manual básico de organização de documentos para as entidades
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MANUAL BÁSICO DE ORGANIZAÇÃO DEDOCUMENTOSPARA AS ENTIDADES FILIADAS À CNTC
Presidente: Levi Fernandes Pinto
1º Vice-Presidente: Vicente da Silva
2º Vice-Presidente: Valmir de Almeida Lima
1º Secretário: Lourival Figueiredo Melo
2º Secretário: Idelmar da Mota Lima
1º Tesoureiro: Luiz Carlos Mo�a
2º Tesoureiro: Saulo Silva
Diretor de Patrimônio: Luiz de Souza Arraes
Diretor Social e de Assuntos Legisla�vos: José Francisco de Jesus Pantoja Pereira
Diretor de Assuntos Internacionais: Maria Bernadete Lira Lieuthier
Diretor de Assuntos Culturais e Orientação Sindical: Guiomar Vidor
Diretor de Assuntos Trabalhistas e Judiciários: Ageu Cavalcante Lemos
Diretor de Assuntos Previdenciários: Ronaldo Nascimento
Diretor Administra�vo do CET/CNTC: Edson Ribeiro Pinto
Diretor Adjunto do CET/CNTC: José Ribamar Rodrigues Filho
SUPLENTES: José Mar�ns dos Santos • Ronildo Torres Almeida • Edson Geraldo
Garcia • Elias Bernardino da Silva • Abdon Mar�ns de Moura • Raimundo Miquilino
da Cunha • Edson Ramos • José Alves Paixão • Leocides Fornazza • Telma Maria
Cárdia • José Carlos Perret Schulte • Milton Manoel da Silva Filho • Cléber Paiva
Guimarães • João de Sant’Ana • Cibele Cris�na Lemos de Oliveira
CONSELHO FISCAL:
Efe�vos: Dorvalino de Oliveira • José Lucas da Silva • Márcio Luiz Fatel
Suplentes: Raimundo Ma�as de Alencar • Aulino Beserra Lima
REPRESENTAÇÃO INTERNACIONAL: Antonio Caetano de Souza Filho • Luiz José
Gila da Silva • Raimundo Firmino dos Santos • Vagnei Borges de Castro • Rosilene
Schneider Glasser • Francisca das Chagas S. da Silva • Manoel Santos de Oliveira •
João Correia Gomes
Diretoria da CNTC
EXPEDIENTE:
Idealização: Lourival Figueiredo Melo
Coordenação: Wellington dos Santos
Redação: Wellington dos Santos e Virgínia Luna Félix
Colaboração: Ezequias Nascimento Silva
Editoração/Revisão: Departamento de Comunicação da CNTC
Brasília/2014
Caros companheiros,
Desde o início de 2012, a Confederação Nacional dos Trabalhadores no
Comércio (CNTC) vem inves�ndo no tratamento arquivís�co adequado
e catalogação de todo acervo documental da en�dade, por meio da
criação de um Arquivo Central. A inicia�va visa garan�r a preservação da
memória da en�dade e contribuir para o registro histórico do próprio
movimento sindical brasileiro.
A criação do presente MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL, de autoria
da equipe técnica do Arquivo Central da CNTC, foi pensada com o
propósito de estender às federações e sindicatos da base do Sistema
CNTC o conhecimento técnico de como fazer uma gestão documental
adequada a fim de preservar também a memória ins�tucional de suas
en�dades, deixando um legado para o futuro.
É uma ação de gestão do conhecimento que, esperamos, contribua para
um registro qualita�vo das ações de nosso movimento, já que é rica
nossa história de lutas, desafios e conquistas.
Cordialmente,
Levi Fernandes PintoPresidente
Mensagem do Presidente
MANUAL BÁSICO DE ORGANIZAÇÃO DE
DOCUMENTOSPARA AS ENTIDADES
FILIADAS À CNTC
Este material contém informações importantes para o usuário, orientando como produzir, tramitar e des�nar seus documentos de forma padronizada.
Ficha Catalográfica elaborada por Wellington dos Santos
C732 Confederação Nacional dos Trabalhadores no ComércioManual Básico de Organização de Documentos Para as En�dades Filiadas à CNTC / Wellington dos Santos, Virginia Luna Félix. – Brasília: CNTC - Confederação Nacional dos Trabalhadores no Comércio Brasília, 2014. 99 p. : il.
1. CNTC – Confederação Nacional dos Trabalhadores no Comércio2. Manual – Organização Documental - 3. Documento - organização 4. Arquivo – Organização. I. Santos, Wellington dos. Félix, Virginia Luna, (Org.) II. Título.
CDD 025.17
SUMÁRIO
1 APRESENTAÇÃO 09
2 INTRODUÇÃO 13
3 DOCUMENTOS 153.1 - DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS 153.2 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 16
3.2.1 - Formato 163.2.2 - Gênero 163.2.3 - Espécie 173.2.4 - Natureza 18
4 GESTÃO DOCUMENTAL 18
5 ARQUIVO 195.1 - FINALIDADES DO ARQUIVO 205.2 - CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 205.3 - IDADE DOS ARQUIVOS 21
6 PLANO E CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 22
7 TABELA DE TEMPORALIDADE 237.1 - ASSUNTO 237.2 - PRAZOS DE GUARDA 247.3 - DESTINAÇÃO FINAL 247.4 - OBSERVAÇÕES 24
8 INICIANDO OS TRABALHOS NA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA (ERRONEAMENTE CONHECIDA COMO “ARQUIVO MORTO”) 27 8.1 - DESENVOLVIMENTOS DAS ATIVIDADES DE ORGANIZAÇÃO 28
9 TRABALHANDO NO ARQUIVO JÁ ORGANIZADO 329.1 - ARQUIVO SETORIAL 329.2 - TRANSFERÊNCIA 339.3 - DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 359.4 - ELIMINAÇÃO 369.5 - RECOLHIMENTO AO ARQUIVO PERMANENTE 38
10 DICAS DE CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO 4110.1 - LOCAL 4210.2 - MOBILIÁRIO 4210.3 - ACONDICIONAMENTO 4310.4 - HIGIENIZAÇÃO 4510.5 - MANUSEIO 4710.6 - DOCUMENTOS EM SUPORTES NÃO CONVENCIONAIS 47
Pág.
9
11 REFERÊNCIAS 51
ANEXOS 53
ANEXO I – PERGUNTAS FREQUENTES 55
ANEXO II – ESPELHO DE IDENTIFICAÇÃO 61
ANEXO III – GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS 63
ANEXO IV – LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 65
ANEXO V – TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 67
ANEXO VI – TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA ÁREA-MEIO 69
10
Este manual contém a compilação de diversos instrumentos de
gestão adotados pela equipe de arquivo da Confederação Nacional dos
Trabalhadores do Comércio (CNTC), explicitando sua u�lização e servindo
como material de consulta e de orientação para os colaboradores das
Federações e Sindicatos filiados à En�dade, na implantação e/ou
manutenção de sua gestão documental.
O exemplar contém uma série de procedimentos para a gestão de
documentos ins�tucionais desde a sua produção, durante o prazo de
guarda que houver sido definido até a guarda permanente ou o descarte,
com o obje�vo de: racionalizar o ciclo documental, isto é, a produção
ordenada; a tramitação e a guarda segura; a localização rápida e precisa; a
preservação da documentação considerada permanente e histórica e a
eliminação sistemá�ca dos documentos que já perderam a sua
importância para a ins�tuição.
