gestão de projetos e empreendedorismo (15/05/2013)

Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 15/05/2013

1° Semestre de 2013

Consolidando o aprendizado de Gestão de Projetos

Através da prática, consolidar o aprendizado dos conceitos de Gestão de Projetos apresentados nas últimas semanas

Provocar a reflexão sobre a situação do Projeto TCC...

Mudanças de escopo

Mudanças no grupo

Foco

Organização

Resolver ou aceitar os problemas

Provocar a reflexão sobre a situação do Projeto TCC...

Mudanças de escopo

Mudanças no grupo

Foco

Organização

Resolver ou aceitar os problemas

Espero que vocês tenham aproveitado os dois

objetivos

Após concluirmos a atividade, alguns conceitos precisam ser revisados...

A justificativa deve responder a seguinte pergunta: Qual problema precisamos resolver?

Aqui o foco é no problema, e não na solução

A solução será descrita nas seções...

▪ 5. Descrição Macro da Solução

▪ 6. Escopo / Principais entregas

Por que é importante pensar na justificativa?

Precisamos entender o problema, antes de propor (ou detalhar) a solução!

Cuidado ao perder o foco da justificativa do projeto!

“People don’t want to buy a quarter-inch drill. They want a quarter-inch hole!” Theodore Levitt

Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são

considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração

Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo

Restrição Limitação ou imposição de limite

Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido

Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... ▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.

Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... ▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000

Todos podem fazer tudo? Cuidado com a difusão de responsabilidade

Artigo recomendado: www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios/difusao-de-responsabilidade/29147/

Lembrem-se do ditado...

“Cachorro que tem dois donos morre de fome.”

Definam os papéis e as responsabilidades de cada membro da equipe

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Pessoa, grupo ou organização que tem interesse ou pode afetar, ser afetado, ou perceber-se afetado por qualquer aspecto de um projeto

ABNT NBR ISO 21500:2012

Pessoa, grupo ou organização que tem interesse ou pode afetar, ser afetado, ou perceber-se afetado por qualquer aspecto de um projeto

ABNT NBR ISO 21500:2012

Podemos considerar como stakeholders:

A equipe do projeto

O sponsor

O cliente

O fornecedor

Minha família

Será que esqueci de algum stakeholder? É importante detalhar o mapeamento e verificar

se faltou alguém Qual é o papel e a influência do stakeholder

dentro do projeto? Papel: Qual é a função deste stakeholder dentro

do projeto?

Influência: Alta? Média? Baixa? O stakeholder pode ter um cargo irrelevante, mas ser bem relacionado dentro da empresa

Será que esqueci de algum stakeholder? É importante detalhar o mapeamento e verificar

se faltou alguém Qual é o papel e a influência do stakeholder

dentro do projeto? Papel: Qual é a função deste stakeholder dentro

do projeto?

Influência: Alta? Média? Baixa? O stakeholder pode ter um cargo irrelevante, mas ser bem relacionado dentro da empresa

Lembre-se: O stakeholder pode ter o poder de matar o seu

projeto!

Considerando a importância do tema, o Gerente de Projeto precisa ter um Mapa de Stakeholders

Mapa de Stakeholders:

Lista de todos os stakeholders do projeto, destacando o papel e a influência de cada um

Dependendo do papel e influência do stakeholder, será necessário montar um plano de ação para gerenciá-lo

Exemplo...

Importante: O Mapa de Stakeholders é uma ferramenta exclusiva da equipe de gestão do projeto (ou talvez somente do gerente de projeto)

Stakeholder Papel Influência Plano de Ação

Zé das Couves (Analista

Financeiro)

Aprovar relatórios

financeiros do BI

Alta (afilhado do

CFO)

Envolvê-lo na definição e

aprovação dos relatórios

Exemplo...

Importante: O Mapa de Stakeholders é uma ferramenta exclusiva da equipe de gestão do projeto (ou talvez somente do gerente de projeto)

Stakeholder Papel Influência Plano de Ação

Zé das Couves (Analista

Financeiro)

Aprovar relatórios

financeiros do BI

Alta (afilhado do

CFO)

Envolvê-lo na definição e

aprovação dos relatórios

Por que não é recomendável compartilhar o Mapa de Stakeholders

com o cliente?

