manual de gestao de documentos - unb
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7/25/2019 Manual de Gestao de Documentos - UnB
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MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS
Braslia, DF
Dezembro de 2015
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2 Universidade de Braslia
Universidade de Braslia
ReitorIvan Marques de Toledo Camargo
Vice-ReitoriaSnia Nair Bo
Diretora do Arquivo CentralCynthia Roncaglio
Coordenao de Gesto de DocumentosEronides Guimares Bezerra
Equipe de elaborao e redaoCynthia Roncaglio (Org.)Camila Domingo dos SantosCristiane Rodrigues da SilvaEronides Guimares BezerraGlucia Vernica Veloso da Silva VieiraJos Mauro Gouveia de MedeirosKezia de Araujo Lima Cordeiro
Natlia de Lima SaraivaPedro dos Santos BorgesRodrigo de Freitas NogueiraThiara de Almeida CostaVernica Costa Bueno Pinto
Cebraspe
Diretor-GeralPaulo Henrique Portela de Carvalho
Diretora ExecutivaMaria Osmarina do Esprito Santo Oliveira
Diretor AcadmicoMarcus Vincius Arajo Soares
Diretor de Impresso e ConfernciaEdivnio Alves Nogueira
Diretor de LogsticaLucimar Oliveira do Nascimento
Diretor de NegciosRicardo Bastos Cunha
Diretora de Pesquisa em AvaliaoHayde Werneck Poubel
Gerncia Editorial
EditorJos Otvio Nogueira Guimares
Editora assistenteMariana Carvalho
RevisoInz Gomes GuedesLusa Bourjaile
Projeto Grfico e DiagramaoEduardo Guimares
Capa e IlustraoBruno Freitas de Paiva
Diretor de Planejamento e Controle OperacionalRicardo Carmona
Diretor de Planejamento EstratgicoLuiz Mrio Marques Couto
Diretor de SeguranaRoger Werkhuser Escalante
Diretor de TecnologiaJorge Amorim Vaz
Gerente de Acesso Educao SuperiorMaria Cristina Figueiredo Lima e Lara
Gerente de Interao EducacionalRogrio Basali
Gerente da Central de AtendimentoCarmem Lcia Couto Sampaio
Crditos imagens
Pgina 5 e 7Instituto Central de Cincias (ICC)Fotgrafa: Natlia Valarini
Pginas 9, 11, 17, 23 e 29Imagens do subfundo Decanato de Administrao eFinanas da Universidade de BrasliaData-limite: 1962-2008Fotgrafo: Diego BernardinoFonte: Arquivo Central da Universidade de Braslia
Arquivo Central da Universidade de BrasliaCampusUniversitrio Darcy Ribeiro, Pavilho Multiuso I, Bloco B, Trreo, 1 andarCEP 70904-970 Caixa Postal 04434 Asa Norte, Braslia/DFTelefones: (061) 3107-5863/ 3107-5801 Fax: (061) 3107-5862
M294 Manual de gesto de documentos de arquivo da Universidade de Braslia / CynthiaRoncaglio, [organizadora]. Braslia : Cebraspe, 2015.110 p. : il. ; 27 cm.
ISBN 978-85-5656-004-9
1. Gesto de documentos. 2. Arquivologia. 3. Universidade de Braslia GestoArquivstica. I. Roncaglio, Cynthia (org.).
CDU 930.25
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3Manual deGesto de Documentos
SUMRIO
Lista de siglas e abreviaes ..................................................................................4
Lista de figuras e tabelas .......................................................................................4
Apresentao .........................................................................................................5
Introduo ..............................................................................................................7
Fundamentos da Gesto de Documentos ..............................................................9
1. Produo e tramitao de documentos .............................................................11
1.1 Produo de documentos de arquivo .............................................................. 12
1.2 Registro e tramitao de documentos ............................................................ 12
1.3 O processo ...................................................................................................... 14
1.3.1 A formao do processo ............................................................................... 14
1.3.2 As unidades autuadoras .............................................................................. 15
1.4 Rotinas de expedio de documentos e objetos ............................................. 15
2. Classificao .................................................................................................... 17
2.1 Principais aspectos da classificao .............................................................. 17
2.2 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo ....................................... 17
2.3 Documentos relativos s atividades-meio...................................................... 18
2.4 Documentos relativos s atividades-fim ........................................................ 19
2.5 Procedimentos para realizar a classificao ..................................................19
3. Utilizao e conservao de documentos ........................................................23
3.1 Acesso informao.......................................................................................23
3.2 Microfilmagem de documentos arquivsticos .................................................24
3.3 Documentos eletrnicos e digitais .................................................................243.4 Digitalizao de documentos arquivsticos ....................................................25
3.4.1 Vantagens e desvantagens da digitalizao ...............................................25
3.4.2 Situaes em que a digitalizao no recomendada ..............................26
3.5 Consultoria arquivstica .................................................................................26
3.5.1 Como solicitar a consultoria arquivstica .....................................................26
3.6 Conservao ..................................................................................................26
3.6.1 Conservao de fotografias .........................................................................27
3.6.2 Conservao de suportes digitais ...............................................................28
4. Destinao de documentos ..............................................................................29
4.1 Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo (TTDD) .... 29
4.2 Explicao sobre os campos da tabela ..........................................................30
4.3 Eliminao ......................................................................................................30
4.4 Transferncia ................................................................................................. 31
4.4.1 Preenchimento da Listagem de Transferncia ............................................32
4.4.2 Preenchimento do espelho da caixa-arquivo ..............................................33
4.5 Solicitao de emprstimo .............................................................................33
4.6 Recolhimento ..................................................................................................334.6.1 Preenchimento da Listagem de Recolhimento .............................................34
Referncias ..........................................................................................................37
Bibliografia de apoio .............................................................................................38
Glossrio .............................................................................................................39
Anexo A Lei n 8.159/1991 .................................................................................. 41
Anexo B Modelo de Listagem de Eliminao de Documentos ...........................43
Anexo C Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia
de documentos ....................................................................................44
Anexo D Modelo de Listagem de Transferncia de Documentos .......................45Anexo E Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos .......................46
Anexo F Modelo de Formulrio de Emprstimo .................................................47
Anexo G Modelo de Formulrio de Consulta ......................................................47
Anexo H Cdigos de classificao e tabelas de temporalidade e destinao
de documentos adaptados Universidade de Braslia ........................48
SUMRIO
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4 Universidade de Braslia
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ACE Arquivo Central
AN Arquivo Nacional
AR Aviso de RecebimentoCCD Cdigo de Classificao de Documentos
CD Compact Disc
CEP Cdigo de Endereamento Postal
CESPE Centro de Seleo e de Promoo de Eventos
COAP Coordenao de Arquivo Permanente
COGED
CONARQ
Coordenao de Gesto de Documentos
Conselho Nacional de Arquivos
COP Coordenao de Protocolo
CPAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
CPD Centro de Informtica
DAF Decanato de Administ rao e F inanasDGP Decanato de Gesto de Pess oas
DOU Dirio Oficial da Unio
ECT Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos
E-MA IL Correio e letrnico
FUB Fundao Universidade de Braslia
ICP-Brasil Infraestrutura de Chaves Pblicas
IFES Instituies Federais de Ensino Superior
MEC Ministrio da Educao
PCD Plano de Classificao de Documentos
SAA Secretaria de Administ rao Acadmica
SAUnB Sistema de Arquivos da Universidade de Braslia
SLTI Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao
TTDD Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos
UnB Universidade de Braslia
UnBDoc Sistema de Controle e Tramitao de Documentos da Universidade de Braslia
FIGURAS
Figura 1 Pgina principal do Sistema UnBDoc
Figura 2 Pesquisa bsica do Sistema UnBDocFigura 3 Modelo de carimbo de folha
Figura 4 Modelo de carimbo "EM BRANCO"
Figura 5 Modelo de correo de numerao de folha
Figura 6 Solicitao de expedio de objetos
Figura 7 Informaes para identificao de correspondncia
Figura 8 Exemplo de cdigos relacionados classe Finanas do plano de classificao
da atividade-meio
Figura 9 Exemplo de cdigos relacionados classe Cursos de graduao do plano
de classificao da atividade-fim
Figura 10 Exemplo de classificao de documento em cdigo indevido
Figura 11 Observao acerca das diferentes temporalidades no mesmo cdigoFigura 12 Tabela de temporalidade e destinao da atividade-meio
Figura 13 Tabela de temporalidade e destinao da atividade-fim
Figura 14 Listagem de transferncia de documentos das atividades-meio e fim
Figura 15 Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia/recolhimento
de documentos
Figura 16 Listagem de recolhimento das atividades-meio e fim
Figura 17 Modelo de espelho de caixa-arquivo para recolhimento de documentos
TABELAS
Tabela 1 Cdigos de classificao das atividades-meio da Administrao Federal edas atividades-fim das IFES
Tabela 2 Exemplos de cdigos da atividade-meio e dos respectivos documentos
classificados
Tabela 3 Exemplos de cdigos da atividade-fim e dos respectivos documentos
classificados
LISTA DE SIGLAS E ABREVIAES LISTA DE FIGURAS E TABELAS
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5Manual deGesto de Documentos
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com satisfao que disponibilizamos o Manual de Gesto de Documentos deArquivo da Universidade de Braslia comunidade universitria, especialmenteaos servidores tcnico-administrativos e aos docentes que, cotidianamente, ne-cessitam lidar com documentos, comprovar informaes, tomar decises.
