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GESTÃO POR PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Workshop Melhoria de Processos

WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS

WORKSHOP VI – Apresentação de resultados

Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais

Goiânia, 26 de agosto de 2009

SUPLAN

Processo de Elaboração e Controle de Documentos e

Registros

• Definição do processo – não existia• Criação de repositório único para os documentos padronizados – WIKIMP (posteriormente – sistema de controle de documentos)

SUPLANPontos de melhoria e inovações

identificados com o mapeamento do processo:

• Definição do ciclo de aprovação da documentação padronizada da unidade

SUPLANPontos de melhoria e inovações

• Tempo médio de conferência do documento no EPO

Situação atual: levantamento até 31/10/09Meta prevista: definição até

31/10/09

SUPLANIndicadores

• Percentual de documentos adequados ao estabelecido na Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos

31/10/09

SUPLANIndicadores

Nome: Procedimento para Elaboração e Controle de Documentos e Registros

Atividades procedimentadas: todas

SUPLANProcedimento

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA

Processo de Distribuição e Tramitação de Autos Judiciais de

1º Grau

• Suprimir o uso de livros de distribuição;• Cadastramento eletrônico de 100% dos processos judiciais de 1º grau oriundos do fórum;

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAPontos de melhoria e inovações

• Redução do tempo de transporte dos autos entre sede do MP e fórum;• Lotação de um servidor exclusivo para realizar o transporte dos autos;• Aquisição e adaptação de veículo exclusivo para realizar este transporte;

• Identificação dos autos através de etiquetas de código de barras;• Aquisição de impressoras térmicas e leitores ópticos para usar código de barras;• Aquisição de equipamentos ergométricos para movimentação interna de autos;

• Tempo médio de transporte de autos judiciais

Situação atual: 2h56min

Meta prevista: 1h30min em três meses

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAIndicadores

• Quantidade de processos (autos judiciais) que tramitam entra Ministério Público e fórum

Situação atual: 6.444/mês

Meta prevista: indefinida

• Quantidade de recibos com informações inconsistentes para Promotorias e Varas

Situação atual: 19/mês

Meta prevista: 0/mês em 3 meses

• Qualidade no atendimento

Situação atual: 87,5% de ótimo

Meta prevista: 90% de ótimo em 3 meses

Nome: Procedimento para Distribuição de Autos Judiciais de 1º Grau

Atividades procedimentadas: Distribuição de Autos Judiciais de 1º Grau

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAProcedimento

Processo de Diárias

• Criação do Formulário para Requerimento de Diárias• Detalhamento das regras para o Requerimento das Diárias

SGRHPontos de melhoria e inovações

• Porcentagem (%) de processos devolvidos ao interessado por falta de documentação

Situação atual: levantamento até 31.12.2009

Meta prevista: definir até 31.12.2009

SGRHIndicadores

•Tempo médio de dias para liberar o processo de diária no DARH

Situação atual: levantamento até 31.12.2009

Meta prevista: levantamento

até 31.12.2009

SGRHIndicadores

Nome: Procedimento para Requerimento de Diárias

Atividades procedimentadas: Desde o requerimento até a confecção da portaria no DARH

SGRHProcedimento

CONTROLADORIA INTERNA

Processo de Análise doProcedimento Licitatório

• Registro das entradas, retornos e saídas dos processos em livro ata, para levantamento de dados;

• Instituição de formulário de controle;

CONTROLADORIA INTERNAPontos de melhoria e inovações

•Divisão das atribuições relativas à análise da conformidade da realização do procedimento e da conformidade financeira e fiscal do pagamento;

CONTROLADORIA INTERNAPontos de melhoria e inovações

• Percentual de reservas de dotações orçamentárias analisadas no prazo

Situação atual: levantamento até 11/09/09

Meta prevista: definição até 11/11/09

CONTROLADORIA INTERNAIndicadores

• Percentual de reservas de dotações orçamentárias devolvidas para correções

Situação atual: levantamento até 11/09/09

Meta prevista: definição até 11/10/09

Nome: Análise de Procedimento Licitatório

Atividades procedimentadas: 1 (uma) – Analise da conformidade da realização do procedimento

CONTROLADORIA INTERNA

Procedimento

À Superintendência de Orçamento e Compras.