O que o Mapa de Stakeholders não é? Ele não é um Plano de Recursos Humanos ▪ Então não tente definir ações para sua equipe através

dele

Ele não é um Plano de Comunicação ▪ Então não queira detalhar nele as formas como se

comunicará com os seus stakeholders

O Mapa de Stakeholders pode ser uma lista informal, que é atualizada durante todo o projeto

SISTEMAS DE INFORMAÇÃOProcesso para Gestão de Projetos

MAPA DE STAKEHOLDERS

STAKEHOLDER PAPEL INFLUÊNCIA PLANO DE AÇÃO

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas

Fonte: PMBoK, 4ª Edição

Não basta definir o que faz parte do escopo, mas, principalmente, o que está fora do escopo

A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

... mas o principal é definir tudo que está dentro do escopo e tudo que está fora do escopo

Sim!!!!

A Declaração de Escopo pode usar, como ponto de partida, o conteúdo do Termo de Abertura do Projeto

Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado

Fonte: PMBoK, 4ª edição

Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas

Fonte: PMBoK, 4ª edição

Escopo do projeto: Documentação

Gestão da Mudança

Treinamento da Equipe

Sistema

Projeto

Escopo do projeto:

Escopo do produto:

Documentação Gestão da Mudança

Treinamento da Equipe

Sistema

Sistema

Cadastro Relatórios Controle

de Acesso Banco de

Dados Parametri

zações

Projeto

O escopo do produto é muito importante, mas não deve ser considerado isoladamente, pois ele faz parte do escopo do projeto

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Considerando as informações da Declaração de Escopo, é hora de revisar a EAP e o Cronograma construídos na etapa de iniciação.

Há entregas que eu não considerei na versão inicial da EAP?

Quais atividades eu preciso incluir no cronograma?

EAP...

Estrutura Analítica do Projeto

Também conhecida como WBS: Work Breakdown Structure

Decomposição das entregas que compõem o projeto

Uma EAP bem estruturada ajuda a organizar e definir o escopo do projeto!

Também facilita a estruturação do cronograma

É muito mais fácil gerenciar as “partes menores”! (especialmente em grandes projetos)

Lembre-se!

A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito e quem fará

Exemplo de EAP:

Pedreiro Eletrônico

Documentação

Manual Descrição

de Caso de Uso

Requisito Funcional

Requisito Não

Funcional

Regras de Negócio

Plano de Testes

Cenário de Testes

Script de Testes

Diagrama de Classes

Sistema

Cadastro de

Pedreiros

Cadastro de

Materiais Relatórios

Controle de Acesso

Exemplo de Cronograma: PEDREIRO ELETRÔNICO

SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO

1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4

DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL

Plano de Testes

Criar plano de testes José

Validar com Gerente José

Realizar testes Manoel

Diagrama de Caso de Uso

Levantar requisitos Joana

Criar diagrama de Caso de Uso Maria

Validar com o cliente Maria

SISTEMA

Cadastro de Pedreiros

Codificar módulo Luiza

Realizar testes unitários Luiza

Encaminhar módulo para a célula de testes Pedro

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Agora que você já mapeou todas as partes interessadas, é hora de planejar a comunicação!

Por que a comunicação é importante? O Gerente do Projeto passa a maior parte do

tempo comunicando-se com... ▪ Equipe

▪ Sponsor

▪ Fornecedores

▪ Demais stakeholders

...então é fundamental definir como e quando nos comunicaremos com os stakeholders do projeto

Qual é o meu público-alvo?

Observar a lista de stakeholders!

O que é necessário comunicar?

Situação do projeto (prazo, custo, etc.)?

Novas entregas?

Cada público com o seu nível de informação!

Qual é a frequência?

Diário? Semanal? Quinzenal?

Exemplos de ferramentas de comunicação...

Relatório de Status (apresentação ou detalhado)

Site do Projeto

Diário de Bordo

Apresentação Executiva

Situação Financeira do Projeto

SISTEMAS DE INFORMAÇÃOProcesso para Gestão de Projetos

PLANO DE COMUNICAÇÃO

NOME PÚBLICO-ALVO FORMA DE ENVIO FREQUÊNCIARESPONSÁVEL PELA CRIAÇÃO /

DISPONIBILIZAÇÃO

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...

Quem fará parte da equipe?

Como a equipe do projeto será estruturada? (organograma)

Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...

Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?

Treinamentos serão necessários?

É necessário contratar alguém?

Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...

Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?

Treinamentos serão necessários?

É necessário contratar alguém?

Não deixe para pensar nos Recursos Humanos somente quando o projeto

entrar na execução!

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Primeiro, vamos entender a definição de risco...

Definição do PMBoK, 4ª edição:

Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,

provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto

O risco envolve...