Elaborado pela equipe do Arquivo Central (ACE), este Manual atende a demandasgeradas pelas transformaes da burocracia estatal, da administrao universit-ria e das tecnologias de informao e comunicao. Uma dessas demandas anecessidade de se dispor de orientaes para a elaborao e o arquivamento dosdocumentos pblicos que atendam s normativas existentes, garantindo a preser-vao e o acesso s informaes. Outra demanda envolve a produo, a utilizao,o gerenciamento e a preservao de documentos, utilizando-se, quando possvel,de ferramentas tecnolgicas. No possvel de se obter economia na aplicao derecursos, fluidez das atividades e segurana na tomada de decises se no temosdocumentos organizados, padronizados, de modo a garantir que a informaoregistrada esteja disponvel e acessvel, quando e onde se fizer necessria.
evidente que no apenas o gestor se beneficia com a implementao da gesto
de documentos na universidade. Toda a comunidade universitria ganha com isso.Os documentos no s servem como apoio e registro das obrigaes administra-tivas e legais, mas tambm como testemunhos das aes e aspiraes de umainstituio que tem como funo finalstica a educao superior no pas. Para queo ensino, a pesquisa e a extenso possam continuar a crescer e a se desenvolver,com qualidade e eficincia, necessitamos atualizar o passado, rever o presente eimaginar o futuro. Como fazer isso sem se recorrer aos documentos?
A aplicao das orientaes deste manual, aliada s demais orientaes da equipedo ACE, por meio de consultorias s unidades administrativas e acadmicas e decursos e treinamentos sobre gesto de documentos, certamente contribuir paraque todos, tcnico-administrativos e docentes, tenham maior apoio para buscar a
excelncia acadmica e administrativa.Sabemos que no haver efetivo sucesso na execuo das atividades-meio e fim deuma instituio se no houver documentos organizados, preservados e acessveis.
Ivan Marques de Toledo CamargoReitor da UnB
APRESENTAO
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6 Universidade de Braslia
RESOLUO DA REITORIA N 0137/2015
ESTABELECE OS PROCEDIMENTOSDE GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
DA UNIVERSIDADE DE BRASILIA
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7Manual deGesto de Documentos
IR PARA SUMRIO
Implementar a gesto de documentos de arquivo em uma instituio pblica
federal do porte da Fundao Universidade de Braslia (FUB), como em outroscasos semelhantes, um grande desafio. Isso porque, por um lado, a instituio
j est habituada a rotinas e a procedimentos mais ou menos formalizados e,por outro, a gesto de documentos de arquivo envolve complexa articulao de
informaes, pessoas e tecnologias para atingir os seus objetivos.
evidente que dispomos de conhecimentos, leis e tcnicas para solucionar os
problemas, mas somente identificando as vrias dimenses que envolvem a suaimplementao que podemos obter xito na empreitada de tornar a gesto de
documentos de arquivo estratgica e fundamental para o bom funcionamento dasatividades administrativas e acadmicas da Universidade de Braslia (UnB).
A UnB, como Instituio Federal de Ensino Superior (IFES), tem o dever de criar ede manter uma unidade arquivstica que conduza o processo de criao e apro-
vao de uma poltica arquivstica, que envolve o estabelecimento das diretrizespara a gesto de documentos de arquivo, a sua divulgao em toda a instituio
e a exigncia de cumprimento da lei em todos os nveis, aplicando-se os recursos
necessrios e designando-se um ente responsvel para a sua coordenao.
O responsvel por implementar a gesto de documentos de arquivo na UnB o
Arquivo Central (ACE), rgo de natureza complementar da FUB, criado pelaResoluo do Conselho Universitrio (Consuni) n 0002, de 19 de fevereiro de
2014, publicada no Dirio Oficial da Unioem 26 de fevereiro de 2014. O ACE responsvel pela proposio e pela implementao da poltica arquivstica da
FUB, coordenando o Sistema de Arquivos da UnB (SAUnB), o desenvolvimento dagesto de documentos de arquivo e a preservao destes, com vistas a facilitaro acesso e a divulgao das informaes. O ACE, portanto, um rgo comple-
mentar de apoio administrao, memria institucional e ao desenvolvimentocientfico e tecnolgico. Ademais, por meio da implementao da gesto de docu-
mentos, o ACE proporciona a todas as unidades administrativas e acadmicas as
INTRODUO
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8 Universidade de Braslia
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condies para que as demandas internas da Universidade e as dos demais cida-
dos, relacionadas prestao de informaes, sejam atendidas de forma gil e
correta, como previsto na Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011.
Ressalte-se que a criao do ACE resulta de esforos que vm sendo realizadosh vrios anos por gestores, docentes e tcnicos-administrativos da UnB, a fim
de promover a modernizao e a reestruturao administrativa da Universidade.
A (re)estruturao do ACE e a viso sistmica so fundamentais para que se cum-
pra o objetivo de buscar a excelncia acadmica e administrativa. No h xito naexecuo das atividades-meio e fim de uma instituio se no h documentos e
informaes organizados, preservados e acessveis.
A criao do SAUnB, coordenado pelo ACE, tambm fundamental, porque a
partir dele que se realiza efetivamente a implementao da gesto de documen-tos. O SAUnB o conjunto de inter-relaes de funes e servios no mbito do
qual implementada a poltica arquivstica institucional.
So objetivos do SAUnB:
favorecer a implementao da poltica arquivstica da FUB;
promover a interao das unidades responsveis pela produo e acumulao
de documentos arquivsticos;
assegurar as condies de preservao e acesso ao patrimnio documental
arquivstico, na defesa dos interesses da FUB;
assegurar o cumprimento de normas e legislao vigentes relacionadas rea
arquivstica.
Integram o SAUnB:
o Arquivo Central (ACE);
a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD);
os arquivos setoriais da FUB.
O Manual de Gesto de Documentos de Arquivo da Universidade de Braslia, elabo-rado pela equipe de arquivistas do ACE, foi previsto no planejamento estratgico
da Unidade, mais especificamente no plano de aes voltadas para a padroniza-
o da gesto de documentos da Universidade. Neste manual, esto explicitadas
as regras de gesto de documentos a serem aplicadas por todas as unidades aca-dmicas e administrativas da UnB, que orientam sobre o que fazer e como fazer em
relao aos documentos de arquivo produzidos (criados ou recebidos). Com isso,
o ACE e todas as demais unidades ganham tempo na execuo das tarefas arqui-vsticas, atingem suas metas e tm oportunidade constante de rever e aperfeioar
o trabalho. Mais do que isso, espera-se atingir o objetivo ltimo, que preservar epermitir o acesso ao patrimnio arquivstico da UnB.
Constam, neste documento, conceitos e termos relacionados aos arquivos e Arquivologia, orientaes sobre procedimentos de produo, tramitao, classifi-
cao, transferncia, recolhimento, conservao e acesso aos documentos, bem
como anexos com modelos de formulrios, cdigos de classificao e tabelas detemporalidade e destinao a serem aplicados nas unidades.
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FUNDAMENTOS DA GESTO DE DOCUMENTOS
Para entender a gesto de documentos, cabe apresentar primeiramente as defini-
es compreendidas no campo da Arquivologia que dizem o que documento e o
que documento de arquivo. Documento a unidade de registro de informaes,
qualquer que seja o suporte ou formato. Documento de arquivo o documento
produzido ou recebido, no curso de uma atividade prtica, como instrumento ou
resultado da tal atividade e retido para ao ou referncia.
A Gesto de Documentos, de acordo com a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, consisteem um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A mesma lei ainda dispe
que a gesto de documentos dever do Poder Pblico e que todos tm direito a receber
dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou
geral contidas em documentos de arquivos (ver Anexo A Lei n 8.159/1991).
Para realizar a gesto de documentos, faz-se necessrio estabelecer uma srie de
procedimentos, entre os quais:
elaborar uma poltica de gesto de documentos arquivsticos;
conhecer a estrutura e funes da instituio;
identificar os tomadores de deciso da administrao estratgica;
identificar os processos e os documentos gerados;
analisar os fluxos de trabalho;
desenvolver estratgias de implementao ou adequao do sistema de gesto
de documentos;
subsidiar, com instrumentos tcnico-cientficos, a implementao da gesto
de documentos e dos servios arquivsticos;
identificar problemas e propor solues quanto gesto de documentos no
mbito da administrao pblica.
A aplicao da gesto de documentos permite que a UnB controle e acompa-
nhe toda a sua documentao arquivstica, seja ela produzida ou recebida,
garantindo uniformizao de procedimentos, eficincia na recuperao da infor-mao e criao e manuteno de documentos. Essas medidas de controle e
acompanhamento contribuem para a transparncia, a desburocratizao da
instituio, a legalidade dos atos administrativos e a destinao correta dos
documentos. Portanto a gesto de do cumentos envolve uma srie de procedi-
mentos e de atividades coordenadas e abrange trs fases: produo, utilizao
e destinao de documentos.
As trs fases da gesto de documentos possibilitam tratar a documentao arqui-
vstica de modo a garantir sua organicidade e sua destinao adequada, alm de
ampliar e facilitar o acesso aos documentos. Sob essa perspectiva, reconhece-se,
ento, a necessidade de intervir nos documentos desde o momento em que soproduzidos, passando pela utilizao e pela destinao final.
A seguir, as fases da gesto de documentos sero detalhadas, indicando-se pro-
cedimentos prticos e operacionais que devem ser aplicados para que essa possa
ser, gradativamente, implementada em todas as unidades administrativas e aca-
dmicas da UnB vinculadas ao SAUnB.
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11Manual deGesto de Documentos
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1. PRODUO E TRAMITAO DE DOCUMENTOS
A produo de documentos de arquivo refere-se ao ato de elaborar documentosem razo das atividades de uma instituio. Os documentos de arquivo nascem do
cumprimento dos objetivos para os quais uma instituio foi criada, em decorrn-cia de processos de trabalho e do exerccio natural de suas funes.
