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GESTÃO DE ESTOQUES: UMA
FERRAMENTA PARA DETECÇÃO DE
PROBLEMAS NO PROCESSO
PRODUTIVO
JOAO HENRIQUE GREGORIO VENANCIO (Unifran )
jhgv@bol.com.br
ISAQUE PEREIRA DE ALMEIDA (Unifran )
isaquealmeida@yahoo.com.br
Eugenio Pacceli Costa (Unifran )
eugenio@sisger.com.br
Luiz Eduardo de Carvalho Chaves (Unifran )
luizchaves@hotmail.com
Mariana Duarte Felice (Unifran )
maryfelice@hotmail.com
O objetivo deste artigo é verificar se controle de estoques é uma opção
viável para detectar problemas no processo produtivo de uma empresa
calçadista. Parte-se do pressuposto que a ineficiência em etapas do
processo produtivo gera demandass extras de materiais. A opção
metodológica é um estudo de caso com abordagem combinada
realizado em uma empresa de médio porte do pólo calçadista de
Franca - SP. Como resultados destaca-se que ao implementar ação de
controle de estoque foram identificados problemas relacionados a
qualificação dos trabalhadores, qualidade da matéria prima, layout,
serviços terceirizados, controle de qualidade e integração dos
processos produtivos.
Palavras-chaves: Gestão de estoques, setor calçadista, processo
produtivo
XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos
Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013.
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Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013.
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1. Introdução
A partir da reestruturação produtiva da década de 1970, as empresas foram impulsionadas a
produzirem respostas rápidas às demandas do mercado, cada vez mais competitivo. Esta
flexibilidade necessária exige conhecimento detalhado de todos os processos produtivos.
Sendo assim, identificar rapidamente problemas em seus processos pode viabilizar estudos
para prevenção destes problemas garantindo vantagens competitivas à empresa.
Este estudo se justifica devido à necessidade de verificar a importância da gestão de estoques
para a normalidade dos processos produtivos de indústrias calçadistas. A literatura aponta
vários caminhos para detectar problemas nos processos produtivos entre eles temos: Sistema
de gestão de qualidade, mapeamento e modelagem de processos, indicadores de desempenho,
dentre outras. Entretanto, esta pesquisa irá focar no uso da gestão de estoques para tal
finalidade tendo em vista que esta é uma opção ainda pouco explorada. Para alcançar este
objetivo optou-se pela realização de um estudo de caso por meio de uma abordagem
combinada de uma empresa de médio porte do polo calçadista de Franca – SP.
Este referido estudo está estruturado em uma revisão da literatura sobre controle de estoques e
processos produtivos do produto calçado em seguida mostra o estudo de caso, a análise dos
dados, conclusão e referências.
2. Revisão bibliográfica
Esta etapa pretende apontar a importância do setor calçadista no Brasil, estoques e sua gestão
e o processo produtivo do calçado. O foco principal será envolver assuntos que possibilitem
explorar o uso da gestão de estoques como ferramenta de detectar problemas no processo
produtivo.
2.1. Controle de estoques
Para Corrêa, Gianesi e Caon (2001) estoque é o acúmulo de materiais entre fases específicas
de processo de transformação e funciona como uma “arma” que serve para o “bem” ou para o
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“mal”, dependendo da situação, pois esses materiais proporcionam uma independência entre
os processos produtivos e, por outro lado, serve para esconder falhas prejudiciais ao fluxo da
produção. Segundo Fernandes e Godinho Filho (2010), estoques são itens guardados para
serem consumidos mais tarde e funcionam como um “pulmão” entre o suprimento e a
demanda. Se forem controlados adequadamente mantém a respiração de um sistema, caso
cresça ou diminua demais prejudica a saúde financeira e organizacional de uma empresa.
Com o intuito de organizar e propor acompanhamento diferente para estoque, Prochnik et al.
(2005) e alguns autores dividem estoques em grupos, a saber: estoque de matéria-prima,
estoque de material semi-acabado também citado por Fernandes e Godinho Filho (2010),
como estoque de material em processo e estoque de produtos acabados. Na maioria da
literatura temos os estoques divididos em: estoque de matéria-prima, estoque de produto em
processo, estoque de produto acabado.
Costa (2008) lista os principais problemas que a maioria das empresas citam como motivos
para manter estoques, segundo a literatura pesquisada são: arranjo físico ruim, quebra de
máquina, refugo, setup de máquina demorado, baixa capacidade de processos, operadores não
preparados, falha na programação da produção, demanda instável, falta de confiança no
fornecedor, existência de gargalo, erro de quantidade e retrabalho.
