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Rafael Ravazolo

Meu Primeiro Concurso

Noções de Administração

Matérias: • Funções da Administração: Planejar, Organizar, Dirigir e

Controlar. • Planejamento: níveis de planejamento, planejamento

estratégico, Balanced Scorecard. • Organização: princípios, estrutura organizacional,

departamentalização. • Direção: conceitos básicos de Gestão de Pessoas, liderança. • Controle: processo, tipos, PDCA.

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3 dicas para concurseiros iniciantes

1) Necessidades X Oportunidades/possibilidades 2) Curva de Aprendizagem 3) Curva do Esquecimento

Curva de aprendizado

Curva do esquecimento

“A diferença entre sonho e realidade é a quantidade certa de tempo e de trabalho.”

Funções da Administração

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Administrar é a tarefa de tomar decisões sobre recursos para atingir objetivos

Quatro Funções da Administração

• PODC ‒Planejar é examinar o futuro e traçar objetivos e um plano de ação;

define os objetivos a atingir e como se deve fazer para alcançá-los.

‒Organizar é montar uma estrutura humana e material; alocar recursos para alcançar os objetivos; especialização, autoridade, responsabilidade, departamentalização.

‒Dirigir é manter o pessoal em atividade, reunir, coordenar e harmonizar as atividades e os esforços das pessoas; fazer as coisas andarem e acontecerem.

‒Controlar é cuidar para que tudo seja realizado conforme os planos e as orientações.

Processo Organizacional

Processo Organizacional - Chiavenato

FCC 2013 Considere as duas afirmações abaixo:

O processo administrativo está intimamente ligado a qualquer situação onde haja pessoas que utilizam recursos para atingir algum tipo de objetivo PORQUE a finalidade última do processo administrativo é garantir a realização desses objetivos por meio da utilização planejada dos recursos.

É correto afirmar que a) as duas são proposições verdadeiras e a segunda não é uma justificativa correta da primeira. b) as duas são proposições verdadeiras e a segunda é uma justificativa correta da primeira. c) a primeira é uma proposição verdadeira e a segun da falsa. d) a primeira é uma proposição falsa e a segunda ver dadeira. e) tanto a primeira quanto a segunda são proposições falsas.

UFRGS 2013 ________________ consiste em determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados na organização, com atribuição de autoridade e responsabilidade. Assinale a alternativa que preenche a lacuna corretamente. (A) Controlar (B) Organizar (C) Planejar (D) Avaliar (E) Comunicar

2012 CESPE As funções clássicas do administrador incluem a) planejamento, produção, venda e controle. b) liderança, planejamento, captação e organização. c) planejamento, organização, comando e controle. d) planejamento, execução, distribuição e organização. e) organização, comando, produção e análise. 2012 CESPE O monitoramento do progresso de uma atividade e a implementação das mudanças necessárias à sua efetivação relacionam-se à função denominada a) controlar. b) planejar. c) liderar. d) inovar. e) organizar

2014 CESPE SUFRAMA Definir a missão da organização, designar as pessoas, dividir o trabalho e definir e controlar o desempenho são funções da administração relacionadas, respectivamente, ao planejamento, à organização, à direção e ao controle.

2014 CESPE ICMBio O planejamento estabelece o alicerce para as funções de organizar, dirigir e controlar.

2013 CESPE ANP Controlar implica reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros e de informação para que os objetivos organizacionais sejam cumpridos.

2010 CESPE ABIN Planejamento refere-se diretamente a competência interpessoal e gestão de pessoas.

2015 CESPE TCU Julgue o próximo item, a respeito das funções administrativas de planejamento, organização, direção e controle. Por meio do planejamento, definem-se os objetivos e decide-se sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente, dividindo-se o trabalho, atribuindo-se responsabilidades às pessoas e estabelecendo-se mecanismos de comunicação e coordenação.

2015 CESPE FUB 1 Estabelecer atribuições e responsabilidades entre unidades organizacionais e definir a estrutura com base no tipo de departamentalização e no tipo de organograma mais adequados para enfrentar os desafios já identificados são atividades que ocorrem no processo de direção.