Entre outras vantagens, a aplicao da gesto, na fase de produo de documen-tos, permite evitar a produo ou a manuteno de informaes ou de documentos
desnecessrios e eliminar toda informao suprflua dos documentos, prever oregistro de qualquer informao que no esteja l e que pode ser til e normalizar
a apresentao de certos tipos de documentos.
A partir da sua produo, os documentos de arquivo passam a existir para a insti-
tuio e devero seguir o ciclo vital, baseado nos valores primrio e secundrio atri-budos a eles e previstos na tabela de temporalidade e destinao de documentos.
Os documentos de arquivo devem seguir padres de formatao uniformes,observando-se maior rigor na sua criao, a fim de facilitar a sua identificao,
o atendimento claro ao seu objetivo e a preservao da sua autenticidade.
A UnB, como instituio integrante da Administrao Pblica federal, respons-
vel pela gesto de seus documentos. Dessa forma, todas as suas unidades admi-nistrativas e acadmicas, por intermdio de seus colaboradores, so responsveis
pela produo de documentos, incluindo o registro e a tramitao de documentos
da Universidade, desde a produo, o registro, a tramitao, a utilizao e a con-
servao at a sua destinao final.
O acesso informao contida nos documentos de arquivo, com qualidade e agi-
lidade, s possvel se essa for processada corretamente desde a sua produo.
Documentos no devem ser criados desnecessariamente, haja vista que o investi-mento na sua manuteno e no seu controle tem alto custo.
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12 Universidade de Braslia
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1.1 Produo de documentos de arquivo
Para produzir documentos de arquivo na UnB devem ser observados os procedi-mentos que esto previstos no documento Normas para Padronizao de Docu-mentos da Universidade de Braslia,11 edio, 2011, aprovado pelo Ato da Reitorian 1.484, de 16 de dezembro de 2011, que contm modelos de tipologias documen-
tais produzidas pela UnB. Esse documento foi criado com a finalidade de padroni-
zar a produo de alguns tipos documentais, que remetem s atividades adminis-trativas e normativas da UnB.
Ao produzir um documento, o colaborador deve observar, ainda, os seguintes aspectos:
utilizar, preferencialmente, caneta de tinta azul para o preenchimento dos
campos necessrios;
imprimir, preferencialmente, o documento em ambas as faces do papel; neste
caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas
pares (margem espelho);
realizar qualquer solicitao ou informao inerente ao documento por meio
de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despa-
cho, a ser includa ao final, utilizando-se tantas folhas quanto for necessrio;
usar a frente e o verso da folha de despacho, no sendo permitida a incluso
de novas folhas at o total aproveitamento do verso;
no rasurar os documentos, nem fazer neles emendas a lpis, a caneta ou com
qualquer tipo de corretivo;
no apor carimbo, numerao e rubrica inicial nos documentos, pois estes pro-
cedimentos so exclusivos na formao de processo;
respeitar a ordem natural de produo dos documentos, ou seja, do mais antigo
para o mais recente;
datar e assinar o documento.
As mensagens enviadas por e-mail(correio eletrnico) so consideradas docu-
mentos arquivsticos quando declaradas pela instituio como meio de registro
da comunicao e resultam do desempenho das suas funes e atividades. Con-forme orientao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho
Nacional de Arquivos (Conarq):
1 Disponvel em: http://www.unb.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal.pdf.
Uma vez reconhecida como um documento arquivstico, amensagem de correio eletrnico dever ser dotada das qua-lidades inerentes a esse documento, quais sejam: organicida-de, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.Nesse sentido, so documentos arquivsticos as mensagens decorreio eletrnico com a capacidade de:
conduzir as atividades de forma transparente, possibilitandoa governana e o controle social das informaes;
apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processode tomada de deciso;
possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
fornecer evidncia em caso de litgio;
proteger os interesses do rgo ou da entidade e os direitosdos funcionrios e dos usurios ou clientes;
assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvol-vimento e inovao; e
manter a memria corporativa e coletiva(CTDE, 2012, p. 13).
Dessa forma, faz-se necessria a utilizao do e-mail institucional (@unb.br)para envio e recebimento de mensagens relacionadas s atividades e s fun-
es da UnB, que devem ser tratadas, geridas e preservadas como os demais
documentos arquivsticos.
1.2 Registro e tramitao de documentos
O registro consiste na atividade de insero de dados e informaes dos documentosno Sistema de Tramitao e Controle de Documentos da UnB (UnBDoc), o qual atri-
bui um nmero identificador que permite o acompanhamento do trmite e facilita
a recuperao dos documentos no mbito da instituio. Todos os documentosproduzidos ou recebidos pela UnB devem ser registrados no UnBDoc. Para isso, os
servidores devero solicitar o logine a senha de acesso ao UnBDoc, no Centro deInformtica (CPD) da UnB.
Para registrar um documento no UnBDoc, o usurio deve entrar na pgina eletrnicawww.unbdoc.unb.br e fazer o seu loginno sistema com os dados cadastrados previa-
mente no CPD.
http://www.unb.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal.pdfhttp://www.unb.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal.pdfhttp://www.unbdoc.unb.br/http://www.unbdoc.unb.br/http://www.unb.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal.pdf -
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13Manual deGesto de Documentos
IR PARA SUMRIO
O manual do sistema UnBDoc est disponvel na prpria pgina do sistema, onde
constam informaes detalhadas de como registrar um documento, receb-lo,
acusar o recebimento dele e tramit-lo, bastando, para isso, o usurio selecionara opo Documentao, localizada no menuda pgina principal do sistema (ver
Figura 1: Pgina principal do Sistema UnBDoc). Esse manual foi fornecido peloCPD e atualizado pelo ACE.
Os usurios no cadastrados tambm podem acessar o sistema e realizar pesqui-sas a partir das informaes de protocolo recebidas quando o documento entre-
gue na UnB. Para isso, basta acess-lo, via web, e selecionar, na pgina principaldo sistema (ver Figura 1: Pgina principal do Sistema UnBDoc), a opo Pesqui-
sar, disposta no menuPesquisa Bsica.
A pgina principal contm trs opes de acesso: Login, para usurios cadastrados;Pesquisa Bsica, para usurios no cadastrados; e Entre em Contato, que direciona
o usurio para uma comunicao com os gestores do sistema.
USURIOS EXTERNOS
Faa sua pesquisa nos documentos da FUB.
Acesse o endereo eletrnico do sistema UnBDoc pelo linkwww.unbdoc.unb.br
cher, alternativamente, os critrios que atendam a sua demanda por pesquisa, como,
por exemplo, o nmero do UnBDoc, que dever ser preenchido conforme impresso da
Folha de Recibo contendo o nmero e o ano do documento.
Figura 1:Pgina principal do Sistema UnBDoc.
Fonte: Sistema UnBDoc, disponvel em: https://www.unbdoc.unb.br/ .
Figura 2:Pesquisa bsica do Sistema UnBDoc.Fonte: Sistema UnBDoc. Disponvel em: https://unbdoc.unb.br.
No campo Cadastramento, possvel limitar a pesquisa a uma unidade ou a um usu-
rio especfico. H ainda a possibilidade de se restringir a pesquisa aos documentos
no arquivados, aos documentos arquivados ou a ambos.
No campo Identificao, dever ser informado o nmero do UnBDoc, o ano do
documento e/ou o nmero do protocolo ou uma parte dele. Para preencher o
campo que apresenta a opo padro igual a, o usurio precisa troc-la pela
opo contendo. O mesmo deve ser feito nas caixas cuja opo padro E,
podendo ser alteradas para CA.
No campo Caractersticas, o usurio pode especificar o tipo ou parte dele e/ou a
origem e/ou o nmero de origem e/ou, ainda, o interessado.
No campo Datas, possvel estabelecer intervalos especficos para a pesquisa,preenchendo as datas-limite (data inicial e data final) ou, ainda, somente uma
delas. Quando no for especificada a data inicial, ser considerada desde a pri-
meira data registrada at a data especificada como data final. O inverso tambm
ocorrer: ser considerada desde a data especificada como inicial at a ltima
registrada. As datas possveis de serem informadas so as de emisso e/ou de
recebimento do documento.Ao selecionar a opo Pesquisar, o sistema mostrar a pgina de pesquisa bsica
(ver Figura 2: Pesquisa bsica do Sistema UnBDoc). O usurio, ento, dever preen-
http://www.unbdoc.unb.br/http://www.unbdoc.unb.br/http://www.unbdoc.unb.br/ -
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No campo Assunto, pode ser fornecida qualquer palavra do contedo do texto. A
ocorrncia de alguma das palavras implicar a seleo do documento.
No campo Andamentos, possvel informar a origem ou parte dela, assim como
o destino do documento.
Para o campo Encaminhamento, valem as regras do campo Assunto. A pesquisa
localizar um ou mais documentos que satisfaam as condies estabelecidaspelo usurio. Para cancelar a pesquisa e retornar s opes, suficiente pressio-
nar o boto Cancelar.
As unidades da UnB cadastradas no sistema UnBDoc so responsveis por
registrar seus documentos no sistema, assim comopor acusar o recebimentoe realizar o encaminhamento dos que tramitam em sua unidade. A utilizao
adequada do sistema e das funcionalidades disponveis nele permite que odocumento ou o processo seja rastreado e sua localizao fsica seja identificada,
o que contribui para que pesquisas sejam realizadas de forma eficiente e com
acompanhamento individualizado.
Outras informaes sobre a operacionalizao do UnBDoc esto disponveis nomanual do sistema, na pgina do UnBDoc.
