manual básico de organização de documentos para as entidades

MANUAL BÁSICO DE ORGANIZAÇÃO DEDOCUMENTOSPARA AS ENTIDADES FILIADAS À CNTC

Presidente: Levi Fernandes Pinto

1º Vice-Presidente: Vicente da Silva

2º Vice-Presidente: Valmir de Almeida Lima

1º Secretário: Lourival Figueiredo Melo

2º Secretário: Idelmar da Mota Lima

1º Tesoureiro: Luiz Carlos Mo�a

2º Tesoureiro: Saulo Silva

Diretor de Patrimônio: Luiz de Souza Arraes

Diretor Social e de Assuntos Legisla�vos: José Francisco de Jesus Pantoja Pereira

Diretor de Assuntos Internacionais: Maria Bernadete Lira Lieuthier

Diretor de Assuntos Culturais e Orientação Sindical: Guiomar Vidor

Diretor de Assuntos Trabalhistas e Judiciários: Ageu Cavalcante Lemos

Diretor de Assuntos Previdenciários: Ronaldo Nascimento

Diretor Administra�vo do CET/CNTC: Edson Ribeiro Pinto

Diretor Adjunto do CET/CNTC: José Ribamar Rodrigues Filho

SUPLENTES: José Mar�ns dos Santos • Ronildo Torres Almeida • Edson Geraldo

Garcia • Elias Bernardino da Silva • Abdon Mar�ns de Moura • Raimundo Miquilino

da Cunha • Edson Ramos • José Alves Paixão • Leocides Fornazza • Telma Maria

Cárdia • José Carlos Perret Schulte • Milton Manoel da Silva Filho • Cléber Paiva

Guimarães • João de Sant’Ana • Cibele Cris�na Lemos de Oliveira

CONSELHO FISCAL:

Efe�vos: Dorvalino de Oliveira • José Lucas da Silva • Márcio Luiz Fatel

Suplentes: Raimundo Ma�as de Alencar • Aulino Beserra Lima

REPRESENTAÇÃO INTERNACIONAL: Antonio Caetano de Souza Filho • Luiz José

Gila da Silva • Raimundo Firmino dos Santos • Vagnei Borges de Castro • Rosilene

Schneider Glasser • Francisca das Chagas S. da Silva • Manoel Santos de Oliveira •

João Correia Gomes

Diretoria da CNTC

EXPEDIENTE:

Idealização: Lourival Figueiredo Melo

Coordenação: Wellington dos Santos

Redação: Wellington dos Santos e Virgínia Luna Félix

Colaboração: Ezequias Nascimento Silva

Editoração/Revisão: Departamento de Comunicação da CNTC

Brasília/2014

Caros companheiros,

Desde o início de 2012, a Confederação Nacional dos Trabalhadores no

Comércio (CNTC) vem inves�ndo no tratamento arquivís�co adequado

e catalogação de todo acervo documental da en�dade, por meio da

criação de um Arquivo Central. A inicia�va visa garan�r a preservação da

memória da en�dade e contribuir para o registro histórico do próprio

movimento sindical brasileiro.

A criação do presente MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL, de autoria

da equipe técnica do Arquivo Central da CNTC, foi pensada com o

propósito de estender às federações e sindicatos da base do Sistema

CNTC o conhecimento técnico de como fazer uma gestão documental

adequada a fim de preservar também a memória ins�tucional de suas

en�dades, deixando um legado para o futuro.

É uma ação de gestão do conhecimento que, esperamos, contribua para

um registro qualita�vo das ações de nosso movimento, já que é rica

nossa história de lutas, desafios e conquistas.

Cordialmente,

Levi Fernandes PintoPresidente

Mensagem do Presidente

MANUAL BÁSICO DE ORGANIZAÇÃO DE

DOCUMENTOSPARA AS ENTIDADES

FILIADAS À CNTC

Este material contém informações importantes para o usuário, orientando como produzir, tramitar e des�nar seus documentos de forma padronizada.

Ficha Catalográfica elaborada por Wellington dos Santos

C732 Confederação Nacional dos Trabalhadores no ComércioManual Básico de Organização de Documentos Para as En�dades Filiadas à CNTC / Wellington dos Santos, Virginia Luna Félix. – Brasília: CNTC - Confederação Nacional dos Trabalhadores no Comércio Brasília, 2014. 99 p. : il.

1. CNTC – Confederação Nacional dos Trabalhadores no Comércio2. Manual – Organização Documental - 3. Documento - organização 4. Arquivo – Organização. I. Santos, Wellington dos. Félix, Virginia Luna, (Org.) II. Título.

CDD 025.17

SUMÁRIO

1 APRESENTAÇÃO 09

2 INTRODUÇÃO 13

3 DOCUMENTOS 153.1 - DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS 153.2 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 16

3.2.1 - Formato 163.2.2 - Gênero 163.2.3 - Espécie 173.2.4 - Natureza 18

4 GESTÃO DOCUMENTAL 18

5 ARQUIVO 195.1 - FINALIDADES DO ARQUIVO 205.2 - CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 205.3 - IDADE DOS ARQUIVOS 21

6 PLANO E CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 22

7 TABELA DE TEMPORALIDADE 237.1 - ASSUNTO 237.2 - PRAZOS DE GUARDA 247.3 - DESTINAÇÃO FINAL 247.4 - OBSERVAÇÕES 24

8 INICIANDO OS TRABALHOS NA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA (ERRONEAMENTE CONHECIDA COMO “ARQUIVO MORTO”) 27 8.1 - DESENVOLVIMENTOS DAS ATIVIDADES DE ORGANIZAÇÃO 28

9 TRABALHANDO NO ARQUIVO JÁ ORGANIZADO 329.1 - ARQUIVO SETORIAL 329.2 - TRANSFERÊNCIA 339.3 - DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 359.4 - ELIMINAÇÃO 369.5 - RECOLHIMENTO AO ARQUIVO PERMANENTE 38

10 DICAS DE CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO 4110.1 - LOCAL 4210.2 - MOBILIÁRIO 4210.3 - ACONDICIONAMENTO 4310.4 - HIGIENIZAÇÃO 4510.5 - MANUSEIO 4710.6 - DOCUMENTOS EM SUPORTES NÃO CONVENCIONAIS 47

Pág.

9

11 REFERÊNCIAS 51

ANEXOS 53

ANEXO I – PERGUNTAS FREQUENTES 55

ANEXO II – ESPELHO DE IDENTIFICAÇÃO 61

ANEXO III – GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS 63

ANEXO IV – LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 65

ANEXO V – TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 67

ANEXO VI – TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA ÁREA-MEIO 69

10

Este manual contém a compilação de diversos instrumentos de

gestão adotados pela equipe de arquivo da Confederação Nacional dos

Trabalhadores do Comércio (CNTC), explicitando sua u�lização e servindo

como material de consulta e de orientação para os colaboradores das

Federações e Sindicatos filiados à En�dade, na implantação e/ou

manutenção de sua gestão documental.

O exemplar contém uma série de procedimentos para a gestão de

documentos ins�tucionais desde a sua produção, durante o prazo de

guarda que houver sido definido até a guarda permanente ou o descarte,

com o obje�vo de: racionalizar o ciclo documental, isto é, a produção

ordenada; a tramitação e a guarda segura; a localização rápida e precisa; a

preservação da documentação considerada permanente e histórica e a

eliminação sistemá�ca dos documentos que já perderam a sua

importância para a ins�tuição.

A CNTC, após tomar ciência da dificuldade que muitas ins�tuições

têm em tratar a sua massa documental acumulada que ocupa muito

espaço e que desorganizadas não permitem a recuperação de informações

necessárias para o desenvolvimento de suas a�vidades, decidiu criar este

Manual para trazer orientações que devem ser aplicadas como um

instrumento prá�co, buscando uma eficiente gestão documental por meio

da implantação de padrões para tramitação e des�nação dos documentos

da en�dade. O Manual busca dar uma ênfase maior aos documentos

gerados a par�r das a�vidades-meio, tendo em vista que estes são os

maiores responsáveis por este problema.

1 APRESENTAÇÃO

11

O conjunto deste trabalho deve ser compreendido como uma

demonstração da busca pela eficiência na administração e de valorização

do patrimônio documental a par�r do compromisso com a preservação e o

acesso a documentos e arquivos, considerando a informação um direito

básico da cidadania e reconhecendo a importância da documentação

produzida pelas en�dades sindicais, ao longo do tempo, como fonte

principal de testemunho do legado histórico do sindicalismo brasileiro.

12

DOCUMENTOS,GESTÃO DOCUMENTALE ARQUIVO

14

Com o avanço da ciência e da tecnologia a produção de

documentos cresceu a níveis muito elevados que superaram a capacidade

de controle e organização das en�dades, que se viram forçadas a

desenvolver trabalhos e buscar soluções para a gestão destes acervos

acumulados.

A solução para resolver o acúmulo das massas documentais,

erroneamente conhecidas como “arquivos mortos”, é um dos grandes

desafios da arquivís�ca. Trata-se de uma situação que se repete

sistema�camente nas ins�tuições. Qualquer organização, seja pública ou

privada, convive com o dilema do des�no da documentação acumulada no

decorrer de suas funções. O poder público, em suas várias esferas, o setor

privado e mesmo pessoas �sicas, em seus escritórios ou residências, são

forçadas a guardar uma quan�dade cada vez maior de documentos sejam

impressos ou digitais.

Ao longo do tempo foram tomadas inúmeras medidas para tentar

resolver esse “problema”. Muitas sem sucesso já que não se baseavam em

critérios adequados de avaliação que se preocupassem em salvaguardar

informações importantes, principalmente no que diz respeito à

preservação da memória ins�tucional. Em 1º de outubro de 1973 a

memória do sindicalismo nacional sofreu um duro golpe, pois, nessa data

foi publicada a Portaria Ministerial nº 3.293, que em seu ar�go 1º

autorizava que “as en�dades sindicais poderiam a par�r daquela data,

inu�lizar seus documentos e papeis, desde que não houvesse recurso e

denúncia a serem apuradas que datassem mais de dez anos”. Amparados

pela determinação dessa portaria, o setor sindical no Brasil passou a

proceder a eliminação de seus documentos, o que pode ter provocado

2 INTRODUÇÃO

15

uma grande lacuna informacional na história dessas ins�tuições, haja visto

que só o critério de datas não é suficiente para proceder a eliminação

adequada de documentos.

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a polí�ca

nacional de arquivos públicos e privados e considera a gestão de

documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em

fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimentos

para guarda permanente”.

O atendimento a este ar�go permite que a ins�tuição trate a

documentação de maneira adequada, evitando duplicidade de

documentos, extravio, dificuldade no acesso, falta de espaço para

acondicioná-los e demora a encontrar de maneira precisa a informação.

Na gestão de documentos a ins�tuição também é responsável pela

conservação do acervo documental, cuidando do manuseio do documento

desde a sua produção até a sua eliminação ou recolhimento ao arquivo

permanente. Aqueles que não observarem os procedimentos de proteção

e conservação da informação poderão responder penal, civil e

administra�vamente como dispõe o art.25 da lei 8159: “Ficará sujeito à

responsabilidade penal, civil e administra�va, na forma da legislação em

vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente

ou considerado como de interesse público e social”.

Portanto, a informação deve ser sempre cuidada e preservada para

que seja acessível em tempo hábil e que atenda a necessidade de seu

solicitante de forma sa�sfatória.

16

Documento é toda informação registrada em suporte material,

susce�vel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos,

fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada

época ou lugar. Por exemplo: livro, revista, jornal, manuscrito, fotografia,

selo, medalha, filme, disco, fita magné�ca, banners, brindes produzidos

pela ins�tuição, etc.

3.1 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Documentos de arquivo são todos os que produzidos e/ou

recebidos por uma pessoa �sica ou jurídica, pública ou privada, no

exercício de suas a�vidades, que cons�tuem elementos de prova ou de

informação. Formam um conjunto orgânico, refle�ndo as a�vidades a que

se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas

funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos

é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza

do suporte ou formato.

As organizações desenvolvem diversas a�vidades de acordo com as

suas atribuições e os documentos refletem essas a�vidades, porque fazem

parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os �pos de

documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os

formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um

Arquivo. Veremos agora a classificação dos documentos quanto ao

formato, gênero, espécie, �po e natureza do assunto.

3 DOCUMENTOS

17

3.2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

3.2.1 Formato

O formato diz respeito à configuração �sica de um suporte de

acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos:

formulários, fichas, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo,

�ra de microfilme, mapa, etc.

3.2.2 Gênero

Ÿ Documentos textuais: São os documentos cuja informação

esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatórios,

cer�dões.

Ÿ Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e

dimensões variáveis, contendo representações geográficas,

arquitetônicas ou de engenharia. Representa de forma reduzida,

uma área maior. Ex.: mapas, plantas e perfis.

Ÿ Documentos iconográficos: São documentos contendo imagens

está�cas. Ex.: fotografias (diaposi�vos, ampliações e nega�vos

fotográficos e fotografias digitais), desenhos e gravuras.

Ÿ Documentos filmográficos: São documentos contendo imagens

em movimento conjugadas ou não a trilhas sonoras podendo ser

em películas cinematográfica, fitas magné�cas de imagem

(tapes), CDs, DVDs. Ex.: filmes e vídeos.

Ÿ Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e

rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos,

fitas audiomagné�cas, escuta telefônica.

Ÿ Documentos micrográficos: São documentos em suporte �lmico

resultante da microrreprodução de imagens, mediante u�lização

de técnicas específicas. Ex.: rolo, microficha, microfilme.

Ÿ Documentos informá�cos e digitais: São os documentos

produzidos, tratados e armazenados em computador. As

18

informações são gravadas em meio digital e que, por isso,

necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Ex.:

arquivo em MP3, arquivo do Word.

3.2.3 Espécie

Ÿ Atos norma�vos: Expedidos por autoridades administra�vas,

com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas.

Ex. estatuto, regimento, regulamento, resolução, instrução

norma�va, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho

decisório.