2 Para assegurar a realização de objetivos organizacionais, o processo de controle deve comparar resultados alcançados com resultados esperados.

2015 MPOG Organização é a função administrativa que define objetivos e decide as tarefas e os recursos necessários para alcançá-los adequadamente.

2014 ANTAQ Atribuir e alocar tarefas em departamentos são ações relacionadas à função administrativa de planejamento.

2016 TCE-PA Um tribunal de contas que se encontre em processo de planejamento deverá elaborar um diagnóstico das suas condições de trabalho e das perspectivas de mudanças na sociedade, determinar os objetivos a serem alcançados e as ações a serem adotadas para alcançá-los, além de definir e distribuir as responsabilidades pela execução das ações.

2016 FUNPRESP Estabelecer objetivos, mensurar o desempenho e adotar medidas corretivas para sanar possíveis desvios e anormalidades são procedimentos relativos às etapas do processo de controle.

Planejamento • Processo de determinar como o sistema administrativo deverá

alcançar os seus objetivos – como deverá ir para onde deseja chegar. (Certo & Peter)

• Ato de determinar os objetivos da organização e os meios para alcançá-los. (Daft)

• Processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. (Schermerhorn)

• Planejar é ao mesmo tempo um processo, uma habilidade e uma atitude. Assim como o contrário de eficiência é o desperdício, o contrário de planejamento é improvisação. (Maximiano)

Planejamento • Função inicial da Administração; • Processo de analisar a organização e o ambiente, determinar os objetivos

e traçar os planos necessários para atingi-los.

• Tipos comuns de planos:

• Benefícios: ‒ Foco; ‒ Comprometimento; ‒ Flexibilidade, dinamismo; ‒ Agilidade; ‒ Eficiência, etc.

• Inerência • Universalidade • Unidade • Previsão • Flexibilidade

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Específicos (Ackoff) • Planejamento participativo • Planejamento coordenado (horizontal) • Planejamento integrado (vertical) • Planejamento permanente

Planejamento: princípios

Gerais (Oliveira) • Contribuição aos objetivos • Precedência do planejamento • Maior penetração e abrangência • Maior eficiência, eficácia e

efetividade

Planejamento: filosofias • “Planejar é também uma questão de atitude.” (Maximiano)

‒Duas atitudes básicas: proativa e reativa.

• Filosofias (Djalma Oliveira):

FCC 2013 MPE Planejamento é o processo de tomar decisões sobre o futuro. O resultado do processo de planejamento é a preparação de planos, que são guias para a ação futura. Um plano deve conter a) objetivo, curso de ação, previsão dos recursos necessários e meios de controle. b) apenas o resultado futuro desejado. c) a definição exclusivamente dos objetivos de longo prazo da organização. d) o estudo do ramo de negócios baseado em informações. e) todos os indicadores de funcionamento da economia. CESPE 2013 STF A modificação dos objetivos iniciais estabelecidos em um processo de planejamento é admitida como desdobramento natural do próprio processo, sem que isso resulte em perda de eficiência.

Tipos de Planos

Estratégico (Institucional): mapeamento ambiental, avaliação das forças e fraquezas organizacionais, decisões amplas e de longo prazo.

Tático (intermediário, funcional, departamental, administrativo): tradução e interpretação das decisões estratégicas em planos concretos de médio prazo no nível departamental.

Operacional: desdobramento dos planos táticos de cada departamento em planos operacionais de curto prazo para cada tarefa.

