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1ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Conheça mais sobre a nota fiscal:
a história, evolução, diferenças,
digitalização, suas vantagens e as
punições para quem não cumpre a lei.
2ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Nota fiscal: uma obrigatoriedadecom muita história
Conheça mais sobre a nota fiscal: a história, evolução, diferenças, digitalização, suas vantagens e as punições para quem não cumpre a lei.
ÍNdice
Introdução
Conclusão
Referências
Capítulo 1 | O surgimento da nota fiscal
Capítulo 2 | Nem toda nota fiscal é igual
Capítulo 3 | Digital é mais rápido, mais econômico e menos burocrático
Capítulo 4 | Penalidades para quem não cumpre a lei
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3ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
iNtroduÇÃo Em maior ou menor medida, a nota fiscal está presente
na vida de todo mundo. Da mesma forma, muita gente
sabe que esse documento é extremamente importante.
Quem está mais por dentro das áreas financeira e
contábil tem uma visão mais ampla e consegue entender
melhor sobre a função desse documento.
Mas mesmo as donas de casa sabem que ele comprova
muita coisa. Um exemplo é a posse de um bem, na hora
de recorrer à garantia do produto, ou solicitar a troca dele
na loja.
Aqui vamos entender melhor sobre a história da nota
fiscal, o papel dela nos processos de uma empresa, de
que maneira ela atende a necessidades públicas e como
ela tem evoluído ao longo dos anos. Nessa evolução, será
que houve mudança de funções também?
4ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Neste passeio por essa área do mundo fiscal, vamos esclarecer as diferenças entre a nota
fiscal eletrônica e a tradicional, a de produtos e de serviços, as leis que envolvem ambos os
documentos e as penalidades que podem ser aplicadas às empresas que não cumprirem as
obrigatoriedades relacionadas a este assunto.
Então aproveite o conteúdo e boa leitura!
Notafiscal
Nota
fiscal
5ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
caPÍtulo 01O surgimentoda nota fiscal
Antes de entendermos como surgiu a nota fiscal
no Brasil, precisamos lembrar por que ela existe: o
documento serve para comprovar ações de compra e
venda de mercadorias e serviços, doações, transferência
de bens, devoluções, enfim... Situações que exijam
arquivamento documental. Além dessa função prática,
que prova a posse de algo, ela também organiza a
apresentação dos valores que envolvem cada uma
dessas operações, auxiliando na coleta de impostos pelo
governo.
Nota
6ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Aí, então, a gente começa a entender a necessidade de se regulamentar as vendas, prestações de
serviço, doações e transferências. Sem um documento que registrasse tudo isso, não seria possível
contabilizar os valores envolvidos e, assim, não haveria recolhimento. É uma forma de oficializar e
tributar as operações.
Foi então que o ministro da Fazenda e os secretários da Fazenda e das Finanças dos estados e
do Distrito Federal firmaram o que foi chamado de “Convênio ICMS s/nº de 15 de dezembro de
1970”. Esse acordo foi importante porque ele definiu as diretrizes para o recolhimento de impostos
federais (como o IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados), estaduais (como o que incide
sobre a Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual,
Intermunicipal e de Comunicações – mais conhecido como ICMS) e municipais (Imposto Sobre
Serviços de Qualquer Natureza – ISS) no mesmo documento: a nota fiscal.
7ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Inicialmente esse documento tinha formato de talão. Cada folha era preenchida à mão com um
papel carbono sobre outras duas cópias, resultando em quatro vias: uma para o cliente; uma para
quem emitia a nota; uma para a contabilização; e uma última que era mantida no talão. Daí a
necessidade de haver pessoas com uma caligrafia bem bonita e legível, pois alguma incompreensão
ou rasura, dependendo da informação que não tivesse ficado clara, era passível de punição.
O processo foi evoluindo até que se passou a fazer a emissão por via mecanográfica, com máquinas
manuais ou elétricas. Nesta fase, a caligrafia não era mais tão importante, mas a agilidade na
digitação era crucial, bem como a precisão. Erros ainda eram (e são até hoje) sinônimos de prejuízo.