A CNTC, após tomar ciência da dificuldade que muitas ins�tuições
têm em tratar a sua massa documental acumulada que ocupa muito
espaço e que desorganizadas não permitem a recuperação de informações
necessárias para o desenvolvimento de suas a�vidades, decidiu criar este
Manual para trazer orientações que devem ser aplicadas como um
instrumento prá�co, buscando uma eficiente gestão documental por meio
da implantação de padrões para tramitação e des�nação dos documentos
da en�dade. O Manual busca dar uma ênfase maior aos documentos
gerados a par�r das a�vidades-meio, tendo em vista que estes são os
maiores responsáveis por este problema.
1 APRESENTAÇÃO
11
O conjunto deste trabalho deve ser compreendido como uma
demonstração da busca pela eficiência na administração e de valorização
do patrimônio documental a par�r do compromisso com a preservação e o
acesso a documentos e arquivos, considerando a informação um direito
básico da cidadania e reconhecendo a importância da documentação
produzida pelas en�dades sindicais, ao longo do tempo, como fonte
principal de testemunho do legado histórico do sindicalismo brasileiro.
12
DOCUMENTOS,GESTÃO DOCUMENTALE ARQUIVO
13
14
Com o avanço da ciência e da tecnologia a produção de
documentos cresceu a níveis muito elevados que superaram a capacidade
de controle e organização das en�dades, que se viram forçadas a
desenvolver trabalhos e buscar soluções para a gestão destes acervos
acumulados.
A solução para resolver o acúmulo das massas documentais,
erroneamente conhecidas como “arquivos mortos”, é um dos grandes
desafios da arquivís�ca. Trata-se de uma situação que se repete
sistema�camente nas ins�tuições. Qualquer organização, seja pública ou
privada, convive com o dilema do des�no da documentação acumulada no
decorrer de suas funções. O poder público, em suas várias esferas, o setor
privado e mesmo pessoas �sicas, em seus escritórios ou residências, são
forçadas a guardar uma quan�dade cada vez maior de documentos sejam
impressos ou digitais.
Ao longo do tempo foram tomadas inúmeras medidas para tentar
resolver esse “problema”. Muitas sem sucesso já que não se baseavam em
critérios adequados de avaliação que se preocupassem em salvaguardar
informações importantes, principalmente no que diz respeito à
preservação da memória ins�tucional. Em 1º de outubro de 1973 a
memória do sindicalismo nacional sofreu um duro golpe, pois, nessa data
foi publicada a Portaria Ministerial nº 3.293, que em seu ar�go 1º
autorizava que “as en�dades sindicais poderiam a par�r daquela data,
inu�lizar seus documentos e papeis, desde que não houvesse recurso e
denúncia a serem apuradas que datassem mais de dez anos”. Amparados
pela determinação dessa portaria, o setor sindical no Brasil passou a
proceder a eliminação de seus documentos, o que pode ter provocado
2 INTRODUÇÃO
15
uma grande lacuna informacional na história dessas ins�tuições, haja visto
que só o critério de datas não é suficiente para proceder a eliminação
adequada de documentos.
A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a polí�ca
nacional de arquivos públicos e privados e considera a gestão de
documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimentos
para guarda permanente”.
O atendimento a este ar�go permite que a ins�tuição trate a
documentação de maneira adequada, evitando duplicidade de
documentos, extravio, dificuldade no acesso, falta de espaço para
acondicioná-los e demora a encontrar de maneira precisa a informação.
Na gestão de documentos a ins�tuição também é responsável pela
conservação do acervo documental, cuidando do manuseio do documento
desde a sua produção até a sua eliminação ou recolhimento ao arquivo
permanente. Aqueles que não observarem os procedimentos de proteção
e conservação da informação poderão responder penal, civil e
administra�vamente como dispõe o art.25 da lei 8159: “Ficará sujeito à
responsabilidade penal, civil e administra�va, na forma da legislação em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado como de interesse público e social”.
Portanto, a informação deve ser sempre cuidada e preservada para
que seja acessível em tempo hábil e que atenda a necessidade de seu
solicitante de forma sa�sfatória.
16
Documento é toda informação registrada em suporte material,
susce�vel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada
época ou lugar. Por exemplo: livro, revista, jornal, manuscrito, fotografia,
selo, medalha, filme, disco, fita magné�ca, banners, brindes produzidos
pela ins�tuição, etc.
3.1 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
Documentos de arquivo são todos os que produzidos e/ou
recebidos por uma pessoa �sica ou jurídica, pública ou privada, no
exercício de suas a�vidades, que cons�tuem elementos de prova ou de
informação. Formam um conjunto orgânico, refle�ndo as a�vidades a que
se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas
funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos
é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza
do suporte ou formato.
As organizações desenvolvem diversas a�vidades de acordo com as
suas atribuições e os documentos refletem essas a�vidades, porque fazem
parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os �pos de
documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os
formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um
Arquivo. Veremos agora a classificação dos documentos quanto ao
formato, gênero, espécie, �po e natureza do assunto.
3 DOCUMENTOS
17
3.2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
3.2.1 Formato
O formato diz respeito à configuração �sica de um suporte de
acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos:
formulários, fichas, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo,
�ra de microfilme, mapa, etc.
3.2.2 Gênero
Ÿ Documentos textuais: São os documentos cuja informação
esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatórios,
cer�dões.
Ÿ Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e
dimensões variáveis, contendo representações geográficas,
arquitetônicas ou de engenharia. Representa de forma reduzida,
uma área maior. Ex.: mapas, plantas e perfis.
Ÿ Documentos iconográficos: São documentos contendo imagens
está�cas. Ex.: fotografias (diaposi�vos, ampliações e nega�vos
fotográficos e fotografias digitais), desenhos e gravuras.
Ÿ Documentos filmográficos: São documentos contendo imagens
em movimento conjugadas ou não a trilhas sonoras podendo ser
em películas cinematográfica, fitas magné�cas de imagem
(tapes), CDs, DVDs. Ex.: filmes e vídeos.
Ÿ Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e
rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos,
fitas audiomagné�cas, escuta telefônica.
Ÿ Documentos micrográficos: São documentos em suporte �lmico
resultante da microrreprodução de imagens, mediante u�lização
de técnicas específicas. Ex.: rolo, microficha, microfilme.
Ÿ Documentos informá�cos e digitais: São os documentos
produzidos, tratados e armazenados em computador. As
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informações são gravadas em meio digital e que, por isso,
necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Ex.:
arquivo em MP3, arquivo do Word.
3.2.3 Espécie
Ÿ Atos norma�vos: Expedidos por autoridades administra�vas,
com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas.
Ex. estatuto, regimento, regulamento, resolução, instrução
norma�va, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho
decisório.
Ÿ Atos enuncia�vos: São os opina�vos, que esclarecem os
assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex.: parecer,
relatório, voto, despacho interlocutório, etc.
Ÿ Atos de assentamento: São aqueles que se des�nam a registros.
São documentos que contém assentamentos sobre fatos ou
ocorrências. Ex.: ata, auto de infração.
Ÿ Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos,
decisões etc. Ex.: cer�dão, atestado, cópia, cópia auten�cada.
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Ÿ Atos de ajuste: São representados por acordos em que a
ins�tuição é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos
(transação, ajuste, etc.).
