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Financeiro - Como controlar(completo)

- Contas a Pagar- Contas a Receber

- Lançamentos- Conciliação bancária

Objetivo

• Como controlar as funções do módulo Financeiro como por exemplo: Contas a Pagar, Contas a Receber, Lançamentos e Conciliação Bancária.

Início• Para iniciar o controle do financeiro é necessário cadastrar:

– Contas Correntes– Plano de Contas

Posteriormente– Lançar e baixar contas a receber, contas a pagar– Fazer lançamentos da conta corrente– Realizar a conciliação bancária

Cadastro de Conta Corrente• No módulo Financeiro, clique no Conta Corrente e clique para abrir a

tela Cadastro de Conta Corrente.

Cadastro de Conta CorrenteNote que o sistema já possui a conta corrente 1 cadastrada, ela NUNCA deverá ser apagada, pois ela é caixa da empresa (Entenda como sendo o caixa do PDV).

Cadastro de Conta Corrente• Cadastre todas as contas correntes que a empresa possui em bancos. Para isso

informe os campos Conta Corrente, Agência, Banco, Nome do Banco e a Empresa Titular.

Cadastro de Conta Corrente• A imagem abaixo exibe todas as contas corrente cadastradas no

sistema.

Plano de Contas• O que é o plano de contas?

– É uma forma representativa do patrimônio de uma empresa.

• Ela é organizada da seguinte maneira:– Ativo– Passivo– Despesa– Receita

ATIVO = Bens e direitosExemplo: Contas a Receber

PASSIVO = ObrigaçõesExemplo: Contas a Pagar , Financiamentos

DESPESA = Despesas que foram pagosExemplo: pagamento de funcionários, juros, despesas correntes

RECEITA = Contas RecebidasExemplo: venda de produtos, serviços provenientes de transações de conta corrente.

Plano de Contas• O Plano de Contas é estruturado para haver uma melhor

compreensão. 1º - separa o Ativo, Passivo, Despesa e Receita2º - separa entre níveis – Exemplo do 1º nível3º - separa entre níveis – Exemplo do 2º nível

1 – ATIVO1.1 – ATIVO CIRCULANTE

1.1.001 – CAIXA GERAL1.1.002 – ALUGUEL DE IMÓVEIS

2 – PASSIVO 2.1 – PASSIVO CIRCULANTE

2.1.001 – CONTAS A PAGAR2.2 – EXIGÍVEL A LONGO PRAZO

2.2.001 – CONTAS A PAGAR COM VENCIMENTO MAIOR QUE 360 DIAS

Plano de Contas

3 – DESPESAS 3.1 – DESPESAS OPERACIONAIS

3.1.001 – PAGAMENTO DE FORNECEDOR3.2 – DESPESAS ADMINISTRATIVAS

3.2.001 – ALUGUÉIS3.2.002 – ASSINATURA DA INTERNET 3.2.003 – MATERIAIS DE CAFÉ E LIMPEZA

4 – RECEITAS

4.1 – RECEITAS COM VENDAS4.1.001 – RECEITA DE VENDA DE PRODUTO

4.2 – RECEITAS COM SERVIÇOS4.2.001 – RECEITA DE SERVIÇOS

Plano de Contas• Cada item do plano de contas é chamado de Conta Contábil. Ela pode

ser do tipo Sintético ou Analítico.

Sintético = é o agrupamento de contas contábeis. É importante dizer que não é possível fazer lançamentos para estas contas.

Analítico = é a conta contábil que deve ser usada para identificar um lançamento contábil(Contas a Receber, Contas a Pagar ou um Lançamento)

Abaixo em negrito são as contas sintéticas e em itálico as analíticas:3 – DESPESAS

3.1 – DESPESAS OPERACIONAIS3.1.001 – PAGAMENTO DE FORNECEDOR

3.2 – DESPESAS ADMINISTRATIVAS3.2.001 – ALUGUÉIS3.2.002 – ASSINATURA DA INTERNET 3.2.003 – MATERIAIS DE CAFÉ E LIMPEZA

Cadastro de Plano de Contas• No módulo Financeiro, clique no menu Conta Corrente e clique para abrir a

tela Cadastro de Conta Contábil.

Cadastro de Plano de Contas• Informe o Código Contábil (nível), em Descrição informe o nome da conta,

Tipo (Analítico ou Sintético),o item Origem que identifica se é Ativo, Passivo, Receita ou Despesa, caso selecione Despesa informe se o Custo é variável ou fixo e clique em Gravar.

Cadastro de Saldo Inicial do Dia• Todo início do dia é obrigatório informar o saldo inicial das contas

correntes, para isso abra o menu Conta Corrente e clique para abrir a tela Cadastro de Saldo Inicial do Dia.