1) Temporários x Permanentes

2) Níveis

Nível Estratégico -Estratégia Institucional: macro-orientada – impacta toda a organização -Otimiza a interação com o ambiente externo: diagnóstico estratégico - Genérico e sintético: menor detalhamento -Objetivos de longo prazo: menor flexibilidade e maior incerteza (riscos) -Determina missão, visão e objetivos institucionais: melhor direção a ser seguida -Geralmente formulado pela Alta Administração – Diretoria

ESTRATÉGICO

Níveis de Planejamento - desdobramento

Planejamento Estratégico

Planejamento de RH

Planejamento da Produção

Planejamento Financeiro

Planejamento Logístico

Fornecedores

Alcance dos Objetivos

Planos táticos Planos Operacionais

Transporte

Armazenagem

Distribuição

Contratação

Benefícios

Capacitação

Nível Tático

TÁTICO (Funcional)

-Estratégias departamentais: desdobramento / tradução da estratégia em cada unidade. -Nível intermediário: gerência. -Aproxima/integra o estratégico com o operacional, aloca recursos. -Detalhamento um pouco maior que o estratégico: diminui incertezas. -Geralmente de médio prazo. -Ex: planos financeiros, de RH, de produção, de marketing, etc.

Nível Operacional

OPERACIONAL

-Estratégia operacional: micro-orientada, foco nas tarefas - desdobramento final das estratégias -Nível das operações/atividades/tarefas: supervisores -Detalhado e analítico - maior precisão: define “o que” e “como” fazer, especifica atividades, recursos, prazos. -Curto prazo: menor risco e maior flexibilidade

-Ex: rotinas, procedimentos, cronogramas, planos de treinamento, recrutamento, etc.

Três Níveis Organizacionais Níveis de Planejamento

FCC 2011 Sobre o Planejamento Estratégico, analise: I. É o mesmo que planejamento, mas com ênfase no aspecto de longo prazo dos objetivos. II. É o mesmo que planejamento, porém com ênfase no aspecto de curto prazo dos objetivos. III. É o mesmo que planejamento, mas com ênfase na análise global do cenário. Está correto o que consta APENAS em a) III. b) II. c) I e III. d) I e II. e) II e III.

FCC 2013 SERGAS O planejamento estratégico força o gerente a sentar e refletir sobre os problemas e alternativas até chegar a uma situação e prever alternativas para direcionar as decisões e superar os problemas. São níveis de planejamento estratégico existentes: a) Operacional, Tático e Estratégico. b) Pessoal, de Crescimento e de Desenvolvimento. c) Técnico e Administrativo. d) Empresarial e de Treinamento. e) Pessoal e Estratégico CESPE 2013 SEGESP O planejamento estratégico de uma organização compõe-se dos objetivos estratégicos de curto, médio e longo prazo que afetam a direção ou a visibilidade da empresa no futuro, não devendo, por isso, ser elaborado conjuntamente com os planos táticos e operacionais atuais.

FCC 2012 O planejamento almeja desenvolver planos para os objetivos pré-determinados. Há três principais dimensões de planejamento em níveis diferentes da organização. Os administradores no nível superior de qualquer organização ou órgão público, têm de enfrentar um sem-número de problemas de relacionamento com o ambiente onde ele atua ou ainda problemas interdepartamentais, como a alocação de recursos, ou seja, quem ganha o quê. Eles trabalham com um alto grau de incerteza e complexidade e contam com o planejamento a) Operacional. b) Tático. c) Estratégico. d) Financeiro. e) Econômico.

FCC 2014 A relação correta entre as colunas é a que consta em a) I-X - II-Y - III-Z. b) I-Z - II-Y - III-X. c) I-Y - II-X - III-Z. d) I-Z - II-X - III-Y. e) I-Y - II-Z - III-X.

2015 FUB A - É na fase de planejamento tático que ocorrem o detalhamento e a especificação dos planos estratégicos.

B - Uma organização que esteja definindo os objetivos para suas áreas funcionais — recursos humanos, finanças, marketing, tecnologia — está elaborando seu planejamento operacional.

2015 - CESPE - MEC - Analista de Processos O planejamento estratégico é desenvolvido em nível institucional e promove a tradução e a interpretação das decisões estratégicas em planos mais detalhados no nível departamental.

Processo de Planejamento

• Varia conforme o autor; não há unanimidade.

• Obs: Planejamento X Plano

Levantamento ou produção de Informações

Análise da situação Tomada de decisão

= preparação de planos

Planejamento Estratégico

O que é Estratégia?