Incerteza

Impacto

Probabilidade

Oportunidades

Risco...

de atraso

de não atender o escopo

de não cumprir o orçamento

de não ser homologado

de algum membro da equipe sair da empresa

de antecipar a entrega

de superar as expectativas do cliente

Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são

considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração

Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo

Restrição Limitação ou imposição de limite

Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido

Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... ▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.

Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... ▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000

Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados... A Roberta, especialista em BI, vai participar do

projeto. ▪ Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?

▪ O que faremos se ela sair?

O projeto precisa ser concluído antes de 31/12 ▪ Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?

▪ O que faremos se o projeto atrasar?

# Descrição Fonte

001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento

002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente

003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova

Vários riscos serão identificados A análise permite priorizar o foco no

tratamento dos riscos!

Probabilidade: Qual é a chance do risco ocorrer?

Impacto: Qual é o “tamanho” dos danos, caso o risco ocorra?

Probabilidade x Impacto = Prioridade, Criticidade ou Peso do risco

# Descrição Prob. Imp. Criticidade

001 Entrega fora do prazo 4 5 20

002 Escopo não atendido 3 4 12

003 Não aceitação do sistema pelos clientes

2 3 6

Quando for um risco negativo...

Eliminar: Remover totalmente a ameaça (pode envolver mudanças radicais)

Transferir: Repassar o risco para um terceiro, mas não o elimina (por exemplo: Seguro)

Mitigar: Reduzir o impacto ou a probabilidade

Aceitar: Conheço o risco, sua probabilidade e seu impacto, mas concluí que é melhor “deixar a vida me levar” e atuar somente se o risco ocorrer

Quando for um risco positivo...

Explorar: Direciono recursos para garantir que a oportunidade se concretize

Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)

Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade

Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize

# Descrição Criticidade

Estratégia de Resposta ao Risco

Plano de Ação

001 Entrega fora do prazo

20 Mitigar O que fazer? Como fazer? Quem fará? Quanto vai custar? Quem será envolvido?

002 Escopo não atendido 12 Mitigar

003 Não aceitação do sistema pelos clientes

6 Aceitar

SISTEMAS DE INFORMAÇÃOProcesso para Gestão de Projetos

PLANO DE RISCOS

CÓDIGO DO

RISCODESCRIÇÃO DO RISCO

TIPO

(Positivo ou Negativo?)

FONTE

(Qual é a origem do

risco?)

PROBABILIDADE

(De 1 até 5)

IMPACTO

(De 1 até 5)

CRITICIDADE

(Probabilidade x Impacto)

ESTRATÉGIA DE RESPOSTA AO

RISCOPLANO DE AÇÃO

RESPONSÁVEL PELO PLANO DE

AÇÃO

(Nome e Papel no Projeto)

1 3 3 9 Eliminar

2 4 1 4 Transferir

3 5 4 20 Aceitar

4 5 5 25 Mitigar

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

# DESCRIÇÃO TIPO CRITIC. SITUAÇÃO AÇÕES

1

2

3

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

Acompanhar tudo que foi planejado!

Todos os planos criados (por isso é fundamental não criar planos desnecessários!)

Reforçando: A EAP e o Cronograma são ótimos materiais de apoio para o monitoramento!

Há desvios?

Avaliar se é necessário definir um plano de ação para que o projeto volta ao planejado ou se é necessário rever o planejamento

Mudanças são necessárias?

Etapa 2. Gerenciar as mudanças

Pior do que tomar a decisão errada é não tomar uma decisão!

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as

mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

Nada é permanente, exceto a mudança. (Heráclito)

Mudanças possíveis dentro de um projeto:

Escopo

Prazo

Custo

Critérios de qualidade

Equipe

Qualquer outro item planejado

Mudanças possíveis dentro de um projeto:

Escopo

Prazo

Custo

Critérios de qualidade

Equipe

Qualquer outro item planejado

Como devemos tratar as mudanças no planejamento do projeto?

Considerando o tipo de mudança, consulte o Mapa de Stakeholders para avaliar quem deve ser envolvido... Talvez a mudança precise ser contemplada após o

término do projeto

Talvez a mudança vá impactar em alguma premissa ou restrição

Talvez a mudança seja resultante de uma definição de escopo mal feito

Talvez o planejamento tenha sido otimista demais

Etc...

Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...

Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...

1º Avaliar. 2º Negociar. 3º Decidir.

4º Executar.

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

Executar o que foi combinado no Plano de Comunicação

Quais ferramentas de comunicação serão utilizadas?

Qual é a frequência?

Qual é o público?

Como o comunicado será feito?

A comunicação é um dos fatores críticos para o sucesso do projeto!

alessandro.almeida@uol.com.br www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida