mini- curso de eventos(1)

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MINI-CURSO DE EVENTOS

Professoras:Luçany Silva Bueno e Kelma Lemos Freire

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O que são Eventos? Evento é pura e simplesmente uma festa?

Uma reunião de pessoas? Quem nunca participou de um evento na

vida? Para que serve os eventos? O que é preciso saber para Organizar um

Evento? Qual o segredo do sucesso de um Evento?

PERGUNTAS

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CONCEITOS EVENTO (Discionário Aurélio)

1. QUALQUER ACONTECIMENTO RELATIVAMENTE IMPORTANTE. 2. EVENTUALIDADE. 3. REUNIÃO SOCIAL

EVENTO (Segundo alguns autores)

Os conceitos para Eventos são muitos, desde as mais simples as mais complexas citações: Seleção de público alvo e agrupamento em determinado

local, ambiente e horário, onde todos os interessados estarão sintonizados no mesmo interesse. Nakane ( 2000:5)

Todo acontecimento fora da rotina, que tem local, data, hora e objetivo definido. Vilma Bolssoni (1999)

A origem da palavra eventos vem do termo eventual, o mesmo que casual, um acontecimento, que foge à rotina e sempre é programado para reunir um grupo de pessoas. (CAMPOS, WYSE & ARAÚJO, 2002).

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O UNIVERSO DOS EVENTOS

Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares, entre os instrumentos de maior utilização para atingir sua sociabilidade está o Universo de Eventos.

Nos últimos 10 anos, tanto as empresas como os organizadores de eventos se multiplicaram;

As empresas e a comunidade em geral investem cada vez mais na realização e promoção de eventos;

Estamos aprendendo a viver e nos relacionarmos através dos eventos.

Estamos próximos de uma “sociedade de eventos.”

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O MERCADO DE EVENTOS“ A Indústria do entretenimento é a que mais

cresce no mundo. Ela envolve esporte, show bizz, lazer, cultura, saúde, viagem, com vasto

arsenal de produtos, serviços e merchandising. Nos Estados Unidos,

responde por 18% do PIB.

O FUTURO DO EMPREGO É DELA.”

Joelmir Beting

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HISTÓRIA DOS EVENTOS

Antigo Egito: cerimônias oficiais e religiosas, abrangia a vida do faraó, sua corte e as honras póstumas

Na China: Os chineses foram os grandes mestres no assunto. O Cerimonial chinês foi básico na formação da ordem social da civilização mais perfeita do passado

Civilização Greco-Romana: A mitologia grega e as competições esportivas

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HISTÓRIA DOS EVENTOS

Idade Média: Cerimonial cheio de ostentação, principalmente, nas cortes feudais da Itália, na Áustria, na Espanha e na França. Na França, à época dos reis, a etiqueta foi muito apurada. Representações Teatrais, Congressos, Conferências, principalmente após a queda do Império Romano no Séc. V.

Revolução industrial: Intensificam a organização dos eventos técnicos/científicos: mesas redondas, congressos, painéis e outros.

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O PAPEL DE QUEM ORGANIZA UM EVENTO

PALANEJAMENTO: Estabelecimento de um esquema orientador (tarefas futuras), levantamento de necessidades.

ORGANIZAÇÃO: É o agrupamento lógico das tarefas. DIREÇÃO: Tomada de decisão entre diversas

alternativas; Delegação de tarefas; Coordenação das atividades individuais.

CONTROLE: Supervisão, verificação da execução do plano, correção dos desvios em busca dos objetivos do seu evento.

Palavras Chaves: Técnica, Criatividade, Bom Senso, Dedicação, Controle e Acompanhamento

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NOÇÕES DE ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO

O QUE É UM EVENTO?- É um fato: tem local, data, horário, início e fim;- Deve ser marcante, gerar emoções;- Deve ser um acontecimento (virar notícia).

INGREDIENTES INDISPENSÁVEIS AO EVENTO:1- Música2- Comida3- Emoção4- Novidade5- Virar notícia

PERGUNTO: QUAL O EVENTO QUE CONSEGUE REUNIR TODOS ESTES INGREDIENTES?