Ÿ Atos enuncia�vos: São os opina�vos, que esclarecem os

assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex.: parecer,

relatório, voto, despacho interlocutório, etc.

Ÿ Atos de assentamento: São aqueles que se des�nam a registros.

São documentos que contém assentamentos sobre fatos ou

ocorrências. Ex.: ata, auto de infração.

Ÿ Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos,

decisões etc. Ex.: cer�dão, atestado, cópia, cópia auten�cada.

19

Ÿ Atos de ajuste: São representados por acordos em que a

ins�tuição é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos

(transação, ajuste, etc.).

Ÿ Atos de correspondência: Estes atos podem ser de

correspondência individual ou cole�va. Sua caracterís�ca é ter

des�natário declarado. Ex: aviso, o�cio, carta, memorando,

mensagem, edital, in�mação, exposição de mo�vos, no�ficação,

telegrama, alvará, circular.

3.2.4 Natureza

Quanto à natureza dos assuntos, os documentos podem ser

ostensivos ou sigilosos.

Ÿ Documentos ostensivos: são aqueles cujas informações podem

ser de conhecimento público, se divulgadas, não põem em risco

os direitos individuais ou cole�vos e não prejudicariam a

ins�tuição.

Ÿ Documentos sigilosos: são aqueles que por sua natureza devam

ser de conhecimento restrito e requeiram medidas especiais de

salvaguarda para sua custódia e divulgação.

No art. 3º da Lei Federal nº 8.159/91 considera-se gestão de

documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em

fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento

para guarda permanente. A gestão de documentos deve considerar o

planejamento, a organização, o controle e a coordenação dos recursos

humanos, materiais e operacionais envolvidos com as a�vidades listadas.

4 GESTÃO DOCUMENTAL

20

A gestão de documentos tem como obje�vos:

Ÿ Racionalizar o ciclo documental.

Ÿ Organizar, de modo eficiente, a produção, administração,

gerenciamento, manutenção e des�nação dos documentos.

Ÿ Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido

seu prazo de arquivamento.

Ÿ Assegurar o acesso à informação quando e onde se fizer

necessária. Garan�r a preservação e o acesso aos documentos de

caráter permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa

histórica ou cien�fica. Possibilitando assim a preservação da

memória ins�tucional

Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por

uma ins�tuição (órgãos públicos, ins�tuições de caráter público ou

en�dades privadas, ou ainda pessoa �sica) no curso de sua a�vidade,

qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos

e que foram preservados para a obtenção de seus obje�vos, visando a

u�lidade que podem oferecer no futuro. Por exemplo: Os conjuntos de

atas de reuniões, dossiês administra�vos, relatórios de a�vidades e outros

cons�tuem o arquivo de um departamento e devem refle�r as suas

a�vidades.

Arquivo também pode ser definido como a en�dade ou órgão

administra�vo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e

pela u�lização dos arquivos sob sua jurisdição. Ex: Arquivo Público

Nacional, Arquivo Central da CNTC, os Arquivos das Federações e

Sindicatos.

5 ARQUIVO

21

5.1 FINALIDADES DO ARQUIVO

Servir à ins�tuição fornecendo informações e documentos

necessários ao desenvolvimento das a�vidades, facilitando o acesso aos

documentos, preservando a documentação da empresa, possibilitando o

controle da produção de documentos e colocando à disposição dos

usuários documentos que forneçam informações de caráter probatório ou

simplesmente informa�vo.

Servir à história fornecendo informações para recons�tuir ou

escrever o histórico polí�co, social ou o de uma nação. Também servem de

memória de uma empresa e cons�tuem uma importante fonte de

pesquisa.

5.2 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

De acordo com a ins�tuição que gerou ou manteve os documentos:

Ÿ Público - Os arquivos públicos são aqueles compostos por

documentos de caráter público. São de responsabilidade do

Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte dos

cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.

Ÿ Privado - Os arquivos privados são aqueles man�dos por pessoas

�sicas ou por ins�tuições de caráter privado. São documentos

que dizem respeito a suas a�vidades par�culares, e, portanto não

é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade.

Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem

declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial

através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu

mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à

disposição do Estado.

De acordo com os estágios de arquivamento:

22

Ÿ Corrente: conjunto de documentos vigentes, frequentemente

consultados.

Ÿ Intermediário: conjunto de documentos em final de vigência ou

pouco consultados que ainda servem à administração.

Ÿ Permanente: conjunto de documentos que perderam a vigência

administra�va, mas que possuem valor histórico, probatório e

informa�vo e por isso deve ser preservados permanentemente.

5.3 IDADE DOS ARQUIVOS

Todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma

ins�tuição, possuem valor primário, que dizemos ser o valor principal,

imediato, ligado diretamente aos obje�vos que levaram à sua criação.

Sempre que os direitos e obrigações dos documentos prescrevem, mas

con�nuam a ter valor como testemunho e fonte de informação, estes

passam a assumir um valor secundário que não está ligado diretamente

aos obje�vos que levaram à sua criação.

Assim, quando um documento é produzido ele está inserido no

arquivo corrente, que é aquele que guarda documentos frequentemente

consultados e geralmente localizam-se nos próprios setores de trabalho

(Arquivo Setorial). Depois de cumprido seu obje�vo principal, o

documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que guarda

documentos não u�lizados frequentemente, e que aguardam des�nação:

Eliminação ou guarda permanente. Estes são man�dos de preferência em

espaço especifico para os documentos (Arquivo Central). Se o documento

não possuir valor secundário, será descartado conforme indicado na

tabela de temporalidade; caso possua deverá ser guardado para sempre.

23

A classificação de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar

e iden�ficar o conteúdo de um documento, selecionar a categoria de

assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se

atribuir um código, agrupando os documentos que tratam do mesmo

assunto.

A classificação geralmente é feita a par�r do Código de

Classificação que é o esquema elaborado a par�r do estudo das estruturas

e funções da ins�tuição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se

distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de

arquivamento específicos.

A classificação por assuntos é u�lizada com o obje�vo de agrupar

os documentos sob um mesmo tema, como forma de facilitar sua

recuperação e facilitar as tarefas arquivís�cas relacionadas com a

avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a

esses documentos, uma vez que o trabalho arquivís�co é realizado com

base no conteúdo do documento, o qual reflete a a�vidade que o gerou e

determina o uso da informação nele con�da. A classificação define,

portanto, a organização �sica dos documentos arquivados, cons�tuindo-

se em referencial básico para sua recuperação.

No código de classificação, as funções, a�vidades, espécies e �pos

documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se

hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e a�vidades

desempenhadas pela en�dade. Em outras palavras, os assuntos recebem

códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional da en�dade,

definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, par�ndo-se

sempre do geral para o par�cular.

6 PLANO E CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃODE DOCUMENTOS

24

Em anexo neste manual consta uma Tabela de Temporalidade na

qual consta um plano de classificação da área-meio sugerido para

ins�tuições sindicais. Quanto aos documentos oriundos das a�vidades-fim

é necessário que seja elaborado um Plano de Classificação e Tabela de

Temporalidade específica para cada ins�tuição, tendo em vista as

par�cularidades da documentação produzida pelas a�vidades-fim de cada

en�dade.

7 TABELA DE TEMPORALIDADE

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivís�co

resultante de avaliação, que tem por obje�vos definir prazos de guarda e

des�nação de documentos, com vista a garan�r o acesso à informação a

quem dela necessitar. Sua estrutura básica contempla os conjuntos

documentais produzidos e recebidos pela ins�tuição no exercício de suas

a�vidades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a

des�nação final, eliminação ou guarda permanente, além de um campo

para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

Listaremos abaixo as diretrizes da Tabela de Temporalidade.

7.1 ASSUNTO

Neste campo são apresentados os conjuntos documentais

produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as

funções e a�vidades desempenhadas pela ins�tuição. Para possibilitar

melhor iden�ficação do conteúdo da informação, foram empregadas

funções, a�vidades, espécies e �pos documentais, genericamente

denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação,

cujos conjuntos cons�tuem o referencial para o arquivamento dos

documentos.

25

7.2 PRAZOS DE GUARDA

Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos

documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender

exclusivamente às necessidades da administração que os gerou. O prazo

estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o

documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência

junto às unidades organizacionais nos seus arquivos setoriais. A fase

intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é

necessário ao setor que o produziu, porém com menor frequência de uso,

podendo ser transferido para o Arquivo Central, embora à disposição

desta.

7.3 DESTINAÇÃO FINAL

Neste campo é registrada a des�nação estabelecida que pode ser a

eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário

(probatório ou informa�vo) ou a guarda permanente, quando as

informações con�das no documento são consideradas importantes para

fins de prova, informação e pesquisa.

Os documentos que segundo a Tabela de Temporalidade forem

considerados de guarda permanente ficarão guardados no Arquivo

Central, arquivados preferencialmente em espaço separado daqueles que

estão na fase intermediária e devem receber um tratamento especial em

relação a sua preservação e conservação.

Observamos que os documentos da área-fim custodiados no

Arquivo Central deverão aguardar a criação de uma Tabela de

Temporalidade especifica conforme informado anteriormente neste

manual.

7.4 OBSERVAÇÕES

Neste campo são registradas informações e jus�fica�vas

necessárias à correta aplicação da tabela.

26

METODOLOGIADE ORGANIZAÇÃO

28

8 INICIANDO OS TRABALHOS NA MASSADOCUMENTAL ACUMULADA (ERRONEAMENTECONHECIDA COMO “ARQUIVO MORTO”)

Uma situação recorrente em muitas ins�tuições é que uma grande

parte do seu acervo documental encontra-se totalmente desorganizado,

pois os documentos gerados ao longo da sua existência são simplesmente

amontoados em caixas, sem nenhum critério de organização, e

depositados em salas geralmente ina�vas das en�dades. Tal

procedimento, além de impossibilitar a recuperação da informação,

também ocasiona deterioração de vários documentos importantes, assim

como, geração de maiores custos e u�lização de espaço devido à guarda de

documentos que poderiam ter sido descartados. Esse quadro também

ocasiona a mistura de documentos ins�tucionais (arquivís�cos) com

documentos não arquivís�cos, tais como: livros, revistas, jornais, manuais,

etc.

29

8.1 DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES DE ORGANIZAÇÃO

Ÿ Iden�ficar e separar por a�vidade e assunto os documentos da área-

meio, que são os decorrentes das a�vidades administra�vas

necessárias para alcançar os obje�vos da ins�tuição e os da área-fim,

decorrentes da execução dos obje�vos organizacionais da ins�tuição.

Ÿ Classificar e avaliar os documentos da área-meio de acordo com a

Tabela de Temporalidade (Anexo), iden�ficando suas datas e seus

respec�vos prazos de guarda, portanto, faz-se necessário a avaliação de

cada item da massa documental, visando a iden�ficação e a separação

dos documentos ins�tucionais que devem ser arquivados, daqueles

que poderão ser descartados. O critério classificador deve ser o

conteúdo do documento, ou seja, o assunto, possibilitando agrupar

espécies documentais (o�cio, memorando, recibo, etc.) que tratam do

mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta.

A classificação deve ser feita de acordo com as seguintes

operações:

Geralmente os documentos são guardados em caixas ou

mobiliários sem qualquer iden�ficação de conteúdo ou simplesmente

denominados “Arquivo-Morto”. Essa situação evidencia a falta de critério

nas a�vidades arquivís�cas e principalmente o descaso com que a

informação é tratada.

A primeira a�tude ao se defrontar com a situação descrita acima é

fazer o diagnós�co da situação dos documentos acumulados ao longo da

existência da ins�tuição levando em consideração seu acondicionamento,

estado de conservação, iden�ficando as metodologias de arquivamento

anteriormente empregadas.

30

ü Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de

verificar sob que assunto deverá ser classificado.

ü Codificação: consiste na atribuição do código correspondente

ao assunto de que trata o documento.

Ÿ Relacionar todos os Documentos área-meio que podem ser

descartados, no formulário Listagem de eliminação de documentos

(Anexo), para fins de obter a aprovação de descarte pela ins�tuição e, se

aprovada, lavrar o Termo de eliminação de documentos de arquivo

(Anexo). Sugere-se nessa etapa que a Listagem de eliminação de

documentos seja divulgada a todos os departamentos da ins�tuição

por um prazo de 10 dias para dar ciência a quem possa interessar.

Obs: As informações detalhadas de como proceder na eliminação dos

documentos encontra-se na página 36 deste Manual.

Ÿ Para o correto arquivamento a fim de manter uma boa organização e a

preservação dos documentos, recomenda-se proceder a higienização,

acondicionamento e o arquivamento dos Documentos da área-meio

que não foram descartados e dos Documentos da área-fim,

obedecendo aos procedimentos técnicos cabíveis elencados abaixo:

ü Verificar a existência de documentos que tratam do mesmo

assunto, colocando-os em ordem cronológica decrescente,

sendo os documentos com data mais recente em primeiro

lugar e assim sucessivamente. Reunindo sempre os

documentos do mesmo código.

ü Ordenar os documentos classificados sob um mesmo assunto a

fim de agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de

31

erros. A escolha da forma de ordenação depende da natureza

dos documentos. Os métodos básicos são: Ordenação

alfabé�ca (disposição dos documentos ou pastas de acordo

com a sequência das letras do alfabeto); Ordenação

cronológica (disposição dos documentos ou pastas de acordo

com a sucessão temporal); Ordenação geográfica (disposição

de acordo com as unidades territoriais como países, estados,

municípios e etc.); Ordenação temá�ca (disposição de acordo

com temas ou assuntos); Ordenação numérica (disposição de

acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos).

ü Acondicionar os documentos textuais em caixas-arquivo,

pastas com prendedores plás�cos, pois fixadores de metal

enferrujam facilmente e danificam o documento, portanto

re�re-os e subs�tua por fixadores plás�cos. Usar embalagens

de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou

amassá-lo. Não acondicionar documentos acima da

capacidade da pasta ou caixa.