Ÿ Atos de correspondência: Estes atos podem ser de
correspondência individual ou cole�va. Sua caracterís�ca é ter
des�natário declarado. Ex: aviso, o�cio, carta, memorando,
mensagem, edital, in�mação, exposição de mo�vos, no�ficação,
telegrama, alvará, circular.
3.2.4 Natureza
Quanto à natureza dos assuntos, os documentos podem ser
ostensivos ou sigilosos.
Ÿ Documentos ostensivos: são aqueles cujas informações podem
ser de conhecimento público, se divulgadas, não põem em risco
os direitos individuais ou cole�vos e não prejudicariam a
ins�tuição.
Ÿ Documentos sigilosos: são aqueles que por sua natureza devam
ser de conhecimento restrito e requeiram medidas especiais de
salvaguarda para sua custódia e divulgação.
No art. 3º da Lei Federal nº 8.159/91 considera-se gestão de
documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente. A gestão de documentos deve considerar o
planejamento, a organização, o controle e a coordenação dos recursos
humanos, materiais e operacionais envolvidos com as a�vidades listadas.
4 GESTÃO DOCUMENTAL
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A gestão de documentos tem como obje�vos:
Ÿ Racionalizar o ciclo documental.
Ÿ Organizar, de modo eficiente, a produção, administração,
gerenciamento, manutenção e des�nação dos documentos.
Ÿ Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido
seu prazo de arquivamento.
Ÿ Assegurar o acesso à informação quando e onde se fizer
necessária. Garan�r a preservação e o acesso aos documentos de
caráter permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa
histórica ou cien�fica. Possibilitando assim a preservação da
memória ins�tucional
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por
uma ins�tuição (órgãos públicos, ins�tuições de caráter público ou
en�dades privadas, ou ainda pessoa �sica) no curso de sua a�vidade,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
e que foram preservados para a obtenção de seus obje�vos, visando a
u�lidade que podem oferecer no futuro. Por exemplo: Os conjuntos de
atas de reuniões, dossiês administra�vos, relatórios de a�vidades e outros
cons�tuem o arquivo de um departamento e devem refle�r as suas
a�vidades.
Arquivo também pode ser definido como a en�dade ou órgão
administra�vo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e
pela u�lização dos arquivos sob sua jurisdição. Ex: Arquivo Público
Nacional, Arquivo Central da CNTC, os Arquivos das Federações e
Sindicatos.
5 ARQUIVO
21
5.1 FINALIDADES DO ARQUIVO
Servir à ins�tuição fornecendo informações e documentos
necessários ao desenvolvimento das a�vidades, facilitando o acesso aos
documentos, preservando a documentação da empresa, possibilitando o
controle da produção de documentos e colocando à disposição dos
usuários documentos que forneçam informações de caráter probatório ou
simplesmente informa�vo.
Servir à história fornecendo informações para recons�tuir ou
escrever o histórico polí�co, social ou o de uma nação. Também servem de
memória de uma empresa e cons�tuem uma importante fonte de
pesquisa.
5.2 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
De acordo com a ins�tuição que gerou ou manteve os documentos:
Ÿ Público - Os arquivos públicos são aqueles compostos por
documentos de caráter público. São de responsabilidade do
Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte dos
cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.
Ÿ Privado - Os arquivos privados são aqueles man�dos por pessoas
�sicas ou por ins�tuições de caráter privado. São documentos
que dizem respeito a suas a�vidades par�culares, e, portanto não
é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade.
Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem
declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial
através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu
mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à
disposição do Estado.
De acordo com os estágios de arquivamento:
22
Ÿ Corrente: conjunto de documentos vigentes, frequentemente
consultados.
Ÿ Intermediário: conjunto de documentos em final de vigência ou
pouco consultados que ainda servem à administração.
Ÿ Permanente: conjunto de documentos que perderam a vigência
administra�va, mas que possuem valor histórico, probatório e
informa�vo e por isso deve ser preservados permanentemente.
5.3 IDADE DOS ARQUIVOS
Todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma
ins�tuição, possuem valor primário, que dizemos ser o valor principal,
imediato, ligado diretamente aos obje�vos que levaram à sua criação.
Sempre que os direitos e obrigações dos documentos prescrevem, mas
con�nuam a ter valor como testemunho e fonte de informação, estes
passam a assumir um valor secundário que não está ligado diretamente
aos obje�vos que levaram à sua criação.
Assim, quando um documento é produzido ele está inserido no
arquivo corrente, que é aquele que guarda documentos frequentemente
consultados e geralmente localizam-se nos próprios setores de trabalho
(Arquivo Setorial). Depois de cumprido seu obje�vo principal, o
documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que guarda
documentos não u�lizados frequentemente, e que aguardam des�nação:
Eliminação ou guarda permanente. Estes são man�dos de preferência em
espaço especifico para os documentos (Arquivo Central). Se o documento
não possuir valor secundário, será descartado conforme indicado na
tabela de temporalidade; caso possua deverá ser guardado para sempre.
23
A classificação de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar
e iden�ficar o conteúdo de um documento, selecionar a categoria de
assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se
atribuir um código, agrupando os documentos que tratam do mesmo
assunto.
A classificação geralmente é feita a par�r do Código de
Classificação que é o esquema elaborado a par�r do estudo das estruturas
e funções da ins�tuição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se
distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de
arquivamento específicos.
A classificação por assuntos é u�lizada com o obje�vo de agrupar
os documentos sob um mesmo tema, como forma de facilitar sua
recuperação e facilitar as tarefas arquivís�cas relacionadas com a
avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a
esses documentos, uma vez que o trabalho arquivís�co é realizado com
base no conteúdo do documento, o qual reflete a a�vidade que o gerou e
determina o uso da informação nele con�da. A classificação define,
portanto, a organização �sica dos documentos arquivados, cons�tuindo-
se em referencial básico para sua recuperação.
No código de classificação, as funções, a�vidades, espécies e �pos
documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e a�vidades
desempenhadas pela en�dade. Em outras palavras, os assuntos recebem
códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional da en�dade,
definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, par�ndo-se
sempre do geral para o par�cular.
6 PLANO E CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃODE DOCUMENTOS
24
Em anexo neste manual consta uma Tabela de Temporalidade na
qual consta um plano de classificação da área-meio sugerido para
ins�tuições sindicais. Quanto aos documentos oriundos das a�vidades-fim
é necessário que seja elaborado um Plano de Classificação e Tabela de
Temporalidade específica para cada ins�tuição, tendo em vista as
par�cularidades da documentação produzida pelas a�vidades-fim de cada
en�dade.
7 TABELA DE TEMPORALIDADE
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivís�co
resultante de avaliação, que tem por obje�vos definir prazos de guarda e
des�nação de documentos, com vista a garan�r o acesso à informação a
quem dela necessitar. Sua estrutura básica contempla os conjuntos
documentais produzidos e recebidos pela ins�tuição no exercício de suas
a�vidades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a
des�nação final, eliminação ou guarda permanente, além de um campo
para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
Listaremos abaixo as diretrizes da Tabela de Temporalidade.
7.1 ASSUNTO
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais
produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as
funções e a�vidades desempenhadas pela ins�tuição. Para possibilitar
melhor iden�ficação do conteúdo da informação, foram empregadas
funções, a�vidades, espécies e �pos documentais, genericamente
denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação,
cujos conjuntos cons�tuem o referencial para o arquivamento dos
documentos.