A partir da década de 1990, o computador começou, aos poucos, a substituir as máquinas de
escrever, processando os dados de forma eletrônica. Ainda assim, tudo continuava sendo impresso.
Para completar, uma exigência muito conhecida das empresas e contabilidades continuava sendo
obrigatória: a AIDF.
8ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
AIDF era a sigla para Autorização de Impressão de Documentos Fiscais. Era uma
confirmação dada pela secretaria estadual da Fazenda ou das Finanças de cada estado
ou do Distrito Federal autorizando a impressão dos talões de nota fiscal. Com esse
ok em mãos, a empresa solicitava a uma gráfica a impressão das folhas. Nesses
impressos, eram inseridas as informações e dados para finalidades fiscais. Esse
procedimento era indispensável para que o documento tivesse validade. Senão, ele
não significava nada e a empresa poderia ser acusada até de sonegação.
Depois de muito tempo guardando papel, começou-se a pensar em uma forma de fiscalização que
reduzisse os custos que envolvem a Nota Fiscal, mas não diminuísse a quantidade de informações
contidas nela.
Nota
9ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Diante dessas necessidades, foi realizado em Salvador (BA), em julho de 2004, o primeiro Encontro
Nacional de Administradores Tributários (ENAT), com a presença dos titulares das administrações
tributárias federal, estaduais e do Distrito Federal, dos municípios e capitais. Alguns meses depois,
em abril de 2005, um segundo encontro ocorreu em São Paulo para colocar em prática o que havia
sido decidido no encontro anterior.
a realidade da emissão de Notas fiscais em 2005:
Eram emitidos, pelo menos, 60 milhões de documentos por mês
digitalizar era a solução para as seguintes questões:
Redução dos custos de armazenagem dos papéis
10ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Redução dos custos de impressão e envio dos documentos
Para o governo, facilidade de trocar e cruzar informações para fiscalização
Possibilidade de auditorias eletrônicas
Aumento da competitividade brasileira
Redução do “Custo Brasil”
Padronização e melhoria da qualidade das informações
11ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Em março de 2006 ocorreu o lançamento do projeto piloto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Em
setembro do mesmo ano foram emitidos os primeiros documentos com validade jurídica neste
formato. Em 2007, a emissão do documento de forma eletrônica ainda era facultativa, mas até 2010
todas as empresas tiveram que se adequar conforme seu respectivo Código Nacional de Atividade
Econômica (CNAE).
12ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
caPÍtulo 02Nem todanota fiscal
é igual
Se a nota fiscal existe, como uma das finalidades, para
organizar o recolhimento de impostos, elas também
precisam ser divididas de acordo com a atividade, para
que o tributo pago por determinada transação seja
próprio dela.
Vamos descomplicar: existe imposto para serviço e
imposto para produto. Você não pode pagar imposto
de serviço se está oferecendo um produto. A situação
inversa funciona da mesma maneira. Então as notas
fiscais também precisam seguir essa lógica, com exceção
do Distrito Federal (DF). Por não existir prefeitura, lá a
NF-e é também utilizada para serviços, conhecida como
“nota conjugada”.
13ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Se a empresa presta serviços, ela vai precisar emitir uma Nota Fiscal de Serviços (NFS-e). Nela, o
imposto a ser pago é o ISS. Este é um tributo pago ao município. Por conta disso, a empresa emitente
precisa estar inscrita na Prefeitura Municipal.
Agora se a atividade for venda de produtos, ela vai precisar emitir uma
Nota Fiscal (NF-e). Os impostos que incidem sobre esta transação são
o ICMS (estadual) e o IPI (federal). Neste caso, a inscrição da empresa
emitente precisa ser feita na Secretaria de Estado da Fazenda ou
Finanças, ou no órgão correspondente no Distrito Federal.