ü Arquivar os documentos nas pastas, caixas ou outros materiais

de acondicionamento colocando o máximo de informações

possíveis sobre o conteúdo da caixa no Espelho de

Iden�ficação (Anexo) e guardar as pastas e caixas no devido

armário ou estante.

32

ü Mantê-los limpos, em local arejado, livre de poeira e umidade,

e longe de alimentos que possam atrair insetos e fungos para

bom estado de conservação dos documentos;

Ÿ Divulgar os procedimentos para acondicionamento, arquivamento,

tramitação, e transferência dos documentos na fase corrente,

obje�vando a racionalização do fluxo e da recuperação dos mesmos.

Ÿ Levantamento de dados da estrutura administra�va para possibilitar o

desenvolvimento de ações para tratamento dos documentos da área-

fim (tais como plano de classificação e tabela de temporalidade), assim

como subsidiar futuras recomendações de métodos e procedimentos

para o desenvolvimento da gestão documental. Para isso faz-se

necessário que a ins�tuição contrate um profissional com formação na

área de Arquivologia.

Ÿ Cadastramento do acervo documental em sistema informa�zado para

possibilitar o acesso, difusão e recuperação dos documentos. A

ins�tuição poderá optar pelo desenvolvimento de so�ware específico;

pela aquisição de licença de uso de aplica�vo existente no mercado; ou

pela u�lização de so�ware livre.

33

9 TRABALHANDO NO ARQUIVO JÁ ORGANIZADO

Para dar con�nuidade ao trabalho que foi feito com a massa

documental acumulada e garan�r que não ocorra novamente o mesmo

problema de perda de informações importantes com os documentos que

venham a ser produzidos e os acervos dos arquivos correntes, é

importante que se tenha ro�nas de trabalho pré-definidas. Para isso, é

importante que seja implantada uma metodologia de produção e

arquivamento nos arquivos setoriais localizados em cada departamento

para os documentos na fase corrente. Para o eficaz desenvolvimento

dessas ro�nas, sugere-se que todos os documentos que não estejam mais

em fase corrente sejam transferidos para o arquivo central que terá a

guarda dos documentos intermediários e permanentes.

9.1 ARQUIVO SETORIAL

Os Arquivos Setoriais, também chamados de arquivos correntes, são

cons�tuídos de documentos em curso ou frequentemente consultados,

desta forma são locais de guarda temporária da documentação ou de

documentos que exijam permanecer na origem por um período maior de

tempo, prazo este estabelecido na Tabela de Temporalidade ou conforme a

necessidade de uso do setor. Estão localizados nas próprias áreas de

trabalho e sob sua responsabilidade.

Cada área poderá definir a forma de arquivamento dos documentos

enquanto estes permanecerem sob sua responsabilidade, podendo

u�lizar a ordem cronológica, numérica ou alfabé�ca, de forma a facilitar a

consulta aos documentos.

Deve-se analisar as melhores opções de acondicionamento.

Podendo adotar diversos modelos de caixas, envelopes, folders, pastas,

etc. Para definir a melhor forma de acondicionamento é necessário

considerar o tamanho e o �po de documento, o espaço disponível, os

34

custos e o tempo de guarda. Passo a passo do arquivamento na fase corrente:

Ÿ Verificar a existência de documentos que tratam do mesmo

assunto colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo

os documentos com data mais recente em primeiro lugar e assim

sucessivamente;

Ÿ Reunir esses documentos e acondicionar em pastas, caixas e etc.;

Ÿ Arquivar os documentos nos locais devidos, iden�ficando de

maneira visível às pastas, caixas e outros materiais de

acondicionamento;

Ÿ Acondicionar as pastas e caixas no devido armário ou estante.

9.2 TRANSFERÊNCIA

Considera-se transferência a passagem de documentos de um

Arquivo Setorial para o Arquivo Central, onde aguardarão sua des�nação

final: eliminação, ou recolhimento para guarda permanente. Uma vez

avaliado que os documentos estão des�nados a cumprir prazos na fase

intermediária, esses permanecerão custodiados no Arquivo Central.

A avaliação para a transferência deverá ser feita pelo responsável

do setor com o auxílio dos profissionais do Arquivo Central. Os

documentos transferidos de fase intermediária passarão à custódia e

responsabilidade do Arquivo Central.

Serão transferidos para o Arquivo Central apenas os documentos

de arquivo, definidos assim, aqueles recebidos ou produzidos pela

ins�tuição em decorrência do exercício de suas a�vidades específicas

como: o�cios, jornais, folders, material bibliográfico produzido pela

ins�tuição e etc. Qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza,

mesmo que registradas em suportes diferentes do papel como: o áudio

dos discursos pronunciados pelos dirigentes, a filmagem de entrevistas

dadas a televisão, vídeos ins�tucionais, exemplares de brindes produzidos

35

pela ins�tuição e etc. Não se deve transferir para o Arquivo Central aquilo

que não é documento arquivís�co como: material bibliográfico, leis, cópias

em geral e todo o material que seja u�lizado apenas para consulta e auxilio

das a�vidades da ins�tuição. No caso das cópias de documentos, se o

documento original deixar de exis�r por algum mo�vo, a cópia passa a ter

valor de documento arquivís�co.

A transferência de documentos não deverá ser efetuada em forma

de pacotes, pastas suspensas (exceto documentação de pessoal), pastas

A-Z ou caixas de mudança, ou seja, a forma de acondicionamento padrão

para transferência é caixa-arquivo.

Passo a passo da transferência de documentos

Ÿ Reunir os documentos de mesmo assunto em maços

classificando os documentos da área-meio, segundo a Tabela de

Temporalidade (Anexo). Os documentos da área-fim só poderão

receber um código de classificação quando for feita a Tabela de

Temporalidade especifica.

Ÿ Acondicionar em caixas-arquivo tamanho padrão. As caixas

poderão ter um número ilimitado de maços tendo-se o cuidado

para não acondicionar documentos acima da capacidade do

maço ou da caixa;

36

Ÿ Re�rar prendedores (bailarinas) de metal, grampos e clipes

metálicos para evitar a oxidação, ligas de borracha e desdobrar os

documentos que es�verem dobrados, tendo o cuidado para não

rasgá-los; Não fazer recortes ou colagens e não usar fitas adesivas

diretamente sobre os documentos.

Ÿ Colar, na caixa, o Espelho de Iden�ficação (anexo) preenchendo

todas as informações possíveis.

Ÿ Preencher a Guia de Transferência (conforme modelo no Anexo),

encaminhando em duas vias impressas e uma via em formato

digital ao Arquivo Central, assinadas pelo responsável do setor.

Após a conferência dos documentos transferidos ao Arquivo

Central pela equipe técnica, uma via será devolvida à unidade

para controle desta.

9.3 DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Esta operação ocorre quando por algum mo�vo alguém necessita

de algum documento que está custodiado pelo Arquivo Central. O

desarquivamento de documento no Arquivo Central será feito mediante

solicitação. Para facilitar a localização e dar celeridade no atendimento da

solicitação, o usuário deve informar o maior número possível de dados

referentes aos documentos solicitados.

Os documentos que estejam na fase intermediária no Arquivo

Central só serão desarquivados mediante solicitação do setor produtor ou

autorização formal deste.

Ao re�rar a documentação do Arquivo Central o solicitante

assinará um Recibo de Desarquivamento (Anexo). O setor será responsável

por eventual extravio ou perda de documentos, ficando o Arquivo Central

isento da responsabilidade por quaisquer alterações ocorridas no

documento desarquivado.

37

9.4 ELIMINAÇÃO

A eliminação é realizada quando a documentação apresenta

prescrição legal e ausência de valor histórico, porém os descartes ilegais de

documentos nos próprios setores podem gerar graves prejuízos, tanto pela

perda informacional quanto pela possível falta de prova em requisições

trabalhistas ou auditorias.

A eliminação de documentos somente deverá ocorrer depois de

concluído o processo de avaliação conduzido pela equipe técnica do

Arquivo Central, com o aval dos responsáveis dos setores e aprovação da

direção da ins�tuição.

Para os documentos da área-meio serão considerados os prazos de

guarda indicados na Tabela de Temporalidade (Anexo). Mesmo não

havendo ainda a Tabela de Temporalidade da área-fim, no caso de haver

uma grande massa de um determinado �po de documento que o

profissional responsável pela a organização do acervo julgue

desnecessário a guarda por um longo período, pode-se fazer a eliminação,

após uma criteriosa avaliação dos documentos pela equipe técnica do

Arquivo Central, pelo setor que o produziu e pela direção da Ins�tuição. Se

todos concordarem que o documento já não possui valor administra�vo e

nem possui valor histórico este poderá ser eliminado.

Passo a passo da eliminação de Documentos das A�vidades-meio:

Ÿ Iden�fica-se o �po de documento e o assunto a que ele se

refere;

Ÿ Classifica-se de acordo com o assunto e conforme a Tabela de

Temporalidade;

Ÿ Verificar se o documento já cumpriu o seu prazo de guarda no

Arquivo Corrente e Intermediário e não possui valor secundário;

Ÿ Elabora-se uma Listagem de Eliminação de Documentos

(Anexo) descrevendo os documentos a serem eliminados;

38

Ÿ Submete-se a Listagem de Eliminação de Documentos à

aprovação dos responsáveis pelos setores e à direção da

Ins�tuição.

Ÿ Após a aprovação lavra-se o Termo de Eliminação de

Documentos (Anexo) e dá-se a eliminação efe�va. A eliminação

deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação

posterior de qualquer documento eliminado por meio da

incineração ou fragmentação manual ou mecânica do papel

para reciclagem.

Passo a passo da eliminação de Documentos das A�vidades-fim:

Ÿ Iden�fica-se o �po de documento e o assunto a que ele se

refere;

Ÿ É realizada uma avaliação dos documentos pela equipe técnica

do Arquivo Central, pelo setor que o produziu e pela direção da

Ins�tuição.

Ÿ Se todos concordarem que o documento já não possui valor

administra�vo e nem possui valor histórico este poderá ser

eliminado.

Ÿ Para a sua eliminação, é elaborada uma Listagem de Eliminação

de Documentos (Anexo) descrevendo os documentos a serem

eliminados;

Ÿ Submete-se a Listagem de Eliminação de Documentos à

aprovação dos responsáveis pelos setores e à direção da

Ins�tuição.

Ÿ Após a aprovação lavra-se o Termo de Eliminação de

Documentos (Anexo) e dá-se a eliminação efe�va. A eliminação

deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação

posterior de qualquer documento eliminado por meio da

incineração ou fragmentação manual ou mecânica do papel

39

para reciclagem.

Portanto, nenhum descarte poderá ocorrer à revelia, pois pode

causar a dispersão ou perda do patrimônio histórico da ins�tuição que é

fonte de prova e informação. Todavia os setores têm autonomia para fazer

o descarte de material de consulta como leis, decretos e portarias que

estejam desatualizados e que não sejam mais úteis ou cópias e vias de

documentos cujo original encontra-se no mesmo conjunto documental ou

dossiê.

OBS: A Listagem e o Termo de Eliminação de Documentos são de

guarda permanente e deverão ficar sob a custódia do Arquivo Central.

9.5 RECOLHIMENTO AO ARQUIVO PERMANENTE

Para Marilena Leite Paes (2004), “apesar de os arquivos serem

conservados primariamente para fins administra�vos, cons�tuem base

fundamental para a história, não apenas do órgão a que pertencem, mas

também do povo e suas relações sociais e econômicas”.

Considerando a importância da preservação dos acervos

produzidos pela ins�tuição como instrumento de prova e informação

sobre suas a�vidades para as administrações e gerações futuras os

documentos com valor secundário, ou seja, com valor histórico serão

recolhidos para o Arquivo Central. Por não ser uma ins�tuição pública o

Arquivo Central fará a guarda tanto do Arquivo Intermediário como do

Arquivo Permanente.

Recolhimento é a passagem dos documentos da fase intermediária

para fase de guarda permanente. O recolhimento destes documentos

deverá ser feito depois de estarem organizados, avaliados, higienizados,

acondicionados e acompanhados de instrumento descri�vo que permita

sua iden�ficação e controle, a sua preservação deverá ser em caráter

defini�vo em função de seu valor.

40

PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS

42

10 DICAS DE CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO

Para que o documento permaneça em condições de u�lização são

necessárias prá�cas de conservação de documentos que visam assegurar a

integridade �sica dos suportes e a qualidade do acesso às informações.

Todos os usuários da documentação produzida e expedida devem se

preocupar com a importância da conservação do patrimônio histórico,

comprobatório e cultural da ins�tuição. Para que o documento permaneça

em condições de u�lização são necessárias prá�cas de conservação que

visam assegurar a integridade �sica dos suportes e a qualidade do acesso

às informações. Para uma boa conservação e preservação observar as

seguintes orientações.

43

10.1 LOCAL

Ÿ Escolha, para armazenar os documentos, locais onde não haja

incidência da luz solar, que não sejam quentes, úmidos ou com

risco de infiltrações.

Ÿ Evite armazenar a documentação em locais onde haja risco de

incêndios, como cozinhas, ou perto de fiações e aparelhos

elétricos.

Ÿ Não guarde os seus documentos perto de substâncias que possam

colocá-los em risco de deterioração. Não os coloque em

despensas, junto a alimentos doces, líquidos, materiais de limpeza

e/ou materiais inflamáveis ou tóxicos.

Ÿ Temperatura e umidade rela�va devem ser man�das com índices

de 20ºC de temperatura e 50% de Umidade Rela�va do Ar. Altos

índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais

aos documentos, pois aceleram processos químicos de

deterioração, além de permi�r a proliferação de insetos e o ataque

de micro-organismos (fungos e bactérias).

Ÿ Evite fumar, beber ou se alimentar perto de documentos, evitando

o perigo de manchas, incêndios e atra�vos para insetos.

10.2 MOBILIÁRIO

Ÿ O �po de material e mobiliário adequado para a guarda de

documentos deve corresponder à frequência de uso dos mesmos,

em função da durabilidade e facilidade de acesso à consulta.

44

10.3 ACONDICIONAMENTO

Ÿ Não acumule pilhas de papel, pois além de serem desorganizadas

e instáveis, podem aumentar o risco de alimentar incêndios. As

pilhas de papel dificultam o manuseio e a conservação do material,

além de contribuir para o deterioramento mais rápido.

Ÿ Deve-se analisar as melhores opções de embalagens. Pode-se

adotar diversos modelos de caixas, envelopes, folders, pastas, etc.

Para definir a melhor forma de acondicionamento é necessário

considerar o tamanho e o �po de documento, o espaço disponível,

os custos e o tempo de guarda. Não acondicionar documentos

acima da capacidade da pasta ou caixa.

Ÿ Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não

dobrá-lo ou amassá-lo, pois o local no qual ele é dobrado resulta

em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente. Evite guardar

documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho, em

forma de rolos. Acondicione em envelopes de papel neutro e, de

preferência, em mapotecas.

Ÿ Para o acondicionamento de documentos recomenda-se o uso de

caixas-arquivo que tenham as seguintes caracterís�cas: caixas

resistentes e bem estruturadas; confeccionadas com material de

boa qualidade; Podem ser u�lizadas caixas de papelão ou

polionda, sendo que cada uma apresenta vantagens e

desvantagens. O maior problema das caixas de papelão reside no

alto índice de acidez que é um dos fatores mais prejudiciais ao

papel, e o contato dos documentos com uma embalagem ácida

acelera esse processo de deterioração. As pastas plás�cas

45

Polionda não apresentam o problema da acidez. Porém, não é

recomendável u�lizá-las em locais com altos índices de

temperatura e umidade. A umidade re�da dentro da caixa,

associada às variações de temperatura do ambiente, acelera o

processo de deterioração. Recomenda-se o uso destas caixas

somente em ambientes clima�zados.

Ÿ Evite enrolar os papéis. A melhor forma de guardar um documento

é deixando-o plano. E nunca use ligas de borracha para amarrar a

sua documentação, pois com o tempo, a liga irá derreter e ficará

grudada no papel. Se precisar amarrar algo, u�lize um cadarço de

algodão.

Ÿ Ao perfurar documentos, dobrar a folha delicadamente ao meio

de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.

Ÿ Não u�lizar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse

�po de cola perde a aderência rapidamente, resultando em uma

mancha escura de di�cil remoção.

Ÿ Evite colas plás�cas e em bastão que favorecem a degradação.

Subs�tua por me�lcelulose (a base de água) que é neutra e

reversível.

Ÿ Os papéis das capas de processo devem ser alcalinos e/ou capas de

processos que contenham fibra longa (papel Kra� branco – KB 125,

com 125 g/m2) para que tenham resistência ao manuseio.

46

10.4 HIGIENIZAÇÃO

Ÿ Limpeza: o acúmulo de pó no ambiente favorece o surgimento de

fungos e bactérias, que se proliferam quando a umidade aumenta

e transforma as par�culas de poeira em habitat ideal para sua

reprodução.

Ÿ Remover o pó e demais sujidades do local a seco com aspiradores,

e para a limpeza das folhas u�lizam-se trinchas, escovas macias e

flanelas de algodão;

Ÿ Para limpar os seus documentos em papel, você pode u�lizar um

pincel macio, com o qual será removido a poeira e outros detritos

que es�verem sobre o papel, ou uma borracha branca. Mas, se o

documento es�ver muito frágil, recomenda-se que faça um sache

colocando um pedaço de algodão dentro de um retalho de pano

bem fino. Rale a borracha e a espalhe sobre o papel. Com a ajuda

do saché, faça movimentos circulares �rando suavemente a

sujeira do papel.

Ÿ Não plas�fique a sua documentação, nem u�lize fitas adesivas ou

cola escolar para reparar os documentos, pois a substância

química presente nesses materiais acidifica o papel, ou seja, ela irá

danificar o documento ainda mais com o tempo.

Ÿ Outro material que também não deve ser usado em papéis que

você deseja que durem por muitos anos são os clipes e grampos de

metal. Eles vão enferrujar com o passar dos anos e manchar a sua

documentação. Prefira os clipes de plás�co ou proteja os

documentos com um pequeno pedaço de papel na área de

47

contato. As e�quetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos

também não são adequados, subs�tuía quando necessário, por

materiais “inertes”, como o propileno.

Ÿ Ao guardar livros e outros papéis em armários e gavetas, coloque

sachés de cravo da índia com pimenta do reino junto a eles. Esse

saché é uma dica caseira, que vai ajudar a afastar as traças.

Ÿ No caso do papel, faça periodicamente o controle de poeira, de

fungos, como o mofo, e de possíveis pragas como cupins, brocas e

roedores que podem atacar o documento. Dede�zar com

frequência o ambiente do arquivo;

48

10.5 MANUSEIO

Ÿ Ao manusear documentos an�gos e guardados por muito tempo,

u�lize máscara e luvas. Isso irá proteger os documentos e a sua

saúde de possíveis fungos. As mãos devem ser lavadas no início e

ao final do trabalho. Frequentemente os dedos podem estar sujos

de �nta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos

também danifica o documento ao longo do tempo.

Ÿ Ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os

cotovelos. Recomenda-se sempre manuseá-los sobre uma mesa.

Ÿ Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e

lombadas ao re�rá-lo de uma pasta, caixa ou estante.

Ÿ Se precisar acrescentar alguma informação no verso de

documentos, use um lápis bem macio, pois assim o papel não

ficará marcado e você poderá apagar essa informação quando

desejar. Recomenda-se lápis 2B, 4B ou 6B.

Ÿ Uso de cópias xerox de documentos é contra-indicado, pois as

máquinas xerox, que operam com luz ultravioleta em grande

intensidade, causam danos tanto ao papel como à �nta do

documento original. É importante lembrar que as fotocópias não

subs�tuem o original ou a 2ª via de um documento.

10.6 DOCUMENTOS EM SUPORTES NÃO CONVENCIONAIS

Ÿ Para guardar fotos em preto e branco recomenda-se o envelope

branco. Já para guardar fotos coloridas o envelope branco não é

49

recomendado, pois acelera o processo de deterioração. Para se

guardar fotos coloridas recomenda-se o uso de álbuns que

possuam “jaqueta de poliéster” ou um plás�co neutro que não

danifique a foto. Esses álbuns são encontrados em lojas que

vendem material para fotografia e, normalmente, suas

caracterís�cas vêm indicadas na e�queta. Antes de comprar um

álbum leia a embalagem.

Ÿ Verifique periodicamente se os documentos em suportes não

convencionais como os gravados em fitas magné�cas, disquetes,

CDs e demais arquivos digitais ou em computadores estão bem

conservados ou funcionando bem.

Ÿ Fitas de vídeo e fitas cassete devem ser guardadas rebobinadas até

o fim de um dos lados e repe�r esse processo a cada três anos,

pois, isso evita o enrugamento e a colagem das voltas do rolo.

Coloque-as na ver�cal dentro de suas embalagens e armazenada

em locais que não sejam muito quentes ou úmidos, pois com o

tempo, o calor e a umidade danificam esses materiais podendo

levar ao seu rompimento. Recomenda-se que as fitas fiquem

armazenadas em um local com temperatura estável entre 18°C e

20°C, longe de fontes de luz e de campos magné�cos.

Ÿ Ao limpar CDs e DVDs use um tecido não abrasivo, como os

u�lizados para limpar lentes fotográficas, ou use uma escova bem

macia. O movimento de limpeza nunca deve ser circular, ou seja,

ao longo das trilhas, e sim do centro do disco para fora.

Ÿ Evite também colar e�quetas nos CDs e DVDs, pois, com o tempo,

50

a colagem irá prejudicar a leitura e irá acelerar o processo de

desgaste.

Ÿ As fotografias e demais documentos digitais devem estar salvos

em mais de um local, ou seja, não os guarde apenas em seu

computador. Faça cópias em CDs ou use um HD externo, este

úl�mo deve estar sempre em uso. Não se esqueça de

constantemente fazer cópias de segurança.

Ÿ Deve-se observar que com o tempo as tecnologias se tornam

ultrapassadas. Para a leitura de dados em formato digital, assim

como de fitas magné�cas, uma solução é a manutenção de

equipamentos e programas nos quais foram gerados. Outra

solução é a chamada migração, ou seja, a informação pode ser

transferida para outro suporte.

52

11 REFERÊNCIAS

BRASIL. Congresso Nacional. Senado Federal. Secretaria de Arquivo.

Manual de assistência técnica Arquivís�ca. – Brasília: Senado Federal,

Secretaria de arquivo, 2006.

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e

des�nação de documentos de arquivo; rela�vos às a�vidades-meio da

administração pública. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo

Nacional, 2001. Disponível em: www.conarq.arquivonacional.gov.br.

Acessado em: 9 de setembro de 2014.

BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a polí�ca nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

BRASIL. Agência Nacional de Águas. Manual da Padronização das

Publicações da Agência Nacional de Águas. Brasília: ANBT, 2002.

BRASIL. Ins�tuto Chico Mendes de Conservação de Biodiversidade –

ICMBIO. Manual de Gestão Documental – Brasília: maio, 2010.

BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO. Coordenação-Geral de Documentação e Informação. Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo. Brasília: AGU, 2010. 157 p. , il.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prá�ca. 3 ed. Rio de Janeiro: Editora Fundação Getulio Vargas, 1997.

54

ANEXOS

56

ANEXO I

PERGUNTAS FREQUENTES

1. Quais devem ser as caracterís�cas dos profissionais que

desempenham as a�vidades de arquivo?

O ideal é que o Arquivo tenha uma pessoa com formação

profissional na área (Arquivista ou Bibliotecário Documentalista) e

auxiliares com conhecimentos técnicos. Nesse sen�do, é indispensável o

conhecimento de legislação específica e das técnicas arquivis�cas, bem

como dos procedimentos administra�vos. Os colaboradores que

trabalham diretamente com acervos documentais arquivís�cos

administra�vos devem ter afinidade e disponibilidade para executar as

a�vidades e conhecimento dos assuntos e da finalidade da documentação

a ser tratada.

2. Qual a importância de uma polí�ca de gestão de documentos?

A gestão documental e a proteção especial aos documentos de

arquivo é dever da ins�tuição como instrumento de apoio à administração,

à cultura, ao desenvolvimento cien�fico e como elementos de prova e

informação. Além disso, muitas empresas já perceberam que a Gestão

Documental é uma poderosa aliada para a tomada de decisões e um

facilitador para a gestão de suas a�vidades. Outras também encontraram

na Gestão de Documentos um caminho seguro, rápido e eficiente para se

destacarem dos seus concorrentes.

3. Porque não se deve chamar “arquivo morto”?

O Arquivo é um todo orgânico, com caracterís�cas próprias.

Origina-se das a�vidades de um órgão e reflete o dia-a-dia dessas

a�vidades. É, portanto, um organismo vivo que nasce, cresce e sofre

57

transformações, e ganha novos usos. Quando os documentos perdem seu

valor administra�vo e não se percebe valor secundário para jus�ficar sua

guarda permanente, simplesmente, deve ser eliminado.

4. Como eliminar documentos de arquivo?

Devem-se respeitar as orientações da legislação vigente reunidas

na Tabela de Temporalidade adotando os procedimentos técnicos

necessários descritos neste manual. Independente do suporte do

documento a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem

de eliminação de documentos (vide anexo), que, depois de aprovada pela

ins�tuição na específica esfera de competência, deverá ser divulgada a

quem interessar e, quando for efe�vada a eliminação, será lavrado o termo

de eliminação de documentos (Anexo). Caso o documento original seja

considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado,

conforme também determina a legislação. Deve-se observar ainda os

seguintes procedimentos:

Ÿ Os documentos arquivís�cos que es�verem pendentes sob

li�gio ou inves�gação não poderão ser destruídos;

Ÿ A eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a

recuperação posterior de qualquer documento descartado;

Ÿ Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo

cóp ias de segurança e cóp ias de preser vação,

independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

A eliminação é consequência natural do trabalho de avaliação de

documentos. É importante registrar que a eliminação implica na

destruição de documentos que, no processo de avaliação, foram

considerados sem valor para guarda permanente. O procedimento correto

para a inu�lização de documentos é a fragmentação manual ou mecânica

do papel para reciclagem. Pode-se optar também pela incineração.

58

5. O documento digital e o documento digitalizado são a mesma coisa?

Não. Os documentos digitais têm duas origens dis�ntas: os que já

nascem digitais (documento digitais) e os que são gerados a par�r de

digitalização (documentos digitalizados). Ambos são codificados em

dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema

computacional. O documento digital é produzido, tramitado e arquivado

em meio digital.

O documento digitalizado é a representação digital de um

documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização,

foi conver�do para este formato. Todo documento digitalizado é um

documento digital, mas nem todo documento digital é um documento

digitalizado.

6. Quando um documento digital é produzido e depois impresso, qual

deles é o original?

Depende do contexto em que se dá a produção do documento:

Se o documento digitado em processador de texto é impresso e

assinado, tramita e é arquivado em papel, ele será considerado original.

Neste caso, o computador foi u�lizado como uma ferramenta para apoiar a

produção do documento em papel.

Se o documento é produzido em sistema informa�zado e, após a

assinatura digital e a tramitação, é arquivado em meio digital, a impressão

desse documento será considerada uma cópia.

7. A digitalização e/ou microfilmagem permite a eliminação imediata do

documento original?

Não. A eliminação do documento original não pode ser feita apenas

porque foi digitalizado ou microfilmado. A eliminação do documento

original, bem como de sua cópia digital, dependerá de uma avaliação

prévia que definirá seu prazo de guarda e sua des�nação (Tabela de

59

temporalidade). A finalidade principal da digitalização não é a eliminação

de documentos, mas facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o

manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.