• “A arte do general.”

• O caminho a ser seguido pela instituição no longo prazo.

• Dess, Lumpkin e Eisner: ‒Conjunto de ações administrativas que possibilitam aos gestores

de uma organização mantê-la integrada ao seu ambiente e no curso correto de desenvolvimento, assegurando-lhe atingir seus objetivos e sua missão.

Planejamento Estratégico • Maneira pela qual uma organização pretende aplicar uma determinada

estratégia para alcançar os objetivos propostos; • É uma forma de aprendizagem

organizacional: constante aprendizado e ajuste a um ambiente complexo e competitivo.

• Chiavenato (2014): três parâmetros

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Busca fortalecer as sinergias entre recursos, capacidades e potencialidades da organização: viabilidade externa, capacidade interna e visão compartilhada.

Processo de Planejamento Estratégico - geral

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Processo de Planejamento Estratégico: Maximiano

“Processo de estruturar e esclarecer caminhos e objetivos.”

• Análise da situação estratégica presente da organização (onde estamos?): missão, visão,

valores, desempenho atual, resultados alcançados; • Análise SWOT: análise do ambiente (quais são as ameaças e oportunidades do

ambiente?) e interna (quais são os pontos fortes e fracos dos sistemas internos da organização?);

• Elaboração do plano estratégico da organização (objetivos = para onde devemos ir? + estratégias = o que devemos fazer para chegar até la?);

• Implementação e avaliação.

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Análise da situação

estratégica. Onde estamos?

Análise do ambiente

externo/ interno. SWOT

Definição de objetivos e estratégias.

Onde e como chegar

Execução e avaliação

Processo de Planejamento Estratégico: Chiavenato (Schermerhorn)

Análise SWOT / FOFA

• FOFA = tradução = usada por algumas bancas

• É uma ferramenta de diagnóstico estratégico

Análise Interna

S strengths (forças)

W weaknesses (fraquezas)

Análise Externa

O opportunities (oportunidades)

T threats (ameaças)

Análise SWOT / FOFA

• Análise Interna = controlável ‒Áreas funcionais, desempenho, funcionários, processos,

finanças, competências, tecnologia, inovação etc. oForças (pontos fortes) e Fraquezas (pontos fracos)

• Análise Externa = ambiente = não controlável

‒Ambiente geral + ambiente de tarefa = mercado, concorrentes, tecnologia, clientes, fornecedores, sociedade, governo, etc. oAmeaças e Oportunidades

Matriz SWOT

Quatro estratégias

2015 TRE-GO Considere que, em um tribunal regional eleitoral, haja pequena quantidade de profissionais com conhecimento profundo na área de direito eleitoral e que, nesse mesmo tribunal, seja feito um planejamento estratégico com uso de análise SWOT. Nessa situação, de acordo com os princípios desse tipo de análise, a carência de especialistas deve ser considerada uma ameaça ao cumprimento da missão do tribunal. 2015 CGE-PI A matriz SWOT ajuda uma empresa a usar suas próprias forças, diminuir fraquezas, aproveitar oportunidades e vislumbrar riscos ou ameaças ao seu negócio. CESPE – 2008 – SERPRO – Analista Há consenso entre as metodologias de que o planejamento estratégico deve ter início com o estabelecimento dos objetivos gerais da organização. 2014 - CESPE - ICMBIO - Analista Administrativo Caso a situação atual seja diagnosticada e se estabeleçam os objetivos a serem alcançados, o planejamento estratégico terá cumprido seu objetivo.

2015 MPOG Se uma empresa antevir que não conseguirá manter o nível de qualidade de um de seus produtos devido à falta de uma matéria-prima no mercado, a qual é insubstituível em médio prazo, essa falta, de acordo com a matriz SWOT, constituirá um ponto fraco para a empresa em questão. 2015 MPOG Os pontos fortes e os pontos fracos representam as variáveis controláveis pela organização, pois integram seu ambiente interno; já as oportunidades e ameaças, que integram o ambiente externo à organização, representam variáveis incontroláveis; assim, as ameaças não podem ser enfrentadas por nenhuma forma de atuação crítica da organização. 2015 STJ Um exemplo de estratégia de crescimento que pode ser usada quando a empresa possui predominância de pontos fracos, mas encontra situações favoráveis no ambiente externo, é a estratégia de joint venture, na qual duas empresas se associam para fabricar um produto esperando ganhar maior participação no mercado.