3. APLICAÇÃO

Constituição Federal de 1988, Lei 8666/93, LC 101/00, Lei 10520/02, Lei nº 4.320/64 e demais legislações pertinentes.

2. REFERÊNCIAS

Garantir a legalidade formal e material da execução orçamentária.

1. OBJETIVO

0000-Controladoria Interna

Elaborado por:

Data de elaboração:

Versão do procedimento

Nº da revisãoDepartamento/Divisão/Seção

Órgão/ Unidade

Nome do procedimento: Analise da conformidade da realização do procedimento

Processo de Comunicação interna

por meio da intranet

• Definição do processo – não existia• Conhecimento mais aprofundado do processo•Definição de pontos de melhoria a partir da análise do fluxograma

ASCOMPontos de melhoria e inovações

• Conhecer o número de acessos às notícias•Determinar prazos para a produção de matérias

• Definição de regras para a execução das atividades•Atribuição de responsabilidade ao executores do processo•Sistematização de um arquivo de notícias

• Tempo médio gasto para a produção de matéria

Situação atual: Até 2 dias para a divulgação

Meta prevista: Divulgação feita no mesmo dia

ASCOMIndicadores

• Porcentagem de acesso às notícias (page view) em relação à quantidade de funcionários

Situação atual: número estimado em 60 acessos (4%), mas ainda não conhecido

Meta prevista: Ao menos 500 acessos (33%)

ASCOMIndicadores

Nome: Procedimento para definir critérios de veiculação de matérias na intranet do MP-GO

ASCOMProcedimento

Processo de Acompanhamento e Controle das Obras nas Sedes do

Despersonificação do processo; Definição das etapas e das responsabilidades; Identificações de tarefas críticas para maior controle do processo;

DEAPontos de melhoria e inovações

Criação de check-lists para vistoria das diversas etapas da obra; Definição de regras para controle e arquivamento dos documentos do processo;

Definição do limite aceitável de atraso no cronograma da obra sem justificativas;

• Percentual de serviços executados em relação aos serviços previstos no cronograma contratual

Situação atual: 50%

Meta prevista: 80%

DEAIndicadores

Obra: Construção da Sede da Promotoria de Uruaçu1. Porcentagem de serviços executados em relação aos serviços

previstos no cronograma.

1º mês 2º mês 3º mês

Referência Mensal

Obra: Construção da Sede da Promotoria de Valparaíso1. Porcentagem de serviços executados em relação aos serviços

previstos no cronograma.

1º mês 2º mês 3º mês

Referência Mensal

Nome: Procedimento para Acompanhamento e Controle das Obras nas Sedes do MP-GO

DEAProcedimento

Processo de Folha de Pagamento

• Definição do layout para recebimento de arquivos de consignações;

• Criação do “Demonstrativo de Pagamento Modelo”, explicando cada rubrica;

SUFINPontos de melhoria e inovações

•Criação do Formulário “Perguntas e Respostas” para sanar dúvidas frequentes.

• Divulgação da validade do Demonstrativo de Pagamento online e da ferramenta do validador;

SUFINPontos de melhoria e inovações

• Quantidade de atendimentos para esclarecimentos sobre o Demonstrativo de Pagamento.

Situação atual: Média de 35 atendimentos no período de 2 dias.

Meta prevista: Máximo 10 atendimentos.

SUFINIndicadores

Nome: Procedimento para Gerar Demonstrativo de Pagamento

Atividades procedimentadas: Gerar Demonstrativo de Pagamento

SUFINProcedimento

Processo de solicitação de bens e serviços

• Adequação das etapas do procedimento das solicitações de compras• Definição e formalização do fluxo processual de solicitação

SGOCPontos de melhoria e inovações

• Análise e desenvolvimento do novo sistema de Gestão Orçamentária, a ser implementado no início do ano 2010.• Desenvolvimento da primeira versão do Manual de Solicitações de Bens e Serviços

• Criação dos formulários padronizados para solicitação de bens e serviços comuns e complexos• Aumento da eficiência da gestão do tempo de execução do processo, através do controle por etapas

• Percentual de solicitações encaminhadas à SGOC adequadas ao novo padrão de solicitações