Com a informatização dos processos de emissão de nota fiscal, e
por consequência a geração desses documentos por via eletrônica
(como explicaremos mais adiante), as práticas mudaram de um
tempo para cá. Mas é essa forma mais moderna que consideraremos,
já que a legislação também orienta para a atualização, embora a
obrigatoriedade dependa de regulamentações municipais.
Nfs-e
Nf-e
14ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
O Projeto Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) está sendo desenvolvido de
forma integrada pela Receita Federal do Brasil (RFB) e Associação Brasileira das
Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf). A obrigatoriedade do documento neste
formato ainda não é universal, dependendo de cada cidade e do tamanho da empresa.
As vantagens dessa modalidade, no entanto, são as mesmas da NF-e, que já está se tornando obrigatória gradativamente.
A NFS-e é gerada e armazenada eletronicamente em Ambiente Nacional pela
Receita Federal, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar
as operações de prestação de serviços.
Nota
15ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Assim sendo, é preciso deixar claro que o processo de emissão dos dois documentos – para serviços
e para produtos – é diferente. No caso da nota de serviços, é gerado um recibo provisório, enviado à
prefeitura, que gera a NFS-e e retorna ao contribuinte o Danfse (Documento Auxiliar de Nota Fiscal
de Serviços Eletrônica) em PDF. Também é preciso esclarecer que existem prefeituras que ainda não
usam a nota fiscal eletrônica. Além disso, entre as que usam, cada uma possui suas particularidades
quanto à emissão.
Já a Nota Fiscal de Produtos eletrônica (NF-e, que substitui
os antigos modelos 1 e 1-A) é enviada diretamente para
a Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz). Para emitir o
documento, é preciso ter CNPJ, Inscrição Estadual, ser
credenciado na Sefaz e habilitado como emissor de nota
fiscal eletrônica em ambiente de produção.
Nfs-e Nf-e
16ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
caPÍtulo 03Digital é mais rápido,
mais econômico emenos burocrático
Agora que a gente já sabe mais sobre a história da nota
fiscal e a diferença entre dois tipos existentes, vamos
esclarecer um pouco sobre como fazer a emissão desses
documentos de forma eletrônica e o que a empresa
precisa ter para começar a emiti-los.
O primeiro passo é fazer a assinatura digital da empresa
por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras
(ICP). Isso quer dizer: comprar um Certificado Digital.
Além de obrigatório, ele garante a segurança das
transações pela rede, evitando fraudes que possam
prejudicar a empresa ou o cliente.
17ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Depois, no caso da Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e), é preciso fazer uma inscrição na
Secretaria do Estado da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa está estabelecida. Então vem a
hora de instalar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Para a emissão do documento
ficar mais rápida e fácil, o ideal é que o sistema de controle fiscal esteja integrado ao controle de
vendas.
O processo de emissão começa com a empresa, que gera o arquivo eletrônico da NF-e (XML). Esse
arquivo é transmitido pela internet à Sefaz, onde são feitas as validações prévias do arquivo para
que a Autorização de Uso seja posteriormente gerada.
Nas etapas finais, após autorizada, a Sefaz disponibiliza a consulta na internet dos dados da
operação para todos que possuem a chave de acesso do documento eletrônico. O mesmo órgão
transmite o documento à Receita Federal. Por fim, é gerado e impresso o Documento Auxiliar de
Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que acompanha o produto. Esta é a única folha impressa em todo o
processo, para comprovar que a mercadoria está sendo transportada de modo regular.
18ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Nesse documento constam a chave de acesso e um código de barras que permite a confirmação das
informações nos postos fiscais.
Já para a Nota Fiscal de Serviços (NFS-e), além do cadastro junto à prefeitura e o retorno municipal
por meio do Danfse, os demais detalhes variam de acordo com cada município, que define por si
mesmo sua legislação tributária. A Receita Federal, como já mencionamos, está trabalhando para
integrar os processos.