A principal dificuldade na gestão de estoque é decidir o quê, quando e quanto se estocar de
cada item para manter o processo em normalidade. Dias (1986) propõe alguns procedimentos
básicos e simples que se adaptam em qualquer condição: criar um setor para compras sob
coordenação de um indivíduo com capacidade profissional coerente com a função; criar um
sistema interno para conferência e inspeção da qualidade do material; estocar materiais em
local adequado, que possibilite à supervisão; criar um sistema para controle de entrega de
materiais baseado no uso de requisições de material para saída em qualquer circunstância,
assim como, o uso de requisição de devolução, caso algum material tenha sido enviado em
quantidade excedente para a produção; acompanhar regularmente os materiais comprados,
entregues, saldos, itens obsoletos e fornecedores; estabelecer e implementar uma política de
gestão de estoques difundida na empresa para todos os funcionários.
2.2. Processo produtivo do calçado
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Inclui no setor calçadista desde empresas fabricantes do calçados como também as empresas
fabricantes de couro, solados, bolsas em couro, carteiras, cintos, artefatos em couro em geral e
componentes para calçados. O Brasil se destaca como um dos maiores produtores mundiais de
calçados e tem a região sudeste, sul e nordeste como os maiores polos fabricantes de calçados
do país segundo a Abicalçados (Associação Brasileira de Calçados). Este setor é altamente
influenciado pelo setor de moda e tendências relacionadas às épocas tendo sua demanda
fortemente sazonal.
Segundo Jacobs e Chase (2009), processo produtivo consiste em um sistema de ações
interligadas de uma forma dinâmica visando à transformação de elementos. Em resumo,
processo produtivo pode ser entendido como uma transformação de materiais por meio de
atividades resultando em produtos finais.
Figura 1 – Fluxo do processo produtivo
Fonte: Prochnik et al. (2005)
Se tratando do processo produtivo de calçados, Prochnik et al. (2005), aborda como operações
artesanais e sem necessidade de mão de obra especializada. Este processo consiste
basicamente em seis etapas de forma genérica, a saber: design, modelagem, corte, costura,
montagem e acabamento.
Design: Desenvolve o conceito do produto, formula e acompanha a produção das primeiras
amostras.
Modelagem: Defini os materiais e a numeração e adapta o produto projetado para a
manufatura levando em consideração as especificações dos materiais, capacidade das
máquinas e também o custo envolvido.
Corte: Corta os materiais como o couro, tecidos e sintético.
Costura: Uni as diferentes partes do cabedal cortadas na etapa do corte, as peças são
costuradas, dobradas, picotadas ou cortadas. Outros adornos/enfeites podem ser aplicados de
acordo com as definições do design.
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Montagem: Uni o cabedal ao solado e coloca em formas que definirá a numeração.
Acabamento: A última etapa da fabricação do calçado é consistindo em retirar o calçado da
forma e fazer os últimos detalhes: pintura, enceramento, colocar etiquetas, tags, entre outras.
Segue ilustrado na figura 2, o fluxograma do processo produtivo.
Figura 2 – Fluxograma do processo produtivo do calçado
Fonte: Prochnik et all. (2005)
Para Prochnik et al. (2005), devido o setor calçadista ser um setor com predominância da
atividade artesanal pouca mecanização e uso intensivo de mão de obra, as atividades
demandam apenas conhecimentos técnicos adquiridos por meio de treinamentos e capacitação
interna. Desta forma, não requer um grau de instrução significativo, pois não se trata de
processos produtivos complexos.
3. O estudo de caso
Este trabalho consta de um estudo de caso de uma empresa calçadista. A referida empresa
atua no mercado a mais de 30 anos e está localizada no cluster de produção da cidade de
Franca-SP. Atende ao mercado nacional e alguns modelos específicos são destinados à
exportação. Seu processo produtivo é artesanal e focado em fabricar vários modelos.
4. Procedimento de controle de estoques implementado
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A ferramenta para controle de estoques a ser empregada é um registro para requisições de
controle de entrada e saída de materiais no processo produtivo. Inicialmente trataremos da
requisição de controle de materiais extras.
De acordo com o levantamento da empresa, o consumo de materiais excedia ao planejado e
estava relacionado a problemas no processo produtivo dos quais eram desconhecidos. Frente a
esta afirmação a empresa decidiu implementar esta ferramenta, um formulário simples de
controle de estoque definido como “Requisição de materiais extra” como segue a imagem
ilustrativa na sequência na figura 3.