30/11/09

SGOCIndicadores

Nome: Procedimento para Solicitação de Bens e Serviços

SGOCProcedimento

Procedimento de Atendimento ao Usuário de 1º Nível

• A definição do processo de Atendimento ao Usuário que nunca existiu• Facilidade e agilidade na abertura dos

chamados• Agilidade na identificação do problema reclamado

SINFOPontos de melhoria e inovações

• Identificação das relações de cada Departamento com o Depto de Atendimento • Celeridade no encaminhamento do chamado para a área responsável • Garantia da propriedade do atendimento até o seu encerramento

• Concentração das informações em um único lugar• Nivelamento técnico entre todos os colaboradores• Redução do tempo de atendimento

• Chamados solucionados em até 2 (duas) horas por telefone.

Situação atual: 40,18% (16,7/dia)

Meta prevista: 60,0% em 2 (dois) meses

SINFOIndicadores

• Percentual de servidores treinados por produtos e serviços

Situação atual: não aferido

Meta prevista: 40% em 4 (quatro) meses

SINFOIndicadores

Nome: Procedimento para Atendimento ao Usuário de 1º Nível ao Usuário de Informática.

Atividades procedimentadas: Todas do 1º Nível

SINFOProcedimento

EPO 08 – FORMULÁRIO PARA ELABORAÇÃO DE PROCEDIMENTOS

Versão 01

Nome do procedimento: PROCEDIMENTO DE ATENDIMENTO DE 1º NÍVEL

Unidade Departamento Nº. da revisão Versão do Procedimento Elaborado por: Wilker Bueno

Data de elaboração: 21/08/2009Superintendência de

InformáticaDepartamento de Atendimento ao

Usuário00 01

ObjetivoDemonstrar a padronização do Procedimento de Atendimento de 1º Nível, orientar o colaborador sobre o fluxo a ser tomado para atender a solicitação e prestar serviços qualificados que atendam aos requisitos dos usuários.

ReferênciasManual da QualidadeProcedimento de Controle de DocumentosNBR ISO 9000:2005 – Fundamentos e VocabuláriosNBR ISO 9001:2008 – Requisitos NBR ISO 9004:2000 – Diretrizes para Melhorias de Desempenho

AplicaçãoÀ Superintendência de Informática e a todos os usuários de TI do MP-GO.

Sup. de Administração

Processo de Solicitação de Bens Permanentes

•Transferência das atividades de especificação de bens permanentes e controle de solicitações para a área de Patrimônio•Padronização do processo de solicitação de bens permanentes

Sup. de AdministraçãoPontos de melhoria e inovações

•Instituição de lista padrão de bens permanentes rotineiramente adquiridos pelo MPGO (necessita de aprovação)

Sup. de AdministraçãoPontos de melhoria e inovações

• Percentual solicitações (ofícios) de bens permanentes entregues no prazo para Promotorias do interior.

Situação atual: 60 % das solicitações entregues em um prazo médio de 60 dias

Meta prevista: 65% das solicitações do interior atendidas em um prazo de 50 dias

Sup. de AdministraçãoIndicador

Nome: • Solicitação de bens permanentes• Recebimento de bens permanentes

Atividades procedimentadas: As duas mais críticas

Sup. de AdministraçãoProcedimentos

OBJETIVOS DOS WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS

• Promover o mapeamento, melhoria e normalização de um processo crítico de cada Superintendência, da Controladoria Interna e do Departamento de Engenharia e Arquitetura utilizando as metodologias MAMP (Método de Análise e Melhoria de Processos) e Guia de Simplificação (GESPÚBLICA);

OBJETIVOS DOS WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS

• Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos;

• Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO.

APRESENTAÇÃO AO PGJ

• Dia 10/09• Horário: 8:30 h• Auditório• Participação da Equipe Assessora• Entrega dos procedimentos elaborados ao PGJ e à Equipe Assessora•Entrega dos certificados

DIRETÓRIO WIKIMP

• Título da pasta: ROTINAS DO MP-GO•Procedimentos•Instruções de trabalho•Formulários•Fluxogramas

O empenho, o compromisso, o esforço e a

dedicação fazem dos participantes deste trabalho

um grupo de verdadeiros vitoriosos. A vocês, campeões, um muito

obrigado e nossos sinceros parabéns!!!

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