formaÇÃo de auditores internos ohsas 18001_2007_parte 2 auditoria

FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS

OHSAS 18001:2007 (COM BASE NA NBR ISO19011:2002)

AUDITORIAS INTERNAS

Auditoria é o processo sistemático de verificação do atendimento e conformidade a requisitos.

AUDITORIA

A NBR ISO 19011:2002 é a norma que provê orientações quanto a :

– Definição de princípios de auditoria

– Gerenciamento dos princípios de auditoria

– Atividades dos auditores

– Competências dos auditores

Norma que apresenta Diretrizes para auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental.

NBR ISO 19011:2002

As auditorias podem ser:

Interna - 1a. Parte - (Própria Organização)

Externa - 2a. Parte - (Cliente do fornecedor)

Externa - 3a. Parte - (Independente - OCC)

TIPOS DE AUDITORIA

Auditoria (3.1)

Processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria (3.3) e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios da auditoria (3.2) são atendidos

TERMOS E DEFINIÇÕES SEGUNDO A ISO 19011:2002

Critério de Auditoria (3.2)

Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos.

Evidência de auditoria (3.3)

Registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios de auditoria (3.2) e verificáveis.

TERMOS E DEFINIÇÕES SEGUNDO A ISO 19011:2002

Auditado (3.7)

Organização / pessoa que está sendo auditada.

Auditor (3.8)

Pessoa com competência para realizar uma auditoria.

Equipe de auditoria (3.9)

Um ou mais auditores (3.8) que realizam uma auditoria (3.1), apoiados, se necessário, por especialistas

TERMOS E DEFINIÇÕES SEGUNDO A ISO 19011:2002

Especialista (3.10)

Pessoa que fornece conhecimento ou experiência específicos para a equipe de auditoria.

Programa de Auditoria (3.11)

Conjunto de uma ou mais auditorias (3.1) planejado para um período de tempo específico e direcionado a um propósito específico .

TERMOS E DEFINIÇÕES SEGUNDO A ISO 19011:2002

Plano de Auditoria (3.12)

Descrição das atividades e arranjos para uma auditoria.

Escopo da Auditoria (3.13)

Abrangência e limites da auditoria. O escopo de auditoria geralmente inclui uma descrição das localizações físicas, unidades organizacionais, atividades e processos, bem como o período de tempo coberto.

TERMOS E DEFINIÇÕES SEGUNDO A ISO 19011:2002

Os princípios de Auditoria que se aplicam aos auditores são :

- Conduta ética

- Apresentação justa

- Devido cuidado profissional

Outros princípios se relacionam à auditoria :

- Independência;

- Abordagem baseada em evidência

PRINCÍPIOS DE AUDITORIA

As principais fases que compõem o processo de auditoria são:

1 - Planejamento e Programação

2 - Auditoria

3 - Acompanhamento

FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA

EXERCÍCIO 1EVIDÊNCIA OU INFERÊNCIA

“O EMPRESÁRIO APAGOU AS LUZES DO DEPÓSITO, QUANDO UM HOMEM ENTROU E PEDIU DINHEIRO.

O PROPRIETÁRIO ABRIU A CAIXA REGISTRADORA E SEU CONTEÚDO FOI RETIRADO.

O HOMEM SAIU IMEDIATAMENTE DO DEPÓSITO.

NESTE INSTANTE UMA VIATURA DA POLÍCIA CHEGOU AO LOCAL”

1 - Planejamento e Programação

- Elaborar o Programa de Auditoria

- Preparar o Plano da Auditoria

- Identificar a Equipe Auditora

- Notificação da Auditoria

- Identificar e analisar documentos relevantes

- Desenvolver Check-list

FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA

Um programa de auditoria pode incluir:

- uma ou mais auditorias, dependendo do tamanho, natureza e complexidade da organização a ser auditada e,

- atividades necessárias para planejar e organizar auditorias e recursos necessários para conduzi-las.

FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO

PROGRAMA DE AUDITORIA

Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria:

a) estabeleçam, implementem, monitorem, analisem criticamente e melhorem o programa de auditoria, e

b) identifiquem os recursos necessários e assegurem que eles sejam providos.

FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO

PROGRAMA DE AUDITORIA

FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO

Os procedimentos do programa de auditoria devem focar:

- Planejamento e programação

- Assegurar competência do auditor

- Selecionar equipes de auditoria, papéis e responsabilidades

- Conduzir auditorias e follow-ups

- Manter registros

- Avaliação e monitoramento do desempenho dos auditores

- Informação dos resultados do programa de auditoria para a alta administração

FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO

O responsável pelo gerenciamento do programa de auditoria deve:

a) estabelecer os objetivos e abrangência do programa de auditoria;

b)estabelecer as responsabilidades, procedimentos e recursos

c) assegurar a implementação do programa de auditoria,

d) manter registros apropriados do programa de auditoria

e) monitorar, analisar criticamente e melhorar o programa de auditoria.

FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO

Auditorias internas devem ser planejadas e programadas;

O programa de auditoria deve ser totalmente cumprido ;

Deve levar em consideração para o planejamento:

- Importância dos processos;

- Situação dos processos;

- Resultados das auditorias anteriores.

NORMA: OHSAS 18001:2007 ANO : 2009 PROGRAMA DE AUDITORIA

REQUISITO AREA/PROCESSO

JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ

Legenda:

Auditoria de Certificação ou de Manutenção Auditoria Interna Auditoria de Acompanhamento Auditoria de Reforço

FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO

PLANO DA AUDITORIA

Detalhamento da programação da auditoria incluindo: reuniões, datas, horários, processos, equipe auditora, normas, cláusulas, etc.

PREPARANDO O PLANO DE AUDITORIA

O plano de auditoria deve cobrir:

- Objetivos, critérios e escopo da auditoria– Datas, lugares e duração das atividades– Papéis e responsabilidades da equipe de auditores – Alocação de recursos– Identificação do representante auditado– A linguagem falada e escrita– Acordos de Logística– Problemas confidenciais– Ações de follow-up das auditorias

FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO

ESCOPO DA AUDITORIA

- Organização

- Departamento

- Funções e Atividades

- Localidades remotas e sites

- Processos e produtos

- Exclusões

TIPO DE AUDITORIA: Interna MÊS / ANO: Dezembro / 09

Requisito Área / Processo

Data Horário Auditor Resp. pelo Processo/

Área

EXERCÍCIO 3PLANO DE AUDITORIA

- Notificar a organização sobre a auditoria

- Definir os critérios e objetivos da auditoria

- Elaborar o plano de auditoria

- Identificar e orientar a equipe de auditoria

- Analisar documentação necessária

- Desenvolver Check List da auditoria

RESPONSABILIDADES DO AUDITOR LÍDER

- Entender o escopo e os critérios da auditoria

- Manter independência sobre as atividades a serem auditadas

- Conhecimento sobre as atividades a serem auditadas

- Analisar a documentação necessária

- Possuir requisitos (qualificações) para a condução de auditorias

- Desenvolver check-list

RESPONSABILIDADES DO AUDITOR MEMBRO DE EQUIPE

Para definir o tamanho e a composição da equipe auditora é importante considerar:

– Os objetivos , escopo, critérios e duração da auditoria

– Competência da equipe– Independência da equipe– Interação dos membros da equipe e do

auditado – Idioma da auditoria – Características sociais e culturais do Auditado

DEFINIÇÃO DA EQUIPE AUDITORA

A comunicação sobre a realização das auditorias pode ocorrer por meios diversos como:

- Memorandos;

- Fax;

- E-mail;

- Mural;

- Intranet;

- Folder, etc.

NOTIFICAÇÃO DE AUDITORIA

A comunicação sobre a realização das auditorias pode ter como conteúdo:

- Data, horários e locais

- Critérios e escopo (processos/requisitos)

- Identificação dos auditores

- Plano de auditoria

- Informação à Alta Direção

- Definição de guias e espaço para reuniões

- Possibilidades de ajustes de agenda

NOTIFICAÇÃO DE AUDITORIA

Antes do início do processo de auditoria é importante que a equipe auditora realize uma análise dos documentos referentes a serem auditados.

Esta análise documental pode incluir:

- Manual, Política e Objetivos

- Procedimentos e instruções de trabalho

- Especificações e Normas

- Legislações aplicáveis

- Relatórios de auditorias anteriores

ANÁLISE DOCUMENTAL

Para auxiliar a condução do processo de auditoria os auditores podem adotar o uso das listas de verificação ou check-list.

O check-list pode conter perguntas, palavras chaves ou requisitos.

CUIDADO! O check-list não deve ser o único meio de observação do auditor.

LISTA DE VERIFICAÇÃO OU CHECK-LIST

EXERCÍCIO 4CHECK-LIST DE AUDITORIA

2 - Auditoria

- Reunião de Abertura

- Condução da Auditoria

- Reunião da Equipe Auditora

- Elaboração de Relatório

- Reunião de Encerramento

FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA

OBJETIVO DA REUNIÃO DE ABERTURA:

- Apresentar a equipe auditora e auditados

- Confirmar propósito e escopo de auditoria

- Apresentar e analisar planejamento de auditoria

- Explicar o processo de auditoria e os possíveis registros

- Identificar guias, estrutura para reuniões, etc.

- Passar a palavra à Alta Direção antes de encerrar ao reunião

OBS: Nas auditorias internas a reunião de abertura pode ser dispensada desde que previamente definido pela organização.