8. Como posso preservar documentos em formato digital?

A ins�tuição deve possuir um conjunto de ações que visem a

preservação de documentos arquivís�cos que contemplem tanto os

documentos convencionais como os documentos digitais.

A preservação digital é o conjunto de estratégias e metodologias

des�nadas a preservar os documentos em formato digital. Ela pode

implicar desde transferências periódicas dos suportes de armazenamento

até a conversão para outros formatos digitais, bem como a atualização do

ambiente tecnológico, o hardware e o so�ware. Tais estratégias devem

alcançar todas as caracterís�cas essenciais que definem um documento

digital, que são: �sicas (suporte / registro �sico), lógicas (so�ware e

formato digital) e conceituais (estrutura / conteúdo exibido). Além disso,

elas devem levar em conta os elementos necessários para a produção,

administração e o acesso aos documentos digitais. Deve-se compreender,

ainda, que a preservação digital não é a digitalização de documentos que

se apresentam em outros suportes. A digitalização é uma ação que serve à

captura de documentos para sistemas de informação como forma de

facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a preservação dos

originais. Já a preservação digital visa exclusivamente à preservação dos

documentos que já nascem digitais.

9. As fotografias, filmes digitais e websites produzidos na minha

ins�tuição podem ser considerados documentos arquivís�cos?

Sim, desde que tenham sido produzidos (elaborados ou recebidos)

no curso de uma a�vidade, ou seja, de um processo de trabalho, como

instrumentos ou resultados de tal a�vidade. Esses documentos devem ser

60

contemplados pelo programa de gestão documental da ins�tuição.

10. Mensagens de correio eletrônico (e-mails) podem ser consideradas

documentos arquivís�cos?

Sim, desde que tenham sido produzidas (elaboradas ou recebidas)

no curso de uma a�vidade, ou seja, de um processo de trabalho como

instrumentos ou resultados de tal a�vidade. Na qualidade de documentos

arquivís�cos, as mensagens devem ser completas e criadas por pessoas

autorizadas, e é recomendável que sejam redigidas de acordo com normas

oficiais de comunicação. Não devem ser tratados assuntos fora da matéria

que originou o documento e devem exis�r procedimentos que controlem a

tramitação e o arquivamento, de forma a garan�r sua auten�cidade. Esses

documentos devem ser contemplados pelo programa de gestão

arquivís�ca da ins�tuição.

62

AN

EXO

II –

ES

PEL

HO

DE

IDEN

TIFI

CA

ÇÃ

O

64

AN

EXO

III –

GU

IA D

E TR

AN

FER

ÊNC

IA D

E D

OC

UM

ENTO

S

66

AN

EXO

IV –

LIS

TAG

EM D

E EL

IMIN

AÇ

ÃO

DE

DO

CU

MEN

TOS

68

AN

EXO

V –

TER

MO

DE

ELIM

INA

ÇÃ

O D

E D

OC

UM

ENTO

S

AR

QU

IVO

CE

NT

RA

L

TE

RM

O D

E E

LIM

INA

ÇÃ

O D

E D

OC

UM

EN

TO

S

Aos

dia

s do m

ês

de

do a

no d

e

, a

, d

e a

cord

o c

om

o q

ue

XX

XX

X

XX

XX

XX

XX

XX

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Xxx

xxx

(nom

e d

a In

stitu

ição)

const

a d

a L

ista

gem

de E

limin

açã

o d

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ocu

mento

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egue n

o d

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___/_

____/_

___),

apro

vados

pela

direto

ria

adm

inis

trativ

a d

a

, por

inte

rmédio

da l

ista

gem

aci

ma m

en

cionada e

div

ulg

ada

xxxx

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om

e d

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ituiç

ão)

inte

rnam

ente

aos

depart

am

ento

s da

, pro

cedeu à

elim

inaçã

o d

e

metr

os

e

xxxx

x (n

om

e d

a I

nst

ituiç

ão)

XX

XX

XX

XX

XX

xxxx

x (n

om

e da

ce

ntím

etr

os

de docu

mento

s in

tegra

nte

s do ace

rvo docu

menta

l arq

uiv

ístic

o da

Ins

titu

içã

o).

jkd

fsh

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fha

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jhs

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f

_______________________________

Ass

inatu

ra d

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uto

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om

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70

AN

EXO

VI –

TA

BEL

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E TE

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DO

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MEN

TOS

DA

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tore

s em

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orr

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as a

�vi

dad

es d

esen

volv

idas

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m

os

do

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ento

s d

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ea-m

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. Ela

bo

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co

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ade

com

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abel

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e Te

mp

ora

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qu

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nst

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ub

licaç

ão “

Cla

ssifi

caçã

o,

tem

po

ralid

ade

e d

es�

naç

ão d

e d

ocu

men

tos

de

arq

uiv

o

rea�

vos

as a

�vi

dad

es-m

eio

da

adm

inis

traç

ão p

úb

lica.

” d

o C

on

selh

o N

acio

nal

de

Arq

uiv

os

– C

ON

AR

Q.

A o

pçã

o p

ela

u�

lizaç

ão d

a o

bra

cit

ada

deu

-se

pel

o m

o�

vo d

e a

mes

ma

po

ssu

i pre

visã

o le

gal.

74

02

0P

ESS

OA

L

020

(052

.22)

Des

pesa

s co

m p

esso

alA

té a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

- aq

ui o

s do

cum

ento

s re

fere

ntes

as

desp

esas

com

pes

soal

que

não

for

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onte

mpl

ado

nas

outr

as c

lass

es.

Ex: D

espe

sa c

om c

ondu

ção,

desp

esa

com

alim

enta

ção

em u

m d

eter

min

ado

even

to e

etc

.

020.

1

Nor

mas

, Reg

ulam

enta

ções

, dire

triz

es,

esta

tuto

s, r

egul

amen

tos,

pro

cedi

men

tos,

estu

dos

e/ou

dec

isõe

s de

car

áter

ger

al

Enqu

anto

Vig

ora

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

É re

com

enda

do q

ue s

e fa

ça u

ma

cópi

a de

sses

par

a

cons

ulta

que

ca

rá n

os d

epar

tam

ento

s an

tes

do

reco

lhim

ento

par

a o

arqu

ivo.

020.

2Id

enti

caçã

o Fu

ncio

nal

Enqu

anto

o

func

ioná

rio

perm

anec

er

-El

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

: cra

chá,

car

teira

, car

tão,

cred

enci

al,

etc.

020.

3O

brig

açõe

s tr

abal

hist

as,

rela

ções

com

ógã

os

norm

atiz

ador

es d

a ad

min

istr

ação

púb

lica.

5

anos

5

anos

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

rela

tivos

as

info

rmaç

ões

das

obrig

açõe

s tr

abal

hist

as d

a

inst

ituiç

ão.

Exem

plo:

Rai

s, C

AG

ED e

etc

.

020.

31R

elaç

ões

com

os

cons

elho

s pr

oss

iona

is2

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-El

imin

ação

Os

docu

men

tos

cuja

s in

form

açõe

s po

ssam

orig

inar

cont

enci

osos

adm

inis

trat

ivos

ou

judi

ciai

s se

rão

clas

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ados

nos

ass

unto

s co

rres

pond

ente

s ao

seu

cont

eúdo

, cu

jos

praz

os e

des

tinaç

ão e

stão

esbe

leci

dos

nest

a ta

bela

.

020.

4S

indi

cato

s, a

cord

os, d

issí

dios

5 an

os

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

Qua

nto

à co

ntrib

uiçã

o si

ndic

al d

o fu

ncio

nário

,

clas

sic

ar e

m 0

24.1

41 .

Qua

nto

à co

ntrib

uiçã

o

sind

ical

do

empr

egad

or, c

lass

ica

r em

024

.153

.

75

020.

5A

ssen

tam

ento

s In

divi

duai

s, D

ossi

ê fu

ncio

nal,

cada

stro

Enqu

anto

o

func

ioná

rio

perm

anec

er

*El

imin

ação

* O

pra

zo to

tal d

e gu

arda

dos

doc

umen

tos

é de

100

anos

, ind

epen

dent

e do

sup

orte

. S

erão

tran

sfer

idos

ao a

rqui

vo in

term

ediá

rio a

pós

a sa

ída

do

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ioná

rio d

a in

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ição

. C

lass

ica

m-s

e aq

ui o

s

docu

men

tos

refe

rent

es à

vid

a fu

ncio

nal d

o

indi

vidu

o, b

em c

omo

os r

egis

tros

e/o

u an

otaç

ões

a

ele

refe

ridos

com

o do

cum

ento

s de

con

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ação

,

com

prov

ante

s de

cur

sos,

resc

isão

con

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ual e

etc

.

Ord

enar

as

past

as d

e as

sent

amen

to in

divi

dual

alfa

betic

amen

te p

elo

nom

e do

fun

cion

ário

.

021

Pro

cess

o S

elet

ivo

de c

andi

dato

s (C

urri

culu

m

Vita

e)2

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-El

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

: Cur

rícu

los,

Fic

ha d

e

qual

ica

ção

de c

andi

dato

, te

stes

.

022

022.

1C

urso

s pr

omov

idos

pel

a in

stui

ção

(inc

lusi

ve

bols

a de

est

udo

) 5

anos

5

anos

Gua

rda

Perm

anen

te

Pro

post

as, e

stud

os,

edita

is,

prog

ram

as, r

elat

ório

s

nai

s, e

xem

plar

es ú

nico

s de

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rcíc

ios,

rel

ação

de

part

icip

ante

s, a

valia

ção

e co

ntro

le d

e ex

pedi

ção

de

cert

ica

dos.

022.

11C

urso

s pr

omov

idos

pel

a in

stui

ção

(inc

lusi

ve

bols

a de

est

udo

) -

outr

os d

ocum

ento

s 5

anos

-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

gera

dos

por

essa

s

ativ

idad

es q

ue n

ão f

oram

cita

dos

na o

bser

vaçã

o da

clas

se 0

22.1

1

022.

12C

urso

s pr

omov

idos

por

out

ras

inst

ituiç

ões

no

Bra

sil e

no

Ext

erio

r5

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-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

todo

s os

doc

umen

tos

oriu

ndos

dess

a at

ivid

ade

exce

to o

s do

cum

ento

s

com

prob

atór

ios

de p

artic

ipaç

ão q

ue d

evem

ser

incl

uído

s no

s as

sent

amen

tos

pess

oais

de

cada

func

ioná

rio.

Ape

rfei

çoam

ento

, tr

eina

men

to

76

022.

2Es

tági

os p

rom

ovid

os p

ela

inst

ituiç

ão (

incl

usiv

e

bols

as d

e es

tági

o)

5 an

os

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

Pro

post

as, e

stud

os,

edita

is,

prog

ram

as, r

elat

ório

s

nai

s, e

xem

plar

es ú

nico

s de

exe

rcíc

ios,

rel

ação

de

part

icip

ante

s, a

valia

ção

e co

ntro

le d

e ex

pedi

ção

de

cert

ica

dos.

022.

21Es

tági

os p

rom

ovid

os p

ela

inst

ituiç

ão (

incl

usiv

e

bols

as d

e es

tági

o) -

out

ros

docu

men

tos

5 an

os

-El

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

gera

dos

por

essa

s

ativ

idad

es q

ue n

ão f

oram

cita

dos

na o

bser

vaçã

o da

clas

se 0

22.2

002.

22Es

tági

os p

rom

ovid

os p

or o

utra

s in

stitu

içõe

s 5

anos

-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

todo

s os

doc

umen

tos

oriu

ndos

dess

a at

ivid

ade

exce

to o

s do

cum

ento

s

com

prob

atór

ios

de p

artic

ipaç

ão q

ue d

evem

ser

incl

uído

s no

s as

sent

amen

tos

pess

oais

de

cada

func

ioná

rio.

022.

3O

utro

s as

sunt

os r

efer

ente

s à

aper

feiç

oam

ento

e tr

eina

men

to

Este

gru

po s

erá

dese

nvol

vido

pel

a in

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ição

de

acor

do c

om a

nec

essi

dade

, bem

com

o a

tem

pora

lidad

e e

dest

inaç

ão.

023

023.

01Es

tudo

e P

revi

são

de p

esso

al5

anos

5

anos

Gua

rda

Perm

anen

te

023.

02

Cria

ção,

cla

ssi

caçã

o, tr

ansf

orm

ação

,

tran

spos

ição

e r

emun

eraç

ão d

e ca

rgos

e

funç

ões

5 an

os

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

Qua

dros

, tab

elas

e p

olíti

ca d

e pe

ssoa

l

77

023.

03R

eest

rutu

raçõ

es e

alte

raçõ

es s

alar

iais

5 an

os

47 a

nos

Elim

inaç

ão

Doc

umen

tos

refe

rent

es a

asc

ensã

o e

prog

ress

ão

func

iona

l, av

alia

ção

de d

esem

penh

o,

enqu

adra

men

to,

equi

para

ção,

rea

just

e e

repo

siçã

o

sala

rial e

pro

moç

ões.

024

024.

1Fo

lhas

de

Paga

men

tos.

Fic

has

nan

ceira

s5

anos

95

ano

sEl

imin

ação

024.

11S

alár

ios,

ven

cim

ento

s, p

rove

ntos

e

rem

uner

açõe

s7

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-El

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

dem

onst

rativ

os d

e sa

que

banc

ário

, aj

uda

de c

usto

, pa

gam

ento

de

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ioná

rios

(exc

eto

folh

as d

e pa

gam

ento

s e

cha

s

nan

ceir

as q

ue s

ão c

lass

ica

dos

no 0

24.1

).

024.

111

Ver

ba d

e re

pres

enta

ção

5 an

os

95 a

nos

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

com

prov

ante

s de

pag

amen

to

aos

com

pone

ntes

da

alta

adm

inis

traç

ão d

a

inst

ituiç

ão q

uand

o os

dad

os d

este

s nã

o fa

zem

par

te

das

folh

as d

e pa

gam

ento

s.

024.