25
7.2 PRAZOS DE GUARDA
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender
exclusivamente às necessidades da administração que os gerou. O prazo
estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o
documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência
junto às unidades organizacionais nos seus arquivos setoriais. A fase
intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é
necessário ao setor que o produziu, porém com menor frequência de uso,
podendo ser transferido para o Arquivo Central, embora à disposição
desta.
7.3 DESTINAÇÃO FINAL
Neste campo é registrada a des�nação estabelecida que pode ser a
eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário
(probatório ou informa�vo) ou a guarda permanente, quando as
informações con�das no documento são consideradas importantes para
fins de prova, informação e pesquisa.
Os documentos que segundo a Tabela de Temporalidade forem
considerados de guarda permanente ficarão guardados no Arquivo
Central, arquivados preferencialmente em espaço separado daqueles que
estão na fase intermediária e devem receber um tratamento especial em
relação a sua preservação e conservação.
Observamos que os documentos da área-fim custodiados no
Arquivo Central deverão aguardar a criação de uma Tabela de
Temporalidade especifica conforme informado anteriormente neste
manual.
7.4 OBSERVAÇÕES
Neste campo são registradas informações e jus�fica�vas
necessárias à correta aplicação da tabela.
26
METODOLOGIADE ORGANIZAÇÃO
27
28
8 INICIANDO OS TRABALHOS NA MASSADOCUMENTAL ACUMULADA (ERRONEAMENTECONHECIDA COMO “ARQUIVO MORTO”)
Uma situação recorrente em muitas ins�tuições é que uma grande
parte do seu acervo documental encontra-se totalmente desorganizado,
pois os documentos gerados ao longo da sua existência são simplesmente
amontoados em caixas, sem nenhum critério de organização, e
depositados em salas geralmente ina�vas das en�dades. Tal
procedimento, além de impossibilitar a recuperação da informação,
também ocasiona deterioração de vários documentos importantes, assim
como, geração de maiores custos e u�lização de espaço devido à guarda de
documentos que poderiam ter sido descartados. Esse quadro também
ocasiona a mistura de documentos ins�tucionais (arquivís�cos) com
documentos não arquivís�cos, tais como: livros, revistas, jornais, manuais,
etc.
29
8.1 DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES DE ORGANIZAÇÃO
Ÿ Iden�ficar e separar por a�vidade e assunto os documentos da área-
meio, que são os decorrentes das a�vidades administra�vas
necessárias para alcançar os obje�vos da ins�tuição e os da área-fim,
decorrentes da execução dos obje�vos organizacionais da ins�tuição.
Ÿ Classificar e avaliar os documentos da área-meio de acordo com a
Tabela de Temporalidade (Anexo), iden�ficando suas datas e seus
respec�vos prazos de guarda, portanto, faz-se necessário a avaliação de
cada item da massa documental, visando a iden�ficação e a separação
dos documentos ins�tucionais que devem ser arquivados, daqueles
que poderão ser descartados. O critério classificador deve ser o
conteúdo do documento, ou seja, o assunto, possibilitando agrupar
espécies documentais (o�cio, memorando, recibo, etc.) que tratam do
mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta.
A classificação deve ser feita de acordo com as seguintes
operações:
Geralmente os documentos são guardados em caixas ou
mobiliários sem qualquer iden�ficação de conteúdo ou simplesmente
denominados “Arquivo-Morto”. Essa situação evidencia a falta de critério
nas a�vidades arquivís�cas e principalmente o descaso com que a
informação é tratada.
A primeira a�tude ao se defrontar com a situação descrita acima é
fazer o diagnós�co da situação dos documentos acumulados ao longo da
existência da ins�tuição levando em consideração seu acondicionamento,
estado de conservação, iden�ficando as metodologias de arquivamento
anteriormente empregadas.
30
ü Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de
verificar sob que assunto deverá ser classificado.
ü Codificação: consiste na atribuição do código correspondente
ao assunto de que trata o documento.
Ÿ Relacionar todos os Documentos área-meio que podem ser
descartados, no formulário Listagem de eliminação de documentos
(Anexo), para fins de obter a aprovação de descarte pela ins�tuição e, se
aprovada, lavrar o Termo de eliminação de documentos de arquivo
(Anexo). Sugere-se nessa etapa que a Listagem de eliminação de
documentos seja divulgada a todos os departamentos da ins�tuição
por um prazo de 10 dias para dar ciência a quem possa interessar.
Obs: As informações detalhadas de como proceder na eliminação dos
documentos encontra-se na página 36 deste Manual.
Ÿ Para o correto arquivamento a fim de manter uma boa organização e a
preservação dos documentos, recomenda-se proceder a higienização,
acondicionamento e o arquivamento dos Documentos da área-meio
que não foram descartados e dos Documentos da área-fim,
obedecendo aos procedimentos técnicos cabíveis elencados abaixo:
ü Verificar a existência de documentos que tratam do mesmo
assunto, colocando-os em ordem cronológica decrescente,
sendo os documentos com data mais recente em primeiro
lugar e assim sucessivamente. Reunindo sempre os
documentos do mesmo código.
ü Ordenar os documentos classificados sob um mesmo assunto a
fim de agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de
31
erros. A escolha da forma de ordenação depende da natureza
dos documentos. Os métodos básicos são: Ordenação
alfabé�ca (disposição dos documentos ou pastas de acordo
com a sequência das letras do alfabeto); Ordenação
cronológica (disposição dos documentos ou pastas de acordo
com a sucessão temporal); Ordenação geográfica (disposição
de acordo com as unidades territoriais como países, estados,
municípios e etc.); Ordenação temá�ca (disposição de acordo
com temas ou assuntos); Ordenação numérica (disposição de
acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos).
ü Acondicionar os documentos textuais em caixas-arquivo,
pastas com prendedores plás�cos, pois fixadores de metal
enferrujam facilmente e danificam o documento, portanto
re�re-os e subs�tua por fixadores plás�cos. Usar embalagens
de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou
amassá-lo. Não acondicionar documentos acima da
capacidade da pasta ou caixa.
ü Arquivar os documentos nas pastas, caixas ou outros materiais
de acondicionamento colocando o máximo de informações
possíveis sobre o conteúdo da caixa no Espelho de
Iden�ficação (Anexo) e guardar as pastas e caixas no devido
armário ou estante.
32
ü Mantê-los limpos, em local arejado, livre de poeira e umidade,
e longe de alimentos que possam atrair insetos e fungos para
bom estado de conservação dos documentos;
Ÿ Divulgar os procedimentos para acondicionamento, arquivamento,
tramitação, e transferência dos documentos na fase corrente,
obje�vando a racionalização do fluxo e da recuperação dos mesmos.
Ÿ Levantamento de dados da estrutura administra�va para possibilitar o
desenvolvimento de ações para tratamento dos documentos da área-
fim (tais como plano de classificação e tabela de temporalidade), assim
como subsidiar futuras recomendações de métodos e procedimentos
para o desenvolvimento da gestão documental. Para isso faz-se
necessário que a ins�tuição contrate um profissional com formação na
área de Arquivologia.
Ÿ Cadastramento do acervo documental em sistema informa�zado para
possibilitar o acesso, difusão e recuperação dos documentos. A
ins�tuição poderá optar pelo desenvolvimento de so�ware específico;
pela aquisição de licença de uso de aplica�vo existente no mercado; ou
pela u�lização de so�ware livre.