1.3 O processo
denominado processo todo documento ou conjunto de documentos que con-tm procedimentos expressos por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ain-
da, instrues para pagamento de despesas. Assim, aps anlise, o documento/
processo protocolado, via sistema UnBDoc, e encaminhado para uma unidadeautuadora, tambm denominada unidade protocolizadora, onde passar pelos
procedimentos de autuao.
Quando um documento avulso (expediente) atender aos requisitos que o confi-
guram como processo, j no momento do registro no sistema UnBDoc, o usuriodever solicitar sua autuao a uma unidade protocolizadora.
No devem ser autuados documentos que no so tramitados, como: convitespara festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de
cpia de processo e desarquivamento de processo. Esses tambm no devem ser
a pea principal do processo, nem devem ser registrados no sistema UnBDoc.
1.3.1 A formao do processo
A formao do processo efetiva-se por meio dos procedimentos de autuao, atividadeque consiste na abertura do processo e que exclusiva das unidades autuadoras. Parainiciar um processo, deve-se observar se os documentos possuem contedo relaciona-
do a aes e a operaes contbeis e financeiras ou se requerem anlises, informaes,
despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio.
Embora somente as unidades autuadoras estejam habilitadas a formalizar um pro-cesso, a continuidade dele dever ser realizada em cada unidade administrativa
que contribui para a execuo da atividade em questo. Assim, quando houver novo
despacho ou incluso de novas peas a um processo, a unidade administrativa res-ponsvel por esse despacho ou incluso dever apor carimbo prprio de numerao
de folha no canto superior direito e preench-lo. Este carimbo no pode se sobre-
por a informaes constantes do documento. (ver Figura 3: Modelo de carimbo defolha). As folhas do processo sero numeradas em ordem crescente e sem rasuras.
ATENO!
As unidades autuadoras descentralizadas somente podero autuar
documentos que tramitarem na sua unidade.
Figura 3:Modelo de carimbo de folha.
Fonte: Portaria Normativa SLTI n 5, de 19 de dezembro de 2002.
Alguns cuidados devem ser tomados na numerao de pginas quando os documentosforem autuados e, j como processo, quando comearem a tramitar entre uni-
dades administrativas:
a capa do processo no dever conter nmero de pgina;
nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo
admitido diferenci-lo pelas letras A e B, nem rasur-lo;
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o verso da folha no dever ser numerado;
nos casos em que os documentos estiverem em tamanho reduzido, devero ser
colados em folha de papel branco (A4), sem que haja prejuzo da informao,apondo-se dois carimbos da numerao de folhas, com mesmo nmero, de tal
forma que os cantos superiores do documento colado sejam atingidos pelo
referido carimbo;
os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Fe-deral s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver cor-
reta. No havendo falhas, deve-se prosseguir com a sequncia numrica existente.
Quando houver pginas que no contenham informaes, deve-se apor o carimboEM BRANCO.
Figura 5:Modelo de correo de numerao de folha
Fonte: Portaria Normativa SLTI n 5, de 19 de dezembro de 2002.
trreo do prdio da Reitoria. A COP a unidade responsvel por padronizar os
procedimentos de autuao e orientar tecnicamente as unidades autuadoras des-
centralizadas acerca dos procedimentos a serem adotados.
A implantao de unidades autuadoras descentralizadas na UnB permite determinada
autonomia unidade administrativa na formao dos processos decorrentes de suas
atividades, agiliza a tramitao de documentos e atende Portaria n 5, de 19 de
dezembro de 2002.
A criao de unidades autuadoras descentralizadas ser regulamentada por ato ad-
ministrativo do ACE da UnB. Os requisitos para as unidades tornarem-se unidades
autuadoras tambm sero estabelecidos por meio de ato administrativo do ACE.
Os campi de Planaltina, Ceilndia e Gama, assim como outras unidades da UnB
localizadas fora do CampusUniversitrio Darcy Ribeiro, apresentam necessidades
diversas para autuao de seus documentos. Dessa forma, considera-se torn-las
unidades autuadoras descentralizadas, a fim de minimizar custos de deslocamento
e de evitar a morosidade nos encaminhamentos de seus documentos, quando esses
requererem autuao.
1.4 Rotinas de expedio de documentos e objetos
Expedio a remessa de correspondncia interna ou externa no mbito da
Administrao Pblica federal, conforme a Portaria do Ministrio do Planeja-
mento, Oramento e Gesto (M P) n 5, de 19 de dezembro de 2002.
A distribuio de documentos internos na UnB realizada por meio de escaninho
disponvel na Coordenao de Protocolo. Para a expedio de documentos externos,
a Universidade mantm contrato com a Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos
(ECT), com o objetivo de enviar documentos de carter institucional.
O ACE o gestor do contrato com os Correios e tem a responsabilidade de controlar
as solicitaes de remessas de correspondncia, visando o envio pelos servios me-
nos onerosos, resguardando sempre o cumprimento do contrato e as regras gerais e
especficas quanto ao uso de embalagens e materiais da correspondncia.
Os procedimentos relacionados ao acondicionamento e expedio de objetos e
documentos sero definidos pelo ACE, que orientar, por meio da COP, os usurios
das unidades administrativas e acadmicas da UnB.
Figura 4:Modelo de carimbo EM BRANCO.
Fonte: Portaria Normativa SLTI n 5, de 19 de dezembro de 2002.
EM BRANCO
Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade de corrigir a numeraode determinada folha, o usurio dever inutilizar a numerao anterior, apondo um
X sobre o carimbo, assim como renumerar sem rasuras a folha e, se for o caso, asfolhas seguintes a ela.
Ao final dos procedimentos de continuidade do processo, a unidade dever tramitar o
documento para a unidade de destino, registrando essa movimentao no sistema UnB-
Doc. Alm disso, dever ser realizado um despacho na ltima pgina do documento.
1.3.2 As unidades autuadoras
A unidade autuadora central da UnB a Coordenao de Protocolo (COP), que
vinculada ao ACE e localizada no CampusUniversitrio Darcy Ribeiro, no andar
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2. CLASSIFICAO
A classificao uma das principais funes do processo de gesto de documen-
tos de arquivo. Todos os documentos produzidos ou recebidos pela UnB devem ser
classificados de acordo com os planos de classificao de documentos de arquivo
das atividades-meio e fim.
O Plano de Classificao consiste em agrupar, em classes, subclasses e, assim,
sucessivamente, os documentos provenientes das mesmas atividades e que pos-
suam semelhana de contedo informacional, os quais sero representados por
um cdigo numrico.
A classificao fundamental para a organizao dos documentos de arquivo das
unidades administrativas e acadmicas da UnB, sendo essencial o seu entendi-
mento, para que todas as demais atividades (avaliao, ordenao, eliminao
etc.) que este manual apresenta possam ser concretizadas de forma sequencial
e sistmica.
2.1 Principais aspectos da classificao
Agrupamento lgico dos documentos, com a finalidade de representar o con-
texto de produo desses.
Garantia de acesso aos documentos de forma rpida e precisa.
Atividade necessria para compreender/estabelecer o ciclo de vida dos
documentos.
Procedimento indispensvel para a atividade de arquivamento.
2.2 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo
O Plano de Classificao de Documentos de arquivo (PCD), tambm denominado
Cdigo de Classificao de Documentos de arquivo (CCD), um instrumento tcnico
de organizao dos documentos, elaborado a partir da anlise das funes e das
atividades da instituio que os gerou. Este esquema agrupa os documentos, de
acordo com as funes e atividades do rgo, em classes, subclasses, grupos e
subgrupos, em uma ordem hierrquica do geral para o particular.
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A UnB utiliza dois planos de classificao que se complementam: o Cdigo de Clas-
sificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:Atividades-Meio,
aprovado pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do Conarq; e o Cdigo
de Classificao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Fim das Instituies
Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria n 092, de 23 de setembro de 2011,
do Ministrio da Justia/Arquivo Nacional. Ambos os cdigos utilizam o mtodo de
classificao decimal.
Como o prprio nome indica, o mtodo de classificao decimal baseia-se em uma
diviso de dez classes, que se subdividem em dez subclasses. Estas partem do
geral para o particular e so distribudas hierarquicamente de acordo com as fun-
es e atividades do rgo. Para cada classe ou subclasse, determinado um c-
digo numrico que a identifica. Esse cdigo representado por um nmero inteiro,
composto de trs algarismos, conforme apresentado no exemplo a seguir.
CDIGO CLASSE DOCUMENTOS
000 ADMINISTRAO GERAL ATIVIDADE-MEIO
100 ENSINO SUPERIOR ATIVIDADE-FIM
200 PESQUISA ATIVIDADE-FIM300 EXTENSO ATIVIDADE-FIM
400 EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL ATIVIDADE-FIM
500 ASSISTNCIA ESTUDANTI L ATIVIDADE-FIM
600 VAGA -
700 VAGA -
800 VAGA -
900 ASSUNTOS DIVERSOS ATIVIDADE-MEIO
Tabela 1: Cdigos de classificao das atividades-meio da Administrao Pblica federal e dasatividades-fim das IFES.
Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
2.3 Documentos relativos s atividades-meio
As atividades-meio so as atividades que do suporte consecuo das atividades-
fim de uma instituio, formando a base para a consecuo dos objetivos da insti-
tuio, como compra de equipamentos, contratao de pessoal, pedido de materiais
ao almoxarifado, manuteno/conserto de aparelhos, pagamento de contas etc. No
caso da UnB, as atividades-meio que viabilizam as atividades de ensino, pesquisa
e extenso so desenvolvidas, por exemplo, pelo Decanato de Gesto de Pessoas
(DGP), pelo Decanato de Planejamento e Oramento (DPO) e pelo Decanato de
Administrao (DAF).
Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB, em decorrncia do exerccio de
suas atividades-meio, qualquer que seja o suporte ou a natureza desses, devero
ser classificados de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de Ar-quivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio.
O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo das Atividades-Meioest es-
truturado da seguinte forma:
CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
SUBCLASSE 020 PESSOAL
SUBCLASSE 030 MATERIAL
SUBCLASSE 040 PATRIMNIO
SUBCLASSE 050 ORAMENTO E FINANASSUBCLASSE 060 DOCUMENTAO E I NFORMAO
SUBCLASSE 070 COMUNICAES
SUBCLASSE 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS
SUBCLASSE 910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS
SUBCLASSE 920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.
ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
SUBCLASSE 930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
SUBCLASSE 940 VISITAS E VISITANTES
SUBCLASSE 950 (vaga)
SUBCLASSE 960 (vaga)
SUBCLASSE 970 (vaga)
SUBCLASSE 980 (vaga)
SUBCLASSE 990 ASSUNTOS TRANSITRIOS
, .
-
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19Manual deGesto de Documentos
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Cada subclasse, por sua vez, tem suas subdivises em grupos e subgrupos, como
mostra a Figura 8, referente subclasse 050 Oramento e Finanas.
. I
. I I I II
I, , ,
.
.I
. I .
052 FINANAS
052.1 PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO
052.2 EXECUO FINANCEIRA
- Incluem-se documentos referentes s despesas
correntes e de capital.052.21 RECEITA
- Incluem-se documentos referentes aos crditos doTesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse),taxas cobradas por servios, multas, emolumentose outras rendas arrecadadas.
052.22 DESPESA
- Incluem-se documentos referentes s despesascorrentes e de capital, bem como adiantamentos,subvenes, suprimento de fundos e restos a pagar.
I I
I I I I
I ,.
I
. I
. I
A explicao sobre o contedo de cada classe e subclasse, assim como dos gru-
pos e subgrupos, est detalhada no prprio Plano. A utilizao constante e siste-
mtica do Plano possibilitar o entendimento e a sua aplicao no cotidiano da
atividade de classificar documentos de arquivo de cada unidade administrativa
ou acadmica.
2.4 Documentos relativos s atividades-fim
As atividades-fim so desenvolvidas em decorrncia das finalidades para as quais
existe uma instituio, tambm conhecidas como atividades finalsticas. As ativi-
dades-fim da UnB so o ensino, apesquisae a extenso. As subatividades decor-
rentes dessas atividades-fim so, por exemplo, o registro de alunos, a seleo para
mestrado ou doutorado, o projeto de curso de extenso, a emisso de diplomas.
Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB em decorrncia do exerccio
de suas atividades-fim, qualquer que seja o suporte ou a natureza desses, deve-
ro ser classificados de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo R elativos s Atividades-Fim das Insti tuies Federais de Ensin o Superi or.
Esse Cdigo, que um instrumento tcnico de classificao, temporalidade e des-
tinao, atende s especificidades das IFES e possui as seguintes classes.
Figura 8:Exemplo de cdigos relacionados classe Finanas do plano de classificao da atividade-meio.Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
Figura 9:Exemplo de cdigos relacionados classe Cursos de graduao do plano de classifi-cao da atividade-fim.
Fonte: Arquivo Nacional (Brasil). Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011.
CLASSE 100 ENSINO SUPERIOR
CLASSE 200 PESQUISA
CLASSE 300 EXTENSO
CLASSE 400 EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL
CLASSE 500 ASSISTNCIA ESTUDANTIL
CLASSE 600 (vaga)
CLASSE 700 (vaga)
CLASSE 800 (vaga)
Cada classe possui suas subclasses, subdivididas em grupos e subgrupos, como
mostra a Figura 9, referente subclasse 120 Cursos de graduao (Iinclusive namodalidade a distncia).
120 CURSOS DE GRADUAO (inclusive na modalidade a distncia)
121 CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAO
121.1 PROJETO PEDAGGICO DOS CURSOS
Incluem-se documentos referentes concepo do ensino e aprendizagem doscursos contendo a denio das caractersticas gerais do projeto, os fundamentos
terico-metodolgicos, os objetivos, o tipo de organizao e as formas de implemen-tao e avaliao.
121.2 CRIAO DE CURSOS. CONVERSO DE CURSOS
121.21 AUTORIZAO. RECONHECIMENTO. RENOVAO DE RECONHECIMENTO
121.3 DESATIVAO DE CURSOS. EXTINO DE CURSOS
Com exceo da Classe 400 Educao bsica e profissional e das classes 600,
700 e 800 (vagas), todas as demais classes das I FES sero utilizadas para classi-
ficar documentos de arquivo das atividades-fim da UnB.
2.5 Procedimentos para realizar a classificao
O objetivo de agrupar os documentos de arquivo de acordo com suas funes/ativida-
des garantir a sua organicidade, facilitar a recuperao e agilizar as tarefas arquivs-
ticas de avaliao, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso aos documentos.
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Antes de iniciar as atividades de classificao, fundamental conhecer a posioda unidade na estrutura administrativa da UnB, pois a classificao o reflexo das
funes e atividades realizadas pela instituio.
Para realizar a classificao dos documentos na unidade, so necessrios os
seguintes procedimentos.
1 etapa Realizar leitura atenta de cada documento, a fim de verificar o seu con-
tedo e o assunto sobre o qual ele trata.
2 etapa Identificar se o documento pertence atividade-meio ou atividade-fim.
3 etapa Localizar, no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo das
atividades-meio ou fim, aplicado UnB, o cdigo da classe ou subclasse corres-pondente quele assunto. Selecionar o cdigo mais especfico: classificar
somente em subgrupos, pois so estes que possuem os prazos de guarda edestinao estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinao.
4 etapa Apor a lpis, no canto superior direito da primeira folha do documento,o cdigo atribudo e, tambm, nos anexos, se for o caso.
5 etapa Caso o documento j tenha concludo sua funo ou atividade,
explicitar se h alguma observao no cdigo, aposto no canto superior direito,
que deva ser indicada, como indeferimentos, processos/documentos que nogeraram pagamentos, materiais no adquiridos, provas, diplomas ou certificados
no devolvidos, relatrios parciais recapitulados em relatrios finais etc.
6 etapa Logo aps classificar o documento, devem-se ordenar todos os documen-
tos sequencialmente, de acordo com o cdigo de classificao, em maos identificados(papel formato A4, papel almao) ou em outras formas que forem julgadas adequadas.
No utilizar capa de processo nova para esta finalidade.
ATENO!
Classificar os documentos de arquivo das atividades-meio
ou fim da UnB nos cdigos mais especficos.
ATENO!
No classificar documentos em subclasses que ainda
no possuam temporalidade definida.
H cdigos que no possuem temporalidade definida. o caso, por exemplo, do
Cdigo 019.
Figura 10:Exemplo de classificao de documento em cdigo indevido.
Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
Figura 11:Observao acerca das diferentes temporalidades no mesmo cdigo.
Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
H cdigos que possuem mais de um descritor, com diferentes temporalidades
e destinaes, como os cdigos 021.2, 920 e 930. importante explicitar a qual
deles o descritor se refere. Alm da correta descrio, deve-se apor, junto ao cdigoatribudo, a letra E, nos casos em que a destinao seja a eliminao, ou a letra P,
para casos em que o documento seja de guarda permanente, conforme o exemplo
a seguir.
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21Manual deGesto de Documentos
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Cdigos da atividade-meio e exemplos de documentos que devem ser classi-
ficados nos respectivos cdigos, a fim de facilitar a atividade de classificao:
CDIGOS EXEMPLOS DE DOCUMENTOS
024.11 SALRIOS, VENCIMENTOS,PROVENTOS E REMUNERAES
Processo de lanamento na folha depagamento
033.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA
POR IMPORTAO)
Processo de compra de materiais
041.41 REFORMA. RECUPERAO.RESTAURAO
Projetos de reforma predial
057 TOMADA DE CONTAS.PRESTAO DE CONTAS (inclusiveparecer de aprovao das contas)
Processo de prestao de contas anual
063.2 PROTOCOLO: RECEPO,TRAMITAO E EXPEDIO DEDOCUMENTOS
Cadernos de protocolo, recibos deUnBDoc
Tabela 2: Exemplos de cdigos da atividade-meio e respectivos documentos classificados.
Fonte: Elaborao do ACE.
Cdigos da atividade-fim e exemplos de documentos que devem ser classifi-
cados nos respectivos cdigos, a fim de facilitar a atividade de classificao:
CDIGOS EXEMPLOS DE DOCUMENTOS
125.32 TRABALHO DE CONCLUSO DECURSO. TRABALHO FINALDE CURSO
Monografias, trabalhos de concluso decurso (TCC)
125.61 MONITORIAS Estudos, propostas, programas e projetos,editais e resultados do processo deseleo
134.334 DISSERTAO E TESE Disser taes e teses332 AVALIAO. RESULTADOS Relatrios de atividades de projetos
de extenso
Tabela 3: Exemplos de cdigos da atividade-fim e respectivos documentos classificados.Fonte: Elaborao do ACE.
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3. UTILIZAO E CONSERVAO DE DOCUMENTOS
A utilizao de documentos refere-se ao fluxo dos documentos, necessrio aocumprimento de sua funo administrativa, e guarda aps cessar seu trmite.
A conservao define-se como um conjunto de procedimentos e medidas desti-
nadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao(CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 18).
