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Gestão de Processos(Mapeamento e Riscos)

Escritório de Projetos e Processos + Auditoria Interna

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Gestão de processos - Processos

O que são processos?

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Aqueles

do

SEI??

Gestão de processos - Processos

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Gestão de processos - Processos

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Quais são os processos da UFMT?

Execução manual, via sei e/ou sistema próprio

• Progressão por Mérito: Siscofre, Sistema de avaliação e Siape.

• Alteração de Férias: Sigepe e Sei.

• Pagamento de Nota Fiscal: Sei e Siafi

https://www.ufmt.br/epp-homologacao/processos/

Gestão de processos - Tipos de Processos

• Interfuncional ponta a ponta, agrega valor diretamente para o “cliente”.

Ex: Aula de Campo

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• Agrega valor para outro processo.

Ex: Contratação de professor substituto

• Objetivo de medir, monitorar, controlar e planejar.

Ex: Elaboração do PDI

PRIMÁRIO SUPORTE GERENCIAMENTO

Gestão de processos – Cadeia de Valor

• Homologada pelo Conselho Diretor, apresentada no Relatório de Gestão e Prestação de Contas da UFMT.

Onde encontrar?

https://www.ufmt.br/ufmt/site/

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Gerenciamento de Processos de Negócio - BPM

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● Não tem como propósito ser

prescritivo

● Difere da gestão por função de

negócio

BPM - Atributos

1. Definições claras de responsabilidade e propriedade:

Dono do Processo: Responsável pelo desempenho do processo egestão de risco desse.

Gerente do Processo: executor principal do processo, mede odesempenho do processo, responsável por manter o mapeamentoatualizado no site da Instituição, http://www.ufmt.br/epp, atender aquestionamentos sobre o andamento do processo, solucionarproblemas e monitorar continuamente os controles internos.

Evita o “empurra empurra”, facilita a comunicação, agiliza a solução de problemas.

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BPM - Atributos

2. Superação de obstáculos das fronteiras funcionais, pois foca o processoe não os setores.

3. Ênfase na transformação do processo e não apenas no mapeamento.

4. Permite o uso de ferramentas apropriadas , pois conhecer osprocessos em detalhe auxilia na identificação correta dos recursosnecessários (carga de trabalho, habilidades, sistemas...).

5. Publicação dos mapeamentos melhora a transparência.

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BPM - Atributos

6. Afeta a motivação dos servidores, devido maior visibilidade ereconhecimento pelo trabalho, e por conseguinte o desempenho.

7. Contribui para o controle de custos, qualidade e melhoria contínuaatravés das medições de desempenho.

8. Reduz os ruídos na comunicação.

9. Alinhamento entre a estratégia e a operação.

10. Auxilia no Gerenciamento de Riscos, exigido pela Instrução NormativaConjunta do MPOG/CGU 01 de 2016.

11.Permite melhorar aspectos de padronização, logo elimina apossibilidade de tratamento diferenciado para situações semelhantes.

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BPM CBOK

BPM CBOK é um Guia para o Gerenciamento de

Processos elaborado pela ABPMP (Associação de

Profissionais de gerenciamento de processos).

Referência básica para profissionais de BPM com

padronização internacional.

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Ciclo de Vida BPM

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Mapeamento

de processos

Por que analisar e questionar o processo?

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BPM – Case Aula de Campo UFMT

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1 – Oficina para mapeamento do processo

2 – Análise do Desempenho do Processo – Métricas

3 - Entrevistas com os principais participantes: Técnicos Administrativos e os Coordenadores de Curso

que representaram 70% das execuções de Aula de Campo em 2016 e 2017.

4 – Levantamento de oportunidades de melhorias

5 – Benchmarking

6 – Workshop para proposição de melhorias

7 – Elaboração do Novo Fluxo

8 – Elaboração do Relatório de Análise e Proposição de Melhorias

9 – Monitoramento das ações a serem implementadas

10 – Capacitação para os coordenadores de curso

BPM – Case Aula de Campo UFMT

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Resultados obtidos:

• Efetivação da priorização do transporte para aula de campo;

• Acompanhamento dos custos de cada serviço de transporte;

• Eliminação de atividades que não agregavam valor ao processo;

• Mitigação de riscos com aprimoramento das atividades de controle;

• Automatização da emissão da lista de passageiros e de auxílio aula de campo;

• Adaptação dos ônibus para cadeirantes

BPM - Modelagem

16Fonte: iprocess

BPM- Modelagem

Problemas com modelagem:

• Modelar sem objetivo claro, dificulta a definição do nível de detalhamento adequado;

• Não gerir expectativa em relação ao objetivo da modelagem;• Não identificar e organizar as partes antes de modelá-las;

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Business Process Modeling Notation (BPMN)

Maior e mais amplamente aceita notação de modelagem de processo.