REUNIÃO DE ABERTURA

EXERCÍCIO 5REUNIÃO DE ABERTURA

Durante o processo de auditoria convém que a equipe auditora se comunique periodicamente para trocar informações, avaliar o progresso da auditoria,e redistribuir o trabalho entre os membros da equipe da auditoria conforme necessário.

Convém que o líder da equipe da auditoria periodicamente comunique o progresso da auditoria e qualquer preocupação ao auditado e ao cliente da auditoria.

COMUNICAÇÃO DURANTE A AUDITORIA

Dicas Importantes de Comunicação em auditorias:

- Procure se comunicar de forma clara e objetiva

- A linguagem deve ser adequado ao público

- Evite fazer muitas perguntas ao mesmo tempo

- Utilize questões abertas (que não podem ser respondidas apenas com “sim” ou “não”) como: quem, como, explique, por que, quando,onde.

- Sempre finalize com um “mostre-me”.

COMUNICAÇÃO DURANTE A AUDITORIA

Dicas Importantes de Comunicação em auditorias:

- Esteja certo de perguntar às pessoas certas

- Assegure o entendimento das questões pelo auditado e das respostas por você

- Adote uma sequência lógica

- Permita tempo para respostas e escute com atenção, não interrompa.

COMUNICAÇÃO DURANTE A AUDITORIA

Dicas Importantes de Comunicação em auditorias:

- Seja imparcial, evite inferências

- Dê um prazo para a apresentação quando pertinente

- Não se envolva nas situações e relatos

- Esteja atento ao que acontece ao redor, observe

- Atenção à linguagem não-verbal (gestos, postura, linguagem corporal, expressão facial, tom de voz).

COMUNICAÇÃO DURANTE A AUDITORIA

Durante todo o processo de auditoria o auditor necessitará fazer registros das evidências encontradas, sejam de conformidade ou não, portanto, deve gerenciar seu tempo para que as anotações também possam ser feitas..

Os registros de evidências devem ser completos e claros para que outros possam entender.

Este registro de evidências é a base para a elaboração do relatório de auditoria.

REGISTRANDO EVIDÊNCIAS

Exemplos do que registrar:

- Processo, atividades

- Evidências do processo

- Documentos requeridos (Identificação/ título, níveis de revisão/ data)

- Responsáveis: Pessoa entrevistada e responsável pela atividade

REGISTRANDO EVIDÊNCIAS

Exemplos do que registrar:

- Peça, lote produzido, nº ordem de serviço, nº NF, característica da amostra

- Não-conformidades

- Evidências sobre os registros analisados

- Equipamentos utilizados

AUDITORIAREGISTRANDO EVIDÊNCIAS

Reservadamente, a equipe auditora pode se reunir e conversar sobre:

- existência ou não de não conformidades

- pontos positivos

- trilhas de auditoria

- oportunidades de melhoria

- dicas sobre possíveis desvios

- reclamações de clientes

- evidências sobre pessoal auditado

REUNIÃO DA EQUIPE AUDITORA

- Falta de evidências do atendimento a algum requisito do padrão normativo ISO 14001:2004 - Documentação não alinhada aos requisitos da ISO 14001:2004 - Práticas atuais dos processos diferentes dos métodos descritos nos documentos - Atividades práticas atuais não efetivas não atingem o resultado adequado

SITUAÇÕES COMUNS DE NÃO-CONFORMIDADE

As Não-conformidades normalmente são classificadas quanto a seu grau (gravidade) como:

- Maior

- Menor

TIPOS DE NÃO-CONFORMIDADE

É não-conformidade Menor quando há evidência de:

- Situações pontuais que não afetam o meio ambiente ou os requisitos do SGA

- Ausência de evidência de um registro

- Aplicabilidade parcial de algum requisito da norma

TIPOS DE NÃO-CONFORMIDADE

É não-conformidade Maior quando há evidência de:

- Situações não-conformes que afetam o meio ambiente

- Ausência total de evidência de registros

- Não atendimento a requisitos legais

- Não aplicabilidade total de algum requisito da norma

TIPOS DE NÃO-CONFORMIDADE

Para registrar não-conformidades é preciso relatar:

- Situação evidenciada (não-conformidade)

- Evidência Objetiva (fato não-conforme)

- Requisito de conformidade (referência normativa)

REGISTRO DE NÃO-CONFORMIDADE

Exemplo de Registro de NC:

NC: Não atendimento ao requisito legal da Portaria Minter 100/80 e Portaria Ibama 85/2006 quanto ao monitoramento das emissões de fumaça preta dos veículos à diesel.

Evidência Objetiva: Evidenciado que o processo de manutenção corretiva e preventiva da organização, orientado pela IT 010 – Manutenção Preventiva e Corretiva de Veículos à Diesel – Rev 02 de 05/03/09 não contempla o monitoramento de emissões de fumaça preta dos veículos à diesel contrariando o requisito legal da Portaria Minter 100/80 e Portaria Ibama 85/2006.