3.1 Acesso informao
O acesso informao arquivstica na UnB garantido pela gesto de documentos,
cujo objetivo principal o acesso aos documentos, em tempo hbil, por todas as
unidades. Como anteriormente citado, de acordo com o art. 1 da Lei n 8.159/1991, dever do Poder Pblico a gesto de documentos e a proteo especial a documentos
de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvi-
mento cientfico e como elemento de prova e informao. Esta garantia de acesso informao, dada pela gesto de documentos, compreende o direito de acesso
informao como uma ao de cidadania e um dever do Estado, somente possvelpor meio do uso de diversos recursos informacionais, sendo um deles o tratamento do
documento de arquivo, produzido e recebido no mbito das atividades institucionais.
Sob essa perspectiva, ainda que caiba ao ACE da UnB prover o acesso aos
documentos arquivsticos da instituio e a difuso destes, o acesso s infor-maes, disciplinado neste manual, no se aplica s hipteses de sigilo previstas
na legislao, como os sigilos fiscal, bancrio, de operaes e servios no mercado
de capitais, comercial, profissional, industrial e o segredo de justia. No se aplica,tampouco, s informaes referentes a projetos de pesquisa e a desenvolvimento
cientfico ou tecnolgico, cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e
do Estado, na forma do 1 do art. 7 da Lei n 12.527/2011, regulamentado pelo art.6 do Decreto n 7.724/2012.
Para garantir o acesso aos documentos que esto sob custdia do ACE da UnB,
foi disponibilizado, no stio eletrnico www.arquivocentral.unb.br, no menuAcesso
aos Documentos, um formulrio para detalhamento das solicitaes. Alm dessa
http://www.arquivocentral.unb.br/http://www.arquivocentral.unb.br/ -
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ferramenta, o usurio poder fazer a solicitao, pessoalmente, no prprio ACE,
de segunda a sexta-feira, das 8h s 18h, no endereo: Pavilho Multiuso (PMUL)
1, Bloco B, 1 andar, CampusUniversitrio Darcy Ribeiro, Asa Norte, Braslia - DF.
A reproduo de documentos permitida, de acordo com as normas internas de
preservao e segurana do acervo. Conforme demanda e solicitao prvia,
podero ser realizadas visitas guiadas, especializadas ou para o pblico em geral,
com o objetivo de conhecer o acervo.
3.2 Microfilmagem de documentos arquivsticos
A microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em for-
mato altamente reduzido (DIBRATE, 2005). Portanto, o processo pelo qual os
documentos so captados por meio de uma lente fotogrfica, produzindo imagens
latentes em uma pelcula de filme denominada microfilme.
A microfilmagem deve ser realizada em conformidade com a gesto de documen-
tos, visando manter e preservar documentos confiveis, autnticos, acessveis,
compreensveis, com a finalidade de apoiar a realizao das funes e as ativi-
dades da instituio. necessrio analisar e selecionar os conjuntos documen-tais que devem ser microfilmados. Para isso, convm refletir sobre as seguintes
questes: por que realizar a mudana de suporte? Quais documentos devem ser
microfilmados? Qual tipo de microfilmagem deve ser usado?
A microfilmagem a forma de mudana de suporte mais bem aceita porque pos-
sui validade legal, permite economia de espao de guarda de documentos e tem
durabilidade de at 500 anos, desde que respeitadas integralmente as normas de
conservao.
A Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30
de janeiro de 1999, normatiza a microfilmagem de documentos oficiais e confere
autenticidade ao processo de microfilmagem, assegurando que documentosmicrofilmados possuam valor legal equivalente ao dos originais.
Existem dois tipos de microfilmagem: a de preservao e a de substituio. A
microfilmagem de preservao visa evitar o uso e o manuseio constantes dos
documentos originais. Serve como cpia de segurana, ou seja, os originais no
podem ser eliminados. A microfilmagem de substituio aplicada a documentos
de guarda intermediria, cujo destino final a eliminao. Nesse caso, os documen-
tos originais podero ser eliminados e somente os microfilmes sero preservados,
conforme os prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das
atividades-meio e fim, sob autorizao da instituio arquivstica pblica competen-
te na esfera de atuao, conforme previsto no art. 9 da Lei n 8.159/1991.
Na UnB, o setor responsvel pela execuo das atividades de microfilmagem o
Servio de Microfilmagem, conforme o Ato da Reitoria n 587, de 22 de maio de2015, atualmente vinculado Coordenao de Gesto de Documentos (COGED)
do ACE. A essa Coordenao compete definir critrios para realizar a microfil-
magem de documentos, desenvolver os procedimentos tcnicos para preservar
e recuperar as informaes e atender e orientar os usurios na consulta. O setor
realiza as atividades de preparao, indexao e microfilmagem de documentos,
processamento, duplicao e controle de qualidade dos microfilmes.
Atualmente, o ACE tem realizado a microfilmagem de substituio devido falta de
espao no Arquivo Intermedirio. Os documentos microfilmados, conforme as
Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e fim, so de
guarda longa (maior que 30 anos) e passveis de eliminao. Exemplos: dossis
de alunos devem ser guardados por 100 anos no Arquivo Intermedirio e, aps
esse prazo, devem ser eliminados; folhas de frequncia de servidores devem ser
guardadas por 52 anos e, aps esse prazo, tambm eliminadas.
A consulta aos documentos microfilmados pode ser realizada por meio de preen-
chimento de formulrio prprio, disponvel no stio eletrnico ou na prpria sede do
ACE, de segunda a sexta-feira, das 8h s 18h.
3.3 Documentos eletrnicos e digitais
Quanto a documentos eletrnicos e digitais, cabe apresentar, primeiramente, a
ttulo de esclarecimento, alguns conceitos elaborados pela Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos (CTDE) do CONARQ, quais sejam: documento eletrnico,
documento digital e documento digitalizado.
Documento eletrnico a informao registrada, codificada em forma analgica ou
em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de equipamento eletrnico.
Exemplos: filme em VHS, msica em fita-cassete.
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Documento digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios, aces-
svel e interpretvel por meio de sistema computacional. Exemplos: texto em PDF,
planilha de clculo em Microsoft Excel, udio em MP3, filme em AVI.
A diferena entre o documento eletrnico e o digital que um documento eletrnico
acessvel e interpretvel por meio de um equipamento eletrnico (aparelho de
videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em
forma analgica ou em dgitos binrios, ao passo que um documento digital umdocumento eletrnico caracterizado pela codificao em dgitos binrios e aces-
sado somente por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital
eletrnico, mas nem todo documento eletrnico digital.
Os documentos digitais tm duas origens distintas: os que j nascem digitais e os
que so gerados a partir de digitalizao. Ambos so codificados em dgitos bin-
rios, acessveis e interpretveis por meio de um sistema computacional.
Documento digitalizado a representao digital de um documento produzido em
outro formato e que, por meio da digitalizao, foi convertido para o formato digital.
Todo documento digitalizado um documento digital, mas nem todo documento digi-
tal um documento digitalizado.Exemplos: (1) documento nato digital (born digital) textos em Microsoft Word, fotografias produzidas por cmeras digitais, plantas
de arquitetura e urbanismo criadas emAutoCAD, mensagens de correio eletrnico,
planilhas eletrnicas; (2) documento digitalizado cpia digitalizada de Ato da Rei -
toria; negativos e fotografias em papel reproduzidos por meio de escneres.
Quando um documento em formato digital tratado como um documento arqui-
vstico, ou seja, elaborado ou recebido no decorrer das atividades de uma institui-
o, ele considerado um documento arquivstico digital.
Abaixo, segue detalhamento das formas de mudana de suporte utilizadas na
UnB: a digitalizaoe a microfilmagem.
3.4 Digitalizao de documentos arquivsticos
Conforme a Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012, digitalizao a converso da
imagem fiel de um documento em cdigo digital. O processo de digitalizao deve
manter a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do
documento digital, com o emprego de certificado digital ICP-Brasil.
A simples adoo do processo de digitalizao no permite a eliminao do documento
em suporte papel, porque, conforme a Lei n 12.682/2012, os registros pblicos
originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de acordo com o disposto
na legislao pertinente, ou seja, mesmo aps a digitalizao do documento, h
de se respeitar o prazo de guarda estabelecido pelas Tabelas de Temporalidade
e Destinao de Documentos das atividades-meio e fim aplicadas UnB (ver Anexo
H - Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pbli-
ca: Atividades-Meio, aprovado pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do
Conarq, e Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-
-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria n 92, de 23
de setembro de 2011, do Ministrio da Justia/Arquivo Nacional, adaptados UnB).
Alm da lei referente digitalizao de documentos, temos, ainda, a Resoluo do
Conarq n 31, de 28 de abril de 2010, que dispe acerca da adoo das Recomen-
daes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes. Estes so
conjuntos de documentos preservados em carter definitivo, ou seja, em funo
de seus valores informativo, histrico e probatrio. A referida resoluo explicita
as razes para se digitalizar os documentos arquivsticos(Resoluo do Conarq n
31/2010, item 6, p. 6), quais sejam:
contribuir para o amplo acesso e a disseminao dos documentos arquivsticos
por meio da Tecnologia de Informao e Comunicao (TIC);
permitir o intercmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pes-
quisa por meio de redes informatizadas;
promover a difuso e a reproduo dos acervos arquivsticos no digitais, em
formatos e apresentaes diferenciados do formato original;
incrementar a preservao e a segurana dos documentos arquivsticos origi-
nais que esto em outros suportes no digitais, por se restringir seu manuseio.
3.4.1 Vantagens e desvantagens da digitalizao
A digitalizao tem como uma de suas principais vantagens o acesso rpido e
simples informao, o que pode facilitar e agilizar a tomada de deciso, desde
que, ao se adotar esse processo, tenha-se pensado em eficientes critrios de
recuperao da informao.