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BPMN: Piscinas

Para cada organização ou processo uma piscina - Pool white box (UFMT) e Pool blackbox (demais – Unilseva, Procuradoria...)

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BPMN: Raias

Servem para separar e organizar participantes internos de uma piscina (os papéis).

Inserir primeiro nome da Pró -reitoria /secretaria- subunidade - Papel

Criação conforme sequência do fluxo.

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Eventos

Eventos podem representar o início, término ou situações intermediáriasem um processo e são simbolizados por um círculo, podendo ou nãopossuir um outro símbolo interno ou cor diferente dependendo de suafinalidade.

Obs. Substantivo e verbo no particípio

Exemplos:

● Demanda identificada● Processo arquivado Início Intermediário Final● Mensagem enviada● Mensagem recebida

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Tarefa

Uma Tarefa é uma unidade de trabalho, ação a ser realizada por uma pessoa ou sistema.Obs. Verbo no infinitivo + complementoExemplos:

• Avaliar documentos• Calcular impostos• Elaborar parecer técnico• Elaborar proposta comercial• Cadastrar operação

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● Fluxo de Sequência

Mostra a ordem dos elementos de fluxo. Só pode ser usado para ligar elementos

dentro da mesma piscina.

Conectores

Tempo Tempo23

Os desvios de fluxo oferecem a lógica para o processo.

Indicam as razões para tomadas de decisão em fluxos de processos.

Permitem descrever as possíveis exceções conhecidas do negócio, ou beneficiar

a duração do processo através de atividades em paralelo.

É representado visualmente por um losango. O símbolo interno do losango

identifica a interpretação lógica representada.

Desvios de Fluxo

Boa prática: descrever se fluxo exclusivo a decisão que se refere e seus

resultados (caminhos).

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Desvios de Fluxo

Exclusivo baseado em dados

Condição de fluxo exclusiva, em que apenas um dos caminhos

criados será seguido

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Quando possível

é importante

depois fechar os

caminhos.

Modelagem - Atividade 1

Solicitação de Auditoria Externa

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Tarefa

Tarefa Automática

Tarefa Manual

Para processos

automatizados

equivalente ao evento

equivalente ao evento

Atividade controlada por sistema.

Para processos automatizados

BPMN sugere alguns símbolos que podem ser adicionados à

tarefa para representar visualmente sua utilização

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ATRIBUTOS ESPECIAIS - LOOP

PADRÃO: Atividade/Subprocessque pode ser executado várias vezes em ciclo.

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ATRIBUTOS ESPECIAIS - LOOP

MÚLTIPLAS INSTÂNCIAS

A atividade pode ser realizada mais de uma vez e em paralelo.

Fonte: iprocess

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ATRIBUTOS ESPECIAIS - SUBPROCESSO

Um subprocesso representa umconjunto de atividades realizadasdentro de um processo denegócio.

São representados graficamente de duas formas, contraído ou expandido.

Pode ser reutilizável (aceitando piscinas e raias)

Subprocesso

Contraído

Subprocesso

Expandido

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ATRIBUTOS ESPECIAIS - SUBPROCESSO Contraído

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ATRIBUTOS ESPECIAIS - SUBPROCESSO EXPANDIDO

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Desvios de Fluxo

Paralelo

Condição de fluxo em que dois ou mais caminhos que serão executados

paralelamente. É utilizado para realizar a convergência de fluxos,

garantindo que todos os caminhos paralelos sejam concluídos, chegando

até ele antes de dar continuidade.

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Desvios de FluxoInclusivo

Condição de fluxo em que o processo deverá avaliar a condição relacionada, e um ou

mais caminhos poderão ser seguidos.

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Modelagem - Atividade 2

Publicação de artigos para uma revista

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Recapitulando conceitos

Processos

Tipos de processos

Vantagens da Gestão de processos

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Recapitulando conceitos - BPMN

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Recapitulando conceitos - BPMN

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Recapitulando conceitos - BPMN

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Recapitulando conceitos - BPMN

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Eventos (Intermediário)

Evento intermediário do tipo Tempo é usado para representar um fatorelacionado a uma condição temporal, como uma data específica (ex. 01 dejaneiro), uma data relativa (próxima terça-feira), um intervalo de tempo (emsete dias) ou uma situação de espera de tempo.

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Recapitulando conceitos - BPMN

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Desvios de fluxo

Exclusivo baseado em eventos

O primeiro evento que ocorrer desabilita o outro caminho.