33
9 TRABALHANDO NO ARQUIVO JÁ ORGANIZADO
Para dar con�nuidade ao trabalho que foi feito com a massa
documental acumulada e garan�r que não ocorra novamente o mesmo
problema de perda de informações importantes com os documentos que
venham a ser produzidos e os acervos dos arquivos correntes, é
importante que se tenha ro�nas de trabalho pré-definidas. Para isso, é
importante que seja implantada uma metodologia de produção e
arquivamento nos arquivos setoriais localizados em cada departamento
para os documentos na fase corrente. Para o eficaz desenvolvimento
dessas ro�nas, sugere-se que todos os documentos que não estejam mais
em fase corrente sejam transferidos para o arquivo central que terá a
guarda dos documentos intermediários e permanentes.
9.1 ARQUIVO SETORIAL
Os Arquivos Setoriais, também chamados de arquivos correntes, são
cons�tuídos de documentos em curso ou frequentemente consultados,
desta forma são locais de guarda temporária da documentação ou de
documentos que exijam permanecer na origem por um período maior de
tempo, prazo este estabelecido na Tabela de Temporalidade ou conforme a
necessidade de uso do setor. Estão localizados nas próprias áreas de
trabalho e sob sua responsabilidade.
Cada área poderá definir a forma de arquivamento dos documentos
enquanto estes permanecerem sob sua responsabilidade, podendo
u�lizar a ordem cronológica, numérica ou alfabé�ca, de forma a facilitar a
consulta aos documentos.
Deve-se analisar as melhores opções de acondicionamento.
Podendo adotar diversos modelos de caixas, envelopes, folders, pastas,
etc. Para definir a melhor forma de acondicionamento é necessário
considerar o tamanho e o �po de documento, o espaço disponível, os
34
custos e o tempo de guarda. Passo a passo do arquivamento na fase corrente:
Ÿ Verificar a existência de documentos que tratam do mesmo
assunto colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo
os documentos com data mais recente em primeiro lugar e assim
sucessivamente;
Ÿ Reunir esses documentos e acondicionar em pastas, caixas e etc.;
Ÿ Arquivar os documentos nos locais devidos, iden�ficando de
maneira visível às pastas, caixas e outros materiais de
acondicionamento;
Ÿ Acondicionar as pastas e caixas no devido armário ou estante.
9.2 TRANSFERÊNCIA
Considera-se transferência a passagem de documentos de um
Arquivo Setorial para o Arquivo Central, onde aguardarão sua des�nação
final: eliminação, ou recolhimento para guarda permanente. Uma vez
avaliado que os documentos estão des�nados a cumprir prazos na fase
intermediária, esses permanecerão custodiados no Arquivo Central.
A avaliação para a transferência deverá ser feita pelo responsável
do setor com o auxílio dos profissionais do Arquivo Central. Os
documentos transferidos de fase intermediária passarão à custódia e
responsabilidade do Arquivo Central.
Serão transferidos para o Arquivo Central apenas os documentos
de arquivo, definidos assim, aqueles recebidos ou produzidos pela
ins�tuição em decorrência do exercício de suas a�vidades específicas
como: o�cios, jornais, folders, material bibliográfico produzido pela
ins�tuição e etc. Qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza,
mesmo que registradas em suportes diferentes do papel como: o áudio
dos discursos pronunciados pelos dirigentes, a filmagem de entrevistas
dadas a televisão, vídeos ins�tucionais, exemplares de brindes produzidos
35
pela ins�tuição e etc. Não se deve transferir para o Arquivo Central aquilo
que não é documento arquivís�co como: material bibliográfico, leis, cópias
em geral e todo o material que seja u�lizado apenas para consulta e auxilio
das a�vidades da ins�tuição. No caso das cópias de documentos, se o
documento original deixar de exis�r por algum mo�vo, a cópia passa a ter
valor de documento arquivís�co.
A transferência de documentos não deverá ser efetuada em forma
de pacotes, pastas suspensas (exceto documentação de pessoal), pastas
A-Z ou caixas de mudança, ou seja, a forma de acondicionamento padrão
para transferência é caixa-arquivo.
Passo a passo da transferência de documentos
Ÿ Reunir os documentos de mesmo assunto em maços
classificando os documentos da área-meio, segundo a Tabela de
Temporalidade (Anexo). Os documentos da área-fim só poderão
receber um código de classificação quando for feita a Tabela de
Temporalidade especifica.
Ÿ Acondicionar em caixas-arquivo tamanho padrão. As caixas
poderão ter um número ilimitado de maços tendo-se o cuidado
para não acondicionar documentos acima da capacidade do
maço ou da caixa;
36
Ÿ Re�rar prendedores (bailarinas) de metal, grampos e clipes
metálicos para evitar a oxidação, ligas de borracha e desdobrar os
documentos que es�verem dobrados, tendo o cuidado para não
rasgá-los; Não fazer recortes ou colagens e não usar fitas adesivas
diretamente sobre os documentos.
Ÿ Colar, na caixa, o Espelho de Iden�ficação (anexo) preenchendo
todas as informações possíveis.
Ÿ Preencher a Guia de Transferência (conforme modelo no Anexo),
encaminhando em duas vias impressas e uma via em formato
digital ao Arquivo Central, assinadas pelo responsável do setor.
Após a conferência dos documentos transferidos ao Arquivo
Central pela equipe técnica, uma via será devolvida à unidade
para controle desta.
9.3 DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
Esta operação ocorre quando por algum mo�vo alguém necessita
de algum documento que está custodiado pelo Arquivo Central. O
desarquivamento de documento no Arquivo Central será feito mediante
solicitação. Para facilitar a localização e dar celeridade no atendimento da
solicitação, o usuário deve informar o maior número possível de dados
referentes aos documentos solicitados.
Os documentos que estejam na fase intermediária no Arquivo
Central só serão desarquivados mediante solicitação do setor produtor ou
autorização formal deste.
Ao re�rar a documentação do Arquivo Central o solicitante
assinará um Recibo de Desarquivamento (Anexo). O setor será responsável
por eventual extravio ou perda de documentos, ficando o Arquivo Central
isento da responsabilidade por quaisquer alterações ocorridas no
documento desarquivado.
37
9.4 ELIMINAÇÃO
A eliminação é realizada quando a documentação apresenta
prescrição legal e ausência de valor histórico, porém os descartes ilegais de
documentos nos próprios setores podem gerar graves prejuízos, tanto pela
perda informacional quanto pela possível falta de prova em requisições
trabalhistas ou auditorias.
A eliminação de documentos somente deverá ocorrer depois de
concluído o processo de avaliação conduzido pela equipe técnica do
Arquivo Central, com o aval dos responsáveis dos setores e aprovação da
direção da ins�tuição.
Para os documentos da área-meio serão considerados os prazos de
guarda indicados na Tabela de Temporalidade (Anexo). Mesmo não
havendo ainda a Tabela de Temporalidade da área-fim, no caso de haver
uma grande massa de um determinado �po de documento que o
profissional responsável pela a organização do acervo julgue
desnecessário a guarda por um longo período, pode-se fazer a eliminação,
após uma criteriosa avaliação dos documentos pela equipe técnica do
Arquivo Central, pelo setor que o produziu e pela direção da Ins�tuição. Se
todos concordarem que o documento já não possui valor administra�vo e
nem possui valor histórico este poderá ser eliminado.