Missão Visão Valores

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Referencial Estratégico

• MTE: ‒ Missão: Promover trabalho, emprego e renda e garantir

condições dignas ao trabalhador, por meio de políticas públicas participativas e sustentáveis, que visem contribuir para o bem estar individual e o desenvolvimento econômico e social do País.

‒ Visão: Ser referência na excelência dos serviços prestados ao trabalhador e na sustentação do trabalho decente.

‒ Valores: Ética; Criatividade; Proatividade; Transparência; e, Comprometimento

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Objetivos Estratégicos

• São desafios que, se alcançados, são suficientes para a concretização da visão de futuro da organização. ‒Conjunto de prioridades que esclarecem o que a estratégia

quer alcançar e o que é crítico para o seu sucesso.

• Devem ser: ‒Coerentes com missão, visão, valores e recursos (humanos,

físicos, tecnológicos, políticos e financeiros). ‒Concretos, precisos, aceitáveis, flexíveis, mensuráveis,

motivadores, inteligíveis e alcançáveis. ‒Qualitativos e quantitativos.

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Exemplos

• Poder Judiciário: ‒Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos; ‒Buscar a excelência na gestão de custos operacionais; ‒Facilitar o acesso à Justiça; etc.

• MTE:

‒Ampliar a inserção do trabalhador no mundo do trabalho ‒Fomentar oportunidades de trabalho, emprego e renda ‒Garantir o atendimento de qualidade ‒Assegurar o direito ao trabalho decente

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Metas • São etapas específicas a serem realizadas para o

alcance do objetivo ou da visão.

‒Devem refletir a realidade atual e servir de motivação.

• Definição correta de metas: S.M.A.R.T ‒S – Specific ‒M – Measurable ‒A – Attainable ou “Agreed Upon” ‒R – Realistic ‒T – Timely ou Tangible

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Exemplo

• Poder Judiciário – Metas 2016 CNJ: ‒Julgar quantidade maior de processos de conhecimento do

que os distribuídos no ano corrente.

‒Identificar e julgar, até 31/12/2016, pelo menos 90% dos processos distribuídos até 31/12/2014 na Justiça do Trabalho.

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CESPE - 2011 - TRE-ES - Técnico Judiciário A gestão estratégica de uma organização que busca a efetividade deve ter como balizas a missão, a visão e os valores organizacionais. CESPE - 2013 - Telebras - Assistente Administrativo As metas são recomendações genéricas desdobradas a partir dos objetivos organizacionais e são empregadas como princípios para definição dos meios adequados para as ações da instituição. CESPE - 2015 - MEC - Analista de Processos As missões do planejamento estratégico detalham e especificam os objetivos, isto é, o conjunto de missões constitui uma forma efetiva de tornar o objetivo real. CESPE - 2015 - TCU - Auditor Federal de Controle Externo Uma organização não contrariará a natureza do seu campo de atuação, caso atue estrategicamente em uma área de negócio fora da abrangência de sua missão.

2015 CGE-PI Auditor Governamental No planejamento estratégico, a missão organizacional corresponde à finalidade de uma organização, como, por exemplo, o aumento das vendas para a classe baixa.

2015 STJ Analista Antes das estratégias para o alcance dos objetivos, a empresa deve definir sua missão organizacional, ou seja, seu objetivo principal a ser perseguido: o ponto ao qual ela deverá chegar no futuro próximo ou distante.

2013 UNIPAMPA Administrador A missão da organização é estática, para que não ocorra desvio de finalidade em relação ao ramo de negócio estabelecido.

2015 MEC A declaração de missão define o negócio da organização e seu ambiente de atuação e deve ser compartilhada com os seus grupos de interesse.