Figura 3 – Requisição de materiais extras
Fonte: Empresa pesquisada, 2011
Os detalhes dessa ferramenta podem ser conferidos na sequência:
a) Objetivo - O objetivo desse documento “Requisição de material extra”, é servir como
vínculo de solicitação ao almoxarifado de algum material extra, necessário para atender a
necessidade de qualquer setor produtivo.
b) Responsabilidade - Fica um responsável por executar a tarefa na qual houve falta de
material, a obrigação de comunicar ao encarregado sobre a necessidade de fornecimento de
material extra.
c) Frequência - A “Requisição de material extra” deverá ser preenchida sempre que houver a
necessidade de retirada em qualquer quantidade de qualquer material. A partir disso, tais
quantidades serão contabilizadas imediatamente através da “baixa de estoque” e as
requisições deverão ser arquivadas em ordem cronológica.
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d) Fluxo - Havendo necessidade de retirada extra de qualquer material para o cumprimento
da ficha de produção, o responsável pela tarefa deverá preencher todos os campos da
“requisição de material extra” e comunicar a seu encarregado, este por sua vez assinará a
requisição e encaminhará ao almoxarifado. O almoxarife verificará se todos os campos foram
corretamente preenchidos e fornecerá o produto requisitado, após isso, o mesmo vistará a
requisição junto ao receptor do material e efetuará a “baixa de estoque”.
Frente às constatações de que havia também descontrole de materiais que voltavam do
processo produtivo devido a algum acontecimento no qual dispensava o uso de tal material
como, por exemplo: cancelamento de pedido ou excesso de material, foi necessário o uso de
uma requisição de devolução desses materiais ao almoxarifado da empresa. A figura 4 ilustra
o referido registro e apresenta detalhes na sequência.
Figura 4 – Requisição de devolução materiais
Fonte: Empresa pesquisada, 2011
Os detalhes sobre o registro adotado é discutido e detalhado como segue:
a) Objetivo: O objetivo desse documento “Devolução de materiais”, é servir como vínculo
para a devolução de materiais que excederam a real necessidade para fabricação do produto
em questão.
b) Responsabilidade: Fica um responsável por executar a tarefa, a obrigação de comunicar ao
encarregado sobre a necessidade de devolução de material.
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c) Frequência: a “devolução de material” deverá ser preenchida sempre que houver a
necessidade de devolução em qualquer quantidade de qualquer material. A partir disso, tais
quantidades serão contabilizadas imediatamente com a “entrada de material” e os formulários
deverão ser arquivados em ordem cronológica.
d) Fluxo: Havendo necessidade de devolução de qualquer material que excedeu a quantidade
necessária para o cumprimento da ficha de produção ou não atenda aos requisitos do produto,
o responsável pela tarefa deverá preencher todos os campos da “Devolução de material”, e
comunicará a seu encarregado, este por sua vez assinará a requisição e encaminhará ao
almoxarifado. O almoxarife verificará se todos os campos foram corretamente preenchidos e
receberá o produto devolvido. Após isso a almoxarife vistará a requisição junto ao
colaborador e efetuará a “entrada de materiais”.
A partir do monitoramento de tais requisições como mostrado na figura 5, que exemplifica o
acompanhamento das requisições em cada subsetor com o uso do Excel para suporte foram
registradas todas as informações sobre as requisições emitidas. O subsetor apresentado é o de
couro que foi tomado como referência para este artigo por ser o componente mais importante
para a empresa em questão e em seus modelos representar de 35 a 45% do custo total de
produção.
Figura 5 – Acompanhamento de consumo extra de couro
Fonte: Empresa pesquisada, 2011
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5. Análise dos dados
Com o procedimento de coleta de dados citado acima foi possível mostrar o desempenho da
quantidade de requisições que foram emitidas durante a pesquisa. Na sequência é mostrado o
resultado do acompanhamento de cada setor representado de forma gráfica para melhor
compreensão. Para iniciar a apresentação dos dados temos a quantidade total, ou seja, a
quantidade emitida por todos os setores, como mostrado no gráfico 1.
Gráfico 1 – Gráfico para acompanhamento de requisições
Fonte: Empresa pesquisada, 2011
É possível visualizar a redução se comparado ao período inicial e final, foi de 159 requisições
emitidas, que corresponde a 50 % de registro de solicitações. O maior benefício foi o aumento
da eficiência dos responsáveis pela distribuição dos materiais, pois reduziu o tempo de
paradas do serviço e transtornos para atender as solicitações.
Os motivos indicados nas requisições para justificar as necessidades de materiais extras foram
tabulados, incluindo todos os setores durante todo o período analisado. Para facilitar essa
análise foi usada a classificação ABC, que compreende uma ferramenta útil para determinar
prioridade e visualizar a influência de alguns dos muitos aspectos com relação ao total.