Passo a passo da eliminação de Documentos das A�vidades-meio:
Ÿ Iden�fica-se o �po de documento e o assunto a que ele se
refere;
Ÿ Classifica-se de acordo com o assunto e conforme a Tabela de
Temporalidade;
Ÿ Verificar se o documento já cumpriu o seu prazo de guarda no
Arquivo Corrente e Intermediário e não possui valor secundário;
Ÿ Elabora-se uma Listagem de Eliminação de Documentos
(Anexo) descrevendo os documentos a serem eliminados;
38
Ÿ Submete-se a Listagem de Eliminação de Documentos à
aprovação dos responsáveis pelos setores e à direção da
Ins�tuição.
Ÿ Após a aprovação lavra-se o Termo de Eliminação de
Documentos (Anexo) e dá-se a eliminação efe�va. A eliminação
deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação
posterior de qualquer documento eliminado por meio da
incineração ou fragmentação manual ou mecânica do papel
para reciclagem.
Passo a passo da eliminação de Documentos das A�vidades-fim:
Ÿ Iden�fica-se o �po de documento e o assunto a que ele se
refere;
Ÿ É realizada uma avaliação dos documentos pela equipe técnica
do Arquivo Central, pelo setor que o produziu e pela direção da
Ins�tuição.
Ÿ Se todos concordarem que o documento já não possui valor
administra�vo e nem possui valor histórico este poderá ser
eliminado.
Ÿ Para a sua eliminação, é elaborada uma Listagem de Eliminação
de Documentos (Anexo) descrevendo os documentos a serem
eliminados;
Ÿ Submete-se a Listagem de Eliminação de Documentos à
aprovação dos responsáveis pelos setores e à direção da
Ins�tuição.
Ÿ Após a aprovação lavra-se o Termo de Eliminação de
Documentos (Anexo) e dá-se a eliminação efe�va. A eliminação
deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação
posterior de qualquer documento eliminado por meio da
incineração ou fragmentação manual ou mecânica do papel
39
para reciclagem.
Portanto, nenhum descarte poderá ocorrer à revelia, pois pode
causar a dispersão ou perda do patrimônio histórico da ins�tuição que é
fonte de prova e informação. Todavia os setores têm autonomia para fazer
o descarte de material de consulta como leis, decretos e portarias que
estejam desatualizados e que não sejam mais úteis ou cópias e vias de
documentos cujo original encontra-se no mesmo conjunto documental ou
dossiê.
OBS: A Listagem e o Termo de Eliminação de Documentos são de
guarda permanente e deverão ficar sob a custódia do Arquivo Central.
9.5 RECOLHIMENTO AO ARQUIVO PERMANENTE
Para Marilena Leite Paes (2004), “apesar de os arquivos serem
conservados primariamente para fins administra�vos, cons�tuem base
fundamental para a história, não apenas do órgão a que pertencem, mas
também do povo e suas relações sociais e econômicas”.
Considerando a importância da preservação dos acervos
produzidos pela ins�tuição como instrumento de prova e informação
sobre suas a�vidades para as administrações e gerações futuras os
documentos com valor secundário, ou seja, com valor histórico serão
recolhidos para o Arquivo Central. Por não ser uma ins�tuição pública o
Arquivo Central fará a guarda tanto do Arquivo Intermediário como do
Arquivo Permanente.
Recolhimento é a passagem dos documentos da fase intermediária
para fase de guarda permanente. O recolhimento destes documentos
deverá ser feito depois de estarem organizados, avaliados, higienizados,
acondicionados e acompanhados de instrumento descri�vo que permita
sua iden�ficação e controle, a sua preservação deverá ser em caráter
defini�vo em função de seu valor.
40
PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS
41
42
10 DICAS DE CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO
Para que o documento permaneça em condições de u�lização são
necessárias prá�cas de conservação de documentos que visam assegurar a
integridade �sica dos suportes e a qualidade do acesso às informações.
Todos os usuários da documentação produzida e expedida devem se
preocupar com a importância da conservação do patrimônio histórico,
comprobatório e cultural da ins�tuição. Para que o documento permaneça
em condições de u�lização são necessárias prá�cas de conservação que
visam assegurar a integridade �sica dos suportes e a qualidade do acesso
às informações. Para uma boa conservação e preservação observar as
seguintes orientações.
43
10.1 LOCAL
Ÿ Escolha, para armazenar os documentos, locais onde não haja
incidência da luz solar, que não sejam quentes, úmidos ou com
risco de infiltrações.
Ÿ Evite armazenar a documentação em locais onde haja risco de
incêndios, como cozinhas, ou perto de fiações e aparelhos
elétricos.
Ÿ Não guarde os seus documentos perto de substâncias que possam
colocá-los em risco de deterioração. Não os coloque em
despensas, junto a alimentos doces, líquidos, materiais de limpeza
e/ou materiais inflamáveis ou tóxicos.
Ÿ Temperatura e umidade rela�va devem ser man�das com índices
de 20ºC de temperatura e 50% de Umidade Rela�va do Ar. Altos
índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais
aos documentos, pois aceleram processos químicos de
deterioração, além de permi�r a proliferação de insetos e o ataque
de micro-organismos (fungos e bactérias).
Ÿ Evite fumar, beber ou se alimentar perto de documentos, evitando
o perigo de manchas, incêndios e atra�vos para insetos.
10.2 MOBILIÁRIO
Ÿ O �po de material e mobiliário adequado para a guarda de
documentos deve corresponder à frequência de uso dos mesmos,
em função da durabilidade e facilidade de acesso à consulta.
44
10.3 ACONDICIONAMENTO
Ÿ Não acumule pilhas de papel, pois além de serem desorganizadas
e instáveis, podem aumentar o risco de alimentar incêndios. As
pilhas de papel dificultam o manuseio e a conservação do material,
além de contribuir para o deterioramento mais rápido.
Ÿ Deve-se analisar as melhores opções de embalagens. Pode-se
adotar diversos modelos de caixas, envelopes, folders, pastas, etc.
Para definir a melhor forma de acondicionamento é necessário
considerar o tamanho e o �po de documento, o espaço disponível,
os custos e o tempo de guarda. Não acondicionar documentos
acima da capacidade da pasta ou caixa.
Ÿ Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não
dobrá-lo ou amassá-lo, pois o local no qual ele é dobrado resulta
em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente. Evite guardar
documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho, em
forma de rolos. Acondicione em envelopes de papel neutro e, de
preferência, em mapotecas.
Ÿ Para o acondicionamento de documentos recomenda-se o uso de
caixas-arquivo que tenham as seguintes caracterís�cas: caixas
resistentes e bem estruturadas; confeccionadas com material de
boa qualidade; Podem ser u�lizadas caixas de papelão ou
polionda, sendo que cada uma apresenta vantagens e
desvantagens. O maior problema das caixas de papelão reside no
alto índice de acidez que é um dos fatores mais prejudiciais ao
papel, e o contato dos documentos com uma embalagem ácida
acelera esse processo de deterioração. As pastas plás�cas
45
Polionda não apresentam o problema da acidez. Porém, não é
recomendável u�lizá-las em locais com altos índices de
temperatura e umidade. A umidade re�da dentro da caixa,
associada às variações de temperatura do ambiente, acelera o
processo de deterioração. Recomenda-se o uso destas caixas
somente em ambientes clima�zados.