Saldo da Conta Corrente • O saldo pode ser obtido:

Caixa Eletrônico Extrato Bancário Celular

Internet

Saldo da Conta Corrente• Informe a Data, Conta Corrente, Saldo Inicial e indique C para Crédito ou D

para Débito e clique em Gravar.• Faça o procedimento para todas contas correntes(no exemplo a conta 1 não

será controlada).

MovimentaçõesAs movimentações nas contas correntes pode ser identificada de 3 tipos:

•Contas a Receber– São contas pendentes de clientes

•Contas a Pagar– Contas que são despesas da empresa

•Lançamentos– Movimento na conta corrente onde não possuem data prevista ou fornecedor

e cliente

Contas a Receber

Contas a Receber

• As contas a Receber podem ser geradas pelos seguintes locais:

– PDV: Na tela de crediário– Financeiro: Cadastro de Contas a Receber:– Retaguarda: Cadastro de Orçamento (apenas quando foi

gerada uma venda)– Fiscal: Emitir Nota Fiscal

Contas a Receber• Existem 2 maneiras para fazer o recebimento de cliente:

– Financeiro > Baixa de Contas a Receber – usado apenas quando foi pago por boleto bancário, transações pela internet ou o cliente não deseja que o valor seja adicionado ao caixa do PDV

– PDV > Recebimento de Cliente – usado para confirmar o recebimento quando o cliente paga o valor na empresa

Contas a Receber

• Lembre-se:

A tela Recebimento de Cliente no PDV apenas baixa a conta a receber e não gera lançamento para conta corrente. Caso o cliente pague pelo banco usando boleto bancário por exemplo, confirme a baixa pela tela Baixa de Contas a Receber no módulo Financeiro e nesta tela irá gerar o lançamento na conta corrente.

Contas a Pagar

Contas a Pagar • As contas a Pagar são geradas por 2 locais:

– Compras > Entrada de Produto: utiliza - se esta tela para agilizar o cadastro

– Financeiro > Cadastro de Contas a Pagar: local onde lança qualquer tipo de conta

Cadastro de Contas a Pagar• Informe o Fornecedor• Documento Mercantil – usado para identificar o documento a ser pago.

• Exemplo: Nota Fiscal• Nº Documento Mercantil – caso selecionado Nota Fiscal, informe o número da nota

neste campo• Parcela – identifica qual parcela está sendo paga caso houve mais de uma• Vencimento – data limite para o pagamento• Valor – valor do documento sem nenhum acréscimo ou desconto

Baixa de Contas a Pagar• Ao informar um fornecedor o sistema exibe todas as contas pendentes do

fornecedor informado anteriormente.• Clique 2x na conta a ser baixada e clique no botão Baixar.

Baixa de Contas a Pagar• Preencha as informações do pagamento da conta e clique em Adicionar.• Clique em Ok para finalizar o pagamento da conta.

Relações de Contas Pagas• Utilize as relações de contas pagas no menu Contas a Pagar para

identificar as contas que não estão mais pendentes.

Relação de Contas Pagas por Período• Nesta tela aparecerão as contas que já foram baixadas em um

determinado período.

Relações de Contas a Pagar• Utilize as relações de Contas a Pagar para saber quais contas pendentes

precisam ser pagas.É recomendado ao cliente consultar estas relações diariamente.

Lançamento

Lançamento• O lançamento é toda movimentação de conta corrente que

não possui previsão, cliente ou fornecedor. Exemplo:

– Transferência entre contas correntes– Tarifas bancárias– Juros bancários– Saque bancário, etc.

Lançamento• No módulo Financeiro, clique no menu Conta Corrente e clique para abrir a

tela Lançamento.

Lançamento• Selecione a Conta Corrente.• Informe a Data e a Hora• Selecione o Tipo ( Entrada ou Saída)

Lançamento• Informe o Documento Bancário e o Nº Documento Bancário.

– Informações úteis para realizar a conciliação bancária

Lançamento• Informe o Valor a ser movimentado na conta

• Este é o valor líquido, ou seja, já deverá estar com acréscimo e desconto

• O Documento Mercantil identifica qual documento foi pago

Lançamento• Informe a Conta Contábil do plano de contas que identifica o movimento.• A observação é usada para adicionar informações relevantes sobre a

movimentação.• Clique em Gravar.

Lançamento no Período• Verifique se foi gerado um lançamento na conta corrente da conta

baixada. • No módulo Financeiro, clique no Conta Corrente e clique para abrir a

tela Lançamento no Período.

Lançamento no Período• Informe a Conta Corrente, Data Inicial, Data Final e clique em Gerar.