112

Sal

ário

-fam

ilia

5 an

os

19 a

nos

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

os d

ocum

ento

s re

fere

ntes

ao

paga

men

to d

e be

nefíc

io p

ago

pela

Pre

vidê

ncia

Soc

ial b

rasi

leira

aos

trab

alha

dore

s co

m s

alár

io

men

sal n

a fa

ixa

de b

aixa

ren

da, p

ara

auxi

liar

no

sust

ento

de

lho

s de

até

14

anos

de

idad

e.02

4.11

3A

bono

ou

prov

ento

pro

visó

rio

7 an

os-

Elim

inaç

ão

024.

114

Out

ros

salá

rios,

ven

cim

ento

s, p

rove

ntos

e

rem

uner

açõe

s 7

anos

-El

imin

ação

Dire

itos,

obr

igaç

ões

e va

ntag

ens

78

024.

12

024.

121

Gra

tica

ções

de

funç

ão5

anos

47

ano

sEl

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

rela

tivos

a

grat

ica

ções

rec

ebid

as p

or e

xerc

ício

de

funç

ão.

024.

122

Gra

tica

ções

Jet

ons

7 an

os-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

refe

rent

es a

grat

ica

ções

por

mem

bros

de

dire

toria

s e

cons

elho

s pe

lo c

ompa

reci

men

to a

reu

niõe

s.

024.

123

Gra

tica

ções

Nat

alin

as,

déci

mo

terc

eiro

sal

ário

7 an

os-

Elim

inaç

ão

024.

124

Out

ras

Gra

tica

ções

5

anos

47

ano

sEl

imin

ação

024.

13A

dici

onai

s5

anos

47

ano

sEl

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

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tivos

a

adic

iona

is d

e te

mpo

de

serv

iço,

adi

cion

al

notu

rno,

adic

iona

l de

per

icul

osid

ade,

adi

cion

al d

e

insa

lubr

idad

e, a

dici

onal

de

ativ

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es p

enos

as,

serv

iços

ext

raor

diná

rios

e et

c.02

4.14

024.

141

Con

trib

uiçã

o si

ndic

al d

o fu

ncio

nári

o7

anos

-El

imin

ação

024.

142

Con

trib

uiçã

o pa

ra o

Pla

no d

e S

egur

idad

e

Soc

ial

5 an

os

47 a

nos

Elim

inaç

ão

024.

143

Impo

sto

de r

enda

ret

ido

na F

onte

(IR

RF)

7 an

os-

Elim

inaç

ão

024.

144

Pens

ões

Alim

entíc

ias

5 an

os

95 a

nos

Elim

inaç

ão

024.

145

Con

sign

açõe

s 7

anos

-El

imin

ação

024.

146

Out

ros

desc

onto

s7

anos

-El

imin

ação

Des

cont

os

Gra

tica

ções

(in

clus

ive

inco

rpor

açõe

s)

79

024.

15

024.

151

Pro

gram

a de

inte

graç

ão S

ocia

l (P

IS)

5 an

os

5 an

osEl

imin

ação

024.

152

Fund

o de

Gar

antia

por

tem

po d

e se

rviç

o

(FG

TS)

5 an

os

47 a

nos

Elim

inaç

ão

024.

153

Con

trib

uiçã

o S

indi

cal d

o em

preg

ador

7 an

os-

Elim

inaç

ão

024.

154

Con

trib

uiçã

o pa

ra p

lano

de

Seg

urid

ade

Soc

ial

5 an

os

95 a

nos

Elim

inaç

ão

024.

155

Sal

ário

Mat

erni

dade

7 an

os-

Elim

inaç

ão

024.

156

Impo

sto

de R

enda

7

anos

-El

imin

ação

024.

2Fé

rias

7 an

os-

Elim

inaç

ão

024.

3Li

cenç

as,

afas

tam

ento

s, c

once

ssõe

s 5

anos

47

ano

sEl

imin

ação

Todo

s os

doc

umen

tos

que

se r

efer

em a

pena

s a

um

func

ioná

rio d

eve

faze

r pa

rte

do A

ssen

tam

ento

pess

oal d

este

cla

ssi

cand

o na

cla

sse

20.5

. Ex

:

acid

ente

em

ser

viço

, ado

tant

e,af

asta

men

to d

o

cônj

uge/

com

panh

eiro

, ativ

idad

e po

lític

a, d

oenç

a em

pess

oa d

a fa

míli

a, g

esta

nte,

pat

erni

dade

, tra

tam

ento

de s

aúde

, de

mai

s lic

ença

s,

afas

tam

ento

s pa

ra

depo

r, pa

ra e

xerc

er m

anda

to e

letiv

o, p

ara

serv

ir a

o

TRE,

par

a se

rvir

com

o ju

rado

e d

emai

s

afas

tam

ento

s in

depe

nden

te d

os m

otiv

os.O

s

docu

men

tos

que

se r

efer

em a

mai

s de

um

func

ioná

rio s

ão c

lass

ica

dos

aqui

.

Enca

rgos

Pat

rona

is .

Rec

olhi

men

to

80

024

.5R

eem

bols

osA

té a

prov

ação

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ãoC

lass

ica

m-s

e aq

ui o

s do

cum

ento

s re

lativ

os a

todo

s os

tip

os d

e re

embo

lsos

.

024

.6A

uxíli

os

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Todo

s os

doc

umen

tos

que

se r

efer

em a

pena

s a

um

func

ioná

rio d

eve

faze

r pa

rte

do A

ssen

tam

ento

pess

oal d

este

cla

ssi

cand

o na

cla

sse

20.

5.

Ex:

auxí

lio a

limen

taçã

o e

refe

ição

, as

sist

ênci

a pr

é-

esco

lar,

auxí

lio c

rech

e, a

uxíli

o m

orad

ia,

vale

-

tran

spor

te e

dem

ais

auxí

lios

ofer

ecid

os p

ela

inst

ituiç

ão.

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

rela

tivos

a m

ais

de u

m f

unci

onár

io.

02

6

026

.01

Pre

vidê

ncia

Priv

ada

5 a

nos

47

anos

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

os

plan

os p

rivad

os d

e co

nces

são

de p

ecúl

ios

ou d

e

rend

as,

de b

enef

ício

s co

mpl

emen

tare

s ou

asse

mel

hado

s ao

s da

pre

vidê

ncia

soc

ial.

026

.1

026

.11

Seg

uros

e a

uxíli

os

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

de d

espe

sa

rela

tivos

a s

egur

os d

e vi

da,

segu

ro c

ontr

a ac

iden

tes

pess

oais

e d

emai

s se

guro

s of

erec

idos

pel

a

inst

ituiç

ão a

os f

unci

onár

ios

além

de

auxí

lios

por

caus

a de

aci

dent

e, d

oenç

a, a

uxíli

o fu

nera

l, au

xílio

nata

lidad

e e

dem

ais

auxí

lios

que

tenh

am s

entid

o de

assi

stên

cia

soci

al.

Pre

vidê

ncia

, A

ssis

tênc

ia e

Seg

urid

ade

Soc

ial

Ben

efíc

ios

81

026.

12A

ssis

tênc

ia à

saú

de

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

de d

espe

sa q

ue

dem

onst

ram

açõ

es d

a in

stitu

ição

pre

ocup

adas

com

a sa

úde

dos

seus

fun

cion

ário

s in

clus

ive

plan

os d

e

saúd

e.

026.

13A

dian

tam

ento

s e

empr

éstim

os a

fun

cion

ário

s A

té q

uita

ção

da

dívi

da5

anos

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

empr

éstim

os c

once

dido

s a

func

ioná

rios

incl

usiv

e

para

aqu

isiç

ão d

e be

ns.

026.

14O

cupa

ção

de im

óvei

s pr

óprio

s da

inst

uiçã

o

Enqu

anto

perm

anec

e a

ocup

ação

5 an

osEl

imin

ação

026.

15Tr

ansp

orte

s pa

ra f

unci

onár

ios

2 an

os-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

ca-s

e aq

ui d

ocum

ento

s re

fere

ntes

ao

tran

spor

te d

e fu

ncio

nário

s po

r m

eios

pró

prio

s da

Inst

ituiç

ão. N

ão s

e cl

assi

ca

aqui

o V

ale

Tran

spor

te.

026.

2P

reve

nção

de

acid

ente

s de

trab

alho

5

anos

47

ano

sEl

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

todo

o m

ater

ial p

rodu

zido

com

info

rmaç

ões

sobr

e pr

even

ção

de a

cide

ntes

de

trab

alho

.

026.

21

Com

issã

o In

tern

a de

Pre

venç

ão d

e A

cide

ntes

(CIP

A)

- c

riaçã

o, d

esig

naçã

o, p

ropo

stas

,

rela

tório

s e

atas

3 an

os5

anos

Gua

rda

Perm

anen

te

026.

22C

omis

são

Inte

rna

de P

reve

nção

de

Aci

dent

es

(CIP

A)

- O

utro

s do

cum

ento

s2

anos

-El

imin

ação

Cla

ssi

ca-s

e aq

ui o

s de

mai

s do

cum

ento

s da

CIP

A

que

não

for

cont

empl

ado

na c

lass

e 02

6.22

1

026.

3R

efei

tório

s, r

esta

uran

tes,

can

tinas

e c

opas

2 an

os-

Elim

inaç

ãoC

lass

ica

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

o

forn

ecim

ento

s de

ref

eiçõ

es p

ara

os e

mpr

egad

os.

026.

4In

speç

ões

perió

dica

s de

saú

de

5 an

os

-El

imin

ação

82

027

Hor

ário

de

expe

dien

te

2 an

os-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

esc

ala

de p

lant

ão e

dem

ais

docu

men

tos

refe

rent

es a

o

horá

rio d

e ex

pedi

ente

.

027.

1C

ontr

ole

de F

requ

enci

a 5

anos

47

ano

sEl

imin

ação

Todo

s os

doc

umen

tos

que

se r

efer

em a

pena

s a

um

func

ioná

rio d

eve

faze

r pa

rte

do A

ssen

tam

ento

pess

oal d

este

cla

ssi

cand

o na

cla

sse

20.5

.

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

livr

os

de p

onto

, cu

mpr

imen

to d

e ho

ras

extr

as e

out

ros

que

faça

m c

ontr

ole

de

freq

uenc

ia d

e vá

rios

func

ioná

rios.

02

8M

issõ

es f

ora

da S

ede,

Via

gens

a S

ervi

ço

028.

1M

issõ

es f

ora

da S

ede,

Via

gens

a S

ervi

ço n

o

país

Atá

a p

rova

ção

de c

onta

s

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

ajud

as d

e cu

sto,

diá

rias,

pas

sage

ns (

incl

usiv

e

devo

luçõ

es),

pre

staç

ões

de c

onta

s, r

elat

ório

s de

viag

em.

Os

rela

tório

s té

cnic

os d

e vi

agem

est

arão

clas

sic

ados

no

assu

nto

corr

espo

dend

ente

ao

seu

cont

eúdo

, cu

jos

os p

razo

s e

dest

inaç

ão e

staã

o

esta

bale

cido

s ne

sta

tabe

la.

028.

2M

issõ

es f

ora

da S

ede,

Via

gens

a S

ervi

ço n

o

exte

rior

sem

ônu

s pa

ra a

inst

ituiç

ão

7 an

os-

Elim

inaç

ão

83

028.

3M

issõ

es f

ora

da S

ede,

Via

gens

a S

ervi

ço n

o

exte

rior

com

ônu

s pa

ra a

inst

ituiç

ão

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

list

a

de p

artic

ipan

tes(

no c

aso

de c

omiti

vas

e

dele

gaçõ

es),

pas

sage

ns, p

assa

port

es,

pres

taçõ

es

de c

onta

s, r

elat

ório

s de

via

gem

e r

eser

vas

de h

otel

.

Os

rela

tório

s té

cnic

os d

e vi

agem

est

arão

clas

sic

ados

no

assu

nto

corr

espo

dend

ente

ao

seu

cont

eúdo

, cu

jos

os p

razo

s e

dest

inaç

ão e

stão

esta

bele

cido

s ne

sta

tabe

la.

029

029.

1

029.

11P

rêm

ios,

con

cess

ão d

e m

edal

has,

dip

lom

as

de h

onra

ao

mér

ito e

elo

gios

5 an

os

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

029.

2D

eleg

açõe

s de

Com

petê

ncia

, P

rocu

raçã

oEn

quan

to V

igor

a 5

anos

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

auto

rizaç

ões

de u

ma

pess

oa a

out

ra p

ara

que

trat

e

deal

go e

m s

eu n

ome

ou a

ssum

a se

us in

tere

sses

,

prov

idên

cias

e r

espo

nsab

ilida

de a

res

peito

de

algo

.

029.

4S

ervi

ços

Pro

ssi

onai

s tr

ansi

tório

s :

autô

nom

os

e co

labo

rado

res

Enqu

anto

vig

ora

a pr

esta

ção

de

serv

iço

*El

imin

ação

O p

razo

tota

l de

guar

da d

os d

ocum

ento

s é

de 5

2

anos

.

029.

5A

ções

Tra

balh

ista

s. R

ecla

maç

ões

trab

alhi

stas

Até

o tr

ânsi

to e

m

julg

ado

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

029.

6M

ovim

ento

s re

ivid

icat

ório

s: g

reve

s e

para

lizaç

ões

5 an

os

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

Out

ros

assu

ntos

ref

eren

tes

a pe

ssoa

l

Ince

ntiv

os f

unci

onai

s

84

030

030.

1

Nor

mas

, reg

ulam

ento

s, d

iret

rize

s,

proc

edim

ento

s, e

stud

o e/

ou d

ecis

ões

de

cará

ter

gera

l ref

eren

tes

a m

ater

ial

Enqu

anto

vig

ora

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

030.

2C

adas

tro

de F

orne

cedo

res

5 an

os

-El

imin

ação

033.

