.
Habitualmente escrito, pode também ter outro suporte material além do papel – registro em disquete, CD, pendrive, microfilme, etc.
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Funções do documento Representação de um fato ou situação; Conservação (subsiste posteriormente ao fato que
lhe deu origem). Destas funções resulta a seguinte classificação:
Documentos de transmissão (informação a transmitir) Notas de encomenda, guias de remessa, faturas, ...
Documentos de posição (informação a conservar) Fichas de clientes e fornecedores, contas-
correntes, documentos de registros contabilísticos, ...
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O arquivo e a informação
As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registros de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos setores.
Essa recolha, conservação e consulta são
asseguradas pelo arquivo.
1. Quanto às entidades mantenedoras
• Públicos: Federal / Estadual / Municipal;
• Institucionais: Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, ONGs;
• Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Companhias;
• Familiares ou Pessoais
Classificação dos arquivos
2. Quanto ao estágio da evolução
•Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta frequente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso;
•Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados com frequência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória;
•Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo
Classificação dos arquivos
3. Quanto à extensão da atuação
•Operacionais: documentos cujos processos de trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes);
•Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs. Correntes/Intermediários);
•Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos documentos correntes/intermediários (arqs. Permanentes).
Classificação dos arquivos
4. Quanto à natureza dos documentos
•Especial: guarda dos documentos segundo o formato físico ou suporte;
•Especializado: guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte.
Classificação dos arquivos
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Arquivos Públicos
Torre do Tombo (arquivo central para onde são transferidos os documentos do Estado e das Autarquias);
Alameda Universidade, 1649-010 Lisboa, Portugal
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Arquivos dos Ministérios (Imprensa Nacional - Casa da Moeda, Tribunal de Contas, ...);
Arquivos Distritais e Municipais; Arquivos Particulares (Misericórdias,
Hospitais, Igrejas, ...).
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Arquivo da empresa
Em termos empresariais, o arquivo designa: O conjunto de tarefas que a nível individual, de
grupo ou de setor, asseguram a organização sistematizada da informação, a sua conservação, o seu acesso e consulta;
O conjunto de documentos que são conservados pela empresa segundo métodos de classificação e durante períodos de tempo predeterminados pela lei ou pelas suas conveniências.
O local onde esses documentos são conservados.
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Classificação dos arquivos
Os arquivos são normalmente classificados quanto:
À forma de organização,
À frequência de consulta,
À posição dos documentos
E ao grau de informatização.
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Quanto à forma de organização
Centralizados – o arquivo encontra-se normalmente centralizado num único setor, comum aos vários departamentos.
Descentralizados – cada setor, departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informático da parte da gestão.
Mistos - combinação dos dois sistemas.
Existência de um regulamento interno (normas de funcionamento e responsabilidades)
Funcionário especializado
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Quanto à frequência de consulta
Ativos – documentos recentes, relativos a assuntos em curso;
Semi-ativos – documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.
Inativos ou mortos – contêm documentação que por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais.
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Quanto à posição dos documentos
Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-ativos/inativos, uma vez que são de difícil acesso);
Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);
Vertical
Horizontal19
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Quanto à posição dos documentos
Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);
Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio.
Suspensos
Rotativos
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Quanto ao nível de informatização
Não informatizados ou tradicionais; Parcial ou totalmente informatizados.
A informação chega à empresas veiculada de formas muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc.Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e arquivo eletrônico da mesma documentação. As empresas devem encontrar a melhor solução para esta situação.
Microfilmagem
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Microfilmagem
O problema do espaço, aliado às exigências da atuação ergonômica, originou a necessidade de um processo de armazenamento que exigisse menor volume para os arquivos e ficheiros, facilitando simultaneamente o seu acesso e consulta.
A microfilmagem é um processo/tecnologia que permite a informatização da informação (ficheiros electrônicos, bases de dados, etc.) e na miniaturização das páginas dos documentos, livros, revistas, etc., em suporte de microfilme.
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Vantagens da microfilmagem Redução do volume e compactação da informação; Localizar de forma rápida um documento; Transmitir a informação para qualquer terminal ou
computador na rede; Manter atualizada a informação; Obter cópias de boa qualidade de qualquer
documento e evitar excessos de duplicação; Procedimentos: fazer back-up’s (manter
duplicados da informação armazenada para permitir a sua recuperação, no caso de falha do sistema; acesso restrito e preparação adequada dos utilizadores).
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Fichas e Ficheiros
As fichas são documentos sintéticos, de formatos e disposição gráfica normalizados em material consistente (cartolina), que permitem a recolha organizada e sistematizada da informação essencial de forma a facilitar a sua consulta.
Um ficheiro é um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou móvel próprio.
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Tipos de fichas
Estáticas – contêm elementos que não se destinam a sofrer alterações (fichas de bibliotecas);
Dinâmicas – em permanente atualização (fichas de armazém);
Cegas – as que se colocam sobrepostas ou umas atrás das outras, ficando apenas visível a 1ª;
Tipos de fichas Parcialmente visíveis – as que
permitem a visibilidade do título/outros elementos importantes que é necessário destacar;
Com sinalizadores - as que são acompanhadas de separadores, indicativos, sinalizadores numéricos, alfabéticos, por assuntos, etc.
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Tipos de ficheiros Horizontais - com fichas em posição vertical; Verticais – em posição vertical; De consulta direta; Remissivos – remetendo para outros com
informações mais pormenorizadas; Tradicionais; Informatizados.
29Que tal uns exercícios?
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O que é?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente (BRASIL, 1991).
GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL
PARA QUÊ?
GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL
planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prévio;tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados;atender às necessidades legais e técnicas;evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos;recuperar a história.
GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL
racionalização do trabalho aumento de produtividade; a recuperação rápida e precisa; o impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos;a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
Vantagens:
GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final;a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos; a preservação e conservação dos documentos; preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a transferência.
ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃOARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO
•Arrumação: metodologia individual não precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são menores;
•Organização: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são programadas; os custos imediatos são maiores; os resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a perpetuação do sistema de documentação
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS
Métodos: alfabético numérico alfa-numérico geográfico assunto e por cores
metodologia que relaciona cores às atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS
• Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto
• Numérico: é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos
• Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e letras
• Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas
geográficas
• Assunto: é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação)
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
• João Barbosa Pedro Álvares Cabral
Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares
• Sobrenomes iguais:
Anibal Teixeira Marilda Teixeira
Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda• Artigos e preposições a, o, d’, da, um …Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade
Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’
Regras de alfabetação
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
• Sobrenomes com grau de parentesco:Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto
Almeida Filho, Antônio Ribeiro Neto, Paulo
• Empresas :Embratel A Colegial Universidade Federal do
Maranhão
Colegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranhão
Regras de alfabetação
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS
• Documentos geográficos – principal elemento a ser considerado é a procedência ou o local:
- Nome do estado, cidade e correspondente as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade.
. Correspondência com outros países: - país, capital e do nome do correspondente
as demais cidades serão albfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.
Regras de alfabetação
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS
• Documentos geográficos - Nome do estado, cidade e correspondente
Estado Cidade Correspondente Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
São Paulo
São Paulo
Manaus (capital)
Itacoatiara
Rio de Janeiro (capital)
Campos
São Paulo
Lorena
Sobreira, Luísa
Santos, Antônio J.
Rodrigues, Isa
Almeida, José de
Corrêa Gilson
Silva, Alberto
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS DOS DOCUMENTOS
• Correspondência com outros países: - país, capital e nome do correspondente
País Cidade Correspondente França
França
Portugal
Portugal
Portugal
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
Silva, Aurélio
Vadim, Roger
Pereira, José
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antônio
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades
ATIVIDADE
Nomes PessoaisWadenilson Gonçalves Santos
Zaira Cardoso Nunes
José de Maria de Oliveira
Laine da Silva
Márcio Santos Júnior
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitória Albuquerque
Vitor Albuquerque
Nomes PessoaisSantos, Waldenilson Gonçalves
Nunes, Zaira Cardoso
Oliveira, José de Maria de
Silva, Laine da
Santos Júnior, Márcio
Cardoso Neto, Marcelo
Figueiredo, Amanda
Figueiredo, Ananias
Albuquerque, Vitor
Albuquerque, Vitória
POR QUE IMPLANTAR UMA POLÍTICA DE RACIONALIZAÇÃO DE
DOCUMENTOS ? ALA DOSGUARDADORES OBCECADOS
Fazer cópias para não perder o controle
ALA DOS OBCECADOS
DESCARTANTES
Ganhar trofeu por jogar papel fora
- Redução da massa documental- Racionalizar custos (reduzir custos)- Melhor armazenamento (espaço fisico + mobiliário)- Melhor organização- Permite a informatização- Possibilita pesquisa rápida- Evita extravio de documentos-Garante a preservação dos documentos de valor- Aproveitamento dos recursos humanos, tecnológicos, etc.
POR QUE IMPLANTAR UMA POLÍTICA DE RACIONALIZAÇÃO DE
DOCUMENTOS ?
É um instrumento que define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivístico
apresenta, enquanto fonte de informações administrativas, gerenciais ou históricas que
compõem a trajetória da Organização.
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
O QUE É?
Exemplo de TTD
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TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
1. Passo: Coleta de Informações
Preencher a “Ficha de Análise Documental”:
- registrar informações sobre cada documento
- referenciar os prazos legais ou de validade
Detalhar as informações sobre cada documento através:
- entrevistas e levantamento do acervo documental
TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
2. Passo: Consolidação das Informações
O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc;
Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;
Formação da TTD (digitada para apreciação e validação)
TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
3. Passo: Aprovação
Apresentação do primeiro formato da TTD;
Reunião para discussão e aprovação por área;
Reunião para homologação com assinatura pelo responsável...
Guardar uma cópia assinada.
TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
4. Passo: Formatação final Registro em formato de tabela ou informatizado
dos Documentos Gerados nas diversas áreas:
- Pessoal, Contábil, Administrativa etc. Descrição / Definição dos Documentos:
- Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;
- Por setor/departamento;
- Por tipo, etc. Referência da Legislação:
- Tributária, fiscal, trabalhista etc.
TTD - ELABORAÇÃOTTD - ELABORAÇÃO
5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento
Estabelecer Procedimentos para:
Utilização (Usuário):
- Consulta, Descarte, Segurança etc;
Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):
- Manutenção;
- Formatação
TTD - AplicaçãoTTD - Aplicação
A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE
TTD - ModeloTTD - Modelo
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NORMAS E LEGISLAÇÃO NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICAARQUIVÍSTICA
• ISAD (G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos instrumentos de pesquisa
• ISAAR (CPF) – Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporações, Pessoas e Famílias
NORMAS
Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das descrições dos instrumentos de pesquisa
NORMAS E LEGISLAÇÃO NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICAARQUIVÍSTICA
LEGISLAÇÃO
• LEI 8.159/1991
• DECRETO 4.553/2000
•LEI 8.264/2005
Âmbito Federal
Âmbito Estadual
Estes documentos regulam as disposições sobre arquivo nas esferas federal e estadual
ORGANIZAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAISARQUIVOS DIGITAIS
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ORGANIZAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAISARQUIVOS DIGITAIS
Como evitar esse tipo de
situação?
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CONSIDERAÇÕESCONSIDERAÇÕES
Produzidos de forma completa
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CONSIDERAÇÕESCONSIDERAÇÕES
Armazenados de forma a serem acessados com facilidade.
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CONSIDERAÇÕESCONSIDERAÇÕES
Ter segurança para não serem
corrompidos
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CONSIDERAÇÕESCONSIDERAÇÕES
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Avaliados para armazenamento
temporário ou permanente.
CONSIDERAÇÕESCONSIDERAÇÕES
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Arquivos Duplicados
Perda de Documentos
Multiplicidade de Versões
INSTRUÇÕES BÁSICAS DE INSTRUÇÕES BÁSICAS DE GESTÃO DE ARQUIVOS GESTÃO DE ARQUIVOS DIGITAISDIGITAIS
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1° - Organização de Diretórios2° - Organização de Subpastas3° - Nomenclatura de
Documentos4° - Salvar Documentos
ORGANIZAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DE DIRETÓRIOSDIRETÓRIOS
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Secretaria do Meio Ambiente
Secretaria do Meio Ambiente Secretaria da
Saúde
Secretaria da Saúde
Secretaria do Transporte
Secretaria do Transporte
Secretaria da Educação
Secretaria da Educação
ORGANIZAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DE SUBPASTASSUBPASTAS
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NOMENCLATURA DE NOMENCLATURA DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
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Ao produzir o documento, nomear as versões e/ou minutas, utilizando o mesmo padrão para nomes que representem o seu conteúdo/atividade. Ex.: Ata015_10-07
Ata017_20-07
SALVAR DOCUMENTOSSALVAR DOCUMENTOS
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I) Ao salvar uma versão ou minuta do documento: Utilize letras minúsculas e identifique versões de um mesmo documento através de indicações padronizadas, ao final de seu nome, como v1, v2, v3 para evitar eliminações indevidas.
Ex: Formulario_v1 ..._v2 ..._v3
SALVAR DOCUMENTOSSALVAR DOCUMENTOS
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II) Ao salvar o documento finalizado: salve-o em extensão que assegure a impossibilidade de sua alteração, tanto no conteúdo quanto na forma (.PDF).