Classificados como problemas do tipo A, temos os que representaram a maior influência e a
soma de seus percentuais chega aproximadamente a 80% do custo total com requisição
obedecendo ao proposto por Pareto, criador do modelo ABC. Esse afirmou haver 20% de uma
quantidade total de itens ou problemas, corresponde a 80% da importância total para um
evento analisado em uma empresa. Os motivos classificados como B são menos influentes,
entretanto, não menos importante. O grupo C não dever ser desprezível, mas são motivos que
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sua análise pode ser adiada temporariamente, pois correspondem até 5% do total de custo, por
exemplo.
A seguir é apresentada a análise dos principais motivos que ocasionaram pedidos de materiais
extras via requisição de segunda entrega na empresa pesquisada. Tal estudo apresentado
refere-se aos materiais classificados como couro. Nesta etapa foi feita a contextualização da
ferramenta proposta por Pareto com a realidade de um processo produtivo levando em conta o
seu impacto financeiro de cada motivo. Segue a análise do grupo de couro na figura 6.
Figura 6 – Gráfico de Pareto do grupo de couro
Fonte: Empresa pesquisada, 2011
A seguir, a figura 7 apresenta a curva ABC do couro.
Figura 7 – Curva ABC do couro
Fonte: Empresa pesquisada, 2011
Através da análise do gráfico e do quadro acima pode-se afirmar que a empresa tinha
problemas com falta de mão de obra capacitada ou mesmo necessidade de treinamento para os
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cortadores, pois o motivo que desencadeou mais de 37% de todo o custo com requisição neste
setor foram os erros cometidos por esses colaboradores, seguidos por estragos na chanfração e
erros no pesponto.
6. Resultado da implementação
A empresa pesquisada era dividida em subdepartamentos, a saber: separação de couro, forros,
aviamentos e solados. Ao iniciar o trabalho de acompanhamento da aplicação das requisições
foi escolhido o subsetor que distribuía o couro como um estudo piloto do processo. Neste
pôde verificar a ocorrência de negligência ao preencher os documentos, pois era comum haver
falta de informação ou informação incoerente com a questão tratada. Além disso, havia nesse
setor um estoque intermediário de materiais, que faziam com que os operadores não
solicitassem material extra ao almoxarifado Por isso, foi realizado um treinamento com os
operadores relacionados com a interface almoxarifado – produção.
Neste treinamento foram esclarecidas dúvidas sobre o preenchimento adequado e ressaltada a
importância do uso dos documentos para todos os casos e todas as circunstâncias. Com
relação ao estoque intermediário houve coleta de todo o material e com o uso do documento
de devolução de materiais estes voltaram ao estoque, sendo proibida a permanência de
matéria- prima no processo produtivo. Após tais alterações houve sucesso na fase de teste do
estudo.
7. Abordagem dos problemas de produção
O estudo visou detectar problemas no processo produtivo com o uso de ferramentas de
controle de estoque. Teve uma estruturação baseada na análise dos motivos abordados pelos
responsáveis por cada setor como sendo o fator gerador da necessidade de material extra. Esta
estrutura trabalhou o envolvimento das pessoas na solução de problemas no processo, pois,
com o levantamento desses problemas os técnicos, detentores de conhecimentos, fizeram
verificações com o acompanhamento de cada setor. Desta forma, poderá trabalhar os
problemas que interferem no bom andamento da empresa pesquisada e propor soluções
pertinentes.
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O quadro seguinte mostra cada tipo de motivo classificado como A e como B, os problemas
que foram atribuídos pelos técnicos e sugestões de possíveis soluções para o subsetor de
couro como ilustrado na figura 8.
Figura 8 – Quadro de motivos que ocasionaram os problemas
Fonte: Empresa pesquisada, 2011
Desta forma, houve atribuição dos motivos e problemas, que foram analisados e propostas as
soluções cabíveis. Entre os problemas principais encontrou-se a falta de treinamento ou
instrução dos operadores com destaque em quase todos os departamentos, alguns como no
pesponto bastava apenas orientação, já que, todo operador precisa passar por um curso de
pesponto antes de ingressar na empresa. Isso, segundo o responsável de cada setor se dá pelo
fato de produzir muitos modelos e às vezes não há tempo para mostrar as particularidades de
cada um aos operadores, causando confusão. As vezes o próprio setor de projeto não passa a
informação de como fazer tal produto ou detalhe para a produção.
