documentação de património cultural

Documentação de Património Cultural

Seminário Interno EXPOMUSMaio de 2016

_______________________________________Alexandre Matos

Sistemas do Futuro

Documentar é o processo através do qual registamos um

conjunto de informações de caracter histórico, contextual,

administrativo, etc. sobre os objetos que compõem as

coleções dos museus. O principal objetivo da

documentação é potenciar a reflexão e a contínua

construção de conhecimento sobre as coleções e facilitar a

interação com o Público.

Alguns factos...(sem querer assustar ninguém)

Digitalização - EU• 11% de coleções

digitalizadas nos arquivos, museus, bibliotecas, emissoras (TV e Rádio) e outras instituições;

• 58% aguardam digitalização• 31% não têm a necessidade

de ser digitalizadas (duplicados)

• 25% das coleções já estão digitalizadas

• 3% das coleções não necessitam de digitalização (ou não podem ser digitalizadas)

• 72% das coleções aguardam digitalização

The Cost of Digitising Europe’s Cultural Heritage (Nick Poole, 2010)Disponível em: http://ec.europa.eu/information_society/activities/digital_libraries/doc/refgroup/annexes/

digiti_report.pdf

no entanto...• 83% das instituições estão no

processo;• 34% têm uma estratégia para

a digitalização;• 31% têm política de utilização

do resultado da digitalização;• 87% dos fundos utilizados nos

processos são internos;• 3.3% do pessoal afeto a esta

tarefa específica.

Dados recolhidos do projeto ENUMERATE – www.enumerate.eu.

Digitalização - PT

Matriznet Bens Culturais Igreja Ministério da Educação

89.530 Registos 21.075 registos 35.741 Registos

http://www.matriznet.imc-ip.pt http://bensculturais.inwebonline.net http://edumuseu.sg.min-edu.pt

34 Museus/Palácios 6 Dioceses 144 Escolas

Dados obtidos através da consulta aos respetivos repositórios em Julho de 2013. Referem-se apenas a registos de inventário de bens culturais

Museu da Ciência

Total de Objectos (Estimativa) Objectos em BD Objectos Online

233.000 23.588 20.058

http://museudaciencia.inwebonline.net

10% das colecções digitalizadasDados obtidos através da consulta ao Museu Digital do Museu da Ciência (09-2012). Referem-se apenas a registos

de objectos e espécimesA estimativa é da responsabilidade de Pedro Casaleiro e exclui a colecção do Herbário e as colecções de Medicina e

Farmácia.

Museu da Ciência• 333 eventos documentados• 1.329 entidades

documentadas• 8.190 referências

documentais• 9.618 ficheiros multimédia• 537.891 registos de

informação específica• 127.317 registos de relações

entre tarefas

no entanto...• Não conhecemos uma

estratégia nacional para este sector;

• O esforço é assumido por cada instituição;

• Não há gestão integrada de recursos;

• Financiamento público;• Futuro?

Custo estimado - EU

Estimativa mais baixa Estimativa mais alta Estimativa média

13.75 Biliões € 63.7 Biliões € 38.73 Biliões €

72%

Desafios

Gestão DivulgaçãoInvestigação ...

Conservação

Inventário Conservação Gestão ...

Gestão

Inventário

Conservação

Divulgação

Investigação

...

Coleções e Públicos

Desenvolvimento Documentação Acessibilidade Conservação

Política de gestão de coleções

Missão do Museu

NORMALIZAÇÂO

Documentar

Plano e estratégia de documentação

Fonte: BSI PAS197 - Code of practice for cultural collections management

POLÍTICAS

Política de gestão• Sustentada pela Missão do Museu;• Parte de um diagnóstico da

coleção do museu;• Deve abordar as questões

relativas a:– Desenvolvimento;– Documentação;– Acessibilidade;– Conservação;

• Deve ser um único documento;• Deve ser um documento público.

ESTRATÉGIA

Estratégia• Define as prioridades do Museu

em relação à documentação das coleções;

• Sustentada pela políticas de gestão;

• Contém os objetivos a alcançar no processo;

• Estabelece os critérios a observar para cumprir o definido na política de gestão da coleção.

PLANEAMENTO

Planeamento• Define as ferramentas;• Define os recursos

humanos;• Define prazos;• Atribui

responsabilidades;• Define a forma e

momentos de avaliação.

NORMALIZAÇÂO

The role of Standards is not to standardise, but to

enable!Nick Poole, Collections Trust CEO

Estrutura de dados

Procedimentos

Normas Técnicas (Genéricas)

Normas Técnicas (Específicas)

Terminologia

Procedimentos

• Pré-entrada

• Entrada

• Empréstimos (Entrada e saída)

• Incorporação

• Controlo de inventário

• Controlo de localização e

movimentos

• Transporte

• Catalogação

• Estado e verificação técnica

• Conservação e cuidado de

colecções

• Gestão de riscos

• Seguro e indemnizações

• Controlo de Avaliações

• Auditoria

• Gestão de direitos

• Utilização das colecções

• Saída de objectos

• Perda e danos

• Desincorporação e abate

• Documentação retrospetiva

21 procedimentos – 8 primários que são utilizados no sistema de acreditação de museus no Reino Unido

Estrutura de dados

Dimensões“Object Measurement information supports Security, Accountability, and Access in that it may be the only way of establishing whether or not an object is really that which is described in the documentation. It can be of particular research importance for natural science collections. Measurements can also indicate how easy it is to access and move an object.”

Dimensões• Dimension

– Tipo de Medida

• Measurement– Valor

• Measurement unit– Unidade de Medida

• Measurement part– Parte medida

Terminologia

Terminologia• O controlo da terminologia

é essencial para documentar as coleções;

• A precisão da informação potencia a criação do conhecimento;

• A terminologia é essencial para a pesquisa da informação.

Needs HELP!

OAI-PHMISO 5964:1985

EADISAD(G)

ISAD (CPF)

MARC

FRBR

museumdat

MODS

ISO 2788:1986

MIDAS

VRADublin Core

NISO Z3919:2005

CDWA

JPG

XML

DOC SIG

CIDOC - CRM

Darwin Core

SPECTRUM

AAT

EDM

LIDOTIFFXLS

Z39.50

Museus

Arquivos

ISO 21127:2006

Normalização

Ou para outros fins já existentes ou a ser criados para os quais a informação resultante dos processos de documentação é crucial...

Vantagens• Gestão e utilização da

informação mais eficiente;• Informação relacionada e

tratada (“curated”);• Construção do conhecimento

facilitada:– Investigação– Educação– Etc.;

• Colaboração e partilha de informação e serviços.

Problemas• Investimento no sector;• Não há pessoal dedicado a esta

tarefa de forma exclusiva nos museus;

• Formação centrada nos instrumentos e não nos processos ou conceitos;

• Desconhecimento das normas existentes;

• Continuidade das equipas/projetos no médio e longo prazo;

Avaliação• Melhorar os processos utilizados;• Permitir e consolidar cultura de

responsabilização;• Criar ferramentas que permitam

a captação de fundos específicos para esta área;

• Investir nos pontos mais fracos e consolidar os mais fortes;

• Suporte do desenvolvimento e planeamento estratégico a longo prazo da documentação.

Documentation, the management of information about collections, is the key to unlocking the potential of our museums. It is more than simply a means of managing an object in a

collection. It is a way of turning that object into a working artifact, a vital

part of the creative process which transforms recognition into

inspiration for our users.Mike Houlihan (Antigo Chairman da MDA)

OBRIGADOalexandre@sistemasfuturo.pt