Fonte: iprocess 43

Eventos (Intermediário)

TempoBorda preenchida: se o tempo for ultrapassado seguirá o fluxo abaixo einterrompe o anterior. (timer interrupting)

Borda Pontilhada: se o tempo for ultrapassado seguirá o fluxo abaixo e oanterior. (timer non interrupting)

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Eventos (Intermediário)

Timer interrupting

Se o evento ocorrer enquanto a atividadeestava sendo executada, ela seráinterrompida, e o fluxo seguirá peloconector que se origina no evento.

A borda do evento é dupla e lisa.

Ex: Se a data de entrega prevista for

atingida e o recebimento das mercadorias

não tiver sido confirmado, a tarefa é

automaticamente cancelada e o fluxo que

sai do evento de timer é disparado, dando

início à atividade “Cancelar o pedido” 45

Eventos (Intermediário)

Timer non-interrupting

Se o evento ocorrer enquanto a atividadeestava sendo executada, um fluxo paraleloserá iniciado a partir do conector que seorigina no evento, mas a tarefa permaneceaguardando a sua execução.

A borda do evento é dupla e tracejada.Ex: se o após dois dias úteis a tarefa

“Avaliar pedido” ainda não tiver sido

finalizada, o fluxo iniciado no evento é

disparado, iniciando a tarefa “Receber

aviso de atraso na avaliação” 46

● Fluxo de Mensagem

Usado para mostrar o fluxo

de mensagens entre

atividades em piscinas

distintas.

(Não mapear a piscina de

outras organizações, apenas

indicar o fluxo de

mensagem)

Conectores

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● Fluxo de Mensagem

Conectores

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Modelagem - Atividade 3

Venda de mercadoria

O processo se inicia com o recebimento de pedido pelo setor de vendas, queverifica o estoque. Se o produto estiver disponível, o setor de vendasencaminha o pedido para o setor financeiro gerar o boleto, em seguida, essemesmo setor envia o boleto para o e-mail do cliente com prazo de 10 dias parapagamento, que se não pagar nesse prazo o pedido é cancelado e, em seguida,o cliente é avisado. Após o recebimento do boleto, o setor financeiroencaminha a nota fiscal ao setor de transporte, que, por sua vez, entrega amercadoria. Se após verificação do estoque pelo setor de vendas constatar aindisponibilidade do produto, essa mesma unidade informa ao cliente.

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Modelagem - Atividade 4

Seleção de Pessoal

O processo começa quando o chefe da área solicita pessoal ao departamentode RH, que analisa a solicitação, nesse momento tem se duas possibilidades:caso a solicitação esteja incompleta, essa é devolvida ao demandante paracorreção, se estiver correta o RH irá publicar a vaga em diferentes portais deemprego. Após recebimento de 10 currículos, inicia a avaliação dos candidatoscom a verificação do currículo em paralelo a entrevista. O candidato que forreprovado nessa avaliação será informado e o processo encerra-se para ele. Odemandante irá entrevistar os candidatos aprovados nessa fase e informar aoRH o candidato selecionado. O RH finaliza o processo notificando o escolhido.

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Modelagem - Atividade 5

Atendimento de queixas e reclamações

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Modelagem - Atividade 6

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PROCESSO UFMT

Grupo de três pessoas (setores

diferentes);

Escolher um processo da UFMT

para mapear;

Definir o escopo (evento inicial

e final do processo).

Pintar as tarefas que não tem

certeza sobre a execução;

Referências

Um guia para iniciar estudos em BPMN (I): Atividades e sequência: http://blog.iprocess.com.br/2012/11/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-i-atividades-e-sequencia/

Um guia para iniciar estudos em BPMN (II): Gateways: http://blog.iprocess.com.br/2012/11/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-ii-gateways/

Um guia para iniciar estudos em BPMN (III): Eventos de Início e Fim: http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-iii-eventos-de-inicio-e-fim/

Um guia para iniciar estudos em BPMN (IV): Eventos Intermediários: http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-iv-eventos-intermediarios/

Um guia para iniciar estudos em BPMN (V): Subprocessos: http://blog.iprocess.com.br/2012/12/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-v-subprocessos/

Um guia para iniciar estudos em BPMN (VI): Swimlanes e Artefatos: http://blog.iprocess.com.br/2013/01/um-guia-para-iniciar-estudos-em-bpmn-vi-swimlanes-e-artefatos/

BPMN: Modelando processos de negócio com elementos avançados (Parte I): http://blog.iprocess.com.br/2013/01/bpmn-modelando-processos-de-negocio-com-elementos-avancados-parte-i/

Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM CBOK)

Avaliação de Controles Internos (FONAI-MEC), Souza, Kleberson

Instrução Normativa CGU/MPOG 01 de 2016.

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