Lançamento no Período• Note que o sistema fez os lançamentos na conta corrente (1015), que

foi confirmado ao baixar a conta a pagar.

Conciliação Bancária

Conciliação Bancária

• O que é Conciliação Bancária?É conferir se todas movimentações bancárias estão informadas no controle financeiro.

Conciliação Bancária

• Exemplo Prático:

• A conciliação bancária deve ser realizada sempre com a data do dia anterior. Para o exemplo, a data atual será 06/04/2011, sendo assim, a data da conciliação bancária é dia 05/04/2011.

Conciliação Bancária• Analise o extrato bancário da conta corrente do dia 05/04/2011.

Data Histórico Valor C / D

04/04/2011 SALDO ANTERIOR 10.152,93 C

05/04/2011 Depósito Dinheiro 500,00 C

05/04/2011 Transferência Conta Corrente 1.507,00 D

05/04/2011 Hotel Burgman 315,60 D

05/04/2011 Posto Rua 9 115,20 D

05/04/2011 Taxa Administrativa 15,00 D

05/04/2011 IPVA Veículo 950,00 D

SALDO ATUAL 7.750,13 D

Conciliação Bancária• Cadastre o saldo inicial do dia 05/04/2011, para isso acesse o menu

Conta Corrente e clique para abrir a tela Cadastro de Saldo Inicial do Dia.Lembre-se: O saldo inicial é sempre o saldo final do dia anterior.

Conciliação Bancária• Cadastre o saldo inicial do dia 06/04/2011, que é o saldo final do dia

05/04/2011.

Conciliação Bancária• Acesse o menu Conta Corrente e abra a tela Lançamento no Período.

Gere a relação do dia 05/04/2011 para a conta corrente que está sendo realizada a conciliação.

Conciliação Bancária• Agora é só conferir se o sistema possui todos os movimentos do extrato

bancário.

04/04 SALDO ANTERIOR R$ 10.152,93 C

05/04 Depósito Dinheiro R$ 500,00 C

05/04 Transferência Conta Corrente

R$ 1.507,00 D

05/04 Hotel Burgman R$ 315,60 D

05/04 Posto Rua 9 R$ 115,20 D

05/04 Taxa Administrativa R$ 15,00 D

05/04 IPVA Veículo Automotivo

R$ 950,00 D

SALDO ATUAL R$ 7.750,13 D

Conciliação Bancária• Agora é só conferir se o sistema possui todos os movimentos do extrato

bancário.

04/04 SALDO ANTERIOR R$ 10.152,93 C

05/04 Depósito Dinheiro R$ 500,00 C

05/04 Transferência Conta Corrente

R$ 1.507,00 D

05/04 Hotel Burgman R$ 315,60 D

05/04 Posto Rua 9 R$ 115,20 D

05/04 Taxa Administrativa R$ 15,00 D

05/04 IPVA Veículo Automotivo

R$ 950,00 D

SALDO ATUAL R$ 7.750,13 D

Caso o valor da diferença não é zero, isto indica que existe algum lançamento efetuado que não foi lançado nesta data!

Conciliação Bancária• Foi possível notar que 2 movimentações não foram registradas no sistema. • Existem 2 motivos para isso acontecer:

– Não está lançado– Data incorreta

04/04 SALDO ANTERIOR R$ 10.152,93 C

05/04 Depósito Dinheiro R$ 500,00 C

05/04 Transferência Conta Corrente

R$ 1.507,00 D

05/04 Hotel Burgman R$ 315,60 D

05/04 Posto Rua 9 R$ 115,20 D

05/04 Taxa Administrativa R$ 15,00 D

05/04 IPVA Veículo Automotivo

R$ 950,00 D

SALDO ATUAL R$ 7.750,13 D

Conciliação Bancária• Neste caso não foi cadastrado. Então é só abrir a tela de Lançamento e lançar os

valores.

Conciliação Bancária• Ao gerar novamente a Relação de Lançamentos no Período os lançamentos irão

aparecer.

Note que a diferença agora é zero, ou seja, a conciliação bancária está correta.

Resumo: Conciliação Bancária

• A conciliação bancária então ajuda o usuário a:

– Não esquecer de lançar contas a pagar, contas a receber e realizar os lançamentos da conta corrente.

– Possui o extrato bancário no sistema para uma posterior conferência– Gera resultados precisos para a análise financeira pois evita erros de valor

Exercícios:• 1) Cadastre uma Conta a Pagar.

• 2) Cadastre uma Conta a Receber.

• 3)Cadastre uma Conta Corrente.

• 4)Cadastre o Saldo Inicial do Dia para a conta corrente cadastrada anteriormente.

• 5)Faça os lançamentos de um extrato bancário.

• 6)Realize uma Conciliação Bancária

JN Moura Informática

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