março/ 2005 gestão de processos administrativos na aneel

MArço/ 2005MArço/ 2005

Gestão de Processos Gestão de Processos Administrativos Administrativos

na ANEEL na ANEEL

11/2004 - Gestão de Processos Administrativos

15 /2004 - Política de Segurança da Informação Classificação de documentos

16/2004 - Política de Gestão de Documentos

17/2004 - Procedimentos de Gestão de Documentos de

Arquivo

11/2004 - Gestão de Processos Administrativos

15 /2004 - Política de Segurança da Informação Classificação de documentos

16/2004 - Política de Gestão de Documentos

17/2004 - Procedimentos de Gestão de Documentos de

Arquivo

NORMAS DA ANEEL

Gestão de ProcessosAdministrativos

Portaria 50/ANEEL

Norma Organizacional

N° 11/2004-ANEEL

Portaria 50/ANEEL

Norma Organizacional

N° 11/2004-ANEEL

Gestão de ProcessosAdministrativos

“Aprova a Norma de Organização nº 11/2004 que trata dos procedimentos gerais

referentes à gestão de processos e correspondências a serem observados no âmbito da Agência Nacional de

Energia Elétrica - ANEEL.”

15 de maio de 2004

Portaria n° 50/2004

Conceituação

ConceituaçãoAutos do Processo - conjunto de documentos

ordenados cronologicamente.

Autuação - ato pelo qual o documento ou conjunto de documentos, recebidos no protocolo, transforma-se em processo.

Processo - instrumento formal que compreende atividades coordenadas em busca de um determinado fim.

Processo Principal - processo que, pela natureza da matéria, pode exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.

Processo Acessório - processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

Conceituação

Juntada - inserção de documentos aos autos.

Termo de juntada de folha ou peça - registro formal da juntada.

Conceituação

Anexação - união de um processo ao outro, definitivamente.

Termo de anexação - registro formal da anexação.

Apensação - união provisória de dois ou mais processos, visando a uniformidade de tratamento.

Desapensação - separação de processos juntados por apensação.

Termo de apensação - registro formal da apensação.

ConceituaçãoTermo de desapensação - registro formal da separação física de dois ou mais autos apensados.

Desentranhamento - ato justificado de retirada de documento dos autos.

Termo de desentranhamento - registro formal da retirada de peça ou folha dos autos, no qual deve constar o número dos documentos extraídos...

Termo de ressalva - registro formal da constatação da retirada irregular de peça ou folha dos autos...

ConceituaçãoTermo de encerramento - registro formal de encerramento do processo para arquivamento...

Arquivamento - guarda e conservação de documentos e processos no Arquivo-Geral.

Termo de arquivamento - registro formal da guarda e conservação de doc. e proc. no Arquivo-Geral.

Desarquivamento - ato pelo qual um documento ou processo, mediante solicitação, é retirado do Arquivo-Geral.

Termo de desarquivamento - registro formal da retirada de documento ou processo do Arquivo-Geral...

Instrução do Processo

Instrução do Processo

Dispensar adequado tratamento físico;

Observar cuidados de higiene no manuseio;

Evitar o uso de grampos metálicos e de clipes;

Não rasurar os documentos autuados;

Não retirar ou substituir folhas do processo, salvo na existência de motivo que o justifique.

A numeração inicial das folhas é efetuada quando da autuação dos documentos que constituem o processo;

As folhas seguintes são numeradas obedecendo rigorosamente à sequência das mesmas;

Não é permitida a numeração repetida de folhas ou a diferenciação das mesmas por meio de letras ou quaisquer outros artifícios;

Não é permitida a tramitação de processo sem que todas as folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas.

Instrução do Processo

Instrução do Processo

A autuação de documento em cópia é aceita somente depois de conferido com o original, devendo constar a expressão “CONFERE COM O ORIGINAL”;

Os documentos de tamanho diminuto devem ser colados, por uma das bordas, numa folha de papel em branco, para facilitar sua inclusão, manuseio e numeração.

Termo de Juntada

Registro formal da juntada de folha ou peça aos autos, no qual deve constar:

o número do processo; a identificação do solicitante; a relação dos documentos inseridos, com respectivo número das folhas; a data e o local da juntada; assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado.

Termo de Juntada

TERMO DE JUNTADA

Aos 00 dias do mês de xxxxxxxxxx de 0000, por solicitação de (nome do técnico), na (nome da Unidade Organizacional por extenso) - (sigla da Unidade), procedi à juntada da(s) peça(s) nº(s) 485xx.000000/00-00 que corresponde às folhas de nº 00 a 00, no processo nº 48500.000000/00-00.

(NOME EM MAIÚSCULAS E NEGRITO)(Cargo completo)

Art.19. Fica vedada:

a juntada de documentos externos, recebidos pela ANEEL, sem o devido termo que a formalize.

Termo de Juntada

A utilização de sistema de transmissão de dados e imagens tipo fac-símile ou outro similar não prejudica o cumprimento dos prazos, devendo os originais serem entregues, necessariamente, até 5 dias da data do seu término.

Nos atos não sujeitos a prazo, os originais devem ser entregues, necessariamente, até 5 dias depois da data da recepção do material na agência.

FAX

Na prática, tanto o fax quanto o documento original recebido pela Agência, serão juntados ao processo, com o respectivo termo de juntada;

Na hipótese de não ser efetivada a juntada do documento original nos prazos previstos acima, devem ser considerados como não praticados todos os atos processuais representados pelas peças encaminhadas via FAX;

É vedada a inclusão de peça impressa em papel fac-símile, devendo nesse caso, ser juntada sua cópia reprográfica.

FAX

Volume dos Autos

Cada volume dos autos de um processo não deve exceder 200 folhas;

Atingido o limite previsto acima, será providenciado o encerramento do volume e a abertura de um novo, mediante termo próprio, datado e assinado pelo servidor responsável;

A numeração das folhas do novo volume do processo é contínua à do anterior;

O número do volume é feito em algarismo romano.

Propostas para disseminação do conhecimento

Cronograma de treinamento da Norma 11, incluindo técnicas de arquivamento, e dos padrões de editoração de documentos oficiais da ANEEL e das Agências (compatibilização)

- elaboração de programação de treinamento - agendamento junto às Agências - realização dos treinamentos

- treinamento à distância

Treinamento

Pelo número do processo da Agência

pela Biblioteca Virtual

Acesso à informação

ObrigadaObrigada