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O CIRCOO Circo é provavelmente a arte de espetáculos de entretenimento mais antiga do mundo. Há cerca de 5.000

anos, pinturas onde aparecem acrobatas, contorcionistas e

equilibristas, foram descobertas na China, partindo daí uma hipótese do surgimento da arte circense. Naquela época, a acrobacia era utilizada como

forma de treinamento para os guerreiros, pois gerava agilidade,

flexibilidade e força.

Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

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CARACTERÍSTICAS DE UM EVENTO:

O evento como um fato; tem data e horário de início e fim.(planejamento).

O evento como um acontecimento que gera sensação; criatividade, gera emoções, algo novo,clima do evento

O evento como notícia; O sucesso do evento faz dele notícia na mídia e é bom para o patrocinador, promotor , participante e organizador.

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O QUE AS PESSOAS ESPERAM DE UM

EVENTO?

PARTICIPAÇÃO: Envolvimento, Interatividade, Entretenimento.

EMOÇÃO: Surpresa, Novidade, Atração.

FANTASIA: Tema, Sonhos, Decoração.

REALIZAÇÃO: Satisfação, Objetivo.

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PLANEJAMENTO

DICA:

“NUNCA PLANEJE UM EVENTO PARA QUE ELE SEJA “MAIS OU MENOS” BOM.

PLANEJE UM SHOW DIGNO DA BROADWAY, E SE TUDO SAIR ERRADO, AINDA ASSIM VOCÊ TERÁ UM GRANDE

EVENTO”.

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PLANEJAMENTO E GESTÃO DE EVENTOS

Sugerimos que você divida o tempo destinado à organização do evento em “7Fases” distintas: Planejamento Criação Produção Ação Pré-evento Realização Pós-evento

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O QUE É PRECISO AVALIAR?

PERFIL DO EVENTO: Com a elaboração doperfil você adquire informações suficientes paragerar o planejamento e orçamento preliminar doseu evento.

1- O EVENTO: Local Possíveis Datas Tempo de duração Tipo de vento Objetivo

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2- CONVIDADOS/PÚBLICO: Quem serão seus convidados; Onde vai encontrá-lo (tipo de convite); Número esperado de convidados; Preço aproximado por pessoa (inscrições).

3- EVENTOS ANTERIORES: O que deu certo e o que deu errado; Número de participantes que compareceram.

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4- OS RECURSOS FINANCEIROS: Qual o caixa disponível;

5- O LOCAL DO EVENTO: Ambiente: Salão, Chácara, Igreja, Clube, Área de Lazer,

Hotel, Bares e Restaurantes, Ginásios, Ruas e outros.

Objetivo do evento x local Ambiente propício para o evento Localização Infra estrutura Fatores Sazonais que podem atrapalhar

“O Local do evento é mais uma ciência do que uma arte.”

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6- PROGRAMAÇÃO: Solenidades; Café da manhã Coffee-break; Almoços; Jantares; Atividades de lazer; Etc.

ATENÇÃO:DURANTE A ELABORAÇÃO DESTA ETAPA/PROGRAMAÇÃO PROCURE REALACIONAR TODOS OS ITENS SOBRE OS QUAIS

INCIDEM CUSTOS E JAMAIS DEIXE DE RELACIONAR À LOGÍSTICA NECESSÁRIA, POIS PODERÁ INVIABILIZAR SEU EVENTO

FINANCEIRAMENTE.

AS FORÇAS DETERMINANTES AS FORÇAS DETERMINANTES DA EXCELÊNCIA EMDA EXCELÊNCIA EM EVENTOSEVENTOS

1- BRIEFING/PERFIL1- BRIEFING/PERFILAvaliação de Objetivos, necessidades, Prazos e Avaliação de Objetivos, necessidades, Prazos e RecursosRecursos

2 - PLANEJAMENTO2 - PLANEJAMENTO Variáveis ControláveisVariáveis Controláveis: ações, pessoa responsável, : ações, pessoa responsável, recursos e cronograma/tempo.recursos e cronograma/tempo.

Variáveis IncontroláveisVariáveis Incontroláveis::cenários adversos e plano de contingência. cenários adversos e plano de contingência.

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AS FORÇAS DETERMINANTES AS FORÇAS DETERMINANTES DA EXCELÊNCIA EMDA EXCELÊNCIA EM EVENTOSEVENTOS

3 – SELEÇÃO DE FORNECEDORES3 – SELEÇÃO DE FORNECEDORES

Habilidade técnica, reputação, Habilidade técnica, reputação, responsabilidade e comprometimento.responsabilidade e comprometimento.