1

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

equi

pam

ento

s, m

obili

ário

, ap

arel

hos,

fer

ram

enta

s,

máq

uina

s, in

stru

men

tos

técn

icos

e o

bras

de

arte

.

Os

docu

men

tos

refe

rent

es a

mat

eria

l não

adq

uirid

o

deve

rão

ser

elim

inad

os a

pós

1 an

o. D

eve-

se

guar

dar

a N

ota

Fisc

al d

o M

ater

ial P

erm

anen

te

enqu

anto

tive

r o

bem

.

033.

11A

quis

ição

- C

ompr

a, A

lugu

el,

Com

odat

o,

Leas

ing

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

toda

s

as f

orm

as q

ue a

quis

ição

de

mat

eria

l per

man

ente

.

Para

tran

saçõ

es q

ue e

nvol

vam

pag

amen

tos

de

desp

esas

pen

dent

es, u

tiliz

ar p

razo

s pa

ra

docu

men

tos

nan

ceiro

s.

033.

12Em

prés

timo

Enqu

anto

Vig

ora

5 an

osEl

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

mat

eria

l per

man

ente

em

pres

tado

a in

stitu

ição

por

outr

a in

stitu

ição

.

033.

13D

oaçã

o, P

erm

uta

4 an

os5

anos

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

mat

eria

l per

man

ente

que

doa

do a

em

pres

a ou

adqu

irid

o po

r m

eio

de p

erm

uta.

033.

2M

ater

ial

Con

sum

o, M

ater

ial d

e E

xped

ient

e

MA

TER

IAL

Mat

eria

l Per

man

ente

85

033.

2

033.

21C

ompr

a A

té a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

com

pra

de m

ater

ial d

e co

nsum

o . E

x. P

roce

sso

de

com

pra,

cot

ação

, not

a s

cal,

reci

bo

e et

c.

Os

docu

men

tos

refe

rent

es a

mat

eria

l não

adq

uirid

o

deve

rão

ser

elim

inad

os a

pós

1 an

o.

033.

22D

oaçã

o, P

erm

uta

4 an

os

5 an

osEl

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

mat

eria

l de

cons

umo

que

doad

o a

empr

esa

ou

adqu

irid

o po

r m

eio

de p

erm

uta.

033.

23C

onfe

cção

de

impr

esso

s e

mat

eria

l grá

co

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

refe

rent

es a

os

cust

os,

cota

ção,

pro

jeto

s gr

áco

s re

fere

ntes

a

impr

essã

o de

mat

eria

l com

o C

arta

zes,

ban

ners

,

cart

ilhas

e e

tc.

034

034.

01Te

rmos

de

resp

onsa

bilid

ade

Até

a s

ubst

ituiç

ão

por

um n

ovo

term

o

5 an

os a

con

tar

da s

ubst

ituiç

ãope

lo n

ovo

term

oEl

imin

ação

034.

1C

ontr

ole

de E

stoq

ue

2 an

os-

Elim

inaç

ãoC

lass

ica

m-s

e do

cum

ento

s co

mo

requ

isiç

ão,

cont

role

de

dist

ribu

ição

e e

tc)

034.

2Ex

trav

io,

roub

o, d

esap

arec

imen

toA

té c

oncl

usão

do c

aso

5 an

osEl

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

docu

men

tos

regi

stra

dos

desd

e da

perc

ebçã

o do

des

apar

ecim

ento

do

bem

e to

do o

s

docu

men

tos

gera

dos

na te

ntat

iva

de r

esol

ver

o

caso

.

Mov

imen

taçã

o de

Mat

eria

l (pe

rman

ente

e d

e co

nsum

o)

Mat

eria

l C

onsu

mo,

Mat

eria

l de

Exp

edie

nte

86

034

.3A

utor

izaç

ão d

e sa

ída

de m

ater

ial,

tran

spor

te,

reco

lhim

ento

ao

depó

sito

2 a

nos

-El

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

docu

men

tos

que

indi

cam

a

mov

imen

taçã

o do

s m

ater

iais

na

inst

ituiç

ão.

035

035

.1V

enda

dir

eta,

leilã

oA

té a

prov

ação

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ãoC

lass

ica

m-s

e aq

ui d

ocum

ento

s re

fere

ntes

a v

enda

dire

ta e

leilã

o de

de

mat

eria

l per

man

ente

.

035

.2C

essã

o, d

oaçã

o, p

erm

uta

4 a

nos

5 a

nos

Elim

inaç

ãoC

lass

ica

m-s

e aq

ui d

ocum

ento

s re

fere

ntes

a tod

as

as f

orm

as d

e se

des

faze

r d

e m

ater

ial p

erm

anen

te.

036

036

.1R

equi

siçã

o e

cont

rata

ção

de s

ervi

ços

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ãoC

lass

ica

m-s

e do

cum

ento

s re

fere

ntes

a

cont

rata

ção

de s

ervi

ços.

036

.2S

ervi

ços

exec

utad

os p

ela

próp

ria

inst

ituiç

ão1 a

no-

Elim

inaç

ão

037

037

.1M

ater

ial P

erm

anen

te

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Per

man

ente

037

.2M

ater

ial d

e C

onsu

mo,

Mat

eria

l de

expe

dien

teA

té a

prov

ação

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

038

Este

gru

po s

erá

dese

nvol

vido

pel

a in

stitu

ição

de

acor

do c

om a

nec

essi

dade

, be

m c

omo

a

tem

pora

lidad

e e

dest

inaç

ão.

Alie

naçã

o, B

aixa

,( a

to d

e se

des

faze

r de

mat

eria

l per

man

ente

ou

de c

onsu

mo)

Inst

alaç

ão e

man

uten

ção

Inve

ntár

io

Out

ros

assu

ntos

ref

eren

tes

a m

ater

ial

87

04

0

041

Nor

mas

, re

gula

men

tos,

dir

etri

zes,

proc

edim

ento

s, e

stud

o e/

ou d

ecis

ões

de

cará

ter

gera

l sob

re p

atrim

ônio

Enqu

anto

vig

ora

5 a

nos

Gua

rda

Per

man

ente

Cla

ssi

cam

-se

docu

men

tos

tais

com

o no

rmas

,

regu

lam

enta

ções

, di

retr

izes

, pr

oced

imen

tos,

estu

dos

e/ou

dec

isõe

s de

car

áter

ger

al.

041

.01

Forn

ecim

ento

e m

anut

ençã

o de

ser

viço

s

bási

cos

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

docu

men

tos

que

envo

lvem

o

paga

men

to d

e se

rviç

os c

omo

água

, es

goto

, gá

s,

luz,

for

ça c

ondo

mín

io e

etc

. O

s do

cum

ento

s qu

e

não

envo

lvem

pag

amen

tos

serã

o el

imin

ados

apó

s 1

ano.

041

.1

041

.11

Com

pra

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Per

man

ente

041

.12

Doa

ção,

Ces

são,

Per

mut

a4 a

nos

5 a

nos

Gua

rda

Per

man

ente

041

.15

Loca

ção,

arr

enda

men

to,

com

odat

o(em

prés

timo)

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

041

.2A

liena

ção

041

.21

Ven

da

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Per

man

ente

041

.22

Ces

são,

doa

ção,

per

mut

a 4 a

nos

5 a

nos

Gua

rda

Per

man

ente

041

.3R

eint

egra

ção

de p

osse

, re

ivin

dica

ção

de

dom

ínio

, to

mba

men

to.

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Per

man

ente

Aqu

isiç

ão d

e im

óvei

s

Pat

rim

ônio

88

041

.4O

bras

: C

onst

ruçã

o, r

efor

ma,

rec

uper

ação

,

rest

aura

ção

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Per

man

ente

Cla

ssi

cam

-se

docu

men

tos

tais

com

o pr

ojet

os,

plan

tas,

diá

rio

de o

bra

e et

c.

041

.4(0

52.2

2)D

espe

sas

com

Obr

a A

té a

prov

ação

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

ref

eren

tes

a

desp

esa

com

a o

bra.

Exe

mpl

o: N

otas

sc

ais

de

mat

eria

l de

cons

truç

ão e

de

serv

iços

.

041

.5S

ervi

ços

de m

anut

ençã

o e

limpe

zaA

té a

prov

ação

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

ref

eren

tes

a

man

uten

ção

de e

leva

dore

s, d

e ar

-con

dici

onad

o,

man

uten

ção

elét

rica

man

uteç

ão d

e ge

rado

res,

limpe

za,

imun

izaç

ão,

desi

nfes

taçã

o e

etc.

041

.6

Este

gru

po s

erá

dese

nvol

vido

pel

a in

stitu

ição

de

acor

do c

om a

nec

essi

dade

, be

m c

omo

a

tem

pora

lidad

e e

dest

inaç

ão.

042

042

.1

042

.11

Com

pra,

Alu

guel

A

té a

prov

ação

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ãoD

ocum

ento

s re

fere

ntes

a ve

ícul

os n

ão a

dqui

ridos

elim

inar

apó

s 1 a

no.

042

.13

Ces

são,

doa

ção,

per

mut

a, tr

ansf

erên

cia

4 a

nos

5 a

nos

Elim

inaç

ão

042

.2C

adas

tro,

lice

ncia

men

to,

empl

acam

ento

.A

té a

alie

naçã

o5 a

nos

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

todo

s os

doc

umen

tos

refe

rent

es a

os r

egis

tros

nec

essá

rios

para

a

utili

zaçã

o de

veí

culo

s.

042

.3A

liena

ção

042

.31

Ven

da

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 a

nos

a co

ntar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Out

ros

serv

iços

de

man

uten

ção

Veí

culo

s

Aqu

isiç

ão

89

042.

32C

essã

o, d

oaçã

o, p

erm

uta,

tran

sfer

ênci

a4

anos

5 an

osEl

imin

ação

042.

4A

bast

ecim

ento

, lim

peza

, man

uten

ção,

Rep

aro

Até

a a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

042.

5A

cide

ntes

, inf

raçõ

es,

mul

tas

Até

a a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

043.

1C

ontr

ole

de u

so d

e ve

ícul

os2

anos

-El

imin

ação

043.

11R

equi

siçã

o 2

anos

-El

imin

ação

043.

12A

utor

izaç

ão p

ara

uso

fora

do

horá

rio d

e

expe

dien

te

2 an

os-

Elim

inaç

ão

043.

13Es

taci

onam

ento

, ga

rage

m2

anos

-El

imin

ação

044

045

Inve

ntár

io

Até

a a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Perm

anen

te

Cla

ssi

cam

-se

aqui

todo

s os

doc

umen

tos

refe

rent

es a

o re

gist

ro d

e co

mpr

a e

cont

role

dos

bens

móv

eis

e im

óvei

s.

046

046.

1S

ervi

ço d

e vi

gilâ

ncia

A

té a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Os

docu

men

tos

que

não

envo

lvem

pag

amen

tos

serã

o el

imin

ados

apó

s 1

ano.

Out

ros

assu

ntos

ref

eren

tes

a ve

ícul

os

Gua

rda

e se

gura

nça

90

046.

2S

egur

os

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Doc

umen

tos

refe

rent

es a

seg

uros

de

bens

móv

eis

e

imóv

eis.

Os

docu

men

tos

que

não

envo

lvem

paga

men

tos

serã

o el

imin

ados

apó

s 1

ano.

046.

3

Pre

venç

ão d

e in

cênd

io -

trei

nam

ento

de

pess

oal,

inst

alaç

ão e

man

uten

ção

de

extin

tore

s, in

speç

ões

perió

dica

s

2 an

os-

Elim

inaç

ão

046.

4

Pre

venç

ão d

e in

cênd

io -

Con

stitu

ição

de

brig

adas

de

incê

ndio

, pl

anos

pro

jeto

s e

rela

tório

s

4 an

os5

anos

Gua

rda

Perm

anen

te

046.

5S

inis

tro

Até

a c

oncl

usão

do c

aso

5 an

osEl

imin

ação

047

Con

trol

e de

Por

taria

2 an

os-

Elim

inaç

ão

047.

1R

egis

tro

de o

corr

ênci

as

5 an

os

5 an

osEl

imin

ação

048

Uso

de

depe

ndên

cias

2 an

os-

Elim

inaç

ãoC

lass

ica

m-s

e aq

ui o

s do

cum

ento

s re

fere

ntes

a

conc

essã

o de

uso

de

algu

m e

spaç

o da

inst

ituiç

ão.

049

Este

gru

po s

erá

dese

nvol

vido

pel

a in

stitu

ição

de

acor

do c

om a

nec

essi

dade

, bem

com

o a

tem

pora

lidad

e e

dest

inaç

ão.

Out

ros

assu

ntos

ref

eren

tes

a pa

trim

ônio

91

05

0

050.

1

Nor

mas

Reg

ulam

enta

ções

, di

retr

izes

,

proc

edim

ento

s, e

stud

os e

/ou

deci

sões

de

cará

ter

gera

l

Enqu

anto

Vig

ora

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

050.

2A

udito

riaA

té a

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Perm

anen

te

051

Orç

amen

to

051.

1P

rogr

amaç

ão O

rçam

entá

ria

051.

11P

revi

são

Orç

amen

tária

2

anos

-El

imin

ação

051.

12P

ropo

sta

Orç

amen

tária

5 an

os

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

051.

13Q

uadr

o de

det

alha

men

to d

e de

spes

as

2 an

os-

Elim

inaç

ãoC

lass

ica

m-s

e aq

ui d

ocum

ento

s co

mo

livro

cai

xa,

livro

s di

ário

051.

14S

uple

men

taçã

o do

Orç

amen

to5

anos

5

anos

Gua

rda

Perm

anen

te

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

créd

ito s

uple

men

tar,

créd

ito e

spec

ial,

créd

ito

extr

aord

inár

io

051.

2

051.

21D

esce

ntra

lizaç

ão d

e R

ecur

sos

(dis

trib

uiçã

o

orça

men

tária

)

Até

a a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

que

regi

stra

m a

tran

sfer

ênci

a de

rec

urso

s pr

evis

to n

o O

rçam

ento

para

um

a de

term

inad

a at

ivid

ade

rem

anej

ado

para

uma

outr

a at

ivid

ade.