Outro motivo alarmante é a qualidade do serviço dos terceiro que muitas vezes requer
retrabalho. Por estar externa a empresa requer um acompanhamento diferenciado sendo,
portanto, uma fiscalização mais efetiva. A desorganização parece estar presente em todos os
departamentos, os extravios e perda de peças são constantes. De acordo estudo o layout do
setor colabora para isso. Há necessidade de uma revisão na disposição das máquinas e dos
equipamentos em cada setor.
Retrabalhos e refugos fazem parte do cotidiano da empresa pesquisada e é tido como um dos
problemas principais, pois se não houver a descoberta do motivo gera um fluxo contínuo. A
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qualidade da matéria-prima também participa como um problema no processo cabendo à
direção estipular uma revisão prévia do material antes de ser enviada a produção. Nesse
sentido os testes de qualidade de matéria-prima pode ser uma alternativa adequada a essa
situação.
A limpeza também veio comprometendo e trazendo transtornos para a produção, pois o
ambiente de trabalho deveria estar limpo, já que se trata de produção de um bem de consumo
e há muitos modelos produzidos em cor branca ou clara. A manutenção das máquinas
inclusive com a calibração adequada colabora para o bom andamento da produção, as
máquinas de chanfrar, por exemplo, possuem uma especificação básica para manter a
espessura do couro nos padrões, assim a falta de manutenção preventiva também é apontada
como um problema no referido processo.
Enfim, vários problemas foram levantados com esta pesquisa tornando possível responder a
pergunta principal do estudo, que podem sim usar ferramentas de controle de estoque para
possibilitar que problemas no processo produtivo da empresa fossem detectados.
Outro critério abordado é a estruturação destas ferramentas. Para o estudo de caso presente,
foi usada a ferramenta de controle de entrada e saída de materiais. O acompanhamento
baseou-se no uso de planilhas para rastrear as requisições. Sendo assim, toda e qualquer
estruturação que se queira aplicar pode também se basear nestes aspectos. Entretanto, fica a
critério de cada empresa montar uma estrutura que alinhe com a sua demanda.
8. Considerações finais
A gestão de estoque é uma alternativa eficaz para detectar problemas em processos produtivos
de empresas, com destaque para empresas calçadistas, foco do estudo. Esta pesquisa buscou
enfatizar a aplicação de uma ferramenta simples, barata e pouco estruturada, visando atender a
necessidade de um setor na qual o ciclo de vida dos produtos é curto. Além disso, as
alterações nos processos e produtos são constantes sugerindo aplicação de ferramentas com
respostas rápidas e que proporcionem uma visibilidade do processo como um todo,
abrangendo a interligação entre departamentos de produção e almoxarifado.
O método aplicado baseou-se na constatação de que consumo extra de materiais é indício de
ineficiência em alguma etapa do processo. Pôde-se verificar quais os principais motivos que
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levam as empresas a manterem estoque e dentre eles, podemos destacar: operadores não
preparados, erro de quantidade, existência de gargalos e retrabalho. Confirmou-se que alguns
destes motivos estavam presentes no cotidiano da empresa estudada.
As ferramentas tiveram sua eficiência comprovada. Foi possível apontar quais problemas
causavam interferência na normalidade do fornecimento de matéria-prima comprovando a
presença de fatores que resultavam em altos custos e desordem do fluxo produtivo na
empresa.
O resultado principal foi à associação de motivos apontados pelos colaborados com
problemas no processo produtivo. Isso foi possível graças ao auxilio de técnicos especialistas.
Ficou comprovado que a aplicação de ferramentas para o controle de estoque, baseada no
controle de entrada e saída de materiais no processo produtivo e estruturada de forma a trazer
os dados e tratá-los adequadamente com o uso de sistema de Pareto, é uma opção plausível de
mostrar à gestão quais os problemas que estão presentes no dia a dia de um processo
produtivo.
REFERÊNCIAS
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Hamburgo - RS, 2010. Disponível em: <htttp:www.abicalcados.com.br/polos_produtores.html>. Acesso em: 19
de Mar. de 2012.
CAUCHICK, M. A. P. Adoção do Estudo de Caso na Engenharia de Produção. In: CAUCHICK, M. A. P
(ORG.). Metodologia de Pesquisa em Engenharia de Produção e Gestão de Operações. Rio de janeiro:
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DIAS, M. A. P. Gerência de materiais. São Paulo: Atlas, 1986.
IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística). População. 2010. Disponível em:
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JOCOBS, F. R.; CHASE, R.B. Administração da produção e de operações: o essencial. Tradução de Tereza
Cristina Felix de Souza. Título do original: Operations and Supply Management: The core. Porto Alegre:
Bookman, 2009.
PROCHNIK, V.et all. Perfil do Setor de Calçados. Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, v.2,
n.2, p. 5-80, 2005.
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