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A preservao do original outra vantagem desse processo, j que diminui o
manuseio do original, dando-se preferncia cpia digitalizada. O compartilha-
mento das informaes, ou o acesso simultneo, tambm outro ganho obtido
com a digitalizao.
Entre as desvantagens do processo de digitalizao, encontra-se o alto custo dessa
tecnologia, que envolve no s a implantao do projeto de digitalizao, mas tam-
bm a garantia de aquisio, atualizao e manuteno de softwaree hardware,bem como o acesso, ao longo do tempo, aos representantes digitais.
Outro problema da digitalizao a falta de presuno de autenticidade, o que
no permite, por exemplo, a eliminao dos originais j digitalizados, como j
dito anteriormente.
3.4.2 Situaes em que a digitalizao no recomendada
Seguem, abaixo, as situaes em que no se recomenda a digitalizao:
documentos que no estejam organizados (classificados e avaliados);
documentos que j tenham cumprido os prazos nas fases corrente ou interme-diria e cuja destinao final seja a eliminao;
impossibilidade de se garantir o acesso ao documento ao longo do tempo;
inexistncia de ambiente digital para a guarda e a segurana dos documentos.
O ACE presta consultoria aos demais setores da Universidade quanto ao planeja-
mento e execuo do processo de digitalizao de documentos arquivsticos, para
que esse ocorra de forma adequada, eficiente e conforme a legislao vigente.
3.5 Consultoria arquivstica
A consultoria arquivstica, prestada pela Coordenao de Gesto de Documentos(COGED) do ACE, consiste em orientar as unidades administrativas e acadmicas
quanto organizao de seus documentos de arquivo de acordo com a legisla-
o vigente e a metodologia arquivstica , e em promover o treinamento dos usu-
rios das unidades envolvidos diretamente com a produo, o uso, a destinao e
o arquivamento de documentos.
Por meio da consultoria arquivstica, pretende-se alcanar, na UnB, em curto e emmdio prazo, os seguintes resultados:
padronizao e interao sistmica das atividades de arquivo;
racionalizao e modernizao dos servios arquivsticos;
agilidade e segurana no acesso e na recuperao dos documentos de arquivo;
reduo nos custos de armazenagem da documentao de arquivo;
preservao do patrimnio arquivstico;
contribuio para a eficcia e a agilidade no processo de tomada de deciso
embasada em documentos de arquivo;
uso adequado dos instrumentos de gesto de documentos (planos de classifi-
cao e tabelas de temporalidade de documentos);
eliminao de documentos de arquivo de acordo com a legislao vigente.
O atendimento s demandas das unidades realizado conforme o planejamento
de atividades e os critrios tcnicos e administrativos do ACE.
3.5.1 Como solicitar a consultoria arquivstica
As solicitaes podem ser feitas por memorando, que deve ser enviado ao ACE.
Outras informaes podero ser obtidas no prprio local Arquivo Central, Pavilho
Multiuso I ou pelos telefones 3107-5865/5801, de segunda a sexta-feira, das 8h s12h e das 14h s 18h.
3.6 Conservao
As recomendaes bsicas de conservao de documentos tm o objetivo de re-duzir o impacto da degradao nos documentos, causada por agentes externos ou
internos, de forma a assegurar a integridade fsica dos suportes, das informaese do acesso documentao. A adoo de medidas preventivas deve ser realizada
desde a produo do documento, a fim de se evitar danos ao longo de seu uso.Assim, importante que sejam observadas as seguintes recomendaes.
Manter o ambiente limpo
Deve-se manter os documentos em local arejado e limpo, livre de poeira, calor
e umidade, e longe de alimentos que possam atrair insetos e fungos.
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Deve-se evitar longa exposio dos documentos luz solar ou artificial.
Acondicionar adequadamente os documentos
No utilizar barbantes ou elsticos que cortem e danifiquem os documentos
ou as embalagens onde esses esto acondicionados. Substitu-los por cadar-
o de algodo.
Utilizar preferencialmente pastas com prendedores e hastes plsticas. Fixado-res de metal enferrujam facilmente e danificam o documento.
Usar embalagens de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou
amass-lo.
No acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.
Manusear com cuidado os documentos
Evitar o uso de grampeador, porque, alm das perfuraes produzidas, os
grampos de metal enferrujam-se rapidamente.
Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar, prefe-
rencialmente, clipes plsticos ou proteger os documentos com um pequeno
pedao de papel na rea de contato.
Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente,
dobrando a folha delicadamente ao meio, de forma a coincidir o centro da
folha com a marca do furador.
No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, porque a cola
desse tipo de fita logo perde a aderncia, resultando em uma mancha escura
de difcil remoo.
Tomar cuidado ao retirar o documento de uma pasta, caixa ou estante, para
no rasg-lo ou danificar capas e lombadas.
Ao consultar o documento, no apoiar nele as mos e os cotovelos. Manuse-lo
sempre sobre uma mesa. No dobrar os documentos, porque a rea onde feita a dobra torna-se frgil
e pode rasgar-se.
3.6.1 Conservao de fotografias
Para conservar fotografias essencial que sejam observadas as recomendaes
a seguir.
Armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e pticos em
condies climticas especiais, de baixa temperatura e baixa umidade relativa,
obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados, sobretudo
para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber: fotografias em
preto e branco (T 12 C 1 C e UR 35% 5%); fotografias em cor (T 5 C 1 C
e UR 35% 5%); filmes e registros magnticos (T 18 C 1 C e UR 40% 5%).
Armazenar separadamente negativos, fotografias em papel, filmes em bases
de nitrato e de acetato de celulose, com o uso de invlucros individuais.
Devem ser confeccionadas em papel neutro as embalagens para fotografias (em
papel e negativos), filme, meios magnticos e pticos. Plsticos inertes podemser utilizados, tomando-se os devidos cuidados para se evitar problemas com
a umidade.
Acondicionar as fotografias em mobilirio de metal com revestimento base
de esmalte e tratado por fosfatao, para se evitar ferrugem. No colocar os dedos sobre a imagem fotogrfica ou flmica. A gordura natural
existente nas mos resulta em impresses digitais de cor marrom, imposs-veis de serem removidas aps alguns anos.
Usar, preferencialmente, luvas de algodo para o manuseio de fotografias
e filmes.
No fazer anotaes a caneta na fotografia. Utilizar lpis macio e escrever no
verso da foto.
No utilizar nenhum tipo de cola ou fita adesiva em contato com a fotografia,
filme e meios magnticos e pticos.
Para fixar fotografias, recomenda-se usar cantoneiras.
No utilizar clipes ou grampos de metal. Esses materiais enferrujam-se rapida-
mente e danificam a imagem fotogrfica ou flmica.
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3.6.2 Conservao de suportes digitais
Os documentos digitais podem ser gerados por meio de trs formas: (1) sistemasinformatizados de dados contidos em sistemas de gerenciadores de bancos de
dados (SGDB), (2) digitalizao e (3) uso de softwareou sistema especfico. Emtodas essas formas, a visualizao dos documentos e das informaes contidas
neles depende diretamente do uso de softwaree de computadores que nem sem-
pre esto presentes em todos os lugares ou nem sempre apresentam tecnologiacompatvel (SANTOS, 2007, p. 26-27).
Assim, cabe ressaltar a importncia e a necessidade de uma poltica de preserva-
o de documentos arquivsticos que contemple os documentos convencionais e
digitais, pois a preservao digital perpassa um conjunto de medidas que podemincluir desde migraes ou transferncias peridicas dos suportes de armazena-
mentos at a converso para outros formatos digitais, bem como emulao ou
atualizao do ambiente tecnolgico, hardwaree software.
Para que os documentos arquivsticos digitais utilizados no mbito das funes eatividades se mantenham com a forma e o contedo estveis, independentemente
do conjunto de metodologias e estratgias utilizadas para a preservao, algunscuidados de conservao devem ser adotados j na fase de produo, como a uti-lizao de softwares livres (open source) e a elaborao de planilhas e documentos
que utilizem PDF/A, ISO 19005-1:2005 para imagens e formato ODT (open source)para textos.
Essas estratgias e metodologias relacionam-se s caractersticas do documentoarquivstico digital e abrangem trs aspectos: fsico (suporte/registro fsico), lgico
(softwaree formato digital) e conceitual (estrutura/contedo exibido) (CTDE, 2015). 13
3 Disponvel em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.ht-m?sid=10. Acesso em: 12 ago. 2015.
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm%25253Fsid%25253D10http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm%25253Fsid%25253D10http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm%25253Fsid%25253D10http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm%25253Fsid%25253D10 -
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4.2 Explicao sobre os campos da tabela
Cdigo: a representao numrica correspondente ao assunto.
Assunto: so apresentados os assuntos dos documentos em relao s funese s atividades da UnB. Para melhor compreenso, o detalhamento do campo
ASSUNTO est previsto no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo
das Atividades-Meio e Fim.
Prazos de guarda: so definidos os prazos de guarda dos documentos tanto noarquivo corrente quanto no arquivo intermedirio. Os prazos podem estar expres-
sos em anos ou por meio de uma ao, como: at aprovao das contas; at a
quitao da dvida; at a homologao da aposentadoria; ou enquanto vigora. No
caso da UnB, o prazo de guarda no arquivo corrente deve ser cumprido nas unida-
des de produo documental, administrativas e acadmicas, e o prazo de guardano arquivo intermedirio e no arquivo permanente deve ser cumprido no ACE.
Destinao final: apresenta a destinao estabelecida para os documentos,
que pode ser eliminao (quando os documentos apresentam somente o valorprimrio e j cumpriram a sua funo, processo realizado exclusivamente pelo
ACE, com autorizao da CPAD), ou guarda permanente (quando os documen-tos so considerados de valor secundrio).