Orç

amen

to e

Fin

ança

s

Exec

ução

Orç

amen

tária

92

051.

22A

com

panh

amen

to d

e de

spes

a m

ensa

l

(Pes

sol/

Dív

ida)

Até

a a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

que

com

o R

elaç

ão

de m

ovim

ento

na

ncei

ro m

ensa

l; R

esum

o de

mov

imen

to m

ensa

l

051.

23P

lano

Ope

rativ

o, C

rono

gram

a de

des

embo

lso

Até

a a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ãoC

lass

ica

m-s

e aq

ui d

ocum

ento

s G

uia

de h

istó

rico

cont

ábil.

052

052.

1P

rogr

amaç

ão F

inan

ceira

de

Des

enbo

lso

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

que

dem

onst

rem

a

prog

ram

ação

de

gast

os d

etal

ham

ente

par

a o

orça

men

to já

pre

vist

o.

052.

2

052.

21R

ecei

ta

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

052.

22D

espe

saA

té a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

053

Fund

os E

spec

iais

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

054

Estím

ulos

na

ncei

ros

e C

redi

tício

s A

té a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Fina

nças

Exec

ução

Fin

ance

ira

93

055

055.

01C

adas

tro

banc

ário

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Perm

anen

te

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

cria

ção

e o

ence

rram

entto

de

cont

as b

ancá

rias

.

055.

02Tr

ansa

ções

ban

cária

s A

té a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

cons

ulta

de

sald

os, r

ecei

tas

e de

spes

as v

ia b

anco

,

todo

s os

tipo

s de

com

prov

ante

s de

tran

saçõ

es

banc

ária

s ta

is c

omo

Rec

ibo

de d

epós

ito;

Dem

onst

rativ

o de

saq

ue b

ancá

rio; O

rdem

de

cred

ito; G

uia

de tr

ansf

erên

cia

de s

aldo

Ext

rato

banc

ário

(Po

upan

ça,

cont

a co

rren

te).

056

Bal

anço

s, b

alan

cete

sA

té a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Perm

anen

te

057

Tom

ada

de C

onta

s, P

rest

ação

de

Con

tas

Até

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Perm

anen

te

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

com

o in

clus

ive

pare

cer

de a

prov

ação

das

con

tas

058

Trib

utos

, im

post

os e

taxa

sA

té a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Perm

anen

te

059

Out

ros

assu

ntos

ref

eren

tes

a or

çam

ento

e

nan

ças

Ope

raçõ

es B

ancá

rias

94

06

0

060.

1P

ublic

ação

de

mat

éria

s no

diá

rio o

cia

l e e

m

outr

os p

erió

dico

s

Até

a a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

que

são

gera

dos

para

se

faze

r a

publ

icaç

ão.

O p

rópr

ia p

ublic

ação

deve

ser

cla

ssi

cada

de

acor

do c

om o

seu

cont

eúdo

pod

endo

ser

elim

inad

a ou

de

guar

da

perm

anen

te d

epen

dend

o da

cla

sse

esco

lhid

a.

061

Livr

os, p

erió

dico

s, f

olhe

tos

e au

diov

isua

is

061.

01N

orm

as e

Man

uais

En

quan

to V

igor

a 5

anos

Elim

inaç

ão

061.

1A

quis

ição

, com

pra,

doa

ção

e pe

rmut

a A

té a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

gera

dos

a pa

rtir

da

aqui

siçã

o de

mat

eria

l bib

liogr

áco

com

o as

not

as

sca

is,

term

o de

doa

ção

e pe

rmut

a.

061.

2R

egis

tro

de e

ntra

da

e ci

rcul

ação

de

Perío

dico

s2

anos

-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

refe

rent

es a

o

rece

bim

ento

e c

ircul

ação

de

jorn

ais

e re

vist

as n

ão

cien

tico

s

061.

3R

egis

tro

de L

ivro

s 2

anos

-G

uard

a

Perm

anen

te

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

refe

rent

es a

inco

rpor

ação

de

livro

s e

peri

odic

os c

ient

ico

s ao

acer

vo.

061.

4C

atal

ogaç

ão,

clas

sic

ação

, in

dexa

ção

2 an

os-

Gua

rda

Perm

anen

te

061.

5In

vent

ário

Até

a a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Gua

rda

Perm

anen

te

Doc

umen

taçã

o e

Info

rmaç

ão

Doc

umen

taçã

o B

iblio

grá

ca

95

062

062.

01N

orm

as e

man

uais

En

quan

to V

igor

a 7

anos

Gua

rda

Perm

anen

te

Cla

ssi

cam

-se

aqui

nor

mas

e d

iretr

izes

par

a o

trat

amen

to d

a do

cum

enta

l do

arqu

ivo

incl

usiv

e os

man

uais

de

gest

ão d

ocum

enta

l, có

digo

de

clas

sic

ação

e ta

bela

de

tem

pora

lidad

e cr

iada

s.

062.

1Le

vant

amen

to s

obre

Pro

duçã

o de

doc

umen

tos

e u

xo4

anos

-El

imin

ação

062.

11D

iagn

óstic

o, a

nális

e, a

valia

ção

5 an

os

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

062.

2P

roto

colo

: rec

epçã

o, tr

amita

ção

e ex

pedi

ção

de d

ocum

ento

s2

anos

-El

imin

ação

062.

3A

ssis

tênc

ia T

écni

ca5

anos

-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

os d

ocum

ento

s qu

e fo

rem

ger

ados

apar

tir d

as s

olic

itaçã

o do

s se

tore

s de

aux

ílios

,

cons

ulta

s, e

xplic

açõe

s, r

esol

ução

de

prob

lem

as

dos

técn

icos

na

área

de

docu

men

taçã

o ao

s ou

tros

seto

res.

062.

5Po

lític

a de

ace

sso

aos

docu

men

tos

5 an

os

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

062.

51C

onsu

ltas,

em

prés

timos

1 an

os a

pós

a

devo

luçã

o-

Elim

inaç

ão

063.

6

Doc

umen

taçã

o ar

quiv

istic

a: g

estã

o de

doc

umen

tos

e si

stem

as d

e ar

quiv

os

Des

tinaç

ão d

e do

cum

ento

s

96

062.

61El

imin

ação

5 an

os

-G

uard

a

Perm

anen

te

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

com

o te

rmos

,

lista

gens

e e

dita

is d

e ci

ênci

a de

elim

inaç

ão.

062.

62Tr

ansf

erên

cia,

rec

olhi

men

to

5 an

os

-G

uard

a

Perm

anen

te

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

com

o gu

ias

e

term

os d

e tr

ansf

erên

cia,

gui

as,

rela

ções

e tr

emos

de r

ecol

him

ento

, lis

tage

ns d

escr

itiva

s do

ace

rvo.

063

063.

1P

lano

s e

Pro

jeto

s En

quan

to v

igor

a 5

anos

Gua

rda

Perm

anen

te

063.

2P

rogr

amas

, si

stem

as,

rede

s En

quan

to v

igor

a 5

anos

Gua

rda

Perm

anen

te

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

refe

rent

es a

licen

ça e

reg

istr

o de

uso

e c

ompr

a.

063.

21M

anua

is té

cnic

os (

exem

plar

es ú

nico

s)

Enqu

anto

vig

ora

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

063.

22M

anua

is d

o us

uário

(ex

empl

ares

úni

cos)

En

quan

to v

igor

a 5

anos

Gua

rda

Perm

anen

te

067.

3A

ssis

tênc

ia té

cnic

aA

té a

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

os d

ocum

ento

s qu

e fo

rem

ger

ados

apar

tir d

as s

olic

itaçã

o do

s se

tore

s de

aux

ílios

,

cons

ulta

s, e

xplic

açõe

s, r

esol

ução

de

prob

lem

as

dos

técn

icos

na

área

de

info

rmát

ica

aos

outr

os

seto

res.

069

Este

gru

po s

erá

dese

nvol

vido

pel

a in

stitu

ição

de

acor

do c

om a

nec

essi

dade

, bem

com

o a

tem

pora

lidad

e e

dest

inaç

ão.

Info

rmát

ica

Out

ros

assu

ntos

ref

eren

tes

à do

cum

enta

ção

e in

form

ação

97

070

070.

1

Nor

mas

, Reg

ulam

enta

ções

, dire

triz

es,

esta

tuto

s, r

egul

amen

tos,

pro

cedi

men

tos,

estu

dos

e/ou

dec

isõe

s de

car

áter

ger

al

refe

rent

es a

com

unic

açõe

s

Enqu

anto

vig

ora

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

071

Ser

viço

Pos

tal,

Ser

viço

de

cole

ta,

tran

spor

te.

Até

a a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

refe

rent

es a

serv

iços

de

entr

ega

expr

essa

tant

o na

cion

al c

omo

inte

rnac

iona

l, se

rviç

o de

tran

port

ador

a in

clui

ndo

docu

mne

tos

rela

tivos

a d

espe

sas

com

ess

es it

ens

072

Ser

viço

Tel

efôn

ico

2 an

os-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

refe

rent

es a

pres

taçã

o de

ser

viço

s te

lefô

nico

s in

clus

ive

fac-

sim

ile,in

stal

ação

, tr

ansf

erên

cia,

man

uten

ção,

rep

aro

e do

cum

ento

s pa

ra o

con

trol

e do

ser

viço

pre

stad

o e

utili

zado

com

o co

ntro

le d

e lig

açõe

s, r

elat

ório

s de

ligaç

ões

real

izad

as e

etc

.

072.

1C

onta

s te

lefô

nica

sA

té a

apr

ovaç

ão

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

073

Ser

viço

s de

tran

smis

são

de d

ados

, vo

z e

imag

em

Até

a a

prov

ação

das

cont

as

5 an

os a

con

tar

da a

prov

ação

das

cont

as

Elim

inaç

ão

074

Este

gru

po s

erá

dese

nvol

vido

pel

a in

stitu

ição

de

acor

do c

om a

nec

essi

dade

, bem

com

o a

tem

pora

lidad

e e

dest

inaç

ão.

Out

ros

assu

ntos

ref

eren

tes

à co

mun

icaç

ões

Com

unic

açõe

s

98

08

0

081

Açõ

es J

udci

ais

5 an

os

95 a

nos

Gua

rda

Perm

anen

te

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

refe

rent

es a

proc

esso

s ju

dici

ais

rela

cion

ados

a á

rea-

mei

o.Pa

ra

os p

roce

ssos

ref

eren

tes

a ár

ea-

m, a

inst

ituiç

ão

deve

rá d

esen

volv

er u

ma

clas

se b

em c

omo

a

tem

pora

lidad

e e

a de

stin

ação

.

10

0A

ssun

tos

dive

rsos

110

Con

gres

sos,

con

ferê

ncia

s, s

emin

ário

s,

sim

pósi

os,

enco

ntro

s, c

onve

nçõe

s, c

iclo

s de

pale

stra

s, m

esas

red

onda

s, F

eira

s, s

alõe

s,

expo

siçõ

es,

mos

tras

, fes

tas,

Sol

enid

ades

,

com

emor

açõe

s, h

omen

agen

s

1 an

o-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

os

docu

men

tos

rece

bido

s e

expe

dido

s re

fere

ntes

a h

ospe

dage

m, d

espe

sas

real

izad

as p

ara

exec

ução

do

even

to.

110.

1

Pla

neja

men

to, p

rogr

amaç

ão, d

iscu

rsos

,

pale

stra

s e

trab

alho

s ap

rese

ntad

os p

or

técn

icos

do

órgã

o

5 an

os

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

120

Con

curs

os

Ferr

amen

ta p

ara

prom

oção

de

prod

utos

ou

serv

iços

por

mei

o do

ince

ntiv

o à

inte

raçã

o e

à cr

iativ

idad

e, e

sem

a u

tiliz

ação

de

sort

eios

. É

esta

bele

cido

prém

ios

para

as

pess

oas

que

apre

sent

arem

as

mel

hore

s pr

opos

tas.

120.

1

Pla

neja

men

to, n

orm

as,

edita

is, h

abili

taçã

o do

s

cand

idat

os, j

ulga

men

to d

a ba

nda,

trab

alho

s

conc

orre

ntes

, pre

mia

ção

e re

curs

os

5 an

os

5 an

osG

uard

a

Perm

anen

te

Out

ros

assu

ntos

ref

eret

ens

à A

dmin

istr

ação

99

130

Vis

itas

e vi

sita

ntes

1

ano

-El

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

refe

rent

es a

cont

role

de

entr

ada

de p

esso

as q

ue n

ão f

azem

part

e do

qua

dro

da in

stitu

ição

.

140

141

Apr

esen

taçã

o, r

ecom

enda

ção

1 an

o-

Elim

inaç

ão

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

rece

bido

s e

expe

dido

s re

fere

ntes

a c

arta

s de

apr

esen

taçã

o e

reco

men

daçã

o.

142

Com

unic

ados

e In

form

es1

ano

-El

imin

ação

Cla

ssi

cam

-se

aqui

doc

umen

tos

rece

bido

s e

expe

dido

s re

fere

ntes

às

com

unic

açõe

s de

pos

se,

afas

tam

ento

de

carg

os e

alte

raçõ

es d

e en

dere

ços

e

tele

fone

s e

etc.

143

Agr

adec

imen

tos,

con

vite

s, f

elic

itaçõ

es,

pêsa

mes

1 an

o-

Elim

inaç

ão

144

Pro

test

os,

reiv

indi

caçõ

es,

suge

stõe

s1

ano

-El

imin

ação

145

Pedi

dos,

ofe

reci

men

tos

e in

form

açõe

s

dive

rsas

1 an

o-

Elim

inaç

ão

Ass

unto

s Tr

ansi

tório

s

101

w w w . c n t c . o r g . b r

CNTC - Confederação Nacional dos Trabalhadores no ComércioSGAS W5, quadra 902, bloco C, CEP 70390-020 - Brasília/DF

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