Nfs-e Nf-ereceita federal
19ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
caPÍtulo 04Penalidades
para quem não cumpre a lei
Já que falamos bastante e explicamos até a história
da Nota Fiscal Eletrônica, também precisamos alertar
para os cuidados necessários com a correta emissão do
documento. Isso porque as penalidades podem sondar
uma empresa – seja fornecedora ou cliente – por até
cinco anos. Isso mesmo! Esse é o tempo que o Fisco tem
para multar todas as operações que foram realizadas
com alguma inconformidade.
multa
20ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Para as empresas que são obrigadas a emitir a NF-e e ainda não estão fazendo suas transações com
este documento, a multa é de 50% do valor da operação. O destinatário paga 35% do mesmo valor,
tornando-se também responsável pela conduta fiscal do fornecedor.
É importante, ainda, seguir a ordem numérica da nota, assim como ocorria com a nota manual. Se
esse número for pulado, a empresa precisa comunicar à Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz)
até o décimo dia do mês seguinte à operação. Não relatar esse “pulo” rende uma penalidade de R$
246,30.
As penalidades para erros na nota fiscal não recaem apenas para quem a emite.
Os clientes também podem ser multados por terem recebido um documento fora
das exigências. Então é necessária atenção redobrada de todas as partes envolvidas,
além de tecnologias que garantam segurança para as empresas.
Nota
21ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
A multa por não cancelamento da nota é de 10% sobre o valor da operação. E esse cancelamento
precisa ser feito em até 24 horas, com exceção de São Paulo, onde o prazo é maior.
Um cuidado indispensável deve ser tomado com o Danfe. Incompatibilidades nas informações
contidas neste documento e na NF-e acarretam em uma punição equivalente a 100% do valor da
operação. Divergências menores são multadas em R$ 328,40 por nota.
É extremamente importante que o documento seja enviado ao cliente, pois o não envio rende multa
de 50% do valor da venda. Como não há uma regra específica sobre a forma que o emissor deve
enviar a NF-e ao destinatário, ambos precisam entrar em acordo para evitar perder dinheiro com o
pagamento de penalidades.
Por fim, a área de contabilidade precisa estar atenta ao prazo determinado para apresentação do
SPED Fiscal. Descumprir essa regulamentação rende multa de R$ 5 mil por mês ou por fração, além
da impossibilidade de participar de licitações e concorrências do âmbito público.
22ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
A falta de Escrituração do Documento Fiscal de entrada é de 10% no valor da transação. O atraso na
Escrituração do Livro Fiscal é de 1% sobre os valores das operações do período.
multacuidado
23ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
coNclusÃo Toda mudança exige um período de adaptação.
Ter dificuldades na adaptação não significa que as
mudanças não foram boas. Claro, é preciso que todas
as partes envolvidas estejam dedicadas em fazer essas
transformações da forma mais agradável possível, para
que todos juntos alcancem os resultados esperados
e encontrem as vantagens que essas mudanças
prometem.
Nfs-e Nf-e
24ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Sim, estamos falando da nota fiscal eletrônica. Para os que não estão dentro da obrigatoriedade,
vale pensar mais seriamente no assunto. Para os que tiveram que se adaptar por conta da lei,
visualizar as vantagens desse modelo ajuda a ter uma noção do quanto ela é benéfica. Nunca
é demais repetir: menos emissão de papel, facilidade no controle contábil, organização das
informações de forma mais fácil e rápida, redução de custos – especialmente com armazenamento
de documentos – e, claro, facilidade para o governo fiscalizar. Isso beneficia todo mundo: fornecedor,
cliente, governo e até a natureza!
O digital é uma realidade, ganha cada vez mais espaço e se confunde com a vida das pessoas. É
natural que esse universo alcance as áreas administrativas e contábeis das empresas. É preciso,
apenas, escolher os melhores parceiros para que essa caminhada seja de sucesso.
25ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
referÊNcias Receita Federal
Portal do Sistema Público de Escrituração Digital
Portal Contábeis
Nota Fiscal
Palácio do Planalto
Ministério da Fazenda
Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo
Universidade Federal de Santa Catarina
Universidade Federal do Rio Grande do Sul
26ÍndiceNota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
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