Requisito de conformidade: 4.3.2 – Requisitos Legais e Outros

REGISTRO DE NÃO-CONFORMIDADE

A Reunião de Encerramento é a conclusão da atividade de auditoria no local e é importante para:

- Apresentar os resultados da auditoria

- Apresentar pontos positivos e fragilidades

- Apresentar as NC´s e discutir sobre as propostas de ações

- Obter as assinaturas pertinentes

- Confirmar a entrega dos relatórios

- Agradecimentos

- Alta Direção fazer seu pronunciamento quanto aos resultados

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO

O Relatório da Auditoria deve fornecer um registro completo, preciso e claro da auditoria e pode conter:

- Identificação da equipe de auditoria;

- escopo;

- datas, áreas auditadas processos, responsáveis;

- requisitos para follow-up;

- resumo dos fatos auditados incluíndo pontos positivos, conformidades e não conformidades do SGA ;

- Check lists preenchidos;

- Documentos assinados (relatório,RAC, RAP,etc.)

RELATÓRIO DE AUDITORIA

3 - Acompanhamento

- Avaliar a eficácia de ações corretivas

- Encerrar ações corretivas

FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA

Após registradas as Não-Conformidades pelo auditor o auditado deve:

-Identificar e implementar a ação imediata, registrando-a;

- Investigar a causa raiz do problema e registrar

- Identificar e implementar a ação corretiva e registrar

- Implementar a ação corretiva

O auditor deve:

Analisar a eficácia das ações e encerrar a não-conformidade caso a eficácia tenha sido verificada.

AVALIANDO A EFICÁCIA DAS AÇÕES E ENCERRANDO AS

NÃO-CONFORMIDADES

COMPETÊNCIAS E AVALIAÇÃO DE AUDITORES

Para a boa condução e realização do processo de auditoria a equipe auditora deve atender a requisitos de competência.

O Auditor Interno precisa ter:

- Conhecimentos e habilidades genéricos

- Conhecimentos e habilidades específicos

- Educação, experiência profissional e em auditoria, treinamento em auditoria.

COMPETÊNCIAS DO AUDITOR

CONHECIMENTOS E HABILIDADES GENÉRICOS DO

AUDITOR

- Princípios, procedimentos e técnicas de auditoria

- Sistema de Gestão e Documentos de Referência

- Situações organizacionais (tamanho, funções, estrutura, etc)

- Leis, regulamentos e outros requisitos aplicáveis

CONHECIMENTOS E HABILIDADES GENÉRICOS DO

LÍDER

- fornecer direção e orientação para auditores em treinamento,

- conduzir a equipe da auditoria para atingir as conclusões da auditoria,

- prevenir e solucionar conflitos, e

- preparar e completar o relatório de auditoria.

CONHECIMENTOS E HABILIDADES ESPECÍFICOS

DOS AUDITORES DE SGA

- Métodos e técnicas de Gestão Ambiental como terminologias, princípios, ferramentas (avaliação de aspectos e impactos,etc) ,

- Ciência e tecnologia ambientais: permitir ao auditor compreender as relações fundamentais entre as atividades humanas e o ambiente,

- Aspectos técnicos e ambientais de operações:interação das atividades, produtos, serviços e operações do auditado com o ambiente.

É importante que o auditor:

- Se familiarize com o sistema a ser auditado

- Mantenha independência ao processo auditado

- Tenha habilidade para identificar e efetivar as características do SGA

- Verifique a evolução dos objetivos

- Conduza corretamente as reuniões e as auditorias

Tenha total habilidade para se comunicar, buscar evidências

COMPETÊNCIAS DO AUDITOR

Um auditor deve buscar sempre:

Preparar-se - Conhecer o sistema que irá auditar

Aprender- Sobre os auditados, a empresa, os processos

Controlar - Tempo e Equipe

Assistir - Atenção aos detalhes

Ouvir - Tudo que for dito pelos auditados

Registrar - Todas as evidências

BOA POSTURA DO AUDITOR

Um auditor deve evitar sempre:

- Comparar empresas ou auditados

- Ser sarcástico, irônico ou debochado

- Criticar situações, posturas ou pessoas

- Discutir Políticas

- Chegar ou sair atrasado

POSTURA INADEQUADA AO AUDITOR

Um auditor deve ser:

a) ético; h) decisivo

b) mente aberta; i) autoconfiante

c) diplomático;

d) observador;

e) perceptivo;

f) versátil;

g) persistente;

ATRIBUTOS PESSOAIS DO AUDITOR

AVALIAÇÃO

ELABORADO POR: Mary Menezes

ENCERRAMENTO

ELABORADO POR: Mary Menezes