4 - PROFISSIONALISMO4 - PROFISSIONALISMO

Gerenciamento de fornecedores, controle, Gerenciamento de fornecedores, controle, transparência, padrão de qualidade transparência, padrão de qualidade compatível com o mercado.compatível com o mercado.

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PEQUENOS EVENTOS E DATAS COMEMORATIVAS DE 2007

FEVEREIRO – 20 – Carnaval MARÇO – 08 – Dia Internacional da Mulher ABRIL – 08 - Páscoa MAIO – 13 - Dia das Mães JUNHO – 13 – Dia de Santo Antônio; 24 Dia de São João; 29 –

Dia de São Pedro AGOSTO – 11 – Dia do Estudante; 12 – Dias dos Pais; 22 –

Dias do Folclore SETEMBRO – 07 – Dia da Independência do Brasil OUTUBRO - 15 – Dia do Professor NOVEMBRO – 02 Dia de Finados DEZEMBRO – 25 – Dia do Natal

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CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS

CATEGORIA: Particular, Institucional ou promocional.

TIPOLOGIA: Artístico, Científico, Cultural, Folclórico, Educativo, Cívico, Político, Governamental, Empresarial, Lazer, Social, Desportivo, Religioso, Beneficente e Turístico.

DEFINIÇÃO E FINALIDADE: Chá, Jantar, Almoço, Brunch, Café Colonial, Reunião, Palestra, Encontro, Feira, Exposição, Show, Excursão, Jantar Dançante, Baile e outros.

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A MODA AGORA É:

Casamentos; Aniversário de Bodas; Aniversário de Casamento; Quinze Anos; Chá de Bebê; Chá de Panela; Batizados; Festas e Comemorações em Geral.

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TIPOLOGIA DE EVENTOS Não existe nenhuma área na qual a atividade de

eventos não possa ser desenvolvida, mas considerando as data comemorativas do nosso curso temos: SOCIAL

visa confraternização (aniversário, bodas, chás, despedidas); CUNHO RELIGIOSO

Páscoa - Festa cristã que celebra a ressurreição de Jesus Cristo Festa Junina: origem em países católicos da Europa e, portanto,

seriam em homenagem a São João Natal - solenidade cristã que celebra o nascimento de Jesus Cristo

FOLCLÓRICO / CULTURAL Carnaval– festas, divertimentos públicos, bailes de máscaras e

manifestações folclóricas. COMEMORATIVOS (datas fixas)

Dia das Mães, do Pais, da mulher etc

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DECIDINDO FAZER UM EVENTO

MARCAR A DATA

RESERVAR O LOCAL

LISTA DE CONVIDADOS E CONVITES

COMPRAR INGREDIENTES OU CONTRATAR SERVIÇOS/FORNECEDORES

FAZER O JANTAR

COLOCAR A “CASA EM ORDEM”

ESTAR NO LOCAL PARA RECEBER

REALIZAR O EVENTO (Jantar, Almoço, Coquetel etc.)

DESPERDIR DOS CONVIDADOS

RESULTADO FINAL (Entregar Materiais. Local etc.)

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PLANEJANDO AS ATIVIDADES

Para qualquer projeto deve-se: Listar as atividades e relacionar as suas dependências; Estima-se a duração de cada atividade (horas, dias, etc.) Otimizar e executar:

A1- Decidir oferecer o jantar

A2 - Fazer a lista de Convidados

A3 - Compraringredientes

A4 - Emitir edistribuir ConvitesA6 - Colocar a

Casa em Ordem

A5 - Fazer oJantar

A7 - Recepcionaros Convidados

A8 - Servir o Jantar

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DICAS IMPORTANTESAtenção Ao Tempo Certo De Convidar:

Almoço familiar 1 semana a 10 dias de antecedência Almoço social 10 dias de antecedência Almoço de negócios 10 a 15 dias de antecedência Café da Manhã ou Brunch 10 dias de antecedência Jantar informal 10 a 15 dias de Antecedência Aniversários 10 dias de antecedência Coquetel 15 a 20 dias (2 a 3 semanas) de antecedência Jantares sociais (formal) 20 dias (3 semanas) de antecedência Jantar de formatura, noivado, bodas, jubileu ou aniversário

especial (50 e 80 anos) 20 a 30 dias (3 a 4 semanas) de antecedência

Fim de semana prolongado na casa de praia ou de campo 20 a 30 dias (3 a 4 semanas) de antecedência

Casamento 30 a 40 dias (6 semanas) de antecedência Bailes 40 dias (6 semanas) de antecedência.

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ORDEM DE PRECEDÊNCIA

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CARDÁPIO E QUANTIDADES Atenção ao seu orçamento:

Arroz – 30 a 50gr p/ pessoa Bolo/Torta – 70% dos convidados Cerveja – 1 p/ pessoa Champanhe – 1 p/ 3 pessoa Churrasco ou feijoada – 350gr p/ pessoa Camarão graúdo – 65gr p/ pessoa Frango – 200gr p/ pessoa Peixe - 180gr p/ pessoa Batata (limpa s/ casca)– 100gr p/ pessoa Massas (com acompanhamento)– 150gr p/ pessoa Refrigerante – 10 garrafas (2l) p/ 50 pessoas Salgadinho – 6 a 10 p/ pessoa Sorvete – 1 bola p/ pessoa Uísque – 1 garrafa p/ 10 pessoas Vinho – 1 garrafa p/ 4 pessoas

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Cardápio para almoço ou jantar Ordem Dos Pratos de um Almoço ou Jantar

Entradas; Sopas, Cremes, Massas; Peixes, Crustáceos, Moluscos; Aves; Carnes; Sobremesas; Café; Licor; Chocolate.

Café da manhã Sucos, Frutas; Cereais, Iogurtes; Pratos Salgados; Frios, Pães; Biscoitos, Geléias – Café, Leite e Chá.

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Cardápio para outros eventos Chás : Horário: 16 às 17 horas

Doces: Bombons, Folheados, Croassants. Leite Torta doce e salgada (interia) Café Chocolate quente/Chá

Coffee Break: Horário: 9 e 30 às 11 horas Quitandas (bolos,etc) Sucos Café/Leite

Coffee Break:Horário 15 às 17 horas Quitandas(menos bolo) Salgados assados (evite as frituras) Refrigerantes

Happy Hour Horário: 17 e 30 às 18 horas (acréscimo de 30 minutos) Tem frios em geral Bebidas alcoólicas(cerveja, vinho) Salgados quentes (poucos) se não vira coquetel Patês

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O SEGREDO DO SUCESSO

Seja qual for o seu evento, usando-se as técnicas que aprenderam,

criatividade, bom senso, dedicação e um contínuo acompanhamento de

todas as etapas existentes na realização de um acontecimento

especial, não há erro, o sucesso é o resultado certo.

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BRITTO, Janaína e FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo, SP: Aleph, 2002.CAMPOS, Luiz Cláudio, WYSE, Nely e ARAÚJO, Maria Luiza da Silva. Eventos: Oportunidade de novos negócios. Rio de Janeiro, RJ: Senac Nacional, 2000.CAIXETA, Nely. “A explosão do turismo”. Exame, São Paulo, SP: março, 2001, p.40-59.GONÇALVES, Fabiana. “Nichos dão o tom no mercado”. Turismo em Números, São Paulo, SP: ano 2, edição n°17/2003, p.14-21.OLIVEIRA, Antônio P. Turismo e desenvolvimento: planejamento e organização. São Paulo, SP: Atlas, 2000.PRANDI, Daniela. “Abertura econômica impulsiona mercado”. Correio Popular, Campinas, SP: Caderno Hotéis e Convenções, 20 de março de 2003, p.02._______________. “Em Campinas, eventos garantem 70% da ocupação”. Correio Popular, Campinas, SP: Caderno Hotéis e Convenções, 20 de março de 2003, p.02.SEBRAE (Serviço Brasileiro de apoio as micro e pequenas empresas). I Dimensionamento econômico da indústria de eventos no Brasil. São Paulo, SP: Revista dos eventos, 2001.

BIBLIOGRAFIA

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MÃOS À OBRA Forme grupos de trabalho. Escolha um evento de interesse. Defina: categoria, tipologia e finalidade. Monte seu projeto:

Apresentação, Objetivo, Público alvo, Número de participantes, Local, Data, Horário, Atividades, Ações necessárias, Levantamento de custos, Serviços que serão contratados (convites, Decoração e outros).

Apresentação dos projetos.