Ÿ Evite enrolar os papéis. A melhor forma de guardar um documento
é deixando-o plano. E nunca use ligas de borracha para amarrar a
sua documentação, pois com o tempo, a liga irá derreter e ficará
grudada no papel. Se precisar amarrar algo, u�lize um cadarço de
algodão.
Ÿ Ao perfurar documentos, dobrar a folha delicadamente ao meio
de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.
Ÿ Não u�lizar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse
�po de cola perde a aderência rapidamente, resultando em uma
mancha escura de di�cil remoção.
Ÿ Evite colas plás�cas e em bastão que favorecem a degradação.
Subs�tua por me�lcelulose (a base de água) que é neutra e
reversível.
Ÿ Os papéis das capas de processo devem ser alcalinos e/ou capas de
processos que contenham fibra longa (papel Kra� branco – KB 125,
com 125 g/m2) para que tenham resistência ao manuseio.
46
10.4 HIGIENIZAÇÃO
Ÿ Limpeza: o acúmulo de pó no ambiente favorece o surgimento de
fungos e bactérias, que se proliferam quando a umidade aumenta
e transforma as par�culas de poeira em habitat ideal para sua
reprodução.
Ÿ Remover o pó e demais sujidades do local a seco com aspiradores,
e para a limpeza das folhas u�lizam-se trinchas, escovas macias e
flanelas de algodão;
Ÿ Para limpar os seus documentos em papel, você pode u�lizar um
pincel macio, com o qual será removido a poeira e outros detritos
que es�verem sobre o papel, ou uma borracha branca. Mas, se o
documento es�ver muito frágil, recomenda-se que faça um sache
colocando um pedaço de algodão dentro de um retalho de pano
bem fino. Rale a borracha e a espalhe sobre o papel. Com a ajuda
do saché, faça movimentos circulares �rando suavemente a
sujeira do papel.
Ÿ Não plas�fique a sua documentação, nem u�lize fitas adesivas ou
cola escolar para reparar os documentos, pois a substância
química presente nesses materiais acidifica o papel, ou seja, ela irá
danificar o documento ainda mais com o tempo.
Ÿ Outro material que também não deve ser usado em papéis que
você deseja que durem por muitos anos são os clipes e grampos de
metal. Eles vão enferrujar com o passar dos anos e manchar a sua
documentação. Prefira os clipes de plás�co ou proteja os
documentos com um pequeno pedaço de papel na área de
47
contato. As e�quetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos
também não são adequados, subs�tuía quando necessário, por
materiais “inertes”, como o propileno.
Ÿ Ao guardar livros e outros papéis em armários e gavetas, coloque
sachés de cravo da índia com pimenta do reino junto a eles. Esse
saché é uma dica caseira, que vai ajudar a afastar as traças.
Ÿ No caso do papel, faça periodicamente o controle de poeira, de
fungos, como o mofo, e de possíveis pragas como cupins, brocas e
roedores que podem atacar o documento. Dede�zar com
frequência o ambiente do arquivo;
48
10.5 MANUSEIO
Ÿ Ao manusear documentos an�gos e guardados por muito tempo,
u�lize máscara e luvas. Isso irá proteger os documentos e a sua
saúde de possíveis fungos. As mãos devem ser lavadas no início e
ao final do trabalho. Frequentemente os dedos podem estar sujos
de �nta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos
também danifica o documento ao longo do tempo.
Ÿ Ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os
cotovelos. Recomenda-se sempre manuseá-los sobre uma mesa.
Ÿ Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e
lombadas ao re�rá-lo de uma pasta, caixa ou estante.
Ÿ Se precisar acrescentar alguma informação no verso de
documentos, use um lápis bem macio, pois assim o papel não
ficará marcado e você poderá apagar essa informação quando
desejar. Recomenda-se lápis 2B, 4B ou 6B.
Ÿ Uso de cópias xerox de documentos é contra-indicado, pois as
máquinas xerox, que operam com luz ultravioleta em grande
intensidade, causam danos tanto ao papel como à �nta do
documento original. É importante lembrar que as fotocópias não
subs�tuem o original ou a 2ª via de um documento.
10.6 DOCUMENTOS EM SUPORTES NÃO CONVENCIONAIS
Ÿ Para guardar fotos em preto e branco recomenda-se o envelope
branco. Já para guardar fotos coloridas o envelope branco não é
49
recomendado, pois acelera o processo de deterioração. Para se
guardar fotos coloridas recomenda-se o uso de álbuns que
possuam “jaqueta de poliéster” ou um plás�co neutro que não
danifique a foto. Esses álbuns são encontrados em lojas que
vendem material para fotografia e, normalmente, suas
caracterís�cas vêm indicadas na e�queta. Antes de comprar um
álbum leia a embalagem.
Ÿ Verifique periodicamente se os documentos em suportes não
convencionais como os gravados em fitas magné�cas, disquetes,
CDs e demais arquivos digitais ou em computadores estão bem
conservados ou funcionando bem.
Ÿ Fitas de vídeo e fitas cassete devem ser guardadas rebobinadas até
o fim de um dos lados e repe�r esse processo a cada três anos,
pois, isso evita o enrugamento e a colagem das voltas do rolo.
Coloque-as na ver�cal dentro de suas embalagens e armazenada
em locais que não sejam muito quentes ou úmidos, pois com o
tempo, o calor e a umidade danificam esses materiais podendo
levar ao seu rompimento. Recomenda-se que as fitas fiquem
armazenadas em um local com temperatura estável entre 18°C e
20°C, longe de fontes de luz e de campos magné�cos.
Ÿ Ao limpar CDs e DVDs use um tecido não abrasivo, como os
u�lizados para limpar lentes fotográficas, ou use uma escova bem
macia. O movimento de limpeza nunca deve ser circular, ou seja,
ao longo das trilhas, e sim do centro do disco para fora.
Ÿ Evite também colar e�quetas nos CDs e DVDs, pois, com o tempo,
50
a colagem irá prejudicar a leitura e irá acelerar o processo de
desgaste.
Ÿ As fotografias e demais documentos digitais devem estar salvos
em mais de um local, ou seja, não os guarde apenas em seu
computador. Faça cópias em CDs ou use um HD externo, este
úl�mo deve estar sempre em uso. Não se esqueça de
constantemente fazer cópias de segurança.
Ÿ Deve-se observar que com o tempo as tecnologias se tornam
ultrapassadas. Para a leitura de dados em formato digital, assim
como de fitas magné�cas, uma solução é a manutenção de
equipamentos e programas nos quais foram gerados. Outra
solução é a chamada migração, ou seja, a informação pode ser
transferida para outro suporte.
51
52
11 REFERÊNCIAS
BRASIL. Congresso Nacional. Senado Federal. Secretaria de Arquivo.
Manual de assistência técnica Arquivís�ca. – Brasília: Senado Federal,
Secretaria de arquivo, 2006.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e
des�nação de documentos de arquivo; rela�vos às a�vidades-meio da
administração pública. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2001. Disponível em: www.conarq.arquivonacional.gov.br.
Acessado em: 9 de setembro de 2014.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a polí�ca nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
BRASIL. Agência Nacional de Águas. Manual da Padronização das
Publicações da Agência Nacional de Águas. Brasília: ANBT, 2002.
BRASIL. Ins�tuto Chico Mendes de Conservação de Biodiversidade –
ICMBIO. Manual de Gestão Documental – Brasília: maio, 2010.
BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO. Coordenação-Geral de Documentação e Informação. Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo. Brasília: AGU, 2010. 157 p. , il.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prá�ca. 3 ed. Rio de Janeiro: Editora Fundação Getulio Vargas, 1997.
53
54
ANEXOS
55
56
ANEXO I
PERGUNTAS FREQUENTES
1. Quais devem ser as caracterís�cas dos profissionais que
desempenham as a�vidades de arquivo?
O ideal é que o Arquivo tenha uma pessoa com formação
profissional na área (Arquivista ou Bibliotecário Documentalista) e
auxiliares com conhecimentos técnicos. Nesse sen�do, é indispensável o
conhecimento de legislação específica e das técnicas arquivis�cas, bem
como dos procedimentos administra�vos. Os colaboradores que
trabalham diretamente com acervos documentais arquivís�cos
administra�vos devem ter afinidade e disponibilidade para executar as
a�vidades e conhecimento dos assuntos e da finalidade da documentação
a ser tratada.
2. Qual a importância de uma polí�ca de gestão de documentos?
A gestão documental e a proteção especial aos documentos de
arquivo é dever da ins�tuição como instrumento de apoio à administração,
à cultura, ao desenvolvimento cien�fico e como elementos de prova e
informação. Além disso, muitas empresas já perceberam que a Gestão
Documental é uma poderosa aliada para a tomada de decisões e um
facilitador para a gestão de suas a�vidades. Outras também encontraram
na Gestão de Documentos um caminho seguro, rápido e eficiente para se
destacarem dos seus concorrentes.
3. Porque não se deve chamar “arquivo morto”?
O Arquivo é um todo orgânico, com caracterís�cas próprias.
Origina-se das a�vidades de um órgão e reflete o dia-a-dia dessas
a�vidades. É, portanto, um organismo vivo que nasce, cresce e sofre
57
transformações, e ganha novos usos. Quando os documentos perdem seu
valor administra�vo e não se percebe valor secundário para jus�ficar sua
guarda permanente, simplesmente, deve ser eliminado.
4. Como eliminar documentos de arquivo?
Devem-se respeitar as orientações da legislação vigente reunidas
na Tabela de Temporalidade adotando os procedimentos técnicos
necessários descritos neste manual. Independente do suporte do
documento a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem
de eliminação de documentos (vide anexo), que, depois de aprovada pela
ins�tuição na específica esfera de competência, deverá ser divulgada a
quem interessar e, quando for efe�vada a eliminação, será lavrado o termo
de eliminação de documentos (Anexo). Caso o documento original seja
considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado,
conforme também determina a legislação. Deve-se observar ainda os
seguintes procedimentos:
Ÿ Os documentos arquivís�cos que es�verem pendentes sob
li�gio ou inves�gação não poderão ser destruídos;
Ÿ A eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a
recuperação posterior de qualquer documento descartado;
Ÿ Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo
cóp ias de segurança e cóp ias de preser vação,
independentemente do suporte, deverão ser destruídas.
A eliminação é consequência natural do trabalho de avaliação de
documentos. É importante registrar que a eliminação implica na
destruição de documentos que, no processo de avaliação, foram
considerados sem valor para guarda permanente. O procedimento correto
para a inu�lização de documentos é a fragmentação manual ou mecânica
do papel para reciclagem. Pode-se optar também pela incineração.
58
5. O documento digital e o documento digitalizado são a mesma coisa?
Não. Os documentos digitais têm duas origens dis�ntas: os que já
nascem digitais (documento digitais) e os que são gerados a par�r de
digitalização (documentos digitalizados). Ambos são codificados em
dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema
computacional. O documento digital é produzido, tramitado e arquivado
em meio digital.
O documento digitalizado é a representação digital de um
documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização,
foi conver�do para este formato. Todo documento digitalizado é um
documento digital, mas nem todo documento digital é um documento
digitalizado.
6. Quando um documento digital é produzido e depois impresso, qual
deles é o original?
Depende do contexto em que se dá a produção do documento:
Se o documento digitado em processador de texto é impresso e
assinado, tramita e é arquivado em papel, ele será considerado original.
Neste caso, o computador foi u�lizado como uma ferramenta para apoiar a
produção do documento em papel.
Se o documento é produzido em sistema informa�zado e, após a
assinatura digital e a tramitação, é arquivado em meio digital, a impressão
desse documento será considerada uma cópia.
7. A digitalização e/ou microfilmagem permite a eliminação imediata do
documento original?
Não. A eliminação do documento original não pode ser feita apenas
porque foi digitalizado ou microfilmado. A eliminação do documento
original, bem como de sua cópia digital, dependerá de uma avaliação
prévia que definirá seu prazo de guarda e sua des�nação (Tabela de
59
temporalidade). A finalidade principal da digitalização não é a eliminação
de documentos, mas facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o
manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.
8. Como posso preservar documentos em formato digital?
A ins�tuição deve possuir um conjunto de ações que visem a
preservação de documentos arquivís�cos que contemplem tanto os
documentos convencionais como os documentos digitais.
A preservação digital é o conjunto de estratégias e metodologias
des�nadas a preservar os documentos em formato digital. Ela pode
implicar desde transferências periódicas dos suportes de armazenamento
até a conversão para outros formatos digitais, bem como a atualização do
ambiente tecnológico, o hardware e o so�ware. Tais estratégias devem
alcançar todas as caracterís�cas essenciais que definem um documento
digital, que são: �sicas (suporte / registro �sico), lógicas (so�ware e
formato digital) e conceituais (estrutura / conteúdo exibido). Além disso,
elas devem levar em conta os elementos necessários para a produção,
administração e o acesso aos documentos digitais. Deve-se compreender,
ainda, que a preservação digital não é a digitalização de documentos que
se apresentam em outros suportes. A digitalização é uma ação que serve à
captura de documentos para sistemas de informação como forma de
facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a preservação dos
originais. Já a preservação digital visa exclusivamente à preservação dos
documentos que já nascem digitais.
9. As fotografias, filmes digitais e websites produzidos na minha
ins�tuição podem ser considerados documentos arquivís�cos?
Sim, desde que tenham sido produzidos (elaborados ou recebidos)
no curso de uma a�vidade, ou seja, de um processo de trabalho, como
instrumentos ou resultados de tal a�vidade. Esses documentos devem ser
60
contemplados pelo programa de gestão documental da ins�tuição.
10. Mensagens de correio eletrônico (e-mails) podem ser consideradas
documentos arquivís�cos?
Sim, desde que tenham sido produzidas (elaboradas ou recebidas)
no curso de uma a�vidade, ou seja, de um processo de trabalho como
instrumentos ou resultados de tal a�vidade. Na qualidade de documentos
arquivís�cos, as mensagens devem ser completas e criadas por pessoas
autorizadas, e é recomendável que sejam redigidas de acordo com normas
oficiais de comunicação. Não devem ser tratados assuntos fora da matéria
que originou o documento e devem exis�r procedimentos que controlem a
tramitação e o arquivamento, de forma a garan�r sua auten�cidade. Esses
documentos devem ser contemplados pelo programa de gestão
arquivís�ca da ins�tuição.
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CNTC - Confederação Nacional dos Trabalhadores no ComércioSGAS W5, quadra 902, bloco C, CEP 70390-020 - Brasília/DF
Fone: (61) 3217.7100 | cntc@cntc.org.br
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