Observaes: so apresentadas informaes e justificativas complementa-res a respeito de eliminao ou guarda, alterao de suporte e/ou embasa-
mento legal.
4.3 Eliminao
A eliminao de documentos consiste na destruio mecnica e autorizada de
documentos que j cumpriram seus prazos de guarda, determinados pelas tabelasde temporalidade das atividades-meio e das atividades-fim. Esses documentos,
antes de serem eliminados, so submetidos a avaliao, por meio da qual se
verifica seu valor informativo, probatrio e/ou histrico. Nesses casos, a elimina-o tem como objetivo inibir o acmulo de documentos desnecessrios e reduzir
os gastos com espao, materiais, mveis e pessoal especializado decorrentes doarmazenamento desses documentos.
A seguir, apresenta-se uma figura da TTDD, referente tanto s atividades-meio
quanto s atividades-fim, com a explicao de cada campo que a compe.
Figura 12:Tabela de temporalidade e destinao da atividade-meio.Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
Figura 13:Tabela de temporalidade e destinao da atividade-fim.
Fonte: Arquivo Nacional (Brasil). Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011.
PRAZOS DE GUARDAASSUNTO FASE
CORRENTEFASE INTER-MEDIRIA
DESTINAO FINAL OBSERVAES
000 ADMINISTRAO GERAL001 MODERNIZAO E REFORMA
ADMINISTRATIVAPROJETOS, ESTUDOS E NORMAS
Enquantovigora
5 anosGuarda
permanente
002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DETRABALHO
5 anos 9 anos Guarda permanente
003 RELATRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos Guarda permanente So passveis de eliminao os relatrios cujasinformaes encontram-se recapituladas em outros.
004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS.CONVNIOS
Enquantovigora
10 anos Guarda permanente
010 ORGANIZAO EFUNCIONAMENTO
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES, PROCEDI-MENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL
Enquantovigora
5 anos Guarda permanente
010.1 REGISTRO NOS RGOS COMPETENTESEnquanto
vigoraEliminao
010.2 REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTA-
TUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURASEnquanto
vigora5 anos Guarda permanente
Os originais dos atos publicados integraro osarquivos dos gabinetes do presidente da Repblica,governadores e prefeitos, cuja temporalidade serdefinida quando da elaborao de tabelaespecfica para suas atividades-fim.
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Os procedimentos para a eliminao de documentos, na UnB, acontecem anual-
mente e de acordo com as seguintes etapas.
1 etapa Os documentos que j cumpriram os prazos determinados pelas tabe-
las de temporalidade de documentos, e que se encontram arquivados no ACE, so
includos na Listagem de Eliminao de Documentos (ver Anexo B Modelo de
Listagem de Eliminao de Documentos).
2 etapa A Listagem encaminhada Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos (CPAD) da UnB, para aprovao e assinatura.
3 etapa Quando h aprovao da Listagem, essa encaminhada ao Reitor da
UnB, para aprovao e assinatura.
4 etapa Posteriormente, a Listagem enviada ao Arquivo Nacional, para apro-
vao e assinatura.
5 etapa Aps aprovao da Listagem por parte do Arquivo Nacional, essa
publicada no Dirio Oficial da Unio(DOU) por intermdio do Edital de Cincia de
Eliminao de Documentos. Qualquer interessado pode se manifestar, at 45 dias
aps a publicao, sobre os documentos a serem eliminados. Os interessados, noprazo citado, podem requerer, s suas expensas, o desentranhamento de documen-
tos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenham respectiva
qualificao e demonstrem legitimidade para o pedido, dirigido CPAD.
6 etapa- Quando no h manifestao no prazo determinado, os documentos
so eliminados, com a superviso de um servidor do ACE, por procedimento me-
cnico de desfragmentao. Os papis resultantes desse processo so reciclados.
7 etapa- emitido o Termo de Eliminao de Documentos.
Ressalte-se que todos esses procedimentos esto previstos na Resoluo do Conarq
n 40, de 9 de dezembro de 2014, que revogou a Resoluo do Conarq n 7, de 20 demaio de 1997, que dispunha acerca desse tema.
4.4 Transferncia
A transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermedirio, onde aguardam a sua destinao final. No mbito da UnB, a ativida-
de de transferncia de documentos feita das diversas unidades administrativas e
acadmicas para o ACE, o qual, entre outras atribuies, tem o dever de armazenar
e preservar os documentos transferidos, garantindo sua integridade e segurana, e
de fornecer acesso a esses documentos, quando solicitados pelas unidades da UnBque realizaram a transferncia. A transferncia de documentos deve ser realizada
quando o conjunto de documentos tiver concludo as suas funes e atividades na
fase corrente, conforme o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivoaplicada UnB.
Os documentos a serem transferidos para o ACE devem estar adequadamente
organizados (classificados e ordenados) e acondicionados em caixas-arquivo de
papelo, identificadas com espelho-padro, que fornecido pelo ACE (ver Anexo
C Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia de documentos). No
sero aceitos documentos transferidos fora dos padres estabelecidos pelo ACE,
que poder negar o recebimento da documentao unidade, para que esta rea-
lize as necessrias adequaes.
A Listagem de Transferncia o documento que deve ser encaminhado ao ACE
junto com a documentao a ser transferida e que, depois de conferido e assinado,
comprovar o recebimento da documentao por esse rgo. Essa listagem deve ser
elaborada de acordo com o modelo disponibilizado pelo ACE (ver Anexo D Modelo
de Listagem de Transferncia de Documentos), em duas vias, sendo uma para o ACE
e outra para a unidade que enviou a documentao.
Para transferir documentos ao ACE, as unidades devero entrar em contato com esse
rgo, que agendar o recebimento da documentao e, se necessrio, designar um
de seus servidores para orientar a unidade interessada na execuo dessa atividade.
Observao: ver tpico Solicitao de Emprstimo, item 1.3.4.
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4.4.1 Preenchimento da Listagem de Transferncia
Figura 14:Listagem de transferncia de documentos das atividades-meio e fim.
Fonte: Elaborao do ACE.
So apresentadas, a seguir, as instrues para o preenchimento da listagem de
transferncia, de acordo com cada campo.
Unidade: inserir o nome, por extenso, da unidade da UnB.
Sigla: inserir a sigla da unidade.
Caixa: inserir o nmero da caixa-arquivo, em algarismos arbicos. Exemplos: 1,
2, 3, 4 etc. Cdigo/Assunto: inserir o cdigo de classificao, com seu respectivo descri-
tor, conforme o Cdigo de Classificao de Documentosaplicado UnB.
Descrio dos documentos: indicar espcies, tipologias documentais e ou-
tras informaes que possam facilitar a recuperao da informao.
Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos documen-
tos contidos na caixa. Caso haja documentos de um nico ano, referenciar o
documento uma nica vez. Utilizar trao (-) para indicar a abrangncia ou a
continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descontinuidade dos anos.
Exemplos: 1998-2003 (contempla documentos de todos os anos do intervalo);
2001/2003 (contempla documentos dos anos 2001 e 2003).
Observaes
Evitar misturar documentos com classificaes diferentes dentro de uma mesma
caixa, pois isso dificulta o procedimento de eliminao de documentos.
A ordem da caixa-arquivo deve ser contnua (1, 2, 3, 4 etc). No criar 1, 1A, 2, 2A etc.
A ordem de disposio dos documentos deve ser por cdigo, em ordem cres-
cente. Ex: 063.2, 125.32, 993, 994 etc.
A informao que estiver no espelho deve ser idntica da listagem de trans-
ferncia. Exemplo: se, na caixa n 1, existem UnBDoc do nmero 0052/2008 ao
1523/2010, esta informao deve ser idntica no espelho.
Os modelos de espelho para as caixas-arquivo so de uso obrigatrio, poisesses padronizam as informaes dos documentos contidos nas caixas que
cada unidade produz e que, posteriormente, enviar ao ACE por meio de listagem
de transferncia e/ou recolhimento.
Aps o preenchimento da Listagem de Transferncia, em meio digital (Mi-
crosoft Wordou BrOffice Writer), esta verso da Listagem dever ser enviada
para o ACE, pelo e-mailarquivocentral@unb.br, ainda sem a assinatura do
servidor. Este procedimento facilitar a busca e a recuperao da documen-
tao recolhida ao ACE.
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Figura 15:Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia/recolhimento de documentos.
Fonte: Elaborado pelo ACE.
4.4.2 Preenchimento do espelho da caixa-arquivo
So explicitadas, a seguir, instrues para o preenchimento do espelho da caixa-
-arquivo, de acordo com cada campo.
Unidade: unidade que transfere e/ou recolhe a documentao nome por
extenso acompanhado da respectiva sigla.
Descrio do contedo: inserir o cdigo de classificao, informando seu res-
pectivo descritor. Descrever, ordenadamente, quais documentos constam na
caixa. Dispor de outras informaes, de forma a facilitar a busca e a recupera-
o dos documentos pela equipe do ACE e o acesso para o usurio. Exemplos:
nmero de UnBDoc ou nmero de processo (em ordem crescente).
Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos docu-
mentos contidos na caixa. Caso haja documentos de um nico ano, re-
ferenciar o documento apenas uma vez. Utilizar trao (-) para indicar a
abrangncia ou a continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descon-
tinuidade dos anos.
Caixa: inserir o nmero da caixa-arquivo, em algarismos arbicos.
Destinao: indicar se a documentao ser eliminada ou se ser de
guarda permanente, conforme estabelecido pela tabela de temporalidade
e destinao.
4.
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